Association... Dossier de demande de subvention

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1 Association... Dossier de demande de subvention Vous trouverez dans ce dossier tout ce dont vous avez besoin pour établir votre demande de subvention. Cocher ci-dessous la case correspondant au cas de votre association : première demande de subvention à la Ville de Nantes renouvellement Exercice budgétaire Ville de Nantes : Dossier à renvoyer à : Monsieur le Député-Maire 2, rue de l Hôtel de Ville Nantes cedex 1

2 Informations pratiques Qu est-ce que le dossier commun de demande de subvention? Le dossier commun de demande de subvention est un formulaire destiné à toutes les associations désireuses d obtenir un subventionnement par la ville de Nantes. Il concerne les demandes de financement du fonctionnement de l association ou de financement d une action spécifique. Chaque association ne remplira qu un seul dossier. Comment se présente le dossier? Un dossier complet doit être composé de : Vos documents associatifs : En cas de 1ère demande : Les statuts de votre association Les derniers comptes annuels approuvés (1) Le dernier rapport d activité (1) RIB / RIP En cas de renouvellement d une demande de subventionnement : (1) Les statuts de votre association en cas de modifications RIB / RIP Fiche n 1 : Présentation de votre association (p 2 à 5) Cette fiche est destinée à faciliter les relations avec la ville de Nantes. Vous présenterez les éléments d identification de votre association, vos activités habituelles et votre mode de fonctionnement. Fiche n 2 : Budget prévisionnel de votre association (p 6) Dans cette fiche figure un budget prévisionnel établi en respectant la nomenclature du plan comptable associatif. Si vous disposez déjà d un budget établi sous cette forme, il vous suffit de le transmettre sans remplir cette fiche. Fiche n 3 : Demande de subvention pour une action spécifique (p 7 et 8) Cette fiche est une description de l action (ou des actions) projetée(s) pour laquelle (ou lesquelles) vous demandez une subvention. Les associations sportives sollicitant une subvention sportive commune, déterminée sur proposition de l'office Municipal du Sport, doivent compléter un dossier spécifique à retirer auprès de l'office Municipal du Sport. Fiche n 4 : Attestation sur l honneur (p 9) Cette fiche permet au représentant légal de l association, ou à son mandataire, de signer la demande de subvention et d en préciser le montant. Sans cette fiche dûment complétée, votre demande ne sera pas examinée. Après le dépôt du dossier Si vous recevez une réponse favorable, vous transmettrez les derniers comptes approuvés de votre association ainsi que son rapport d activité. En outre, pour justifier de l utilisation des fonds qui vous auront été éventuellement accordés pour une action spécifique, vous devrez transmettre en sus un compte rendu financier de l action (en charges et en produits) L ensemble des documents doit être transmis au service de la ville de Nantes au plus tard dans les 6 mois qui suivent la clôture de l exercice comptable pour lequel le subventionnement a été attribué. (1) En cas de renouvellement, vous avez déjà dû communiquer les derniers comptes approuvés et votre rapport d activité. Si vous ne l avez pas fait, joignez impérativement ces documents à ce dossier. 2

3 Fiche 1 Présentation de votre association Identification de votre association Nom de votre association : Sigle de votre association : Adresse de son siège social : Code postal : Commune :. Téléphone : Télécopie :. Mail : Site Internet : Numéro SIREN :. Adresse de correspondance, si différente :. Code postal :. Commune : Identification du responsable de l association et de la personne chargée du dossier Le représentant légal (le Président, ou autre personne désignée par les statuts) Nom : Prénom :. Qualité : Mail :. La personne chargée du dossier au sein de l association Nom : Prénom :. Qualité : Mail : Autres informations pertinentes relatives à votre association que vous souhaitez indiquer : 3

4 Renseignements d ordre administratif et juridique Déclaration en préfecture : le / / A Date de publication au Journal officiel : le / / N d enregistrement à la préfecture : Objet de votre association tel qu indiqué dans les statuts :. Composition du conseil d administration et du bureau : veuillez notamment préciser les noms et coordonnées téléphoniques, mail du président, du trésorier et du secrétaire de l association Votre association dispose-t-elle d un expert comptable? * non oui, société / nom :. Votre association dispose-t-elle d un commissaire aux comptes? * non oui, société / nom :. * Voir les précisions apportées sur l établissement des comptes en FICHE N 2 et se référer à la convention signée avec la ville de Nantes le cas échéant (dans le cas d un renouvellement de demande de subvention). Régime fiscal de votre association : à quels impôts êtes-vous soumis? Taxe sur les salaires Impôt sur les sociétés Taxe professionnelle Taxe sur la valeur ajoutée Sans objet 4

5 Renseignements concernant le fonctionnement de votre association Description du projet associatif et des activités habituelles de l association 5

6 Moyens humains de l association Vous indiquerez le nombre de personnes participant à l activité de votre association (bénévoles ou rémunérées). Nombre de bénévoles : _ Nombre de salariés en CDI : _, soit en équivalent temps plein : _ Nombre de salariés en CDD : _, soit en équivalent temps plein : _ Convention collective appliquée :. Autres informations pertinentes concernant les moyens humains que vous souhaitez indiquer :... Adhérents Années Total dont Nantais Locaux de votre organisme Siège social de l association : Êtes-vous propriétaire? oui non Si vous êtes locataire : Location Ville de Nantes Autres locations Montant annuel des loyers ( ) Montant annuel des charges ( ) Locaux mis à disposition gracieusement : Organisme prêteur : Locaux d activités : (indiquer l adresse) Êtes-vous propriétaire? oui non Si vous êtes locataire : Location Ville de Nantes Autres locations Montant annuel des loyers ( ) Montant annuel des charges ( ) Locaux mis à disposition gracieusement : Organisme prêteur : 6

7 Fiche 2 Budget prévisionnel de l association Budget prévisionnel de l association approuvé par les instances statutaires pour l exercice. Si votre association est soumise aux obligations du plan comptable *, vous n avez pas besoin de remplir cette partie, mais vous joindrez une copie de votre budget prévisionnel approuvé par les instances statutaires, si celui-ci est établi en respectant la nomenclature du plan comptable associatif. Veuillez précisez les dates de l exercice comptable de l association : du / / au / /. CHARGES MONTANT EN PRODUITS MONTANT EN 60. Achats 70. Vente de produits finis, p restations de services Achats d études et de prestations de services Marchandises Précisez si les subventions vous ont été notifiées? répondre par oui ou non pour chaque ligne Achats non stockés de matières et fournitures Prestations de services Fournitures non stockables (eau, énergie Produits des activités annexes Fournitures d entretien et de petit équipem ent 74. Subventions d exploitation Fournitures administratives Etat (à détailler) : Autres fournitures 61. Services extérieurs Sous traitance générale Région Locations m obilières et im m obilières Départem ent Entretien et réparation Ville de Nantes : Assurance Documentation Subvention de fonctionnement Subvention pour action(s) spécifique(s) Nantes Métropole 62. Autres services extérieurs Autres collectivités (précisez) : Rémunérations intermédiaires et honoraires Publicité, publications Déplacements, missions et réceptions Organismes sociaux (à détailler) : Frais postaux et de télécommunication Services bancaires Divers Fonds européens 63. Impôts et taxes CNASEA (emplois aidés) Impôts et taxes sur rémunérations Autres (précisez) : Autres im pôts et taxes CNASEA (emplois aidés) 64. Charges de personnel 75. Autres produits des gestion courante Rémunérations du personnel Cotisations Charges sociales Autres charges de personnel Autres 76. Produits financiers 65. Autres charges de gestion 77. Produits exceptionnels courante 67. Charges exceptionnelles Sur opérations de gestion 68. Dotation aux amortissements, provisions et engagements Sur exercices antérieurs TOTAL DES CHARGES PREVISIONNELLES 86. Emploi des contributions volontaires en nature Secours en nature Mise à disposition gratuite des biens et prestations Personnels bénévoles TOTAL GENERAL DES CHARGES 78. Reprise sur amortissements et p rovisions TOTAL DES PRODUITS PREVISIONNELS 87. Contributions volontaires en nature Bénévolat Prestations en nature Dons en nature TOTAL GENERAL DES PRODUITS * Le Plan Comptable des Associations et des Fondations (PCAF) a été homologué par l arrêté du 8 avril 1999 (J.O du 8 avril 1999), applicable au 1 er janvier Voir annexe (p 10) du présent dossier «Quelles sont les associations soumises au PCAF?». 7

8 Fiche 3 Demande de subvention pour une action spécifique Si vous déposez une demande de subvention de fonctionnement, vous ne remplissez pas cette fiche. Vous devez renseigner une fiche n 3 pour chacune des actions spécifiques pour lesquelles vous demandez une subvention à la ville de Nantes. Cette fiche n 3 est à dupliquer autant de fois que nécessaire. Attention, la fiche n 3 se présente sur 2 pages : présentation de l action et budget prévisionnel de l action projetée. Présentation de l action Contenus, objectifs et date de l action :... Types de publics et nombre de personnes concernés : Lieu(x) de réalisation : Date de mise en oeuvre prévue le / / ou du / / au / / 8

9 Budget prévisionnel de l action spécifique projetée CHARGES MONTANT EN PRODUITS MONTANT EN 60. Achats 70. Vente de produits finis, prestations Achats d études et de prestations de services de services Marchandises Achats non stockés de matières et fournitures Fournitures non stockables (eau, énergie Prestations de services Produits des activités annexes Fournitures d entretien et de petit équipement Fournitures administratives 74. Subventions d exploitation Autres fournitures Etat (à détailler) : 61. Services extérieurs Sous traitance générale Locations mobilières et immobilières Entretien et réparation Assurance Région Département Ville de Nantes Documentation Autres collectivités (précisez) : 62. Autres services extérieurs Rémunérations intermédiaires et honoraires Publicité, publications Nantes Métropole Déplacements, missions et réceptions Organismes sociaux (à détailler) : Frais postaux et de télécommunication Services bancaires Divers Fonds européens 63. Impôts et taxes CNASEA (emplois aidés) Impôts et taxes sur rémunérations Autres (précisez) : Autres impôts et taxes CNASEA (emplois aidés) 64. Charges de personnel Rémunérations du personnel Charges sociales Autres charges de personnel TOTAL DES CHARGES PREVISIONNELLES TOTAL DES PRODUITS PREVISIONNELS 9

10 Fiche 4 Attestation sur l honneur Cette fiche doit obligatoirement être remplie. Si le signataire n est pas le représentant légal de l association, merci de joindre le pouvoir lui permettant d engager celle-ci. Je soussigné(e), (nom et prénom) représentant(e) légal(e) de l association, - Déclare que l association est en règle au regard de l ensemble des déclarations sociales et fiscales ainsi que des cotisations et paiements y afférant ; -Certifie exactes les informations du présent dossier, notamment la mention de l ensemble des demandes de subvention introduites auprès d autres financeurs publics ; - Demande une subvention totale de :., dont.. pour action(s) spécifique(s) ; - Précise que cette subvention, si elle est accordée, devra être versée sur le compte de l association dont les coordonnées bancaires (RIB ou RIP) sont impérativement jointes à ce dossier. Fait, le / /, à. Signature : Attention : Toute fausse déclaration est passible de peines d emprisonnement et d amendes prévues par les articles et du code pénal. Le droit d accès aux informations prévues par la loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés s exerce auprès du service auprès duquel vous avez déposé votre dossier. 10

11 Annexe Quelles sont les associations soumises au plan comptable des associations et des fondations? toute association auparavant soumise aux obligations comptables dépendant du code du commerce ou du PCG toute association dans l obligation d établir des «comptes annuels» : association sportive (loi du 01/03/1984) association subventionnée à plus de L association recevant, par cumul, plus de de subventions, doit déposer ses comptes à la Préfecture. fondation/et fédération d associations association émettant des valeurs mobilières (titres associatifs) association ayant une activité économique importante, en particulier celle qui dépasse 2 des 3 éléments d appréciation suivants : 50 salariés de chiffre d affaires HT ou de ressources bilan total : toute association relevant d obligations législatives ou réglementaires lui imposant d établir des comptes annuels, soit, en plus des cas déjà mentionnés : association reconnue d utilité publique association gérant des établissements du secteur sanitaire et social association agréée par une institution ou une autorité publique ou sollicitant un agrément association de tourisme ou organisme de voyage (sauf celles ne percevant aucune rémunération et servant seulement d intermédiaire de collecte des chèques pour le compte du transporteur) association participant à un service public institution paritaire de retraites complémentaires institution de prévoyance association ayant la qualité d employeur toute association qui a l obligation de nommer un commissaire aux comptes, soit, en plus des cas mentionnés : association subventionnée pour moins de mais dont l une des conventions passées avec un financeur prévoit la mise en place d un commissaire aux comptes association sportive à statut particulier et fédérations sportives fondation reconnue d utilité publique association-relais (association d utilité publique) association/organisme de formation dont la taille le justifie (2 des 3 seuils : 3 salariés de chiffre d affaire - Bilan de ) association/organisme collecteur de fonds de la formation continue association/établissement de transfusion sanguine caisse de règlements pécuniaires (aide juridique = CARPA) association de surveillance de la qualité de l air association/organisme faisant appel à la générosité du public association d assistance, de bienfaisance, de recherche scientifique ou médicale association/groupement politique (ils ont l obligation de nommer deux commissaires aux comptes). Il faut ajouter à tous ces cas répertoriés : les associations qui exercent une activité commerciale, soumises en conséquence aux impôts commerciaux les associations recevant des legs (les comptes étant à fournir) les associations recevant des subventions pour un montant supérieur ou égal à les associations établissant volontairement des comptes annuels. les associations bénéficiant d un montant de dons supérieur à ; Cette obligation de se soumettre au plan comptable des associations et des fondations va se développer et l on peut prédire qu à terme quasiment toutes les associations auront intérêt à l utiliser. La meilleure attitude est de faire d une obligation un outil de compréhension et d action, au bénéfice de sa propre association. 11