Guide de démarrage rapide Cogito-Sport

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1 Guide de démarrage rapide Cogito-Sport Proximity-Softwares Sàrl Case postale 241 CH-1018 Lausanne 18 /

2 GUIDE DE DÉMARRAGE RAPIDE COGITO-SPORT... 1 I. INTRODUCTION... 3 II. INSTALLATION DE COGITO-SPORT... 4 III. PARAMÉTRAGE DES TABLES DANS ADMINISTRATION CLUB Club Saison Périodes... 6 IV. PARAMÉTRAGE DES TABLES DANS PARAMÈTRES Site d'entraînement Formations Grades Statut des inscriptions Activités des membres Catégories de membres Types de présence Codes postaux indigènes Textes Étiquettes Civilités Pays Catégories de documents... 8 V. PARAMÉTRAGE DES ARTICLES Types d'articles Cotisations Cours Articles divers...11 VI. LES GROUPES DANS COGITO-SPORT Les groupes dans Cogito-Sport Horaires des groupes et affectation du moniteur...12 VII. PARAMÉTRAGE DES TABLES DANS COMPTABILITÉ Catégories de comptes Comptes Comptes pertes et profits Comptabilité assistée...13 VIII. CRÉATION DES UTILISATEURS ET SÉCURITÉ DANS COGITO-SPORT Utilisateurs Groupes d'utilisateurs Sécurités utilisateurs...15 IX. UTILISATION DU MODULE D'IMPORTATION X. CONCLUSION

3 I. Introduction Ce manuel a pour objectif de vous guider dans votre première utilisation de Cogito-Sport, la solution simple et évolutive pour votre club de sport ou association sportive. Vous pouvez également utiliser l aide contextuelle dans le logiciel Cogito-Sport (Icône I) ainsi que les rubriques Vidéos et FAQ du site Précisions sur les termes employés dans Cogito-Sport : L utilisateur est affiché en haut de l application, ainsi que le nom du club et la saison sur laquelle vous travaillez. L aide contextuelle est caractérisée par l icône I. Nous parlons du menu depuis lequel vous choisissez quelle table afficher dans la grille principale. Les informations qui figurent sur la droite de l application sont directement liées à la ligne en surbrillance dans la table affichée au niveau de la grille principale. La partie en haut à droite affiche une synthèse des informations principales de la ligne sélectionnée dans la grille principale (dans l exemple plus haut, les informations détaillées du membre). La partie en bas à droite vous donne accès aux sous-informations de l entité sélectionnée dans la grille principale (dans l exemple : lien vers les activités, inscriptions, etc., du membre sélectionné dans la grille principale). Sur toutes les tables de l application une fonction de recherche multi-critères est disponible (en haut de la grille principale).

4 II. Installation de Cogito-Sport Après avoir souscrit à votre abonnement annuel Cogito-Sport, vous recevrez par un fichier de licence qui vous permettra d'installer Cogito-Sport sur votre poste. Cet envoyé depuis l'adresse contient le fichier de licence en pièce jointe et la procédure d'installation dans le message : Cogito fonctionne sur Windows, Mac et Linux Prérequis : Java 6 doit être installé sur le poste client Windows : Mac Intel 64 bits OS X 10.5 et 10.6 : rien d'autre à faire que de mettre votre système à jour Mac OS X Lion 10.7 : Java pour Mac OSX 10.7 Lion Linux : Installer via les packages d'installation Installation de Cogito Windows et Linux Télécharger CogitoInstall.jar Lancer le programme d'installation et suivre les instructions Mac OSX Télécharger Cogito.dmg. Ouvrir l'archive et déposez le programme Cogito dans le répertoire de vos applications. Premier démarrage : 1. Enregistrer le fichier de licence (en pièce jointe) sur le bureau ou dans un dossier. 2. Lancer Cogito puis déposer le fichier de licence (en pièce jointe) sur la grille (zone blanche). 3. Une nouvelle ligne correspondant au programme dont vous avez la licence apparaît. Sélectionner la ligne puis cliquer sur "Démarrer". 4. La fenêtre de connexion apparaît. 5. Vous arrivez dans l'application et pouvez commencer à utiliser Cogito-Sport. 6. Consulter le chapitre VIII pour la création des utilisateurs. 4

5 III. Paramétrage des tables dans Administration club Une fois Cogito-Sport installé sur votre poste, vous pouvez paramétrer les informations de votre club ou société sportive et créer les autres utilisateurs de Cogito-Sport pour votre club (dirigeants, comité,...). En effet, Cogito-Sport a cherché le dénominateur commun aux sociétés sportives et clubs de sport et permet à chaque utilisateur de la solution de personnaliser l'application (paramétrer) pour retrouver la terminologie propre à sa structure et à son organisation. 1. Club Tout d'abord, il faut renseigner les informations générales sur le club ou la société sportive au niveau de la table «Club», du menu «Administration Club» : Nom et sigle du club ou de la société sportive Adresse complète Coordonnées (tel, mail, web) Toujours au niveau des informations sur le club, il faut également renseigner les informations nécessaires au bon déroulement de la facturation et des encaissements automatiques dans Cogito- Sport (option Facturation) : Choisir le logo sur la facture Renseigner les conditions générales et éventuellement le complément Indiquer les conditions et le délai de paiement Il faut ensuite renseigner les informations BVR : N de compte N de participant : à demander à votre banque si vous n'en détenez pas encore un. Versement pour : coordonnées de votre banque En faveur de : coordonnées de votre club ou société sportive. Paramétrage de l impression papier de la facture : - Utilisation de BVR pré-imprimés : Vous pouvez utiliser les BVR Pré-imprimés fournis par votre organisme bancaire pour envoyer vos factures par courrier postal. Si vous utilisez des BVR Pré-imprimés, munissez-vous d'un de vos BVR et regardez les informations déjà renseignées sur le papier. Choisissez ensuite les mentions manquantes qui devront être ajoutées lors de l'impression avec le BVR, en cochant les cases correspondantes au niveau du paramétrage de l'impression papier de la facture :

6 BVR Pré-imprimé : doit être obligatoirement coché Imprimer «Versement pour» : à cocher si nécessaire. Imprimer le N de Compte : à cocher si nécessaire. Imprimer «En faveur de» : à cocher si nécessaire. - Papier vierge : Vous n'avez rien à paramétrer. Lors de la création des factures, l image du BVR sera générée avec le N de référence et toutes les informations nécessaires. Il faut simplement, si vous le souhaitez, cocher la case «imprimer image d entête» pour que votre logo apparaisse en entête de vos factures. Une fois ces informations renseignées pour le club, vous pouvez passer aux tables suivantes dans le menu «Administration Club». 2. Saison Cogito-Sport fonctionne par saisons. Vous ne gérez les inscriptions que pour la période en cours. La saison en cours est indiquée en haut de l écran principal. Il n y a pas de limitation dans l organisation des saisons. Allez dans la table Saison et créez la saison en cours (son code et son nom complet). Exemples : Saison 2012, Saison , Hiver 2013, 3. Périodes Si vous n'avez pas souscrit à l'option multi-périodes, vous ne pouvez utiliser qu'une période par saison. Si vous avez souscrit à cette option, vous pouvez décomposer votre saison sportive en autant de périodes que vous le souhaitez : Semestres, Trimestres, Périodes pour les camps et les stages. N'oubliez pas de préciser la période suivante (lorsqu'il en existe une dans la même saison sportive) pour automatiser la réinscription (duplication des inscriptions). Vous devez préciser une date de début et une date de fin pour chaque période. 6

7 IV. Paramétrage des tables dans Paramètres Cette étape est importante. C'est ici que vous allez paramétrer Cogito-Sport pour retrouver la terminologie de vos cours, de vos catégories de membres etc.,... Nous allons détailler les tables du menu «paramètres» : 1. Site d'entraînement Indiquez les sites d'entraînement de votre club ou société sportive. Cogito-Sport gère le multi-site. Vous pouvez également renseigner une description pour chaque site. 2. Formations Vous pouvez renseigner ici les formations que peuvent suivre vos membres. Exemple : Coach J+S, Moniteur, Grades Dans certains sports, notamment les arts martiaux, cette table vous permet de renseigner les grades de votre sport. Dans les autres sports, cette table peut être utilisée pour qualifier le niveau des membres. 4. Statut des inscriptions Cette table sera utilisée pour définir le statut de l'inscription des membres. Vous retrouverez les données saisies ici sous la forme d'une liste déroulante lors de l'inscription d'un membre à un cours pour définir le statut de son inscription (par exemple : validé, en attente, démission,...). Lorsque vous allez renseigner les différents statuts des inscriptions, il vous faudra choisir un statut reconnu comme «facturable». Par exemple, le statut validé est facturable : si le statut d'une inscription est validé, le champ "Facturable" est coché. Cela indique que les inscriptions sont facturables. 5. Activités des membres Un membre peut avoir plusieurs activités dans Cogito-Sport. Vous pouvez choisir une activité par défaut. Les différentes activités que vous renseignez dans cette table seront ensuite disponibles sous la forme d'une liste déroulante lors de l'ajout d'activités à des membres. Exemples : Comité, Bénévole, Membre d'honneur,...

8 6. Catégories de membres La catégorie du membre est utilisée pour attribuer un tarif particulier à un membre lors de la facturation d'une inscription, d'une cotisation ou d'un article dans Cogito-Sport. Il faut renseigner dans cette table toutes les catégories pour lesquelles vous souhaitez mettre en place un tarif spécial. Par exemple : Famille nombreuse, Étudiant, Types de présence Cette table vous permet de renseigner les différents types de présence afin de distinguer les jours d'entraînement des jours de camps, meetings ou autre. Ces informations ressortiront sur la liste de présence en haut de page. 8. Codes postaux indigènes Dans cette table vous pouvez renseigner une liste de codes postaux pour lesquels un tarif différent du tarif normal sera appliqué (si vous indiquez un prix pour les codes postaux indigènes dans la tarification) lors de la facturation. Si vous utilisez cette fonctionnalité, il faut bien renseigner les codes postaux de vos membres (table membres fiche du membre Code postal). Lorsqu un membre possède un code postal inclus dans la table des codes postaux indigènes, une coche indigène apparaît au niveau de la fiche du membre. 9. Textes Vous gérez dans cette table les textes utilisés lors de l'envoi des factures et des rappels, etc...vous pourrez choisir les textes à utiliser au niveau des Paramètres du Club dans la partie Textes. 10. Étiquettes Vous pouvez paramétrer l'impression de vos étiquettes dans cette table (nombre d'étiquettes en hauteur et en largeur). 11. Civilités Table des civilités pour la communication avec vos membres. Les codes des civilités peuvent être utilisés pour la saisie rapide lors de l'enregistrement des membres. 12. Pays Table des pays utilisée pour la nationalité des membres et le pays de résidence des membres. 13. Catégories de documents Si vous avez choisi l'option GED, cette table vous permet de créer les différentes catégories de documents qui seront proposés dans la GED (Gestion Electronique des Documents). Vous ne pourrez attribuer qu'une catégorie à un document. Choisissez des termes appropriés. Par exemple : Infos Comité Technique, Certificats Médicaux, Autorisations parentales,... 8

9 V. Paramétrage des articles Cogito-Sport vous permet de facturer des articles aux membres de votre club ou société sportive. Il existe plusieurs types d'articles dans Cogito-Sport : Cotisations Cours Articles divers Il faut également rattacher chaque article à un compte du plan comptable. (cf : paramétrage comptabilité). 1. Types d'articles Le type d articles permet de regrouper les articles par famille. Chaque type d article doit être associé à son propre compte produit au niveau du plan comptable. Exemples de types d'articles : cotisation, frais d'inscription aux cours, frais divers, les différentes sections (Actifs, Natation, Plongeon, ) 2. Cotisations Les cotisations sont payables annuellement par tous les membres indépendamment des cours suivis. Par exemple : Membre actif, Frais annuel d'inscription, Finance d'entrée. Une cotisation peut être unique (elle ne sera pas facturée l'année suivante). 3. Cours Dans Cogito-Sport, nous utilisons la notion de cours et la notion de groupes. Les cours sont utilisés pour la facturation. Les groupes sont utilisés pour les inscriptions des membres. Un cours peut contenir de 1 à n groupes. Par exemple : le cours Natation débutants est rattaché aux groupes : Natation débutants 1 Natation Débutants Les cours contiennent les informations suivantes : Type d'article (provenant de la table type d'article Référence (qui sera utilisée pour la saisie rapide) Nom complet Compte (pour la comptabilité). Un cours doit obligatoirement avoir un tarif (tarification du cours).

10 Le tarif d'un cours peut tenir compte de plusieurs critères tels que : la période la catégorie du membre l'âge du membre son code postal de résidence (Codes postaux indigènes) s'il est licencié de la Fédération sportive ou non. Si vous souhaitez différencier les tarifs en fonction d'un ou plusieurs des critères listés ci-dessus, alors il faut créer un tarif associé à chaque cas que vous souhaitez gérer. Exemple : si vous souhaitez accorder un rabais aux familles nombreuses ou aux étudiants ; il faut que dans vos tarifs, il y ait un tarif renseigné pour ces catégories de membres. Tous les critères proposés ne sont pas obligatoires, si vous ne tenez pas compte de l'âge, laissez le champ sur 0. Si vous n'accordez pas de tarif préférentiel en fonction des codes postaux, ne renseignez pas ce champ. Si vous ne choisissez pas de catégorie de membre lors de la création d'un nouveau tarif, celui-ci sera considéré comme le tarif normal (tous les membres auront ce tarif par défaut). 10

11 Une fois les cours saisis, vous pouvez créer les groupes liés et commencer à y inscrire des membres et à facturer des inscriptions (voir aide contextuelle Cogito-Sport). 4. Articles divers Les articles divers sont tous les autres articles que votre club ou société sportive peut facturer aux membres qui ne sont ni des cours, ni des cotisations. Exemple d'articles divers : T-Shirt, casquette, ticket de tombola, frais de rappel, Le principe de tarification des articles divers est le même que pour les cours.

12 VI. Les Groupes dans Cogito-Sport La notion de groupe est utilisée pour inscrire les membres à un cours. Un cours comporte de 1 à n groupes. Il faut bien intégrer la logique de Cogito-Sport : Cours Groupes Inscription Facturation. 1. Les groupes dans Cogito-Sport Dans le menu gestion, cliquez sur la table «Groupes». A la création d'un groupe il faut renseigner : le cours auquel il est rattaché son code (pour saisie rapide) son nom complet le quota (limitation du nombre d'élèves indispensable pour bénéficier du taux de remplissage des cours) actif : si le groupe est ouvert à l'inscription, alors cette case doit être cochée 2. Horaires des groupes et affectation du moniteur Pour chaque groupe, il faut déterminer un horaire (et un site) d entraînement. Lorsque vous ajoutez un horaire à un groupe, il faut : choisir le site (depuis la liste provenant de la table «Sites d'entraînement») choisir la salle choisir le jour du cours indiquer l'heure de début et l heure de fin Un groupe peut avoir plusieurs horaires d'entraînement dans la semaine. Une fois les horaires renseignés, n'oubliez pas d'affecter un ou plusieurs moniteurs (professeurs) à ce groupe. Vous pouvez nommer plusieurs moniteurs, mais un seul sera moniteur responsable (c'est celui qui recevra la liste de présence par ). 12

13 VII. Paramétrage des tables dans Comptabilité Cogito-Sport propose également en option la comptabilité. Afin de permettre à chaque club de reproduire son plan comptable, nous n'imposons pas de plan comptable par défaut. Ainsi, le comptable, caissier ou trésorier peut paramétrer (ou importer) son plan comptable par défaut. 1. Catégories de comptes Il faut tout d'abord renseigner vos catégories de comptes. Soit en les créant manuellement, soit en important une liste de catégories de comptes au format.csv. Pour importer au format csv dans Cogito-Sport référez vous au chapitre Import dans Cogito-Sport. 2. Comptes Une fois les catégories de comptes renseignées, vous pouvez créer ou importer les comptes utilisés dans votre plan comptable. Chaque compte peut être rattaché à une catégorie de compte et doit indiquer s'il est utilisé dans le compte de résultats (pertes et profits) ou le bilan. Enfin, certains comptes (notes de crédit, résultats reportés, comptes de pertes et profits, bilan) qui sont indispensables à la création des documents comptables, devront être indiqués en cochant la case correspondant au document comptable utilisé. Par exemple, le compte bilan doit avoir la case «Bilan» cochée. Le compte pertes et profits doit avoir la case «P&P» cochée. 3. Comptes pertes et profits Renseignez ou importez les comptes qui seront utilisés dans l'établissement du compte de résultat (pertes et profits). Une fois la comptabilité paramétrée, vous pouvez maintenant finir de renseigner les informations manquantes au niveau du club (Compte banque et compte tiers) et au niveau des Articles (Comptes auxquels sont rattachés les cotisations, les cours et les articles divers créés). 4. Comptabilité assistée Beaucoup de personnes impliquées dans les clubs et les associations sont des bénévoles et n'ont pas forcément de connaissances approfondies en comptabilité. Grace à la comptabilité assistée de Cogito, n'importe quel bénévole peut désormais saisir des opérations comptables sans se tromper de compte ou de sens débit/crédit. Le comptable effectue un travail préliminaire qui consiste à créer des opérations prédéfinies dans la vue "Comptabilité assistée". Une opération prédéfinie est :

14 - Un nom pour décrire ce que l on veut faire. Ex: «Payer une facture d électricité» - Un libellé (repris comme libellé de l'écriture) - Un compte au débit Un compte au crédit Ensuite dans la vue Journal des écritures, il suffira de cliquer sur le bouton «Opération simple», de choisir une opération dans la liste puis de saisir un montant et éventuellement un numéro de pièce. VIII. Création des utilisateurs et sécurité dans Cogito-Sport Seul l'administrateur du club (celui qui a reçu le 1 er fichier de licence et la procédure d'installation par mail) peut par défaut créer d'autres utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Cogito-sport propose 10 utilisateurs compris dans l'abonnement de base. 1. Utilisateurs Pour créer un nouvel utilisateur, rendez-vous dans le menu «Sécurité» et allez sur la table Utilisateurs. Pour créer un nouvel utilisateur vous devez renseigner : son nom court (Initiales) sa langue dans l'application son nom et son prénom une adresse valide une date de validité (et éventuellement une date de fin de validité s il s agit d un utilisateur temporaire) Cochez la case «actif» pour que l'utilisateur soit actif dans le système. Vous pouvez également définir la police et la taille de la police pour chaque utilisateur et sélectionner une apparence pour l'application. Les modifications sont appliquées au redémarrage de l'application. Une fois l'utilisateur créé, utilisez le bouton générer et envoyer un nouveau mot de passe afin que l'utilisateur reçoive la procédure d'installation avec le fichier de licence en attachement. 14

15 2. Groupes d'utilisateurs Vous pouvez également créer des groupes d'utilisateurs dans Cogito-sport. Un groupe d'utilisateurs permet d'attribuer des droits sur des vues à un ensemble d'utilisateurs sans avoir à appliquer manuellement ces droits. Exemple de groupe d utilisateurs : Comptabilité / Finances, Comité, Moniteurs, Invité,... Une fois le groupe d'utilisateurs créé, ajoutez-y les utilisateurs concernés. 3. Sécurités utilisateurs Pour chacune des tables et des vues Cogito-Sport vous avez la possibilité de définir des droits d'accès. Il existe 5 droits d'accès différents : Pas d'accès (la table ou la vue n'apparaîtront pas) Lecture seule (consultation uniquement) Lecture, modification Lecture, modification, création Lecture, modification, création, effacement. Pour chaque vue, vous choisissez si les droits d'accès s'appliquent à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs. Une fois toutes ces étapes réalisées, vous êtes prêts à profiter de toutes les fonctionnalités de Cogito-Sport!!!!

16 IX. Utilisation du module d'importation Une certaine rigueur dans le formatage du fichier CSV est nécessaire au bon fonctionnement de l'importation CSV intégré de Cogito. 1. Contrôler que les dates du fichier sont toutes au même format. 2. Choisir ou renseigner le format des dates dans l'importateur. 3. Choisir de format de caractères utilisé par votre fichier. Cela a une incidence directe sur l'interprétation des caractères accentués. En général il s'agit de [Windows-1252] pour Windows et de [x-macroman] pour Mac. Contrôler sur l'aperçu si les caractères accentués sont correctement interprétés. Fonctionnement de l'importateur 1. Définir dans la colonne "Identification" quels sont les champs de votre fichier qui vont identifier de manière unique votre enregistrement 2. Etablir la correspondance entre les colonnes de la table et les colonnes de votre fichier. Pour les membres il s'agira des colonnes correspondantes aux prénom, nom voire date de naissance 3. Définir le comportement à adopter pour les nouveaux enregistrements et les enregistrements mis à jour. Un enregistrement est mis à jour si les critères définis en 1 sont satisfaits. 4. Cliquer sur importer. A la fin de l importation rafraîchir la grille 5. Un identifiant unique est automatiquement attribué pour les nouveaux enregistrements. X. Conclusion Cogito-Sport est une solution de gestion dédiée aux clubs de sports et associations sportives. Nous avons tenté d apporter une solution qui réponde aux besoins du plus grand nombre tout en proposant un réel gain de temps, avec des tâches telles que la facturation, les encaissements automatiques et la gestion des rappels. Cogito-Sport a été développé avec Cogito - Atelier de développement logiciel Agile ; c est ce qui permet cette souplesse dans la solution et cette rapidité dans la mise en place de nouvelles fonctionnalités. Nous sommes à l écoute de nos utilisateurs ; n hésitez pas à nous faire part de vos questions et suggestions d amélioration à l adresse support@cogito-sport.ch L équipe Proximity-Softwares Votre partenaire de proximité. 16