Système Connexion pour les fournisseurs de services du SIEO Guide d utilisateur pour les fournisseurs de services

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1 Système Connexion pour les fournisseurs de services du SIEO Guide d utilisateur pour les fournisseurs de services Chapitre 4 : Gestion des fournisseurs de services Version : 1.0 Octobre 2015

2 Versions du document Version # Date Description V 1.0 Septembre 2015 Première version Parution 3 Version 1.0 Page 2 de 17

3 Contents 4 Gestion des fournisseurs de services Introduction Rôles et responsabilités Vue d ensemble de la page Fournisseur de services Panneau Détails sur l entreprise Vue d ensemble de la page Site [ID du site] Annexe 1 : Avis de relatifs au certificat d assurance Parution 3 Version 1.0 Page 3 de 17

4 4 Gestion des fournisseurs de services 4.1 Introduction Le système Connexion pour les fournisseurs de services () gère l information et automatise les processus d affaires relatifs à la prestation de certains programmes de paiement de transfert (PT) entre les fournisseurs de services et le ministère. Le présent chapitre met l accent sur la manière dont les renseignements sur l entreprise et les points de service du fournisseur de services sont affichés et maintenus par les utilisateurs du ministère et du fournisseur de services. Pour cette parution de, les renseignements sur le fournisseur de services sont gérés dans le SGC du SIEO et dans. Le dossier du fournisseur de services, appelé Profil du fournisseur de services, est unique à chaque organisme. À l heure actuelle, les renseignements de base sur le Profil du fournisseur de services proviennent du Profil du fournisseur de services dans le SGC du SIEO (pour obtenir des renseignements sur la manière de modifier les renseignements du Profil du fournisseur de services dans le SGC du SIEO, consultez le Chaptre 4 Renseignements sur le fournisseur de services et gestion des utilisateurs du Guide de l utilisateur pour les fournisseurs de services du SGC du SIEO). Les champs du Profil du fournisseur de services qui sont gérés dans font l objet d une discussion dans les sections 4.3. Vue d ensemble de la page Fournisseur de services et 4.4 Vue d ensemble de la page Point de service [ID du point de service] ci-dessous. Pour afficher la page Profil du fournisseur de services, cliquez sur la section Fournisseur de services dans la partie supérieure de la page. 4.2 Rôles et responsabilités Les titulaires des rôles d administrateur du fournisseur de services (AFS) et d autorité de soumission du fournisseur de services (ASFS) peuvent afficher leur page Profil du fournisseur de services et ajouter, modifier ou supprimer les champs Site Web et Certificat d assurance du fournisseur de services des panneaux Détails sur l entreprise. 4.3 Vue d ensemble de la page Fournisseur de services Parution 3 Version 1.0 Page 4 de 17

5 La page Fournisseur de services contient sept panneaux, qui sont décrits ci-dessous. Le panneau Profil du fournisseur de services contient les renseignements suivants : ID du fournisseur de services (ID du point de service) Nom légal Nom de l entreprise Numéro de fournisseur IFIS Statut (de l organisme) Langue préférée (de l organisme) Ces champs sont gérés dans le SGC du SIEO. Remarque : Le champ Langue préférée est utilisé pour définir la langue dans laquelle le système transmettra l information au fournisseur de services concernant les plans d activités, les ententes, les avis du système, etc. Le panneau Adresse contient les renseignements suivants : Adresse de l entreprise Adresse postale Ces champs sont gérés dans le SGC du SIEO. Le panneau Détails sur l entreprise contient les renseignements suivants : Parution 3 Version 1.0 Page 5 de 17

6 Adresse du site Web Date de mise à jour du site Web Commentaires du fournisseur de services concernant le certificat d assurance Ces champs sont gérés dans par le fournisseur de services. Pour obtenir des renseignements supplémentaires, voir la section Panneau Détails sur l entreprise. Le panneau Personnes-ressources de l entreprise contient les renseignements suivants : Nom Type de contact (voir ci-dessous) Titre Téléphone Courriel Le champ Type de contact est un menu déroulant contenant les valeurs Personneressource de l entreprise, Signataire principal, Signataire secondaire, Personneressource du site et Autre. Une seule option peut être choisie pour chaque personneressource; par conséquent, si la personne-ressource est le signataire principal ou secondaire et plus d une des autres options, le Type de contact Signataire doit être assigné. Si la personne-ressource est la Personne-ressource du site, cette information devrait être saisie dans le panneau Site de prestation de services de la page Afficher le fournisseur de services [ID] (voir la section 4.4 Vue d ensemble de la page Site [ID du site]). Parution 3 Version 1.0 Page 6 de 17

7 Le signataire principal est la personne dans l organisme du fournisseur de services qui a été désignée comme personne qui signe les documents au nom de l organisme (p. ex., ententes, ententes modificatrices, etc.). Si l organisme a une autre personne désignée pour signer des documents, elle doit avoir le Type de contact Signataire secondaire. Ces champs sont gérés dans par le ministère. Le panneau Sites de prestation de services énumère tous les sites ayant le statut Actif associés à l organisme fournisseur de services, et affiche les renseignements suivants : ID du site (lien avec la page de profil Site [ID du site] profile page) Nom de l entreprise Adresse de l entreprise Programmes Ces champs sont gérés dans le SGC du SIEO. Parution 3 Version 1.0 Page 7 de 17

8 Le panneau Afficher les ententes actives énumère toutes les ententes ayant le statut Actif associées à l organisme fournisseur de services, et affiche les renseignements suivants : Programme Numéro du bon de commande (lien avec la page Entente page) Statut Exercice financier Région Ces champs sont peuplés par le système. Pour obtenir des renseignements supplémentaires, voir le Chapitre 2 Gestion des ententes. Le panneau Afficher les trousses de plans d activités énumère toutes les trousses de plans d activités associées à l organisme fournisseur de services dont le statut n est pas Fermé. Dans le cas de fournisseurs qui ont des plans d activités pour plus d une région, une trousse distincte pour chaque région sera affichée. Les renseignements suivants s affichent : Programme ID (l ID du modèle est un numéro unique assigné par le système lors de la création du modèle; lien vers la page Plan d activités) Statut Date d entrée en vigueur Date de fin Ces champs sont peuplés par le système. Parution 3 Version 1.0 Page 8 de 17

9 4.3.1 Panneau Détails sur l entreprise Les champs du panneau Détails sur l entreprise sont uniques à et ne sont pas disponibles dans le SGC du SIEO. Comme discuté dans la section 4.2 Rôles et responsabilités, les champs Site Web et Certificat d assurance spécifique au fournisseur de services sont gérés par le fournisseur de services. Lorsqu un certificat d assurance est à 30 jours et à 15 jours de sa date d expiration, le système enverra un avis à la personne-ressource du fournisseur de services pour indiquer qu un certificat d assurance mis à jour doit être envoyé au ministère. Une fois la date d expiration passée, le système enverra un avis au fournisseur de services et les paiements planifiés seront retenus jusqu à ce que le ministère mette à jour le champ Date d expiration du certificat d assurance. Le panneau Liste des dates d expiration des certificats d assurance sur le Tableau de bord présentera le site et la date d expiration, Une fois le champ mis à jour, il concerne toutes les régions qui ont des activités avec le fournisseur de services. Voir l annexe 1 pour obtenir des exemples des courriels d avis. Les étapes suivantes décrivent la marche à suivre pour mettre à jour les champs de la page Détails sur l entreprise. Étapes du système Étape 1 : Tableau de bord À partir du Tableau de bord, cliquez dans la section Fournisseur de services. Parution 3 Version 1.0 Page 9 de 17

10 Étape 2 : Afficher le fournisseur de services [ID du site] Dans le panneau Détails sur l entreprise, cliquez sur le bouton MODIFIER. Étape 3 : Afficher le fournisseur de services [ID du site] Mettez à jour les renseignements requis et cliquez sur SAUVEGARDER pour sauvegarder les mises à jour ou sur ANNULER pour revenir en arrière sans sauvegarder les mises à jour. (Le champ Commentaires peut contenir un maximum de 250 caractères.) Parution 3 Version 1.0 Page 10 de 17

11 4.4 Vue d ensemble de la page Site [ID du site] La page Site [ID du site] peut être affichée en cliquant sur le lien ID DU SITE dans le panneau Sites de prestation de services sur la page Afficher le fournisseur de services [ID du site]. La page Site [ID du site] contient quatre panneaux, qui sont décrits ci-dessous. Le panneau Profil du point de service contient les renseignements suivants : Site (ID) Nom commercial du site Fournisseur de services (hyperlien vers la page Fournisseur de services) Courriel d avis d EO libre-service Langue de préférence Désigné francophone Renseignements sur le marché du travail Valeur de l indicateur d emplacement Affaires (adresse) Ces champs sont gérés dans le SGC du SIEO. Parution 3 Version 1.0 Page 11 de 17

12 Le panneau Personnes-ressources du site contient les renseignements suivants : Nom Type de contact Titre Téléphone Courriel Ces champs sont gérés dans par le ministère. Le panneau Afficher les services contient les renseignements suivants (un service est un programme) : Programme Numéro du bon de commande (lien avec la page Ententepage) Statut Date d entrée en vigueur Date de fin Conseiller en emploi et en formation Gestionnaire (bureau local du ministère) Bureau de la responsabilisation des PT (bureau local) Ces champs sont gérés dans le SGC du SIEO. Parution 3 Version 1.0 Page 12 de 17

13 Le panneau Afficher les plans d activités contient les renseignements suivants : Programme ID (numéro unique généré par le système; lien avec le plan d activités) Statut Date d entrée en vigueur Date de fin Ces champs sont gérés dans le SGC du SIEO. Parution 3 Version 1.0 Page 13 de 17

14 Annexe 1 : Avis de relatifs au certificat d assurance Avis par courriel : Tous les courriels d avis seront envoyés aux personnes-ressources figurant dans le panneau Personne-ressource de l entreprise sur la page du profil du Fournisseur de services (voir la section 4.3 Vue d ensemble de la page Fournisseur de services). Le CEF associé au site ou au programme recevra une copie des courriels. Tous les avis apparaîtront dans la boîte aux lettres régionale, dans la section Expéditeur. Courriel d avis de 30 jours relatif au certificat d assurance En français Expéditeur : [Boîte aux lettres régionale] Objet : 1 er avis d expiration du certificat d assurance [Nom légal du FS] Destinataire : [Personne-ressource du FS] [Nom légal du FS] Selon nos dossiers, le certificat d assurance de votre organisation expirera le [date d expiration du certificat]. Conformément à votre ou vos ententes, veuillez numériser et envoyer par courriel un certificat d assurance valide à [courriel régional] avec une copie à votre conseiller en emploi et en formation (CEF) au plus tard le [date d expiration du certificat]. Les paiements futurs ne peuvent pas être traités après la date d expiration du certificat d assurance, sauf si un nouveau certificat d assurance est reçu. Si vous avez des questions, veuillez prendre contact avec le CEF du MFCU. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l expression de mes sentiments les plus distingués. Région [nom de la région] Courriel d avis de 30 jours relatif au certificat d assurance En anglais From: [Region Mailbox] Subject: 1 st Notice for Certificate of Insurance Expiration - [SP Legal Name] To: [SP Corporate Contact] Parution 3 Version 1.0 Page 14 de 17

15 [SP Legal Name] According to our records the Certificate of Insurance for your organization will expire on [CoI expiration date]. As per your agreement(s), please scan and a valid Certificate of Insurance to [regional ] with a copy to your Employment and Training Consultant (ETC) on or before [CoI expiration date]. Future payments may not be processed after the Certificate of Insurance expiration date unless a new Certificate of Insurance is received. If you have any questions, please contact your MTCU ETC. Sincerely, [Region Name] Region Courriel d avis de 15 jours relatif au certificat d assurance En français Expéditeur : [Boîte aux lettres régionale] Objet : 2 e avis d expiration du certificat d assurance [Nom légal du FS] Destinataire : [Personne-ressource du FS] [Nom légal du FS] Selon nos dossiers, le certificat d assurance de votre organisation expirera le [date d expiration du certificat]. Conformément à votre ou vos ententes, veuillez numériser et envoyer par courriel un certificat d assurance valide à [courriel régional] avec une copie à votre conseiller en emploi et en formation (CEF) au plus tard le [date d expiration du certificat]. Les paiements futurs ne peuvent pas être traités après la date d expiration du certificat d assurance, sauf si un nouveau certificat d assurance est reçu. Veuillez ne pas tenir compte du présent avis si vous avez soumis récemment votre certificat d assurance mis à jour. Si vous avez des questions, veuillez prendre contact avec le CEF du MFCU. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l expression de mes sentiments les plus distingués. Région [nom de la région] Parution 3 Version 1.0 Page 15 de 17

16 Courriel d avis de 15 jours relatif au certificat d assurance En anglais From: [Region Mailbox] Subject: 2 nd Notice for Certificate of Insurance Expiration - [SP Legal Name] To: [SP Corporate Contact] [SP Legal Name] According to our records the Certificate of Insurance for your organization will expire on [CoI expiration date]. As per your agreement(s), please scan and a valid Certificate of Insurance to [regional ] with a copy to your Employment and Training Consultant (ETC) on or before [CoI expiration date]. Future payments may not be processed after the Certificate of Insurance expiration date unless a new Certificate of Insurance is received. Please note that if you have recently submitted your updated Certificate of Insurance, please disregard this notice. If you have any questions, please contact your MTCU ETC. Sincerely, [Region Name] Region Courriel d avis pour certificat d assurance expiré En français Expéditeur : [Boîte aux lettres régionale] Objet : 3e avis d expiration du certificat d assurance [Nom légal du FS] Destinataire : [Personne-ressource du FS] [Nom légal du FS] Selon nos dossiers, le certificat d assurance de votre organisation a expiré. Conformément à votre ou vos ententes, veuillez numériser et envoyer par courriel un certificat d assurance valide à [courriel régional] avec une copie à votre conseiller en emploi et en formation (CEF) au plus tard le [date d expiration du certificat]. Les paiements futurs ne peuvent pas être traités après la date d expiration du certificat d assurance, sauf si un nouveau certificat d assurance est reçu. Veuillez ne pas tenir compte du présent avis si vous avez soumis récemment votre certificat d assurance mis à jour. Parution 3 Version 1.0 Page 16 de 17

17 Si vous avez des questions, veuillez prendre contact avec le CEF du MFCU. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l expression de mes sentiments les plus distingués. Région [nom de la région] Courriel d avis pour certificat d assurance expiré En anglais From: [Region Mailbox] Subject: 3rd Notice for Certificate of Insurance Expiration - [SP Legal Name] To: [SP Corporate Contact] [SP Legal Name] According to our records the Certificate of Insurance for your organization has expired. As per your agreement(s), please scan and a valid Certificate of Insurance to [regional ] with a copy to your Employment and Training Consultant (ETC) on or before [CoI expiration date]. Future payments may not be processed after the Certificate of Insurance expiration date unless a new Certificate of Insurance is received. Please note that if you have recently submitted your updated Certificate of Insurance, please disregard this notice. If you have any questions, please contact your MTCU ETC. Sincerely, [Region Name] Region Parution 3 Version 1.0 Page 17 de 17

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