Bulletin spécial Année «Petite caisse et fonds de roulement» ÉTABLISSEMENTS ET SERVICES

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Stéphanie Rochette
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1 Mai 2013 Volume 3 Numéro 7 Bulletin spécial Année «Petite caisse et fonds de roulement» ÉTABLISSEMENTS ET SERVICES Bonjour, Vous trouverez, dans ce bulletin spécial, de l information relative à la pratique de gestion «Petite caisse et fonds de roulement» RF-06. Nous désirons donner des précisions sur des questions qui nous sont fréquemment posées relativement à l application de cette pratique de gestion. Nous espérons que cela vous aidera à mieux comprendre comment présenter vos rapports de petite caisse et fonds de roulement et ainsi être remboursé le plus rapidement possible. Pour l équipe de la comptabilité, Sylvie Bélanger, CPA, CA Régisseure des services administratifs Contenu 1. Logiciel et logistique Approbation : responsabilité du gestionnaire Fréquence Frais de repas : OÙ réclamer QUOI? Dépenses à ne pas réclamer Pour nous joindre... 6

Nous désirons donner des précisions sur des questions qui nous sont fréquemment posées relativement à l application de cette pratique de gestion.

2 2 Logiciel et logistique Comment procéder? Complétez le rapport «Petite caisse et fonds de roulement» à l aide du logiciel du même nom; Imprimez le rapport et joignez-y les pièces justificatives ORIGINALES dans l ordre de leur apparition sur le rapport; Numérotez vos pièces justificatives en rouge en haut à droite de chacune des pièces en suivant la numérotation inscrite sur le rapport; Ne surlignez pas et n apposez pas de ruban adhésif sur les informations importantes telles que les montants ou les dates, car le surligneur et le ruban adhésif font disparaître l encre de plusieurs types de factures. Entourez plutôt vos informations importantes à l aide d un crayon rouge; Faites approuver votre réclamation (signature de la direction de l unité administrative avec l estampe de déclaration de conformité à la politique d achat); Transmettez le tout à la DSRF.

le rapport; Numérotez vos pièces justificatives en rouge en haut à droite de chacune des pièces en suivant la numérotation inscrite sur le rapport; Ne surlignez pas et n apposez pas de ruban adhésif

3 APPROBATION : responsabilité du gestionnaire 3 Le gestionnaire responsable doit s assurer que tous les montants réclamés sont appuyés d une pièce justificative originale et ne représente que des déboursés admissibles. Pièces justificatives C est au moment du remboursement que la direction doit s assurer que les pièces justificatives ORIGINALES sont présentes. Lorsqu un nom ou une adresse apparaissent sur la pièce justificative, ils doivent obligatoirement être ceux de la Commission scolaire, de l établissement ou du service. Le nom d un employé peut être inscrit en référence, mais son adresse personnelle ne doit jamais y apparaître. De façon générale, les relevés de carte de crédit ou de carte bancaire ne sont pas acceptés (incluant les frais de repas). Il est important de fournir les factures originales, afin de voir les montants et les numéros de taxes.

Lorsqu un nom ou une adresse apparaissent sur la pièce justificative, ils doivent obligatoirement être ceux de la Commission scolaire, de l établissement ou du service.

4 4 Dépenses à ne pas réclamer dans un fonds de roulement X Achat supérieur à 500 $ : Sauf si le fournisseur n accepte pas de faire crédit (ex. : Costco). X Paiement de SALAIRES (incluant les avances) et d HONORAIRES : COMMENT RECONNAÎTRE UN HONORAIRE? Le fournisseur demande que le chèque soit fait à son nom personnel ET il n y a pas de taxes (TPS et TVQ) sur la facture ou le contrat. Veuillez noter que l achat d un bien (livre, meuble, etc.) auprès d un individu qui n a pas de numéro de taxes est également un honoraire et est soumis aux mêmes règles. QUE FAIRE AVEC UN SALAIRE OU UN HONORAIRE? Les paiements de salaires doivent être soumis aux ressources humaines. Les paiements d honoraires conformes à la pratique de gestion RM-09 doivent être soumis aux ressources financières à Mireille Éthier ou Nathalie Goyette. X Dépenses sujettes aux règles de remboursement des dépenses de fonction (réf. : recueil de gestion, RF-05) : EXCEPTION autorisée : frais d inscription payés directement au fournisseur. Attention, ne pas réclamer une inscription payée initialement par l employé, car la réclamation doit alors être effectuée sur le formulaire de réclamation des dépenses de fonction. ** Les inscriptions concernant la direction de l unité administrative doivent être approuvées par leur supérieur immédiat (DGA) directement sur la pièce justificative avant d être transmise au Service des ressources financières. De plus, afin d éviter toute confusion, tous les fournisseurs habituellement payés par le Service des ressources financières (factures estampées et envoyées aux comptes à payer) ne doivent pas être payés par un chèque du fonds de roulement.

Le fournisseur demande que le chèque soit fait à son nom personnel ET il n y a pas de taxes (TPS et TVQ) sur la facture ou le contrat. Veuillez noter que l achat d un bien (livre, meuble, etc.

5 5 FRAIS DE REPAS : OÙ RÉCLAMER QUOI Frais de repas ou de collation occasionnés par une activité de reconnaissance (semaine des secrétaires, retraite, etc.). TOUJOURS BIEN INDIQUER LE NOM DES PERSONNES PRÉSENTES ET LE POURQUOI DE L ACTIVITÉ DE RECONNAISSANCE sur la pièce justificative ou sur le rapport à l endroit réservé au commentaire; Frais de collation et de repas COLLECTIFS consommés SUR LES LIEUX DE TRAVAIL et non au restaurant (ex. : pizza, boîtes à lunch ou autre repas livrés) occasionnés par des services commandés se déroulant habituellement hors des heures normales de travail. Repas consommés au restaurant par un employé dans le cadre de ses fonctions, notamment pour une formation ou une réunion.

commentaire; Frais de collation et de repas COLLECTIFS consommés SUR LES LIEUX DE TRAVAIL et non au restaurant (ex.

6 6 Merci de votre collaboration! N hésitez pas à communiquer avec nous au besoin : Berthe Boucher, agente de bureau, 2715 Écoles : 201 à 211 et 240 à 253 Services : 190; contrats et certains comptes (Hydro-Québec, Gaz Métro, etc.) Ann Chauvin, agente de bureau, 2716 Écoles : 212 à 226; 270 à 288 et 342 Centres : L Émergence, CFNT, CFPA et CFAM Isabelle Girouard, agente de bureau, 2726 Écoles : 3XX, sauf 342 Services : 100 à 180 Centres : CFCP et multiservice Sylvie Bélanger, CPA, CA, régisseure des services administratifs, 2730 Mélanie Beaulieu, secrétaire de gestion, 2701

contrats et certains comptes (Hydro-Québec, Gaz Métro, etc.

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