GUIDE D UTILISATION DES CONTRATS CADRES "TRADUCTION INTERPRETARIAT" AVEC LES SOUS-TRAITANTS ATS & STUDEC

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1 GUIDE D UTILISATION DES CONTRATS CADRES "TRADUCTION INTERPRETARIAT" AVEC LES SOUS-TRAITANTS ATS & STUDEC DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 Référence primaire Ind. A Résumé d auteur : Le document défini les particularités des prestataires - ATS et STUDEC - retenus pour effectuer les prestations de traduction et d'interprétariat au sein du Groupe Nexter. Il donne les éléments contractuels et financiers négociés avec les partenaires et concrétisés par 2 Contrats Cadres. Il défini la démarche "achat" à suivre pour commander des prestations de traduction ou d'interprétariat. 1 / 15

2 SOMMAIRE 1. PREAMBULE 3 2. CONTRATS CADRES CLAUSES CONTRACTUELLES GENERALE ATS CONTRAT N CC Durée Domaine d'application Moyens Traduction Moyens Interprétariat Processus Processus Traduction Processus Interprétariat Contacts ATS Prix négociés et conditions associées STUDEC Contrat N CC Durée Domaine d'application Moyens Traduction Moyens Interprétariat Processus Processus Traduction Processus Interprétariat Contacts STUDEC Prix négociés et conditions associées DEMARCHE ACHAT 14 DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 2/15

3 1. PREAMBULE La consultation 27 pour les prestations de traduction et d'interprétariat a été motivée par l'obligation de mettre fin à la dérive qualité des traductions observée depuis 26. Elle a permis une remise en concurrence et un turn-over dans le domaine. Pour obtenir la garantie d'un niveau de qualité constant, un système de référents agréés par NEXTER a été mis en place chez chacun des prestataires. Les référents sont garants de la qualité des traductions. Ils ont été testés nominativement par l'équipe RCA / RTA qui a réalisé la consultation et le choix. Les prestataires ont l'obligation de remplacer et de faire agréer d'autres référents en cas de départ des référents d'origine. La sélection des prestataires a été effectuée à partir des critères spécifiques suivants : Qualité des référents, Connaissances des produits Nexter, Références en général et particulièrement dans le domaine armement, Potentiel de réactivité aux urgences, Adéquation et compétitivité par rapport aux prix du marché de la traduction et de l'interprétariat. A l issue de la consultation, 2 sociétés ATS et STUDEC ont été retenues et ont signé chacun un Contrat Cadre avec NEXTER. - ATS présente d'excellents référents connaissant nos produits depuis de nombreuses années et notre vocabulaire spécifique en anglais, en espagnol et en arabe. ATS a une capacité de réactivité élevée pour de petits et moyens volumes. Cette société peut aussi assurer des prestations de Communication, Signalétique, Multimédia, Evénementiel, Edition-Impression, Numérisation. Le Contrat Cadre d'ats ne porte que sur la traduction et l'interprétariat. - STUDEC a la capacité à traiter de gros ou de très gros volume et à assurer l'ingénierie documentaire associée si nécessaire. Cette société peut assurer aussi des prestations de Management de Projets, Analyse de Soutien Informatiques, Dessin Assisté par Ordinateur (DAO), Publication Assistée par Ordinateur (PAO), Saisie en Base de Données, Codification OTAN, Suivi de composants, Logistique (ASL), Etudes Industrielles, EAO - e-learning - formation, Développements. Le Contrat Cadre de STUDEC porte sur l'ensemble de ses prestations. DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 3/15

4 2. CONTRATS CADRES CLAUSES CONTRACTUELLES GENERALE Les contrats cadres couvrent l'ensemble des aspects contractuels rencontrés lors de la soustraitance de prestations intellectuelles. Ils regroupent à cet effet les articles suivants : - Documents contractuels applicables, - Emission et confirmation de commandes, - Méthodologie, - Modalités d'exécution des Prestations, - Lieu et conditions de livraison, - Mise sous Assurance Qualité, - Règles pour l'utilisation de moyens informatiques pour le personnel externe NEXTER SYSTEMS, - Obligation de résultat, - Prix, - Ristourne sur chiffre d'affaire annuel, - Suivi de la Commande Interlocuteur, - Livraison des Prestations, - Pénalités de retard, - Transfert de propriété - transfert de risques, - Réception des Résultats des Prestations, - Facturation et paiement, - Garantie pour les prestations, - Propriété intellectuelle et industrielle, - Responsabilité Assurances, - Sous-traitance Cession, - Surveillance, - Exclusivité Non concurrence, - Respect des règles de l'environnement, - Suspension - Résiliation du Contrat et/ou des Commandes, - Droit de reproduire, - Protocole d'accord e-procurement, - Réversibilité du contrat, - Durée, - Loi-Litige, Les prestations peuvent s effectuer sur l ensemble des sites NEXTER en France ou à l étranger et de manière générale en tous lieux où le Groupe peut être amené à intervenir pour des raisons techniques ou commerciales. DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 4/15

5 2.2 ATS CONTRAT N CC 119 Excellents référents connaissant nos produits depuis de nombreuses années et notre vocabulaire spécifique en anglais en espagnol et en arabe. ATS a une capacité de réactivité rapide pour de petits et moyens volumes Durée 3 ans : du 1/1/27 par effet rétroactif au 31 décembre Domaine d'application Le contrat porte spécifiquement sur les prestations de TRADUCTION ET D'INTERPRETARIAT ATS peut assurer aussi des prestations dans les domaines suivants : - Communication, - Multimédia, - Documentation technique, - Evénementiel, - Edition-Impression, - Numérisation, Moyens Traduction Personnel : Equipe dédiée de 6 traducteurs (anglais arabe). Réseau de 25 traducteurs free-lances testés et validés par ATS. Moyens informatiques : HARD SOFT PC TRADOS WORBENCH Autocad Microstation Isodraw Illustrator Photoshop - Power Point Excel Word PageMaker FrameMaker Interleaf (Quicksilver) Xpress Acrobat. MAC Illustrator Photoshop - Power Point Excel Word PageMaker Indesign Xpress Acrobat. DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 5/15

6 2.2.4 Moyens Interprétariat 2 interprètes dédiés anglais et arabe. Réseau d'interprètes testés et validés par ATS Processus Processus Traduction - Réception du ou des documents à traiter par le RTA (responsable Technique d Affaire) d'ats. - Analyse du ou des documents à traiter (langue, domaine d activité, délai impératif de livraison, récurrence de document déjà traduits dans les bases de données TRADOS), - Devis du ou des documents à traiter suivant résultat de l analyse (langue, récupération des mémoires de traduction déjà traduits dans le document à traiter afin de minimiser les coûts et les délais.), - Après accord de Nexter sur le prix et le délai de réalisation, envoie auprès du traducteur compétent pour traitement du document, - Retour chez ATS du document. Relecture, correction, enrichissement des bases de données TRADOS* et validation effectuées en interne par nos traducteurs contrôleurs (Robert SANCHEZ pour l'anglais et l'espagnol, George ISSA pour l'arabe), - Après validation suivant la procédure ATS permettant d assurer la traçabilité du contrôle, livraison chez Nexter des travaux confiés accompagnés de la fiche d évaluation de prestation définie dans le contrat cadre dument complétée, - Livraisons effectuées par porteur, par FTP sécurisé, par MAIL Processus Interprétariat - Réception de la demande d interprétariat à traiter par le RTA (responsable Technique d Affaire), - Analyse de la demande, sélection de l interprète en fonction de la langue, de la technique ainsi que des spécifications liées à la demande (interprète habilité, mobile à l étranger ), - Devis en fonction des prix du contrat cadre, évaluation s il y à lieu des frais de mission, - Après accord de Nexter sur le prix et la validation de l interprète proposé, détachement de celui-ci, - Au terme de la mission, fiche dévaluation demandée à Nexter sur le déroulement de l interprétariat Contacts ATS Patrick COULAU Responsable Commercial p.coulau@atsgroup.fr DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 6/15

7 5, avenue Victor Hugo 9412 Fontenay sous bois Prix négociés et conditions associées Conditions économiques de janvier 27, fermes jusqu'au 31/12/27. Traduction: (texte écrasable) Langues Prix au mot( H.T) Prix à la page( H.T) Anglais,11 27,5 Américain,11 27,5 Arabe,16 4 Allemand,12 3 Danois,14 35 Espagnol,11 27,5 Italien,11 27,5 Grec,16 4 Hongrois,155 38,75 Néerlandais,14 35 Norvégien,155 38,75 Russe,155 38,75 Suédois,14 35 Turc,16 4 Minimum faturable Interprétariat : Langues Prix ½ journée Prix journée Prix semaine Anglais Américain Arabe Allemand Danois Espagnol Italien Grec Hongrois Néerlandais Norvégien Russe Suédois DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 7/15

8 Turc Minimum faturable ½ journée Mise en page : Soft Prix à la page ( HT) Word 5,5 Power point (planche de 3 mots ) 4 Excedl Sur devis Pagemaker 5,5 Framemaker 5,5 Interleaf (Quicksilver) 5,5 Xpress Sur devis Acrobat 12 Dessins à incrémenter dans la documentation traduite : taux horaire 38,11 HT Remise sur Chiffre d'affaires annuel : Chiffre d Affaires Remise (%) Inférieur à 1 H.T % De 11 H.T à 15 H.T 1% 151 H.T à 225 H.T 2% 226 H.T 35 H.T 3 % Au-delà de 35 H.T 4% DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 8/15

9 2.3 STUDEC Contrat N CC 1217 Capacité à traiter de gros ou de très gros volumes et à assurer l'ingéniérie documentaire associée si nécessaire. Effet de volume sur les prix (voir ristournes) Durée 3 ans : du 1/1/27 par effet rétroactif au 31 décembre Domaine d'application Le contrat porte sur l'ensemble des prestations proposées par STUDEC : - Traduction/Interprétariat (L' Antenne traduction/interprétariat se trouve à Marseille ), - Informatique et ingénierie documentaire, - Management de Projets, - Analyse de Soutien Logistique (ASL), - Etudes Industrielles, - EAO, e-learning, Formation, - Développements informatiques, - Dessin Assisté par Ordinateur (DAO), - Publication Assistée par Ordinateur (PAO), - Saisie en Base de Données, - Codification OTAN, - Suivi de composants (détection dobsolescence, recherche de solutions de remplacement), Moyens Traduction Personnel Equipe dédiée de 14 traducteurs (anglais, espagnol, allemand) Technique, commercial, juridique et rédactionnel. Réseau de traducteurs free-lances testés et validés par STUDEC. Informatique TRADOS Autocad Illustrator Photoshop - Power Point Excel Word PageMaker FrameMaker Interleaf (Quicksilver) Xpress - Adobe Acrobat Access Coreldraw InDesign Moyens Interprétariat Equipe dédiée de 7 interprètes anglais, espagnol, allemand (2 pour chaque langue) et portugais. Réseau d'interprètes testés et validés par STUDEC. DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 9/15

10 2.3.5 Processus Processus Traduction Conformément au référentiel Qualité de STUDEC, un chef de projet sera désigné au sein de l agence Studec au début des prestations réalisées dans le cadre du contrat. Pour chaque projet, les travaux se dérouleront suivant le processus suivant : - Réception de la demande de traduction de Nexter et du/des document(s) à traduire, par fax, , site FTP ou la poste, selon le cas, - Vérification par STUDEC de la complétude des données reçues de Nexter, - Evaluation par STUDEC des volumes et délais de réalisation, - Confirmation à Nexter du délai de livraison, - A réception de la commande Nexter, revue de contrat et initialisation de l affaire par STUDEC, - Planification du projet et identification des moyens humains et techniques affectés au projet. Dans le cas de documents sources Acrobat ou Images, mise en page du document par une opératrice, sous le logiciel de travail du traducteur (Word,...) Processus Interprétariat L interprète a pour mission de transmettre de façon fidèle et complète le message dont il a la charge dans la langue cible. Pour cela, les interprètes sont choisis selon leurs compétences linguistiques mais aussi thématiques. Avant la réunion, il sera demandé à l organisateur Nexter de fournir, suffisamment à l avance, les dates, l ordre du jour, le lieu de la réunion et, au fur et à mesure de leur disponibilité, les documents préparatoires et de séance/ supports de cours. Le cas échéant, pour les réunions techniques, STUDEC pourra proposer d organiser une séance d information à l intention des interprètes. Dans le cas d interprétation simultanée en cabine, la garantie d une qualité optimale de la prestation, compte tenu de la fatigue physique et mentale induite par une concentration soutenue, impose la formation d équipes de deux interprètes par langue active. Dans des cas exceptionnels et à condition que les principes de qualité et de santé soient sauvegardés, un seul interprète peut être engagé au lieu de 2. La fourniture et l installation du matériel audio et des cabines d interprétation seront à la charge de l organisateur Nexter Contacts STUDEC. Michel CHUILLET Jean-Paul SIMONI Directeur Commercial Défense et Industrie Responsable Traduction (4) (6) michel.chuillet@studec.fr jp.simoni@studec.fr 5, rue Piat 751 Paris Le Corbusier boulevard Michelet. 138 Marseille DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 1/15

11 L' Antenne traduction/interprétariat est à Marseille Prix négociés et conditions associées Conditions économiques de janvier 27, fermes pour les commandes passées jusqu'au 31 décembre 28 Traduction (texte écrasable) : Format source Word Excel PowerPoint Sgml PageMaker lndesign FrameMaker Interleaf QuarkXpress Visio Langues /mot /page /mot /page /mot /page Fra AlIemand,13 HT 32,5,14 35,15 37,5 Fra Anglais,13 32,5,14 35,15 37,5 Fra Arabe,18 45,21 52,5,23 57,5 Fra Chinois,25 62,5,27 67,5,29 72,5 Fra Coréen,25 62,5,27 67,5,29 72,5 Fra Espagnol,13 32,5,14 35,15 37,5 Fra Grec,16 4,17 42,5,18 45 Fra Hongrois,18 45,19 47,5,2 5 Fra Italien,13 32,5,14 35,15 37,5 Fra Japonais,25 62,5,27 67,5,29 72,5 Fra Néerlandais,16 4,17 42,5,18 45 Fra Portugais,13 32,5,14 35,15 37,5 Fra Russe,17 42,5,18 45,19 47,5 DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 11/15

12 Fra Suédois,18 45,19 47,5,2 5 Fra Tchèque,17 42,5,18 45,19 47,5 Fra Turc,16 4,17 42,5,18 45 Majoration Mise en page : Quel que soit le logiciel source, aucune majoration pour mise en page ne sera appliquée pour des pages ne contenant que du texte écrasable. Une majoration Mise en page de 5, par page pourra être appliquée dans le cas de sources au format papier, Acrobat (pdf) ou image (tif,... ) contenant des textes à traduire. Majoration Délai : Une majoration de 15 % pour urgence sera appliquée dès lors que le délai demandé par Nexter, et accepté par Studec, sera inférieur au Délai minimum. Délai minimum = délai Technique + 2%. Délai Technique (en heures) = Nombre de mots / 35 mots. Majoration Traduction certifiée : Pour les traductions certifiées par un traducteur expert une majoration de 4% sera appliquée au prix de base. Remise sur volume Les remises sur volume suivantes s appliqueront pour des travaux correspondant au lancement d un lot de travail en une seule fois: De l à 2 mots 5% de 2 à 4 mots 8% + de 4 mots 1% Interprétariat : Interprétation consécutive Interprétation simultanée Langues heure %j journé e semain e seie s heur e 1/2j journé e semain e Fra Allemand 6 HT Fra Anglais Fra Arabe DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 12/15

13 Fra Chinois Fra Coréen Fra Espagnol Fra Grec Fra Hongrois Fra Italien Fra Japonais Fra Néerlandais Fra Portugais Fra Russe Les prix sont donnés pour 1 interprète. L interprétation simultanée nécessite la constitution d équipes de 2 interprètes par langue active. Un minimum de facturation de 3 heures sera appliqué par prestation Demi-journée : 4 heures maximum ; au-delà, comptabilisation d une journée entière. Journée: 7 heures maximum Semaine : 5 jours ouvrés. Majoration: La durée normale d une journée d interprétation est de 7h. Tout dépassement de cette durée. donnera lieu à l application d une majoration calculée sur la base du prix horaire majoré de 2%, toute heure entamée étant due. Annulation: En cas d annulation survenue à moins de 24 heures de la prestation, le montant dû sera égal à un minimum de facturation d une demi-journée d interprétation. Frais de déplacement Les frais de déplacement sont en sus à la charge de Nexter. DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 13/15

14 4. DEMARCHE ACHAT La démarche achat est déléguée à chaque interlocuteur du groupe ayant un besoin de traduction ou d'interprétariat. Elle se déroule selon les étapes suivantes : 1- Définition du besoin et recueil des documents à traduire ou des éléments définissant le besoin d'interprétariat, 2- Choix du ou des fournisseurs (ATS et/oustudec) à consulter, 3- Consultation du ou des fournisseurs avec les éléments élaborés et définis en (1-). Copie au responsable Achat PI. 4- Réception du ou des devis définissant les prix, les modalités et les délais. Vérification de la conformité avec le ou les Contrats Cadres, 5- Emission de la DA et réponse au fournisseur choisi avec définition du T, 6- Emission de la commande, 7- Déroulement des travaux, DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 14/15

15 8- Réception des fournitures. Sauf disposition contraire de la commande, la réception des documents traduits est constatée par un bon de livraison. Ce bon doit accompagner toute facture relative au règlement de la Commande. La commande est considérée comme soldée si et seulement si les obligations sont remplies. L acceptation des travaux autorise alors l emploi des documents traduits et le paiement de la facture du fournisseur. Durant toutes ces étapes, un responsable achat PI peut être informé ou sollicité, particulièrement en cas de livraison non conforme, d'anomalie ou de litige. DDO/DDA/DAHP/PPI/7/195 ind A 15/15