Migration et évolution du site internet et création d'un site intranet

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1 Migration et évolution du site internet et création d'un site intranet SEMAEST Référence : 2013_Semaest Contact Commercial Anthony Le Trionnaire Tel : Direct : anthony.le.trionnaire@cyssea.com Contact Technique Ion Cebotari Tel : ion.cebotari@cyssea.com

2 Circuit de validation Nom Fonction Date Rédaction Anthony Le Trionnaire Responsable commercial 03/12/2013 Révision Ion Cebotari Consultant technique 03/12/2013 Approbation Fred Lacombe Directeur général 03/12/2013 Historique des évolutions Version Date Auteur Commentaires /12/2013 Anthony Le Trionnaire Initialisation du document /12/2013 Fred Lacombe Relecture finale Références N Titre Référence Auteur [1] Référence : 2013_Semaest Page 2/39

3 Sommaire 1 Présentation du projet Contexte La Semaest Situation actuelle Cyssea International Notre société Expériences / Références Points forts de la réponse Cyssea Présentation de notre solution Contenu et périmètre de la réponse Notre compréhension du projet Partie A : Migration et évolution du site Internet de la Semaest Description de l'ergonomie Structure globale Détail des différentes catégories La Semaest Aménagement, Construction et Développement Économique Nos Publications Espace Presse Bourses des locaux Appels d'offres Emploi Pages de type articles Description fonctionnelle Gestion des utilisateurs Gestion des formulaires de contact Gestion de la bibliothèque multimédia Description technique Migration Référencement naturel Gestion de géolocalisation Statistiques de connexion Partie B : Création du site intranet de la Semaest Description de l'ergonomie Structure des pages Détail des catégories du site intranet Actualités Page d'accueil Revue de presse Espace RH Espace mutualisé Espace Délégués du personnel Espace communication Vie de la société Photothèque Moteur de recherche La recherche Google Page d enregistrement des utilisateurs Description fonctionnelle Gestion des informations Gestion des utilisateurs Gestion des fichiers et de la bibliothèque multimédia Gestions du planning des événements et des réservations Exigences communes pour les parties A (Internet) et B (Intranet) Exigences techniques Nom de domaine...29 Référence : 2013_Semaest Page 3/39

4 6.3 Hébergement Exploitation de la plate-forme et politique générale de sécurité Gestion des contenus et back office Téléchargement des fichiers Passerelle avec Facebook et Twitter Transfert de compétences et formation Présentation de notre méthodologie Nos valeurs Notre méthodologie Recettes techniques et fonctionnelles Gestion des incidents Gestion des évolutions Livraison Équipe projet Suivi de projet Présentation de notre offre tarifaire Présentation du planning Planning prévisionnel pour la partie A Planning prévisionnel pour la partie B Proposition tarifaire...37 Référence : 2013_Semaest Page 4/39

5 1 Présentation du projet 1.1 Contexte Créée en 1983 par la Ville de Paris, la société Semaest (Société Économique Mixte d'aménagement de l'est de Paris) avait pour fonction de promouvoir l'est parisien dans l'aménagement urbain. Depuis sa création, les activités de Semaest ont évoluées de la promotion de l'est de Paris à d'autres activités comme la maîtrise d'ouvrage d'équipements publics ainsi que le développement économique et la gestion des pôles d'activités commerciales et artisanales de la Ville de Paris. Actuellement, l'activité principale de Semaest est la gestion des pôles d'activités commerciales et artisanales de la Ville de Paris. Tandis que la promotion de l'est de Paris et la maîtrise d'ouvrage sont devenues ses activités secondaires. 1.2 La Semaest La Semaest a vu son activité évoluer au fil des années. La Ville de Paris lui confiant diverses missions, la Semaest s'est développée et est reconnue dans les domaines suivants : la promotion de l'est parisien dans l'aménagement urbain ; la maîtrise d'ouvrage d'équipements publics pour la Ville de Paris ; le développement économique et la gestion des pôles d'activités commerciales et artisanales La diversité de ses activités lui permet de promouvoir efficacement le territoire de la Ville de Paris à travers l'information auprès du public, la mise en valeur des ses métiers et de ses opérations, sa notoriété. 1.3 Situation actuelle Dans le domaine de sa communication externe et interne, la Semaest souhaite renouveler son site internet envers le public ainsi que créer son site intranet pour ses collaborateurs. Le site internet de la Semaest a pour objectifs : l'information et le renseignement de tous ses publics : grand public, élus et organismes consulaires, partenaires professionnels ; la mise en valeur de la diversité de ses métiers et de ses opérations ; la proposition des locaux à louer aux commerçants et aux artisans ; le renforcement de sa notoriété comme une société économique mixte incontournable à Paris. Tandis que le site intranet de la Semaest doit satisfaire aux besoins suivants : l'amélioration de la communication internet au sein de la société ; le partage d'information au sein de la société ; la nécessité d'un outil pratique et simple d'utilisation pour les collaborateurs. Référence : 2013_Semaest Page 5/39

6 2 Cyssea International 2.1 Notre société Créée en mars à l'initiative de son gérant, Frédéric Lacombe, Cyssea propose des services de conseil et d'assistance à maîtrise d'ouvrage dans le domaine des technologies de l'information, en constituant un pôle d'expertise autour des logiciels Open Source et de la sécurité des systèmes d'information. De par les connaissances acquises, Cyssea se positionne à différents niveaux dans la gestion des projets : les études et audits pour l'analyse en amont des projets ; le conseil et l'expertise pour le cadrage technique et méthodologique ; l'assistance à maîtrise d'ouvrage pour le pilotage de projets ; la conduite de projets pour la coordination des travaux attendus. En 2011, Cyssea se développe en créant Cyssea International, filiale near-shore en République de Moldavie, afin de proposer des services en délégation tant dans le domaine des technologies de l'information que dans le domaine des processus métier. 2.2 Expériences / Références Reposant sur son expérience dans la gestion de projets lors de missions pour des clients d'envergure, Cyssea assure la maîtrise des coûts et des développements : The Royal Bank of Scotland : management des risques IT pour la branche française ; Popfax 1 : direction technique des sites du groupe Popesco/Popfax en France et en République de Moldavie ; Gaz de France : assistance à maîtrise d'ouvrage, architecte fonctionnel portail déclaratif protys.fr ; Aéroports de Paris : expert en sécurité, infrastructures réseau et applicatifs ; Direction Générale des Impôts : consultant en maîtrise d'ouvrage, migration de 1200 sites ; Ministère de l'agriculture : chef de projet portail Web. Cyssea International a réalisé des développements pour les clients suivants : Double-Option 2 : Cabinet de conseil en Ressources Humaines, développement du site web, CMS Made Simple, PHP, MySQL ; Fédération Française de Motocyclisme 3 : maintenance sur 3 sites de la FFM, Spip1.9, PHP, MySQL ; Crewmania 4 : groupon-like, maintenance du site et extensions fonctionnelles, CodeIgniter, PHP, MySQL. 2.3 Points forts de la réponse Cyssea Parmi les points forts de notre offre, nous mettons en avant : une volonté de collaboration avec les équipes de nos clients ; une souplesse et une adaptabilité forte ; un interlocuteur privilégié à votre disposition pour toute la durée du projet ; la contractualisation avec une société française et une réalisation near-shore ; la proximité de nos équipes anglophones et/ou francophones, en République de Moldavie Référence : 2013_Semaest Page 6/39

7 Cyssea en Europe Référence : 2013_Semaest Page 7/39

8 3 Présentation de notre solution 3.1 Contenu et périmètre de la réponse L'objectif de Cyssea est d'apporter à la Semaest une réponse technique et financière complète, pérenne et évolutive à l'ensemble des demandes formulées et identifiées. Nous proposons donc une prestation avec une approche globale, couvrant tant la phase de conception, de développement et de maintenance de la solution proposée. Notre proposition tient compte des exigences exprimées par la Semaest, à savoir : l'engagement forfaitaire pour l'ensemble des prestations afférentes au projet ; le respect du calendrier proposé ; la qualité des livraisons selon les critères annoncés. Notre proposition aborde dans un premier temps la description ergonomique de la solution proposée du site internet semaest.fr et du site intranet.semaest.fr avant d'aborder les aspects fonctionnels et techniques associés. Finalement, les détails contractuels et financiers concluent le présent document. Cette proposition s'inscrit pleinement dans une stratégie de partenariat durable en fournissant les meilleures garanties de qualité, de réactivité et de satisfaction. 3.2 Notre compréhension du projet D'une part, le site actuel semaest.fr souffre de dysfonctionnements tels que : la présence de bugs réguliers ; l'instabilité du site ; le plantage du back-office d'administration ; l'incompatibilité avec Internet Explorer 8 et Windows XP. La Semaest souhaite pallier à ces inconvénients en s'assurant des points suivants : disposer d'un outil de gestion de contenus stable et simple d'utilisation ; disposer d'une compatibilité entre les navigateurs et les systèmes d'exploitation ainsi qu'avec les tablettes et smartphones ; disposer d'un hébergement adapté à leurs besoins présents et futurs ; garantir la facilité aux différents publics de trouver le site web semaest.fr dans les moteurs de recherche ; avoir la possibilité de partager les informations sur les réseaux sociaux facebook et twitter ; disposer d'un outil de téléchargement de documents. D'autre part, la Semaest souhaite disposer d'un intranet pour ses besoins internes en disposant des mêmes fonctionnalités que celles du site internet à l'exception du référencement sur les moteurs de recherche et en intégrant en supplément un outil simple, efficace, ergonomique dans son utilisation permettant aussi les échanges d'information entre les collaborateurs. Référence : 2013_Semaest Page 8/39

9 4 Partie A : Migration et évolution du site Internet de la Semaest 4.1 Description de l'ergonomie Structure globale Cyssea International reprendra l'arborescence du site internet de Semaest avec trois niveaux de profondeur : au premier niveau, la présentation des catégories : la Semaest, l'aménagement, la construction, le développement économique ; au second niveau, la classification des sous-catégories. Chaque sous-catégorie sera visible avec le signe. Un sous-menu contenant les articles de cette sous-catégorie s'ouvrira quand la souris sera placée sur le nom de la sous-catégorie. au troisième niveau, la classification des pages finales. Menu des rubriques principales "La Semaest" et "Aménagement" Référence : 2013_Semaest Page 9/39

10 Menu de la rubrique principale "Construction" Menu de la rubrique principale "Développement Économique" Cyssea International s'appuiera sur l'outil de gestion de contenus WordPress qui intègre les fonctionnalités nécessaires pour définir cette arborescence en s'appuyant sur la notion de catégories. Cyssea International transformera le thème actuel du site semaest.fr afin qu'il soit utilisé avec le CMS WordPress. Le thème utilisé par Cyssea International sera un thème responsive du site semaest.fr afin qu'il soit compatible avec les tablettes et les smartphones. La maquette de la page du site Semaest est affichée ci-dessous : Référence : 2013_Semaest Page 10/39

11 En-tête Colonne 1 Colonne 2 Colonne 3 Pied de page La maquette de la page du site Internet de la Semaest Cyssea International propose d'utiliser l'ergonomie actuelle du site en utilisant deux modèles différents pour la page d'accueil du site et pour les autres pages. En tête de la page d'accueil seront placés les éléments suivants : le menu principal sera utilisé pour la navigation des utilisateurs sur le site semaest.fr ; à gauche du menu principal, le logo de Semaest sera inséré. Un clic sur le logo dirigera l'utilisateur sur la page d'accueil ; sous les menus et le logo, un carrousel contenant les photos des projets récents sera inséré. Le carrousel est interactif et permet à l'utilisateur de choisir la photo du projet souhaité. Un clic sur le titre de la photo dirigera l'utilisateur sur la page de projet souhaité. En-tête de la page d'accueil du site Internet semaest.fr Le corps de la page d'accueil est basé sur trois colonnes. La première colonne sera utilisée pour le menu de du site Internet de la Semaest. Ce menu contiendra les éléments suivants : La forme de recherche ; Les publications ; Espace Presse ; Bourses aux locaux ; Appel d'offres ; Emploi ; Contact. Référence : 2013_Semaest Page 11/39

12 Le menu de la colonne 1 Le corps de la page sera situé dans la deuxième colonne. La page d'accueil contiendra les nouvelles les plus récentes, avec des liens pour permettre de les lire en entier : Référence : 2013_Semaest Page 12/39

13 Nouvelle 1 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum. Details... Nouvelle 3 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum. Details... Nouvelle 2 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum. Details... Nouvelle 4 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum. Details... Les nouvelles de Semaest Le contenu du corps des autres pages sera différent car il ne contiendra pas les nouvelles mais les informations pertinentes de chaque section et de chaque page. La troisième colonne sera absente de la page d'accueil, mais sera présente sur les autres page et présentera le sous-menu de la section souhaitée. Un exemple du menu secondaire pour la section d'aménagement est présentée ci-dessous : Le menu secondaire de la section d'aménagement Le pied de la page du site sera utilisé pour insérer des liens vers les pages suivantes : Le plan du site ; Les mentions légales ; Crédits ; Référence : 2013_Semaest Page 13/39

14 Nous Contacter. Pied de la page d'accueil du site Internet de la Semaest Détail des différentes catégories La Semaest La catégorie «La Semaest» est utilisée pour faire une description de la Semaest aux visiteurs du site semaest.fr. Elle contient cinq pages, séparées en deux sous-sections : «La Gouvernance» et «Les Chiffres Clefs». La sous-section «La Gouvernance» contient des articles et des comptes rendus en PDF des conseils d'administration et des comités de directions. La seconde sous-section «Les Chiffres Clefs» contient les pages «Répartition du Capital», «Effectifs par Secteurs d'activité» et «Evolution des Produits d'exploitation en K». Chaque page contient des graphiques de l'activité de la Semaest Aménagement, Construction et Développement Économique Ces catégories sont regroupées ensemble car elles ont la même composition. Elles contiennent chacune : une page d'introduction de la catégorie ; la sous-catégorie «Réalisations en cours» avec la localisation des projets de la Semaest qui sont en cours de réalisation. Le titre de projet contient le nom du lieu de la région de Paris dans laquelle le projet est réalisé. Le contenu est composé de la description du projet, des objectifs, du calendrier des travaux et d'une carte Google précisant le lieu des travaux ; la sous-catégorie «Opérations réalisées» contient les pages des endroits où les projets de la Semaest ont été réalisés. Cette sous-catégorie est similaire à la sous-catégorie «Réalisations en cours». La sous-catégorie «Opérations Réalisées» contient la description du projet ainsi que diverses informations sur le projet comme le budget utilisé, les dates de début et de fin de projet et les résultats du projet Nos Publications La page «Nos Publications» est utilisée pour offrir aux utilisateurs du site Semaest la possibilité de visualiser les documents publiés par la Semaest. Les documents sont séparés en deux colonnes et en sous-sections Espace Presse Cyssea International refera l'espace presse en se basant sur les demandes du CCTP rédigé par la Semaest. La page d'espace Presse contiendra les communiqués de presse ordonnés chronologiquement de manière décroissante. L'utilisateur aura la possibilité d'ouvrir les communiqués de presse en cliquant simplement sur le titre de ces derniers. Chaque communiqué de presse contiendra le titre et le sous-titre, la date de publication, la description et les liens vers les documents PDF. Les documents PDF s'ouvriront dans une page séparée via une liseuse PDF incorporée dans le navigateur Web. S'il n'y a pas de liseuse PDF, le document sera téléchargé dans une page séparée du site semaest.fr Bourses des locaux L'ergonomie des Bourses des locaux sera similaire à l'espace Presse, mais avec les différences suivantes : les titres des documents des bourses des locaux pourront être sélectionnés. Quand l'utilisateur Référence : 2013_Semaest Page 14/39

15 sélectionnera le lien désiré, une description avancée des bourses des locaux sera ouverte ; les bourses des locaux pourront être filtrés par arrondissement et selon le type de locaux. Le filtre se présentera sous la forme d'un menu déroulant en tête de la page, sous le titre. Quand la catégorie et la localisation nécessaire seront sélectionnées, l'utilisateur visualisera toutes les variantes disponibles dans la région de la filtration ; la location des bourses des locaux sera disponible par l'utilisation de la géolocalisation, via Google Maps. L'utilisateur peut la sélectionner chaque location et celle-ci sera ouverte dans la même page. Les pages Google Maps serons basées sur l'utilisation du module Comprehensive Google Map Plugin 5. Ce module permet l'ajout des cartes Google sur la page avec les modifications créées. Outil de localisation Google Maps Appels d'offres Les appels d'offres de la Semaest sont recherchées de manière automatique à partir de la page du site web AWS-Achats et les résultats seront publiés sur cette page. Un bouton de recherche avancée est disponible pour changer les options de recherche Emploi La page contient la liste des emplois proposés par la Semaest. 5 Référence : 2013_Semaest Page 15/39

16 4.1.3 Pages de type articles La majorité des pages du site web semaest.fr sont de type article. Toutes les pages de type articles du site semaest.fr seront traitées à partir d'un seul thème. Les contenus des pages de type article seront publiés dans la deuxième colonne (voir la modélisation en section Structure globale à la page 9). Chaque article sera présenté par son titre, son sous-titre, la date de publication et le contenu. Les titres, les sous-titres et la date de publication seront uniformisés conformément à la charte graphique de semaest.fr. Les articles pourront contenir les textes, des tableaux et des éléments multimédia comme des images, de la musique, des vidéos ainsi que différents formats de documents comme les DOC, DOCX, PDF et ODF. Capture d'écran des deuxième et troisième colonnes sur les pages Des documents d'information et des formulaires en format PDF seront aussi inclus dans la page des bourses des locaux. Les utilisateurs auront la possibilité de les visualiser et de les imprimer pour louer les locaux proposés. 4.2 Description fonctionnelle Gestion des utilisateurs Cyssea International donnera les droits d'accès à la Semaest à la fin du marché afin que la Semaest puisse gérer les rôles des utilisateurs des sites internet et intranet. Deux catégories d'utilisateurs seront créées par WordPress : les administrateurs ayant accès à toutes les capacités pour mettre à jour l'arborescence, gérer les contenus des rubriques et des sous-rubriques ; les utilisateurs du site semaest.fr auront seulement la possibilité de consulter le site Gestion des formulaires de contact Les formulaires de contact Semaest sera basée sur l'extension WordPress «Easy Contact Forms» 6. L'extension contient une interface spécialisée pour création d'un formulaire et établir ses propriétés. De multiples types des champs sont disponible, les plus importants sont : Texte et zone de texte destinées pour ajouter des textes de format libre ; Téléphone, , adresse site web pour les champs de format restrictif. Chaque type de contenu est vérifié pour se conformer aux standards de champ ; 6 Référence : 2013_Semaest Page 16/39

17 Checkbox, select, radiogroup des boutons de sélection multiple ; Captcha pour vérifier si la personne qui complète la forme est humaine. Les propriétés du formulaire de contact Gestion de la bibliothèque multimédia Un des besoins principaux de la Semaest est la publication des documents et de divers types de multimédias dans ses articles. Pour cela, WordPress dispose d'outils de management de documents comme la librairie média. Tous les fichiers sont placés dans le back-office sur la page "Média". L'administrateur peut ajouter des fichiers par glisser/déposer sur la page d'ajout et les fichiers seront automatiquement ajoutés. Cette fonction est visualisée ci-dessous : Interface d'ajout des fichiers Référence : 2013_Semaest Page 17/39

18 L'ajout et la modification d'un article À partir de la bibliothèque, l'administrateur peut modifier et supprimer les méta-informations de chaque fichier. La bibliothèque des médias Tous les fichiers ajoutés à la bibliothèque média WordPress peuvent être insérés sur les pages et les articles par le panneau de modification des pages et des articles de WordPress. Référence : 2013_Semaest Page 18/39

19 4.3 Description technique Migration Cyssea International assurera l'accès permanent des utilisateurs au site web semaest.fr pendant la migration, en utilisant une technique de migration sans interruption de service. Puisque Cyssea International refera le site internet de la Semaest sur un autre système de gestion de contenus, le processus de migration nécessite deux étapes de transfert des informations entre les deux serveurs. Pour la première étape, Cyssea International installera la nouvelle version du site Semaest et importera les données de l'ancienne version du site. Tandis que la deuxième étape correspond à l'ajout des données et à la vérification du bon fonctionnement du site. Les informations DNS du site seront ensuite modifiées. L'information DNS du nom de domaine semaest.fr sera changée afin d'être capable d'accéder au site par les adresses web et semaest.fr. L'information DNS qui connecte le nom du site semaest.fr avec l'adresse du serveur ne sera pas encore actualisée pour tous les utilisateurs. Cette information est généralement actualisée en heures. Lorsque l'information DNS aura été actualisée pour la majorité des utilisateurs internet, Cyssea International réaliser une seconde importation des informations à partir du site actuel sur la variante du site Semaest. Le site actuel sera ensuite supprimé Référencement naturel L optimisation du site semaest.fr pour la recherche avec le World Wide Web correspond à la facilité des moteurs de recherche de «comprendre» et d'indexer les informations contenues sur la plate-forme. Cyssea International utilise le module «SEO Optimization by Yoast 7». La première étape de l'optimisation de la plate-forme pour la recherche est de créer un index de tout le contenu qu'il contient. Dans le cas du site web de la Semaest, il s'agit d'un site map XML qui sera généré automatiquement et périodiquement, de sorte que tout nouveau contenu puisse être indexé par les moteurs de recherche. Au cas où l'indexation d'un contenu dans un moteur de recherche n'est pas souhaitée, il est possible d'empêcher les robots d'indexation du moteur de recherche de le faire en utilisant un fichier spécial robots.txt. De cette façon, les contenus hébergés sur le site semaest.fr seront cachés aux moteurs de recherche. Chaque contenu indexé est recherché par ses métadonnées. Le module «SEO Optimization by Yoast» permet de gérer les données qui sont indexées par les moteurs de recherche. Ces données sont : le nom du contenu ; la méta description du contenu ; les mots-clés du contenu. Cyssea International fournira l'installation de l'extension ainsi que l'optimisation des éléments précédents pour les moteurs de recherche (SEO) nécessaire aux matériaux du site web de la Semaest. Celle-ci sera surtout orientée à fournir des bons résultats avec les principaux moteurs de recherche que sont Google et Bing Gestion de géolocalisation Semaest souhaite utiliser la géolocalisation pour offrir une fonctionnalité additionnelle à sa rubrique Bourses des locaux. La gestion de géolocalisation de WordPress se réalise à partir de la page de modification page/article. Pour insérer une carte, l'éditeur de la page/article doit ajouter un code spécial qui est généré par l'outil contenu en bas de la page de modification des contenus. Les données nécessaires pour ajouter une carte avec la géolocalisation sont : 7 Référence : 2013_Semaest Page 19/39

20 la taille de la région de la carte utilisée, en pixels ou en pourcentages relatifs à la grandeur de la région de la page ; pour chaque marque, la localisation en degrés ou l'adresse internationale doit être ajoutée et validée ; le degré du zoom de la carte (c'est-à-dire la vue virtuelle de la carte) ; les différentes options d'affichage comme la présence ou l'absence des éléments de Google Maps, la langue de la carte, la présence ou l'absence des directions et la présence ou l'absence du message : "Powered by Google Maps". La gestion de la géolocalisation est visualisée de la manière suivante : Gestion de géolocalisation Statistiques de connexion Cyssea International utilisera l'extension «Wordpress Statistics 8» ensemble avec l'outil Google Analytics 9. Les statistiques de connexion se feront sur les actions des utilisateurs à l'aide d'un ensemble de déclencheurs sur le site web semaest.fr pour chaque action en lien avec les indicateurs décrits plus bas. Les statistiques des actions de l'utilisateur se réaliseront sur les indicateurs suivants : le nombre d'accès visiteurs ; les mots-clés tapés par les internautes ; les moteurs et annuaires de provenance ; le nombre de visites ; les pages visitées ; la provenance géographique des internautes ; les jours et les tranches horaires des visites ; les types de navigateurs utilisés ; les fournisseurs d'accès d'origine Référence : 2013_Semaest Page 20/39

21 Liste des connexions récentes Statistiques sur les visites Référence : 2013_Semaest Page 21/39

22 5 Partie B : Création du site intranet de la Semaest 5.1 Description de l'ergonomie Structure des pages Le site intranet Semaest offrira à ses utilisateurs les options suivantes : une page combinée des nouvelles, sur la quelle les dernières informations du sites Intranet et Internet et les flux de Facebook et Twitter seront publiés ; une page de revue de presse sur laquelle les articles des différents journaux seront publiés ; un espace RH, géré pour optimiser les opérations de gestion des processus de recrutement, de mobilité, de formation, de congés et de RTT. Cette rubrique contiendra aussi des documents de référence, le plan d'évacuation et le serre-file ; l'espace délégués du personnel qui contiendra les comptes-rendus des réunions ainsi qu'une sous-rubrique comportant des questions pour les délégués ; un espace communication avec les logos, la charte graphique, les modèles de documents internes et une liste téléphonique interne ; un espace mutualisé utilisé pour la réservation des salles de réunion et du matériel informatique ; une rubrique «Vie de la société» avec les comptes-rendus des différentes réunions ; la photothèque qui contiendra les images et autres contenus multimédias de la vie de Semaest ; une page pour des activités diverses comme les cours de yoga ; un champ de recherche pour un moteur de recherche. Référence : 2013_Semaest Page 22/39

23 Sur la page d'accueil, un espace pour la rédaction de messages envers le personnel et un espace qui affichera automatiquement les anniversaires des collaborateurs seront aussi réalisés. Structure du site intranet L'arborescence du site intranet se fera de la manière suivante : L'ergonomie des pages génériques du site sera différente de celle de la page principale à cause de l'absence de blocs des nouvelles dans l'en-tête de la page. Une troisième colonne sera placée dans le corps de la page pour le menu de la catégorie choisie par l'utilisateur. Référence : 2013_Semaest Page 23/39

24 5.1.2 Détail des catégories du site intranet Actualités La catégorie «Actualités» visible sur la page d'accueil sera fractionnée en différentes sous-catégories qui sont : les actualités issues du site internet semaest.fr ; les actualités propres à l'intranet ; les derniers post Twitter ; les informations de la page Facebook de la Semaest. Ces catégories seront des pages type article Page d'accueil Cyssea International installera le widget WP Dash Message 10 de WordPress afin de créer un espace texte dédié à la transmission de messages de la direction au personnel. La page d'accueil contiendra aussi les Actualités issues du site internet, les Actualités propres à l'intranet, les derniers post Twitter et les informations de la page facebook de la Semaest Revue de presse La catégorie «Revue de presse» contiendra la liste des nouvelles récentes avec les liens de téléchargement en format pdf. Les nouvelles seront ordonnées chronologiquement, c'est-à-dire à partir de la plus récente à la plus ancienne. Les liens vers les fichiers pdf s'ouvriront dans une page séparée Espace RH La catégorie «Espace RH» contiendra trois pages : Formation : cette page contiendra le lien vers un pdf à télécharger pour faire une demande de formation Congés et RTT : cette page contiendra un formulaire utilisé pour poser les congés et les RTT. Ce formulaire contiendra les champs suivants : Noms et prénoms des demandeurs, la section, le thème du message, la période de congés et de RTT demandée et un message optionnel. La forme peut être modifiée après discussion avec la Semaest. Documents de références : cette page contiendra une liste de documents à télécharger sous format pdf Espace mutualisé Cyssea International utilisera le module WordPress Ajax Event Calendar 11 afin de répondre aux besoins de la catégorie : Espace mutualisé pour la réservation des salles de réunion et du matériel informatique. Ce module permet l'intégration de différents événements séparés par le biais de sous-catégories. Afin de l'utiliser, l'administrateur doit remplir différentes informations : le nom de l'événement ; la date et l'heure de l'événement ; le lieu de l'événement si besoin avec l'adresse complète ; la personne de contact Référence : 2013_Semaest Page 24/39

25 Illustration du calendrier Espace Délégués du personnel Cyssea International utilisera le module WordPress Question and Answer 12 Forum pour offrir aux utilisateurs la possibilité de communiquer avec les délégués du personnel. Un formulaire sera réalisé pour envoyer les questions aux délégués du personnel par . Ensuite, toute la communication se réalisera par interposé en mode privé. Les comptes-rendus de réunion seront téléchargeables sous format pdf sur une page contenue dans cette rubrique. Ils seront par ordonnés chronologiquement de la date la plus récente à la plus ancienne Espace communication Cette rubrique contiendra les logos et la charte graphique ainsi que les modèles de documents internes. Pour la liste téléphonique interne, Cyssea International utilisera le module Simple Intranet Directory 13. Ce module offre la possibilité d'ajouter les contacts des personnes souhaitées. Seuls, les administrateurs auront la possibilité de modifier les contenus de la liste téléphonique interne. Cependant, tous les utilisateurs identifiés auront la possibilité de la consulter Vie de la société Les comptes rendus de réunion des différents services de la Semaest seront insérés dans cette catégorie dans des pages type article Photothèque Les photos d'événements internes à la Semaest seront publiées à partir de la librairie média de WordPress décrite dans la partie Gestion de la bibliothèque multimédia de la page Référence : 2013_Semaest Page 25/39

26 Moteur de recherche Pour les sites intranet de Semaest, Cyssea International utilisera l'outil par défaut de recherche, inclus dans WordPress. Les résultats de la recherche publiés seront basés sur les mots clefs utilisés et ordonnés de manière décroissante par leur date de publication, c'est-à-dire que les articles et les pages les plus récents seront afichés avant les articles et les pages les plus anciens contenant les mêmes mots clefs La recherche Google Cyssea International installera une forme de recherche utilisée pour la recherche sur Google. Les utilisateurs d'intranet pourront écrire ses questions sur le moteur de recherche Google et être automatiquement redirigés sur le site Google avec les résultats de la recherche. Une possible variante de la forme de recherche est présentée ci-dessous : Variante du champ de recherche Google Page d enregistrement des utilisateurs Cyssea International installera le widget d'enregistrement WordPress Registration Widget 14 et le module WordPress Jonradio Private Site 15 qui permettront seulement aux utilisateurs enregistrés d accéder aux informations du site intranet. Afin d'accéder à son espace de l'intranet.semaest.fr, les collaborateurs de la Semaest devront s'enregistrer sur le site via un formulaire d'inscription. Le collaborateur devra ainsi indiquer un identifiant et son adresse lors de la première connexion. Page d'enregistrement sur le site intranet Référence : 2013_Semaest Page 26/39

27 Lorsque les champs requis sont remplis, l'utilisateur reçoit un d'activation avec son mot de passe. L'utilisateur doit alors se connecter à l'intranet afin d'activer son compte. Après réception de son mot de passe, l'utilisateur peut se connecter et accéder aux fonctions avancées. Il dispose d'une page de profil où il peut modifier ses informations personnelles de son intranet. 5.2 Description fonctionnelle Gestion des informations Pour les informations internes de la Semaest, Cyssea International propose l'utilisation des articles. De cette manière, les informations seront ordonnées automatiquement par date et pourront aussi être classées dans différentes sous-catégories. Les contenus des article peuvent être gérés par l'interface back-office de WordPress. WordPress contient un outil commode de travail avec des articles, permettant la groupage des articles en catégories. Par défaut, WordPress offrent un outil de type WYSIWYG de ajout / modification des contenus des articles, c'est a dire que les contenus des articles seront similaires dans le mage de modification et déjà publiées. Pour les utilisateurs avancées, WordPress offrent une interface de ajout/modification des textes de type HTML. Elle est plus complique à utiliser, mais permet avoir un contrôle plus grand sur le mode d'affichage des contenus. WordPress offre aussi des boutons de prévisualisation, pour vérifier comment les contenus seront sur la theme avant publication. Un autre type de contenu sur WordPress est la page. La page est trop similaire aux articles, mais ils ne sont pas groupés en catégories et aussi elles sont publiées séparées, quand plusieurs articles sont publiés sur une même page. Cyssea International utilisera le module WordPress Easy Contact Forms 16 pour la création des différents formulaires des catégories du site intranet. Les formulaires en ligne seront envoyés par et seront stockés dans une base de données. La Semaest disposera d'une page séparée des informations internes. Pour ces différents besoins, Cyssea International utilisera les modules suivants : WP RSS Multi Importer 17 pour les sites externes des nouvelles (informations) qui ont des flux RSS. Les contenus des articles de ces sites seront disponibles en un seul clic ; Custom Facebook Feed 18 pour importer les contenus de la page Facebook de la Semaest ; Really Simple Twitter Feed Widget 19 pour voir les derniers messages sur Twitter à partir de la page d'informations externes Gestion des utilisateurs Les fonctionnalités étant les mêmes pour le site intranet que pour le site internet, les mêmes méthodes et moyens seront utilisés qu'au chapitre Gestion des utilisateurs de la page 16. Cyssea International donnera les droits d'accès à la Semaest à la fin du marché afin que la Semaest puisse gérer les rôles des utilisateurs du site intranet. Deux catégories d'utilisateurs créées par WordPress : les administrateurs ayant accès à toutes les capacités pour mettre à jour l'arborescence et gérer les contenus des rubriques et des sous-rubriques ; les utilisateurs du site intranet.semaest.fr, c'est-à-dire les collaborateurs, auront la possibilité de s'identifier et de consulter les informations du site intranet Référence : 2013_Semaest Page 27/39

28 5.2.3 Gestion des fichiers et de la bibliothèque multimédia Les fonctionnalités étant les mêmes pour le site intranet que pour le site internet, les mêmes méthodes et moyens seront utilisés qu'au chapitre page 17. WordPress possède des instruments inclus pour la manipulation des images et leur publication. Cyssea International propose d'utiliser ces outils pour gérer la photothèque. La page des options d'inclusion des photos est visible ci-dessous : Gestion des images de la bibliothèque multimédia Gestions du planning des événements et des réservations Cyssea International utilisera l'extension «Events Made Easy» 20 pour gérer les événements comme le plan de formation, la gestion des salles et du matériel informatique ainsi que les inscriptions au Yoga. Cette extension offre la possibilité d'ajouter des événements de formation dans un calendrier ainsi qu'une interface interactive des événements. L'extension supporte l'ajout des différents événements basé sur différentes catégories. Les utilisateurs ont la possibilité de confirmer leur participation aux événements. L'extension supporte aussi de multiples types d'événements qu'ils soient publics, privés et périodiques Référence : 2013_Semaest Page 28/39

29 L'interface de création d'un nouvel événement Référence : 2013_Semaest Page 29/39

30 6 Exigences communes pour les parties A (Internet) et B (Intranet) 6.1 Exigences techniques Cyssea International utilisera la technologie Open Source WordPress pour le développement des sites Internet et Intranet de la Semaest. Pour l'hébergement, Cyssea International utilisera la dernière version de Ubuntu Server LTS (12.04), PHP 5, MySQL 5. Cyssea International garantit en outre la compatibilité avec les dernières versions des principaux navigateurs (Internet Explorer, Firefox, Safari et Chrome) ainsi qu'avec tous les systèmes d'exploitation (Windows, Mac, Linux). La compatibilité sur les tablettes et les smartphones est également assurée. Cyssea International utilisera en outre les normes d'accessibilité W3C au niveau AA. 6.2 Nom de domaine Cyssea International utilisera le nom de domaine semaest.fr spécifié et géré directement par la Semaest. Le site Internet sera accessible via l'url tandis que le site intranet sera accessible via l'url Après la migration, la durée des mises à jour des enregistrements DNS associés est de 24h. La migration sera considérée comme complétée lorsque le DNS sera actualisé. 6.3 Hébergement Cyssea International ne fournit pas de service d'hébergement mais peut assurer la maintenance technique des serveurs dédiés. L'utilisation d'un serveur virtuel unique à la Semaest est recommandée. En effet, celui-ci offre une solution progressive pour un coût maîtrisé. Il peut facilement être étendu, que ce soit en capacité du matériel ou de l'espace disque et en bande passante du réseau. Pour un bon travail des sites Internet et Intranet de Semaest, Cyssea International recommande l'utilisation d'un serveur virtuel avec un processeur de GHz, au moins 1 GO de memoire RAM, 10 GO de stockage sur les disques durs et une connexion permanente de 100 Mbit/s. Cyssea International recommande l'utilisation des services de Gandi.net en tant que fournisseur d'hébergement pour les besoins des sites Intranet et Internet de Semaest. Le paquet qui correspond le mieux aux besoins de Semaest est Cloud VPS Medium. La technologie VPS est basée sur la solution libre de virtualisation Xen. La plate-forme Gandi offre une infrastructure IAAS (Infrastructure as a service), extensible aux besoins de la Semaest. La continuité de service garantie est de %, prenant en compte le fait que l'infrastructure est basée sur les nouvelles solutions de type cloud. Quand un serveur physique de l infrastructure est endommagé, les informations sont migrées automatiquement sur un autre serveur. L'intégrité des informations est préservée par l'utilisation de RAID, un système de stockage des informations sur de multiples disques physiques au même moment. Comme la technologie de backup, Gandi offre la possibilité de créer des images des disques hébergés. Elles sont réalisées automatiquement pendant que le système est en marche, sans affecter le niveau de performance de la machine virtuelle. De plus, Gandi fait automatiquement les statistiques d'utilisations de la machine virtuelle utilisée. La vision de la machine virtuelle utilisée peut aussi être faite en temps réel. En cas de problèmes avec le serveur, Référence : 2013_Semaest Page 30/39

31 Gandi peut envoyer des messages par ou SMS avec les défections trouvées. 6.4 Exploitation de la plate-forme et politique générale de sécurité Cyssea mettra en place la stratégie de sauvegarde suivante pour la base de données et les fichiers présents sur le serveur : - une copie quotidienne conservée pendant 10 jours ; - une copie hebdomadaire conservée pendant 30 jours ; - une copie mensuelle conservée pendant trois mois. Les copies seront conservées sur le serveur. Les copies mensuelles seront dupliquées et conservées par Cyssea. Cette solution permet de se prémunir contre la perte de données. Il doit cependant être noté que le temps de restauration sera plus long compte tenu des travaux de configuration du serveur Web et de la base de données préalable à la restauration des données. Un exercice de restauration annuelle sera planifiée sur un serveur de test de Cyssea. Dans le domaine de la sécurité de l'information, Cyssea International utilisera le module All In One WP Security & Firewalll 21 afin de garantir la protection des données du site semaest.fr. Le module offrira protection pour le site Semaest dans les régions suivantes : sécurité des mots de passe contre les attaques de type brut force ; protection contre les méthodes de modification des fichiers sur le serveur ; protection des données privées ; blocage automatique des tentatives d'attaques. 6.5 Gestion des contenus et back office Wordpress supporte deux types de formats : l'article et la page. La différence est que les articles sont ordonnés ensemble sur une page séparée et de manière décroissante, c'est-à-dire basée sur leur date de publication. Elles sont idéales pour les nouvelles et d'autres contenus similaires. Tandis que les pages ne sont pas ordonnées chronologiquement et sont idéales pour être utilisées comme des pages de description des projets de construction et d'aménagement, la page de contact, les informations légales sur les sites internet et intranet, etc. Les articles et les pages sont gérés de façon similaire. L'article doit contenir un titre et un contenu texte et/ou multimédia. Les articles sont séparés en différentes catégories. Les administrateurs ont la possibilité d'ajouter, de modifier et de supprimer les catégories d'articles dans la partie du back-office «Articles» et «Catégories». La liste des catégories pour les bourses des locaux Les pages ont la même structure que les articles mais ne supportent pas les catégories. Par contre, les pages supportent la catégorisation en pages et en sous-pages. Cyssea International utilisera ce type de catégories pour implémenter la structure des pages de construction et d'aménagement sur la nouvelle 21 Référence : 2013_Semaest Page 31/39

32 version du site de la Semaest. La liste des articles sur le back-office L'interface du back-office est similaire pour la gestion des pages et pour les articles. Pour visualiser la liste des pages et des articles, l'administrateur doit sélectionner "Pages" puis "Toutes les pages" ou "Articles" et "Tous les articles". Pour chaque page ou article, l'administrateur a la possibilité de les modifier ou de les supprimer. Un bouton destiné à l'ajout d'une nouvelle page et/ou d'un nouvel article est disponible en tête de la page. La liste des pages sur le back-office Pour la modification du contenu des articles et des pages, WordPress offrent une interface intuitive similaire à un outil de traitement de texte ainsi qu'une interface secondaire pour éditer directement en HTML pour les utilisateurs avancés. 6.6 Téléchargement des fichiers Les fichiers PDF insérés dans les pages des sites Internet et Intranet de la Semaest à partir de la gestion des bibliothèques multimédia pourront être téléchargés dans une nouvelle fenêtre. 6.7 Passerelle avec Facebook et Twitter L'infrastructure des réseaux sociaux permet le partage des pages entre les utilisateurs de ces réseaux. Les utilisateurs du site Internet de Semaest peuvent aussi utiliser les réseaux sociaux Facebook et Twitter pour partager les informations et les actualités. Cyssea International assurera aussi le partage automatique des articles sur les pages des réseaux sociaux de Semaest. Cyssea International assurera l'enregistrement, la configuration et le contrôle des informations Référence : 2013_Semaest Page 32/39

33 publiées par les moyens de l'outil Twitter Feed 22 afin de poster de manière automatique. Cet outil lit périodiquement les flux RSS du site Semaest et publie les nouveaux articles de manière automatique. 6.8 Transfert de compétences et formation Cyssea International proposera une formation à distance via Internet ou via téléphone et fournira une documentation pour les utilisateurs et les administrateurs Référence : 2013_Semaest Page 33/39

34 7 Présentation de notre méthodologie 7.1 Nos valeurs Fort de notre expérience professionnelle, nous souhaitons partager nos valeurs avec nos clients et nos partenaires. Ainsi, nous nous reposons sur nos piliers pour fournir le meilleur lors de la réalisation de nos prestations : Compétence et Qualité : Cyssea capitalise son savoir pour répondre au mieux aux besoins de ses clients. Une méthodologie rigoureuse respectant les normes internationales et les bonnes pratiques de la profession garantit la satisfaction des clients et la réalisation des prestations dans les meilleures conditions de réussite ; Réactivité et Innovation : en nous appuyant sur des méthodes structurantes, la créativité et l'innovation sont deux facteurs essentiels dans la culture de l'entreprise. En explorant les technologies de pointe et en assurant une veille permanente, Cyssea propose à ses partenaires das solutions robustes et pérennes ; Confiance et Sécurité : nous établissons une relation de confiance en travaillant en pleine collaboration avec nos clients. Parmi nos engagements, la réussite de vos projets est une de nos priorités. En marge de la confiance, la confidentialité et la sécurité sont des piliers de la réalisation de nos prestations. Nous adaptons notre méthodologie à votre métier, vos processus et vos exigences. La rigueur et la qualité sont nos maîtres mots, ainsi que le respect des normes et des standards. Nous assurons un accompagnement continu à la gouvernance de l'information. L'élaboration conjointe de processus permet de s'adapter au mieux aux besoins de nos clients. Par cette démarche, nous appréhendons au mieux votre métier pour assurer nos missions d'accompagnement et d'assistance à la maîtrise d œuvre. 7.2 Notre méthodologie Pour assurer le suivi et la maîtrise de nos prestations, nous appliquons une méthodologie mixte emprunte tant d'une vision classique que des méthodes agiles. En effet, nous reposons sur une structure de projet classique pour en identifier les phases critiques. Vision globale du projet La maîtrise d'ouvrage est sollicitée lors de la phase de cadrage du projet pour définir le périmètre du projet et apporter des informations complémentaires concernant le métier et le projet du client. Lors de cette phase, notre chef de projet constitue le backlog de produits, liste priorisée des fonctionnalités et des tâches associées. Cette phase est ponctuée par une validation de la part du client. Référence : 2013_Semaest Page 34/39