MEDICAB 8.90 Manuel de l utilisateur

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1 MEDICAB 8.90 Manuel de l utilisateur RDServices 290, route de St-Dionisy LANGLADE Tél Fax Web sante@rds.net

2 TABLE DES MATIERES MEDICAB 8.90 Manuel de l utilisateur Utilisation de MEDICAB Premier lancement de MEDICAB Navigation Fenêtre de gestion standard Les différentes versions de MEDICAB La gestion des dossiers Patient La saisie d une consultation L historique et antécédents du patient Les pièces jointes Création des feuilles de soins Sélection du bénéficiaire Informations du bénéficiaire (Etape 1) Informations réglementaires (Etape 2) Cotation des actes (Etape 3) Création de la Facture (Etape 4) Validation de la Facture (Etape 5) Télétransmission Envoyer les factures électroniques Ré émettre une facture électronique Traiter manuellement une facture en rejet Annuler une facture non transmise Rectifier ou annuler une DRE Visualiser les factures Gestion du lecteur TLA Initialisation du lecteur Déchargement des données Honoraires et encaissements Gestion de l emploi du temps Navigation dans l agenda Ajouter un rendez-vous Déplacer un rendez-vous Annuler un rendez-vous Rechercher les rendez-vous Paramétrages du logiciel Facturation Encaissements Agenda Lecteur de carte Télétransmission Bases médicamenteuses Configuration des titres Impression Divers Utilitaires Identification du professionnel de santé Tarification Nomenclature Gestion des prestations NGAP Gestion des prestations CCAM Gestion des organismes de l Assurance Maladie Obligatoire Gestions conventions AMC Centres de services AMC Pharmacopée et ordonnances Tables d items Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 2

3 9.11. Divers et outils Outils de maintenance et de réparation Vérification des index Vérification des mémos Sauvegarde des données Restauration des données Création des fichiers de la base Suppression des fichiers d archives Export des données Fonctionnement multi utilisateur Initialisation des chemins Gestion des utilisateurs Gestion des droits Sauvegardes des données Outils de maintenance Lexique Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 3

4 1. Utilisation de MEDICAB 1.1. Premier lancement de MEDICAB Lors du premier lancement, MEDICAB vous demande en premier lieu de vous identifier. Pour plus de détail sur cette opération très importante consulter le Navigation La navigation dans les fenêtres est gérée par deux types de bouton : Les boutons avec une flèche vers la droite de couleur verte : MEDICAB valide les saisies de la fenêtre en cours et passe à l écran suivant. Les boutons avec une flèche vers la gauche de couleur rouge : MEDICAB n enregistre pas les saisies et retourne sur l écran précédent Fenêtre de gestion standard Ces fenêtres servent à gérer une table ou liste de données. Il est donc facile de créer, modifier ou supprimer une donnée de la table. MEDICAB utilise de nombreuses fenêtres basées sur le même principe pour gérer les différentes tables. Prenons par exemple la fenêtre de gestion des correspondants. Ajouter un correspondant : Cliquez sur le bouton «Ajouter». Un code est automatiquement choisi. Complétez ensuite avec la saisie des champs puis enregistrez par le bouton «Ok» Modifier un correspondant : Sélectionnez la ligne à modifier puis cliquez sur «Modifier». Le double-clic sur la ligne a la même action. Vous pouvez utiliser le champ de recherche rapide pour accélérer la recherche. Une fois les données affichées, corrigez les champs puis enregistrer par bouton «Ok». Supprimer un correspondant : Sélectionnez la ligne à effacer puis cliquez sur «Supprimer». L enregistrement est supprimé après confirmation à l aide du bouton «Ok». Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 4

5 1.4. Les différentes versions de MEDICAB MEDICAB existe en plusieurs versions. L installation de déroule de la même manière quelle que soit la version. Seule votre clé d activation initialise le logiciel avec l une ou l autre version MEDICAB FSE Lecture des cartes Vitale et CPS Création des FSE et DRE Télétransmission des FSE et DRE Gestion des remplaçants Gestion des honoraires avec export en comptabilité Gestion de l emploi du temps et rendez-vous MEDICAB Standard Les fonctionnalités de MEDICAB FSE Gestion du dossier patient Rédaction des ordonnances, certificats et prescriptions Interfaces avec les bases de données VIDAL Détection et alertes sur les interactions médicamenteuses Import et décodage des résultats de laboratoires au format HPRIM MEDICAB Plus Les fonctionnalités de MEDICAB Standard Détection et alertes sur contre-indications dans les ordonnances La recherche multicritères et statistiques d activités Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 5

6 2. La gestion des dossiers Patient 2.1. La saisie d une consultation Le scénario de consultation La première des tâches est l identification du patient. Cette identification est possible soit en effectuant une lecture de la carte Vitale (conseillé pour éviter les erreurs de saisie et pour connaître avec précision les droits des bénéficiaires à la date des soins) soit par une sélection dans la liste. Cette recherche peut être facilitée par la saisie des premières lettres du nom dans le champ de «Recherche rapide» ou par filtrage des champs en cliquant sur la petite loupe en tête de colonne. Il est possible de rechercher par : Nom Prénom Non de jeune fille Date de naissance Un dossier Patient peut être archivé. Pour rechercher dans ces archives, cochez la case «Voir les patients archivés». Une fois le patient identifié, la fiche de consultation est affichée : Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 6

7 L écran de consultation est composé de plusieurs zones modifiables par un clic sur les boutons bleus en haut de chaque zone. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 7

8 Les antécédents : Type d antécédent : les antécédents sont réunis dans quatre onglets : Pathologies, Actes chirurgicaux, Antécédents divers, Antécédents allergiques. Ils peuvent être sélectionnés soit à partir d un liste indicative, soit par une recherche rapide, en tapant les premières lettres dans le cadre «Rech». Les antécédents qui apparaissent en bleu peuvent être soumis à ALD. Seuls les antécédents précédés du logo «V» (extraits du Vidal) pourront être pris en compte dans le cadre des alertes sur allergies, contre-indications, etc Origine de l antécédent : Après avoir défini un antécédent, MEDICAB vous propose d en préciser l origine : Personnel ou familial. Dans ce dernier cas, on proposera le parent concerné jusqu'à la deuxième génération ascendante. s'il s'agit d'une Affection Longue Durée (ALD 30), une fenêtre apparaît dans la fiche Antécédent. Cochez "Oui" et entrez la date de début de l'ald pour constitution du dossier et la date de fin de validité de l'ald. La description de l ALD sélectionnée peut être visualisée à l écran en cliquant sur le bouton bleu «ALD». Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 8

9 le ou les antécédents du patient apparaissent dans la deuxième moitié de la fiche. Il est possible de supprimer un antécédent en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton «Supprimer un antécédent» ou à l aide du clic droit de la souris. Quel que soit le type d antécédent, il est possible de préciser la date et, le cas échéant en ce qui concerne les affections, la périodicité, le type de germe, etc. Pour ce faire, il suffit de double-cliquer sur l antécédent sélectionné et de saisir le texte dans la fiche correspondante. Pour revenir sur la fenêtre «Consultation/Visite», cliquer sur le bouton «Consultation» Les traitements en cours : En cliquant sur ce bouton, vous pouvez sélectionner le ou les médicaments que vous prescrivez au patient actuellement ou qui ont été prescrits antérieurement par vous-même ou un confrère et préciser les dates de début et de fin du traitement. Ils apparaîtront dans la fiche consultation. Les traitements peuvent être sélectionnés, soit à partir de votre pharmacopée personnelle, soit par importation si vous disposez d une base Vidal sur cédérom. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 9

10 MEDICAB termine automatiquement les traitements, lorsque la date de fin a été saisie. Toutefois, ils pourront être visualisés à l écran en cliquant sur «Voir les traitements terminés». Vous pouvez importer ces traitements en cours, à partir d une ordonnance existante à l aide du bouton «Importer Ordonnance». Les vaccins : Dans la première partie de la fenêtre, double-cliquez sur le vaccin concerné ou sélectionnez-le et cliquez sur la flèche vers le bas. Il apparaîtra dans la deuxième partie. Les colonnes Date, Rappel, Nbre de mois avant rappel peuvent être modifiées ou renseignées en cliquant dessus. Vous pouvez déplacer, copier ou supprimer le ou les vaccins au moyen du clic droit de la souris. Mémo thérapeutique : Saisie directe d un texte qui peut également saisi dans une fenêtre plus grande par un clic sur le bouton. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 10

11 Motif de la consultation, Examens, Positions Diagnostiques : Choix à partir d une liste ou saisie d'un nouveau motif en cliquant sur le bouton "Nouveau" Les items de positions diagnostiques précédés par le logo «V» pourront être utilisés pour la gestion des contre-indications via le Vidal. Items de Surveillance : Ce sont des indicateurs généralement numériques, qui permettent de relever les valeurs propres au patient à l occasion de chaque examen médical et d en suivre l évolution. Ces items de surveillance comportent plusieurs avantages : vous pourrez créer un ou plusieurs profils de surveillance en fonction de votre spécialité, de vos pratiques médicales (standard, pédiatrie, médecine sportive, etc.) et l attribuer au patient que vous suivez. ils sont conservés pour chaque consultation et visibles dans l historique du patient. Si les valeurs des items de surveillance sont numériques, vous pouvez surveiller leur évolution sous forme de graphes (clic droit de la souris sur la ligne «Items de surveillance» dans l historique du patient. A l occasion d une nouvelle consultation, vous pouvez attribuer le profil qui correspond au patient en cliquant sur le bouton bleu «A surveiller». Sélectionnez le profil (dans notre exemple «Standard «), les items apparaissent dans la fenêtre de droite. Vous pouvez prendre en compte tous les items ou ne cocher, au moyen du bouton «cocher», que ceux qui vous intéressent pour l examen d un patient donné. Par la suite, à chaque consultation de ce patient, cette liste d items vous sera proposée. Elle n est pas figée ; il vous est possible de rajouter des items, si l examen est incomplet ou d en supprimer, s ils vous paraissent superflus. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 11

12 En cliquant sur le bouton «Analyse», un graphique de l évolution des valeurs de l item dans le temps est affiché La prescription de médicaments Si, à la fin de la consultation, vous décidez de rédiger une ordonnance de médicaments, la fenêtre cidessous apparaîtra à l écran. Dans la partie supérieure gauche, les antécédents, traitements en cours et vaccins sont rappelés. Ils vous aident dans le choix de la prescription médicamenteuse (allergies, interactions médicamenteuses pour les traitements en cours) Ils peuvent être modifiés (ajoutés ou supprimés) au moyen du clic droit de la souris, sans que vous ayez à revenir dans la consultation. Le choix des médicaments peut se faire soit à partir d une pharmacopée personnelle, de la base des D.C.I. (Dénomination Commune Internationale) ou bien soit au moyen d une base de données Vidal Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 12

13 externe. Dans le dernier cas, l'interaction médicamenteuse (I.A.M.) ou les contre-indications de médicaments prescrits pour un même patient et les contre-indications sur allergies sont signalées par un point clignotant rouge (dans la version MEDICAB+ uniquement). Dans le cas d interactions médicamenteuses, MEDICAB propose de visualiser le détail des interactions. Ordonnance bizone : La figure ci-dessous présente le cas d'une ordonnance bizone pour des affections longue durée : la partie supérieure concerne les prescriptions de médicaments relatives à l'ald dont souffre le patient, la partie inférieure a trait à une prescription de médicaments hors ALD. Cette ordonnance est proposée automatiquement pour les patients en ALD ou manuellement par un clic sur le bouton «Bizone» Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 13

14 Il est possible de : Ajouter un commentaire relatif à un médicament (exemple : à renouveler pendant 3 mois par exemple), en cliquant sur le bouton «Commentaires» soit par saisie directe, soit en sélectionnant un modèle. Ce commentaire apparaîtra à l impression en fin d ordonnance. Supprimer un ou plusieurs médicaments en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton «Supprimer ALD30» ou «Supprimer non ALD30» selon le cas. Déplacer un ou plusieurs médicaments dans le corps de l ordonnance au moyen des flèches bleues sur le coté droit. Déplacer un ou plusieurs médicaments d une zone à l autre grâce aux flèches bleues dans le cas d une ordonnance bizone. Renouvellement d ordonnance : En cochant «Renouveler», MEDICAB vous affiche automatiquement l historique des ordonnances du patient, afin que vous puissiez sélectionner une ordonnance que vous renouvellerez en cliquant sur «Choisir». Celle-ci apparaîtra dans l ordonnance du jour. Vous pouvez bien entendu ajouter d autres médicaments, s il y a lieu. Substitution : Permet avec l aide du Vidal de substituer un ou plusieurs médicaments de l ordonnance par son équivalent (s il existe) en médicament générique. Bibliothèque : Vous pouvez définir à l avance des bibliothèques d ordonnance pour les cas courants. En cliquant sur le bouton «Bibliothèque» vous pouvez gérer (insérer ou définir) cette bibliothèque personnelle. Pharmacopée personnelle : La liste personnelle des médicaments peut être complétée au fur et à mesure en cliquant sur le bouton «Ajouter». Une fiche apparaît comportant plusieurs champs qu il suffit de renseigner en fonction des éléments fournis par le laboratoire. Il est important de préciser la forme et la présentation du médicament en cliquant sur le bouton «Formes et Présentations». Lors de la rédaction d une ordonnance, cette fenêtre apparaîtra automatiquement, afin de sélectionner la présentation souhaitée. Lorsque vous avez choisi un médicament (par double-clic sur le nom du médicament ou bien par un clic sur le bouton «Insérer Méd.»), vous pouvez définir le traitement en renseignant la fenêtre «Posologie» : durée en nombre de jours, quantité et périodicité de chaque prise. Toutefois, si vous Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 14

15 prescrivez une posologie saisie préalablement dans la fiche d un médicament au moment de sa création, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Posologie par défaut». Si vous disposez du Vidal, vous pourrez visualiser et vérifier la posologie d un médicament en cliquant sur le bouton «Posologie Vidal» La prescription d actes Dans cette fenêtre, vous pouvez saisir et imprimer une prescription d actes (actes infirmiers, actes de rééducation ) à partir de la liste des prestations NGAP ou bien à partir du modèle que vous aurez défini à l avance La rédaction de courriers Dans cette fenêtre, vous pouvez saisir et imprimer un courrier destiné à un confrère ou spécialiste à partir de la liste de vos correspondants ou bien à partir du modèle que vous aurez défini à l avance. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 15

16 La rédaction de certificats Dans cette fenêtre, vous pouvez saisir et imprimer un certificat d arrêt de travail, d accident de travail ou bien à partir du modèle que vous aurez défini à l avance La facturation des actes La facturation des actes se fait avec l assistant de création des FSE. Pour voir plus en détail, le processus de création voir le paragraphe L historique et antécédents du patient L accès à l historique du patient est possible en cliquant sur le bouton «Historique patient» de la fiche Patient ou bien à partir du bouton «Historique» présent sur les fenêtres du logiciel. Il est possible de supprimer une consultation ou visite à partir de cet écran. Vous pouvez aussi rechercher un terme (médicament, motif, examen ) en entrant les premières lettres dans le champ de recherche et lancer cette recherche à l aide du bouton «F3-Rechercher». Les honoraires délivrés sont consultables à l aide du bouton «Honoraires». Attention : MEDICAB n affiche pas par défaut toutes les consultations et visites. Vous devez cochez «Voir toutes les dates» pour voir l ensemble de l historique. Cette fonctionnalité est configurable dans les paramètres du logiciel. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 16

17 2.3. Les pièces jointes Les fichiers textes et images Dans MEDICAB, il est possible de joindre au dossier du patient toutes sortes de documents numériques (images, textes, graphiques ). Cet attachement peut se faire à deux niveaux : - Dans le dossier du patient - Dans une consultation Pour joindre un document, cliquez sur le bouton orange «Pièces Jointes». La liste des pièces jointes enregistrées s affiche. Pour ajouter un document cliquez sur «Ajouter», recherchez le fichier à l aide du bouton «Parcourir» et compléter la fiche. Vous pouvez effacer le fichier source en cochant la case. Attention dans ce cas, le fichier source sera définitivement supprimé et copié dans le dossier de MEDICAB. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 17

18 Attention le volume occupé par ces documents peut rapidement grossir et pénaliser la gestion des sauvegardes. Nous vous conseillons donc d enregistrer au maximum les images au format JPEG et les courriers au format texte ou Word (après une reconnaissance de caractère si les documents ont été scannés) Scanner un document Si vous possédez un scanner muni d un driver TWAIN, vous pouvez insérer directement un document en pièce jointe depuis le scanner Les résultats de laboratoire Les fichiers au format HPRIM peuvent être insérés avec le même principe que les pièces jointes. MEDICAB est capable de décrypter et rapprocher vos résultats de biologie d un dossier Patient. Attention MEDICAB ne s occupe pas du transport de ces fichiers. Pour utiliser cette fonctionnalité vous devez donc vous abonner à un service de transfert de ces messages (par exemple la solution BIOSERVEUR, APICRYPT ou autres). Avant toutes choses, vous devez définir un dossier de réception où seront archivés les messages reçus. Ce paramétrage doit être fait en fonction du système choisi pour la réception. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 18

19 3. Création des feuilles de soins Cliquez sur le bouton «Feuilles de soins» depuis le menu principal Sélection du bénéficiaire La sélection d un bénéficiaire est possible de multiple façon. L utilisateur choisit la méthode en cochant la case de l action demandée et en cliquant sur le bouton «Suivant>» A partir de la lecture d une carte Vitale Cliquez sur le bouton «Feuilles de soins», cochez «Je veux lire une carte Vitale» puis «Suivant>» La lecture de la carte Vitale est déclenchée et la liste des bénéficiaires présents sur la carte est affichée. En début de session, le code porteur de votre carte CPS peut être demandé sur le lecteur de carte. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 19

20 L utilisateur choisit un bénéficiaire. S il n est pas présent dans la base, un message demande la confirmation de la création. Si la carte ne comporte qu un seul bénéficiaire, la fiche d information est directement affichée. Les données AMC ne sont jamais mises à jour automatiquement. En cas de différence entre les données de la carte et les données stockées dans la base une question demande la confirmation de mise à jour A partir d un patient enregistré dans la base Cliquez sur le bouton «Feuilles de soins», cochez «Je veux sélectionner un bénéficiaire existant» puis «Suivant>» La liste de sélection est affichée. Il possible de faire des recherches rapides (par Nom, Prénom, Nom de jeune fille et Date de naissance) en cliquant sur la petite loupe en tête de colonne et en entrant les premières lettres du terme recherché ou par le champ de recherche rapide A partir d une saisie manuelle Cliquez sur le bouton «Feuilles de soins», cochez «Je veux saisir les informations du bénéficiaire» puis «Suivant>» L utilisateur peut saisir une fiche Patient à partir d un support présenté (Carte assuré, bulletin de salaire ). Toutes les informations de cette fiche sont à saisir sauf le code couverture lu exclusivement sur les cartes Vitales. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 20

21 Sécurisation des factures désynchronisées Cliquez sur le bouton «Feuilles de soins», cochez «Je veux sécuriser les FSE/DRE désynchronisées» puis «Suivant>» Les factures crées en mode désynchronisé (sans carte CPS) nécessitent d être sécurisées avec la carte du professionnel de santé pour être télétransmises. Dans ce cas il faut cocher les factures et cliquez sur le bouton «Suivant >». Après saisie du code porteur, les factures électroniques sont sécurisées et mise en attente de télétransmission Facturation d une consultation ou visite Cliquez sur le bouton «Feuilles de soins», cochez «Je veux facturer une consultation ou visite» puis «Suivant>» (Attention option seulement activée dans MEDICAB+) Vous pouvez créer une feuille de soins électronique à partir d une saisie préalable. Par exemple, le médecin effectue la saisie du dossier médical et le secrétariat facture et encaisse les honoraires. Pour cela il existe deux solutions : Le médecin rempli le dossier médical, ne cote pas les actes dispensés et valide la consultation ou visite (repère : point bleu dans la liste) Le médecin rempli le dossier médical, cote les actes dispensés et choisi «Aucune» à la fin de la facturation (repère : point jaune dans la liste) Cette option n affiche que les consultations ou visites de la journée (en attente de facturation). Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 21

22 Pour visualiser toutes les dates, cochez la case «Voir toutes les dates» Informations du bénéficiaire (Etape 1) Les informations lues sur la carte sont affichées à l utilisateur. Pour voir les droits (périodes ALD et droits AMC) lus, cliquez sur le bouton «Droits». Dans cette fenêtre il est possible de prolonger la période des droits AMC. A ce niveau, on peut changer ou compléter : Le médecin traitant à partir de la liste des correspondants ou moi-même La présentation du carnet de santé L appartenance au régime Alsace-Moselle L appartenance à l Aide Médicale d Etat Le médecin référent (Attention cette n est activée que dans le cas ou la fiche du professionnel en cours est configurée en tant que médecin référent) Les informations d une attestation AMC ou mutuelle Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 22

23 Ces informations de l attestation AMC sont accessibles à l aide du bouton «Autre AMC». Il faut d abord choisir si l organisme complémentaire est en gestion unique ou séparée. En gestion unique un seul et même organisme rembourse les parts obligatoires et complémentaires. Au contraire, en gestion séparée les organismes sont distincts. Cliquez sur le bouton «Autre AMC» En gestion unique : Cliquez sur la case «En Gestion Unique» puis l onglet «Unique» Entrez ici les informations lues sur l attestation papier ou carte émise par l organisme d assurance maladie complémentaire ou la mutuelle du patient. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 23

24 Cliquez sur la case «En Gestion Séparée» puis l onglet «Séparée» En gestion séparée : Entrez ici les informations lues sur l attestation papier ou carte émise par l organisme d assurance maladie complémentaire ou la mutuelle du patient Informations réglementaires (Etape 2) Attention! La question réglementaire concernant les accidents est systématiquement posée lors de l accès à cette fenêtre. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 24

25 Nature d assurance Dans cet écran, l utilisateur doit impérativement sélectionner une nature d assurance. Selon le cas des informations complémentaires sont demandées (date de l accident, numéro AT ) Cadre de remboursement Le cadre de remboursement est celui décidé par le professionnel de santé. Il peut être pré-sélectionné par défaut (voir 4 sur le paramétrage du logiciel) ou proposé selon le contexte (CMU ). Dans le cas d acte bien précis, le tiers payant «Titre Médecin» peut être choisi Origine des informations AMC Ce sélecteur indique la provenance des informations AMC. Si l utilisateur vient de saisir une attestation, la case est pré-cochée à «Attestation Papier». Par la suite la case sera initialisée à «Aucun ou base patient». En cas de sélection «Prise en charge», il est possible d entrer les références de cette prise en charge AMC Couverture Maladie Universelle Cette case est à cocher (ou bien est pré cochée) dans le cadre d un patient bénéficiant de la Couverture Maladie Universelle Contexte du parcours de soins Le contexte du parcours de soins doit être précisé dans ce cadre. Ces différents choix insèrent automatiquement les codes indicateurs (MTO, MTH, HCS ) correspondants dans la facture. Ce contexte peut être initialisé à l aide de la zone Médecin Traitant de la fiche Patient et est mémorisé Cotation des actes (Etape 3) Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 25

26 Ajout d un acte NGAP Cliquez sur le bouton «Ajouter NGAP» ou pressez la touche F8 Pour ajouter un acte de la nomenclature NGAP, cliquer sur le bouton «Ajouter NGAP». La fenêtre de cotation NGAP est alors affichée : Pour terminer la cotation il est possible de modifier ou de compléter: Le code acte à partir de la liste «Code». Ce code est pré positionné sur l acte de consultation, en fonction de la spécialité du professionnel de santé (C, CS, CSC ou CNP) Le coefficient de l acte pour les actes «à coefficient» La date de l acte Le qualificatif de dépense Les indicateurs RMO Changer le tarif ou le montant des honoraires si le professionnel de santé est en honoraires libres Enregistrer quantité et dénombrement (saisie de la quantité et nombre d acte) Enregistrer la date de prescription Les informations de la Demande d Entente Préalable (date et type d accord) Si l acte est effectué au domicile du patient Le code exonération de l acte (à choisir parmi les codes exo standard) L identité de l exécutant Pour les actes dentaires, le ou les numéros de dents séparés par des tirets «-» Les indemnités de déplacement (ID, IK, IKM ou IKS) Cliquez sur le bouton «Indemnités déplacement» Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 26

27 Ajout d un acte CCAM Cliquez sur le bouton «Ajouter CCAM» ou pressez la touche F9 Pour ajouter un acte de la nomenclature CCAM, cliquer sur le bouton «Ajouter CCAM». La fenêtre de cotation CCAM est alors affichée : L utilisateur doit entrez le code CCAM complet ou le début du code avant de lancer la recherche par le bouton «Rechercher» ou par la touche F3. Dans le cas ou plusieurs codes sont trouvés, une liste propose la sélection d un code CCAM. Cette liste ne propose que les actes valides à la date courante. Pour voir tous les actes, cochez la case «Voir tous les codes» Cliquez sur le bouton «Rechercher» ou pressez la touche F3 Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 27

28 Après sélection du code, la cotation se poursuit par l affichage des données principales de l acte CCAM. Ici, il est possible de changer le prix unitaire, le code regroupement, le montant du supplément de charge en cabinet ou le montant du supplément pour les départements d outre-mer. Pour plus d informations issues de la base CCAM, cliquer sur le bouton «Détails» Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 28

29 La cotation se termine sur la saisie des codes phase, activité, des modificateurs, du code association, du remboursement exceptionnel, de la présence du supplément de charge et du montant facturé. Attention! MEDICAB ne propose dans les listes de choix que les modificateurs compatibles avec l acte CCAM en cours. Il est cependant possible de saisir et de forcer d autres codes par saisie directe dans les champs du haut. A la fin de cette cotation, le retour se fait sur la fenêtre d acte où il est possible de changer ou compléter (comme en NGAP) : La date de l acte Le qualificatif de dépense Les indicateurs RMO Changer le tarif ou le montant des honoraires si le professionnel de santé est en honoraires libres Enregistrer la date de prescription Les informations de la DEP (date et type d accord) Si l acte est effectué au domicile du patient Les indemnités de déplacement Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 29

30 Le code exonération de l acte (à choisir parmi les codes exo standard plus les codes propres à la CCAM) L identité de l exécutant Pour les actes dentaires, le ou les numéros de dents séparés par des tirets «-» Exonération Facture Le code exonération est modifiable acte par acte mais aussi pour l ensemble de la facture. En cochant un code exonération, tous les actes de la facture seront changés avec la sélection Gestion de la nomenclature Pour faciliter la cotation des actes, il est possible de mémoriser une cotation dans la nomenclature. Cette nomenclature enregistre touts les actes et paramètres. Pour cela utilisez : le bouton «Insérer» pour remplir la liste des actes de la facture courante avec une nomenclature déjà mémorisée. le bouton «Définir» pour mémoriser la cotation saisie dans une nomenclature pour pouvoir la réutiliser plus tard. Attention! Donnez une désignation explicite pour pouvoir retrouver facilement cette nomenclature. Les praticiens en honoraires libres, peuvent ajuster le montant total facturé en fonction de leur tarification personnelle. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 30

31 3.5. Création de la Facture (Etape 4) La dernière fenêtre avant validation rappelle les principales informations de la facture : Le nom et l age du bénéficiaire La cotation des actes La nature d assurance et le cadre de remboursement Le montant des honoraires Le montant des indemnités de déplacement Si ces données ne sont pas correctes, il est possible de les changer dans les écrans précédents à l aide du bouton «< Précédent». De plus il est possible d ajouter ou de compléter: Un dépassement pour exigence particulière (DE) Une majoration de dimanche ou jours fériés Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 31

32 Une majoration de nuit (selon la spécialité deux majorations sont possibles en fonction des horaires) De choisir la création d une DRE à destination des organismes AMC. De demander l assistance à la tarification AMC De préparer une FSE/DRE en mode désynchronisé (sans carte CPS, avec obligation d une sécurisation ultérieure avec la carte du professionnel de santé. Voir 2.1.4) Attention! Si vous ne désirez pas créer de feuille de soins électronique, cochez «Aucune» dans le cadre «Création de». Une question vous propose une mémorisation des données pour une création ultérieure. En cliquant, sur le bouton «Suivant» la création de la facture commence et s affiche la date de référence pour la lecture de la carte Vitale. En l absence de carte Vitale, il est proposé de faire une facture en mode dégradé. Pendant ce processus, le professionnel de santé peut être sollicité pour la saisie ou confirmation d autres renseignements comme : La confirmation de soins en rapport à un protocole ALD Le choix d une convention AMC Le choix d une formule de calcul AMC La confirmation d un forçage La saisie d un taux de remboursement Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 32

33 3.6. Validation de la Facture (Etape 5) Après la validation de la Facture, un écran donne la répartition des montants à régler et le numéro de la facture. Il est possible d imprimer la feuille de soins papier ou bien un bon d examen. De plus en cas d encaissement en espèces l édition de la quittance est déclenchée. En validant la facture est enregistrée et est placée dans la liste de factures «En attente de télétransmission». En annulant, la facture ainsi que tous les actes cotés sont effacés de la base après confirmation. A ce niveau, il est donc possible d imprimer : - La feuille de soins sur l imprimé CERFA A4 normalisé - Un duplicata de DRE sur du papier blanc - Une quittance pour le patient (obligatoire en cas de paiement en espèces) - Un bon d examen destiné au laboratoire d analyse médicale De plus en cas de règlement immédiat de la part du patient vous pouvez enregistrer la ligne d encaissement en cochant la case «Enregistrer le règlement du bénéficiaire». Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 33

34 4. Télétransmission Cliquez sur le bouton «Télétransmission» depuis le menu principal Envoyer les factures électroniques Cliquez sur le bouton «Télétransmission», cochez «Je veux recevoir les ARL et envoyer les FSE/DRE à émettre» puis «Suivant>» Les factures électroniques validées sont affichées dans la liste de télétransmission. Sur cet écran, il est possible de : Visualiser le contenu de la facture (informations et groupes de données constituant la FSE avec édition et sauvegarde) Imprimer la liste des factures Ajouter un message aux fichiers B2 Pour envoyer ces factures vers les organismes d assurance maladie, il suffit de cocher ces factures et de cliquer sur le bouton «Suivant>». Pour tout cocher d un coup, cliquez sur le bouton «Tout cocher». Attention! Suivant la date de création et le cadre de remboursement, certaines factures sont cochées par défaut. Il n est pas possible de les décocher! Elles doivent obligatoirement être transmises. Les factures sont alors mises en lot après saisie du code porteur de la CPS et les fichiers B2 sont formatés pour l envoi. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 34

35 A la fin de cette étape le module de télétransmission est lancé (soit avec le réseau RSS ou Wanadoosanté) et la connexion établie. La réception des fichiers est effectuée en premier. Les fichiers reçus sont décodés et appliqués par MEDICAB. L envoi des fichiers B2 est ensuite effectué et la connexion fermée. MEDICAB affiche ensuite l analyse des fichiers de retour. Il est possible de recevoir : des ARL positifs (Accusés de Réception Logique positifs) des ARL négatifs (Accusés de Réception Logique négatifs) des ARL non rapprochés (accusés de réception non rapproché d un lot émis) des NOEMIE rapprochés (fichiers aux normes NOEMIE rapprochés d un lot émis. Ces fichiers peuvent donner des indications sur le paiement ou le rejet de facture) des NOEMIE non rapprochés (fichiers aux normes NOEMIE non rapprochés d un lot émis) des avis de non remise (les fichiers ne sont pas parvenus au destinataire) des messages de services Dans certains cas, un traitement manuel est imposé. Il n est alors pas possible de quitter cette fenêtre tant que le duplicata de ces factures n a pas été édité. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 35

36 Attention! Il est souhaitable d imprimer un bordereau des fichiers reçus pendant cette phase. Il est aussi possible de voir en détail le contenu de ces fichiers à l aide du bouton «Visu». Les fichiers seront ensuite archivés. MEDICAB est capable de décoder et d utiliser les fichiers de retours aux normes NOEMIE avec les références suivantes : Réf. 900 (rejet) Réf. 531 (paiement) Réf. 536 (paiement) Réf. 576 (paiement) Réf. 580 (paiement ou rejet) Les factures rapprochées et payées par les fichiers de retour sont transférées dans la liste des FSE/DRE soldés par retour NOEMIE Ré émettre une facture électronique Cliquez sur le bouton «Télétransmission», cochez «Je veux réémettre des FSE/DRE» puis «Suivant>» Une facture qui a reçu un avis de non remise, un rejet ou bien sans ARL positif depuis plus de 48 heures peut être réémise. Selon le cas cette réémission s accompagne d une remise en lot. Pour ré émettre une ou plusieurs facture, cocher les et cliquer sur «Suivant>». Les factures ne sont pas réémises immédiatement mais mise dans la liste des factures en attente de télétransmission Traiter manuellement une facture en rejet Cliquez sur le bouton «Télétransmission», cochez «Je veux effectuer un traitement manuel» puis «Suivant>» Le traitement manuel est disponible pour les factures ont reçus un avis de non remise, un rejet ou bien en l absence d ARL au bout de deux essais d envoi. L impression d un duplicata papier est possible sur le formulaire CERFA correspondant. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 36

37 4.4. Annuler une facture non transmise Cliquez sur le bouton «Télétransmission», cochez «Je veux annuler une FSE/DRE non transmise» puis «Suivant>» Il est possible d annuler et donc de ne pas télétransmettre une facture validée. Attention! Cette facture ne doit pas avoir été mise en lot Rectifier ou annuler une DRE Cliquez sur le bouton «Télétransmission», cochez «Je veux rectifier ou annuler une DRE» puis «Suivant>» Une DRE émise peut faire l objet d une rectification ou d une annulation. Pour cela sélectionner la ligne de la DRE et ensuite cliquer sur le bouton «Suivant>». Une fenêtre propose alors deux possibilités : L annulation de la DRE avec le même numéro La rectification de la DRE avec un nouveau numéro avec possibilité de modifier les éléments constitutifs de la part AMC. Après validation ces DRE sont remises dans la liste des feuilles à télétransmettre Visualiser les factures Cliquez sur le bouton «Télétransmission», cochez «Je veux visualiser ou archiver les FSE/DRE» puis «Suivant>» Il est possible à tout moment de visualiser les factures télétransmises : Voir les factures émises : factures envoyées mais sans ARL Voir les factures en attente d ARL : factures ayant reçus un ARL provisoire Voir les factures acquittées : factures avec un ARL positif Voir les factures refusées : factures avec un ARL négatif ou un rejet Voir les factures annulées avant télétransmission : factures non télétransmises Voir les factures archivées : factures mises en archive. Il est possible de les supprimer Voir les factures traitées manuellement : factures refusées ayant été traitées en circuit papier Voir les factures soldées : ayant reçus un paiement par un fichier NOEMIE Voir les factures de plus de 90 jours : factures archivables Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 37

38 5. Gestion du lecteur TLA Cliquez sur le bouton «Gestion du lecteur TLA» depuis le menu principal Initialisation du lecteur Attention! Cette fenêtre n est accessible que si un lecteur TLA à été détecté. Pour un lecteur de bureau, ces fonctions sont désactivées. Lors de la première utilisation du lecteur, il est nécessaire d initialiser le numéro de plage des FSE. Un message d erreur informe l utilisateur. Cette plage débutera les numéros des factures et permettra de différentier les factures créées au cabinet ou en visite. En cliquant sur «Suivant>» la plage est initialisée. MEDICAB mémorise la dernière plage utilisée et propose toujours la plage suivante. Ensuite une question invite à référencer le lecteur. Une fois référencé, le lecteur TLA est utilisable par MEDICAB. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 38

39 5.2. Déchargement des données Cliquez sur le bouton «Gestion du lecteur TLA», cochez «Je veux décharger les données depuis le lecteur TLA» puis «Suivant>» Le déchargement des données (patients et factures) est effectué à partir cet écran. MEDICAB indique le nombre de bénéficiaires et de factures chargées dans le lecteur. En cliquant sur «Suivant>» les bénéficiaires sont lus depuis le TLA et insérés dans la base de MEDICAB. Le comportement est identique à une lecture de carte Vitale physique. L effacement de ces bénéficiaires peut être automatisé ou laissé au choix du professionnel de santé. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 39

40 Le déchargement des factures est réalisé à la suite de cette opération. Les factures sont déchargées, effacées, traduites et enfin placées dans la liste des factures à télétransmettre. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 40

41 6. Honoraires et encaissements La gestion comptable des honoraires et encaissements est possible au travers de cette fenêtre. Dans cet écran sont affichés tous les honoraires facturés. La recherche est possible sur plusieurs critères dont : La période avec une date de début et date de fin Le cadre de remboursement appliqué L état des encaissements Pour lancer la recherche, cliquez sur le bouton «Rechercher» ou sur la touche du clavier «F3». A partir de cette recherche, vous pouvez : Imprimer le listing des factures affichées Visualiser la facture avec possibilité de réédition des duplicata papier ou quittance Saisir le règlement manuellement : Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 41

42 Cette saisie manuelle est utilisé pour de l encaissement différé. MEDICAB peut faire cette opération automatiquement à l issue de la création de la facture si vous avez paramétré un encaissement immédiat. D autres encaissements sont réalisés automatiquement par le retour des fichiers de télétransmission au format NOEMIE utilisés par les caisses d assurance maladie et mutuelles pour les remboursements en tiers payant (CMU, ALD...). Visualiser et exporter les encaissements vers un logiciel externe de comptabilité : Pour réaliser l exportation vers des écritures comptables, cochez les encaissements et cliquez sur le bouton «Exporter». Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 42

43 7. Gestion de l emploi du temps 7.1. Navigation dans l agenda La gestion de l emploi du temps se fait à partir de la fenêtre Agenda. Vous pouvez le visualiser de manière hebdomadaire ou journalière à partir des onglets du haut. L agenda affiche par défaut la semaine ou la journée en cours. Pour naviguer dans le calendrier, utilisez le champ «Choix d une date». Entrez une date précise ou cliquez sur la liste déroulante pour rechercher dans le calendrier mensuel. Ou bien utiliser les boutons flèches droite et gauche pour avancer ou reculer d une semaine. MEDICAB fait une distinction entre deux agendas : Le prévisionnel : Ensemble des rendez-vous saisis manuellement pour une date future. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 43

44 Le réalisé : Ensemble des consultations ou visites enregistrées automatiquement par MEDICAB au fil de l utilisation. Pour enregistrer votre activité, vous devez cocher la case «Enregistre les consultation dans l agenda» dans le paramétrage du logiciel. Cochez l un ou l autre du sélecteur pour visualiser ces deux agendas Ajouter un rendez-vous Pour ajouter un rendez-vous, un double-clic sur la tranche horaire permet la saisie d un nouveau rendezvous. Si rien ne se passe assurez vous que l affichage est bien en mode prévisionnel. On ne saisit pas de données dans l agenda réalisé! Sur cet écran vous pouvez enregistrer : Un rendez-vous avec un patient connu. Cliquez sur le bouton «Rechercher un patient» pour trouver ce patient dans votre base. Un rendez-vous pour un nouveau patient. Entrez ses coordonnées dans la zone description. Un autre rendez-vous (Congés, réunion ). Entrez les informations dans la zone description. La date, l heure et la durée prévue Le type prévu (consultation ou visite) Un repère éventuel. Pour le modifier, double-cliquez sur le rendez-vous et corriger les champs de saisie. Toutes ces actions sont aussi réalisables à l aide du menu contextuel accessible à l aide du clic droit de la souris Déplacer un rendez-vous Pour déplacer facilement un rendez-vous, faites un clic droit sur ce rendez-vous et cliquez sur le menu «Déplacer ce rendez-vous» Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 44

45 Le curseur change alors de forme (petite main). Sélectionnez la nouvelle date à l aide d un clic droit et sélectionner «Déplacer ici». Un double clic est aussi possible Annuler un rendez-vous Pour annuler ce rendez-vous, double-cliquez sur le rendez-vous et cliquez sur le bouton «Supprimer». Le clic droit est possible en sélectionnant «Supprimer ce rendez-vous» Rechercher les rendez-vous La recherche permet de retrouver un plusieurs rendez-vous à partir de plusieurs critères dont : La période avec une date de début et date de fin Le type de rendez-vous Le repère associé Un fragment de texte contenu dans la description Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 45

46 Vous pouvez imprimer le résultat de votre recherche ou bien supprimer en une seule fois tous les rendezvous trouvés. Attention! Après confirmation, cette dernière opération est définitive. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 46

47 8. Paramétrages du logiciel 8.1. Facturation Cliquez sur le menu «Maintenance», «Paramètres du logiciel» puis onglet «Facturation» Dans cet onglet, il est possible de configurer : Le cadre de remboursement proposé par défaut Le montant de la majoration d urgence en Euros L activation de la cotation des actes en CCAM Le nombre de kilomètre à déduire pour les indemnités de déplacements L utilisation des tarifs pour les DOM-TOM L activation globale des services STS destiné au calcul des parts AMC La possibilité de ne pas afficher les commentaires STS (Diagnostics STS de niveau 1) De masque les libellés de formules de calcul De demander l assistance à la tarification AMC avant chaque facturation De saisir la valeur du PMSS (Montant du Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale) en centimes d euros utilisée pour les calculs de la part complémentaire 8.2. Encaissements Cliquez sur le menu «Maintenance», «Paramètres du logiciel» puis onglet «Encais» Dans cet onglet, il est possible de configurer : Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 47

48 De proposer un mode d encaissement par défaut De demander systématiquement la création des FSE en mode désynchronisé De faire des encaissements immédiat après facturation De choisir un contexte de parcours de soins favori, accessible par le bouton «Défaut» De préciser le format d export des données comptables 8.3. Agenda Cliquez sur le menu «Maintenance», «Paramètres du logiciel» puis onglet «Agenda» Dans cet onglet, il est possible de configurer : Le mode d ouverture de l agenda La durée des rendez-vous par défaut en minutes L heure de début et de fin de journée La hauteur et couleurs des lignes d affichage Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 48

49 L enregistrement des consultations dans l agenda réalisé D afficher les journées du samedi et dimanche D ouvrir l agenda à l heure courante ou bien sur l heure du début de journée 8.4. Lecteur de carte Cliquez sur le menu «Maintenance», «Paramètres du logiciel» puis onglet «Lecteur» Dans cet onglet, il est possible de configurer : Le port série ou est connecté le lecteur de carte (de COM1 à COM63) La vitesse de transmission (9600 ou bauds) Attention le lecteur doit être configuré en conséquence! Lire et mettre à jour la date interne du lecteur De charger un logiciel dans le lecteur. Pour cela choisir un fichier adapté à votre lecteur puis lancer le chargement. De gérer plusieurs lecteurs sur un seul ordinateur Télétransmission Cliquez sur le menu «Maintenance», «Paramètres du logiciel» puis onglet «Télétrans.» Dans cet onglet, il est possible de configurer : Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 49

50 Le type d opérateur employé L archivage automatique des FDE/DRE acquittées depuis plus de 90 jours La transmission de flux de test (Attention! à n utiliser que sur demande expresse des organismes d assurance maladie pour tester les processus de télétransmission) Pour le RSS, la configuration se fait à partir des outils fournis avec le kit de connexion. Pour Orange santé et Internet, la configuration se fait par le bouton «Configurer» 8.6. Bases médicamenteuses Cliquez sur le menu «Maintenance», «Paramètres du logiciel» puis onglet «Bases Med.» Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 50

51 Configuration de la base Vidal 8.7. Configuration des titres Cliquez sur le menu «Maintenance», «Paramètres du logiciel» puis onglet «Titres» Personnalisation des titres et libellés des fenêtres de MEDICAB 8.8. Impression Cliquez sur le menu «Maintenance», «Paramètres du logiciel» puis onglet «Impression» Dans cet onglet, il est possible de configurer : Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 51

52 L impression des cartouches sur les ordonnances Le format des impressions et réglages des pré imprimés La configuration de l impression des ordonnances de médicaments (simple et bizone) Les polices utilisées par défaut 8.9. Divers Cliquez sur le menu «Maintenance», «Paramètres du logiciel» puis onglet «Divers» Dans cet onglet, il est possible de configurer : Les dossiers utilisés par défaut (sauvegarde et recherche des pièces jointes) Les paramètres de l interface (fenêtres et bulle d infos) Affichage de l historique patient Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 52

53 9. Utilitaires 9.1. Identification du professionnel de santé Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs» puis cliquez sur bouton «Identification du Professionnel de Santé» Données de la CPS Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs», cliquez sur bouton «Identification du Professionnel de Santé» puis onglet «CPS» Ces données sont lues sur la carte CPS. Une fois la carte lue, les données ne sont plus accessibles. Pour les modifier manuellement cliquez sur le bouton «Modifier» Attention! La saisie manuelle de la caisse gestionnaire est obligatoire. Cette zone n est pas présente dans la carte CPS, vous devez la saisir manuellement en fonction de votre situation géographique Coordonnées Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs», cliquez sur bouton «Identification du Professionnel de Santé» puis onglet «Coordonnées» Les coordonnées du Professionnel de Santé sont saisies dans l onglet «Coordonnées». Il est possible de noter si le médecin est référent ou agrée par la RATP. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 53

54 Appareils Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs», cliquez sur bouton «Identification du Professionnel de Santé» puis onglet «Appareils» La gestion de l appareillage se fait dans l onglet «Appareils». Il est possible de créer, modifier ou supprimer les appareils de radiologie utilisés par le Professionnel de Santé Exécutants Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs», cliquez sur bouton «Identification du Professionnel de Santé» puis onglet «Exécutants» Les professionnels exécutants sont gérés dans l onglet «Exécutants». La saisie des données de l exécutant peut être manuelle ou par une lecture de sa carte CPS. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 54

55 Remplaçants Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs», cliquez sur bouton «Identification du Professionnel de Santé» puis onglet «Remplaçants» Les professionnels remplaçants sont gérés dans l onglet «Remplaçants». La saisie des données du remplaçant peut être manuelle ou par une lecture de sa carte CPS. Pour pouvoir donner l accès à MEDICAB, il impératif de saisir les coordonnées du remplaçant et de lire sa carte CPS. De plus il faut commencer une période de remplacement. Pendant cette période le remplaçant pourra se connecter au logiciel, créer des factures et les télétransmettre. Le titulaire est aussi informé qu une session de remplacement est en cours. A l issu de cette période, il faut clôturer la période pour inhiber la connexion du remplaçant. Les données du remplaçant peuvent être alors supprimées ou conservées pour une période future Sécurité Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 55

56 Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs», cliquez sur bouton «Identification du Professionnel de Santé» puis onglet «Sécurité» L accès au logiciel peut être sécurisé par un mot de passe. L utilisateur peut saisir ou modifier son mot de passe. L usage de MEDICAB est soumis à l acquisition d une licence après de RD_Services. La clé d activation de cette licence doit être entrée dans cet écran Tarification Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs», cliquez sur bouton «Tarification du Professionnel de Santé» Gestion tarification MEDICAB peut gérer plusieurs tarifs simultanément. Il est donc possible de saisir un tarif à l avance du moment qu est connu sa date d application. Cette date d application sert à MEDICAB pour retrouver la valeur des actes en fonction de leur date d exécution. Lors de la modification d un tarif une question est posée : En répondant «Oui» une duplication du tarif existant est réalisée et ce nouveau tarif est ouvert en modification. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 56

57 Une nouvelle date d application est demandée ainsi qu une désignation. Il est ensuite possible de modifier les valeurs unitaires de chaque prestation par l onglet «Tarification NGAP». La modification de la tarification CCAM n est autorisée que pour les professionnels de santé en honoraires libres. En répondant «Non», le tarif est ouvert en modification simple Import d un tarif Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs» puis cliquez sur bouton «Importer un fichier de tarification» L ajout d un tarif est réalisable par un import d un fichier texte fourni par RD_Services. Cet import crée un nouveau tarif et ne modifie pas ceux existants même s ils ont la même date d application Nomenclature Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs» puis cliquez sur bouton «Gestion de la nomenclature» Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 57

58 Les nomenclatures peuvent être modifiées dans cet écran. (Voir 1.4.4) 9.4. Gestion des prestations NGAP Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs» puis cliquez sur bouton «Gestion des prestations NGAP» La gestion des prestations NGAP est possible dans ce module. Attention! Ces prestations sont issues de table de référence. Il est fortement déconseillé d en modifier les valeurs manuellement. L ajout d une nouvelle prestation est possible à l aide d une fiche technique et dans tous les cas son utilisation inclura un indicateur de forçage dans les factures Gestion Dans l écran principal, la création, la modification et la suppression d une prestation sont possibles. Une prestation est composée de : Un code (3 caractères au maximum) Une désignation Un type d acte MEDICAB utilise un type pour classer les actes dans une facture. Ce classement affiche dans l ordre : 1) Les actes de consultations (C, CS, CSC ) 2) Les actes de base (K, Z ) 3) Les actes de majorations (MPC, MCS ) 4) Les actes indicateurs (HCS, MTO, MTD ) Pour accéder à la fiche de mise à jour cliquez sur le bouton «Détail» Fiche de mise à jour de la prestation Cliquez sur le bouton «Détail» Les valeurs et paramètres des tables de références SESAM-Vitale sont renseignés ici. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 58

59 Dans le cas de l ajout d une nouvelle prestation, ne pas oublier de cocher la dernière case pour rajouter cette prestation dans la liste de la spécialité du professionnel de santé. Dans ce cas le redémarrage de MEDICAB est obligatoire Importation Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs» puis cliquez sur bouton «Importer un fichier de tarification» L importation d une ou plusieurs prestations est réalisable par un import d un fichier texte fourni par RD_Services. Cette procédure ajoute si la prestation n est pas trouvée ou bien effectue une mise à jour à partir des données lues dans le fichier Gestion des prestations CCAM Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Identifications et tarifs» puis cliquez sur bouton «Gestion des prestations CCAM» Recherche d un code Pour rechercher un code au sein de la base CCAM plusieurs méthodes sont possibles. Cochez la case «Je veux rechercher un acte par code CCAM» puis «Suivant>» Par le code lui-même : L utilisateur entre le début du code et MEDICAB affiche tous les codes commençant par la saisie. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 59

60 Retourne les codes : La recherche par mot clé : Cochez la case «Je veux rechercher un acte par mots clés» puis «Suivant>» MEDICAB propose une liste de mot clé qui est combinable avec des zones de recherche. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 60

61 Retourne les codes : Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 61

62 Par Chapitre : Cochez la case «Je veux rechercher un acte par Chapitre» puis «Suivant>» MEDICAB propose une liste hiérarchisée des chapitres de la CCAM. Un fois le code identifié, les informations principales du code sont affichées à l utilisateur. Pour plus d informations et pour consulter l ensemble des champs de la base CCAM, cliquez sur le bouton «Détail» Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 62

63 Modifier un code Cochez la case «Je veux modifier un code CCAM du référentiel» puis «Suivant>» Avant de modifier un code, il est nécessaire de l identifier. Cette identification se fait par une recherche par code (voir 5.5.2). Un fois le code trouvé, l utilisateur peut modifier : Le prix unitaire de base Le montant de supplément de charge en cabinet Le montant de la majoration pour les Départements d Outre-mer Le code regroupement Après modification et un clic sur le bouton «Suivant>», MEDICAB présente les modifications demandées. La date d effet de ces modifications doit être saisie. Après confirmation, les modifications sont mémorisées. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 63

64 L enregistrement des ces modifications, ne sera appliquée au référentiel CCAM qu à la sortie de la fenêtre et après confirmation de l utilisateur. Attention! Ces modifications vont imposer la présence de code de forçage dans vos FSE Modifier le référentiel Cochez la case «Je veux modifier les paramètres du référentiel» puis «Suivant>» Les paramètres généraux du référentiel sont modifiables dans cet écran. La validation et l enregistrement sont identiques avec la modification d un code unitaire. Il est possible de : Modifier une règle tarifaire pour une association Modifier le seuil d exonération du Ticket Modérateur Le forfait associé à un modificateur Le taux associé à un modificateur Le forfait applicateur aux PS non conventionnés Le taux de réduction de la base de remboursement pour les PS non conventionnés Ajouter un code regroupement Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 64

65 Attention! ces modifications vont imposer la présence de code de forçage dans vos FSE Annuler les modifications du référentiel Cochez la case «Je veux annuler les modification du référentiel» puis «Suivant>» Toutes les modifications vues aux paragraphes précédents (code ou référentiel) sont annulables Visualiser les informations du référentiel Cochez la case «Je veux visualiser les informations générales du référentiel CCAM installé» puis «Suivant>» Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 65

66 Utilisé pour visualiser les informations générales du référentiel CCAM installé sur le poste du Professionnel de Santé Gestion des organismes de l Assurance Maladie Obligatoire Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Organismes assurance maladie» puis cliquez sur bouton «Gestion des régimes AMO» Gestion des régimes AMO Les différents régimes de l Assurance Maladie Obligatoire sont gérés dans la fenêtre suivante : Ces différents régimes peuvent avoir une gestion SESAM-Vitale particulière selon le champ «Gestion SSV» qui peut prendre les valeurs suivantes : Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 66

67 0 = Régime non reconnu par SESAM-Vitale 1 = Régime reconnu pas SESAM-Vitale mais sans algorithme de calcul des codes organismes. La recherche se fait alors directement dans la table des organismes 2 = Régime reconnu pas SESAM-Vitale avec un algorithme de calcul des codes organismes. La recherche n est pas nécessaire Gestion des organismes AMO Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Organismes assurance maladie» puis cliquez sur bouton «Gestion des organismes AMO» Les organismes d Assurance Maladie Obligatoire d affiliation sont enregistrés dans une table du logiciel. Cet écran permet de consulter ou de modifier un organisme. La version courante de la table est affichée sur la première ligne. La fiche de l organisme permet de saisir ou modifier les adresses et les codes de télétransmission. Dans le cas où le régime possède un algorithme de calcul, les codes de télétransmission sont affichés en lecture seule. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 67

68 Pour les autres régimes, ils restent modifiables Import et mise à jour des organismes AMO Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Organismes assurance maladie» puis cliquez sur bouton «Importer les organismes AMO» La mise à jour de la table des organismes AMO est réalisée par l import d un fichier CSV fourni par RD Services Gestion des accidents Mise à jour des tables de références servant à la gestion des accidents de travail. A ne modifier que sur demande des caisses d assurance maladie. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 68

69 9.7. Gestions conventions AMC Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Organismes assurance maladie» puis cliquez sur bouton «Gestion des conventions AMC» Modifier ou visualiser une convention AMC Attention! Pour la création des FSE et DRE comportant une part AMC, il est impératif de saisir et gérer les conventions liant le professionnel de santé avec les organismes d assurances maladie complémentaire et mutuelles. Cochez la case «Je veux consulter/modifier une convention passée avec un organisme complémentaire» puis cliquez sur le bouton «Suivant>». Sélectionnez la convention et modifier la fiche. (En bleu les conventions en gestion Unique) Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 69

70 Saisir une nouvelle convention Cochez la case «Je veux définir une nouvelle convention avec un organisme complémentaire» puis cliquez sur le bouton «Suivant>». Une fiche vierge est affichée en création Supprimer une convention Pour effacer une convention, sélectionnez la dans la liste puis validez la fiche. La convention est supprimée après confirmation Importer une convention à partir d un référentiel Pour évitez les saisies des conventions MEDICAB gère une base de référence. Pour pouvoir utiliser une convention lors de la facturations des actes, elle soit être présente dans la liste vue au L import se fait à partir d une liste. Il est possible de faire l import de plusieurs conventions d un seul coup en sélectionnant plusieurs conventions à l aide de la touche SHIFT ou CTRL Mettre à jour le référentiel à partir d un jeu de fichier La mise à jour du référentiel se fait par import de fichiers externes au format normalisé défini par le cahier des charges SESAM-Vitale (format CSV). Attention! L import se déroule par le chargement dans l ordre de : 1) Table de référence des conventions 2) Table de référence des regroupements 3) Table de référence des correspondances 4) Table de référence des centres de service Mettre à jour la table des regroupements Cochez la case «Je veux consulter/modifier la table des regroupements» puis cliquez sur le bouton «Suivant>». Sélectionnez l élément dans la liste Consulter la table des correspondances Cochez la case «Je veux consulter la table des correspondances» puis cliquez sur le bouton «Suivant>». Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 70

71 9.8. Centres de services AMC Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Organismes assurance maladie» puis cliquez sur bouton «Gestion des centres de services AMC» Dans cette fenêtre, l utilisateur peut changer l association d un code de routage AMC et d un nom de domaine servant à l envoi des DRE Pharmacopée et ordonnances Gestion de la pharmacopée personnelle Importation des médicaments à partir d une base Vidal Gestion des bibliothèques d ordonnance Gestion des commentaires d ordonnance Gestion de la liste des vaccins Gestion des bibliothèques de certificats et courriers Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 71

72 9.10. Tables d items Gestion de la liste des affections Gestion de la liste des antécédents chirurgicaux Gestion de la liste des antécédents allergiques Gestion de la liste des antécédents divers Gestion de la liste des motifs de consultation Gestion de la liste des examens Transfert de liste à liste Gestion des items de surveillance Gestion des unités utilisées dans les items de surveillance Gestion des profils de surveillance Gestion de la liste des positions diagnostiques Gestion de la liste des positions allergiques Gestion de la liste des positions diverses Divers et outils Lecture configuration du poste Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Divers et outils» puis cliquez sur bouton «Lecture configuration du poste» Cet outil permet de connaître la configuration du poste de travail du Professionnel de Santé en particulier les versions des modules SESAM-Vitale. Avec les onglets il est possible de visualiser : La configuration du poste (blocs 60, 61, 64, SRT et STS) L état des données chargées dans le lecteur TLA Le détail en texte des onglets «Configuration» et «TLA» avec possibilité d enregistrer dans un fichier. Les lecteurs TLA référencés Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 72

73 Création d un fichier de configuration Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Divers et outils» puis cliquez sur bouton «Création d un fichier de configuration MIF» Un fichier de configuration au format MIF est généré par ce bouton. Ce fichier peut être utiliser pour tester la configuration de votre poste de travail Paramétrage du logiciel Cliquez sur le bouton «Paramètres et Utilitaires», cliquez l onglet «Divers et outils» puis cliquez sur bouton «Paramètres du logiciel» Voir le 4 pour configurer tous les paramètres Suivi des télétransmission Cliquez sur le «Maintenance, Suivi des télétransmissions» Cet écran permet de rechercher, imprimer ou visualiser les factures télétransmises. Plusieurs critères de recherche peuvent être utilisés et combinés : La période avec une date de début et date de fin Le type de facture (FSE ou DRE ou les deux) L état de la FSE (En attente, ARL positif, Rejet ) Par numéro de facture Par numéro de lot Par nom du bénéficiaire Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 73

74 Visualisation d un fichier de retour Cliquez sur le «Maintenance, Visualiser un fichier de retour NOEMIE» Pour visualiser un fichier de retour (ARL ou NOEMIE) archivé, sélectionner un fichier (stocké dans le dossier 001/ARLARCH) pour afficher les groupes constituant ce fichier. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 74

75 10. Outils de maintenance et de réparation Cliquez sur le menu «Maintenance, Outils de maintenance et réparation» Vérification des index Cliquez sur le menu «Maintenance, Outils de maintenance et réparation», puis cochez «Je veux ré indexer les fichiers et vérifier les compteurs» et enfin «Suivant>» Les index de la base de données sont des fichiers utilisés pour faciliter et accélérer les recherches. Après de nombreuses écritures et effacements, après des erreurs répétées ou suite à une panne de l ordinateur, il peut être nécessaire de régénérer ces fichiers. Cette opération est automatique et peut prendre du temps. En même temps que la ré-indexation, un recalcul des compteurs est effectué. Cette action est utile en cas d erreur de doublon répétée Vérification des mémos Cliquez sur le menu «Maintenance, Outils de maintenance et réparation», puis cochez «Je veux vérifier les mémos» et enfin «Suivant>» Les fichiers mémos enregistrent les données de grande taille dans la base. Si vous rencontrez des erreurs de lecture ou des erreurs 7, lancez cette procédure. Cette opération est automatique et peut prendre du temps Sauvegarde des données Cliquez sur le menu «Maintenance, Outils de maintenance et réparation», puis cochez «Je veux sauvegarder les fichiers de la base de données» et enfin «Suivant>» ou bien cliquez sur le bouton «Sauvegarde des données» du menu principal. La sauvegarde des données est une tâche importante pour l exploitation d un logiciel professionnel. En effet nul n est à l abri d un problème matériel (crash d un disque dur, surtension ) ou logiciel (virus, corruption de la base ). Attention! Cette sauvegarde doit se faire le plus régulièrement possible afin Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 75

76 d éviter de perdre les données des journées de travail et de préférence sur des supports physiques différents. MEDICAB peut utiliser tout type de support (disquettes, ZIP, clé USB, disque externe ). Attention! MEDICAB ne peut pas pour l instant utiliser un graveur de cédérom ou DVD directement. En revanche il est possible de dédier un dossier de votre disque dur à cet effet et de graver régulièrement ce dossier à l aide du logiciel de gravure fourni avec votre graveur. MEDICAB demande un dossier de sauvegarde. Ce dossier doit être situé en dehors du répertoire principal du logiciel. Il peut être défini à l avance dans les paramètres du logiciel (Voir 5.8) ou bien choisi à l aide du bouton «Parcourir». A la fin de la sauvegarde, une archive au format ZIP est créée contenant les données de tous les utilisateurs. En fonctionnement multi utilisateurs, il n est pas nécessaire de faire une sauvegarde pour chaque utilisateur. La sauvegarde des pièces jointes est possible en cochant la case «Prendre en compte les fichiers des pièces jointes». Dans ce cas, une deuxième archive au format ZIP est créée contenant les fichiers joints aux dossiers des patients Restauration des données La restauration est l opération inverse de la sauvegarde. Elle permet de retrouver un état du logiciel identique à celui de la sauvegarde. Attention! Toutes les données sont écrasées par le processus de restauration. Toutes les actions (création de patient, facturation ) faites entre temps seront perdues. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 76

77 10.5. Création des fichiers de la base Cette action permet de récréer les fichiers manquant de la base de données. Attention! Son utilisation est exceptionnelle en cas de problèmes rencontrés lors d une installation ou mise à jour Suppression des fichiers d archives Le processus de télétransmission génère une grande quantité de fichiers temporaires et d archives. Ces fichiers doivent être gardés sur le poste de travail pendant une durée de 90 jours. Au delà cette procédure peut rechercher et effacer ces fichiers Export des données Export des tables de données de MEDICAB dans des fichiers texte. Dans ces fichiers les données sont séparées par le caractère «Tabulation» et chaque enregistrement par un «Retour chariot». Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 77

78 11. Fonctionnement multi utilisateur Pour lancer le module d administration de MEDICAB, cliquez sur l icône «Administration MEDICAB» du menu MEDICAB du menu «démarrer» ou bien lancer Admicab.exe situe dans le dossier \MEDICAB Initialisation des chemins L initialisation des chemins sert à indiquer à MEDICAB le chemin pour accéder à la base de données. Dans ce cas il faut déterminer le type d installation : Un seul ordinateur et un seul utilisateur : Il n est pas nécessaire d utiliser cette commande car MEDICAB utilise les données du disque local dans le dossier principal, par défaut C:\MEDICAB8 Un seul ordinateur et plusieurs utilisateurs : Dans ce cas l initialisation des chemins doit se faire sur le dossier local, par défaut C:\MEDICAB8\Donnees Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 78

79 Plusieurs ordinateurs et plusieurs utilisateurs : Avec cette configuration, il faut distinguer deux types d ordinateur : - Le serveur : accueille le programme et les données, l initialisation doit se faire sur un dossier local, par défaut C:\MEDICAB\Donnees. Ce dossier doit être partagé en lecture et écriture pour que les clients puissent y avoir accès à travers le réseau local. - Les clients : accueillent seulement le programme. L initialisation des chemins doit se faire sur le dossier distant partagé du serveur, M:\Mediab8 par exemple où M:\ représente le disque «mappé» du serveur Gestion des utilisateurs Lors du premier lancement de MEDICAB, un utilisateur est automatiquement créé. Par la suite il peut être nécessaire de créer d autres utilisateurs. Pour cela cliquez sur le bouton «Gestion des utilisateurs». Sur la liste cliquez sur «Nouveau» et entrez les données du nouvel utilisateur. Le nom et prénom La fonction à choisir entre Prescripteur (nécessité d avoir une licence d utilisation) ou Secrétaire médicale (pas besoin de licence) Droits de superviseur. Le nouvel utilisateur pourra lancer le module d administration Remplaçant. Le nouvel utilisateur est un remplaçant. (modifiable uniquement dans MEDICAB) Il est ensuite obligatoire de lancer MEDICAB avec ce profil utilisateur pour terminer la création. MEDICAB propose alors la création d un prescripteur comme lors du premier lancement. Pour plus de détail voir le 6.1. Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 79

80 11.3. Gestion des droits MEDICAB fonctionne pour la gestion des droits sur une attribution des droits réciproques. Le professionnel A donne des droits au professionnel B sur le module X. Ensuite le professionnel B donne des droits au professionnel A. Les différents droits attribuables sont : Aucun : Le professionnel recevant les droits n aura pas accès au module. Lecture : Le professionnel recevant les droits pourra seulement consulter les données. Ecriture : Le professionnel recevant les droits pourra lire et écrire les données. Recopie : Le professionnel recevant les droits aura une copie des données dans sa base personnelle. Attention! Ce droit n est valable que pour le module patient. C est à dire à chaque création d une fiche Patient par le professionnel A, le professionnel B aura une copie du patient dans sa propre liste Sauvegardes des données Utilisation identique à celle de MEDICAB (Voir 7.3) Outils de maintenance Utilisation identique à celle de MEDICAB (Voir 7) Manuel d utilisation de MEDICAB 8.90 RD_Services (10/2010) Page 80