Messagerie du Webmail académique. Le client de messagerie

Transcription

1 Le client de messagerie

2 Sommaire Introduction I - VIII Ergonomie 1-6 Carnets d adresses 7-9 Écrire un message 10 Options de rédaction 11 Pièces jointes 12 Mise en forme des messages 13 Filtres de courrier Mot de passe 16 Signature automatique 17 vcard 18 Notification d absence 19

3 La Phase de connexion Présentation Chaque personnel de l E.N. possède une adresse mél Permet d envoyer des messages avec des pièces jointes Possibilité de réceptionner votre courrier de n importe quel ordinateur connecté sur internet On y accède par un navigateur : Mel Ouvert Webmail I

4 Les outils de communication Quelques chiffres Messages reçus de l'extérieur : à par jour valides = à soient 45 à 50% invalides bloqués (expéditeurs reconnus spammeurs) = à par jour soient 38 à 40% SPAM bloqués = à par jour soient 8 à 9% SPAM marqués (passent avec le TAG SPAM et arrivent dans les mailbox) = à par jour soient 4 à 5% Virus = 2 à 5 par jour Messages envoyés par les adresses académiques (vers des adresses internes et externes) valides = messages transformés en distributions (à cause des destinataires multiples) rejetés (mais contrôle faible) = à (la plupart du temps pour malformation du message) Volume : Sortie : 50 à 75 Go Entrée : 17 à 25 Go II

5 Fonctionnement du Webmail Rectorat 21, rue St Etienne CATEL Rue Molière Dunois 3, rue Marcel Proust Domicile Les données restent sur le serveur, donc accessibles de n importe où, via un client Web avec un protocole sécurisé L annuaire académique est accessible Possibilité d avoir un carnet d adresses personnelles III

6 Fonctionnement Client / Serveur Relève et déplacement des messages depuis le serveur sur le poste local Rectorat 21, rue St Etienne Interrogation du serveur Relève et déplacement des messages depuis le serveur sur le poste local CATEL Rue Molière Dunois 3, rue Marcel Proust Interrogation du serveur Domicile Webmail Les données sont stockées sur le PC L annuaire académique est accessible uniquement depuis les sites du Rectorat Possibilité d avoir un carnet d adresses personnelles Possibilité d utiliser des filtres IV

7 Les outils de communication Mise en place de la nouvelle messagerie Protocoles sécurisés pour crypter les échanges Chiffrement des communications Authentification forte par mot de passe Infrastructure redondée Quotas : PJ en sortie : 8Mo Quota boîte : 200 Mo Épuration des messages : Inbox : 6 mois Corbeille : 2 mois Dossier : 1,5 ans V

8 Caractéristiques Les pièces jointes ayant des extensions sensibles (ex.: ".exe ", ".com" ) sont supprimées (risque de virus non détectés par les anti-virus) La taille maximale de message pouvant transiter est fixée à 8 Mo La durée de conservation des messages sur le serveur de courrier est fixée à 6 mois La durée de conservation des messages dans la corbeille de l'application Webmail est fixée à 2 mois Il n'y a pas de limitation pour les boîtes fonctionnelles de courrier électronique VI

9 Règles de bon usage (la nétiquette) Rédaction de messages : Indiquer clairement le sujet dans la zone "objet" N envoyer du courrier qu aux personnes concernées (utiliser le A: ou Copie: ou Copie cachée) Être bref et situer le contexte du message Penser à utiliser des formats standard pour les pièces jointes et vérifier la taille (moins de 8 Mo) Restreindre l utilisation des caractères en majuscules Prendre le temps de relire le message Penser à laisser ses coordonnées à la fin du message Réception de messages : Lorsqu un message a été lu, penser à le classer Prendre l habitude de ne pas imprimer Respecter la confidentialité des messages Les émoticônes : Indiquent l esprit dans lequel on écrit Réservées aux messages non professionnels VII

10 Applications Annexes Weblistes : créer les listes de diffusion Annuaire : Recherche d information ou gestion de l annuaire des personnels de l académie Annuaire AAA : accessible depuis le portail ARENA : permet de retrouver une adresse mail d un agent de l EN de n importe quelle académie VIII

11 Ergonomie La couleur de l interface est modifiable à volonté (choix parmi 7 couleurs) Les paramètres de l interface sont sauvegardés à chaque session 1

12 Ergonomie Accès facile aux différents modules disponibles : Messagerie Agenda Carnet d adresses Options 2

13 Ergonomie Tri suivant la priorité des messages, ou suivant la date de réception, ou Lecture des messages, au choix, dans un nouvel onglet ou dans le volet de lecture 3

14 Ergonomie Affichage de l espace utilisé / disponible (Permet d éviter les blocages de la boîte de réception par over quota) 4

15 Ergonomie Possibilité d utiliser le Glisser-Déposer et/ou le clic droit pour : - déplacer des courriels d un dossier à un autre - supprimer des messages 5

16 Ergonomie Les dossiers sont facilement personnalisables grâce à un clic droit. Il y a possibilité de créer ; supprimer ; déplacer ; renommer et partager les dossiers personnels. 6

17 Carnets d adresses Carnet d adresses personnel {Carnet d adresses - Carnet d adresses personnel} Ce carnet vous permet de gérer vos contacts personnels. Vous pouvez y stocker toutes les adresses que vous utilisez fréquemment. C est uniquement vous qui le gérez. 7

18 Carnets d adresses Vous pouvez importer les contacts de votre carnet d adresses provenant d une application précédente comme Outlook, Thunderbird 1 Les formats reconnus sont : 2 - vcard - Outlook CSV - Thunderbird LDIF {Carnet d adresses} 4 3 8

19 Carnets d adresses Annuaire électronique académique {Carnet d adresses - Répertoire d entreprise} Ce carnet, géré par les services de gestion du personnel et par les services informatiques, vous donne accès à l ensemble des adresses académiques et aux listes de diffusion. Vous ne pouvez pas le modifier. 9

20 Écrire un message Pour rédiger un message, cliquer au choix sur : - le bouton «Nouveau message» (toujours disponible, partout dans le Webmail) - le bouton «Écrire» - le bouton «Répondre» - le bouton «Répondre à tous» Le nouveau message s ouvre alors dans un nouvel onglet 10

21 Options de rédaction Champ «Copie conforme invisible» sous la main Vérificateur orthographique Cliquer sur «Enregistrer» permet de sauvegarder le message en cours de rédaction dans le dossier «Brouillons». Les options sont facilement accessibles : - Demande d accusé de réception (à la lecture ; à la lecture et à la distribution) - Définition de la priorité du message (Normale, Élevée, Faible) 11

22 Pièces jointes Le bouton «Joindre» permet de parcourir le poste de travail à la recherche du document à expédier (attention aux formats acceptés) 12

23 Mise en forme des messages Mise en forme de texte Mise en forme des caractères : police ; taille ; gras ; italique ; souligné ; surligné ; couleur Mise en forme de paragraphes : alignements ; retraits ; listes à puces ou numéros 13

24 Filtres de courrier Afin de trier automatiquement le courrier dès son arrivée, en le plaçant dans des dossiers personnalisés, le Webmail met à disposition des filtres facilement configurables. Configuration des filtres de courrier {Options Messagerie Compte local Filtres de courrier} Ajout ou suppression de critères (6 maxi) 3 actions possibles par filtre 14

25 Filtres de courrier Gestion des filtres à appliquer (oui/non et ordre d exécution) Création et sélection des dossiers pour le classement des courriels filtrés 15

26 Mot de passe Modification du mot de passe {Options Général Modifier le mot de passe} Penser à sauvegarder les modifications 16

27 Signature automatique Pour signer systématiquement les mails envoyés, la fonction de signature automatique est très pratique. Paramétrage de la signature {Options Messagerie Identités Compte local} Penser à sauvegarder les modifications 17

28 vcard La vcard permet de transmettre automatiquement un ensemble de coordonnées à tous vos destinataires. Paramétrage de la vcard {Options Messagerie Identités Compte local} Penser à sauvegarder les modifications 18

29 Notification d absence Le Webmail peut signaler votre absence, automatiquement, en renvoyant un message personnalisé différent, suivant que l utilisateur est interne à l académie ou externe. Notification d absence {Options Messagerie Compte local Message de notification d absence} Messages différents suivant les destinataires (internes ou externes) 19