DOCUMENT POUR LES UTILISATEURS. RFEEF : Logiciel pour le remboursement des frais encourus dans l exercice de fonctions.

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1 DOCUMENT POUR LES UTILISATEURS RFEEF : Logiciel pour le remboursement des frais encourus dans l exercice de fonctions.

2 Dès janvier 2014, le système de Remboursements des Frais Encourus dans l Exercice des Fonctions (RFEEF) sera modifié pour permettre la transmission électronique des formulaires vers la direction et, après approbation, aux Services des ressources humaines pour paiement. Plutôt que d imprimer du papier, le système transmettra une copie électronique à la direction de votre établissement. LES OBJECTIFS Ce nouveau système a pour principaux objectifs, la diminution des délais de traitement ainsi que la réduction de la circulation et de l utilisation du papier. LES NOUVEAUTÉS Dès janvier et ce, pour tout le personnel, un nouveau lien sera effectif. Soit le De plus, vos favoris et les anciens liens seront automatiquement redirigés vers le nouveau système. L icône imprimante est remplacée par l enveloppe : cette icône permet l expédition électronique du formulaire pour approbation. Donc plus besoin de formulaire papier. Historique : en tout temps, vous pourrez consulter les documents déjà complétés. Nouvelle notion d approbateur : le document électronique sera expédié à la direction de l établissement ou à l employé administratif que la direction aura désigné pour effectuer une première vérification. Pour les pièces justificatives requises : une enveloppe spéciale est prévue, au secrétariat de votre établissement, pour y déposer vos reçus et autres. N oubliez pas d y inscrire le numéro de document (formulaire RFEEF correspondant), votre nom ainsi que l unité administrative impliquée par cette demande. LES CAS SPÉCIAUX Remboursement pour du perfectionnement : vous devez préciser la période (demi jour ou jour) dans la colonne «perfectionnement». Remboursement pour du perfectionnement financé en tout ou en partie par les comités paritaires : (important) toutes demandes RFEEF pour ce type de remboursement doivent être complétées à part, 1 car elles sont approuvées par des responsables des Services des ressources humaines. Demande de modification : la direction ou la personne qui vérifie votre document RFEEF peut vous retourner une «demande de correction». Vous devrez alors revenir dans votre document original, faire les modifications demandées et le retransmettre pour approbation. Voir la procédure ci après afin d obtenir plus de détails sur le fonctionnement! 1 C est à dire qu on ne doit pas retrouver du remboursement de frais régulier avec une demande de remboursement pour du perfectionnement. 1

3 L ICÔNE «IMPRIMANTE» REMPLACÉE PAR «L ENVELOPPE» Le principal changement à l ouverture de votre document «RFEEF» consiste à l automatisation du processus de transmission des remboursements de frais. C'est à dire que l émission du document s effectue maintenant de manière électronique vers un approbateur. Nul besoin d imprimer quoi que ce soit. C est pour cette raison que l icône imprimante est désormais remplacé par l enveloppe. LA PROCÉDURE (LES CHANGEMENTS SERONT EFFECTIFS DÈS LE 6 JANVIER 2014) a) Entrez la nouvelle adresse : Important : prenez note que le site Web est optimisé pour une utilisation avec le navigateur Microsoft Internet Explorer. b) Vérifiez vos informations : avant de transmettre leur demande de remboursement, le personnel qui possède plus d une catégorie de personnel, plus d un lieu de travail ou plus d une fonction devra redoubler de vigilance et valider ses informations. En particulier, pour le lieu de travail puisque ce dernier est associé à des approbateurs différents. c) Saisissez votre demande de remboursement Icônes ou Nom des champs à compléter Descriptions des champs à compléter Cette icône permet d effacer une ligne désuète. Date (aaaa mm jj) Vous pouvez entrer directement la date en format aaaa mm jj ou appuyez sur le bouton pour activer l outil calendrier. Appuyez sur le bouton pour saisir votre explication (facultatif) ou pour activer l outil de calcul de distance. Frais de représentation Ces frais sont applicables que pour le personnel cadre. 2

4 Suite Frais de repas Déjeuner ; Diner ; Souper ; Frais hébergement Frais de transport KM; Taux; Total Divers ou Fixe par jour Perfectionnement TOTAL Saisissez, s il y a lieu, les montants correspondants (vous devrez remettre les pièces justificatives, reçus, factures, etc.). KM :devraitêtre déjà complété sinon appuyez sur le 0. Taux : cliquez sur le bouton afin de modifier le taux Kilométrique (cliquez sur l hyperlien «Règles des frais encourus» pour plus de détails). Total : ce champ est calculé automatiquement. Pour tous les autres frais de remboursement autres que les frais de repas ou de transport. Notez que ces frais devront être autorisés par votre supérieur immédiat ou par les Services des ressources financières. Permet de spécifier la durée du perfectionnement. Soit un «demi jour» ou un «jour». Voir le point numéro d) à la page suivante. Le montant total s affiche dès que vous appuyez sur les boutons «recalculer» ou sur «sauvegarder». Autres icônes Descriptions Outil d aide sous forme de foire aux questions. Affiche la fenêtre permettant de revenir sur des documents antérieurs. Permet de calculer le total (la sauvegarde est effectuée également, mais vous demeurez toujours dans le document). Permet de calculer le total et de sauvegarder le document. Permet de quitter le formulaire sans sauvegarder. Cette icône fait plusieurs choses : entre autres, elle calcule les totaux, sauvegarde votre document, permet la sélection de l approbateur puis lui transmet électroniquement. Voir les points e), f) et g) pour plus de détails. 3

5 d) Attestez si votre demande de remboursement concerne du perfectionnement Comme nous l avons déjà mentionné, il est fortement suggéré de séparer les perfectionnements des autres frais habituels. C est à dire que les perfectionnements financés en tout ou en partie par une association ou un comité doivent être produits à part. De plus, toutes demandes de remboursement où l on mentionne dans l explication qu il s agit d un perfectionnement et dont le champ «perfectionnement» aurait été laissé à «non» risquent de faire l objet d une correction à l employé. Par conséquent, cette situation s expose à des délais de traitement plus long voir un refus de la part de l approbateur. Il faut impérativement indiquer la durée, soit «demi jour» ou «jour» pour pouvoir choisir le bon approbateur. Appuyez sur le bouton pour faire afficher la liste de choix (Non; Demi-jour; Jour ). e) Soumettez votre demande de remboursement Lorsque votre document est complété, vous n avez qu à appuyer sur l enveloppe. Le système RFEEF calculera, si nécessaire, les montants, sauvegardera le document puis l acheminera électroniquement pour approbation. Une notification de confirmation vous sera également transmise, par courriel, à chaque étape du processus. Du côté de l approbateur, un message électronique sera également expédié (deux fois par jour) l informant que des demandes de remboursements sont à vérifier. 4

6 f) Saisir le(s) poste(s) budgétaire(s) C est ici que vous pouvez inscrire, si nécessaire, un ou deux postes budgétaires. Vous pouvez vous référer à votre direction pour les connaître. Appuyez sur le bouton «Poursuivre l envoi». g) Sélectionnez votre approbateur Vous devez sélectionner l approbateur* en cliquant sur la liste déroulante, inscrire une adresse courriel valide puis confirmer l envoi de sa demande de remboursement. *Liste déroulante «Approbateur» : on parle ici de la direction, d un département ou d un service. h) Utilisez les enveloppes pour vos pièces justificatives Dans les secrétariats des établissements et des services, de nouvelles enveloppes spéciales 2 seront disponibles pour y déposer vos factures, reçus ou autres. Au recto, vous devez y inscrire le numéro de document RFEEF correspondant, votre nom ainsi que votre unité administrative. 2 Enveloppe titrée : «Remboursement des frais encourus dans l exercice de fonctions» 5

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