Messagerie vocale par courriel. Guide d utilisation

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1 Messagerie vocale par courriel Guide d utilisation

2 Table des matières Messagerie vocale par courriel... 1 Écoutez vos messages vocaux... 1 Configurez votre service Messagerie vocale par courriel... 1 Options... 3 Avis de message : Service Messagerie vocale par courriel...3 Avis de message : Courriel...4 Avis de message : Aucun...4 Options diverses...4 Sécurité...4 Pour modifier vos questions de sécurité...5 Gérez vos messages vocaux...5 Pour écouter un message...6 Pour enregistrer un message...6 Pour supprimer un message...6 Pour transférer un message ou répondre à un message...6 Pour composer un message... 7 Pour envoyer un message...8 Pour créer une liste de distribution...9 Pour gérer une liste de distribution...10 Pour modifier une liste de distribution...10 Pour modifier les étiquettes et les notes...10 Information supplémentaire...10

3 Messagerie vocale par courriel La Messagerie vocale par courriel de Bell Aliant est une solution novatrice qui peut être ajoutée à votre service de messagerie vocale. Elle vous permet de recevoir et d acheminer une copie de vos messages vocaux, dans un fichier WAV sous forme de pièce jointe, à jusqu à trois adresses courriel. Grâce à la Messagerie vocale par courriel de Bell Aliant, vous pouvez : Conserver vos messages vocaux Plus besoin de chercher un stylo et un papier : le service vous permet d enregistrer et de conserver vos messages vocaux de façon permanente. Accéder à vos messages où que vous soyez Écoutez vos messages vocaux n importe où dans le monde, par l intermédiaire de votre service de messagerie électronique ou sur le site bellaliant.net. Rester branché Recevez un courriel de notification incluant le message vocal dans un fichier WAV sous forme de pièce jointe chaque fois que vous recevez un nouveau message vocal. La notification par courriel et la livraison du message fonctionnent également avec les dispositifs sans fil reliés à votre courriel (p. ex. un Blackberry). Les dispositifs sans fil doivent prendre en charge les fichiers WAV. Gérer vos messages vocaux en ligne Composez un message, répondez à un message ou transférez-le, gérez vos listes de distribution de groupe et modifiez vos options de messagerie vocale. Important : Vous devez configurer votre service de messagerie vocale avant d ouvrir une session sur le site de la Messagerie vocale par courriel de Bell Aliant. Écoutez vos messages vocaux Lors de la réception d un nouveau message vocal, vous recevez un courriel dans votre boîte de réception. Ce courriel vous indique l heure et la date du message vocal, le numéro de téléphone de l appelant et le niveau de priorité du message (urgent, privé ou normal). Vous recevez également un fichier WAV en pièce jointe dans votre boîte de réception. Lorsque vous cliquez sur le message, un lecteur audio (p. ex. Windows Media Player) s ouvre et commence à faire jouer le message vocal par les haut-parleurs de votre ordinateur. Les messages reçus dans votre boîte de réception peuvent ensuite être enregistrés de façon permanente sur votre ordinateur. Configurez votre service Messagerie vocale par courriel 1 Sur le site bellaliant.net, cliquez sur le lien Messagerie vocale par courriel situé dans le coin inférieur droit de l écran. 2 Vous devez entrer votre numéro de téléphone à dix chiffres (les trois chiffres de l indicatif régional et les sept chiffres du numéro de téléphone). 3 Entrez votre mot de passe de messagerie vocale. Il s agit du mot de passe que vous avez créé lors de la configuration de votre boîte vocale et que vous utilisez pour écouter vos messages. 4 Si vous cochez la case adjacente à «Mémoriser ce numéro de téléphone», votre numéro de téléphone sera enregistré la prochaine fois que vous visiterez la page d ouverture de session de la Messagerie vocale par courriel de Bell Aliant. Vous n aurez alors qu à entrer votre mot de passe. 5 Vous devrez ensuite répondre à cinq questions de sécurité. Ces réponses seront entrées dans le système au cas où vous oublieriez votre mot de passe. 6 Si vous cliquez sur «Vous avez oublié votre mot de passe?», le système affichera les questions de sécurité, auxquelles vous devrez répondre afin de pouvoir réinitialiser votre mot de passe. 1

4 Une fois l ouverture de session réussie, la page d accueil s affiche. Cette page présente un sommaire de vos messages vocaux, plus précisément le nombre de messages «Nouveaux», «Privés» et «Urgents». De plus, les liens dans la barre de navigation de gauche vous permettent de gérer vos messages vocaux et de modifier vos options de la Messagerie vocale par courriel. Dans la barre de navigation de gauche de chaque page, vous pourrez voir le lien «Questions les plus courantes». Il s agit d une liste des questions les plus fréquemment posées ainsi que la réponse à ces questions. Pour consulter vos messages vocaux dès que vous ouvrez une session, il vous suffit de cocher la case «Aller directement à la messagerie vocale à la prochaine ouverture de session». À l ouverture de session, le système vous amènera à vos messages vocaux plutôt qu à la page d accueil. Si vous cliquez sur «Nouveaux messages vocaux», «Sont urgents» ou «Messages sauvegardés», vous pourrez consulter vos messages vocaux. Seuls les messages de la catégorie sélectionnée seront affichés (p. ex., si vous sélectionnez «Nouveaux messages vocaux», vous pourrez consulter uniquement vos nouveaux messages). Si vous entrez un numéro de téléphone au champ «Faire une recherche par numéro de téléphone», seuls les messages associés à ce numéro s afficheront. 2

5 Options Si vous cliquez sur «Options» dans la barre de navigation de gauche, les options «Avis de message», «Options diverses» et «Sécurité» s afficheront. À la section «Avis de message», vous pouvez modifier la façon dont vous êtes avisé par courriel de la réception d un nouveau message vocal. Voici les choix qui s offrent à vous : Avis de message : Service Messagerie vocale par courriel L option Service Messagerie vocale par courriel vous permet d envoyer vos messages vocaux à jusqu à trois adresses de courriel. Trois champs sont présentés (Courriel 1, Courriel 2 et Courriel 3), et vous pouvez y entrer les adresses courriel auxquelles vous souhaitez que vos messages vocaux soient acheminés. L option Service Messagerie vocale par courriel vous permet également de contrôler la façon dont vos messages vocaux sont traités une fois que vous les avez transférés à vos adresses courriel. Trois options vous sont présentées : «Transférer et enregistrer», «Transférer et supprimer» et «Transférer et marquer comme non lu». Transférer et enregistrer Lorsque cette option est activée, vos messages vocaux sont transférés à vos adresses courriel et demeurent dans votre boîte vocale. Le voyant de message en attente de votre téléphone ne clignotera pas. Vous pourrez écouter vos messages en ligne ou à l aide de votre téléphone. Transférer et supprimer Lorsque cette option est activée, vos messages vocaux sont transférés à vos adresses courriel et supprimés de votre boîte vocale. IMPORTANT : Tous les messages seront supprimés de votre boîte vocale, ce qui veut dire que vous ne pourrez PAS les écouter en ligne ou à l aide de votre téléphone. Si vous choisissez cette option, assurez-vous que votre adresse courriel est active et que vous êtes en mesure de recevoir des courriels; sinon, vous risquez de ne pas recevoir vos messages. Transférer et marquer comme non lu IL S AGIT DE VOTRE PARAMÈTRE PAR DÉFAUT. Lorsque cette option est activée, vos messages vocaux sont transférés à vos adresses courriel et demeurent dans votre boîte vocale. Le voyant de message en attente de votre téléphone clignotera jusqu à ce que vous écoutiez vos messages, en ligne ou à l aide de votre téléphone. 3

6 Avis de message : Courriel Cette option vous permet d être avisé par courriel lorsque vous avez un nouveau message dans votre boîte vocale. Si vous sélectionnez «Courriel», un courriel de notification vous sera envoyé afin de vous informer que vous avez un nouveau message vocal. Le courriel indiquera la date et l heure du message ainsi que le nom de l appelant. Le message vocal ne sera pas transféré à votre boîte de réception. Vous pourrez écouter vos messages en ligne ou à l aide de votre téléphone. L option «Avis de message» vous permet d envoyer une notification à jusqu à trois adresses courriel différentes. Trois champs sont présentés (Courriel 1, Courriel 2 et Courriel 3), et vous pouvez y entrer les adresses courriel auxquelles vous souhaitez que vos messages vocaux soient acheminés. Avis de message : Aucun Si vous sélectionnez «Aucun», la livraison des messages courriel sera désactivée. Options diverses Parmi les diverses options offertes, on trouve la lecture de la date et de l heure, le niveau des messages-guides et l indicateur d appel en attente. Ces options sont également offertes lorsque vous utilisez votre téléphone. Date et heure lecture Lorsque la case de cette option est cochée, vous entendez la date et l heure automatiquement lorsque vous écoutez vos messages à l aide de votre téléphone. Pour désactiver la lecture de la date et de l heure, décochez la case et cliquez sur «Enregistrer». Niveau des messages-guides Cette option détermine le niveau de détails que vous entendez lorsque vous naviguez dans le système de messagerie vocale à l aide de votre téléphone. Les niveaux sont «Normal», «Rapide» et «Prolongé». Normal Vous fait entendre les options de base du système de messagerie vocale. Rapide Suppose que le système de messagerie vocale vous est familier. Prolongé Vous donne les détails de toutes les options disponibles. Indicateur de message en attente Lorsque la case de cette option est cochée, vous entendez une tonalité saccadée lorsque vous avez un nouveau message vocal. Si votre appareil téléphonique est doté d un voyant de message en attente, celui-ci sera également activé. Si vous décochez cette case, tout type d indication de message en attente sera désactivé lorsque vous recevrez un nouveau message. Sécurité À la section «Sécurité», vous pouvez modifier votre mot de passe et vos questions de sécurité. Pour modifier votre mot de passe, vous devez suivre les étapes suivantes : 1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur «Options» et sur «Sécurité». L écran «Sécurité» s affichera. 2. Cliquez sur «Changer mon mot de passe». 3. Entrez votre mot de passe actuel. 4. Entrez un nouveau mot de passe. Les mots de passe doivent contenir de 6 à 15 chiffres. Les lettres ne sont pas acceptées. 5. Entrez une deuxième fois votre nouveau mot de passe. 6. Cliquez sur «Enregistrer». La phrase «Sauvegardé» s affichera dans la partie supérieure de l écran. Important : Si vous modifiez votre mot de passe, vous modifierez également le mot de passe que vous devez entrer pour écouter vos messages à l aide du téléphone. 4

7 Pour modifier vos questions de sécurité Pour modifier vos questions de sécurité, vous devez suivre les étapes suivantes : 1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur «Options» et sur «Sécurité». L écran «Sécurité» s affichera. 2. Cliquez sur «Questions de sécurité». 3. Trois menus déroulants de questions et trois champs de réponse vous seront présentés. 4. Sélectionnez les trois questions de sécurité que vous souhaitez utiliser si vous oubliez le mot de passe de votre boîte vocale. 5. Cliquez sur «Enregistrer». Gérez vos messages vocaux Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur «Boîte vocale». Les options suivantes s afficheront : «Messages», «Composer» et «Listes de distribution». L écran «Messages» affiche vos messages vocaux ainsi que leur niveau de priorité (urgent, privé ou normal), le nom de l appelant («De»), l objet du message (qu il s agisse d un appel ou d un message transféré), la date et l heure du message ainsi que la durée du message en secondes. Cliquez sur un en-tête pour trier vos messages en fonction de cet en-tête. Pour filtrer vos messages et afficher uniquement ceux qui répondent au critère sélectionné, cliquez sur le menu déroulant «Afficher». Les options de filtrage incluent «Messages privé», «Messages urgents», «Messages normaux», «Messages nouveaux», «Messages sauvegardés» ou «Tous les messages». Si vous sélectionnez «Tous les messages», vous reviendrez à l affichage de tous vos messages vocaux. Si vous entrez un numéro de téléphone, vous pourrez filtrer vos messages en fonction du numéro entré. 5

8 Pour écouter un message À l écran «Messages», cliquez sur l icône de haut-parleur adjacent au message vocal que vous voulez écouter. Une nouvelle fenêtre s ouvrira et vous présentera les options «Ouverte», «Sauvegarder» et «Annuler». Cliquez sur «Ouverte». L application Windows Media Player s ouvrira et commencera à lire le message. Important : Si l application Windows Media Player n est pas configurée comme lecteur par défaut pour vos fichiers audio, il se peut qu un lecteur multimédia différent soit lancé pour lire le message. Pour enregistrer un message À l écran «Messages», cliquez sur l icône de haut-parleur adjacent au message vocal que vous souhaitez écouter. Une nouvelle fenêtre s ouvrira et vous présentera les options «Ouverte», «Sauvegarder» et «Annuler». Cliquez sur «Sauvegarder». Une fenêtre s ouvrira et on vous demandera d enregistrer le message. Nommez le message et sélectionnez l emplacement sur votre ordinateur où vous voulez sauvegarder le fichier audio. Cliquez sur «Sauvegarder». Pour supprimer un message À l écran «Messages», cochez la case à gauche du message que vous voulez supprimer. Dans la partie supérieure gauche de la bannière «Messages», cliquez sur «Supprimer». Le message sera alors supprimé. Si vous cochez plusieurs cases avant de cliquer sur «Supprimer», vous supprimer plusieurs messages à la fois. Pour transférer un message ou répondre à un message Tout comme il est possible de transférer un message en appuyant sur la touche «6» du téléphone ou de répondre à un message en appuyant sur la touche «8» avec la messagerie vocale standard, on peut également transférer des messages ou répondre à des messages à partir du Web à l aide de la Messagerie vocale par courriel. À l écran «Messages», cochez la case adjacente au message. Cliquez sur «Transférer» dans la partie supérieure gauche de la bannière «Messages» si vous voulez transférer un message, ou sur «Répondre» si vous voulez répondre à un message. L écran «Composer» s affichera. Pour créer votre message d accueil, suivez les étapes indiquées à la section «Comment faire pour composer un message?». Si vous transférez un message et cliquez sur «Envoyer», vous enverrez votre message d accueil ainsi que le message d origine aux destinataires indiqués. Si vous répondez à un message et cliquez sur «Envoyer», vous enverrez votre réponse aux destinataires indiqués. Remarque : Les messages peuvent également être transférés au moyen de la Messagerie vocale par courriel de 6

9 Bell Aliant. Pour composer un message Tout comme il est possible de créer un message en appuyant sur la touche «2» du téléphone avec la messagerie vocale standard, on peut également créer un message à partir du Web à l aide de la Messagerie vocale par courriel et l envoyer à un ou plusieurs destinataires. Pour créer un message, vous devez d abord ouvrir le magnétophone de Windows. Sur la plupart des ordinateurs fonctionnant sous Windows, ce logiciel se trouve dans Programmes > Accessoires > Magnétophone. Vérifiez qu un microphone fonctionnel est branché à votre ordinateur. Créez un enregistrement, puis cliquez sur «Enregistrer sous». Remarque : Si vous enregistrez un message dans un format autre que 8,000 khz, 8 bits, Mono, la qualité de ce message sera mauvaise. Dans certains cas, le message sera déformé. Nommez votre message. Au champ «Format», changez les paramètres à 8,000 khz; 8 bits; Mono. Enregistrez votre message. 7

10 Pour envoyer un message Sous Boîte vocale > Composer, cliquez sur «Parcourir» à côté de «Joindre le fichier», repérez le message sur votre ordinateur et cliquez sur «Ouvrir». Indiquez le numéro de téléphone à 10 chiffres de la personne à qui vous voulez envoyer votre message. Vous pouvez également envoyer le message à une liste de distribution. Pour ce faire, cliquez avec le bouton gauche de la souris sur une des listes de distribution disponibles. La liste de distribution mise en évidence recevra le message. Pour envoyer le message à plusieurs listes de distribution, tenez la touche «Ctrl» enfoncée tout en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur les listes auxquelles vous voulez envoyer le message. Cliquez sur «Envoyer». Le message «Le message a été envoyé» s affichera dans la partie supérieure de l écran. Si vous voulez retirer une liste de distribution de vos destinataires, tenez la touche «Ctrl» enfoncée tout en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur la liste de distribution; celle-ci sera alors désélectionnée. Seules les listes de distribution mises en évidence recevront le message. Remarque : Les destinataires doivent avoir un numéro de téléphone de Bell Aliant pour que le message puisse leur être livré. 8

11 Pour créer une liste de distribution Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez «Listes de distribution». L écran des listes de distribution s affichera. Vous pouvez créer jusqu à 15 listes de distribution contenant un maximum de 375 entrées (le nombre de numéros de téléphone pour l ensemble de vos listes de distribution ne doit pas dépasser 375). De plus, la limite par liste de distribution est de 250 numéros de téléphone. Les listes de distribution sont numérotées : 11 pour la première liste de distribution, 12 pour la deuxième et ainsi de suite. Les numéros qui peuvent être attribués aux listes de distribution vont de 11 à 25. Pour créer une liste de distribution, sélectionnez «Créer une nouvelle liste» à l écran «Listes de distribution». L écran «Créer une nouvelle liste de distribution» s affichera. Vous devrez sélectionner un numéro dans les listes de distribution disponibles. Vous pouvez ajouter une étiquette (maximum 20 caractères) à la liste afin de la nommer (p. ex. quatuor de golf). Ce nom doit être significatif pour que vous puissiez vous rappeler le but de cette liste. Vous pouvez également ajouter des renseignements au champ «Notes» (maximum 31 caractères) pour chaque liste de distribution. Il peut s agir d un texte descriptif servant à vous rappeler le but de ces listes. Une fois ces étapes achevées, cliquez sur «Enregistrer». Le message «La LD a été mise à jour» devrait s afficher. Vous pouvez maintenant utiliser votre nouvelle liste de distribution. Lorsque vous aurez enregistré la liste de distribution, vous serez redirigé vers l écran «Gérer les listes de distribution». 9

12 Pour gérer une liste de distribution Dans le menu déroulant, sélectionnez la liste de distribution que vous avez créée. Entrez un numéro de téléphone à dix chiffres et cliquez sur «Ajouter». Continuez jusqu à ce que vous ayez entré tous les numéros de téléphone que vous voulez avoir dans votre liste de distribution. Pour retirer un numéro de téléphone de la liste de distribution, sélectionnez «Supprimer» à côté de ce numéro. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur «Mettre à jour». Les modifications apportées à la liste de distribution seront enregistrées. Pour modifier une liste de distribution Vous pouvez également modifier des listes de distribution existantes. Si vous cliquez sur «Listes de distribution», l écran «Gérer les listes de distribution» s affichera. Dans le menu déroulant, sélectionnez la liste de distribution que vous voulez modifier. Si vous voulez ajouter un numéro de téléphone, entrez un numéro à dix chiffres et cliquez sur «Ajouter». Continuez jusqu à ce que vous ayez entré tous les numéros de téléphone que vous voulez ajouter à cette liste de distribution. Si vous voulez retirer un numéro de téléphone de la liste de distribution, cliquez sur «Supprimer» à droite du numéro de téléphone. Le numéro sera supprimé de la liste de distribution que vous modifiez. Pour modifier les étiquettes et les notes Vous pouvez également mettre à jour vos étiquettes et vos notes. Les étiquettes ne doivent pas dépasser 20 caractères, et les notes ne doivent pas dépasser 31 caractères. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur «Mettre à jour». Les changements que vous aurez apportés à l étiquette ou à la note seront enregistrés. Information supplémentaire Le niveau «Normal» vous fait entendre les options de base du système de messagerie vocale. Le niveau «Rapide» suppose que le système de messagerie vocale vous est familier. Le niveau «Prolongé» vous donne les détails de toutes les options disponibles. 10