GUIDE D UTILISATION WEBEDI IXPATH

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1 Guide d utilisation WebEDI IXPath Page 1 sur 20 GUIDE D UTILISATION WEBEDI IXPATH SOMMAIRE 1. Objet Introduction Processus d échange entre OCP et un fournisseur Exploitation WebEDI IXPath Commande Données transmises dans la commande Refus de la commande Avis d expédition Données transmises dans l Avis d expédition Génération avis d expédition Traitement avis d expédition Facture Données transmises dans la facture Envoi de la facture RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

2 Page 2 sur Objet Ce document est un manuelle d exploitation du site WebEDI IXPath dans le cadre du projet de mise en place WebEDI fournisseurs pour le compte de l OCP. Ce document recense à la fois les fonctionnalités de la solution IXPath mais aussi les spécificités implémentées pour répondre aux besoins de l OCP. Nous allons commencer par introduire le WebEDI en générale et la solution IXPath en particulier. Afin de détailler les spécifications fonctionnelles nous allons présenter étape par étape le «Work Flow» (Commande - Avis d expédition Facture) échangé entre l OCP et un fournisseur. Nous allons présenter les différents points de transit des documents, les actions possibles ainsi que leurs statuts à chaque étape. 2. Introduction WebEDI Le WebEDI permet à des entreprises de petite et moyenne envergure de recevoir, traiter, créer et gérer des documents électroniques en utilisant uniquement un navigateur web. Ce service transforme facilement les données en différent format standardisé EDI (Echange des Données Informatisées) et les transmet aux partenaires de l entreprise. Les formulaires pré remplis par les documents électroniques reçus permettent aux entreprises de communiquer avec leurs partenaires et de répondre à leurs exigences en utilisant des règles métiers intégrées. Les transactions EDI peuvent être reçues, éditées et envoyées aussi aisément qu un grâce à des interfaces web. Le WebEDI permet de recevoir par exemple des commandes, d envoyer des documents d expédition et des factures EDI sans installation de logiciel. Tout ce dont l entreprise a besoin est une connexion Internet. En outre, le WebEDI a l avantage d être accessible dans le monde entier et ne requiert pas un informaticien dédié pour gérer l installation de logiciel. IXPath ixpath est une plateforme d'intégration B2B notamment en mode SAAS (software as a service) permettant de relier les systèmes d'informations de nos clients à ceux de leurs différents partenaires mais aussi de gérer les flux d'informations internes à l'entreprise. ixpath offre une gestion complète et sécurisée des échanges de données quels que soient les protocoles de communication utilisés et les formats de fichiers à traiter. RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

3 Page 3 sur 20 ixpath met à la disposition de ses clients un service de portail Web dédié à des flux de données identifiés. En complément de flux EDI classiques, le portail ixpath permet à un donneur d'ordre de déployer rapidement l'automatisation des flux à tous ses partenaires, quelles que soient leur taille et leurs capacités techniques. Différents processus métiers sont modélisés et peuvent être adaptés en fonction des besoins de nos clients : Order to Cash : Commande de vente, Bon de livraison, Facturation Flux logistiques : réception, préparation, image de stock, mouvements de stock Order Entry : saisie de commande en ligne, accusé de réception, bon de livraison Processus spécifique à l'activité du client ixpath s'adapte aux besoins métiers et se configure en fonction des règles de gestion désirées. RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

4 Page 4 sur Processus d échange entre OCP et un fournisseur Commande OCP Avis d expédition Fournisseurs Facture Les fournisseurs peuvent consulter les commandes en lignes. Ils peuvent générer l avis d expédition sur l ensemble de la commande, une partie des lignes ou livrer une partie des quantités commandées. Les fournisseurs envoient ces avis d expédition à l OCP. Ils peuvent envoyer des factures pour chaque Avis d expédition envoyé. 4. Exploitation WebEDI IXPath 4.1 Accès au site Il existe trois types d accès au site : Accès administrateur. L administrateur a le rôle de créer des utilisateurs, gérer leur droits, de créer des environnements fournisseur, ou des environnements de visualisation OCP. Il peut changer les libellées et mettre à disposition des filtres prédéfinit. Accès fournisseur. Le fournisseur peut consulter ces commandes ; générer et envoyer des avis d expédition partielle ou total, générer et envoyer des factures. Accès utilisateur OCP. Les utilisateurs peuvent consulter les documents liés à une unité opérationnelle. Ils peuvent consulter les statuts de traitement de ces documents par les fournisseurs RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

5 Page 5 sur 20 Figure 1:Identification L utilisateur s identifie via son login et son mot de passe pour accéder à l environnement attaché à son profile. 4.2 Statistiques RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

6 Page 6 sur 20 Figure 2 : Statistiques Après l identification, l utilisateur arrive sur une page de statistique des documents pour l environnement attaché à son profil. L utilisateur retrouve des informations sur le nombre de commande, Avis d expédition et facture traité ou en attente de traitement. Ces statistiques sont configurables par l utilisateur. 5. Commande 5.1 Données transmises dans la commande Le tableau ci-après présente les données transmises au fournisseur dans la commande : Entête de la commande : Numéro de commande Date de la commande Moyen de paiement Numéro de version de la commande Identification de l'ocp Adresse de l'ocp Nom de l'ocp Ville de l'ocp Code postal de l'ocp Pays de l'ocp Code ORG Identification du service ou du collaborateur (Achat) de l'ocp Service ou collaborateur (Achat) de l'ocp collaborateur (Achat) de l OCP RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

7 Page 7 sur 20 Numéro d'identification du fournisseur Adresse du fournisseur Nom du fournisseur Ville du fournisseur Code postal du fournisseur Pays du fournisseur Identification du service ou du collaborateur (Vente) du fournisseur Service ou collaborateur (Vente) du fournisseur identifiant de communication (nm de tel) du fournisseur Qualifiant du type des conditions de paiement Type de la période (en code) Nombre de périodes pour le paiement Détail de la ligne de la commande : Numéro de ligne article Code de l'objet (Article) Code de l'objet (Article) sous ORACLE [OCP] Description de l'objet Prix unitaire net HT Identification du lieu ou emplacement de livraison Quantité commandée Taux TVA à la ligne RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

8 Page 8 sur 20 Unité de mesure (UOM_CODE) Date/heure de livraison demandée Pied de la commande : Montant total des lignes Les commandes sont visible sur le site IXPath ~10 min après l approbation de celle la dans le système de OCP. Pour visualiser les commandes il faut aller sur l onglet DOCUMENTS et utiliser le filtre Commande. Le statut de la commande à la réception est «Disponible». Figure 3: Commandes avec statut "Disponible" Pour visualiser la commande, il existe deux possibilités : soit la visualiser depuis la page de traitement (Web Form) ou via PDF(voir Figure 4 et Figure 5) RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

9 Page 9 sur 20 Figure 4 : Visualisation de la commande via la page de traitement Figure 5 : Visualisation de la commande en PDF RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

10 Page 10 sur 20 Quand la commande est visualisée, elle passe au statut «Lu» (Voir figure 6) 5.2 Refus de la commande Figure 6 : Commandes avec le statut "Lu" Figure 7 : Refus de la commande Une commande peut être refusée par le fournisseur. Pour cela il faut éditer la commande et utiliser l action «refuser» qui apparaît au niveau du formulaire. L action refuser est sécurisée par une fenêtre de confirmation. Un mail est alors actionné pour que le fournisseur saisisse les motifs de refus dans le corps du mail. Une commande refusée ne peut plus être réactivée. RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

11 Page 11 sur 20 Figure 8 : Commandes avec statut "Refusée" Après le refus d une commande le statut de la commande est «Refusée» (Voir Figure 8) 6. Avis d expédition 6.1 Données transmises dans l Avis d expédition Entête Avis d expédition : Numéro de commande Date de la commande Numéro de d avis d expédition Date Avis d expédition Identification de l'ocp Adresse de l'ocp Nom de l'ocp Ville de l'ocp Code postal de l'ocp Pays de l'ocp RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

12 Page 12 sur 20 Adresse du fournisseur Nom du fournisseur Ville du fournisseur Code postal du fournisseur Pays du fournisseur Nom transporteur Code transporteur Détail de la ligne de livraison : Numéro de ligne article Code de l'objet (Article) Description de l'objet Quantité livrée Identification du lieu ou emplacement de livraison Date/heure de livraison prévue 6.2 Génération avis d expédition Avis d expédition Disponible Expédié En facturation Facturé RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

13 Page 13 sur 20 Le fournisseur peut générer l avis d expédition pour l ensemble des lignes de la commande, une partie des lignes de la commande ou changer la quantité commandée. Il ne peut expédier une quantité supérieure à celle commandée (si le cas, on remonte un statut «quantité incorrecte»). Le choix des lignes à livrer se fait sur la commande par l action «A livrer. Par contre les modifications des quantités se font directement sur l avis d expédition (Voir Figure 12). Les informations nécessaires à l avis d expédition sont récupérées de la commande. Le fournisseur peut enrichir ces informations en éditant l avis d expédition. Exemple nom de transporteur, identifiant de camion Il peut y avoir plusieurs avis d expédition par commande. Figure 9:Génération Avis d expédition Une génération d avis d expédition pour une livraison totale ou partielle passe le statut de la commande en «En traitement» (Voir Figure 10). Le statut de l avis d expédition est disponible (Voir Figure 11). RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

14 Page 14 sur 20 Figure 10 : Commandes avec statut "En traitement" Figure 11:AE avec statut "Disponible" RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

15 Page 15 sur Traitement avis d expédition Figure 12 : Modification de l avis d expédition L action Modifier AE permet de rendre accessible la modification d une partie des informations de l avis d expédition. Il permet notamment la modification de la quantité des lignes de commande à livrer. Après les modifications il faut enregistrer l avis d expédition pour que ces modifications soient prisent en compte. L action «Envoyer AE» permet d envoyer l avis d expédition. Après l envoi le statut de l Avis d expédition devient «Expédié» (Voir Figure 13) 7. Facture 7.1 Données transmises dans la facture Entête : Date de la facture Numéro de facture Numéro de commande (acheteur) Numéro de bon de livraison RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

16 Page 16 sur 20 Numéro d'avis d'expédition Numéro de l'unité opérationnelle Nom du fournisseur Code devise Ligne : Numéro de ligne article Code de l'objet (Article) Code de l'objet (Article) du fournisseur Libellé de l article Quantité facturée Montant net de la ligne Prix unitaire net Unité de mesure Taux Tva à la ligne Montant total L avis d expédition en statut «Expédié» donne la possibilité au fournisseur de générer la facture. Pour cela il faut éditer l Avis d expédition et lancer Générer Facture (Voir Figure 14). Le statut de l avis d expédition passe alors «En facturation» (Voir figure 15). RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

17 Page 17 sur 20 Figure 13 : Avis d'expédition avec le statut "Expédié" Figure 14 : Génération de la facture RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

18 Page 18 sur 20 Figure 15 : Avis d expédition avec le statut "En facturation" Après génération de la facture cette dernière devient «Disponible» (Voir Figure 15). Figure 16 : Facture avec le statut "Disponible" RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

19 Page 19 sur Envoi de la facture Figure 17 : Envoi de la facture Une fois la facture est envoyée le statut de la facture devient «Facturé» Figure 18: Facture avec le statut "Facturé" RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20

20 Page 20 sur 20 L avis d expédition relatif à la facture devient également «Facturé» et le statut de la commande passe à «Facturé» (Voir Figure 19) quand tous les avis d expédition sont facturés (Voir Figure 20). Figure 19 : Commande avec le statut "Facturé" Figure 20 : Avis d'expédition avec le statut "Facturé" RC n Patente n Identifiant fiscal n Affiliation CNSS n /20