CONSULTATION DES DONNÉES ARCHIVÉES

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1 CONSULTATION DES DONNÉES ARCHIVÉES Le processus Le processus d archivage transfère les données financières de la base de données PeopleSoft vers une autre base de données. Ce processus consiste, dans un premier temps, à copier les données d une table originale et à les transférer vers une autre table afin de les conserver. Ensuite, les données qui auront été transférées aux archives seront détruites des tables originales de la base de données de production PeopleSoft. Les données archivées Les données archivées sont constituées de : Demande d achat Bon de commande Réception de marchandise Pièce justificative Paiement Écriture de journal Écriture de budget Grand livre réel Livres budget Le projet L archivage couvre la période du 8 juin 1998 au 31 mai La consultation Voici, les possibilités et résultats que vous obtiendrez sur Explo si vous lancez des requêtes sur des données qui ont été archivées. Le processus d archivage dans Explo, touche les menus suivants : Exploration des livres BUDGET Exploration du grand livre RÉEL Exploration des projets Exploration des transactions associées à un document Consultation des données archivées 1

2 Exploration des livres budget Consultation des données archivées des livres budget Pour ces périodes budgétaires, les données ont été archivées. Si vous consultez une de ces périodes budgétaires, vous obtiendrez le résultat suivant : Consultation des données archivées 2

3 Exploration au grand livre réel Consultation des données archivées au grand livre réel Pour ces années financières les données ont été archivées. Si vous consultez une de ces années financières, vous obtiendrez le résultat suivant : Consultation des données archivées 3

4 Exploration des projets Avec période budgétaire annuelle Les livres budget, pour les projets avec une période budgétaire annuelle, ont été archivés pour les périodes AN1999, AN et AN2001. Ces données ne peuvent donc plus être consultées par Explo. Pour ces périodes budgétaires les données ont été archivées. Consultation des données archivées 4

5 Si vous consultez une de ces périodes budgétaires, vous obtiendrez le résultat suivant : Projet AP Projet AP Projet AP Projet AP Consultation des données archivées 5

6 Exploration des projets Avec période budgétaire cumulative Pour les projets avec une période budgétaire cumulative et pour l entité AU, les données ont été conservées en partie. Cette façon de faire a été nécessaire pour que l historique des données soit conservé et que les soldes ne soient pas modifiés par le processus d archivage. Pour ce faire, un historique des données a été reconstitué en cumulant les données financières pour une année donnée. Pour les projets avec un mois de fermeture 03, deux compilations ont été effectué. Une pour les mois d avril et mai et une pour les mois de juin à mars de l année suivante. Ces montants ont été inscrits dans les périodes comptables 1999_10 et _12 pour l année financière, par exemple. Tableau récapitulatif pour un projet dont le mois de fermeture est mars (03) Année financière Période comptable Sera identifié par 1999_12 dans Explo Sera identifié par _10 dans Explo Compilation des périodes comptables 11 et 12 de l année financière et Compilation des périodes comptables 01 à 10 de l année financière Pour les projets avec un mois de fermeture 05, une seule compilation a été effectuée, soit pour les mois de juin à mai de l année suivante. Ce montant a été inscrit dans la période comptable _12 pour l année financière par exemple. Tableau récapitulatif pour un projet dont le mois de fermeture est mai (05) Année financière Période comptable Sera identifié par _12 dans Explo Compilation des périodes comptables 01 à 12 de l année financière Consultation des données archivées 6

7 Consultation dans Explo du livre budget des données archivées d un projet actif, dont le mois de fermeture est mars (03) Consultation «Sommaire par année financière (SAF )» Projet CG Projet CG Suite du tableau Consultation des données archivées 7

8 Si vous cliquer sur le lien SPC de l année financière, vous obtiendrez : Consultation «Sommaire période comptable (SPC)» CG Suite de la ligne Si vous cliquer sur le lien DT «Détail des transactions» de la période 10 de l année financière, vous obtiendrez : CG Projet CG Suite de la ligne L information concernant les documents sources et associés a été remplacée par « » et la date est celle de dernière journée de l année financière (31 mai). La mention «Archivage AN» apparaîtra dans le champ «Description». Consultation des données archivées 8

9 Consultation dans Explo du grand livre réel des données archivées d un projet actif, dont le mois de fermeture est mars (03) L historique des données a été conservé aussi pour ce qui est du grand livre réel. Le même processus de compilation a été effectué de la même façon qu il a été fait pour les livres budget. Voici les résultats que vous obtiendrez lors de la consultation de l exploration des projets, section «État des dépenses par année financière (RÉEL)». Consultation des données financières de l année financière Projet CG Si vous cliquez sur le lien de l année financière, vous obtiendrez : Consultation des données «Sommaire des dépenses par classe et compte» Projet CG Si vous cliquer sur le lien SPC du compte , vous obtiendrez : Consultation des données archivées 9

10 Consultation des transactions «Sommaire par période comptable (SPC)» Projet CG CG Si vous cliquer sur le lien T de la période comptable 10, vous n obtiendrez plus d information car cette dernière a été archivé. Consultation des transactions «Écritures de journaux (T)» Projet CG Consultation des données archivées 10

11 Exploration des projets Projets archivés Lorsque l en-tête d un projet est archivé, il n est plus possible de le consulter dans Explo. Que se soit au niveau de la consultation des livres budget ou du grand livre réel. Lorsque vous demandez, un numéro de projet qui a été archivé, dans le menu «Exploration des projets», vous obtiendrez : CH Consultation des données archivées 11

12 Exploration des transactions associées à un document Consultation des documents sources ou associés qui ont été archivés Consultation d un document source ou associé Si vous demandez un document qui a été archivé, voici le résultat que vous obtiendrez : Si le besoin de consulter des données archivées devenait nécessaire et justifié, veuillez nous adresser une demande à l adresse générique suivante : Archivage@sf.ulaval.ca. Un membre de notre équipe communiquera avec vous pour analyser vos besoins et vous apporter le support nécessaire. Consultation des données archivées 12