Comment mettre en place et dynamiser le rôle de l audit interne.

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1 1 Comment mettre en place et dynamiser le rôle de l audit interne. I. RÔLE ET IMPORTANCE DE LA FONCTION AUDIT INTERNE 1. Définitions A. Définition de l Audit Interne L Audit Interne est un service au sein d une organisation/institution qui a une mission principale d évaluer tous les mécanismes de contrôles internes (les procédures, les moyens, les méthodes, ) afin de s assurer de leur mise en pratique et proposer une amélioration des performances. Le but de l audit interne n est pas de jouer au policier comme certains le pensent et d autres le disent; mais son but est de sauvegarder l efficacité du CI en général et de façon particulière veiller au respect des politiques,à la maîtrise des risques,à l exactitude de l information, etc.. B. Définition de contrôle interne Le contrôle interne est formé de plans d'organisation et de toutes les méthodes et procédures adoptées à l'intérieur d'une entreprise pour la protection de ses actifs, pour le contrôle de la précision et du degré de confiance de ses documents comptables, pour promouvoir l efficacité des opérations et pour que soient suivies les politiques prescrites par la direction Le contrôle interne est l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but : - d assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information ; - d assurer l'application des instructions de la direction ; - et de favoriser l'amélioration des performances. Il se manifeste par l organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. C. Audit financier et audit operationnel Définition de l audit financier L audit financier qu il soit interne ou externe, porte principalement sur les aspects comptables et sur la vérification des états financiers.

2 2 L audit financier externe trouve sa justification dans les points suivants : Sécuriser et protéger les associés et les créanciers ; Développer et protéger l épargne publique et moraliser le monde des affaires, Accroissement de la crédibilité et de la sécurité de l information Définition de l audit opérationnel L examen professionnel des informations relatives à la gestion de chaque fonction d une entité quelconque en vue d exprimer sur ces informations une opinion responsable et indépendante, par référence aux critères de régularité, de fiabilité et d efficacité. Cette opinion doit accroître l utilité de l information, en particulier en vue de la prise de décision. On trouve alors autant d audit opérationnel que de fonction dans l entité. C est ainsi par exemple : L audit de production fonctionnement technique, efficacité. L audit informatique sécurité, formation. L audit finance optimisation dans la gestion de la trésorerie. L audit fiscal respect des dispositions fiscales, optimisation. II. OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE La protection et la sauvegarde du patrimoine. La fiabilité et la qualité de l information comptable, opérationnelle et générale. Le respect constant des règles de gestion arrêtées par la direction générale. L amélioration des performances. Le développement de la rigueur et la gestion rationnelle de l entreprise. 1) La protection et la sauvegarde du patrimoine Exemples de procédures visant la protection et la sauvegarde du patrimoine : Procédures de vérification de solvabilité, d autorisation, de preuve de remise des marchandises et de suivi rapide du recouvrement des créances luttant contre les risques de créances insolvables. Procédures d autorisation, de justification et d annulation évitant la prise en charge des dépenses injustifiées ou des doubles paiements Procédures de couverture d assurance Procédures de maintenance préventive systématique Procédures de stockage de gardiennage de suivi et de contrôle des mouvements des biens Procédures de limitation d accès aux biens Procédures d inventaire permanent et d inventaire physique Mise en place de moyens matériels de protection physique : magasins, portes, barrières, coffres, dispositifs anti- vol, dispositifs anti- incendie, etc.. Comptabilité générale complète, sincère, régulière et constamment à jour.

3 2) la qualité de l information IMAC Audit & Conseil 3 La qualité de la décision est fonction de la qualité de l information qui lui sert de base. Le contrôle interne vise à assurer la production d une information de qualité, que cette information soit comptable, opérationnelle ou générale Une information de qualité est une information qui satisfait trois critères : Être pertinente : diffusée en temps utile Être significative : précise, homogène et suffisante par rapport aux besoins de son utilisateur. Et être communicable : transmise dans un état exploitable quant au fond et à la forme. La complexité d une information limite sa compréhension et donc sa communicabilité. 3) le respect constant des règles de gestion arrêtées par la direction Le respect des principes de contrôle interne vise à instituer des sécurités permanentes assurant l exécution effective des décisions de la direction. La bonne exécution suppose l utilisation d une méthode efficace de transmission, l élaboration d instructions claires et la mise à disposition de moyens adéquats. 4) L amélioration des performances La connaissance précise des attributions et responsabilités de chaque cellule dans l entreprise permet de faciliter les relations et la communication entre les différentes fonctions. L harmonie qui en résulte favorise l efficacité de l ensemble et améliore la productivité. Exemples de performances dues à un bon contrôle interne: Le contrôle des ventes évite les créances insolvables, accélère l encaissement des créances et réduit par conséquent les charges financières Le contrôle des stocks réduit les coulages, le gaspillage et les dépréciations. Le contrôle des approvisionnements réduit les coûts matières. Les différents contrôles facilitent la justification des comptes pour la comptabilité et accélère la production des comptes annuels et des tableaux de bord. 5) le développement de la rigueur et la gestion rationnelle de l entreprise

4 4 Exemples de procédures participant au développement de la rigueur et à une gestion rationnelle de l entreprise: L application de contrôle interne empêche le laisser aller. L exemplarité des responsables. La conviction générale de la prédominance du système sur la volonté partisane des hommes. La procédure de sélection du personnel permet de doter l entreprise d un personnel compétent, sérieux et de bonne moralité. Les procédures de trésorerie préservent l entreprise contre les fraudes et réduisent le poids des charges financières. CHAMP D APPLICATION DU CONTROLE INTERNE Le contrôle interne s applique à tous les biens de l entreprise Le contrôle interne concerne tous les membres de l entreprise ATTITUDE INTELLECTUELLE POUR LA CONCEPTION DES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE 1- le sens du risque : l inventaire exhaustif des risques et leur degrés de gravité doit être une préoccupation majeure dans toute réflexion menant à la conception de procédures. 2- La recherche des sécurités matérielles et sures: les traitements administratifs doivent être dotés de la preuve matérielle de leur parfaite exécution (assurance physique qu aucune preuve n a pu échapper à la détection) 3- La recherche des dispositifs d alerte : les contrôles clés permettant de détecter sans faille les anomalies (recoupement d informations de synthèse, classeur bons de livraisons et facture. ) 4- La prédominance du système sur la qualité des hommes : des hommes de bonne qualité ne peuvent à eux seuls donner un bon système alors qu un bon système assure la pérennité de la qualité des hommes et les rend sans cesse plus performants. Le contrôle interne concerne toutes les informations III. CONDITIONS POUR LA MISE EN ŒUVRE DU CONTRÔLE INTERNE (1) Préalables à la mise en œuvre du contrôle interne : 1-1 Conviction de la direction 1-2 Adhésion du personnel (2) Les impératifs sur lesquels repose un bon contrôle interne 2-1 Une organisation adaptée

5 5 La règle de séparation de fonctions Exemples de fonctions incompatibles dont le cumul constitue, en principe, une faiblesse de contrôle interne - le comptable est en même temps caissier. - Le magasinier tient les fiches de stocks - Le comptable gère la trésorerie : encaissement, décaissement - Le magasinier passe les commandes d approvisionnement - Le magasinier désigné responsable de l inventaire physique de son magasin - Le représentant encaisse les factures - Les acheteurs réceptionnent les marchandises La règle de division des taches Exemples de division judicieuse des taches en l absence d incompatibilité de fonction : - autorisation et comptabilisation des écritures de redressement et de rectification aux opérations diverses - autorisation et comptabilisation en pertes et profits. - Relevé des temps de travail et établissement des bulletins de paie - Établissement des bulletins de paie et centralisation de la paie La règle des contrôles systématiques des taches : autorégulation et contrôle automatique. La supervision : elle repose sur : -les comptes rendus systématiques - le suivi de réalisation des instructions et la revue des travaux Et la règle de définition formalisée des taches et responsabilités de chacun 2-2 des méthodes et procédures appropriées Une procédure appropriée est une procédure qui réalise l équilibre entre les trois impératifs suivants : - Elle doit être aussi simple que possible - Elle doit être efficace c est à dire qu elle n est pas à l origine de contre performance - Elle doit garantir la sécurité des transactions en emportant les preuves du bon déroulement des opérations Exemples de méthodes et procédures de contrôle internes appropriées - facturation de chaque bon de livraison selon le principe à chaque bon de livraison correspond une facture ou plus simplement suppression des bons de livraison et facturation immédiate de chaque sortie par un bon de livraison facture - pré numérotation des documents - séparation entre la caisse recette et la caisse dépense - contrôle de la valeur des stocks selon la formule arithmétique - renseignements bancaires sur la solvabilité des clients 2-3 un personnel de qualité adapté aux responsabilités encourues

6 6 2-4 des sécurités matérielles et sures 2-5 une saine maîtrise des risques

7 7 Les préalables à la mise en place d une fonction d audit interne. I- Organisation de la fonction Audit Interne Place dans la structure. Organigramme (prévu et actuel). Fiches de postes. Charte d audit interne. Compétences techniques et expérience professionnelles des auditeurs internes Guide d audit interne (manuel d audit interne). Documentation d audit (permanente /réglementation interne et externe). Rapports d audit interne. Suivi et évaluation des travaux d audit interne. LA CHARTE D AUDIT INTERNE Les responsabilités de l auditeur interne dans l entité doivent être clairement établies par la direction générale. Son activité doit lui permettre le plein accès aux documents, aux biens et aux personnes qui ont un rapport avec le sujet contrôlé. L auditeur doit être libre de vérifier, d estimer la valeur des politiques, des plans, des procédures et des rapports. Une charte d audit interne doit indiquer notamment les aspects suivants de la fonction d audit interne. Objectifs et champ d action. Responsabilités et autorités. Indépendance. La charte d audit interne sera signée par la direction générale et communiquée à l ensemble des centres de responsabilités de l entité. Le statut de la fonction d audit interne et le soutien que lui apporte la direction générale sont des déterminants majeurs de sa portée et de sa valeur. LE MANUEL D AUDIT INTERNE Il s agit d un guide technique pour organiser, planifier et mener les missions qui sont confiées à l auditeur interne. Ce guide décrit l approche à suivre pour la conduite d une mission d audit interne, l organisation des dossiers et des papiers de travail, les techniques particulières d audit (échantillonnage et audit informatique par exemple). Le manuel comporte l organigramme de la division audit interne et ses fiches de fonctions, décrit les procédures d établissement des programmes d activités et des budgets, de la gestion de la documentation d audit, de contrôle des travaux (feuille de temps etc.)

8 8 LE PLAN D AUDIT INTERNE Le plan d audit interne doit être établi en commun accord avec les centres de responsabilités de l entité. Une consultation préalable de chaque unité devrait permettre d identifier les risques associés aux procédures, d évaluer leurs importances et de planifier, en conséquence l intervention. Le plan d activité sera approuvé en dernier ressort par la direction générale et prend alors force exécutoire. Le temps des auditeurs ne peut être alloué totalement au plan. Une fraction du temps disponible se trouve, en effet, inévitablement absorbée par des missions à caractère impératif qu il n était pas possible de prévoir au début de l exercice. Enfin, d un point de vue pratique, le plan d activité doit préciser la date des interventions et l affectation des chargés de mission qui en assument la responsabilité. L exécution des actions d amélioration et de simplification décidées par la commission des suites ainsi que la mise à jour (ou la révision) des manuels des procédures incombent au service organisation. II. LES OUTILS D AUDIT INTERNE Toute fonction a ses propres outils. L audit interne se base sur plusieurs outils bien diversifiés. Nous pouvons signaler en particulier : 1) Le dossier permanent d audit Le dossier permanent d audit constitue un répertoire d informations générales et particulières sur la vie de l entreprise ainsi que le déroulement de chaque mission d audit interne tant sur ses actions antérieures que sur ses interventions. Le dossier permanent peut contenir les matières utiles notamment : L organisation générale de l entreprise incluant des informations sur les différents organigrammes, des résumés sur les procédures opérationnelles, des schémas et descriptions des différentes opérations effectuées dans le cadre de l activité générale de l entreprise (références, notes générales, notes d organisations, notes des procédures propres à chaque direction, notes de service ) Les copies des contrats, compensations et documents officiels qui engagent l entreprise à moyen et long terme Les documents relatifs à la constitution des filiales, contrats d association, conventions, cahiers des charges, les textes de lois décrets, et autres textes réglementaires Les comptes redus des révisions des programmes d audit effectuées avec la direction générale sur les besoins et les problèmes rencontrés Les rapports d audit antérieurs et les réponses reçues des directions auditées Enfin, le document permanent d audit doit être considéré comme l outil de base de l auditeur interne puisqu il constitue le point de départ pour une future opération d audit. 2) Le dossier annuel ou dossier de mission : Le dossier annuel ou dossier de mission. Il s agit du dossier courant ou dossier de mission de l auditeur utilisé est mis à jour au cours de l année. Il doit contenir sans que cette liste soit limitative : Etats comptables et financiers de l entreprise Factures et supports disponibles des dépenses effectuées, objet de l audit. Prévisions et réalisation budgétaire mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles

9 IMAC Audit & Conseil Rapport du Commissaire aux comptes Correspondances avec les fournisseurs, les clients des autres organismes avec lesquels l entreprise a des relations professionnelles (Caisse Nationale de la Sécurité Sociale, Douanes, Recettes des finances, Bureaux d avocats, Tribunaux, Bureaux des consultants, Bureaux d études ) Toutes recommandations de la Direction Générale au Conseil d Administration Les Notes de missions, leurs étendues, les champs d intervention, le cadre d intervention, les points spécifiques Plan d intervention Budget, coût et temps alloués à la mission 9 3) Les feuilles de travail Les feuilles de travail constituent un recueil des informations collectées auprès des personnes contactées lors de l examen du dispositif de contrôle interne ou en examinant les opérations, objet de l audit. Elles sont utilisées par l auditeur pour permettre de suivre l évolution des missions et d émettre des conclusions à chaque étape d intervention. Elles serviront de support à son rapport d audit puisqu elles lui permettent de transférer ses conclusions dans les rapports intérimaires et dans le rapport final. Les feuilles de travail doivent être classées conformément aux étapes d audit prévues par le programme d audit de l auditeur afin de pouvoir s y référer facilement. Enfin, les feuilles de travail renferment certaines informations et des conclusions succinctes, claires, pertinentes, fondées étayées par les supports et justificatifs nécessaires. 4) Le planning de déroulement de l opération d audit Il s agit essentiellement d un planning annuel de cheminements des interventions de l auditeur interne. Il est considéré comme un moyen d engager la Direction d audit dans les plans d audit et l étendue de ses activités en indiquant en détail les projets d audit à réaliser au cours de l année. Le planning montre comment des fonctions clés sont examinées selon des périodicités déterminées ou à des intervalles prévus. Il simplifie énormément le travail d affectation des taches aux assistants. Le planning doit aussi indiquer pour chaque projet d audit, la nature de l audit à effectuer et fournir une estimation du temps nécessaire. Le planning est ainsi structuré : Pour chaque projet d audit, on indique les références par dossier annuel ou de mission, les dates critiques de réalisation des opérations d audit ainsi que les urgences qui doivent être clairement mentionnées. La référence aux dits programmes (questionnaire et guide d action) ainsi que la nature de l audit à effectuer doivent être spécifiées. Les références d intervention prévues dans le cadre de programme spécifique et le nombre de jours alloués. 5) Les questionnaires d audit ou check-list Les questionnaires d audit constituent pour l auditeur interne un moyen de se familiariser avec les procédures de gestion de l entreprise et d effectuer une enquête préliminaire sur le déroulement des opérations.

10 Ces questionnaires sont élaborés par l auditeur interne de telle sorte qu il puisse percevoir les véritables objectifs, déceler les contrôles clés, comprendre le style et les particularités de a direction et apprécier la qualité du personnel. 10 C est ainsi qu il lui est possible de déterminer la nature de l audit à appliquer, d élaborer un guide d action logique et sensé et de constituer une base pour les examens qu il aura à effectuer. Établis sous forme de check-list, les questionnaires lui permettent d évaluer et de mesurer l efficacité du dispositif interne établi par les responsables opérationnels. Toute défaillance constatée au niveau du système de contrôle opérationnel est pour l auditeur interne une indication pour l extension de son test et de champs d investigations. L entretien est une méthode très utilisée pour l évaluation de la personnalité et un moyen de faire parler le sujet de ses réactions. Si la plupart des entretiens ne sont pas directifs, certains ont recours à un questionnaire. L enquêteur expérimenté prête attention à ce qui est dit tout en observant la corrélation entre les réponses et le comportement non verbal, comme l expression du visage. Les observations directes sont menées dans un cadre professionnel approprié. Dans ce cas, le spécialiste note les réactions du sujet aux situations quotidiennes, ses réponses typiques et son comportement. III LA DÉMARCHE DE L AUDIT INTERNE III-1 Préparation de la mission L ordre de mission La prise de connaissance de l unité à auditer L identification des points de contrôle et des risques Le dossier de travail (plan de la section, Approche TOP DOWN) III-2 Réalisation de la mission La réunion d ouverture Le travail sur terrain Le questionnaire L interview Le sondage Les rapprochements La circularisation Les outils de description (l observation physique, le manuel des procédures, la F.R.A.P) III-3 La conclusion de la mission Le projet de rapport La réunion de clôture Le rapport définitif Commission des suites. Planning des améliorations et des simplifications des plans d organisation et des procédures (moyens humains, matériels et financiers, date de conception et de mise en service ) Service d organisation (exécution du planning, mise à jour du manuel des procédures, notes de service).