Note de service permanente n 2. Congés, absences et remplacements.

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1 Dijon, le 29 mars Note à l attention de Pour attribution Mesdames et messieurs les directeurs d écoles, Mesdames et messieurs les enseignants de la circonscription de Dijon Est. Mesdames et messieurs les psychologues scolaires et enseignants spécialisés du RASED Dijon Est. Note de service permanente n 2 Cette présente note a pour objet de rappeler le cadre et les modalités de gestion des autorisations d absence, des congés et de l organisation du remplacement qui en découle. Références : - Loi n du 11/01/1984 modifiée portant dispositions statuaires relatives à la fonction d Etat, notamment les articles 34-2, 34-5, 54 et 54 bis portant sur le droit à congés des agents de la Fonction Publique d Etat. - Circulaire n du 02/08/2003 sur les autorisations d absence de droit et facultatives. Rappels et informations préliminaires. 1. Gestion des congés et remplacements Organisation des remplacements. Les remplacements des enseignants du 1 er degré sont désormais gérés à l aide d une application informatique ARIA (Aide aux Remplacements en Inspection Académique) utilisée par les gestionnaires de la DSDEN et par les secrétaires en circonscriptions, cette application permet : la prise en compte et la gestion de tous types d absences, la gestion des justificatifs ou autorisations, la gestion des remplacements, le pilotage du potentiel de remplacement. Toute saisie d une absence ou d un congé dans ARIA génère automatiquement le congé correspondant dans AGAPE et déclenchera le paiement de l ISSR à partir du 1 er septembre Continuité du service public d éducation. L article L du Code de l Education rappelle l obligation d accueil des élèves des écoles maternelles et élémentaires publiques pendant le temps scolaire lorsque l enseignement est interrompu du fait d une grève ou de l absence imprévisible d un enseignant. 3. Demande de congé ou d autorisation d absence : principes généraux. Cette demande est faite par l intéressé(e) à la directrice académique. Dans le département, l inspectrice de la circonscription accorde, par délégation de la directrice académique, les congés et autorisations d absence de deux jours ; mais les congés d une durée supérieure à deux jours, les autorisations pour motif syndical ou électoral, et les demandes entraînant une sortie du département sont de l autorité de la directrice académique, l IEN émettant un avis. La demande doit être faite en suivant la voie hiérarchique. Elle doit être précise, notamment en ce qui concerne le motif, et se faire à l aide des formulaires mis à votre disposition sur la plateforme des enseignants du 1 er degré et sur le site de la circonscription. Une courte lettre peut accompagner la demande si nécessaire. La demande doit être systématiquement accompagnée d un justificatif. Lorsque ce dernier n est pas immédiatement disponible, il sera nécessaire de le signaler sur le formulaire et l envoyer dès que possible : en effet, avec ARIA, ce justificatif est nécessaire pour valider le congé et enclencher toutes les opérations administratives de traitement. Les absences spécifiques aux 108h annualisées du service des enseignants (aide personnalisée, conseil d école, conseils de maîtres, concertations ) font l objet des mêmes demandes d autorisations d absences et des mêmes procédures. Note de service permanente n /2013 Page 1/5 J. Manzoni, IEN Dijon Est Mars 2013.

2 Demandes de congés (maladie, maternité, paternité, ) 1. Congé de maladie. 1.a Modalités. Les fonctionnaires, stagiaires ou titulaires, peuvent, si leur état de santé le justifie, être placés en congé de maladie ordinaire. Le congé de maladie ordinaire (CMO) est accordé conformément aux dates indiquées sur le certificat médical délivré par le médecin. N.B. L enseignant qui fera parvenir un certificat médical englobant tout ou partie des vacances scolaires se verra accorder un congé prenant en compte la totalité de la période. Ce congé de maladie est rémunéré sur la base d un plein traitement pendant 90 jours, puis réduit de moitié pour les 6 mois restants. L avis du comité médical est obligatoire à l issue de 6 mois continus de CMO. Pour les fonctionnaires stagiaires, la durée des congés a une incidence sur la date de titularisation : toute absence supérieure à 39 jours verra son stage prolongé pour la durée correspondant à la période excédant ces 39 jours. 1.b Procédures. Dès que l enseignant a connaissance de la durée de son arrêt de maladie, il doit : Signaler le jour même son absence à l IEN de la circonscription et au directeur de l école en précisant la durée du congé si elle est connue, ou au plus tôt (en tout état de cause à la sortie de la consultation) pour la gestion des remplacements. Transmettre sous 48h sa demande de congé à l aide du formulaire en y joignant le volet 2 de l arrêt de maladie (le volet 1, portant mention de la nature de la maladie ayant justifié l arrêt, est couvert par le secret médical et reste à l intéressé(e) qui pourra, éventuellement, le produire au médecin agréé en cas de visite). Il est nécessaire que les dates soient bien lisibles sur le volet 2 qui constitue un justificatif. La même procédure doit être suivie en cas de prolongation. J insiste sur la nécessité de respecter les échéances qui peuvent permettre le maintien du collègue, titulaire remplaçant sur le poste, dans le cadre de la continuité pédagogique et éducative due aux élèves. Ø Pour une prolongation de congé au delà du dimanche, merci de faire parvenir l information (courriel, téléphone) le plus rapidement possible, en tout état de cause le vendredi avant 14h. Ø Pour une prolongation au delà du mercredi, l information doit parvenir le mardi avant 14h. Cas particuliers : demandes de congés de longue durée, de longue maladie. Ils sont prescrits suivant l affection et après avis du comité médical sur examen du dossier qui est transmis à la directrice académique et qui comprend : une demande manuscrite, un certificat médical non confidentiel établi par le médecin traitant et un rapport médical sous pli confidentiel établi par le médecin spécialiste agréé. Les demandes de renouvellement sont à effectuer un mois avant l expiration de la période en cours. Contacter à la DSDEN 21 le pôle RES21: Mme Chantal BECOURT ( ). 2. Congé de maternité. Le congé de maternité est accordé aux enseignantes en position d activité. La première constatation médicale de la grossesse doit être effectuée avant la fin du 3 ème mois de la grossesse et donner lieu à une déclaration dont l intéressée doit adresser copie avant la fin du 4 ème mois au rectorat (DIRH 6) qui assure le suivi de son dossier professionnel. Dans le même temps, une information sera faite auprès de l IEN de circonscription afin que ce remplacement soit pris en compte. L enseignante placée en congé de maternité perçoit la totalité de son traitement, il en est de même pour l enseignante exerçant à temps partiel. Le congé de maternité est considéré comme une période d activité en ce qui concerne les droits à pension civile de retraite et l avancement. Durée du congé de maternité - 1 er et 2ème enfant. Congé prénatal Congé post natal Normal Modulable Normal Modulable 6 semaines 10 semaines 3 semaines 13 semaines au plus TOTAL 16 semaines Note de service permanente n /2013 Page 2/5 J. Manzoni, IEN Dijon Est Mars 2013.

3 Durée du congé de maternité - 3 ème enfant et suivants. Congé prénatal Congé post natal Normal Modulable Normal Modulable 8 semaines 18 semaines 10 semaines au minimum 16 semaines au plus TOTAL 26 semaines Si l accouchement a lieu avant la date prévue du début de congé de maternité, le congé initial n est pas modifié et la période allant de la date d accouchement au début présumé du congé de maternité est ajoutée à celui-ci. Possibilité de report d une partie de la période prénatale. L enseignante qui souhaite réduire la durée de son congé prénatal doit justifier d une prescription médicale rédigée par un professionnel de la santé qui suit sa grossesse et attestant l absence de contre-indication médicale à ce report. Cette attestation doit préciser le nombre de jours que le fonctionnaire est autorisé à reporter dans la limite de 3 semaines. N.B. En cas d arrêt de travail pendant la période qui a fait l objet d un report, ce dernier est annulé et le congé prénatal débute à compter du 1 er jour de l arrêt jusqu à la date de l accouchement. Congés dits «pathologiques». Des congés supplémentaires, liés à un état pathologique, peuvent être accordés sur présentation d un certificat médical original dans les conditions suivantes : Le congé prénatal peut être augmenté, dans la limite de 2 semaines, et pris à tout moment à compter de la déclaration de grossesse. Le congé postnatal peut être augmenté dans la limite de 4 semaines par une prescription médicale particulière. Cas particuliers. Il s agit de cas liés à des naissances multiples, à l augmentation de la période prénatale pour les naissances de rang 3 et au delà ainsi que de naissances multiples, à des congés pour adoption. Ces situations particulières seront à traiter avec le gestionnaire de l enseignante concernée. Dans tous les cas, une information au secrétariat de la circonscription est nécessaire. 3. Congé de paternité. 3.a Modalités. Il est accordé au père en activité, sur sa demande, au titre de la naissance de son enfant. Ce congé est d une durée de 11 jours consécutifs, samedis et dimanches compris, et de 18 jours dans le cas de naissances multiples. Il ne peut être fractionné et doit être pris dans les 4 mois qui suivent la naissance. Ce congé s ajoute aux 3 jours accordés au père pour une naissance. Ces jours se décomptent en jours ouvrables et doivent être pris dans les 15 jours suivant l accouchement. L enseignant perçoit l intégralité de son traitement. 3.b Procédure. Le père doit adresser sa demande de congé de paternité, à la directrice académique par voie hiérarchique. La demande doit être adressée 1 mois au minimum avant la date choisie du début de congé de paternité accompagné d un certificat de naissance. 4. Accidents de service et de trajet. La déclaration d accident de service doit être établie le plus rapidement possible et, en tout état de cause, dans la semaine qui suit l accident du travail. Les dossiers sont à retirer au secrétariat de la circonscription. Le dossier dûment complété, avec les pièces justificatives, devra être transmis à la DSDEN puis au rectorat par voie hiérarchique. 5. Autres congés non rémunérés. Il s agit des congés parentaux ou pour présence parentale. Les personnels intéressés peuvent prendre contact avec le pôle RES 21 (bureau 503N Tel. : ) ou l IEN de circonscription pour plus de précisions. Note de service permanente n /2013 Page 3/5 J. Manzoni, IEN Dijon Est Mars 2013.

4 Demandes d autorisations d absences. Il existe deux sortes d autorisations administratives d absence (AAA) : certaines sont de droit, d autres sont facultatives. Les demandes d AAA doivent être obligatoirement effectuées à l aide des imprimés disponibles sur le site de la DSDEN 21. Elles devront être transmises IMPERATIVEMENT à l IEN AU MOINS 10 jours avant, sauf dispositions particulières ou cas d urgence. Le justificatif doit être joint à la demande ou, à défaut, transmis dans les 48h. Un enseignant ne peut s absenter sans en avoir obtenu au préalable l autorisation. 1. Autorisations d absences de droit. Elles concernent l exercice de missions ou de responsabilités liées à un mandat électif ou à l exercice du droit syndical. Sont également considérées comme AAA de droit, les demandes ayant pour but de se rendre à des examens médicaux obligatoires (avant et après accouchement), les convocations à des examens ou à la participation à un jury d assises. Dans le cadre des Réunions d Information Syndicales (RIS), les organisations syndicales peuvent solliciter, par courrier un mois avant la date prévue auprès de la directrice académique, la tenue de ces réunions qui représentent deux demi-journées par année scolaire. Ces réunions devront être mises en place sur la partie du service que les enseignants n effectuent pas devant les élèves. Les enseignants qui souhaitent participer aux RIS devront au moins 15 jours à l avance en informer l IEN en précisant, d une part, la date et les heures de cette réunion et, d autre part, sur quelle partie de leurs services (animations pédagogiques, temps de concertation..) ils imputent ces heures de droit syndical. Les représentants des organisations syndicales ont droit à des autorisations spéciales d absence qui relèvent de la compétence de la directrice académique, sous couvert de l IEN afin de prévenir le remplacement. 2. Les autorisations d absences facultatives. 2.a Modalités. Ce sont des mesures de bienveillance de l administration relevant de l appréciation de l autorité hiérarchique. Elles sont accordées sous réserve des nécessités de service, et au vu des motifs invoqués par l enseignant. 2.b Procédure. Les demandes d autorisation exceptionnelle d absence doivent être clairement et suffisamment motivées par écrit, avant toute absence et être obligatoirement assorties des pièces justificatives correspondantes pour permettre à l autorité administrative, de se prononcer en toute connaissance de cause, sur l opportunité d accorder ou non, une autorisation d absence avec ou sans traitement. Toute demande doit être faite en utilisant le formulaire unique prévu à cet effet. Si le téléphone ou le courriel peuvent être utilisés pour prévenir ou anticiper, seule sera prise en compte cette demande écrite, qui détermine d une part, son inscription sur le planning de la circonscription, et d autre part, la suppléance mise à disposition, compte tenu des nécessités de service. En cas d urgence, si la demande peut être faite par téléphone ou courriel, il conviendra d envoyer, au plus tôt l imprimé qui sera alors considéré comme une «régularisation d absence». Les mêmes exigences s imposent en ce qui concerne le justificatif. Lorsque le motif de la demande d autorisation d absence est imprécis ou qu il ne semble pas devoir entraîner de réponse positive de ma part, je prendrai systématiquement contact avec l enseignant(e) concerné(e). Je rappelle, par la présente, que les «convenances personnelles» ne sont pas un motif, recevable en soi, de demande d autorisation d absence. Elles nécessitent une formalisation plus précise. J insiste donc sur le caractère qui doit toujours rester exceptionnel pour toutes ces demandes d autorisation d absence et sur la prise en compte de l intérêt des élèves. Je me permets d attirer particulièrement l attention sur : le délai d acheminement des demandes d autorisation d absence : 10 jours au moins. Seule la demande écrite à l aide du formulaire sera prise en compte : les appels téléphoniques et courriels ne le seront pas. Les justificatifs de demande d autorisation d absence devront être le plus souvent joints à la demande. Dans le cas contraire, l enseignant devra faire parvenir dès son retour en classe cette pièce qui est nécessaire au paiement de l indemnité du titulaire remplaçant. Note de service permanente n /2013 Page 4/5 J. Manzoni, IEN Dijon Est Mars 2013.

5 2.c - Modalités de communication. Dans le cas des autorisations d absence, le secrétariat prévient l école au plus tard 24h avant la date prévue de la mise à disposition ou non d un titulaire remplaçant. J attire votre attention sur le fait que dans tous les cas, la continuité du service devra être préservée : on ne peut refuser l entrée des enfants au motif que l enseignant n est pas remplacé. Le service devra être organisé en conséquence (répartition des élèves dans les autres classes). Pour les congés non remplacés, toute difficulté devra m être signalée au plus tôt. Assurer la continuité de l enseignement. Un titulaire remplaçant qui débute un remplacement doit pouvoir trouver immédiatement dans la classe les documents nécessaires à une prise en charge rapide et efficace des élèves, tant dans ses aspects administratifs (registre d appel, fiche de renseignements individuels, planning d occupation des salles, tableau de service de surveillance des récréations ) que pour la conduite de l enseignement (programmations, cahier-journal, emploi du temps, organisation de la prise en charge des élèves en difficulté, à besoins particuliers, aide personnalisée, échanges de service et décloisonnement éventuels ). Une communication entre l enseignant de la classe et le remplaçant est nécessaire dans un deuxième temps. Dans la même logique, et avec le même souci de continuité des apprentissages, le titulaire remplaçant laisse trace des enseignements qu il a conduits et des acquis des élèves qu il a évalués, à la fin du remplacement. Je rappelle à cet effet, que quelle que soit la durée du remplacement, le collègue titulaire remplaçant doit effectuer la correction des exercices qui ont été donnés aux élèves. Un titulaire remplaçant prend donc l ensemble du service de l enseignant qu il remplace (enseignement, dispositif d aide personnalisée, réunions et conseils, surveillances ) - dès le premier jour, dans la mesure du possible ; - obligatoirement à partir du deuxième jour de remplacement. A cette fin, le document de suivi des 108 heures doit être retourné au secrétariat de l IEN à la fin de chaque période. Le respect des ces dispositions est nécessaire à une continuité des enseignements qui doit prendre en compte le respect des besoins des élèves. Je remercie chacun d entre vous du respect de ces procédures qui concourent au bon fonctionnement et à la qualité du service public d éducation. L Inspectrice de l Education nationale Jocelyne Manzoni Je remercie les directeurs de porter à la connaissance de l ensemble des personnels de l école, en congé ou en poste, cette note de service permanente ainsi que les annexes. Leur prise de connaissance s avère indispensable à un fonctionnement optimisé du service. Note de service permanente n /2013 Page 5/5 J. Manzoni, IEN Dijon Est Mars 2013.