I N F O S T A N C E. Manuel Vie Scolaire

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1 I N F O S T A N C E Manuel Vie Scolaire

2 I N D E X INTRODUCTION... 4 PERSONNALISATION DE LA PAGE D ACCUEIL... 5 COMMENT PERSONNALISER SA PAGE D ACCUEIL... 5 Sélection d un composant... 5 Edition d un composant... 7 Réduire un composant... 7 Masquer un composant... 8 Supprimer un composant... 8 AJOUTER UNE NOUVELLE PAGE D ACCUEIL... 9 Ajouter une page personnelle... 9 Ajouter une page pour les groupes ou les classes CREATION DE GROUPE DEFINITION COMMENT CREER UN GROUPE LES MEMBRES DANS LE GROUPE PERSONNALISATION GENERALE LES THEMES ET STYLES LES LANGUES PAGE D AUTHENTIFICATION LES ABSENCES ET RETARDS LA PARAMETRAGE LA GESTION DES MOTIFS Créer un nouveau motif Modifier un motif INFOSTANCE, /52

3 Supprimer un motif LA SAISIE DES APPELS Profil enseignant Profil vie scolaire LES ABSENCES SIGNALEES PAR LES PARENTS Saisie d une absence par les parents Prise en compte des absences signalées LA SAISIE DE MOTIFS Appliquer un motif Supprimer un motif Annuler un motif LES OUTILS D AIDE AU SUIVI DE SCOLARITE La loupe La paire de jumelles L enveloppe LA SAISIE PAR ELEVES Saisie de longue durée Saisie de dispense de matière Saisie ponctuelle MOTIFS DE NON SAISIE LE PUBLIPOSTAGE LE RECAPITULATIF LA RECHERCHE LE TABLEAU DE BORD LES STATISTIQUES INFOSTANCE, /52

4 Introduction Ce manuel a pour vocation première d aider et d accompagner la vie scolaire dans l utilisation du produit. Cette documentation fait référence à la version INFOSTANCE, /52

5 Personnalisation de la page d accueil Chemin : Mon ENT / Accueil / Ma page d accueil COMMENT PERSONNALISER SA PAGE D ACCUEIL Après vous être authentifié avec votre nom d utilisateur et votre mot de passe, vous accédez à votre page d accueil. Cette page peut être personnalisée à l aide de composants qui vous proposent différents services. Accès à la page de sélection des composants pour la personnalisation Cliquez sur le bouton «Personnaliser la page». La page contenant les composants pour personnaliser votre page d accueil apparaît. C est dans cette page que vous allez choisir les informations présentes sur votre page d accueil. SELECTION D UN COMPOSANT Les différents composants vous proposent des services et informations diverses. Les éléments doivent être sélectionnés avec les cases à cocher. Vous pouvez choisir la colonne dans laquelle le composant doit être inséré en la sélectionnant dans le menu déroulant «Ajouter dans». Cliquez sur le bouton «Ajouter» pour valider votre choix. INFOSTANCE, /52

6 Sélection des éléments Position du composant sur la page Vous pouvez visualiser la composition de votre page d accueil en fin de page. INFOSTANCE, /52

7 Cliquez sur le bouton «Reprendre la navigation» pour revenir sur votre page d accueil et personnaliser certains composants comme la météo en choisissant la ville ou le post it pour insérer du texte Retour à la page d accueil EDITION D UN COMPOSANT Pour éditer un composant, cliquez sur l icône «TT» qui se situe en haut à gauche du composant. Une fenêtre s ouvre dans laquelle vous pourrez faire une sélection ou saisir du texte. Par exemple lors de l édition du composant «Météo», une liste de ville vous est proposée. Choisissez-en une, puis sélectionnez le nombre de jours que vous souhaitez visualiser. Cliquez sur le bouton «OK» ou «Appliquer» pour valider votre choix. Edition du composant REDUIRE UN COMPOSANT Vous pouvez si vous le souhaitez réduire la taille des ces composants sur votre page d accueil. Ainsi, il ne restera que le bandeau vert du composant avec son nom et les 4 icônes. Pour minimiser l un des composants cliquez sur l icône. Pour retrouver la taille normale du composant cliquez sur la même icône qui permet cette fois-ci de restaurer le composant. INFOSTANCE, /52

8 MASQUER UN COMPOSANT Vous pouvez également masquer un composant de votre page d accueil. Celui-ci n apparaît donc plus sur votre page mais est gardé en mémoire avec ses paramètres. Vous le retrouvez dans la page de sélection des composants en cliquant sur le bouton «Personnaliser la page» dans le composant «Composants masqués». Sélection des éléments Position du composant sur la page Pour replacer le composant sur votre page d accueil sélectionnez-le avec la case à cocher, puis choisissez sa place dans le menu déroulant «Ajouter dans» et cliquez sur le bouton «Ajouter». SUPPRIMER UN COMPOSANT Les composants peuvent être supprimés. Pour cela cliquez sur l icône «confirmation de la suppression apparaît.», un message de Cliquez sur le bouton «OK» pour valider la suppression du composant. INFOSTANCE, /52

9 AJOUTER UNE NOUVELLE PAGE D ACCUEIL Vous avez la possibilité si vous le souhaitez d ajouter une nouvelle page à votre page d accueil. Celle-ci peut être une nouvelle page personnelle ou une nouvelle page pour un groupe ou une classe (tous les membres du groupe sélectionné auront une deuxième page d accueil disponible, il en va de même pour les élèves d une classe). Cliquez sur le bouton «Ajouter une page». Création d une seconde page d accueil Une fenêtre s ouvre et vous permet de définir le type de page d accueil que vous souhaitez ajouter. AJOUTER UNE PAGE PERSONNELLE Si vous souhaitez ajouter une autre page à votre page d accueil, laissez activer le bouton «page personnelle», saisissez le nom de votre page personnelle dans le champ «Nom de la page» et cliquez sur le bouton «Valider». Votre nouvelle page s ajoute alors à côté de la page «Accueil». INFOSTANCE, /52

10 Nouvelle page personnelle Cliquez sur le nom de la nouvelle page pour y accéder et la personnaliser. Vous êtes sur la nouvelle page Personnaliser la nouvelle page personnelle Ajouter une nouvelle page à la page d accueil Supprimer la nouvelle page personnelle Pour personnaliser votre nouvelle page personnelle cliquez sur le bouton «Personnaliser la page». La personnalisation s effectue de la même façon que pour la page d accueil avec la sélection de composants. AJOUTER UNE PAGE POUR LES GROUPES OU LES CLASSES Si vous souhaitez ajouter une page d accueil pour un ou plusieurs groupe/classe, activez le bouton «Page Groupe/Classe». Vous pouvez ensuite à l aide du bouton «Groupe/Classe», sélectionner une classe, tous les groupes, les groupes dont vous êtes membres, les groupes dont vous êtes le fondateur. INFOSTANCE, /52

11 Validation de la création de la nouvelle page Sélection d un groupe ou d une classe Résultat de la sélection A l aide des cases à cocher, sélectionnez le groupe ou la classe souhaité. La liste correspondante à votre sélection apparaît dans le cadre. Double-cliquez sur le nom de la classe ou du groupe pour le sélectionner. Cliquez sur le bouton «Valider» pour créer la nouvelle page pour le groupe ou la classe. Cette page portera le nom du groupe ou de la classe que vous avez choisi. Une nouvelle page au nom de votre groupe est créée Cliquez sur le nom de la page de groupe pour y accéder la personnaliser. Pour personnaliser la page de groupe cliquez sur le bouton «Personnaliser la page». La personnalisation s effectue de la même façon que pour la page d accueil et la page personnelle avec la sélection de composants. INFOSTANCE, /52

12 Création de groupe Chemin : «Mon ENT / Espace collaboratif» DEFINITION Les groupes collaboratifs permettent de créer les groupes de classes (les groupes pour les langues vivantes, de sport etc ) mais également des groupes de travail entre collègues pour échanger des informations des documents. COMMENT CREER UN GROUPE Par défaut, vous visualisez la liste des groupes dont vous êtes fondateur. Vous pouvez également à l aide du menu déroulant visualiser les groupes dont vous êtes membres et tous les groupes créés. Création d un nouveau groupe Filtre Le niveau correspond au module où le groupe sera présent (messagerie, forum ) Cliquez sur le bouton «Nouveau» pour créer votre groupe. La page de création apparaît dans laquelle vous pourrez définir des options pour votre groupe INFOSTANCE, /52

13 Nom du groupe Description du groupe Nom du fondateur Les utilisateurs seront avertis par mail de leur participation ou de la suppression de leur participation au groupe Groupe présent dans la messagerie Accès au suivi scolaire (saisie des notes et absences) Un forum au nom du groupe sera automatiquement créé Un dossier au nom du groupe sera automatiquement crée dans les documents Liste de diffusion avec tous les membres du groupe Groupe présent dans l agenda Les utilisateurs seront avertis par mail lors de l ajout, modification ou suppression d un événement de l agenda Un dossier de signets sera automatiquement crée au nom de votre groupe Date de début et fin du groupe Cliquez sur le bouton «Valider», le groupe apparaît dans la liste des groupes ou cliquez sur «Valider et gérer des membres», vous accédez directement à la page d attribution des membres, ou sur «Annuler» pour ne pas prendre en compte la création du groupe LES MEMBRES DANS LE GROUPE Une fois que le groupe est crée, il vous faut placer des membres dans celui-ci. Vous disposez de deux possibilités pour effectuer cette action : soit depuis la page de création du groupe, en cliquant sur le bouton«valider et gérer des membres» ou alors en sélectionnant le groupe dans la liste, et une série de bouton action apparaissent dont le bouton «Membre». INFOSTANCE, /52

14 Modification des options du groupe Ajout ou modification des membres Visualisation des membres faisant partie de la liste de diffusion Version imprimable de la liste des membres Suppression d un groupe (il n y a que les groupes dont vous êtes fondateur que vous pouvez supprimer) Cliquez sur le bouton «Membres», la page d attribution des membres apparaît. Cette page permet de sélectionner les utilisateurs qui appartiendront au groupe. Remarque : par défaut vous êtes automatiquement membre de votre groupe et modérateur. Lorsque vous cliquez sur «Choisir», une boite de dialogue apparaît. Vous pouvez filtrer sur la «Catégorie d utilisateurs» que vous souhaitez insérer : Administrateurs, Elève, Enseignants, Collectivité, Académie, Administratif, Externe, Responsables, Parents, Tuteur/Maître. Vous pouvez soit sélectionner le nom à partir de la liste, soit dans la case «saisir les premières lettres», commencer à saisir le nom de la personne désirée, rapidement une liste reprenant votre saisie vous permet de sélectionner l utilisateur. Pour ajouter l ensemble des utilisateurs, cliquez sur la «double flèche», qui pointe vers la gauche pour l ajouter dans le cadre à gauche, le cadre de sélection. Pour ajouter un utilisateur en particulier, cliquez sur son nom dans le cadre de droite (l utilisateur est surligné de bleu) et cliquez sur la «simple flèche» qui pointe vers la gauche. Pour ajouter quelques utilisateurs, appuyer sur la touche «ctrl» de votre clavier, tout en appuyant sur celle-ci, cliquez sur le nom des utilisateurs et cliquez sur la «simple flèche» qui pointe vers la gauche. INFOSTANCE, /52

15 Toutes ces manipulations peuvent être effectuées dans le sens inverse, pour supprimer un ou plusieurs utilisateurs du rôle. Dans ce cas, il faut utiliser la «simple flèche» ou la «double flèche» qui pointe vers la droite. Cliquez sur «Fermer» quand vous avez terminé d ajouter des utilisateurs, puis sur le bouton «Valider» pour prendre en compte les membres dans le groupe. INFOSTANCE, /52

16 Personnalisation générale LES THEMES ET STYLES Chemin : Mon ENT / Personnalisation / Thèmes Les thèmes vous permettent de choisir la présentation de la navigation dans Scolastance ainsi que le style c est à dire la couleur des onglets. Accès à la sélection des couleurs Sélection de la navigation Appliquer la charte graphique de l établissement Revenir à la page de sélection de la navigation Sélection de la couleur Appliquer la charte graphique de l établissement INFOSTANCE, /52

17 Pour ces deux pages, aucune validation n est à effectuer dans cet écran, aussi toutes les modifications que vous effectuerez seront immédiatement prises en compte. LES LANGUES Chemin : Configuration / Personnalisation générale / Langues Vous avez la possibilité de choisir la langue de votre Scolastance. Liste des langues disponible Après avoir sélectionné la langue de l environnement, cliquez sur le bouton «Validez» pour prendre en compte le choix. PAGE D AUTHENTIFICATION Chemin : Configuration / Personnalisation générale / Page d authentification La page d authentification, page où vous saisissez votre nom d utilisateur et votre mot de passe peut être également personnalisée. Accès à la page de sélection des composants INFOSTANCE, /52

18 Cliquez sur le bouton «Personnaliser la page», la page contenant les composants pour personnaliser votre page d authentification apparaît. C est dans cette page que vous allez choisir les informations présentes sur votre page d authentification. L ajout des composants s effectue de la même façon que pour la page d accueil (voir paragraphe «Personnalisation de la page d accueil»). INFOSTANCE, /52

19 Les absences et retards LA PARAMETRAGE Chemin : Suivi scolaire / Absences et retards / Paramétrages Dans cette page vous allez pouvoir paramétrer le mode de fonctionnement des absences. Ce paramétrage intervient pour signaler à l enseignant ou le personnel administratif que l élève a été absent précédemment en colorant son nom en rouge dans la saisie des absences. Le principe d affichage se fait de la manière suivante : Si l élève a eu au cours du nombre de jour indiqué dans le champ «Nombre de jours nécessaires pour signaler sur la saisie des enseignants un élève absent» un nombre d absence supérieur ou égal à la valeur indiquée dans le champ «Nombre de demi-journée ou d heure d absence critique» il apparaîtra en rouge dans la saisie des absences. Si vous souhaitez que le calcul des absences se fasse en heure, cliquez sur la case à cocher «Calcul des absences en heures (sinon calcul en demi-journées)» sinon le calcul se fera en demi-journées. Indiquez le nombre de demi-journées ou d heures d absence critique, en fonction du paramètre précédent, dans le champ «Nombre de demi-journée ou d heures d absences critiques». Indiquez le nombre de jours nécessaire pour signaler sur la saisie à l utilisateur qu un élève a été absent dans le champ «Nombre de jours nécessaires pour signaler sur la saisie des enseignants un élève absent» Cliquez sur «Valider» pour enregistrer les paramétrages des absences. INFOSTANCE, /52

20 LA GESTION DES MOTIFS Chemin : Suivi scolaire / Absences et retards / Gestion des motifs C est ici que vous allez gérer la liste des motifs des absences et des retards de l établissement. Dans cette page, il y a environ une vingtaine de motifs livrés par Infostance qui peuvent être supprimés ou modifiés. Vous pouvez également en créer des nouveaux. CREER UN NOUVEAU MOTIF Création d un nouveau motif Modification du motif sélectionné Suppression du motif sélectionné Cliquez sur le bouton «Nouveau» pour créer un nouveau motif. La page de création apparaît dans laquelle vous allez saisir des informations concernant le nouveau motif. Désignation de la nouvelle matière Choix de la couleur de la nouvelle matière Sélection du type de motif parmi les 4 choix disponibles Attribution d un numéro au nouveau motif (celui-ci sera utilisé dans le tableau récapitulatif) Les 4 types de motifs sont : Pas de motif : l absence ou le retard n a pas été justifié par l élève. Ce type de motif donne lieu à un publipostage Motif non valable : le motif est jugé irrecevable par l établissement (par exemple une panne de réveil). Ce type de motif donne lieu à un publipostage INFOSTANCE, /52

21 Motif valable non comptabilisé : l absence ou le retard ne sera pas comptabilisé dans le bulletin car l élève est absent du cours mais présent au sein de l établissement (par exemple une réunion de délégué de classe) Motif valable comptabilisé : l absence ou le retard est justifié et comptabilisé dans le bulletin (par exemple maladie avec certificat) Cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer le nouveau motif. Remarque : le type de motif impacte sur les données récupérées lors du publipostage et les statistiques. De ce fait, il vous faut bien vérifier les types de motifs avant de commencer à utiliser le module des absences et des retards. MODIFIER UN MOTIF Pour modifier une information liée à un motif, sélectionnez-le dans la liste, cliquez sur le bouton «Edition». La page de création apparaît dans laquelle vous pouvez modifier un ou plusieurs champs. Cliquez sur le bouton «Validez» pour prendre en compte les changements effectués. SUPPRIMER UN MOTIF Pour supprimer un motif dans la liste, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton «Supprimer» ou sur l icône présent devant le nom de celui-ci. Un message de confirmation de l action s ouvre, cliquez sur le bouton «OK» pour valider la suppression. Cependant il est déconseillé de supprimer un motif en cours d année, car cela aurait des conséquences sur les données des statistiques. INFOSTANCE, /52

22 LA SAISIE DES APPELS Chemin : Suivi scolaire / Absences et retards / Les appels PROFIL ENSEIGNANT La page des appels permet aux enseignants d effectuer l appel pour la classe et/ou le groupe dans lequel ils enseignent. Classe avec laquelle l enseignant a cours Légende du tableau Pour effectuer l appel, cliquez sur le nom de la classe. La page d appel apparaît avec la liste des élèves de la classe ou groupe concerné. Possibilité d afficher toutes les classes ou tous les groupes * Possibilité de faire l appel sur tous les créneaux * Sélection des créneaux * Ces deux coches permettent à un enseignant, d effectuer l appel pour d autres classes ou groupes sur un autre créneau en cas de déplacement de cours ou remplacement d un autre enseignant. INFOSTANCE, /52

23 Pour saisir un élève absent, cochez la case «Abs» qui se situe en face du nom de celui-ci. La case «Motifs» prend par défaut la couleur du motif «Pas d excuse» (la légende des motifs se trouve à la fin de la page). La vie scolaire se charge d appliquer un motif à l absence. Pour saisir un élève en retard, cochez la case «Ret», sélectionnez ensuite l heure d arrivée et cliquez sur le bouton «OK». INFOSTANCE, /52

24 La case «Motifs» prend alors la couleur du motif «Pas d excuse» et la lettre «R». Une fois l appel effectué, il y a trois possibilités disponibles pour valider celui-ci. Validation de la page d appel. Cette page reste affichée Validation de la page et retour au tableau des appels Validation de la présence de tous les élèves. La page d appel reste affichée Annulation de l action effectuée INFOSTANCE, /52

25 Lorsque l enseignant revient sur le tableau des appels, la case contenant la classe pour laquelle il vient de faire l appel a changé de couleur. Elle est désormais blanche, ce qui signifie que l appel a été effectué par l enseignant du cours. PROFIL VIE SCOLAIRE Sur la page des appels, les personnes de la vie scolaire visualise l ensemble des heures de cours pour tous les enseignants. Ainsi, en un seul coup d œil elles peuvent facilement contrôler les appels effectués et les appels non effectués. Si les personnes de la vie scolaire viennent à effectuer l appel à la place de l enseignant, la saisie se fera de la même manière que pour un enseignant. Toutefois dans le tableau des appels, la case contenant la classe pour laquelle la vie scolaire a saisi les absences sera grisée. INFOSTANCE, /52

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27 LES ABSENCES SIGNALEES PAR LES PARENTS Lorsqu ils en ont le droit, les parents peuvent signaler par avance l absence de leur enfant directement via l interface ScolaStance (onglet «Prévenir d une absence». Ce signalement via Scolastance n a pas de valeur d excuse au même titre que le téléphone. L élève devra se présenter à la vie scolaire avec un billet d excuse. SAISIE D UNE ABSENCE PAR LES PARENTS Voici la page de saisie d absence par les parents : PRISE EN COMPTE DES ABSENCES SIGNALEES Chemin : Suivi scolaire / Absences et retards / Absences signalées Pour visualiser et prendre en compte les absences signalées par les parents, la vie scolaire va se rendre dans l onglet «Absences signalées». INFOSTANCE, /52

28 Critères de sélection Suppression du signalement sélectionné Transformer le signalement en absence Pour transformer l absence signalée en motif d absence, il suffit de sélectionner l absence signalée dans la liste, puis un bouton «Transformer l absence» apparaît. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, Une fenêtre s ouvre et vous permet de compléter les informations envoyées par les parents à savoir les créneaux horaires d absences ainsi que le motif. Après avoir transformé l absence en motif, la ligne de signalement apparaît avec une coche dans la colonne «Pris en compte». INFOSTANCE, /52

29 Le motif d absence positionné apparaît dans l onglet «Saisie des motifs». INFOSTANCE, /52

30 LA SAISIE DE MOTIFS Chemin : Suivi scolaire / Absences et retards / Saisie des motifs Une fois les absences et les retards saisis par les enseignants, la vie scolaire va pouvoir leur appliquer des motifs. APPLIQUER UN MOTIF Sélection de la classe ou du groupe Sélectionnez la classe ou le groupe dans le champ «Classe/Groupe». La liste des élèves notés absents ou en retards apparaît dans le tableau récapitulatif des créneaux de la journée à gauche, et dans le grand cadre de sélection, à droite. Chaque élève apparaît avec une absence dont le motif est renseigné à «Pas de motif» et le type de motif positionné à «Pas de motif». Sélection de l élève noté absent par l enseignant Pour appliquer un motif à une absence, sélectionnez l élève en cliquant sur la coche se situant à gauche de la liste d élève. Le nom de l élève vient se placer dans le cadre de sélection à droite. Pour appliquer un motif à un retard, il vous faut travailler directement sur la ligne générée dans le cadre de sélection. INFOSTANCE, /52

31 Sélection des créneaux Sélection du motif Pour un élève absent, sélectionnez la deuxième ligné générée dans la cadre de sélection à droite. Positionnez les créneaux en les choisissant dans la liste «Créneau». Choisissez un motif de l absence dans la liste «Motif», le type se positionne automatiquement en fonction du paramétrage effectué dans la page «Gestion des motifs». La ligne se met à jour avec les paramètres sélectionnés précédemment. Cliquez sur le bouton «Valider» pour prendre en compte le motif de l absence de l élève. Pour un élève en retard, sélectionnez la ligne dans le cadre de sélection à droite, l option «Retard» se coche automatique avec l heure d arrivée en cours de l élève. Choisissez un motif de l absence dans la liste «Motif», le type se positionne automatiquement en fonction du paramétrage effectué dans la page «Gestion des motifs». La ligne se met à jour avec les paramètres sélectionnés précédemment. Cliquez sur le bouton «Valider» pour prendre en compte le motif du retard de l élève. Remarque : un astérisque se positionne devant chaque ligne ajoutée ou modifiée qui n a pas été encore validée. Après la validation, dans le grand cadre «Sélection» deux lignes apparaissent pour l élève absent. La première correspond à la saisie du motif et la seconde à la saisie de l absence. Pour l élève en retard une seule ligne apparaît contenant l heure d arrivée en cours ainsi que le motif. INFOSTANCE, /52

32 Le tableau contenant les cases correspondant aux créneaux de la journée, se met à jour également avec les couleurs des motifs. Le «N» présent au centre des cases, signifie que l absence n est pas comptabilisée pour le bulletin : soit parce que le motif est du type «Motif valable non comptabilisé» (par exemple une réunion de délégué de classe) soit par qu un motif a été saisi mais l absence n a pas été constatée (appel non effectué). SUPPRIMER UN MOTIF Pour supprimer un motif appliqué, sélectionnez la ligne contenant le motif, puis cliquer sur le bouton «Supprimer». Suppression du motif sélectionné Après cette suppression, il ne reste qu une seule ligne qui contient l absence dont le motif est renseigné à «Pas de motif» et le type de motif positionné à «Pas de motif». INFOSTANCE, /52

33 ANNULER UN MOTIF Le bouton «Annuler» vous permet d annuler la saisie de motif effectuée qui n a pas été encore enregistrée (présence de l astérisque). Ainsi, ce bouton permet de revenir à l état précédent. Ligne non-validée Annulation de la saisie de motif (nonvalidée) INFOSTANCE, /52

34 LES OUTILS D AIDE AU SUIVI DE SCOLARITE A côté de chaque nom d élève, différents outils d aide au suivi scolaire sont disponibles sous réserve d en avoir les droits : la loupe, la paire de jumelles et le publipostage. LA LOUPE La loupe renvoi à la fiche détaillé de l élève. Cette fiche permet d avoir accès à tout moment aux informations suivantes : des informations administratives les notes de l élève les absences de l élève Cliquez sur l icône Accès au relevé de notes de l élève Accès au récapitulatif des absences de l élève Accès aux informations administratives relatives à l élève LA PAIRE DE JUMELLES La paire de jumelles permet d accéder directement à la recherche des absences avec les informations concernant les absences de l élève affichées. Cliquez sur l icône INFOSTANCE, /52

35 L ENVELOPPE L enveloppe permet d accéder directement au publipostage, avec la classe présélectionnée ainsi que la période. Cliquez sur l icône INFOSTANCE, /52

36 LA SAISIE PAR ELEVES Chemin : Suivi scolaire / Absences et retards / Saisie par élèves Cette page permet de visualiser et de saisir rapidement les absences sur une longue période et les dispenses de matières. Il est possible aussi d utiliser la saisie par élèves suite à une absence signalée par les parents. Sélection de la classe ou du groupe Sélection de la période Sélection de l élève Sélectionnez la classe ou le groupe. Choisissez la période souhaitée en positionnant une date de début et de fin. Lorsque vous cliquez sur «Choisir», une boite de dialogue apparaît. Vous pouvez filtrer sur la «Classe» dont fait partie l élève. Vous pouvez soit sélectionner le nom à partir de la liste et double-cliquer sur le nom permettant de le sélectionner, soit dans la case «saisir les premières lettres», commencer à saisir le nom de l élève désiré, rapidement une liste reprenant votre saisie vous permet de sélectionner rapidement l utilisateur. Cliquez sur «Fermer» quand vous avez terminé la sélection de l utilisateur. Lorsque vous avez un élève cliquez sur le bouton «OK», les informations le concernant s affichent. L écran est alors divisé en deux parties. La première partie (qui se trouve dans le cadre) permet de saisir une absence de longue durée. La deuxième permet de saisir ponctuellement une absence ou un retard pour l élève sur un créneau horaire. INFOSTANCE, /52

37 Paramétrage pour une absence de longue durée ou une dispense de matière Sélection d une absence de longue durée ou dispense de matière Sélection de la période Sélection des créneaux Sélection du motif Saisie ponctuelle d une absence Si vous souhaitez saisir un motif pour une longue durée, choisissez dans la première partie de l écran dans la liste «Type de saisie» : «Saisie de motif» ou «Dispense de matière». SAISIE DE LONGUE DUREE Dans le cas d une saisie de motif longue durée, cliquez sur les dates pour indiquer la date de début et de fin. Choisissez les créneaux concernés, puis sélectionnez le motif présumé de l absence. INFOSTANCE, /52

38 Cliquez sur le bouton «Valider». SAISIE DE DISPENSE DE MATIERE Pour saisir une dispense de matière, cliquez sur les dates pour indiquer la date de début et de fin, choisissez la matière concernée puis sélectionnez le motif présumé de la dispense. Cliquez sur le bouton «Valider» qui se trouve dans le cadre. INFOSTANCE, /52

39 SAISIE PONCTUELLE Dans le cas d une saisie ponctuelle, utilisez la partie basse de l écran. Cochez les cases correspondant aux créneaux horaires et aux dates. INFOSTANCE, /52

40 Vous pouvez sur cette page également positionner un motif. Double-cliquez sur la case «Motifs», une nouvelle fenêtre apparaît dans laquelle vous pourrez choisir le motif. Cliquez sur le bouton «OK» pour prendre en compte le motif. Cliquez sur le bouton «Valider» de la deuxième partie de l écran. MOTIFS DE NON SAISIE Onglet présent mais non fonctionnel. Celui-ci permettra de justifier le fait que l enseignant n ait pas pu effectuer son appel. Par exemple, pas d ordinateur de la salle de cours. INFOSTANCE, /52

41 LE PUBLIPOSTAGE Chemin : Suivi scolaire / Absences et retards / Publipostage Cette page permet l envoi de courrier aux parents dont les enfants ont des absences sont de type «Non valable» ou «Pas de motif». Sélection d une ou plusieurs classes Sélection de la date de début et de fin (saisie manuelle ou à l aide du calendrier Affichage de la liste des élèves concernés Choix de l intitulé du courrier Sélection du format de génération Affichage sur la lettre du détail des absences Modèles de lettres Bouton de génération du courrier Destinataire courrier Sélectionnez une ou plusieurs classes dans la cadre «Classes». Pour sélectionner plusieurs éléments dans une liste, cliquez sur la touche CTRL du clavier et cliquez sur les différents éléments de la liste. Puis cliquez sur la simple flèche qui pointe vers la droite pour ajouter une quelques classes dans le cadre de sélection, la double flèche qui pointe vers la droite pour ajouter toutes les classes. Choisissez la période en saisissant les dates manuellement ou en cliquant sur les dates pour accéder au calendrier. Vous pouvez afficher uniquement les absences en cochant la case «les absences» ou uniquement les retards en cochant la case «les retards» ou les absences et les retards en cochant les deux cases. Cliquez sur le bouton «Rechercher», la liste des élèves concernés apparaît dans le tableau. du Chaque ligne du tableau comporte : INFOSTANCE, /52

42 une coche pour la génération d un «courrier» représentée par l icône de l enveloppe, une coche pour l envoi d un «SMS», une coche pour l envoi par « », une coche pour «l appel téléphonique», l élève concerné, sa classe, sa fiche détaillée représentée par l icône de la loupe le nombre de demi-journées d absences sans motifs «1/2 JASM», le nombre de demijournées d absences sans motifs valables «1/2 JASMV», le nombre de «Retard» l indication de l envoi d un avis d absence avec la présence de la lettre «E» dans la colonne «Avis d abs.» et de sa date d envois, l indication de l envoi du premier avertissement avec la présence de la lettre «E» dans la colonne «1 er avert.» et de sa date d envoi, l indication de l envoi du deuxième avertissement avec la présence de la lettre «E» dans la colonne «2 ème avert.» et de sa date d envoi et la date pour l envoi de mail/sms Choisissez dans le champ «Comptabilisé en», «Non comptabilisé» si vous souhaitez faire des essais, le document sera généré normalement, mais la date ne sera pas prise en compte dans les colonnes «Avis d abs.», «1 er avertissement» et «2 ème avertissement». Si vous souhaitez envoyer un avis d absence, choisissez «Avis d abs.», dans ce cas le fichier sera généré, un «E» apparaîtra dans la colonne «Avis d absences» ainsi que la date en noir dans la colonne «envois». Si vous souhaitez envoyer un 1 er avertissement, choisissez «1 er avertissement», dans ce cas le fichier sera généré, un «E» apparaîtra dans la colonne «1 er avert.» ainsi que la date en noir dans la colonne «envois». Si vous souhaitez envoyer un 2 ème avertissement, choisissez «2 ème avertissement», dans ce cas le fichier sera généré, un «E» apparaîtra dans la colonne «2 ème avert.» ainsi que la date en noir dans la colonne «envois». Sélectionnez les destinataires du document en cochant les cases «Parents ou autre resp.légaux» et/ou «Tuteur de stage/maître d apprentissage». Pour la génération des documents il existe deux types de format, le premier est un format csv/excel qui vous permet via des documents types au format Word de fusionner le résultat de votre sélection, le second est un format pdf. Vous pouvez si vous le souhaitez faire apparaître le détail des absences dans le document généré en cochant la case «Détail des absences». Cliquez sur le bouton «Envoyer/Générer», qui devient ensuite «Télécharger le fichier PDF» ou «Télécharger le fichier CSV/Excel» en fonction du format choisit précédemment. INFOSTANCE, /52

43 Lorsque vous cliquez sur l un de ces boutons, le fichier se télécharge automatiquement et les colonnes correspondantes au choix que vous avez effectué dans la liste déroulante «Comptabilisé en» se mettent à jour. Remarque : Si les dates sont en noir : un envoi de courrier a été effectué (la date correspond à la date d envoi) Dates en noir et rouge : des envois ont été effectués mais il y a eu de nouvelles absences saisies entre temps. Dates en rouge : aucun envoi effectué. INFOSTANCE, /52

44 LE RECAPITULATIF Chemin : Suivi scolaire / Absences et retards / Récapitulatif Comme le nom de l onglet l indique, il est possible d avoir sous forme de tableau un récapitulatif des absences pour une ou plusieurs classes sur une période donnée. Cadre de sélection des classes Cadre de sélection des motifs Sélection de la période désirée Boutons de sélection des classes et des motifs Sélectionnez la ou les classe(s) sur laquelle vous souhaitez consulter le récapitulatif des absences, dans le cadre de gauche. Cliquez sur la flèche qui pointe vers la droite pour ajouter la ou les classes dans le cadre de sélection, à droite. Sélectionnez ensuite le ou les motif(s) désirés, dans la liste présente dans le cadre de gauche. Cliquez sur la flèche qui pointe vers la droite pour ajouter le ou les motif(s) dans le cadre de sélection, à droite. Cliquez sur les dates pour indiquer la date de début et de fin, puis cliquez sur «Afficher». Le tableau récapitulatif apparaît alors à l écran. INFOSTANCE, /52

45 Si la sélection des dates comporte plusieurs mois, un tableau par mois sera généré. Celui-ci comporte la fiche détaillée de l élève représentée par «la loupe», le «Nom prénom» de l élève, sa «Classe», le nom et prénom de son «Parent» principal ainsi que le numéro de «Téléphone», ensuite chaque colonne correspond à un jour de la période sélectionnée dans laquelle vous pouvez visualisez, grâce aux codes couleurs, les différents types de motif d absences. La couleur rouge est utilisée pour les absences dont le type de motif est «Pas de motif» ou «Motif non valable», le vert pour les absences dont le type de motif est «Motif valable comptabilisé» ou «Motif valable non comptabilisé». En plus des couleurs, vous pouvez également savoir pour chaque jour, la durée de l absence à l aide les lettres présentes dans les cases : - «M» : pour une absence saisie pour le matin - «A» : pour une absence saisie pour l après-midi - «J» : pour une absence saisie pour la journée Ces types de motifs d absences sont décomposés et chiffrés dans les colonnes «PDM», «MNV», «MVC», «MVNC». Les retards sont également comptabilisés dans la colonne «R». Enfin, tous les motifs d absences de l établissement paramétrés dans la page «Gestion des motifs» sont présents dans le tableau récapitulatif. Chaque colonne reprend le motif par son numéro de classement, qui a été renseigné lors de la création des motifs. La légende est disponible en bas de la page. INFOSTANCE, /52

46 LA RECHERCHE Chemin : Suivi scolaire / Absences et retards / Recherches La recherche d absence est une recherche multicritères. En effet, différentes options de recherche sont à votre disposition : Recherche sur toutes les classes, d une liste classes ou d une liste d élèves Sélection de la période de recherche Recherche sur tous les motifs d absences ou sur une sélection de motifs Filtre sur les motifs précédemment sélectionné Calcul sur les absences et/ou les retards Filtre sur le régime : «Externe», «Demipensionnaire» ou «Interne». Filtre sur les demijournées/heures, sur une plage de dates ou sur les retards Recherche simplifiée : concaténation de toutes les absences de l élève Recherche détaillée : une ligne par heure d absence de l élève Version papier du résultat de la recherche Lorsque l on demande une recherche des absences détaillé avec le bouton «Recherche(détail)» voici le tableau obtenu : Lorsque l on demande une recherche simplifiée des absences avec le bouton «Recherche», voici le tableau obtenu : Le bouton «Edition des absences» permet d accéder à la page contenant toutes les absences de l élève sélectionné. INFOSTANCE, /52

47 Depuis cette page vous pouvez alors enlever en masse des absences qui ont été saisies par erreur (notamment dans l onglet «Saisie par élèves» où l on peut saisie les absences de longue durée) grâce au bouton «Supprimer les absences» présent en bas ce celle-ci. INFOSTANCE, /52

48 LE TABLEAU DE BORD Chemin : Suivi scolaire / Absences et retards / Tableau de bord Le tableau de bord contient les statistiques d absences sur l ensemble de l établissement. Cette page de statistiques contient un tableau illustré d un graphique. Il est important que le calendrier de l établissement soit correctement renseigné pour avoir des données cohérentes (positionnement des week-ends, jours fériés, vacances, mercredi après-midi ou samedi matin etc..). Sélection du type d absence souhaité (uniquement les absences, les retards ou les absences et les retards) Sélection des absences prises en compte Le total des absences est la somme de l ensemble des absences et/ou retard («Pas de motif», «Motifs non valables» et «Motifs valables comptabilisés») à l exception des absences et/ou retard de «Motifs valables non comptabilisés» Le pourcentage est obtenu par le calcul suivant : Nombre total d absence et/ou retard Nombre de jour ouvré x nombre d élève INFOSTANCE, /52

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50 LES STATISTIQUES Chemin : Suivi scolaire / Statistiques de la vie scolaire / Statistiques des absences Les statistiques des absences sont multicritères. En effet, différents options de calculs sont à votre disposition : Calcul sur toutes les classes, d une liste classes ou d une liste d élèves Calcul sur tous les motifs d absences ou sur une sélection de motifs Sélection de la période à visualiser Choix se l unité de calcul : demijournées ou heures Calcul sur les absences et/ou les retards Possibilité de faire un filtre sur les motifs précédemment sélectionné Enregistrement des critères de sélection et affichage du graphique Cliquez sur le bouton «Afficher», un tableau et un graphique sont alors générés répondant à vos critères de calculs et de sélections. INFOSTANCE, /52

51 Changement de style du graphique : secteurs, histogrammes, barres, aires et aires répartitions Importation Excel ou CSV des données Version imprimable du tableau et/ou du graphique Détail des absences et/ou retard pour chaque classe sélectionnée Statistiques pour les classes sélectionnées Le total des absences pour chaque classe sélectionnée correspond à la somme de l ensemble des absences et/ou retard («Pas de motif», «Motifs non valables» et «Motifs valables comptabilisés») à l exception des absences et/ou retard de «Motifs valables non comptabilisés» Le pourcentage pour chaque classe est obtenu par le calcul suivant : Nombre total d absence et/ou retard Nombre de jour ouvré* x nombre d élève de la classe * le nombre de jour ouvré de la période sélectionnée INFOSTANCE, /52

52 INFOSTANCE, /52