Association d'agilité du Canada

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1 Association d'agilité du Canada Titre Développement d une base de données informatique pour l Association d agilité du Canada (AAC) capable d intégrer toutes les fonctions administratives et informatives de l organisation. Historique Depuis la fondation de l AAC il y a plus de deux décennies, l organisation a connu une croissance tant en nombre de membres qu en complexité. Bien que l AAC ait quelques employés permanents, l organisation est dirigée par des officiers élus et des bénévoles dont le mandat ne dépasse pas souvent deux ans. Cette rotation continuelle de même que l approche improvisée des processus administratifs a fait en sorte qu il est difficile pour les dirigeants, les bénévoles, les membres et les clubs associés d effectuer leurs tâches et/ou d accéder à l information efficacement. Objectifs Les objectifs de ce projet sont de développer des applications informatiques englobant tous les processus de l AAC et la collecte d information de manière qu il soit facile d effectuer des recherches. La base de données devra être accessible en anglais et en français. Les deux principales bases de données couramment utilisées sont : la base de données des membres et la base de données des numéros de carte d identité des chiens et des renseignements sur les concours. Cette dernière comprend des données comme les numéros de carte d identité des chiens, diverses statistiques relativement aux accomplissements des chiens, les résultats des concours, le suivi des brevets et titres, etc. La nouvelle base de données devra pouvoir intégrer l information recueillie aux cours des dernières décennies et permettre au personnel s occupant de la saisie des données de poursuivre leurs tâches. De plus, une reconstructions complète du site Web de l AAC serait nécessaire afin d intégrer un système de gestion de contenu (SGC).

2 Portée du travail En consultation avec l autorité technique choisie par le Conseil de direction de l AAC, l entrepreneur devra évaluer l état actuel des processus organisationnels de l AAC et proposer un plan pour intégrer toutes les fonctions de l AAC, y compris, sans s y limiter, ce qui suit. 1) Renseignements sur les membres individuels, notamment : nom, coordonnées, numéro d adhésion, cartes d identité de chien connexes, date d adhésion, méthode de paiement en ligne de la cotisation, avis de renouvellement automatique, restrictions disciplinaires en cours. 2) Renseignements sur le chien, notamment : nom, numéro de carte d identité, date de naissance, sexe, taille mesurée, hauteur de saut en compétition et catégorie, rapport de qualification, brevets et titres obtenus, historique des mesures disciplinaires, situation actuelle (actif, retraité, décédé). 3) Renseignements sur le club, notamment : nom, numéro d adhésion, adresse postale, personne-ressource, date de fondation, liens vers les résultats, juges embauchés, concours à venir, sites utilisés, date de la dernière inspection du (des) site(s), date de la dernière inspection de l équipement, méthode de paiement en ligne de la cotisation et des droits de concours. 4) Fonctions relatives aux concours, notamment : dates de concours, juges, historique, saisie des résultats liée à un endroit centralisé, date de demande de tenue d un concours, date d approbation, rapports d incident, rapports de blessure, archive de parcours, lien vers les règlements, date de la dernière inspection du site, date de la dernière inspection de l équipement, genre de pneu, surface des obstacles à zones de contact, disponibilité d un chronomètre électronique. 5) Hôtes des championnats régionaux/nationaux, dates, date de demande, date d approbation, emplacement, date d inspection du site, date d inspection de l équipement, lien vers les règlements, juges, résultats, parcours. 6) Nom des juges, coordonnées, liste des mandats à venir, des mandates passés, date de nomination au poste de juge, date de mise à niveau, date de l'examen de recertification, alertes pour les juges qui ne satisfont pas aux exigences de soumission des parcours et/ou qui ont un nombre insuffisant de mandats. 7) Nom des réviseurs de parcours, coordonnées, historique de leur utilisation. 8) Pointage développement d un logiciel de pointage (concours) pour les clubs membres de l AAC et/ou la possibilité d intégrer le programme d un tiers. Développement d un programme de pointage pour les championnats nationaux ou intégration d un programme qui comprend une fonction de pointage «en direct». 9) Règlements mise à jour automatique du livre des règlements lorsque de nouveaux règlements entrent en vigueur

3 10) Comités liste, membres, coordonnées, lien vers les Politiques et procédures pour chaque comité 11) Employés : nom, coordonnées, aperçu des tâches, salaire, date de la dernière augmentation de salaire, montant de la dernière augmentation de salaire 12) Finances rapports trimestriels, rapport des vérificateurs, budget 13) Discipline historique, suspensions en cours 14) Documents des P&P lien vers les P&P de chaque comité, mise à jour automatique lors de chaque révision 15) Capable d intégrer un système de votation en ligne 16) Capable de communiquer avec les systèmes d information actuels de l AAC, p. ex.: le site Web 17) Capable d envoyer des avis aux membres lorsqu un document ou formulaire publié a été modifié/mis à jour. 18) Moteurs de recherche en consultation avec l autorité technique, accès restreint au protocole de données a) Règlements administratifs - Règlements administratifs en vigueur, suivi des modifications, date d acceptation par Industrie Canada b) Règlements c) Conseil de direction (Conseil) procès verbaux, archives, motions d) Comité directeur du championnat national (CDCN) - archives, décisions e) Résultats des concours f) Parcours par exemple, possibilité de faire une recherche de tous les parcours d enjeu d un certain juge g) Cartes d ID du chien et parcours qualificatifs h) membres i) juges j) statistiques k) inspection du site liste de contrôle et dates l) inspection de l équipement liste de contrôle et dates m) formulaires n) On Course Réunions Des rencontres régulières avec l autorité technique ou son représentant sont nécessaires. Si possible, des rencontres en personne doivent avoir lieu au début du contrat et à la fin du contrat. Les communications électroniques (téléphone, courriel, lien vidéo) peuvent compléter les rencontres en personne.

4 Rapports et biens livrables 1. De brefs rapports avec chaque demande financière, discutant de l avancement du projet 2. Un rapport final détaillé avec accès en ligne à un manuel complet 3. Tutoriel en personne avec l autorité technique et l administrateur de l AAC 4. Soutien technique permanent dont la rémunération sera négociée avec le Conseil Critères d acceptation Le travail sera supervisé pour s assurer qu il respecte le plan de travail. L acceptation du travail revient à l autorité technique et au Conseil à suite de l achèvement satisfaisant du travail et de l examen du rapport final et des biens livrables. Propriété intellectuelle La propriété intellectuelle revient à l entrepreneur tandis que les données saisies demeurent la propriété de l AAC. Durée du contrat Le temps nécessaire pour effectuer le travail relatif à ce contrat est de 12 mois avec la possibilité de le prolonger jusqu à 24 mois avec l approbation du Conseil. Date de début estimative : 1 er janvier 2014 Date d achèvement estimative : 31 décembre 2014 Autorité technique Carole Côté 5385 Charlemagne Montréal, QC H1X 2H5 [email protected] Gail Thompson 452 Cambridge St. SE Medicine Hat, AB T1A 0T2 [email protected]

5 Autorité administrative Heather Taylor Glen Erie Line, RR 2, Vienna, ON N0J 1Z0 Approvisionnement Processus compétitif Méthode de sélection La sélection de l entrepreneur sera basée sur l entreprise ou la personne qui soumet la meilleure proposition technique acceptable à condition que le prix estimatif total ne dépasse pas substantiellement le budget fixé. Les soumissions doivent être envoyées à Gail Thompson ([email protected]) d ici le 30 novembre 2013.