Guide d utilisation conçu par Vacances Ouvertes pour APVWEB, l outil de saisie de bilan de l ANCV

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1 Guide d utilisation conçu par Vacances Ouvertes pour APVWEB, l outil de saisie de bilan de l ANCV Depuis 2010, APV Web est l outil informatique des Aides aux Projets Vacances, programme d'action sociale que l'agence Nationale pour les Chèques Vacances développe avec son réseau de partenaires œuvrant sur les champs caritatif, de la solidarité, de l'animation socioculturelle, et de l'action sociale et médico-sociale. Cet outil est accessible aux partenaires qui ont signé une convention de partenariat avec l'ancv et à leurs porteurs de projets. Nous vous proposons une notice de saisie actualisée pour l année Site Internet : RAPPEL POUR LA SAISIE DES DOSSIERS JEUNES PARCOURS VACANCES La durée minimum des séjours est de 4 jours La durée maximum des séjours est de 15 jours Le coût par jour et par personne ne doit pas excéder 85 euros La part de l ANCV ne doit pas dépasser 80% du coût total du séjour (20% reste à la charge du jeune). 1

2 Option 1 = Vous n avez pas déposé de projet avant et depuis 2010, vous n avez donc pas de compte APVWEB RENDEZ-VOUS SUR LE SITE : Etape1 Votre Espace : cliquer sur «porteur projet» puis sur Créer un compte Etape2 Login : Il doit être facilement mémorisable et sans espace entre les mots. C est ce login qui vous permettra de rentrer dans votre espace personnel. (cf. ci- contre) Mot de passe : Choisissez un mot de passe facilement mémorisable Votre partenaire conventionné est VACANCES OUVERTES Il est important de saisir les 10 chiffres sans caractère entre eux : ll est important de lire puis d accepter les règles d utilisation d APVWEB avant d envoyer Attention : remplissez bien l ensemble des éléments demandés dans le bloc administratif!! Sinon plus tard vous serez bloqué dans votre saisie! Votre demande de création de compte est alors adressée à Vacances Ouvertes qui la validera. Vous recevrez un mail de confirmation sur l adresse saisie dans les données utilisateurs plus haut. 2

3 Option 2 = vous avez déjà un compte, vous devez donc vous rendre sur le site vacances.ancv.com Vous devez rentrer votre login (cf. noté lors de votre création de compte) Vous devez rentrer votre mot de passe (cf. noté lors de votre création de compte) Attention : il est possible que lors de votre identification, APVWEB vous demande un nouveau login (dans lequel n apparaît notamment notez-le soigneusement. IMPORTANT : «Mon compte» «Bloc administratif» : Il est important de renseigner tous les champs demandés (principalement ceux marqués d un point d exclamation rouge). Il faut également ne pas oublier de mettre à jour les données. Dans tous les cas, option 1 ou option 2, vous devez passer à l étape suivante : créer un projet (voir ci-après). 3

4 Vous êtes alors dans votre espace personnel : APVWEB vous l indique par un message de bienvenue à l endroit du login et mot de passe (en haut à gauche) : «Bienvenue Mme X». Afin de pouvoir rentrer vos éléments de bilan, vous devez créer un projet. C est un langage informatique désignant la création d un espace afin de saisir vos éléments de bilan. Voici les onglets qui apparaissent à l écran. Pour créer un nouveau projet, vous devez vous mettre sur l onglet «Mes projets». Vous accédez à l écran suivant : Pour créer un projet il faut cliquer ici, sur la croix verte Attention : 1 projet créé = 1 séjour. Dans le cas d un séjour collectif, 1 seul projet sera créé. Dans le cas de séjours individuels, vous devrez créer 1 projet par séjour. 4

5 Vous accédez à l écran suivant qui est la première étape nécessaire pour déclencher la saisie. Ce petit chemin de fer représente l ensemble des étapes de la saisie des éléments de bilan. Vous devez remplir l étape 1 pour pouvoir avoir accès aux étapes suivantes. La référence ANCV se met automatiquement APVWEB vous indique alors que votre requête a été traitée avec succès. La référence du projet est le nom que vous souhaitez lui donner afin de l identifier, plus tard, parmi l ensemble des projets saisis. Exemple : séjour Stella plage Attention : il est impératif de sauver systématiquement et régulièrement les éléments saisis. Le point d exclamation et le chiffre entre parenthèses indiquent le nombre d erreurs restant à corriger sur les pages. Lorsque celles-ci sont corrigées, l icône en dessous de l étape passe au vert. Dès lors, vous êtes en mesure d accéder à l ensemble des étapes de la saisie. Vous pouvez cliquer sur les numéros des étapes. Vous n êtes pas obligé de les remplir dans l ordre, l essentiel étant de saisir et sauver systématiquement et qu à terme, l ensemble des points sous chaque étape soient verts. 5

6 L onglet préparation : pas de difficultés majeures, il est important de lire les consignes d APVWEB en rouge à proximité des champs à remplir. Attention : le séjour doit être de 4 jours minimum et de 15 jours maximum L onglet séjour : idem, pas de problème majeur, il est nécessaire de remplir toutes les données. 6

7 A L onglet Bénéficiaires : il se remplit en deux temps 1/ le type de projet : individuel ou collectif, le type de public, et le nombre de personnes, au total qui réalisent le projet. Les autres champs se remplissent automatiquement. Séjour individuel ou collectif Le type de bénéficiaires : vous ne pouvez cocher qu une case qui est en lien avec le bénéficiaire que vous allez créer. Exemple : vous cliquez sur Jeune, puis sur créer un bénéficiaire et ainsi de suite pour chaque bénéficiaire. Attention : dans le cadre de Parcours Vacances, vous n êtes concernés que par trois types de publics : jeunes, adultes et familles (cf exemple en bas de cette page). Nota : les accompagnateurs sont des conseillers ou animateurs qui accompagnent les bénéficiaires pendant leur séjour. Cela ne concerne donc pas Parcours Vacances Indiquer le nombre de personnes participant au projet vacances : bénéficiaires et non bénéficiaires Comment choisir le type de public? Ex. un jeune bénéficiaire de 24 ans + son enfant bénéficiaire de 3 ans = public famille Ex. Un jeune bénéficiaire de 24 ans + un accompagnant bénéficiaires de 28 ans = 1 jeune + 1 adultes Ex. 4 jeunes bénéficiaires de 16 à 25 ans = 4 jeunes 7

8 2/ Information si vous cliquez sur jeune ou adulte dans le type de public a) Informations importante concernant une partie du budget Vérifier que le montant indiqué ici correspond bien à 180 Le montant ne doit pas excéder 85 euros L aide ne doit pas dépasser 80% 8

9 b/ Informations si vous cliquez sur famille dans le type de public Vous devez tout d abord apporter des informations concernant le chef de famille (la mère, ou le père, ou l adulte référent) Il est impératif de remplir ces éléments qui vont en les validant ouvrir le tableau ci-dessous Ne saisir ici que les beneficiaires de la bourse Parcours Vacances Ces boutons vous permettent en cliquant dessus, de réaliser un certain nombre de tâches : supprimer, modifier, etc. Vous les retrouverez dans de nombreux tableaux Lorsque l ensemble des éléments a été saisi sur le tableau ci-dessus, vous pouvez continuer à remplir le reste de la page tout en continuant à être attentif aux consignes d APVWEB en rouge à proximité des champs à remplir. 9

10 Remplissage des éléments du budget Si vous avez cliqué sur jeunes ou adultes dans le type de public, indiquez le budget par personne (prendre le budget total et le diviser par le nombre de membre du groupe). Si vous avez cliqué sur «Familles», indiquez le budget pour l ensemble de la famille Si vous avez cliqué sur «Jeunes» ou «adulte», le montant d APV = 180 car 1 bénéficiaire jeune = 180 Si vous avez cliqué sur famille : le montant d APV = 180 x nombre de bénéficiaires. Ex. 2 bénéficiaires = 360 Attention, ce montant se reporte automatiquement dans le tableau de budget. Attention, veillez à bien faire toujours apparaître une participation financière du bénéficiaire (autofinancement, économie, etc). Les coûts et le financement doivent être équilibrés Ces opérations sont à renouveler autant de fois que de familles parties. Pour revenir aux bénéficiaires et en créer un nouveau, vous pouvez soit cliquer sur «Revenir aux bénéficiaires» à droite de votre écran, soit cliquer sur le chemin de fer en haut. Dans tous les cas, il est impératif de sauver. Lorsque l ensemble des éléments est rentré, tous les icônes doivent êtres vertes. Vous devez alors nous l envoyer pour validation : «action», «envoyer à la tête de réseau». Sans cette dernière action, le projet ne pourra pas être validé par Vacances Ouvertes. L onglet «Après séjour» est automatiquement sans erreur (donc vert) car facultatif. Cependant, nous vous conseillons de le remplir afin de faire remonter les outils et les effets des vacances auprès de l ANCV. Nous vous laissons découvrir les autres onglets de l outil. Vous pouvez d ailleurs télécharger le guide d utilisation réalisé par l ANCV directement sur le site. 10