Contribution en nature de l employeur Système de gestion des cas du SIEO

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1 Contribution en nature de l employeur Système de gestion des cas du SIEO Guide à l intention des fournisseurs de services Guide de démarrage rapide de la Subvention Canada-Ontario pour l emploi (SCOE) Novembre 2014

2 TABLE DES MATIÈRES 1 Contexte 3 2 Demande en ligne de SCOE de la part d un employeur/consortium 4 3 Parution 4.2 du SGC du SIEO DÉROULEMENT DU PROCESSUS RELATIF À LA SCOE DANS LE SGC DU SIEO 6 4 Inscription de l employeur 7 5 Cas d Emploi Ontario (EO) pour l employeur 10 6 Plan de services de SCOE pour l employeur PLAN DE SERVICES DE SCOE POUR L EMPLOYEUR SOMMAIRE SUR LE CLIENT 14 7 Inscription des participants 15 8 Plan de services de SCOE pour le participant PLAN DE SERVICES DE SCOE POUR LE PARTICIPANT OBJECTIF SCOE MODULE DE FORMATION 19 9 Maintien des plans de services de SCOE Fermeture des plans de services de SCOE Validations Règles du système et du formulaire de demande 21 Parution 4.2 Version 1.0 Page 2 de 21

3 1 Contexte La Subvention Canada-Ontario pour l emploi (SCOE) permet aux employeurs d investir dans leur main-d œuvre, avec l aide du gouvernement. Par l entremise de la Subvention pour l emploi, les employeurs peuvent choisir la formation qui répond aux besoins de leur main-d œuvre et identifier les personnes qui devraient suivre cette formation. La Subvention pour l emploi est un investissement partagé entre les employeurs et le gouvernement; celui-ci fournit les deux tiers des coûts de formation admissibles, jusqu à concurrence de $ par subvention. Les fournisseurs de services qui participent à la prestation de la SCOE peuvent recevoir et traiter les demandes en ligne par l entremise du SGC du SIEO. Lorsqu un employeur présente une demande, la demande en ligne a pour but d acheminer les clients vers un fournisseur de services de leur région qui pourra les aider. REMARQUE : ce Guide de démarrage rapide fournit une vue d ensemble de haut niveau des étapes à suivre pour inscrire les employeurs et les participants au programme de SCOE, ainsi que pour créer et maintenir les plans de services associés. Il est fortement recommandé à tous les employés chargés de la saisie des données et du traitement des demandes de SCOE de consulter l information contenue dans ce guide avant de commencer à utiliser le SGC du SIEO. Le présent guide ne fournit pas d instructions étape par étape détaillées sur les fonctionnalités susmentionnées. Les chapitres pertinents du Guide de l utilisateur pour les fournisseurs de services du SGC du SIEO seront mis à jour au cours des prochaines semaines. Si un utilisateur ne comprend pas la fonctionnalité du système de SCOE, nous lui suggérons d attendre que les chapitres associés du guide soient publiés. Parution 4.2 Version 1.0 Page 3 de 21

4 2 Demande en ligne de SCOE de la part d un employeur/consortium Le processus de soumission de demandes de SCOE en ligne pour les employeurs et les consortiums permettra aux employeurs potentiels et aux consortiums de soumettre en ligne une demande au programme, à un fournisseur de services de SCOE de leur choix ou à un bureau régional du ministère, selon que la demande traite d une formation en compétences pour 25 participants ou moins ou pour plus de 25 participants (ou pour un consortium). Le formulaire de demande contient plusieurs validations qui permettent de s assurer que toute l information requise est recueillie. Parution 4.2 Version 1.0 Page 4 de 21

5 Si la demande concerne 25 participants à la formation ou moins, l employeur sélectionne alors un point de service dans sa région. Une fois la demande soumise : l employeur ou le consortium reçoit un message de confirmation. Le numéro de confirmation de la demande correspond au numéro de demande qui figure dans le SGC du SIEO. Un avis est envoyé par courriel au point de service ou au bureau régional pertinent du MFCU. La demande apparaîtra dans le SGC du SIEO immédiatement après sa soumission. Les fournisseurs de services devraient consulter le Chapitre 12 : Demande de SCOE du Guide de l utilisateur pour les fournisseurs de services du SGC du SIEO pour obtenir des instructions détaillées sur la recherche et la gestion des demandes de SCOE à l intérieur du SGC du SIEO. Parution 4.2 Version 1.0 Page 5 de 21

6 3 Parution 4.2 du SGC du SIEO Les renseignements sur la SCOE sont gérés dans le SGC du SIEO par les fournisseurs de services sélectionnés. Aucun nouveau rôle d utilisateur n est créé pour la SCOE; les utilisateurs existants du SGC du SIEO faisant partie d organisations participantes peuvent accéder à la nouvelle fonctionnalité du SGC du SIEO avec leurs comptes d utilisateurs existants. Les points de service sont informés des demandes entrantes de SCOE grâce à des courriels d avis envoyés à l adresse désignée pour la SCOE. La parution 4.2 du SGC du SIEO inclut les fonctionnalités nécessaires pour appuyer la prestation de la SCOE. Voici les améliorations apportées au système : mises à jour des pages Inscription de l employeur et Recherche d un employeur afin d inclure les champs spécifiques à la SCOE; l ajout d un cas d Emploi Ontario (EO) pour un employeur; et deux nouveaux modèles de plan de services : o Employeur de la SCOE o Participant à la SCOE. 3.1 Déroulement du processus relatif à la SCOE dans le SGC du SIEO Les neuf étapes suivantes représentent le déroulement du processus des demandes de SCOE une fois la demande en ligne approuvée dans le SGC du SIEO: 1.) Inscrire l employeur 2.) Créer le cas d EO de l employeur 3.) Créer le plan de services de SCOE pour l employeur 4.) Inscrire le ou les participants 5.) Créer le ou les plans de services de SCOE pour les participants 6.) Maintenir les plans de services des participants et de l employeur 7.) Fermer les plans de services des participants 8.) Fermer le plan de services de l employeur 9.) Révisions/suivis pour l employeur et les participants Veuillez noter que les étapes 1 à 5 doivent être effectuées dans l ordre susmentionné. Les données provenant de la demande de SCOE sont remplies automatiquement dans le SGC du SIEO pour permettre à l utilisateur d économiser du temps lorsqu il effectue ces étapes. Si des étapes sont omises ou effectuées dans le désordre, des messages d erreur du système seront générés. Parution 4.2 Version 1.0 Page 6 de 21

7 4 Inscription de l employeur Condition préalable : La demande de SCOE a été téléchargée sous forme d un fichier PDF et évaluée, et son statut est «Approuvé». L inscription commence à la page Accueil de la demande de SCOE une fois la demande approuvée. Cette fonctionnalité est semblable à l inscription d un client à partir de la page Accueil de la demande d EOLS (Emploi Ontario libre-service) Accueil de la demande. Premièrement, afin d éviter les entrées en double, une recherche est effectuée pour s assurer que l employeur n existe pas déjà dans la base de données. La page Recherche d un employeur a été mise à jour avec les champs spécifiques à la SCOE. Parution 4.2 Version 1.0 Page 7 de 21

8 Si l employeur n existe pas, l utilisateur sera envoyé à la page Inscription de l employeur, où certains champs seront remplis d avance à partir de la demande de SCOE de la part de l employeur. L utilisateur peut modifier les données existantes et ajouter des données supplémentaires avant de terminer l inscription. Parution 4.2 Version 1.0 Page 8 de 21

9 Une fois l inscription terminée, une page Accueil de l employeur sera disponible à tous les utilisateurs. Les pages Inscription de l employeur et Accueil de l employeur précédentes ont été mises à jour afin d inclure des champs spécifiques à la SCOE. Les utilisateurs pourront distinguer les employeurs qui ont des plans de services de Services d emploi (SE) ou du Service d emplois d été (SEÉ) de ceux qui ont des plans de services de SCOE en utilisant les onglets système sur la page Accueil de l employeur. Les plans de services de SCOE sont disponibles sous l onglet Cas, tandis que les SE et le SEÉ se trouvent dans Cas de plans de services. Parution 4.2 Version 1.0 Page 9 de 21

10 5 Cas d Emploi Ontario (EO) pour l employeur Condition préalable : L employeur ou le consortium a été inscrit dans le SGC du SIEO. Comme pour l inscription d une personne, un cas d EO est requis pour les employeurs qui offrent la SCOE avant la création de plans de services. Le cas d EO agit en tant que dossier électronique, contenant tous les plans de services de SCOE liés à un employeur spécifique. L utilisateur crée un cas d EO pour l employeur à partir de la page Accueil de l employeur. Créer un cas d Emploi Ontario demande à l utilisateur de remplir le reste des champs spécifiques à la SCOE. Parution 4.2 Version 1.0 Page 10 de 21

11 6 Plan de services de SCOE pour l employeur Condition préalable : Le cas d EO a été créé pour l employeur. Les «Sept Étapes de la création et de l activation d un plan de services» resteront valides pour les plans de services de SCOE. L utilisateur doit sélectionner un modèle de plan de services, ajouter un sommaire sur le client, ajouter ou maintenir un ou des sous-buts et des objectifs, soumettre le plan de services aux fins d approbation et délivrer ou accepter un sommaire du plan. Après avoir créé un cas d EO pour l employeur, l utilisateur peut créer un plan de services à partir du bouton d action (comme toutes les autres fonctionnalités du plan de services) à partir de la page Accueil d Emploi Ontario. Parution 4.2 Version 1.0 Page 11 de 21

12 L utilisateur sera envoyé à la page Créer un plan de services, où il choisira «Subvention Canada-Ontario pour l emploi : Employeur» parmi la liste des modèles disponibles. Une page Accueil Plan de services de SCOE pour l employeur sera créée lors de la sauvegarde des données. De façon semblable aux plans de services de SE, un sousbut sera automatiquement ajouté au plan de services lorsque le modèle SCOE est choisi. L utilisateur DOIT associer un ID de demande de SCOE au plan de services de SCOE de l employeur avant de passer à l étape suivante du processus du plan de services. Parution 4.2 Version 1.0 Page 12 de 21

13 Si l utilisateur n a pas associé un ID de demande de SCOE au plan de services de SCOE de l employeur, les données ne seront pas extraites du formulaire de demande en ligne. Parution 4.2 Version 1.0 Page 13 de 21

14 6.1 Plan de services de SCOE pour l employeur Sommaire sur le client Condition préalable : Un ID de demande de SCOE est inscrit sur la page Accueil Plan de services de SCOE pour l employeur. Les utilisateurs verront que le Sommaire sur le client pour un plan de services de l employeur de la SCOE a une fonction de navigation verticale ajoutée, la barre de contenu des onglets. Lorsqu un utilisateur clique sur Nouveau dans une section quelconque du Sommaire sur le client, les données provenant de la demande en ligne de SCOE s inscrivent automatiquement dans les différents champs. L utilisateur doit sauvegarder manuellement chaque section de la barre de contenu des onglets pour passer à l étape suivante de la «soumission aux fins d approbation» dans le processus du plan de services. Cela permet à l utilisateur de vérifier les données (en s assurant que tous les champs sont à jour) et d apporter toute modification nécessaire. Parution 4.2 Version 1.0 Page 14 de 21

15 7 Inscription des participants Condition préalable : Le plan de services de SCOE de l employeur a le statut «Approuvé». L inscription des participants à la SCOE suivra le même processus et utilisera les mêmes fonctionnalités du système que tous les autres clients d EO dans le SGC du SIEO. L utilisateur doit : Rechercher le participant pour s assurer qu il n existe pas déjà. S il existe, l utilisateur devra déterminer s il participe à d autres programmes d EO et évaluer son admissibilité à la SCOE. Créer le participant sur la page Inscription d une personne. Un cas d EO sera automatiquement créé pour la personne à la fin de l inscription. Les études et les antécédents d emploi, ainsi que les coordonnées, sont inscrits et maintenus dans la page Accueil de la personne. Une fois que les renseignements de base ont été consignés, un plan de services de SCOE pour le participant peut être créé à partir du bouton d action sur la page Accueil d Emploi Ontario. Parution 4.2 Version 1.0 Page 15 de 21

16 8 Plan de services de SCOE pour le participant La structure du plan de services de SCOE pour le participant ressemble à celle des autres types de plans de services d EO. La fonctionnalité utilisée pour créer et maintenir le plan de services suit le même processus (c.-à-d. les Sept Étapes). Condition préalable : Le plan de services de SCOE associé à l employeur statut «Approuvé» et le participant est inscrit dans le SGC du SIEO. À partir de la page Accueil d Emploi Ontario, l utilisateur sera acheminé à la page Créer un plan de services, où il choisira «Subvention Canada-Ontario pour l emploi : Participant» parmi la liste des modèles disponibles. Une page Accueil Plan de services de SCOE pour le participant sera créée lors de la sauvegarde des données. De façon semblable aux plans de services de SE, un sousbut sera automatiquement ajouté au plan de services lorsque le modèle SCOE est choisi. Parution 4.2 Version 1.0 Page 16 de 21

17 L utilisateur DOIT associer un numéro de référence de cas du plan de services de SCOE de l employeur au plan de services de SCOE du participant avant de passer à l étape suivante du processus du plan de services. Ce lien crée des objectifs générés par le système dans le plan de services de SCOE associé à l employeur. Parution 4.2 Version 1.0 Page 17 de 21

18 Le plan de services de SCOE de l employeur affiche une liste sommaire des plans de services du participant de tous les plans de services de SCOE pour le participant associés et fournit des données cumulatives. Parution 4.2 Version 1.0 Page 18 de 21

19 8.1 Plan de services de SCOE pour le participant Objectif SCOE Module de formation L objectif SCOE Module de formation est l endroit où les renseignements sur la formation du participant sont saisis. Cet objectif du plan est spécifique au cours et un participant peut avoir plus d un objectif SCOE Module de formation lié à son plan de services si la formation est divisée en modules séparés. L objectif consigne les dates auxquelles la formation aura lieu, ainsi que les coûts associés, le cas échéant. Comme pour le Fonds d aide à l emploi pour les jeunes, il est extrêmement important que les utilisateurs maintiennent les champs Estimé et Réel pour la Contribution en argent de l employeur, la Contribution en nature de l employeur et le Coût total. Les données de ces champs seront filtrées dans les rapports des fournisseurs de services et du ministère. Parution 4.2 Version 1.0 Page 19 de 21

20 9 Maintien des plans de services de SCOE La fonctionnalité utilisée pour le maintien d un plan de services de SCOE est la même que pour tous les autres types de plan de services. L utilisateur peut modifier les objectifs et les sous-buts par l entremise des boutons d action appropriés. 10 Fermeture des plans de services de SCOE La fonctionnalité utilisée pour fermer un plan de services de SCOE est la même que pour tous les autres plans de services d EO. Les règles du système relatives à la fermeture d un plan de services seront appliquées aux plans de services de SCOE pour l employeur et pour le participant. Lorsqu un plan de services de SCOE pour un participant est fermé, la rangée correspondante de la Liste de plans de services pour les participants du plan de services de SCOE pour l employeur est mise à jour automatiquement, ce qui réduit le travail administratif requis pour le plan de services de SCOE pour l employeur. Parution 4.2 Version 1.0 Page 20 de 21

21 11 Validations Règles du système et du formulaire de demande Les règles de validation suivantes du système et du formulaire de demande sont mises en évidence ci-dessous pour aider les fournisseurs de services lors de la saisie et de la modification des données relatives aux demandes sur le SGC du SIEO : 1. le Nombre total de personnes en formation dans la section Coût de la formation et demande de subvention doit correspondre à la somme des Employés titulaires de poste et des Nouveaux employés en formation. 2. Dans la section Contribution, remplissez soit la section Contribution des employeurs comptant 50 employés ou moins, soit la section Contribution des employeurs comptant plus de 50 employés ou d un consortium (mais pas les deux), sauf si la demande concerne un consortium qui regroupe des employeurs des deux types. Cette situation est déterminée par le Nombre total d employés dans la section Renseignements sur l employeur sauf lorsqu il existe un consortium. 3. Le Coût total de la formation pour chaque rangée doit correspondre à la somme de ses composantes : a. Contribution en argent de l employeur + Contribution en nature de l employeur + Contribution du MFCU = Coût total de la formation (50 employés ou moins). b. Contribution de l employeur + Contribution du MFCU = Coût total de la formation (plus de 50 employés). 4. Les composantes du Coût total de la formation respectent les règles suivantes : a. En nature, le cas échéant, a une valeur maximale de $ par personne en formation. b. Contribution du MFCU a une valeur maximale de $ par personne en formation. c. Jusqu à 50 % de la Contribution de l employeur peut être En nature pour chaque personne en formation, le cas échéant. 5. Le Coût total de la formation dans la section Contribution doit correspondre au Total dans la section Coût de la formation et demande de subvention (additionnés pour les demandes présentées par un consortium). Parution 4.2 Version 1.0 Page 21 de 21