Solution «MatriceCarte»

Transcription

1 Direction des Ressources Humaines Manuel de l utilisateur Destiné aux EFP Solution «MatriceCarte» Processus Saisie des données EFP Version Juillet 2008

2 INTRODUCTION Le présent manuel est destiné aux établissements de formation et plus particulièrement aux personnes chargées de la saisie des données au niveau des EFP. L application «MATRICE CARTE» est accessible sur le site : L application nécessite : Une Connexion à Internet Le Navigateur Internet Explorer 1 er écran : Authentification Etapes à suivre : 1. Authentifier la Direction Régionale 2. Authentifier l Entité/EFP 3. Authentifier l utilisateur : 3 utilisateurs sont possibles : - Le Directeur de l EFP ; - Le Directeur des Etudes ou Chef de Département Pédagogique ; - Le Gestionnaire des Affaires Stagiaires ou Surveillant Général. Chaque utilisateur a son propre mot de passe. 4. Entrer le mot de passe de l utilisateur concerné 5. Cliquer sur «Entrer» DRH/DCF 2

3 2ème écran : Gestion et suivi Cet écran est constitué des menus suivants : 1 ère Etape : DRH/DCF 3

4 Cet écran comporte 3 menus : Gestion des Espaces : pour la saisie des espaces de formation Gestion des Groupes : pour la saisie des groupes en formation Saisie autre catégorie de Formateurs : ne concerne que les Centres Pénitenciers pour la saisie des formateurs hors OFPPT NB : Les données concernant les formateurs permanents, les formateurs sous contrats et le personnel administratif existent déjà au niveau de la base et peuvent être consultés à partir du menu «Recherche Multicritères». Les données concernant les formateurs vacataires sont saisies au niveau des Directions Régionales. Création des espaces existants à l EFP. Le menu «Consulter les Espaces déjà crées» permet de lister les espaces saisis et de les modifier ou les supprimer en cas de besoin. une fois une saisie effectuée et validée au niveau d un espace, il n est plus possible de le supprimer. Par conséquent, avant d entamer une quelconque saisie, commencer par vérifier les espaces saisis et corriger au préalable les éventuelles erreurs. Eviter de saisir plus d espaces qu il n en existe en réalité. DRH/DCF 4

5 Saisie des Groupes en formation au niveau de l EFP. Le menu «Consulter les Groupes déjà crées» permet de lister les Groupes saisis et de les modifier ou les supprimer en cas de besoin. 2ème Etape : une fois des séances de formation saisies et validées pour un groupe en formation, il n est plus possible de le supprimer. Par conséquent, avant d entamer une quelconque saisie, commencer par vérifier les espaces saisis et corriger au préalable les éventuelles erreurs. Eviter de saisir plus de groupes qu il n en existe en réalité. L intitulé du Groupe est crée automatiquement. Une fois le paramétrage finalisé, on passe à la saisie des emplois du temps via la fenêtre : Ce lien permet d accéder au menu «Gestion des emplois du temps». La saisie est disponible aussi bien pour les Cours du Jour que pour les Cours du Soir. DRH/DCF 5

6 La saisie des emplois du temps se fait en 2 étapes : 1. Saisie de l emploi du temps prédéfini Il s agit de l emploi du temps théorique affecté au formateur ou au groupe. 2. Exécution de l emploi du temps L exécution de l emploi du temps se fait par génération de la journée considérée à partir de l emploi du temps prédéfini. Très important : si l emploi du temps change, il faut au préalable procéder à la mise à jour de l emploi prédéfini avant de procéder à l exécution par génération. Les emplois du temps peuvent être saisis soit par groupe soit par formateur. Accès aux Emplois du par groupe: Cliquer sur Accès aux emploi du temps par Groupe Sélectionner un groupe L écran suivant apparaît : DRH/DCF 6

7 Aller à Renseigner l emploi du temps du groupe et enregistrer Accès aux Emplois du temps par Formateur : Cliquer sur Accès aux emplois du temps par formateur Sélectionner un formateur On accède à l écran suivant : DRH/DCF 7

8 Aller à : Renseigner l emploi du temps du formateur et enregistrer. DRH/DCF 8

9 Remarque importante : La génération de l emploi du temps doit être journalière. Cependant, une souplesse de 72 heures est accordée par l application afin de permettre aux utilisateurs en cas de force majeure, de rattraper le retard enregistré et saisir les données des 3 derniers jours. Mais ceci ne doit en aucun cas devenir une règle, l objectif étant d œuvrer pour une saisie en temps réel et dans la journée même des activités au niveau de l EFP. Les numéros des semaines au niveau de l application correspondent à l année civile. On peut également saisir à ce niveau les autres activités annexes des formateurs à savoir : au profit des stagiaires en Formation Congés maladie ; congés administratifs Actions de formation continue réalisées au profit du personnel des entreprises. activités prises en charges pendant la période des examens : surveillance ; correction ; membre commission etc Ce lien permet de rechercher un Formateur ou un Personnel Administratif par Nom ou par Matricule/CIN en en sélectionnant le type. DRH/DCF 9

10 Le menu «Consultation» permet d accéder à la fiche individuelle de l intéressé et d en visualiser l emploi du temps prédéfini et le relevé Global mensuel de l exécution de l emploi du temps : Le menu «Absence» est disponible pour les formateurs sous contrat afin de renseigner le nombre de jours travaillés. DRH/DCF 10

11 Ce menu permet de faire le suivi des emplois du temps prédéfinis et exécutés ainsi que de l état d avancement des programmes. Via ce lien, on peut visualiser et éditer : L emploi mensuel exécuté détaillé de tous les formateurs de l EFP en CDJ et CDS ; L emploi prédéfini détaillé de tous les formateurs de l EFP en CDJ et CDS ; Un emploi récapitulatif global mensuel de l EFP en CDJ et CDS ; L état d avancement des modules par groupe en CDJ et CDS ; Un état annuel et ou mensuel de tous les événements : Missions, stages et séminaires, congés Le menu «Editions» permet de visualiser et éditer les états de sortie générés par l application Permet de lister et éditer le personnel de l EFP global par type DRH/DCF 11

12 Via ce lien, il est possible de visualiser et éditer les modules pris en charge par chaque formateur en CDJ et CDS et ceci par exercice. Via ce lien, on accède aux états de suivi des avancements de programme par groupe. Les masses horaires réalisées par les formateurs peuvent être consultées à partir de ce lien. Ce lien permet de faire le suivi des heures supplémentaires réalisées par les formateurs permanents. DRH/DCF 12

13 Pour assurer le suivi des masses horaires réalisées par les formateurs vacataires, ce lien permet de visualiser et éditer l état des heures effectuées par cette catégorie de formateurs. Ces états doivent être contrôlés afin d assurer le paiement à temps au niveau des Directions régionales. On peut également visualiser l état récapitulatif de paiement des vacataires. De même pour assurer le suivi des paiements des formateurs contractuels, on peut éditer l état des services faits par cette catégorie de formateurs via ce lien. On obtient : Bouton d'impression Cet état doit être édité, émargé et transmis à la Direction Régionale pour le paiement. Ce lien permet de visualiser et éditer les états : DRH/DCF 13

14 Ce lien permet de visualiser et éditer les états : Permet de se déconnecter et quitter l application. DRH/DCF 14