Département fédéral de l'intérieur DFI. Instruction. Case postale annonce par des tiers. Pour les services du contrôle des habitants

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1 Département fédéral de l'intérieur DFI Instruction Case postale annonce par des tiers Pour les services du contrôle des habitants

2 1 Aperçu 3 2 Demande d'une case postale Registration 3 3 Login 4 4 Gestion de compte 6 5 Récupérer les annonces par des tiers 7 Dans le cadre des travaux liés à l harmonisation des registres, un groupe de travail composé de représentants de l Association suisse des services des habitants (ASSH), des cantons, de l OFS et des gérances immobilières (Qualipool et HEV) a développé une solution technique nationale pour les annonces fournies par les gérances immobilières aux services du contrôle des habitants. Cette application web «Drittmeldepflicht» permet aux gérances immobilières de transmettre aux communes leurs données de déménagement de manière harmonisée selon le standard ech Les communes qui ne sont pas connectées à sedex reçoivent les messages dans la boite aux lettres d annonce par des tiers. La présente instruction montre étape par étape comment il est possible de récupérer les messages de la boîte aux lettres d annonce par des tiers. La transmission des données par les gérances immobilières aux communes est importante pour toutes les parties, car elle contribue à assurer la qualité des données. En outre, cet instrument offre une possibilité intéressante d'harmoniser les données de la commune avec celles des gérances immobilières et de garantir de ce fait la mise à jour des EWID dans les services du contrôle des habitants. Decembre 2012/V0.1 2/9

3 1 Aperçu Graphique illustrant les deux méthodes de transmission des arrivées et des départs de locataires à la commune politique dans laquelle se trouve le bâtiment concerné. 2 Demande d'une case postale Registration 1. Adresse internet boîte aux lettres Decembre 2012/V0.1 3/9

4 2. Demande d une case postale Si la commune souhaite avoir une case postale annonce par des tiers, il faut l annoncer auprès de l OFS suite à l étape 2. La commune reçoit alors un avec un lien vers la base de données «Anmelde-Datenbank». Ensuite la commune saisie son numéro de commune, son , ainsi que d autres informations de contact pour pouvoir crée elle-même le mot de passe. 3 Login Dans le cadre de l initialisation de la case postale annonce par des tiers, les communes recevront le lien vers la base de données «Anmelde-Datenbank» par le canton. Ensuite la commune saisie son numéro de commune, son , ainsi que d autres informations de contact pour pouvoir crée elle-même le mot de passe. 1. Adresse Internet boîte aux lettres Decembre 2012/V0.1 4/9

5 2. Entrer le nom d utilisateur (No. OFS de la commune) et le mot de passe. 3. Problèmes avec le nom d utilisateur et mot de passe peuvent être signalés ici. 5. Exigence de mot de passe 4. Saisir le nouveau mot de passe. Veuillez noter les exigences de mot de passe conformément à l étape 5. Le système vous demandera après cinq mois d entrer un nouveau mot de passe. Si vous avez oublié ou entré incorrectement votre mot de passe, contactez le service clientèle d après l étape 3. Lorsqu il y a un changement de personnel dans votre commune, il est obligatoire de créer un nouveau mot de passe pour des raisons de sécurité. Decembre 2012/V0.1 5/9

6 6. Mot de passe changé, aller à la boîte de réception La boîte aux lettres sera très probablement vide. Les messages reçus sont communiqués par à la commune. Voir rubrique Gestion de compte 1. Gestion du mot de passe 2. Gestion du mot de passe Voir la rubrique 3, étape 5 pour les exigences sur les mots de passe Decembre 2012/V0.1 6/9

7 5 Récupérer les annonces par des tiers 1. Pour chaque annonce, la commune reçoit un courriel qui permet le lien vers la boîte aux lettres contenant les annonces de déménagements. Chaque fois lorsque des annonces sont envoyées par les propriétaires ou des gérances immobilières, la commune reçoit cet pour récupérer les annonces. 2. Derniers messages reçus 3. Chercher après la date 4. Téléchargement de messages. Les messages sont conservés pendant trois mois dans la boîte aux lettres; ensuite le système les efface automatiquement. 5. Possibilité de télécharger plusieurs messages. Decembre 2012/V0.1 7/9

8 6. 7. Le document existe en trois langues (de/fr/it). Decembre 2012/V0.1 8/9

9 8. Des nouveaux messages seront déplacés automatiquement après le téléchargement dans la rubrique «Téléchargé». 9. Les messages restent trois mois. Ensuite le système les efface automatiquement. Possibilité d effacer manuellement à l'aide du bouton X. Decembre 2012/V0.1 9/9