Caroline QUINTIN. URC Paris Nord - Formation DU 1

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1 Caroline QUINTIN URC Paris Nord - Formation DU 1

2 INTRODUCTION Les documents et données relatifs à la recherche constituent les documents essentiels qui composent le dossier permanent de la recherche. Ces documents permettent l évaluation de la réalisation de la recherche la qualité des données produites. Ils servent à démontrer le respect des bonnes pratiques cliniques et des textes législatifs et réglementaires en vigueur. URC Paris Nord - Formation DU 2

3 INTRODUCTION Le classement de l ensemble de ces documents sur le lieu de recherche permet à l investigateur d assurer une gestion efficace de l essai. Le dossier permanent de la recherche sert également de base pour tout audit réalisé et en cas d inspection effectuée par l autorité compétente en vue de confirmer la validité de la conduite de la recherche et l intégrité des données recueillies. URC Paris Nord - Formation DU 3

4 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Chez l investigateur les documents qui doivent être présents en plus des CRFs et dossiers sources sont en général classés dans un classeur investigateur. Référence : Art. 8 de l arrêté du 24/11/2006 fixant les bonnes pratiques cliniques pour les RBM portant sur les médicaments à usage humain. URC Paris Nord - Formation DU 4

5 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Quels sont les documents que vous connaissez et qui doivent apparaître chez l investigateur? URC Paris Nord - Formation DU 5

6 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Avant le début de la recherche : La brochure investigateur (BI) : Ce document décrit l'ensemble des données cliniques et non cliniques concernant le médicament expérimental, qui sont pertinentes pour l'étude de ce médicament chez l'être humain. Si le médicament dispose d'une AMM (Autorisation de mise sur le marché), le RCP (Résumé des Caractéristiques du produits) suffit. URC Paris Nord - Formation DU 6

7 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Remarque : Selon le volume de la BI celle ci peut se trouver en annexe du classeur. Dans le cas où la recherche porte sur des dispositifs médicaux (DM), il n'y a pas de BI mais il faut mettre les attestations de marquage CE. URC Paris Nord - Formation DU 7

8 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Le protocole : Dernière version du protocole Avis et autorisations des autorités compétentes : Avis du CPP et Autorisation des autorités compétentes (AFSSAPS) Copie du courrier envoyée au directeur de l hôpital Attestation délivrée de l assureur (différent du contrat uniquement chez le promoteur) URC Paris Nord - Formation DU 8

9 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Notice d'information et consentement Lors d une recherche, le consentement des personnes participant à cette recherche est demandé. Lorsque le consentement doit être écrit le formulaire vierge du ou des consentements doit être présents dans les classeurs investigateurs. La notice d information est toujours écrite et doit être présente dans le dossier permanent investigateur. Les notices d information et consentements sont fait en 3 exemplaires originaux. Le 1 er original doit être gardé par l investigateur, le 2 ème original est pour le promoteur et le 3 ème pour le patient. URC Paris Nord - Formation DU 9

10 NOTE D INFORMATION En respect des articles L et L du code de la santé publique. Obligation d information de la personne qui se prête à une recherche biomédicale à un essai entrant dans le cadre des soins courants à une étude non interventionnelle Cette information doit être donnée préalablement à la réalisation de la recherche par l investigateur ou un médecin qui le représente URC Paris Nord - Formation DU 10

11 NOTE D INFORMATION Informations données par l investigateur : les objectifs, la méthodologie et la durée de la recherche durée de participation de la personne qui se prête à la recherche calendrier des consultations et /ou des examens spécifiques à la recherche les bénéfices attendus, les contraintes et les risques prévisibles, y compris en cas d arrêt de la recherche avant son terme les éventuelles alternatives médicales URC Paris Nord - Formation DU 11

12 NOTE D INFORMATION les modalités de prise en charge médicale prévues en fin de recherche (si nécessaire), en cas d arrêt prématuré et en cas d exclusion de la recherche l avis du CPP et de l autorisation de l autorité compétente, assurance spécifique à l étude pas de coût supplémentaire pour la participation à la recherche Affiliation à un régime de sécurité sociale ou CMU URC Paris Nord - Formation DU 12

13 NOTE D INFORMATION le cas échéant, l interdiction de participer simultanément à une autre recherche ou la période d exclusion prévues par le protocole l inscription dans le fichier national prévu par l article L (Volontaires sains ou les personnes malades lorsque l'objet de la recherche est sans rapport avec leur état pathologique ou lorsque le CPP décide compte tenu des risques et des contraintes que comporte la RBM, que les personnes qui y participent doivent être également inscrites dans ce fichier. URC Paris Nord - Formation DU 13

14 NOTE D INFORMATION Informations données par l investigateur sur les droits de la personne qui se prête à la recherche : de refuser de participer à la recherche de retirer son consentement à tout moment sans encourir aucune responsabilité ni aucun préjudice de ce fait droit d accès et de rectification prévue par la loi CNIL du traitement informatisé des données d avoir communication, au cours ou à l issue de la recherche, des informations concernant sa santé d être informée des résultats globaux à l issue de la recherche, selon les modalités précisées dans la note d information URC Paris Nord - Formation DU 14

15 NOTE D INFORMATION L ensemble des informations communiquées est résumé dans un document écrit remis à la personne dont le consentement est sollicité. Particularité : À titre exceptionnel, lorsque dans l intérêt d une personne malade, le diagnostic de sa maladie n a pu lui être révélé, l investigateur peut, dans le respect de sa confiance, réserver certaines informations liées à ce diagnostic. Dans ce cas, le protocole doit mentionner cette éventualité. URC Paris Nord - Formation DU 15

16 NOTE D INFORMATION Personnes Protégées : les mineurs non émancipés, les majeurs protégés, les majeurs hors d état d exprimer leur consentement et qui ne font pas l objet d une mesure de protection juridique) L information doit être adaptée à leur capacité de compréhension, tant de la part de l investigateur que des personnes, organes ou autorités chargés de les assister, de les représenter ou d autoriser la recherche, eux mêmes informés par l investigateur URC Paris Nord - Formation DU 16

17 CONSENTEMENT Aucune recherche ne peut être pratiquée sur une personne sans son consentement libre et éclairé, recueilli après que lui ait été délivrée l information. Recherche Biomédicale Le consentement est donné par écrit, ou en cas d impossibilité, attesté par un tiers. Ce dernier doit être totalement indépendant de l investigateur et du promoteur. Dans le cas d une recherche avec examens génétiques, un consentement spécifique doit être réalisé pour cette recherche. URC Paris Nord - Formation DU 17

18 CONSENTEMENT Essai Soins Courants Étude non interventionnelle L accord de participation est recherché par oral auprès de la personne. Une attestation de non opposition de participation à la recherche est signée par le médecin ayant donné l information. URC Paris Nord - Formation DU 18

19 CONSENTEMENT Cas Particuliers Certaines situations d urgence ne permettent pas de recueillir le consentement préalable de la personne qui y sera soumise. le protocole présenté à l avis du CPP peut prévoir que le consentement de cette personne n est pas recherché. seul est sollicité le consentement des membres de sa famille ou celui de la personne de confiance, s ils sont présents. URC Paris Nord - Formation DU 19

20 CONSENTEMENT Cas Particuliers Situations d urgence (suite) l intéressé est informé dès que possible et son consentement lui est demandé pour la poursuite éventuelle de cette recherche. l intéressé peut s opposer à l utilisation des données le concernant dans le cadre de cette recherche. URC Paris Nord - Formation DU 20

21 CONSENTEMENT Cas Particuliers Personnes Protégées : les mineurs non émancipés les majeurs protégés les majeurs hors d état d exprimer leur consentement et qui ne font pas l objet d une mesure de protection juridique Ils sont consultés dans la mesure où leur état le permet. Leur adhésion personnelle est recherchée. En toute hypothèse, il ne peut être passé outre à leur refus ou à la révocation de leur acceptation URC Paris Nord - Formation DU 21

22 CONSENTEMENT Cas Particuliers Mineur non émancipé : L autorisation est donné par les titulaires de l exercice de l autorité parentale. Cette autorisation peut être donnée par le seul titulaire de l exercice de l autorité parentale présent, sous réserve du respect des conditions suivantes : la recherche ne comporte que des risques et des contraintes négligeables et n a aucune influence sur la prise en charge médicale du mineur qui s y prête URC Paris Nord - Formation DU 22

23 CONSENTEMENT Cas Particuliers Mineur non émancipé (suite): la recherche est réalisée à l occasion d actes de soins l autre titulaire de l exercice de l autorité parentale ne peut donner son autorisation dans des délais compatibles avec les exigences méthodologiques propres à la réalisation de la recherche au regard de ses finalités URC Paris Nord - Formation DU 23

24 CONSENTEMENT Cas Particuliers Personne mineure ou majeure sous tutelle : L autorisation est donnée par son représentant légal. Si le CPP considère que la recherche comporte un risque sérieux d atteinte à la vie privée ou à l intégrité du corps humain, l autorisation est donnée par le conseil de famille ou par le juge des tutelles URC Paris Nord - Formation DU 24

25 CONSENTEMENT Cas Particuliers Majeur sous curatelle : Le consentement est donné par l intéressé assisté par son curateur. Si le CPP considère que la recherche comporte un risque sérieux d atteinte à la vie privée ou à l intégrité du corps humain : - le juge des tutelles est saisi aux fins de s assurer de l aptitude à consentir du majeur - en cas d inaptitude, le juge prend la décision d autoriser ou non la recherche URC Paris Nord - Formation DU 25

26 CONSENTEMENT Cas Particuliers Personne majeure hors d état d exprimer son consentement et ne faisant pas l objet d une mesure de protection juridique, l autorisation est donnée par la personne de confiance, ou, à défaut, par la famille, ou à défaut par une personne entretenant avec l intéressé des liens étroits et stables. si le CPP considère que la recherche comporte un risque sérieux d atteinte à la vie privée ou à l intégrité du corps humain, l autorisation est donnée par le juge des tutelles URC Paris Nord - Formation DU 26

27 CONSENTEMENT Cas Particuliers Personne faisant l objet d une mesure de sauvegarde de justice ne peut être sollicitée aux fins de participer à une recherche biomédicale. Personne décédée, en état de mort cérébrale : la recherche n est possible que si le consentement a été exprimé de son vivant ou par le témoignage de la famille. (art. L ) Mineur décédé : le consentement doit être exprimé par les titulaires de l exercice de l autorité parentale. En cas d impossibilité de consulter l un des parents, la recherche peut être effectuée si l autre parent présent y consent. (art. L ) URC Paris Nord - Formation DU 27

28 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Engagement des responsabilités de l investigateur principal ( ou contrat) Formulaire de délégation de tâche (liste des co investigateur et collaborateurs) + curriculum vitae de tous les collaborateurs Convention financière quand l investigateur est rémunéré, sur la partie concernant le centre Autre convention s il y a lieu Autorisation de lieu lorsque la recherche est différente de la pratique habituelle. URC Paris Nord - Formation DU 28

29 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Liste d identification des patients : liste où apparaissent les codes d identification des personnes qui se prêtent à la recherche et correspondance entre le nom de ces personnes et le code de la recherche. Circuit pharmaceutique avec les documents de traçabilité du conditionnement, de la dispensation des UT, et les documents concernant le marquage CE pour les DM. Document de gestion et comptabilité des médicaments expérimentaux (observance) Procédures de levée d'insu et modèle de carte de levée d'insu si besoin URC Paris Nord - Formation DU 29

30 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Normes biologiques (ou bornes de référence) pour tous les examens pratiqués Document concernant la méthode analytique, le contrôle de la qualité, l expression et la transmission des résultats biologiques. (annexe du circuit..) Le cas échéant, certificat d accréditation, de contrôle qualité pour mener a bien les examens spécifiques de la recherche Document de gestion des échantillons biologiques prélevés (identification et localisation de ces échantillons) Correspondance pertinente entre le promoteur et l investigateur principal et CR de réunion URC Paris Nord - Formation DU 30

31 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Registre des patients non inclus, obligation éditoriale. Dans ce registre doivent apparaître les patients qui d un point de vue médical répondent aux critères d inclusion non inclusion mais qui refuse de participer à cette étude ou dont le suivi est impossible sur la durée de l étude.ce registre donne une indication de la population concernée par la recherche. URC Paris Nord - Formation DU 31

32 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Au cours de la recherche : Il faut mettre à jour les documents réglementaires: Avis favorables du CPP, Autorisation des autorités compétentes ainsi que les amendements et les faits nouveaux avec les nouvelles versions du protocole, de la BI, des notices d information et consentements si besoin, du circuit pharmaceutique, des documents concernés par ces amendements et fait nouveaux URC Paris Nord - Formation DU 32

33 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Mise à jour des documents évolutifs : Formulaire de délégation de tâche avec les CV correspondant Normes Biologiques Liste d inclusion des patients Registre des patients éligibles et non inclus Mettre le CR de la mise en place dans le classeur Correspondance URC Paris Nord - Formation DU 33

34 DOSSIER PERMANENT INVESTIGATEUR Documentation de la notification par le promoteur aux investigateurs concernés de toute information susceptible d affecter la sécurité des personnes Documentation de la notification par le promoteur au CPP et à l AFSSAPS des suspicions d EIG inattendus et des faits nouveaux URC Paris Nord - Formation DU 34

35 DOSSIER PERMANENT A la fin de la recherche : INVESTIGATEUR Mettre à jour tous les documents vu dans la partie mise à jour au cours du suivi : Document attestant que l investigateur a été informé de la fin de la recherche (Lettre de clôture) Information des investigateurs des résultats de la recherche par l investigateur coordonnateur ou par le promoteur (résumé du rapport final par exemple) Rapport final de la recherche (investigateur coordonnateur le cas échéant) Rapport d audit si le centre a été audité fiche d information des résultats globaux de la recherche à l attention des participants. URC Paris Nord - Formation DU 35

36 RECUEIL DES DONNÉES Le dossier permanent de la recherche doit comprendre, avant le démarrage de l essai, les exemplaires du cahier d observation et de tout document ou support servant au recueil des données (carnet d autoévaluation, fiche coordonnées patient, fax d inclusion ) Les originaux de ces documents sont conservés par le promoteur ; les copies par le centre investigateur (CRFs, queries ) URC Paris Nord - Formation DU 36

37 RECUEIL DES DONNÉES Documents ajoutés au dossier pendant le déroulement de l essai, au fur et à mesure de leur disponibilité : Cahiers d observation (et tout document servant au recueil des données) complétés, datés et signés attester que l investigateur confirme les données recueillies et transmises au promoteur URC Paris Nord - Formation DU 37

38 RECUEIL DES DONNÉES Documentation des corrections et ajouts apportées aux cahiers d observation ou à tout autre document servant au recueil des données Documentation de la notification au promoteur par l investigateur des évènements indésirables conformément à la réglementation et au protocole URC Paris Nord - Formation DU 38

39 DOCUMENTS SOURCES Ils se définissent comme les documents originaux, données et enregistrements présentant un intérêt pour la recherche (dossier médicaux, fichiers administratifs, comptes rendus de laboratoire, radiographies, carnet d auto-évaluation, registre de dispensation de la pharmacie et toute partie du CRF dans laquelle les données sont recueillies directement conformément aux dispositions du protocole, document relatifs à la recherche conservés à la pharmacie ou dans les laboratoires.) URC Paris Nord - Formation DU 39

40 DOCUMENTS SOURCES Ils permettent de : prouver l existence de la personne qui se prête à la recherche prouver l intégrité des données rapportées vérifier l authenticité, la cohérence des informations recueillies Dans chaque dossier médical du patient doit apparaître l indication que le patient participe à la recherche (modalités de recueil de consentement) URC Paris Nord - Formation DU 40

41 DOSSIERS SOURCES Ensemble des informations figurant dans des documents originaux, ou dans des copies authentifiées de ces documents, relatifs aux examens cliniques, aux observations ou à d autres activités menées dans le cadre d une recherche et nécessaires à la reconstitution et à l évaluation de cette recherche. Les documents dans lesquels les données sources sont enregistrées sont appelés les documents sources. URC Paris Nord - Formation DU 41

42 DOSSIER PERMANENT PHARMACIE Lorsqu une recherche portant sur un médicament à usage humain est conduite dans un établissement disposant d une pharmacie à usage intérieur, le pharmacien assure notamment la gestion, l approvisionnement, la détention et la dispensation des médicaments expérimentaux. La documentation comporte notamment les dates, les quantités, les numéros de lot, les dates de péremption et les numéros de code uniques attribués aux médicaments expérimentaux et aux personnes se prêtant à la recherche. URC Paris Nord - Formation DU 42

43 DOSSIER PERMANENT PHARMACIE Ce système fournit une preuve suffisante de l administration, aux personnes se prêtant à la recherche, des doses spécifiées dans le protocole et permet de vérifier la cohérence des quantités de médicaments reçues, dispensées, utilisées, retournées et, le cas échéant, détruites. Tout écart constaté entre ces quantités est documenté et un bilan comparatif est établi. URC Paris Nord - Formation DU 43

44 DOSSIER PERMANENT PHARMACIE Le dossier permanent Pharmacie, établi dès le début de la recherche, comprend : les modèles d étiquettes des médicaments expérimentaux permet de vérifier la conformité de l étiquetage et l adéquation par rapport à l utilisation prévue Instructions concernant la détention, le conditionnement, la dispensation et l utilisation des médicaments expérimentaux et des matériels nécessaires à la recherche URC Paris Nord - Formation DU 44

45 DOSSIER PERMANENT PHARMACIE La documentation concernant l expédition et la réception des médicaments expérimentaux et des matériels nécessaire à la recherche. permet de suivre les lots de médicaments, le contrôle des conditions d expédition, la réception et la comptabilité (dates d expédition, N de lots.) Certificat de libération des lots (et le cas échéant les certificats d analyse des médicaments expérimentaux expédiés) documenter la libération, l identité la pureté et le dosage des médicaments expérimentaux URC Paris Nord - Formation DU 45

46 DOSSIER PERMANENT PHARMACIE La BI ou RCP Le protocole et les amendements Les documents réglementaires : avis favorables CPP, autorisation, assurance Copie de la lettre d information au pharmacien L ordonnance Les procédures de levée d insu URC Paris Nord - Formation DU 46

47 DOSSIER PERMANENT PHARMACIE Documents ajoutés au dossier pendant le déroulement de l essai, au fur et à mesure de leur disponibilité : Documents de gestion et de comptabilité des médicaments expérimentaux sur le lieu de recherche permet de contrôler que les médicaments ont été utilisés conformément au protocole URC Paris Nord - Formation DU 47

48 DOSSIER PERMANENT PHARMACIE Documents établis après la fin ou l arrêt anticipé de la recherche et personnes responsables de leur conservation Documentation finale de la gestion et de la comptabilité des médicaments doit comprendre la comptabilité finale et le bilan comparatif des médicaments expérimentaux (reçus sur les lieux de recherche, dispensés aux personnes, retournés par les personnes, retournés au promoteur ) URC Paris Nord - Formation DU 48

49 DOSSIER PERMANENT PHARMACIE Documentation de la destruction des médicaments expérimentaux non utilisés (si destruction sous la responsabilité de la pharmacie) documenter les modalités de cette destruction, identification de la traçabilité des lots et des N des traitements concernés, les quantités détruites URC Paris Nord - Formation DU 49

50 MERCI DE VOTRE PRESENCE ET DE VOTRE ATTENTION URC Paris Nord - Formation DU 50