DEMANDE DE PROPOSITIONS VILLE HÔTE

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1 CHAMPIONNAT NATIONAL SENIOR DE VOLLEYBALL DE PLAGE DEMANDE DE PROPOSITIONS de VILLE HÔTE

2 TABLE DES MATIÈRES Championnat national senior de volleyball de plage Introduction Horaire... 3 Processus de candidature Guide de candidature Échéancier Responsabilités de l hôte Critères d évaluation Documents à fournir Demandes d information ou modification... 6 Dossier de candidature Contribution financière Coûts proposés Comité organisateur local Employés et bénévoles locaux Profil de la ville hôte Hébergement Exigences dates Exigences site de compétition Exigences services et installations Médias et communications Avantages pour l hôte Visibilité locale Annexes Associations provinciales et territoriales (APT) PAGE 2

3 CHAMPIONNAT NATIONAL SENIOR DE PLAGE Volleyball Canada est à la recherche d une ville hôte pour le championnat national senior de volleyball de plage L événement sera organisé et présenté par Volleyball Canada en collaboration avec le comité organisateur local. Le dossier de candidature peut être déposé par une association provinciale/territoriale de volleyball (APT), un club de volleyball local, une agence de tourisme, une municipalité ou un promoteur événementiel. 1 INTRODUCTION L événement comportera deux volets. Le premier, le volet élite senior, consistera en un petit groupe de joueurs d élite qui joueront sur le court central pour des bourses. Les athlètes de l équipe nationale ne sont pas tenus par Volleyball Canada de participer à l événement. Le deuxième, le volet compétitif, rassemblera des joueurs qui souhaitent participer à un tournoi de haut calibre et apprécient l atmosphère d un championnat national. Un volet divertissement peut être intégré à l événement afin d agrémenter l expérience des athlètes et des spectateurs. L événement se déroulera sur trois jours (vendredi, samedi, dimanche). Les équipes du volet élite senior disputeront un tournoi à la ronde suivi d un tableau à élimination simple. Les huit équipes participantes par sexe devront se qualifier pour le tournoi selon une formule déterminée par Volleyball Canada. Le volet compétitif consistera en un tournoi à la ronde et un tableau à élimination simple. Le tournoi est destiné à des joueurs récréatifs et compétitifs, qui seront garantis de jouer un nombre élevé de matchs. Un minimum de huit équipes par sexe participeront à ce volet. Un minimum de 32 équipes participeront au tournoi sur un total de huit terrains. Ce chiffre est susceptible de changer selon le nombre de participants au volet compétitif. La formule prévue est de quatre équipes par terrain. 2 HORAIRE La compétition se déroulera du vendredi au dimanche. La ville hôte doit cependant tenir compte du montage et du démontage. Le site doit être disponible deux jours avant la tenue du premier match. Jour Activité 1 Aménagement des terrains Entraînement des équipes (sur demande) 2 Aménagement de l affichage et des tentes Entraînement des équipes Enregistrement des équipes Inspection du site Réunion technique générale des arbitres 3 Jour de compétition 1 PAGE 3

4 4 Jour de compétition 2 Activité sociale en soirée 5 Jour de compétition 3 Démontage de l équipement et de l affichage Départ des équipes et du personnel PROCESSUS DE CANDIDATURE 3 GUIDE DE CANDIDATURE Le présent guide de candidature sert à familiariser les candidats potentiels avec le championnat national de plage et les exigences que comporte l accueil de l événement. Dans la préparation de leur dossier, les candidats devraient envisager comment ils peuvent contribuer à l atteinte des objectifs de Volleyball Canada pour l événement : Créer un volet divertissement attirant et excitant qui mettra en valeur le sport et les athlètes; Maximiser l assistance et la visibilité de l événement dans les médias o Minimum de spectateurs par jour; o Promotion et visibilité dans les médias locaux et nationaux; Assurer la pérennité de ce type d événements en organisant un événement financièrement viable, notamment en atteignant ou en dépassant les cibles suivantes : o $ en subventions o $ en revenu de commandite (en espèces ou en biens et services) Prévoir un legs pour la communauté locale 4 ÉCHÉANCIER Volleyball Canada a établi l échéancier suivant pour le processus de candidature : 10 juin 2015 Émission de la demande de propositions 15 juillet 2015 Dépôt de la lettre d intention (avant 17 h HNE) 15 septembre 2015 Dépôt du dossier de candidature (avant 17 h HNE) 15 septembre -15 octobre 2015 Étude des candidatures par le comité de sélection 15 octobre 2015 Sélection des villes hôtes par le comité de sélection 15 octobre - 15 novembre 2015 Annonce aux villes retenues de leur sélection Les dossiers de candidature doivent être transmis avant la date limite indiquée ci-dessus à Andrea Bailie, coordonnatrice des événements de plage, par courriel à abailie@volleyball.ca. 5 RESPONSABILITÉS DE L HÔTE L hôte est responsable de ce qui suit : Site PAGE 4

5 Le comité organisateur local est responsable du site, du plateau de compétition, de l équipement, des permis de la ville (si nécessaires) et du personnel responsable de la gestion de l événement, du montage/démontage, etc. Cela comprend notamment l entretien du sable avant, pendant et après le tournoi, la location d équipement pour le court central, les clôtures, etc. Équipement technique VC fournit les ballons de match et le gabarit des feuilles de pointage. Le comité organisateur local imprime les feuilles de pointage et de fournit filets, poteaux, antennes, lignes, bloc-notes, palettes de pointage, numéros de terrain, etc. Tout le matériel et l équipement doivent être conformes aux normes de VC, qui seront communiquées à la ville hôte retenue. Prix et bourses Volleyball Canada fournit les bourses et autres prix. Le comité organisateur local est toutefois encouragé à solliciter des prix supplémentaires des commanditaires et partenaires. Services médicaux Le comité organisateur local s occupe de l organisation des services médicaux. L équipe médicale doit comprendre au minimum deux (2) massothérapeutes certifiés et deux (2) thérapeutes du sport. Transport et hébergement VC assume les coûts de transport et d hébergement des membres du comité de volleyball de plage et des représentants du conseil affectés à l événement. Le comité local organisateur leur fournit le transport local et l hébergement. Soutien technique VC fournit les services web pour l événement. Le comité organisateur local est responsable de fournir le personnel nécessaire pour gérer les services d affichage des résultats en temps réel ainsi que l équipement technique nécessaire (ordinateurs, imprimantes, connexions Internet sur place, etc.). Inscription VC assure l inscription pour l événement à l aide de son système d inscription. VC établit également le tableau et l horaire de l événement. Personnel Le comité organisateur local recrute le personnel et les bénévoles nécessaires pour assurer le bon déroulement de l événement, y compris l équipe responsable de l équipement, les racleurs, chauffeurs, marqueurs, etc. Si l hôte prévoit avoir une zone à accès réservé où sera servi de l alcool, il doit aussi en fournir le personnel. Médias et promotion Le comité organisateur local collabore avec les médias locaux afin de promouvoir l événement et obtenir une couverture médiatique pendant l événement. Volleyball Canada gère la promotion auprès de la communauté du volleyball. *La liste des responsabilités est susceptible de changer en fonction des capacités et des besoins de VC et du comité organisateur local (les parties conviendront des responsabilités spécifiques dans le protocole d entente). PAGE 5

6 6 CRITÈRES D ÉVALUATION Les candidatures seront évaluées en fonction des critères suivants : Site de compétition : conformité aux exigences décrites aux sections 16-20; Volet financier : engagement proposé de financement (section 10) et coût total prévu pour le site et la ville hôte (sections 11, 14-16) Capacité organisationnelle : capacité de répondre aux exigences organisationnelles de l événement (sections 12-13); Potentiel de visibilité/considérations géographiques : la capacité potentielle de l hôte de maximiser la visibilité médiatique de l événement et l assistance. Les candidats doivent démontrer leur capacité d attirer spectateurs par match; Accueil et services. 7 DOCUMENTS À FOURNIR Les documents suivants doivent être fournis dans les délais précisés plus haut. Lettre d intention La lettre d intention doit comprendre les renseignements suivants et sert à exprimer votre intérêt ou intention de poser votre candidature pour un des événements ou les deux. Dates proposées de l événement ou des événements Renseignements sur la ville hôte o Aéroport le plus près Site de compétition proposée (indiquer le nombre de terrains disponibles) Lettres d appui o de l association provinciale/territoriale de volleyball (AP/T) -recommandé mais pas obligatoire o du propriétaire ou de l exploitant du site o de la municipalité hôte Dossier de candidature Le dossier de candidature doit contenir les renseignements indiqués dans la section suivante. 8 DEMANDES D INFORMATION OU MODIFICATION Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir des renseignements supplémentaires au sujet du championnat national senior de volleyball de plage, veuillez communiquer avec : Andrea Bailie Chrissy Benz Volleyball Canada Volleyball Canada Coordonnatrice des événements de plage Directrice des compétitions nationales Tél. : x234 Tél. : poste 232 Téléc. : Téléc. : Courriel : abailie@volleyball.ca Courriel : cbenz@volleyball.ca PAGE 6

7 DOSSIER DE CANDIDATURE 9 CONTRIBUTION FINANCIÈRE L accueil d un championnat national de plage nécessite un investissement de la part du candidat. Le dossier de candidature doit comprendre une liste des sources de financement disponibles, y compris les subventions pouvant être demandées auprès des autorités municipales, provinciales ou de tiers. Veuillez indiquer si votre organisation a réussi à obtenir un financement de ces sources dans le passé. Veuillez également obtenir des lettres d appui de toutes les instances susceptibles de financer le championnat. Les sources de financement privé et les commandites sont acceptées à condition de ne pas entrer en conflit avec les partenaires et commanditaires de Volleyball Canada. Volleyball Canada doit approuver toute source de financement privé. 10 COÛTS PROPOSÉS Les candidats doivent indiquer tous les coûts proposés, y compris : les coûts de location du site, y compris les frais de services supplémentaires prévus (s il y a lieu, fournir la grille de tarification pour temps ou matériel supplémentaire) les coûts prévus de l hébergement les coûts des services alimentaires les coûts du transport les coûts de l équipement de location les coûts de la main-d œuvre Les exigences concernant ces éléments sont détaillées aux sections suivantes. 11 COMITÉ ORGANISATEUR LOCAL Pour assurer le bon déroulement de la préparation et de la présentation de l événement, le comité organisateur local doit être compétent et chevronné. Les membres du comité doivent posséder de l expérience dans la planification d événements de volleyball, d autres sports ou de divertissement. Le comité doit être constitué de personnes qui possèdent une expertise dans différents domaines. Ils peuvent provenir de diverses organisations : association provinciale/territoriale, conseil du tourisme local, agence de tourisme sportif locale, clubs locaux de volleyball, programmes collégiaux ou universitaires de volleyball, etc. Le comité organisateur doit pourvoir les postes suivants : Président de l événement Cette personne est le principal point de contact principal entre le comité organisateur local et Volleyball Canada. Elle est chargée de déposer la candidature et gérer les autres membres du comité. PAGE 7

8 Responsable des terrains et de l équipement Cette personne est responsable des aspects techniques de l événement, y compris l acquisition des installations et de l équipement de compétition, le montage et le démontage des terrains. Responsable des résultats en ligne Cette personne est responsable du recrutement, de la formation et de la supervision des bénévoles responsables de la publication des résultats en ligne. Responsable du marketing et de la promotion Cette personne est chargée de mettre en oeuvre les stratégies de communication et de marketing au niveau local afin de faire connaître l événement. Elle est la personne-ressource locale pour toutes les initiatives de promotion en amont de l événement. Elle travaille avec le directeur du marketing de Volleyball Canada et lui rend des comptes. Responsable des bénévoles Cette personne est responsable du recrutement, de la formation et de l affectation des employés et bénévoles locaux. Elle est aussi chargée de mettre sur pied l équipe de montage et démontage. Responsable des arbitres Cette personne est responsable du recrutement, de l affectation et du transport des arbitres. Responsable de la communication Cette personne est responsable de la communication pour l événement, incluant les photos, vidéos, médias sociaux, etc..) 12 EMPLOYÉS ET BÉNÉVOLES LOCAUX Le comité organisateur local est responsable du recrutement, de la formation et de l affectation des bénévoles et employés locaux. Ces personnes seront appelées à assumer diverses fonctions afin d assurer que l événement est planifié et présenté conformément aux normes de Volleyball Canada. Le plan de dotation devrait prévoir les fonctions suivantes : Enregistrement/terrains d entraînement 4 bénévoles Quatre bénévoles seront nécessaires pour l enregistrement des athlètes et la distribution des maillots au jour 2. Montage/démontage bénévoles par séance Ces bénévoles participeront au montage et au démontage des terrains. Bénévoles sportifs 10 bénévoles par jour Ces bénévoles sont chargés de s assurer que l équipement fonctionne correctement et de réagir aux problèmes pouvant survenir sur le sable. Ils sont également responsables de la mise à jour des tableaux des résultats (y compris le système en ligne). PAGE 8

9 13 PROFIL DE LA VILLE HÔTE Le dossier de candidature doit comprendre les renseignements suivants au sujet de la ville hôte (2 pages maximum) : Données démographiques Plaques tournantes de transport (aéroports, autoroutes, etc.) Aéroport international le plus près Réseaux de transport public (trains, autobus, etc.) Accès aux médias (locaux, régionaux, nationaux, etc.) Communauté de bénévoles actifs Attractions touristiques Tout autre événement se déroulant dans la région pendant la même période Tout autre renseignement pertinent 14 HÉBERGEMENT Veuillez indiquer un hôtel officiel pour le tournoi (doit être une propriété de IHG). L hôtel devrait fournir une commission au comité organisateur, des tarifs privilégiés ou autres avantages pour encourager les participants à y séjourner. Un lien de réservation peut être fourni par Volleyball Canada. 15 EXIGENCES DATES Le championnat national senior de volleyball de plage doit avoir lieu lors d une des deux dernières fins de semaine d août 2016 et Les dates et tout changement de date doivent être approuvés par Volleyball Canada. 16 EXIGENCES SITE DE COMPÉTITION Le site doit répondre aux exigences suivantes : qualité du sable conforme aux normes FIVB FUNTEC doit être utilisé sur le ou les courts centraux (fourni par Volleyball Canada) le court central et la zone ciblée par le permis d alcool doivent pouvoir être clôturés tableau affichant le pointage de la manche en cours (électronique ou non) système de sonorisation pour musique et annonceurs accès internet/wifi partout sur le site capacités de webdiffusion zones d'ombrage (naturelles ou créées artificiellement) zone VIP dans les estrades PAGE 9

10 17 EXIGENCES SERVICES ET INSTALLATIONS Services médicaux Une équipe médicale comprenant des physiothérapeutes et des massothérapeutes doit être de service pendant le tournoi. Veuillez confirmer la disponibilité d un espace pour une tente médicale. o Veuillez indiquer si de la glace sera disponible et décrivez le processus pour l obtenir. Transport et stationnement Technologie Affichage Veuillez indiquer le nombre de places de stationnement disponibles sur le ou les sites et, le cas échéant, indiquer les coûts. Veuillez inclure un plan du site indiquant l emplacement des stationnements, des stations ou arrêts de transport en commun et des toilettes. Veuillez décrire le plan de transport pour les employés et les officiels (transport aller-retour de l aéroport, navettes ou fourgonnettes pour le transport des officiels vers les sites, véhicules de location pour le personnel, passes de transport en commun pour les officiels, etc.) Veuillez indiquer le type de services internet disponibles sur les sites (avec ou sans fil). o Indiquez si le site est desservi par un réseau d internet sans fil public et indiquez les coûts d accès. o Indiquez si le site a la capacité de créer un réseau sans fil sécurisé pour le personnel et les commerçants. Veuillez indiquer si le site est doté d un système de sonorisation permettant de faire des annonces pendant l événement. Veuillez indiquer si le site est pourvu d écrans ou de télévisions pouvant être utilisées pour les annonces ou la promotion lors de l événement. Veuillez indiquer toute restriction d affichage/commandite concurrente sur le site. Volleyball Canada doit être en mesure de respecter ses obligations en vertu de ses contrats de commandite. Veuillez indiquer toute autre restriction promotionnelle en vigueur sur le site. Vente de produits dérivés Volleyball Canada collaborera avec la ville hôte afin de permettre la vente de produits du commanditaire officiel de vêtements de Volleyball Canada. Veuillez indiquer tout conflit ou restriction potentiel. 18 MÉDIAS ET COMMUNICATIONS Intérêt des médias L hôte est responsable de susciter l intérêt des médias pour l événement, notamment dans la presse, à la radio, à la télévision et dans les réseaux sociaux. Idéalement, les médias locaux assureront une couverture complète de l événement : annonce de la ville hôte, photos et articles pendant l événement, couverture post-événement sur les résultats et l impact sur la communauté et l économie locale. Volleyball Canada fera suivre à l hôte tout article portant sur l événement ou redirigera vers lui les médias locaux intéresssés par l événement. PAGE 10

11 L événement doit en tout temps être promu en tant que propriété de Volleyball Canada et désigné par son nom officiel, qui sera confirmé lors de l annonce de l hôte. AVANTAGES POUR L HÔTE 19 VISIBILITÉ LOCALE Visibilité Description Visuel Bannières en périphérie du terrain Visibilité sur place et sur la webdiffusion. La webdiffusion sera promue sur les réseaux sociaux de Volleyball Canada, qui rejoignent plus de personnes à travers le monde. Reconnaissance sur le système de sonorisation Annonces pendant les temps morts et entre les manches Visibilité sur place Visibilité sur place. Logo sur tout l affichage et sur certains produits dérivés Matériel de promotion Visibilité sur le matériel de promotion (affiches, brochures, annonces dans les journaux, site web, etc.) Autre Volleyball Canada est flexible quant à ce qui peut être offert pour répondre à vos besoins (espace pour kiosque, médias sociaux, campagnes, accueil des dignitaires, etc.) PAGE 11

12 ANNEXES ASSOCIATIONS PROVINCIALES ET TERRITORIALES (APT) Si l APT dépose la candidature, celle-ci doit avoir été approuvée par son conseil d administration. Si un organisme tiers dépose la candidature (ex. : club de volleyball local, agence de tourisme, promoteur événementiel, etc.), l appui de l APT est considéré comme un atout, mais n est pas obligatoire. Coordonnées Volleyball Alberta Groat Road. Edmonton, Alberta, T5M 3K6 Tél. : (780) / Téléc. : (780) / Courriel : info@volleyballalberta.com Volleyball BC Harry Jerome Sports Centre, 7564 Barnet Highway, Burnaby, BC, V5A 1E7 Tél. : (604) / Téléc. : (604) / Courriel : contact@volleyballbc.ca Volleyball Manitoba Pacific Avenue, Winnipeg, Manitoba, R3B 2Z6 Tél. : (204) / Téléc. : (204) / Courriel : volleyball.ed@sportmanitoba.ca Volleyball Nouveau-Brunswick 900 Hanwell Rd, unit 13, Fredericton, New Brunswick, E3B 6A3 Tél. : (506) / Téléc. : (506) / Courriel : vnb@nb.aibn.com Newfoundland and Labrador Volleyball P.O. Box 21248, St. John's, NF, A1A 5B2 Tél. : (709) / Téléc. : (709) / Courriel : nlvaruss@sportnl.ca NWT Volleyball Association Sport North Federation, Box 11089, Street, Yellowknife, NT, X1A 3X7 Tél. : (867) / Téléc. : (867) / Courriel : lsandhals@sportnorth.com Volleyball Nova Scotia 5516 Spring Garden Rd., Halifax, Nova Scotia, B3J 3G6 Tél. : (902) / Téléc. : (902) / Courriel : vns@sportnovascotia.ca Volleyball Nunavut NCC Bldg. Box 440, Baker Lake, Nunavut, Nu X0C 0A0 Tél. : (867) / Téléc. : (867) / Courriel : scott@volleyballnunavut.ca Ontario Volleyball Association Concorde Gate, North York, Ontario, M3C 3N7 Tél. : (416) / Téléc. : (416) / Courriel : info@ontariovolleyball.org Volleyball PEI Box 302, Charlottetown, PEI, C1A 7K7 Tél. : (902) / Téléc. : (902) / Courriel : cgcrozier@sportpei.pe.ca Volleyball Québec 4545, avenue Pierre de Coubertin, C.P. 1000, Succ. M, Montréal (Québec) H1V 3R2 Tél. : (514) / Téléc. : (514) / Courriel : info@volleyball.qc.ca Saskatchewan Volleyball Association 1750 McAra Street, Regina, Saskatchewan, S4N 6L4 Tél. : (306) / Téléc. : (306) / Courriel : officemanager@saskvolleyball.ca Volleyball Yukon th Avenue, Whitehorse, Yukon, Y1A 1H1 Tél. : (867) / Téléc. : (867) / Courriel : volleyballyukon@gmail.com PAGE 12