8 juin ATELIER 1 : Recruter des compétences, concilier les logiques d efficacité et de cohésion sociale

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1 2 ème CONFERENCE REGIONALE POUR L EMPLOI ET LA FORMATION 8 juin 2006 ATELIER 1 : Recruter des compétences, concilier les logiques d efficacité et de cohésion sociale Contribution de la COMMUNAUTE URBAINE DE LYON (69) I Intervenante : Jacqueline CHASSIGNOLE, responsable de l unité recrutement à la direction des ressources humaines du Grand Lyon II Sujet de la contribution : La mise en place du cahier des charges du recrutement au Grand Lyon : étape préalable et incontournable pour tout recrutement III Synthèse de l intervention : La communauté urbaine a complètement refondu son processus recrutement en développant plus particulièrement la phase amont du recrutement. En effet pour identifier le bon candidat encore faut-il bien cerner le besoin. C est pourquoi, un outil a été spécifiquement développé pour cette étape : le cahier des charges du recrutement (document joint). Il est réalisé avec le responsable opérationnel, la direction des ressources humaines et ou le service des ressources humaines de la direction. Sont notamment abordés : - l environnement et l organisation du service dans lequel le poste est à pourvoir, - les objectifs et les enjeux pour ce service, - la composition et le profil de l équipe actuelle, - le type de management pratiqué, - une description précise du poste, des missions ainsi que du profil recherché. A ce stade une distinction est réalisée entre les compétences indispensables et les compétences souhaitées. 1/13

2 Dès cette phase amont, sont également abordés : - les pistes de recherche. Quelle stratégie de recherche : selon la nature du poste, faut-il privilégier l assistance d un cabinet, publie-t-on une annonce si oui dans quel média, privilégie-t-on un candidat interne? - les modalités de sélection : par quelles techniques va-t-on vérifier l adéquation entre les compétences/qualités recherchées et les compétences détenues par le candidat, - Un planning du recrutement est d ores et déjà établi. Aujourd hui, le cahier des charges est bien compris et bien appréhendé au sein des services du Grand Lyon. - pour le manager, c est réellement l occasion de faire une analyse approfondie du besoin avec un interlocuteur RH, capable de poser les bonnes questions grâce à son positionnement extérieur. Il peut aussi mieux identifier les compétences indispensables, des compétences secondaires, - le manager peut ensuite utiliser une partie du cahier des charges pour présenter et promouvoir son poste auprès des candidats qu il reçoit, - le chargé de recrutement dispose d une feuille de route précise, - pour le candidat, au moment de l entretien, le poste devient plus attractif car il est exposé clairement, les objectifs et les attentes sont précisés. Le cahier des charges est utilisé pour tout type de recrutement, quelles que soient la catégorie et la filière mais son utilisation est adaptée en fonction du contexte et du grade. 2/13

3 2 ème CONFERENCE REGIONALE POUR L EMPLOI ET LA FORMATION 8 juin 2006 ATELIER 1 : Recruter des compétences, concilier les logiques d efficacité et de cohésion sociale Contribution de la COMMUNAUTE URBAINE DE LYON I Intervenante: Jacqueline CHASSIGNOLE, responsable de l unité recrutement à la direction des ressources humaines du Grand Lyon II Sujet de la contribution : la recherche de compétences : comment identifie t-on les compétences recherchées et celles détenues par les candidats ; les techniques de sélection des candidats III Synthèse de l intervention : La communauté urbaine a complètement refondu son processus recrutement en développant plus particulièrement la phase amont du recrutement. En effet pour identifier le bon candidat encore faut-il bien cerner et besoin du service. C est pourquoi, un outil a été spécifiquement développé pour cette étape : le cahier des charges du recrutement (document joint). Il est réalisé avec le responsable opérationnel, la direction des ressources humaines et ou le service des ressources humaines de la direction. Sont notamment abordés : - l environnement et l organisation du service dans lequel le poste est à pourvoir, - les objectifs et les enjeux pour ce service, - la composition et le profil de l équipe actuelle, - le type de management pratiqué, - une description précise du poste, des missions ainsi que du profil recherché. A ce stade une distinction est réalisée entre les compétences indispensables et les compétences souhaitées. 3/13

4 Dès cette phase amont, sont également abordées : - les pistes de recherche. Quelle stratégie de recherche : selon la nature du poste, faut-il privilégier l assistance d un cabinet, publie-t-on une annonce si oui dans quel média, privilégie-t-on un candidat interne? - les modalités de sélection : par quelle techniques modalités va-t-on vérifier l adéquation entre les compétences qualités recherchés et les compétences détenues par le candidat, - un planning du recrutement est d ores et déjà établi. Les techniques de sélection : Selon les postes, ces modalités peuvent être différentes : - proposition d un cas pratique, - mises en situation spécifiquement adaptées au poste, à son contexte et au niveau de responsabilités du poste, - des tests peuvent être également proposés dont un test de préférences professionnelles le «PAPI» qui permet de confirmer infirmer un avis. A l issue, un compte-rendu d entretien est rédigé par la fonction ressources humaines (outil joint) dans lequel les principaux éléments du cahier des charges sont rappelés. Ainsi les éléments avis portés sont étroitement liés aux critères de recherche identifiés dans le cahier des charges. 4/13

5 2 ème CONFERENCE REGIONALE POUR L EMPLOI ET LA FORMATION 8 juin 2006 ATELIER 1 : Recruter des compétences, concilier les logiques d efficacité et de cohésion sociale Contribution de la COMMUNAUTE URBAINE DE LYON I Intervenante : Jacqueline CHASSIGNOLE : responsable de l unité recrutement à la direction des ressources humaines du Grand Lyon II Sujet de la contribution : les difficultés de recrutement : les métiers en tension au Grand Lyon III Synthèse de l intervention : Le Grand Lyon peine à recruter sur un certain nombre de métiers : rédacteurs marché, mécaniciens, ouvriers de maintenance, électromécaniciens, menuisiers, serruriers soudeurs, techniciens travaux publics/voirie réseaux divers, techniciens maintenance électrotechnique, conseiller prévention, métiers du management, les nouveaux métiers tels que géomaticien. Pour répondre à cette problématique, le service recrutement va développer une approche marketing territorial avec en particulier : un repérage des établissements/universités préparant aux métiers en tension, des interventions au sein de ces établissements, par des opérationnels des métiers concernés et des acteurs de la fonction ressources humaines pour promouvoir ces métiers, la participation à des forums ciblés, la communauté urbaine envisage également d organiser dans ses locaux un forum des métiers en tension (prévu courant 2007). 5/13

6 en interne, face aux difficultés de recrutement des rédacteurs marchés, la communauté urbaine a proposé une démarche spécifique en proposant à des adjoints administratifs, lauréats de l examen de rédacteur, des postes de rédacteurs marchés, avec un accompagnement spécifique. Dans un premier temps, la direction des ressources humaines a réalisé un recensement prévisionnel des postes de rédacteurs marchés. Une réunion de présentation de ce métier a été organisée avec des témoignages de personnes exerçant ce métier au Grand Lyon afin d en découvrir tous les aspects y compris les difficultés. Suite à cette présentation, une procédure de sélection a été organisée avec l objectif de repérer les candidats ayant le potentiel pour évoluer vers ce type de postes. Aujourd hui, des candidats sont pressentis, une fois recrutés, ils intégreront les directions concernées et se verront proposer un parcours de formation individuel (formations internes, externes, tutorat). C est un premier pas vers la construction de parcours individuels permettant de concilier les projets d évolution des personnels avec les besoins et attentes du Grand Lyon. 6/13

7 Direction des Ressources Humaines Date de mise à jour : 11 août 2005 Auteurs : S CHARPIN et V RIFFAULT Guide du recruteur En tant que 1 er responsable RH, les managers opérationnels sont, de l expression du besoin à l intégration du candidat retenu, des acteurs à part entière du processus recrutement. C est pourquoi, un document spécifique a été élaboré afin de leur permettre de se repérer dans la nouvelle configuration du processus recrutement et de savoir ainsi à quel moment leur responsabilité de manager est engagée. PLAN 1. Rappel 1.1. Les enjeux du processus recrutement 1.2. Les objectifs de la reconfiguration du processus 2. Les étapes du processus recrutement 2.1. Le recrutement des catégories A 2.2. Le recrutement des catégories B et C 3. Les étapes d intervention du manager et les outils associés 1. RAPPEL 1.1 Les enjeux du processus recrutement Recruter la bonne personne au bon endroit Attirer et conserver les compétences Faire du recrutement une étape essentielle de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences 7/13

8 1.2 Les objectifs de la reconfiguration du processus Orienter la prestation recrutement en fonction de l attente des bénéficiaires Renforcer la valeur ajoutée des acteurs et notamment des professionnels RH Développer une culture d engagement et de résultat 2. LES ETAPES DU PROCESSUS RECRUTEMENT 2.1 Le recrutement des catégories A Avertissement : Cette procédure de recrutement des A doit être adaptée pour les A+ ou lorsque l on a recours à un cabinet. - Le manager exprime son besoin de recrutement 1) auprès du RH de proximité relevant de sa direction, celui-ci transmet la demande de recrutement à l unité Effectif Budget (unité EB) ; 2) ou directement auprès de l unité EB en l absence de RH de proximité, dans l attente de la construction d un réseau de proximité homogène. - Une fois l autorisation de recruter accordée, le cahier des charges du recrutement est établi par le manager, les chargés de recrutement local et fédéral (professionnels RH). - La phase de recherche est assurée par le chargé de recrutement fédéral. - Une première sélection (short-list : tableau argumenté) est effectuée par le chargé de recrutement fédéral sur CV et après un entretien de pré-sélection. - Le manager et le chargé de recrutement local reçoivent les 3,4 candidats issus de la short-list. Dans un premier temps (jusqu à l évaluation du processus reconfiguré en mai 2006), le manager a la possibilité de recevoir un candidat non retenu dans la short-list, s il juge que ses compétences sont intéressantes. - Le manager fait le choix du candidat à recruter ou décide de relancer la procédure de recrutement. - La procédure administrative est prise en charge par le RH de proximité qui tient le manager informé du calendrier d intégration de l agent. - Le post-recrutement est déclenché par le RH de proximité (ou fédéral en l absence de RH de proximité), ce dernier envoie la grille post-recrutement au manager qui a la responsabilité de mener un entretien avec le nouveau recruté : à 30 jours : pour déterminer le besoin de formation métier, à 6 mois : pour évaluer l intégration et l adéquation au poste 8/13

9 Schéma récapitulatif : Recrutement catégorie A Après Etude du besoin Recherche Sélection Intégration Cahier des charges du recrutement/ profil de poste Demande de recrutement Publicité Vivier externe Tri des candidatures 1 er entretiens Tableau de choix Entretiens shortlist Unité Effectif / Budget validation Décision validation Validation et Réponse aux candidats Procédure administrative Post-recrutement Fédéral Local Manager Unité RH DE Recrutement Managers PROXIMITE 2.2 Le recrutement des catégories B et C - Le manager exprime son besoin de recrutement : 1) auprès du RH de proximité qui transmet la demande de recrutement à l unité Effectif Budget, 2) ou directement auprès de l unité EB en l absence de RH de proximité. - Une fois l autorisation de recruter accordée, le cahier des charges du recrutement est établi par le manager, et le chargé de recrutement local (ou fédéral en l absence de RH de proximité). - La phase de recherche est assurée par les chargés de recrutement local et fédéral. - Une première sélection (short-list) est effectuée par le chargé de recrutement local sur CV. - Le manager et le chargé de recrutement local reçoivent les candidats sélectionnés. - La procédure administrative est prise en charge par le RH de proximité. - Le post-recrutement est déclenché à 6 mois par le RH de proximité, ce dernier envoie la grille au manager, qui va alors mener un entretien avec le nouveau recruté pour évaluer son intégration et son adéquation au poste. 9/13

10 Recrutement catégories B et C Etude du besoin Recherche Demande de recrutement Cahier des charges du recrutement Publicité Vivier Réception des candidatures Tri des candidatures Schéma récapitulatif Unité Effectif / Budget Autorisation Fédéral Local Manager Unité RH de Recrutement proximité Manager Coordination _ Sélection Intégration Entretien Décision Réponse aux candidats Procédure administrative Post-recrutement 3. LES ETAPES D INTERVENTION DU MANAGER ET LES OUTILS ASSOCIES Une «fiche planning du recrutement» (annexe 1, p7) est réalisée pour anticiper le déroulement du processus, mentionnant l (les) interlocuteur(s) chargés de recrutement (DRH et/ou RH de proximité selon le cas). 3.1 Anticiper les besoins de son unité : la demande de personnel L anticipation des besoins (départ à la retraite, annonce d une mobilité, disponibilité..) permet d optimiser le déroulement du processus recrutement. Il appartient au manager de déclencher au plus tôt la procédure de recrutement en saisissant le RH de proximité ou l unité effectif budget (en l absence de RH de proximité). Cette étape sera analysée quant aux modalités de fonctionnement actuelles dans le cadre du processus «piloter la masse salariale et les effectifs». 3.2 Définir les postes et les profils : le cahier des charges du recrutement (annexe 2, p8) Personne ne peut se substituer au manager pour définir les postes à pourvoir et les profils des candidats susceptibles de correctement couvrir les missions liées au poste. L essentiel des erreurs de recrutement est du à une mauvaise définition du poste, cette étape est donc primordiale. 10/13

11 Le cahier des charges du recrutement est élaboré collectivement afin de définir précisément le poste, le profil du candidat et les modalités de recherche (texte de l avis de vacances, annonces..). Il est établi par le manager et le(s) chargé(s) de recrutement. Il permet aux professionnels RH de sélectionner une short-list de candidats reçus par le manager opérationnel, qui ne doit rencontrer que les meilleurs profils. Le cahier des charges permet aussi de structurer les entretiens d embauche. 3.3 Préparer et gérer les entretiens d embauche Le recrutement des catégories A Effectuer au moins 2 entretiens par des personnes aux sensibilités différentes est le gage d un recrutement de qualité. Ainsi le recrutement des catégorie A se déroule de la manière suivante : - Un entretien de pré-selection est effectué par le chargé de recrutement fédéral (visant à cerner les motivations, étudier les valeurs du candidat, vérifier l adéquation à la culture commune, appréhender le potentiel et les souhaits d évolution du candidat). - Une short-list des meilleurs candidats est établie par le chargé de recrutement fédéral (synthèse des entretiens annexe 3, p15). - Un entretien de sélection des candidats de la short-list est effectué par le manager et le chargé de recrutement local (pour la validation des compétences techniques, l étude de l expérience professionnelle et des capacités d adaptation au poste, la validation des connaissances indispensables à la bonne tenue du poste, et l approfondissement des points de vigilance identifiés lors du précédent entretien). Dans un premier temps (jusqu à l évaluation du processus reconfiguré en mai 2006), le manager a la possibilité de recevoir en entretien un candidat ne se trouvant pas dans la short-list. - A la suite de ces entretiens et en cas de doute sur un candidat, le manager peut demander un PAPI (test de personnalité). Le recrutement des catégories B et C Le manager et le chargé de recrutement local reçoivent en entretien les candidats sélectionnés sur CV et tests le cas échéant. Ils peuvent solliciter un PAPI. Il est important d étudier consciencieusement les dossiers de chaque candidat (expérience professionnelle, acquise, capacité de prise de décision, d adaptation, d autonomie ou de travail en équipe). Le temps moyen d un entretien de recrutement bien mené est de 45 minutes. Il se décompose ainsi : - Accueil chaleureux du candidat à l heure prévue en sachant son nom. - Annonce du timing de l entretien : 3 min où vous présentez vos responsabilités et vos objectifs 20 min de présentation du candidat : questions sur le parcours du candidat (ses précédantes expériences, ses motivations) 20 min de présentation du poste : questions du candidat sur le poste, dialogue (sur son intérêt pour le poste) 2 min de conclusion. Demander à un candidat de s exprimer en premier évite les biais qui peuvent provenir des informations que l on va donner sur le poste. Faire part de ses observations au chargé de recrutement afin d expliquer pourquoi on souhaite intégrer ou non un candidat. 11/13

12 3.4 Savoir se décider et assumer son choix La définition des critères requis et facultatifs, ainsi que des facteurs de personnalité dans le cahier des charges facilité la prise de décision, et aboutit à une convergence de vue entre les décideurs. C est au manager direct du futur collaborateur qu il appartient d effectuer le choix final, en prenant en compte la politique de recrutement définie par la Direction Générale concernant par exemple le recours aux contractuels ou la mobilité interne. En l absence de candidat satisfaisant, le manager peut décider de relancer la procédure de recrutement. 3.5 Accueillir, intégrer, évaluer Post recrutement des cadres A Sous 30 jours, «point accueil» Participation à la journée d accueil organisée par la communication interne et à la procédure d accueil spécifique à la direction le cas échéant. Sous 30 jours, «point sécurité» La procédure d accueil sécurité comprend la présentation de l organisation de la sécurité au Grand Lyon d une part et des risques liés au métier d autre part. Elle s effectue selon la procédure spécifique de la direction (dans certaines directions, elle est en cours d élaboration) à l initiative du SRH qui informe le conseiller prévention du service. A 30 jours : «point par cours individuel d intégration-formation (PIIF)» (annexe 4, p21) Le «point formation» est mis en place à titre expérimental jusqu en décembre 2006 pour les catégories A. Le chargé de recrutement local (ou fédéral en l absence de RH de proximité) envoie la grille «parcours individuel d intégration-formation» (annexe 4) au manager, qui fixe un rendezvous avec le nouveau recruté afin de définir les compétences métiers et/ ou management qu il doit renforcer. Il s agit d identifier uniquement les axes de formation indispensables à une opérationalité sur le poste à court terme. Dans le cas d un recrutement optimum, le parcours nécessaire peut être uniquement une inscription aux stages de culture commune (fondamentaux de gestion, formation au management). L agent rencontre ensuite les professionnels RH afin de définir son PIIF ayant pour objet de faciliter sa prise de poste. Le parcours proposé par le chargé de formation est validé par le manager, puis mis en œuvre dans un délai réactif. A 6 mois, «point intégration», entretien post-recrutement 6 mois après la prise de poste du nouveau recruté, le chargé de recrutement local envoie la grille de post-recrutement au manager (annexe 5, p). Celui-ci conduit un entretien avec le cadre recruté pour évaluer la qualité de l accueil du recruté et la qualité du recrutement (validation de l adéquation au poste). - La grille complétée (partie recruté / partie recruteur) est retournée au RH de proximité. 12/13

13 - Le RH de proximité reçoit les cadres qui le demandent (besoin d informations complémentaires) cette possibilité leur est proposée à l issue de l entretien avec le N+1. - Un point est effectué par le RH de proximité au manager et aussi au fédéral (cellule perspectives des cadres) amené à suivre ultérieurement le cadre. A 18 mois, «point fidélisation» - entretien avec le responsable cadre en fédéral qui gère cette population (organisation de la mobilité possible, détection des potentiels, point sur les compétences de l agent). - un retour de cet entretien doit être fait au RH de proximité et au manager. La grille sera élaborée dans le cadre du projet «Perspectives des cadres» en lien avec la refonte du processus mobilité. Post-recrutement des catégories B et C Sous 30 jours, «point accueil» Participation à la journée d accueil organisée par la communication interne, ainsi qu à la procédure d accueil spécifique de la direction le cas échéant. Sous 30 jours, «point sécurité» La procédure d accueil sécurité comprend la présentation de l organisation de la sécurité au Grand Lyon d une part et des risques liés au métier d autre part. Elle s effectue selon la procédure spécifique de la direction (dans certaines directions, elle est en cours d élaboration) à l initiative du SRH qui informe le conseiller prévention du service. A 30 jours : «point parcours individuel intégration-formation» en cas de recrutement de lauréat de concours, pour déterminer sa formation initiale. Le point formation sera étendu aux catégories B et C en janvier 2007 si l évaluation de l expérimentation sur les catégories A est positif. A 6 mois, «point intégration», entretien post-recrutement Cette démarche est déjà mise en place à la Direction de la Propreté, avec un bilan très positif. Elle sera étendue aux autres directions en fonction de la capacité des SRH et des disponibilités de l unité recrutement pour les services rattachés. 13/13