Réussir son événement sur MyGaloo.fr

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1 Au service des associations et des clubs Réussir son événement sur MyGaloo.fr Qu il soit gratuit ou payant et quel que soit son type, découvrez les clés pour faire de vos événements une réussite

2 Au service des associations et des clubs Sommaire Le site MyGaloo.fr est au service des associations et des clubs et nous vous proposons de nombreux outils complets, performants et gratuits avec notamment tout ce qu il vous faut pour communiquer, gérer et financer votre association. Pour en savoir plus et obtenir quelques astuces sur les bonnes pratiques en matière d organisation d événement sur MyGaloo.fr rendez-vous dans la suite de ce guide! Un seul et unique objectif pour MyGaloo.fr : devenir le partenaire privilégié de votre engagement associatif. Paramétrez votre événement 03 Avant de le publier et de le diffuser, êtes-vous sûrs de bien avoir paramétré votre événement? Réglez vos options de confidentialité, de diffusion et si votre événement est payant, pensez à paramétrer la réservation en ligne. Partagez l événement à tous vos contacts, invitez les internautes à participer ou intégrez la billetterie sur votre propre site. 05 Communication MyGaloo.fr met à votre disposition un large panel d outils gratuit vous facilitant la communication autour de vos événements. Téléchargez et exploitez la liste de vos participants, envoyez des rappels de paiement et suivez votre recette. 07 Gestion Qui participe? Qui ne vient pas? Balayez ces questions en suivant de près votre événement. Quelle billetterie propose le placement numéroté tout en appliquant les frais de service les moins chers du marché? 08 Les + de MyGaloo Découvrez ce qui fait de MyGaloo l outil indispensable aux associations! 1 2

3 Paramétrez votre événement Comment faire pour... Avant toute chose... Les 7 points à respecter En choisissant d organiser votre événement sur MyGaloo.fr, vous optez pour la simplicité! Mais attention, il faudra tout de même se plier à différentes règles pour réussir au mieux le paramétrage de votre événement Renseignez les informations de base Donner un titre à votre événement en restant court et concis, pensez au moment où vous aurez à le partager! Déterminez bien le thème de votre événement parmi la quinzaine de choix que nous vous proposons et si l image par défaut ne vous convient pas, vous pouvez intégrer celle de votre choix. Précisez les dates et les horaires Que votre événement se déroule pendant plusieurs jours ou ne dure qu une simple poignée de minutes, vous avez la possibilité d en informer les participants en déterminant précisement les dates et les heures. Et si jamais il y a un changement à ce niveau, pas de panique vous aurez toujours la possibilité de les modifier. Déterminez le lieu et / ou le lieu de rendez-vous En bénéficiant de la géolocalisation, déterminez le lieu où se déroulera votre événement. Et si le besoin se présente, vous avez même la possibilité d ajouter un lieu où donner rendez-vous à vos participants. Rédigez une description complète A partir de l éditeur de texte, vous pouvez renseigner une description complète de votre événement en la mettant entièrement en forme et en y ajoutant des images. Une bonne description de votre événement peut faire la différence et donner envie aux internautes d y participer, alors montrez-vous créatif! Ajoutez des images complémentaires et des documents Si l image principale de votre événement ne vous suffit pas, nous vous proposons d en ajouter d autres qui défileront dans le slider. Aussi, vous avez la possibilité de joindre différents types de documents complémentaires comme par exemple un plan d accès ou un dossier. Renseignez le nombre de places et si l événement est payant ou gratuit Dites-nous si vous événement est payant ou s il est gratuit, renseignez-nous sur vos stocks disponibles. Grâce à nos nombreuses options de billetterie, vous pouvez aussi déterminer des stocks par tarif ou même proposer des tarifs libres. Choisissez qui peut voir votre événement Vous avez le choix de la diffusion en ligne de votre événement en limitant sa publication aux membres de votre association ou pas. A vous de voir aussi si vous souhaitez que votre événement soit partagé sur les réseaux sociaux ou ouvert aux commentaires, vous avez la main! Les + de MyGaloo La réservation en ligne Après avoir paramétré les informations générales de votre événement, vous pouvez configurer et proposer la réservation en ligne. Paramétrage de la réservation Activer la réservation en ligne sur vos événement vous facilitera la vie! En effet, depuis vos écrans (ordinateur, tablette, téléphone) vous contrôlez les participations. Grâce aux options de réservation en ligne, vous gérez même des paramètres comme le nombre maximum de billets par acheteur, la date limite de réservation en ligne et surtout si les frais de service sont pris en charge par les acheteurs ou par votre association. Les informations demandées aux participants Une fois que vous avez configuré vos options générales de réservation, vous avez le choix d obtenir ou non des informations sur les participants. Ces dernières peuvent en effet s avérer très utiles dans le cas où vous proposez des tarifs aux conditions particulières (junior, senior par exemple) ou encore des objets nécessitant des informations comme la taille ou la pointure. Les informations que vous demandez à vos participants font partie d un éventail très large d une trentaine de choix qui vont de la civilité à l adresse en passant par le téléphone professionnel et l année de promotion. Vous avez également la possiblité de rendre le renseignement obligatoire ou facultatif. Vous avez tous les outils en main pour paramétrer votre réservation en ligne facilement et contrôler les informations des participants. Supprimer facilement un événement? Attention notez bien que vous pouvez supprimer un événement uniquement si vous n avez aucune réservation ou aucun billet payé. Pour cela, il vous suffit de vous rendre sur la liste de vos événements et de cliquer sur l icône représentant une poubelle et de confirmer votre suppression. Simple et rapide. Modifier un événement en ligne? Soyez prudents quand vous souhaitez modifier un événement surtout si vous touchez à des informations sensibles comme la date, le lieu ou le prix sans en avertir les participants ou les futurs participants. Sur le même principe que pour la suppression rendez-vous sur la liste de vos événements et cliquez sur l icône qui représente un crayon. Vous n avez plus qu à modifier! Que l image du slider soit adaptée? Votre image représentant l événement que vous organisez peut être parfaitement adaptée au slider à la une si vous joignez un fichier mesurant 640 pixels de large pour 200 pixels de haut. Utilisez des logiciels comme Paint ou encore Photofiltre pour gérer la taille de vos photos. Pour en savoir plus : 3 4

4 Communiquez Communiquez Un clic pour diffuser Rayonnez dans votre ville Grâce aux portails des collectivités, vos événements sont visibles immédiatement par les citoyens de votre ville. Vos événements dans l agenda de votre ville Une fois que vous aurez créé votre événement sur MyGaloo, il sera automatiquement référencé dans l annuaire national des événements associatifs mais MyGaloo a développé un portail pour les collectivités de France, qui vous offre également un rayonnement local. Avec MyGaloo, c est plus simple de toucher les citoyens. Vendez comme un pro Intégrer la billetterie sur votre propre site Vous avez votre propre site Internet? Pas de problème, MyGaloo a pensé à vous! La billetterie et le paiement en ligne sur votre site Que vous organisiez des événements payants, que vous proposiez des stages, des adhésions ou des formulaires de dons, vous avez la possibilité d intégrer directement un formulaire d encaissement en ligne sécurisé (sous forme d iframe) sur votre propre site web. Nul besoin d être un génie en informatique, nous vous préparons un morceau de code à intégrer en quelques clics dans votre site Internet. Le formulaire est neutre, les internautes ne voient aucune trace de MyGaloo.fr, vous optimisez vos ventes et c est entièrement gratuit! Faites un succès Les invitations sont incontournables Votre événement est en ligne et il ne demande qu à se remplir, mais ça ne se fera pas tout seul! Heureusement sur MyGaloo nous sommes là pour vous aider avec des outils gratuits mais surtout efficaces comme le module d invitation. Invitez vos contacts et plus encore Depuis le module d invitation qui vous est proposé par MyGaloo, vous avez la possibilité d envoyer votre événement aux membres de votre association, à vos contacts plus lointains et même d importer manuellement une base d adresses mail. Votre choix de filtrage est important et l envoi d invitations est sans limite. Gérez vos groupes de contacts, votre planning d envoi et vos relances. Personnalisez votre message MyGaloo vous propose un modèle de mail d invitation que vous pouvez modifier et personnaliser. Changez l objet du message ou encore le contenu et vous n avez plus qu a faire un clic pour envoyer vos invitations. Tutoriel : Comment inviter mes contacts? Et si vous ne souhaitez pas mettre en avant tout le module de billetterie, nous vous offrons plusieurs options d intégration allant du formulaire au simple bouton de paiement en passant par un petit lien discret. C est vous qui gérez! Ils ont osé! Tutoriel : Comment intégrer la billetterie à mon site? Utilisez la puissance des réseaux sociaux Depuis la page de communication et de partage de votre événement, nous vous proposons également de l intégrer sur les différents réseaux sociaux comme les inévitables Facebook et Twitter. Si vous organisez un événement plus professionnel comme une conférence, un salon ou un forum, nous vous offrons la possibilité de le partager sur Viadeo ou LinkedIn. Vous restez maître de vos partages! Ils utilisent la billetterie MyGaloo Plus de associations utilisent déjà la billetterie et les outils gratuits fournis par MyGaloo. Vous aussi, sautez le pas! Les données intégrées dans le module d invitation (et dans le reste du site) restent la propriété de l association et Galoo n en fera aucune utilisation commerciale, conformément à la CNIL

5 Gérez Les + de MyGaloo MyGaloo Scan : l application de contrôle des entrées L application MyGaloo Scan est complémentaire de la billetterie MyGaloo, pour vous permettre le contrôle des entrées sur vos événements. Pour en savoir plus : Vous avez le contrôle Suivez vos statistiques Grâce aux outils gratuits que vous propose MyGaloo, vous suivez vos événements en temps réel! Gérez vos stocks, vos tarifs, vos participants sur une seule interface. Le partenaire de vos événements En choisissant d organiser vos événements sur MyGaloo, vous optez pour une solution qui vous simplifiera la vie. Depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone, vous gérez en temps réel la présence de vos participants, les réservations, vos stocks restants et vos recettes. Vous pouvez ensuite par exemple adapter votre budget ou modifier la programmation si vous jugez cela nécessaire. Nous organisons depuis maintenant près de 15 ans des compétitions de Danse Sportive Internationales. Nous cherchions un partenaire fiable et réactif pour développer, sur mesure, un système de numérotation des places. Avec MyGaloo, nous l avons trouvé. Club des Amateurs de Danse de Marseille (13) Nous organisons régulièrement des sorties, des concerts et des soirées. Nous travaillons avec MyGaloo.fr depuis plus d un an et demi et le fait de commercialiser nos événements en ligne avec leur billetterie nous a permis de récolter plus de 900 en moins d un an. Association Coeur Lavande (04) Une fonctionnalité inédite Scannez le QR Code pour télécharger l application + Pour en savoir plus : Le placement numéroté Vous organisez un événement qui intégre un plan de salle et un placement numéroté? En le publiant sur MyGaloo, vous proposez aux acheteurs de réserver leur billet en choisissant leur place, leur colonne, leur allée, leur tribune ou leur zone en fonction des stocks disponibles. Avec une mise à jour en temps réel des stocks, organiser des événements va rapidement se conjuguer avec plaisir et simplicité! Au service du monde associatif La billetterie la moins chère du marché MyGaloo propose une billetterie entièrement dédiée et pensée pour le monde associatif. Sur le marché des billetteries en ligne, MyGaloo offre une des gammes de services les plus complètes et surtout applique des frais de service qui en font l outil le moins cher du marché. De plus, les associations ont le choix de prendre à leur charge ces frais ou de les laisser à la charge des participants, ce qui rend MyGaloo complètement gratuit pour les associations! + Pour en savoir plus : 7 8

6 Contacts Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements sur ce guide, sur les outils que nous vous proposons ou si vous avez d éventuelles questions n hésitez pas à nous contacter : Le site : Adresse mail : Téléphone : contact@galoo.fr ou Facebook : Twitter : MyGaloo lauréat du Prix de l Innovation 2014 du Salon des Maires et des Collectivités Nos partenaires