AURELIE Gestion Commerciale Mode d emploi pour gestion de textes

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1 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes Table des matières 1/ But : / Généralités : / A qui s adresse ce manuel? / Pssibilités : / Risques : / Arbrescence de pririté d affichage d un masque : / Pré-requis : / Gestin des textes : / But : / Cmment y aller? / Grupes de textes : / Créer un texte : / Saisie de l index : / Saisie du résumé est des valeurs par défaut : / Chix du mdèle : / Dessin du masque : / Mdificatin d un texte : / Suppressin d un texte : Cpie de texte : / But : / Mde pératire : / Changement d affectatin du grupe de textes : / But : / Mde pératire : / Cas particulier des écrans de saisie : / Transfert du texte en écran de saisie : / Suppressin d un écran de saisie : / Dessin d un texte : / Pré-requis : / Types de dnnées accessibles dans le paramétrage : / Chix de la culeur d affichage : / Saisie de texte : / Champ de variable : / Définitin de la lngueur d un champ de variable : / Accès à la saisie des dnnées de ce champ : / Définitin des znes de l écran de saisie d une variable : / Tuches de fnctins accessibles : / Les cadres : / Dcuments (devis, factures) : / Impressins sur imprimantes en direct u via le réseau lcal : / Impressins sur fichier d exprt : / Impressins au frmat html : / Descriptin des paramètres assciés à ces dcuments : / Cas particulier des tickets de caisse : / Masques de saisie nn gérés en gestin de textes : / Variables et fnctins accessibles : Page 1 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

2 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes 1/ But : Le but de cette dcumentatin est d expliquer cmment dessiner les écrans de saisie et les dessins des dcuments de srtie tels que devis, factures, etc 2/ Généralités : 2.1/ A qui s adresse ce manuel? Ces paramétrages nécessitant des bases en prgrammatin ne sernt accessibles qu à l administrateur du réseau u des utilisateurs respnsables. 2.2/ Pssibilités : Tus les écrans du lgiciel snt mdifiables et ceci par utilisateur si besin. Ces écrans sernt appelés masques dans la suite de ce manuel car ils peuvent être aussi bien : Des écrans de saisie Des états de srtie standards Des dcuments tels que devis, factures, etc 2.3/ Risques : La mdificatin d un écran peut causer des «plantages» si de mauvaises infrmatins snt dnnées. Cmme les masques d rigine ne snt pas tuchés, il suffira de supprimer le masque causant prblème pur que le masque d rigine reprenne le dessus. 2.4/ Arbrescence de pririté d affichage d un masque : Le lgiciel recherche dans l rdre suivant le masque à afficher : Masque spécifique à l utilisateur Masque général à la sciété curante Masque d rigine 3/ Pré-requis : Pur qu un utilisateur spécifique puisse avir ses prpres masques, il faut avir un répertire prtant sn nm dans le répertire de la sciété. Les nms d utilisateurs ne divent pas dépasser huit caractères pur que les paramétrages puissent fnctinner quelle que sit la technlgie du serveur (OS/2 u Windws 2000) Page 2 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

3 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes 4/ Gestin des textes : 4.1/ But : Dessiner les masques de saisie et d éditin standards du lgiciel AURELIE 4.2/ Cmment y aller? Menu général Fichiers Autres fichiers Fichiers divers Textes 4.3/ Grupes de textes : Les masques puvant être de saisie u d éditin, plusieurs grupes snt prédéfinis. En vici la liste cmplète : Dcuments clients : DEVIS CDECLIENT LIVCLIENT RETOURCLIENT FACTURE AVOIR DEPOT_VENTE FICHE_TRAVAIL RELEVE (Relevés de factures) DEMANDE_INTERVENTION Dcuments furnisseurs : DEVISFOURNISSEUR CDEFOURNISSEUR LIVFOURNISSEUR FACTUREFOURNISSEUR AVOIRFOURNISSEUR PREVCDEFOURNISSEUR RETOURFOURNISSEUR REGFOURNISSEUR Dcuments vendeurs : CDEVENDEUR LIVVENDEUR Dcuments divers ETIQUETTES (Articles et clients) MAILING (Mailing list) CHEQUE (Impressin des chèques) TRAITE (Impressin des traites et LCR) ACCOMPAGNEMENT (Lettres assciées aux dcuments) Page 3 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

4 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes Ecrans de saisie : SAISIE Etats paramétrables et textes dans fichiers : Pas de grupe à saisir 4.4/ Créer un texte : 4.4.1/ Saisie de l index : Grupe de textes : Un de ceux mentinnés ci-dessus Suche : à ne saisir que si vus désirez avir des masques différents en fnctin des suches. Un masque asscié à la suche 0 étant accessible en pririté pur tutes les suches Cde : Nm du masque stcké sur le disque dur. Il ne peut y avir 2 textes prtant le même cde, même faisant partis de deux grupes de textes différents 4.4.2/ Saisie du résumé est des valeurs par défaut : A la créatin du texte, il sera inutile de renseigner les champs autre que la première ligne de cmmentaires. En effet, la définitin des différents nmbres de lignes ne purra se faire qu APRES avir dessiné le masque. Ces valeurs n étant explitées QUE pur les masques d éditins, pas de saisie. Nus verrns plus lin la définitin de chacun des champs. Après avir saisi la première ligne des cmmentaires (résumé permettant d identifier le texte), valider par mdèles.. Il sera prpsé une liste de 4.4.3/ Chix du mdèle : Les mdèles de dcuments snt prévus pur les devis, cmmandes, factures, etc. Ils cntiennent des variables récupérant la date et le numér du dcument ainsi que sn type (devis, facture) autmatiquement. Il sera dnc inutile de les mdifier, car immédiatement pératinnels. Les mdèles des écrans de saisie sernt ensuite à transférer aux utilisateurs cncernés. La créatin d un masque de saisie n influant pas sur les écrans de saisie utilisés au mment de la créatin u de la mdificatin d un mdèle. Cet écran de chix de mdèle évluera dans le temps avec les prchaines mise à jur du lgiciel. Il est cnseillé de cnsulter le cntenu des mises à jur sur le site Internet régulièrement. Le mdèle 99 étant un mdèle vierge. La validatin de cet écran par masque. passe dans le mde dessin du Page 4 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

5 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes 4.4.4/ Dessin du masque : Le mde pératire du dessin d un masque sera dnné plus lin dans le manuel. Valider TOUJOURS un masque par. La tuche 4.5/ Mdificatin d un texte : faisant perdre le travail effectué dessus Il est pssible à tut mment de mdifier le dessin d un masque. Dans le cas des masques d éditin, il faut TOUJOURS valider les mdificatins, même si aucune actin n ait été effectuée dessus, Quitter un masque par aura pur effet de ne pas valider certaines dnnées internes au lgiciel entrainant des impressins sans aucune cmmande imprimante et dnc des résultats surprenants. 4.6/ Suppressin d un texte : La suppressin d une fiche texte effacera le dessin du masque avec ses paramétrages. Dans le cas de la suppressin d un écran de saisie, cela n aura aucune influence sur les écrans de saisie utilisés étant dnné qu à leur mise en rute, le lgiciel cpie le masque dans le répertire de la sciété sus un autre nm et ceci si besin par utilisateur. 4.7 Cpie de texte : 4.7.1/ But : Se créer des mdèles prpres et les dupliquer afin sit de travailler sur une cpie pur faire des tests et ne pas prendre de risques d abimer le masque principal, sit de gagner du temps en explitant ces mdèles, cmme par exemple le cas suivant : Vus avez dessiné une facture exactement cmme vus le désiriez, et vus décidez que les bns de livraisns sernt pratiquement identiques. Plutôt que de redessiner intégralement le masque du bn de livraisn, la cpie permettra d avir le mdèle ù il ne faudra mdifier que peu d éléments. Page 5 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

6 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes 4.7.2/ Mde pératire : Le texte cible devra exister. En créer un vierge si besin Menu Optin Cpie de texte u presser Sélectinner le texte surce Sélectinner le texte cible La cpie est effectuée Mdifier maintenant le texte cible à vtre guise 4.8/ Changement d affectatin du grupe de textes : 4.8.1/ But : Cette pératin n est effectuée en général que lrs de l ubli de l affectatin d un grupe de textes à la créatin d un texte / Mde pératire : Se psitinner sur le texte à changer d affectatin Menu Optin Changement d affectatin u presser Saisir la suche de destinatin Saisir le numér du grupe de textes destinatin. Il est pssible de cliquer avec la suris sur le numér du grupe Valider par Page 6 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

7 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes 4.9/ Cas particulier des écrans de saisie : 4.9.1/ Transfert du texte en écran de saisie : Il est pssible à tut mment d asscier un masque à un utilisateur u à tus les utilisateurs. Pur cela, prcéder cmme suit : Se psitinner sur le masque à transférer Menu Optin Transfert du texte en écran de saisie 3 cas de figures se psent : Affectatin à tus les utilisateurs. Effacer l utilisateur par défaut, saisir le cde du texte. Valider par Affectatin à l utilisateur curant Saisir le cde du texte Valider par Affectatin à une série d utilisateurs Presser mettre OUI devant les utilisateurs cncernés. Presser Saisir le cde du texte Valider par 4.9.2/ Suppressin d un écran de saisie : La prcédure est la même que dans le paragraphe précédent, il suffit de répndre OUI à la questin sur la suppressin Page 7 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

8 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes 5/ Dessin d un texte : 5.1/ Pré-requis : Une bnne cnnaissance dans les paramétrages de lgiciels un minimum de ntins sur l utilisatin de variables. Pur rappel, une variable permet de stcker une dnnée d une manière nminative. Elle peut être utilisée dans des calculs explitant des chiffres u des lettres. Les variables utilisées dans le lgiciel AURELIE peuvent être des types suivants : Alphanumérique : cntiennent des lettres et des chiffres, exemple nm_cli$ Date : cntiennent des dates au frmat AAAAMMJJ, exemple dat_fac$ Numérique : cntiennent des valeurs réelles, exemple ttal_general Entière : Cntiennent des valeurs entières, exemple i% 5.2/ Types de dnnées accessibles dans le paramétrage : Variables (nm_cli$, ttal_general) Texte libre (Nm du client, Ttal général TTC) Cmmandes imprimantes (gras, suligné, etc) 5.3/ Chix de la culeur d affichage : Dans le cas des écrans de saisie, il est cnseillé de chisir des culeurs différentes en fnctin des dnnées. La charte de culeurs utilisée dans le lgiciel AURELIE est la suivante : Cadres : ruge intensif Texte affiché : bleu intensif Champ de saisie : blanc intensif Champ de calcul u de résultat : jaune intensif Fnd d écran : nir Fnd des titres : blanc intensif sur fnd bleu Cmmentaires : vert intensif La prcédure de sélectin des culeurs est la suivante : Presser Il apparaîtra une main blanche Presser Les chix d intensité snt les suivants : pur intensif (une deuxième pressin supprime le chix) pur flash (n est actif que pur les terminaux sus PCTERM) Presser u pur quitter le mde de sélectin de la culeur Page 8 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

9 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes Taper vtre texte 5.4/ Saisie de texte : Après avir sélectinné la culeur, saisir le texte. Tutes les cmmandes classiques d insertin u de suppressin de textes snt valides, mais en vici le rappel : : passe en mde insertin de texte (pusse le texte vers la drite à partir de la psitin du curseur) : supprime le caractère à la drite du curseur et décale la fin de la ligne d une psitin vers la gauche : supprime le caractère à la gauche du curseur : passe au mt suivant de la ligne curante : passe au mt précédent de la ligne curante : supprime la fin de la ligne si elle ne cntient pas de champ de variables (crchets) : returne au début de la ligne : se psitinne à la fin de la ligne : Déplace le curseur de 10 lignes vers le haut : Déplace le curseur de 10 lignes vers le bas Les 4 flèches directinnelles : déplace le curseur en fnctin du sens de la flèche d une psitin : va à la ligne Les fnctins de type cpier cller ne snt pas valides Page 9 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

10 5.5/ Champ de variable : AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes 5.5.1/ Définitin de la lngueur d un champ de variable : Un champ de variable est défini par un crchet uvert suivi de crchets fermés définissant sa lngueur. Par exemple []]]] est un champ de 5 caractères (1 crchet uvert et 4 fermés) 5.5.2/ Accès à la saisie des dnnées de ce champ : Se psitinner sur un des crchets et presser Presser pur le valider u pur abandnner sa mdificatin 5.5.3/ Définitin des znes de l écran de saisie d une variable : Nm : variable u calcul cmme nm_cli$ u caf_cli-reg_cli Cnditin : cnditin de validatin du champ en mde saisie u affichage, par exemple : tau_art>0 Si la cnditin n est pas vérifiée, dans le cas d un champ d affichage, la variable u le calcul défini dans le Nm ne sernt pas affichés et dans le cas d un champ de saisie, il sera émis un BIP signalant une erreur de saisie En srtie : Répndre OUI pur les champs en affichage seulement. Un champ cntenant un calcul dans le Nm sera OBLIGATOIREMENT en srtie, répndre NON pur les champs de saisie. Numérique : Répndre OUI pur les variables numériques u les calculs dnnant une valeur numérique Recalcule : Répndre tujurs OUI A effacer : Répndre OUI si vus désirez devir systématiquement saisir un champ, en général, tujurs répndre NON A drite : Cadrage de la dnnée saisie u affichée Date : Répndre OUI pur les champs date O u N : Répndre OUI pur les champs devant ne recevir qu une de ces deux valeurs Espaces : Répndre OUI si vus désirez stcker les espaces à gauche d un champ. En général, la répnse OUI ne s applique qu aux cmpléments de libellé des articles. Majuscule : Répndre OUI pur que quelle que sit la psitin du clavier, la saisie sit mise en majuscule autmatiquement à la validatin du champ Champ à réafficher si recalcul : Tujurs répndre OUI Test cnditin au saut de champ : Tujurs répndre OUI Les champs suivants snt affichés dans le cas de répnse OUI à numérique Affiche 0 : Affiche le zér si valeur nulle, en général répndre NON pur ne pas charger les écrans inutilement Page 10 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

11 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes Expsant : Tujurs répndre NON Psitif : Tujurs répndre NON Décimale : Mettre le nmbre de décimales à afficher u à saisir. Pur les valeurs financières, la cmmande $ indique que la valeur sera affichée au frmat NN NNN,NN (un espace tus les milliers et deux décimales). Si vus désirez avir l espace mais pas de décimale, la cmmande sera $0 Dans le cas d un champ numérique en srtie, d autres chix snt prpsés : ½ graphique : affichage de la valeur en mde semi-graphique. Attentin, ce sera une valeur en purcentage en fnctin de la lngueur du champ. Le Nm devra dnc cntenir une frmule de calcul Si cette ptin est chisie, il faudra sélectinner le caractère à utiliser à l affichage La questin Signé indique que nus gérns les valeurs négatives 5.6/ Tuches de fnctins accessibles : En curs de dessin d un masque, une série de tuches de fnctin et de cmbinaisn de tuches est accessible, en vici la liste : : Valide le masque : Efface le masque si aucune zne n ait été créée : Mdifie le titre du masque : Accède à la mdificatin d une zne : Effacement d une ligne ne cntenant pas de zne : Effacement d une zne (attentin, pas de cnfirmatin) : Duplicatin de ligne. Dans le cas ù la ligne cntient des znes, elles ne sernt pas dupliquées et le crchet uvert sera remplacé par un tiret bas (_) : Insertin d un ligne : Va à la zne suivante Page 11 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

12 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes : Aide en ligne : Répète le dernier caractère saisi le curseur : Affecte la culeur curante au caractère sus curseur jusqu à la fin de la ligne : Affecte la culeur curante de la psitin du en gardant la surbrillance : Affecte la culeur curante à tut le masque sans garder la surbrillance : Affecte la culeur curante à tut le masque : Affiche une main blanche et passe en mde sélectin. permettant d afficher le menu crrespndant afin de chisir un des différents mdes suivants : Défilement Déplacement Taille fenêtre Culeur fnd Culeur cadre Culeur masque Type de cadre 5.7/ Les cadres : La seule slutin de dessiner des cadres est d utiliser les caractères semi-graphiques. Ces derniers snt btenus par la cmbinaisn de la tuche suivi d un numér tapé sur le pavé numérique. Par exemple, Alt 179 trace un trait vertical u Alt 192 trace l angle bas gauche d un cadre. Ces cdes snt accessibles dans l aide cntextuelle en mdificatin de masque. Page 12 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

13 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes 6/ Dcuments (devis, factures) : Ces dcuments étant prévus pur être imprimés u envyés par mail nécessitent quelques aménagements spécifiques. En effet, il faut tujurs essayer de prévir qu un dcument purra être imprimé sur des imprimantes de marques différentes, tel que HP u EPSON. Cmme le lgiciel AURELIE imprime en mde texte, il utilise les cmmandes prévues pur les impressins sus DOS et nn les piltes Windws. Cela a des avantages et des incnvénients, les vici : Avantages : Rapidité d impressin Pssibilité d imprimer sur d anciennes imprimantes à aiguilles Ne pas utiliser les API de Windws supprime une étape nn gérable dans des mdules cmme les tickets de caisse ù la vitesse est primrdiale et le nmbre de tuches pur imprimer par cnséquence. Incnvénients : AURELIE ne peut imprimer en mde texte sur les imprimantes spécifiques Windws. Pur cela, vérifier les pints suivants sur le manuel de l imprimante : GDI : Si ui, incmpatibilité assurée en mde texte PCL (HP) u Esc P (EPSON) : Impressin pssible Pas d impressin de lg u tut autre graphique Dans les autres cas, il est pssible d utiliser les impressins au frmat HTML, puis cnverties au frmat PDF via Adbe Acrbat Prfessinnel par exemple. Il sera pssible à ce mment là d imprimer sur n imprte quelle imprimante, sauf en caisse pur les tickets qui nécessitent de la vitesse. 6.1/ Impressins sur imprimantes en direct u via le réseau lcal : Ces impressins au frmat texte devrnt inclure dans leur dessin des cmmandes sélectinnant la plice par exemple u une cupure de papier. Pur cela, les cmmandes sernt les suivantes : Cmmandes d initialisatin, ici italique et suligné #IS# : Cmmandes d arrêt Il est pssible de cmbiner plusieurs cmmandes en un seul paramètre cmme indiquer ci-dessus La liste des cmmandes étant la suivante : N : Nrmal L : Large C : Cndensé I : Italique G : Gras S : Suligné Q : Qualité currier B : Qualité bruilln H : Duble hauteur W : Duble largeur 1 : Plice 10 CPI 2 : Plice 12 CPI Page 13 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

14 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes 3 : Plice 17 CPI 4 : Plice 20 CPI 6 : Interligne 6 LPI 7 : Interligne 12 LPI 8 : Interligne 8 LPI O : Orientatin prtrait P : Orientatin paysage T6 : Mde prprtinnel T8 : Mde graphique T7 : Mde fixe T9 : Mde texte Z1 à Z4 : Bacs 1 à 4 T00 à T09 : Cdes spécifiques U : Cde ASCII 0 Plus deux cmmandes spécifiques stckées dans 2 variables : Cut_imp$ : Cupure papier Tir_imp$ : Ouverture tirir caisse Ces cmmandes snt affichées à l écran lrs du dessin du masque mais snt transparentes à l impressin étant dnné qu elles snt remplacées par leurs cmmandes respectives. Il est dnc cnseillé de dessiner l état sans aucune de ces cmmandes pur avir un visuel cmpréhensible et de les insérer à la fin. 6.2/ Impressins sur fichier d exprt : Les impressins sur fichier d exprt ne divent avir aucune cmmande imprimante pur une clarté de lecture. Utiliser une imprimante paramétrée à vide pur que les cmmandes intégrées aux masques sient annulées lrs de l exprt 6.3/ Impressins au frmat html : Dans ce mde, il faudra dessiner le masque en y insérant directement les balises HTML. Ce type de paramétrage n est à effectuer que par des utilisateurs avertis maitrisant le langage HTML. Ces dcuments purrnt être ensuite cnvertis autmatiquement au frmat PDF si besin par le biais du lgiciel Adbe Acrbat 7 au minimum Page 14 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

15 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes 6.4/ Descriptin des paramètres assciés à ces dcuments : Un dcument est décmpsé en plusieurs parties : En-tête page 1 En-tête pages 2 et suivantes Crps Articles Ensembles Véhicules Numérs de série des articles Numérs de série des articles cmpsés Reprt Pied de page Il faudra définir chacune de ces parties en indiquant les numérs de lignes du masque de début et de fin pur chaque sectin Il est également pssible de dire qu il n y aura pas de décmpsitin u que les lignes sans référence ne sernt pas éditées Dans le cas des pages au frmat HTML, les lignes cnstituées de balises seulement ne devant pas êtres prises en cmpte dans le décmpte des lignes, une clnne spécifique est prévue pur indiquer les lignes des différentes parties pur leurs traitements, mais ce sernt les champs des lignes standards qui sernt prises en cmpte dans le décmpte des lignes Si une imprimante est assciée au dcument, elle ne sera prise en cmpte qu au mment de la première éditin, lrs des rééditins, il faudra sélectinner l imprimante. 6.5/ Cas particulier des tickets de caisse : Par définitin, un ticket de caisse a une lngueur variable. Ne pas indiquer de nmbre de lignes par page pur ces derniers et penser à insérer les variables de cupure de papier et d uverture de tirir en fnctin. Pur inf, il est utilisé des variables et nn des afin de puvir dire par exemple de n uvrir le tirir que pur les espèces. 7/ Masques de saisie nn gérés en gestin de textes : Le lgiciel AURELIE permet de mdifier TOUS ses masques (plus de 900). Ces derniers snt stckés dans le répertire c:\aurelie\prg\msk et prtent des nms si pssible mnémtechniques. Ces écrans d rigine NE DOIVENT PAS être mdifiés, car à la prchaine mise à jur, ils sernt remis dans leur état initial u mdifiés en fnctin de l évlutin du lgiciel. Ils peuvent mdifiés depuis le lgiciel si le menu MASQUES est activé dans le menu dérulant du masque curant en saisie. Il est pssible depuis ce menu de gérer le masque glbal u spécifique de l utilisateur curant. En cas d erreur de saisie, il est pssible de remettre en état le «prblème» en supprimant physiquement via l explrateur si besin dans le répertire de la sciété u de l utilisateur. Page 15 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007

16 AURELIE Gestin Cmmerciale Mde d empli pur gestin de textes 8/ Variables et fnctins accessibles : Etant dnné le nmbre de variables, aucune dcumentatin papier n est prévue, il suffit de les cnsulter sur le site Internet elles y snt tutes et à jur Page 16 sur 16 Révisin du 9 Avril 2007