Guide informatique Version février 2009

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1 DIALIN Sud-Est Réseau de surveillance des Infections Acquises en Centre d Hémodialyse Guide informatique Version février 2009 A. Avant-propos B. Installations C. Lancement de l application D. Mise à jour E. Saisie des données F. Contrôle des données G. Consolidation H. Analyse des données I. Sauvegarde, cryptage et envoi des données J. Evolution des versions successives C.CLIN Sud Est Hôpital Henry Gabrielle Villa Alice 20 route de Vourles Saint Genis Laval Tél. Fax Site Internet Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 1

2 A. Avant-propos : La surveillance DIALIN Sud-Est implique une saisie informatique des données recueillies. Pour ce faire, nous avons réalisé une application DIALIN à partir du logiciel Epi Info version qui doit être préalablement installé sur votre ordinateur afin que l application DIALIN fonctionne correctement Cette application vous permet dans un premier temps de saisir la fiche centre et les fiches patients, puis dans un deuxième temps de contrôler vos données, de les analyser et de les copier sur disquette ou sur votre disque dur pour leur sauvegarde et pour leur envoi au C.CLIN Sud Est à la fin de la période de surveillance. En cas de problème, n hésitez pas à nous contacter au C.CLIN Sud Est Réseaux de Surveillance (Tél. : ). B. Installations Avant toute installation, il est important de noter que le logiciel Epi Info version ne permet pas, pour l instant, une saisie en réseau. De plus, pour que l application DIALIN fonctionne correctement, il est impératif que : - le logiciel Epi Info version soit installé sur votre disque dur (C:\Epi_Info) - l application DIALIN soit installée sur votre disque dur (C:\dialin) - qu une imprimante soit reliée à votre ordinateur 1/ Installation d Epi Info version et de l application DIALIN double-cliquer sur le fichier Epi_Info_V3.3.2.exe Vous venez de lancer le programme d installation du logiciel Epi Info version Vous n avez plus qu à suivre les instructions qui s affichent à l écran. Une fois que le logiciel Epi Info version est installé, procéder de la même façon pour l installation de l application DIALIN en double-cliquant sur DIALIN.exe. Attention : - le logiciel Epi_Info version ainsi que l application DIALIN doivent impérativement être installés sur le dossier du disque dur C:\ - ne pas réinstaller l application DIALIN sous peine de perdre toutes les données saisies 2/ Installation du «patch» de mise à jour L application DIALIN subissant des améliorations au cours du temps, il est indispensable de la mettre à jour à chaque fois qu une nouvelle version est disponible (vous serez averti par dès qu une nouvelle version sera prête). Pour la mise à jour, il suffit de double-cliquer sur le fichier patch_dialin_vx.exe (Vx correspondant à la x ième version) puis de suivre les instructions qui s affichent à l écran. Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 2

3 C. Lancement de l application Aller dans Démarrer, Programmes, DIALIN, Dialin. La fenêtre de l application DIALIN apparaît avec différentes possibilités : Saisie : du centre et des patients Mise à jour : permet la mise à jour de l application Consolidation : suppression définitive des enregistrements notés «Deleted» Contrôle des données : programme de contrôle des données de la surveillance Analyse : programme d analyse des données de la surveillance Visualisation des rapports : affiche les listings d erreurs et les rapports d analyse Extraction : enregistrement des données pour sauvegarde et envoi au CCLIN Sud Est Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 3

4 D. Mise à jour Après chaque installation d un nouveau patch (patch_dialin_vx.exe) il est indispensable de lancer la mise à jour de l application : - soit en cliquant sur le bouton - soit en cliquant dans la barre de menu sur «Mise à jour» puis sur «Mise à jour». Attention : cette mise à jour entraîne automatiquement la suppression définitive de tous les enregistrements notés «deleted». Il est donc demandé à l utilisateur de réactiver les enregistrements notés «deleted» ne méritant pas d être définitivement supprimés avant de lancer la mise à jour. Au cours de la mise à jour, des messages de ce type peuvent apparaître : Il suffit de cliquer sur «OK» pour que le programme reprenne. A noter que : - si cette opération n est pas effectuée, des anomalies apparaîtront au niveau des différents programmes de contrôle et d analyse. - le fait de lancer plusieurs fois la mise à jour n a aucune incidence sur le bon fonctionnement de l application. Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 4

5 1/ Présentation du module de saisie E. Saisie des données Attention, ne sont présentées ici que les fonctionnalités dont vous aurez l utilité au cours de vos saisies. Première page Numéro de l enregistrement en cours Page suivante «Save» pour sauver vos données. «Options» pour changer l apparence de l écran «Exit» pour sortir du module de saisie «New» pour créer un nouvel enregistrement «Home» pour retourner à l écran Patient «Back» pour retourner à l écran précédent «Find» pour rechercher un enregistrement «Delete» pour supprimer un enregistrement Précisions sur certaines commandes : - Options : dans le module de saisie, 2 présentations d écran sont possibles : «Standard screen» et «Full screen». Dans ce guide les écrans sont présentés sous la forme «Full screen». Pour passer d un mode à l autre cliquer sur «Options» puis sur «Full screen» ou sur «Standard screen» (les fonctionnalités restent les mêmes quelque soit le mode). Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 5

6 - Find : cette commande permet de rechercher un enregistrement par rapport à un ou plusieurs critères. Sélectionnez le ou les critères sur lesquels vous voulez effectuer une recherche dans la liste de gauche. Exemple : homme dont le nom commence par un P (référez-vous au dictionnaire de données pour savoir à quoi correspondent les noms des variables) Puis cliquez sur OK. La liste des patients correspondant aux critères demandés s affiche. Un double clic en début de ligne vous permet de vous rendre automatiquement sur le dossier du patient. Astuce : le signe * permet de remplacer toute une chaîne de caractère. Exemple : pour rechercher les patients dont le nom commence par la lettre P, taper P* - Delete : pour supprimer un enregistrement, cliquer sur la commande delete. Le mot «Deleted» apparaît à côté de numéro d enregistrement. Les données saisies pour l enregistrement supprimé sont toujours visibles mais elles ne sont plus prises en compte dans les programmes de contrôle et d analyse. Pour réintroduire un enregistrement supprimé il suffit de re-cliquer sur la commande «delete». Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 6

7 2/ Saisie du centre Pour entrer dans le module de saisie du centre cliquer sur le bouton Après l apparition d un message vous avertissant que le centre n est à saisir qu une fois, le masque de saisie apparaît. A noter que l application DIALIN ne permet de saisir que les patients d un même centre. Après la saisie de votre centre, cliquer sur exit. Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 7

8 3/ Saisie du patient Avant de passer à la saisie du patient, une petite explication sur l organisation des écrans s impose. Le module de saisie du patient se divise en 5 vues pouvant elles-mêmes être divisées en pages pour des soucis de présentation : La vue Patient o La page Administration o La page Facteurs de risques La vue Suivi du patient La vue Site d accès La vue Suivi du site La vue Infection o La page Type et date o La page Caractéristiques Le schéma relationnel des vues se présentant ainsi : Vue Patient Page Administration / Page Facteurs de risques Vue Suivi du patient Site d accès Infection Page Type et date / Page Caractéristiques Suivi du site Explications : - à un «Patient» peut correspondre plusieurs «Suivi de patient», plusieurs «Site d accès» ou plusieurs «Infections». - à un «Site d accès» peut correspondre plusieurs «Suivi de site» Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 8

9 Pour entrer dans le module de saisie du patient cliquer sur le bouton La vue Patient s ouvre sur la première page administration. Après le passage du dernier item (motif de sortie), la deuxième page (facteurs de risque) apparaît automatiquement. Pour passer à la saisie des autres vues, il suffit de cliquer sur l un des trois boutons (Suivi du patient, Site d accès, Infection). Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 9

10 La vue Suivi du patient : Cette vue correspond au suivi du patient sur lequel vous étiez dans la vue Patient. Les éléments d identification de ce patient sont affichées en haut à gauche de chaque page de saisie. ATTENTION : Après le passage du dernier item (Nb total de transfusions), le module de saisie passe automatiquement à l enregistrement suivant. Pour retourner à la page Facteurs de risque de la vue Patient cliquer sur le bouton Home ou Back. La vue Site d accès : Cette vue correspond aux sites d accès du patient sur lequel vous étiez dans la vue Patient Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 10

11 Après le passage du dernier item (Type d accès), cliquer sur le bouton pour passer à la vue Suivi du site. Pour retourner à la page Facteurs de risque de la vue Patient cliquer sur le bouton Home ou Back. La vue Suivi du site : Cette vue correspond au suivi du site sur lequel vous étiez dans la vue Site d accès qui luimême correspond à un site du patient sur lequel voue étiez dans la vue Patient. ATTENTION : Après le passage du dernier item, le module de saisie passe automatiquement à l enregistrement suivant. Pour retourner à la vue Site d accès cliquer sur le bouton Back. Pour retourner directement à la page Facteurs de risque de la vue Patient cliquer sur le bouton Home. Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 11

12 La vue Infection : Cette vue correspond aux infections du patient sur lequel vous étiez dans la vue Patient Après la saisie du type d infection, le module de saisie passe directement à la page Caractéristiques. ATTENTION : Après le passage du dernier item pour l infection considérée, cliquer sur le bouton Home ou sur le bouton Back pour retourner à la page Facteurs de risque de la vue Patient. Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 12

13 F. Contrôle des données : Pour lancer le programme de contrôle des données il suffit de cliquer sur le bouton du menu principal. Apparaît alors une boite de dialogue vous demandant quelle période vous voulez contrôler. Entrer la période à contrôler (exemple : 051 pour le 1 er quadrimestre de l année 2005 ; 062 pour le 2 e quadrimestre 2006). En cas d erreurs détectées par le module de contrôle des données, un message vous prévient. Vous pouvez alors consulter ou imprimer le listing d erreur en cliquant dans la barre de menu sur «Visualisation des rapports», «Contrôle». Le rapport apparaît alors à l écran. Attention : pour cette fonctionnalité, il est impératif de posséder Internet Explorer Présentation du listing des erreurs : Il comporte plusieurs colonnes : - Code patient, contenant le code du patient - Nom, contenant le nom du patient - Prénom, contenant le prénom du patient - Vue, contenant le nom de la vue dans laquelle se situe l erreur - Codes, contenant le code de la période, du site, pour lequel il y a une erreur - No erreur, contenant le code de l erreur - Libelle erreur, définissant l erreur - Niveau, contenant le niveau de l erreur (F pour erreur fatale, W pour warning) Après chaque correction d erreurs, il est indispensable de relancer le programme de contrôle. En effet, certaines erreurs étant bloquantes pour le programme de contrôle (erreurs de type F), il est impératif de les corriger avant de pouvoir corriger les autres. Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 13

14 Attention : Le programme d analyse et l envoi de vos données au C.CLIN ne peuvent être réalisés que : - si vous n avez plus d erreurs (un message vous en avertira le cas échéant en fin de programme de contrôle) - si dans votre listing il ne vous reste plus que des erreurs de type Warning (Niveau :W) Dans le cas contraire : - le programme d analyse ne fonctionnerait pas correctement - les résultats, s il y en a, seraient erronés et donc inexploitables - vos données ne seraient pas acceptées par le C.CLIN. Conseil : un contrôle de vos données après chaque saisies ainsi qu avant l extraction des données pour envoi parait indispensable G. Consolidation : Cette fonctionnalité permet de supprimer définitivement tous les enregistrements notés «deleted». Pour cela, cliquer sur «Consolidation» puis «données» dans la barre de menu. Puis répondez par «OK» aux différents messages qui apparaissent. Attention! Cette commande est à utiliser avec précaution ; les suppressions des enregistrements notés «deleted» sont définitives et non récupérables. Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 14

15 H. Analyse des données : Pour lancer le programme d analyse des données il suffit de cliquer sur le bouton du menu principal. Apparaît alors une boite de dialogue vous demandant quelle période vous voulez analyser. Entrer la période qui vous intéresse (exemple : 051 pour le 1 er quadrimestre de l année 2005 ; 05 pour l année 2005). Une fois le programme d analyse terminé, vous pouvez visualiser les rapports d analyse (patients, sites et infections) en cliquant dans la barre de menu sur «Visualisation des rapports», «Analyse». Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 15

16 I. Sauvegarde, cryptage et envoi des données : 1/ Sauvegarde des données Il est impératif de sauvegarder régulièrement vos données afin de ne pas perdre tout le travail accompli. Pour ce faire, il vous suffit de faire une copie du fichier DIALIN.MDB situé à l endroit suivant : C:\DIALIN\dialin.mdb, sur un disque amovible (disque dur externe ou clé USB) ou sur un CD. Fichier à sauvegarder 2/ Envoi des données Une fois la période de surveillance achevée et l ensemble de vos fiches saisies et validées, procéder à l envoi de vos données au C.CLIN Sud Est en les copiant sur une disquette ou sur votre disque dur pour un envoi par mail. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Apparaît alors une boite de dialogue vous demandant quelle période vous voulez extraire. Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 16

17 En fin de programme, une fenêtre permettant le cryptage des données apparaît. Saisir le mot de passe qui vous a été fourni Confirmer le mot de passe qui vous a été fourni Puis cliquer sur OK. En fichier contenant vos données cryptées est alors créé à l emplacement suivant : C:\Dialin\extraction\extraction.mdb.elh Pour un envoi par mail, il vous suffit de nous envoyer le fichier extraction.mdb.elh en pièce jointe aux adresses suivantes : Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 17

18 J. Evolution des versions successives : Version 2 1) Une nouvelle présentation de la fenêtre principale à été élaborée, avec ajout de Consolidation : Permet de supprimer tous les enregistrements notés «Deleted». Visualisation des rapports : Permet de visualiser directement les listings d erreurs ainsi que les rapports d analyse. 2) Le programme de contrôle a été corrigé : Il n est plus nécessaire de supprimer tous les enregistrements filles pour supprimer un enregistrement mère. (Exemple : pour supprimer un site il suffit de le marquer comme «Deleted». Il n est plus nécessaire de supprimer au préalable tous les «Suivi de site» liés à ce site) De nouveaux contrôles ont été ajoutés. 3) L analyse sur l année a été ajoutée. Version 3.3 1) La fonction «Mise à jour», permettant la mise à jour de l application a été créée. 2) Le code, le nom, le prénom et le code du site du patient concerné apparaissent dans les différentes vues (Patient, Suivi du patient ). 3) La rapidité du programme de contrôle a été améliorée. 4) Un icône propre à l application DIALIN a été créé. Version 3.4 1) Le programme de contrôle a été modifié afin de contrôler les données par période de surveillance et non plus en globalité. 2) Le programme d extraction a été modifié afin d extraire les données par période et non plus en globalité. 3) Le cryptage des données a été ajouté au programme d extraction des données. 4) La copie des données sur disquette a été supprimée du programme d extraction des données. Version 3.5 1) Variables ajoutées (patient); a. A l inclusion : taille du patient b. Suivi du patient : poids sec, créatininémie pre dialyse 2) Variables ajoutées (étude embarquée cathéter); a. En attente d un autre site d accès, cause de la mise en place, tunnelisé, site, changement de site, antibioprophylaxie per op, verrou à la pause, bouchon de fermeture à la pause. b. Solution de fermature utilisé le plus souvent En cas de problème, n hésitez pas à nous contacter : Réseaux de Surveillance Tél C.CLIN Sud-Est Fax Guide informatique DIALIN Sud-Est / 2009 / C.CLIN Sud-Est 18

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