Guide utilisateur KRISTINA V MAILING. Ce chapitre vous aidera à :

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1 Guide utilisateur KRISTINA V MAILING Ce chapitre vous aidera à : Créer des documents types (paramétrage des champs de fusions à rendre accessibles dans Word). Imprimer ces documents types (destinataires = copropriétaires, copropriété, fournisseur, ). Sommaire 13 MAILING Barres d'icônes Préalables aux champs de fusion Word La fenêtre principale Mailing Création de documents Word Création de Tableaux sous Word Modification d'un document existant Suppression d'un document existant Dupliquer un document existant Mailing ing

2 13.1 BARRES D'ICÔNES Sélectionner le titre d une icône pour obtenir des instructions d utilisation. Ajouter : Modifier : Supprimer : Dupliquer : Mailing : ing : Ajout d une maquette Modification d une maquette Suppression d une maquette Duplication d une maquette Permet de générer un mailing Permet de générer un mailing en envoi par mail Barre de recherche En utilisant la zone de saisie suivante, vous pouvez accéder directement à un mailing en tapant son nom PRÉALABLES AUX CHAMPS DE FUSION WORD Un document WORD qui exploite les renseignements contenus dans les fiches KRISTINA (adresse de la copropriété, du copropriétaire, du fournisseur,...) doit contenir des mots réservés (appelés champs de fusion dans la terminologie WORD). Chaque champ de fusion renvoie à une zone de donnée contenue dans une fiche KRISTINA. Lorsque WORD, relié à KRISTINA, imprime un document, il remplace ces champs de fusion par la valeur correspondante dans les fichiers de KRISTINA. La liste des champs de fusion utilisable dans les documents est prédéfinie par KRISTINA. Elle se trouve dans le logiciel Kristina / paramètre / paramètre / imprimante et champs de fusion. On ne peut pas ajouter des champs de fusion. 2

3 Chaque ligne de la liste comporte le nom du champ de fusion ainsi que sa signification : Pour pouvoir insérer un champ de fusion dans un document WORD, il faut au préalable sélectionner les champs de fusion à utiliser dans la maquette du document. Pour ce faire, après avoir sélectionné le champ de fusion, cliquer sur pour que le champ de fusion en question soit mis dans la colonne Champs de fusion ou double cliquer. Pour enlever un champ de fusion sélectionné il faut cliquer sur le bouton. Pour chaque document, il est nécessaire de dresser une liste des champs de fusion qui sera utilisé dans le document Word. Cette liste reste attachée en permanence au document et peut être modifiée (ajout de champs, suppression de champs) à tout moment à l aide du mailing. Exemple d un modèle Word avec les champs de fusion : Exemple d un modèle fusionné : 3

4 13.3 LA FENÊTRE PRINCIPALE MAILING Lorsque vous activez le module «Mailing», la fenêtre suivante s affiche et présente les documents déjà existants : Cette fenêtre comporte les colonnes suivantes : Titre du document : Fichier : intitulé du document nom du fichier Word au format *.doc associé au document 13.4 CRÉATION DE DOCUMENTS WORD Chaque utilisateur peut créer lui-même des documents, comme par exemple, une convocation à une assemblée générale. Cliquer sur pour créer une nouvelle maquette. L'écran suivant s'affiche : Entrez un nom de fichier: indiquer le nom du document (il s'agit du nom physique du document à créer qui est limité à 8 positions et les caractères spéciaux sont interdits) Cliquer sur. La fenêtre suivante apparaît : A ce stade, vous devez savoir ce que doit contenir votre document et les champs de fusions à intégrer. 4

5 Titre du document : Liste des champs selon : Champs de fusion : indiquer en toute lettre le titre du document ou libellé de la tâche à effectuer utiliser cette liste déroulante pour afficher, dans la colonne qui se situe audessous, la liste des champs Copropriétés, Copropriétaires ou Fournisseurs cette liste est mouvementée en fonction de l ajout ou de la suppression des champs de fusion de la partie gauche Pour ajouter un champ de fusion, se placer sur ce champ dans la liste de gauche, puis cliquer sur. Ce champ de fusion s'inscrit alors dans la liste de droite. Pour supprimer un champ de fusion, se placer sur ce champ dans la liste de droite, puis cliquer sur champ est supprimé de la liste des champs de fusion disponibles dans Word.. Ce Les champs de fusion concernant l état daté et les indivisaires sont dans la liste des champs Copropriétaires. Ils commencent par «ED» pour l état daté et par «IND» pour les indivisaires. Passer ensuite sous Word (accessible depuis la Barre des tâches ) pour saisir le texte dans le document en insérant les champs de fusion souhaités, selon la méthode indiquée dans la documentation de Word. RAPPEL : la maîtrise du logiciel Word fait partie des pré-requis nécessaires à l utilisation du logiciel KRISTINA. En fin de saisie du nouveau document, enregistrer puis fermer votre document sous Word. Sous KRISTINA, cliquer sur le bouton Fermer. 5

6 13.5 CRÉATION DE TABLEAUX SOUS WORD Suivre l'étape précédente pour créer un nouveau document sous Word : - Insérer un tableau de 2 lignes et 2 colonnes en cliquant sur «Insertion», Tableau et sélectionner le nombre de lignes et de colonnes souhaitées - Saisir les entêtes de colonnes dans la première ligne du tableau - Dans la 2ème ligne, insérer vos champs de fusion dans les colonnes correspondantes. - Dans la dernière colonne de la 2 ème ligne, après le champ de fusion, cliquer sur le bouton Word Publipostage, Règles, Suivant qui à l écran prend la valeur «Enregistrement suivant» - Sélectionner la 2 ème ligne, et faire Copier - Et faire Coller autant de fois que nécessaire pour remplir une page - Sur la dernière ligne, enlever le mot clé Suivant Exemple de création d un tableau : Une fois la maquette créée, enregistrer le document Word puis fermer-le, et fermer ensuite la fenêtre de création de document Word en cliquant sur le bouton fermer MODIFICATION D'UN DOCUMENT EXISTANT Depuis l'écran Mailing Word, sélectionner le document à modifier et cliquer sur. La fenêtre Edition des champs de fusion d un document s affiche, vous pouvez alors ajouter ou supprimer des champs de fusion comme indiqué dans la procédure de création de document, puis, mettre à jour le contenu du document Word. En fin de session de modification, enregistrer le document dans Word et le fermer. Et fermer ensuite la fenêtre dans KRISTINA en cliquant sur le bouton SUPPRESSION D'UN DOCUMENT EXISTANT Depuis l'écran Mailing Word, sélectionner le document à supprimer et cliquer sur. L'écran suivant s'affiche : 6

7 En cliquant sur le document est supprimé de la liste des mailings, ainsi que du répertoire \K5\Doc et n'existe plus en tant que document Word. Pour annuler la demande de suppression, cliquer sur DUPLIQUER UN DOCUMENT EXISTANT Depuis l'écran Mailing Word, sélectionner le document à dupliquer et cliquer sur. L'écran suivant s'affiche : Entrez un nom de fichier: indiquer le nom du document dupliqué (il s'agit du nom physique du document à créer qui est limité à 8 positions et les caractères spéciaux sont interdits) Cliquer sur pour valider ou sur pour annuler la duplication du document. Le document d origine est complètement recopié dans le nouveau document (texte et champs de fusion). Dupliquer un document existant permet de récupérer tous les champs de fusion, plutôt que de les insérer à chaque fois. Il suffit ensuite de modifier la maquette du document dupliquer MAILING Il vous est certainement déjà arrivé de recevoir un courrier vous informant que vous aviez gagné un prix à une tombola. Ce courrier reprenait votre adresse et mentionnait votre nom. De ce fait, vous aviez l'impression que ce courrier avait été préparé uniquement à votre intention. En fait, la même lettre a été expédiée à des milliers de personnes et chacune d'entre elle a été personnalisée par une opération de mailing / publipostage. Le type de document à envoyer (par exemple : courrier proposant une promotion), la nature du destinataire (exemple : les vendeurs) ainsi que les critères de sélection des adresses et de tris (exemple : «les vendeurs habitant dans un quartier de Rennes et triés par catégorie socio professionnelle») sont mémorisés dans un dossier rangé dans une 'Liste des mailings'. Depuis l'écran Mailing Word, sélectionner le document à passer en mailing et cliquer sur de sélection des critères, s'affiche :. L'écran suivant, 7

8 Sélection : Filtrer : Mailing Fichier : Mailing Word : Permet de sélectionner / désélectionner tous les éléments Permet d activer le filtre sur les critères sélectionnés Permet de générer le mailing dans un fichier Permet de générer le mailing sous Word Sélection des Copropriétés / Fournisseurs / Copropriétaires La liste présentée à l'écran affiche : - des Copropriétés si le bouton copropriété a été activé. - des Fournisseurs si le bouton fournisseur a été activé. - des Copropriétaires si le bouton copropriétaire a été activé. Dans ce cas, pour pouvoir sélectionner des copropriétaires, il faut au préalable avoir sélectionné des copropriétés. Présélection Copropriétés Lors de la sélection Copropriétés, les critères de présélection suivant s affichent : Images K6.30 Fréquence d'appel : utiliser la liste déroulante pour préciser la fréquence d'appel concernée pour les copropriétés qui doivent être sélectionnées Exercice du : indiquer l'exercice dans lequel les copropriétés doivent être sélectionnées Appel du : indiquer dans quelle période doivent être prévus les appels de provisions Copropriété gérée par le syndic: indiquer si vous souhaitez afficher les copropriétés gérées par le syndic ou non 8

9 Responsable : sélectionner le nom du responsable des copropriétés Cliquer sur pour appliquer les filtres. La liste des copropriétés concernées par les critères s'affiche dans la partie gauche de la fenêtre. Présélection Fournisseurs Lors de la sélection Fournisseurs, les critères de présélection suivant s affichent : Mode de paiement : sélectionner le mode de règlement des fournisseurs Cliquer sur pour appliquer les filtres. La liste des fournisseurs concernés par les critères s'affiche dans la partie gauche de la fenêtre. Présélection Copropriétaires Lors de la sélection Copropriétaires, les critères de présélection suivant s affichent : Sélectionner les différents critères souhaités, puis cliquer sur pour appliquer les filtres. La liste des copropriétaires concernées par les critères s'affiche dans la partie gauche de la fenêtre. Le mailing utilise la totalité du fichier des copropriétaires, qu ils soient encore présents ou ayant vendus tous leurs lots depuis longtemps. Pour envoyer un courrier seulement aux copropriétaires actifs, cocher «Non» au choix «Imprimer pour les vendeurs» et faire «Appliquer». Sélection Lorsque la présélection des critères est terminée, en cliquant sur extraite., cela permet de prendre en compte la liste Générer le mailing vers... Cette fonction permet de générer le contenu du mailing dans un document qui pourra être imprimé par l'utilisateur. 9

10 - Dans un fichier Il s'agit d'un fichier texte contenant la liste des champs qui sont utilisés dans le document. Ce fichier est créé dans le dossier \K5\Doc; il a le même nom que le fichier.doc, mais son extension est.kdt. Ce fichier peut être ouvert avec différents logiciels notamment Word, Excel et Notepad. - Vers Word Word est lancé automatiquement avec un document "Lettre type", et le courrier est fusionné avec les critères indiqués auparavant. Vous pouvez directement lancer l impression du fichier ou l enregistrer en lui donnant un nom pour l exploiter ultérieurement. Il n est pas obligatoire de l enregistrer ING Il est possible d envoyer un mail à une liste de copropriétaires ou de fournisseurs. Depuis l'écran Mailing Word, cliquer sur puis effectuer votre présélection comme précédemment. Une fois les critères choisis, cliquer sur le bouton envoyer, l'écran d envoi de mail s'affiche : Vous pouvez alors compléter l objet du mail, le texte détaillé du mail et insérer des pièces jointes. Cliquer sur pour valider l envoi ou sur pour l annuler. 10