Section Voile : Guide de l organisateur VOILE (décembre 2011)

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1 Section Voile : Guide de l organisateur VOILE (décembre 2011) A. Introduction...1 Composition du Bureau Voile Correspondants CIHM Programme date et lieu...1 Outils informatiques à utiliser....1 B. Actions à entreprendre...2 1) Trouver un loueur...2 2) Valider le loueur avec le bureau voile...2 3) Faire un appel aux skippers et coskippers...2 4) Établir le prix du Week-end...2 5) Fiche descriptive du week-end et formulaire d inscription...3 6) Contrat loueur :...3 7) Chèque : acompte...3 8) réceptionner les inscriptions...3 9) Contrat rachat de franchise : ) Chèques : Rachat de Franchise, caution, solde ) Préparer la réunion de préparation : ) réunion de préparation ) après la réunion de préparation ) Preparer la prise en main des bateaux ) après le WE ) bilan du WE :...5 A. INTRODUCTION Le guide de l organisateur Voile a pour objectif d aider l organisateur à préparer une sortie voile. Il se présente sous forme d une check-list pour penser à tous les détails nécessaires pour la bonne organisation de la sortie. Il est surtout utile et rassurant pour les nouveaux organisateurs qui ont ainsi une «feuille de route». Dans toutes les taches, l organisateur est aidé par le bureau voile dont la composition est donnée ci-dessous. Composition du Bureau Voile 2010 Responsable de l activité, représentant au CA : Franck Hernandez Trésorier : Thierry Zumbihl Communication, brochure, prépa AG, écho Isabelle Gonse Trésorière adjointe : Ariane Bach-Savouret Secrétaire, web: Germain Brouard Représentant au CA, classeur Voile, assurances : Serge Link Formation, Matériel voile Gislaine Bordier Représentant à la commission promo : Jean Jacques Deplanque Vidéo, photos : André Sonnois, Organisateur ; web (liste yahoo) Denis Richard Organisateur : Pascal Chaffin Correspondants CIHM 2010 Président Daniel Guyot daniel.guyot75@gmail.com Trésorier CIHM Didier Rosenfeld didier.rosenfeld@dbmail.com Réservation de salle Corinne Batteguay corinnebattegay@yahoo.fr Les dates de disponibilité de la salle sont visibles sur le site : «planning du local» (il faut être connecté) Programme date et lieu Le bureau voile a défini à l automne le programme pour l année suivante : dates, lieu, le nombre de jours, les organisateurs. Il est souhaitable d être 2 pour organiser un week-end : l organisateur peut s adjoindre un co organisateur et l on se répartit les tâches entre organisateur et co-organisateur. Outils informatiques à utiliser. WORD :Bulletin_d_inscription_standard_juin_2010.doc EXCEL : Boite à outils.xls (4 onglets : Budget / Liste inscriptions / Bilan / Bordereau Banque) Guide_de_ l_organisateur_voile_dec_2011.doc 01/12/11 page 1 / 5

2 B. ACTIONS A ENTREPRENDRE 1) TROUVER UN LOUEUR Contacter le plus tôt possible tous les loueurs sur la zone : - sur les zones déjà connues : le secrétaire a établi un fichier des loueurs avec lesquels nous sommes déjà partis. - on part sur 3 bateaux entre 32 et 40 pieds avec 2 à 3 cabines - préciser que nous sommes une association pour obtenir des tarifs meilleurs, jouer sur le nombre de 3 bateaux et annoncer des sorties ultérieures - autour de 20% de remise, pour les loueurs qui possèdent leurs bateaux - autour de 10% de remise pour ceux qui ont des bateaux en gérance - après négociation des tarifs, négocier la gratuité du spi, du moteur annexe ou autre... - négocier l annulation gratuite d un bateau jusqu à un mois avant la date de départ - préciser que les contrats sont remplis par les skippers de notre association (CV nautique disponibles auprès du responsable de l activité voile) Valider la qualité des bateaux et de l organisation du loueur : - Privilégier les bateaux de propriétaires ou les bateaux de loueurs déjà connus - Valider les nouveaux loueurs (recherche réputation sur Internet, validation avec la liste voile sur Yahoo) Questions à poser au loueur : Bateau Prix, modèle, taille, nombre de cabines, de places, Niveau d équipement du bateau gps, pilote auto, spi, moteur annexe, frigo Conditions d annulation d un bateau Possibilité d un 4 ème bateau Acompte :combien, quand? 30%un mois avant, 100% avant départ Faire le plein de gasoil? Consommables forfait consommables? Caution :montant? Chèques à remettre le jour du départ. Rendu après paiement facture si sinistre Compléments d'assurance Nautiloc propose un un rachat de franchise de 99 avec un forfait sinistre à 45. Spi Inclus dans le prix? Moteur annexe Inclus dans le prix? Possibilité d'embarquer la veille au soir Indispensable. Possibilité de faire l inventaire la veille au soir Possibilité de faire la prise en main la veille Si oui, à quelle heure max? Annulation gros temps Literie Nettoyage final Demander systématiquement s il existe un forfait ménage et son prix et quelles sont ses attentes en terme de ménage (nettoyage des fonds?,...) L organisateur est l interlocuteur unique avec le loueur (sauf cas force majeure). 2) VALIDER LE LOUEUR AVEC LE BUREAU VOILE - Valider le loueur avec le bureau voile : prix de la location, modèle des bateaux,... 3) FAIRE UN APPEL AUX SKIPPERS ET COSKIPPERS - Faire un appel aux skippers et coskippers potentiels : Il faut par bateau 1 skipper ou 2 coskippers. 4) ETABLIR LE PRIX DU WEEK-END Établir le prix du WE pour les participants : - Utiliser le tableur Excel (nom de la feuille de calcul Excel : «Boite à outils» ; Onglet : «Budget» permettant d'établir le prix WE : en vert les cellules à remplir. Guide_de_ l_organisateur_voile_dec_2011.doc 01/12/11 page 2 / 5

3 - le rachat de caution est pris systématiquement chez Ouest Assurance (car cet assureur limite le risque à 15% du montant de la caution). Le prix de cette assurance est fonction du montant de la location (4% de la location, avec un minimum de 80 ). Pour nos séjours, en général, le prix est fixe et c'est 80 (Avec 15% de la caution couverte soit 450 ) - Exception : avec Nautiloc au Crouesty, nous pouvons prendre un rachat de franchise à 99 pour une franchise ramenée à 45, (couvrant jusqu'à la perte de l'annexe par ex.). Contenance bateau : - si bateau 2 cabines : 2x2 +1 = 5 pers (éventuellement 6 personnes) - si bateau 3 cabines < 40 pieds : 2x3+1 = 7 pers - si bateau 3 cabines > 40 pieds : 2x3+2 = 8 pers 5) FICHE DESCRIPTIVE DU WEEK-END ET FORMULAIRE D INSCRIPTION Établir la fiche descriptive et d'inscription et la faire mettre sur le site au moins 3 mois avant le départ pour es WE et 4 mois pour une semaine. - Fixer si possible la date de réunion de préparation et réserver la salle (cf. correspondants CIHM). Il faut s y prendre suffisamment à l avance, la salle est réservée CIHM les soirs du mardi au jeudi pour toutes les activités! - Ecrire une petite description attractive et si possible quelques photos format réduit, mettre à jour le prix, la destination, indiquer le nom de l'organisateur et celui qui réceptionne les chèques d'inscription, la date de réunion de préparation si elle est déjà fixée (cf. modèle des sorties précédentes). Remarque 1 : Pour un retour de week-end, prévoir 2h après l arrivée au quai pour le ménage et les points divers Remarque 2 : Dans le cas d une sortie d une semaine, mentionner dans la fiche d inscription que le tarif pourra être revu de 15% maximum en cas de non-remplissage suffisant du bateau. - Demander au correspondant Web de la mettre sur le site et mettre à jour la première page de la section voile du site pour annoncer ce WE. - Définir avec le bureau qui réceptionne les fiches d inscription et les chèques (dont chèque «amis») : l organisateur ou la trésorière. - Cette fiche doit être publiée au plus tard 3 mois avant la date de départ pour un week-end et quatre mois pour une sortie d une semaine. 6) CONTRAT LOUEUR : Contrats Loueur : - Attribuer les bateaux à chaque skipper : à discuter avec eux, certains préfèrent les gros, d'autres les petits. - Demander au responsable de l activité les CV nautiques à jour des skippers - Demander au loueur d'envoyer les contrats aux skippers (=> cela signifie que les skippers sont connus et se sont engagés) ; généralement par - Demander aux skippers (ou le faire soi-même) de renvoyer leur contrat signé au loueur et leur CV nautique 7) CHEQUE : ACOMPTE Demander à la trésorière voile (ou directement à trésorière CIHM) - un chèque à l'ordre du loueur pour le montant de l'acompte de la location (lors de la réservation). 8) RECEPTIONNER LES INSCRIPTIONS - Chaque participant envoie la fiche d inscription, le chèque d'inscription à l organisateur du week-end. - Le cas échéant il joint le chèque «ami» ou le chèque «adhésion au CIHM». - Remarque : il faut que chaque chèque «ami» ou «adhésion CIHM» soit accompagné d une feuille d adhésion standard au CIHM. - Valider que chaque participant est adhérent CIHM ou a pris une carte «ami» (en cas de besoin voir avec le responsable de l activité voile qui a le fichier des adhérents CIHM). La carte «ami» est valable pour une seule sortie dans l année - Enregistrer les inscriptions dans un tableur Excel. - Envoyer un mail de confirmation à chaque participant avant 10 jours maximum en lui précisant si son inscription est OK ou s il est en liste d attente - Informer régulièrement le bureau du remplissage afin de décider s'il faut prendre un bateau supplémentaire ou d en annuler un. - En cas de difficultés de remplissage, battre le rappel des participants : Yahoo groupe voile + liste mail des participants (cf. secrétaire) Guide_de_ l_organisateur_voile_dec_2011.doc 01/12/11 page 3 / 5

4 9) CONTRAT RACHAT DE FRANCHISE : Rachat de franchise : - Demander aux skippers d'aller sur le site de Ouest Assurance (rachat de caution) : « de sélectionner le contrat Force 9 au format papier (car le paiement de l'assurance se faisant par chèque, c'est incompatible avec le format électronique (paiement par carte) ), de le remplir, signer et renvoyer à Ouest Assurance par la poste. - L organisateur peut faire ceci tout seul s il peut remplir le formulaire avec les informatons concernant le skper. La signature du skipper n est pas indispensable. 10) CHEQUES : RACHAT DE FRANCHISE, CAUTION, SOLDE. Demander à la trésorière voile (ou directement à trésorière CIHM) environ 2 semaines avant le départ : - le chèque à l'ordre de l'assurance pour payer le rachat de franchise des 3 bateaux. - le ou les chèques de caution : souvent 1 chèque par bateau, à l'ordre du loueur - le chèque de solde de la location à l'ordre du loueur. 11) PREPARER LA REUNION DE PREPARATION : - Envoyer un mail aux participants pour leur rappeler la réunion et son intérêt (équipage, covoiturage, avitaillement, ) - Envoyer un mail aux skippers + coskippers avec la liste des participants et une première proposition d'équipage - Pour la constitution des équipages, tenir compte dans l ordre : o D une répartition des compétences par bateau : répartir les coskippers, les équipiers expérimentés, les débutants afin que chaque bateau puisse être manœuvré dans de bonnes conditions o D une répartition des nouveaux o Des affinités o Des précédents WE afin de faire «tourner» les équipages o D une dose de répartition hommes / femmes o et des autres critères que vous trouverez! - Envoyer un mail au loueur pour précisions : emplacement des bateaux, possibilité de faire la prise en main la veille, possibilité de dormir dans les bateaux nuit d'avant et nuit d'après, parking des voitures etc. - Demander le feedbacks des skippers et coskippers sur la proposition d'équipage. 12) REUNION DE PREPARATION - Finaliser les équipages - Chaque équipage organise son avitaillement - Finaliser le covoiturage : tout le monde doit avoir un moyen de transport! - Communiquer : port, emplacement bateau à et autres (parking, nuit) - Demander à chaque participants de consulter la charte voile disponible sur le site CIHM - Remettre aux skippers 1 exemplaire de Voile et voilier «Bien skipper son voilier» (cf. trésorière, secrétaire), 1 exemplaire de la charte voile doit être disponible sur chaque bateau. - Valider avec les skippers que le contrat rachat de franchise a bien été pris par chacun 13) APRES LA REUNION DE PREPARATION - Envoyer mail aux participants avec le fichier pour que chacun ait les coordonnées des uns et des autres + infos complémentaires, si pas communiquées lors de la réunion de préparation - Envoyer les chèques d inscription à la trésorière du CIHM ou de la section voile suivant l organisation retenue, accompagnés du bordereau de remise en banque (onglet «Bordereau Banque» de la «boite à outils» EXCEL.. 14) PREPARER LA PRISE EN MAIN DES BATEAUX - Organiser avec le loueur la prise en main des bateaux si possible pour la veille du premier jour ou à défaut le matin, selon les heures d arrivée prévue des skippers et co-skippers. Guide_de_ l_organisateur_voile_dec_2011.doc 01/12/11 page 4 / 5

5 - Rappeler aux skippers que les consommables sont payés par le CIHM ; les frais de port et ménage (selon loueur) ne sont PAS pris en charge dans le prix du WE et à charge de chaque équipage - Dire au loueur d'envoyer la facture des consommables à l'organisateur du WE qui contrôle et valide avec les skippers (ou à la trésorière voile) - Donner une copie du contrat de rachat de franchise au loueur (c est très souvent demandé) 15) APRES LE WE - Les skippers peuvent faire le plein gasoil et dans ce cas, ils renvoient à l organisateur leur facture gasoil pour être remboursés - Si pas d'incident : le loueur enverra à l organisateur une facture avec les consommables à payer (gasoil : si le plein n'a pas été fait par les skippers (à vérifier avec eux), heure moteur etc....) - Si montant raisonnable (inclus dans nos hypothèses, cf. tableur Excel des finances) : demander chèque à la trésorière voile ou CIHM et envoyer au loueur ; récupérer les chèques de caution - Si montant > à nos hypothèses : demander au skipper ce qui s'est passé (surconsommation de gasoil, déchirure voile etc....) ; demander chèque à la trésorière voile ou CIHM; envoyer au loueur, récupérer chèques de caution - Si incident bateau : dire au loueur de prendre contact avec le responsable de l activité pour discuter nature des dégâts, montant etc En général, le loueur se paie sur le chèque de caution du bateau, qu'il encaisse : avec l'assurance, le montant du sinistre ne doit pas dépasser 15% de la caution => s'assurer que Ouest Assurance nous rembourse 85% de la caution. - Si accident de participant : prévenir rapidement le responsable de l activité ainsi que le président du CIHM (cf. Charte Voile) 16) BILAN DU WE : - Etablir un bilan financier : à transmettre à la trésorière voile qui transmet au CIHM (trésorière et président) cf. onglet dans le tableur des inscrits - Envoyer la liste définitive des participants (onglet liste inscriptions) au bureau. Le secrétaire établit des statistiques sur toutes les sorties précédentes - Organiser une soirée photos, 15 jours à un mois environ après la sortie Guide_de_ l_organisateur_voile_dec_2011.doc 01/12/11 page 5 / 5