Tronc commun & logiciels associés Fonctions avancées pour les Carpa, les Ordres et les Avocats...

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1 Tronc commun & logiciels associés Fonctions avancées pour les Carpa, les Ordres et les Avocats... L Unca, sa vocation, les Carpa au service des Ordres et des Avocats

2 Tronc commun & logiciels associés Fonctions avancées pour les Carpa, les Ordres et les Avocats Le logiciel Tronc commun et le contexte réglementaire En application des dispositions des articles 5 et 6 de l arrêté du 5 juillet 1996, la Carpa doit tenir un fichier recensant l ensemble des informations utiles relatives à la situation des avocats membres de la caisse. Le (ou les) conseil(s) de l ordre auprès desquels est instituée la caisse doivent informer immédiatement cette dernière des inscriptions, omissions, démissions, suspensions, radiations, changements dans les modalités d exercice professionnel, ainsi que de tous éléments qu ils estiment utiles à l accomplissement de la mission de la caisse. Pour répondre à cette obligation, l Unca a développé le logiciel «Tronc commun» nécessaire au bon fonctionnement de tous les logiciels associés. La base de données avocats/cabinets, gérée dans le Tronc commun, doit donc être le reflet du Tableau de l Ordre. Dans le respect des règles applicables à la profession d avocat, des règles comptables et fiscales, sa conception permet une gestion des : Fiches avocat Fiches structure d exercice Liens entre l avocat et sa structure d exercice Le Tronc commun est l ossature informatique des logiciels suivants : Aide Juridictionnelle (GCAJ) Garde à Vue (GAV) Médiation et composition pénales (MED) Assistance des Détenus (AD) Gestion et Comptabilité des Maniements de Fonds (GCMF) Gestion et Comptabilité des Séquestres Carpa (GCSC) Gestion et Comptabilité des Séquestres Ordre (GCSO) Suivi de l Obligation de Formation continue des Avocats (SOFA) Suivi et Recouvrement des Droits de Plaidoirie (SRDP), développé par la Caisse nationale des barreaux français. Le Conseil national des barreaux a fait choix du Tronc commun pour l alimentation quotidienne de l annuaire du Réseau Privé Virtuel des Avocats (RPVA) et de l e-annuaire de la profession d avocat. page 2

3 Les fonctionnalités avancées des logiciels Logiciel Tronc commun Le Tronc commun est un outil communiquant qui permet des échanges dématérialisés avec les Ordres d avocats, les cabinets d avocats, le Conseil national des barreaux, la Caisse nationale des barreaux français, les banques, l Unca, le Ministère de la Justice et des libertés, les juridictions, et plus particulièrement pour : - la liaison avec les bureaux d aide juridictionnelle ; - l exportation quotidienne des données relatives aux avocats et aux cabinets pour la mise à jour de l annuaire de référence du RPVA ; - l exportation ponctuelle de fichiers avocats/cabinets pour les besoins de la Carpa ou de l Ordre des avocats (site internet par exemple) ; - l intégration des données en provenance des logiciels de gestion ordinale ; - la production informatisée de la déclaration des honoraires (DAS2) versés par la Carpa aux avocats et à d autres tiers (indemités AJ et autres aides, autres honoraires, etc) ; - à partir de 2011, l exportation quotidienne d un fichier avocats/cabinets pour alimenter l e-annuaire en ligne sur les sites internet et Autres fonctionnalités : - l écran de recherche multicritères des avocats et des cabinets, mise en évidence des données non renseignées ou erronées ; - la gestion de documents numérisés (scannés) par avocat et/ou par cabinet. Cette fonction implique que la Carpa soit équipée d un scanner, en réseau avec le poste informatique sur lequel est installée l application du Tronc commun et ses logiciels associés ; - la production de documents par fusion Word*, par avocat ou par cabinet, mais également pour un groupe d avocats et/ou de cabinets (mailings). page 3

4 Logiciel de gestion et de comptabilité des maniements de fonds (GCMF) page 4 - Gestion des documents numérisés par affaire : archivage et consultation de document préalablement scannés, au sein d un sous-compte affaire : par exemple, les justificatifs transmis par le cabinet. - Gestion des documents par fusion Word* par affaire : création à partir de modèles Word*, de document par fusion, par exemple des courriers. Ces documents sont affectés et archivés par sous-compte affaire. Ils peuvent être consultés, modifiés, supprimés à tout moment. - Notes et alertes par affaire : un bloc-notes avec des alertes programmées, permet de gérer des informations par affaire, comme le suivi des relations avec le cabinet d avocat, la transmission des justificatifs exigés par la Carpa, les relances auprès du cabinet, etc. - Gestion multi-devises : le logiciel autorise la gestion des devises autres que l euro, pour les affaires dont l opération de maniements de fonds se déroule dans une seule devise, du dépôt jusqu à la sortie des fonds. - Gestion des placements : possibilité de créer plusieurs comptes placements, et notamment un compte placement par type de support. Ils peuvent être renseignés d informations sur la nature du placement, la description des opérations de souscription et de rachat et le montant des plus-values ou intérêts dégagés. - Séquestres conventionnels : suivi administratif et comptable des dossiers de type séquestre conventionnel tels que les ventes de fonds de commerce faisant l objet d un placement des fonds au profit de qui il appartiendra. - Production de documents destinés au président et aux administrateurs en charge des contrôles prévus par l article 8 de l arrêté du 5 juillet Statistiques «Encours des fonds clients» : consultation à l écran et édition sous forme d histogramme pour des statistiques journalières, mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Le résultat obtenu indique l encours journalier le plus petit, le plus grand, le moyen et le médian. Ainsi, à périodicité régulière, le suivi de l évolution de l encours des fonds met en évidence les différentes strates et leur durée respective. - Etat Président consolidé : consolidation des Etats Président sur une période donnée pour obtenir des informations relatives aux nombre et montant total des dépôts enregistrés et des retraits édités, classés par catégorie. - Export de données vers un tableur : à but de contrôle ou de statistiques, par cabinet d avocat et pour une période donnée : informations relatives notamment au nombre d affaires ouvertes, fermées, mouvementées, soldées, ainsi que le cumul des débits et des crédits, le solde comptable et le solde bancaire. - Consultation par internet du compte Carpa maniements de fonds : à l aide du service web icarpa, tout avocat accède au compte Carpa de son cabinet pour la consultation et l édition de ses opérations de maniements de fonds.

5 Logiciel de gestion et de comptabilité des séquestres Ordre ou Carpa (GCSO/GCSC) - Gestion administrative des affaires de ventes immobilières par adjudication, et notamment les saisies immobilières, pour toutes les informations telles que : -les parties de l affaire (débiteur saisi, créancier poursuivant, enchérisseur, adjudicataire, ainsi que les avocats les représentant) -les étapes de la vente : date de l audience, mise à prix, prix de vente adjugé, première enchère, surenchère, réitération des enchères, etc. - la description des biens saisis ou mis en vente (lots de vente) - le suivi de l état des consignations des prix de vente. - Gestion par affaire des documents numérisés par fusion Word* : fonctionnalités identiques à celles du logiciel GCMF (cf. supra). - Quittance de paiement : édition de la quittance de paiement des sommes relatives à une adjudication par fusion avec le logiciel Word*, ainsi que les courriers aux différentes parties de l affaire. - Notes et alertes par affaire : fonctionnalité identique à celle du logiciel GCMF (cf. supra). - Calcul des intérêts servis par le séquestre : cette fonctionnalité répond à l obligation légale faite au séquestre (l Ordre ou la Carpa) de servir un intérêt pour les dossiers de saisies immobilières, et plus généralement pour tous les dossiers de ventes immobilières par adjudication dès lors que le cahier des conditions de vente (saisie immobilière) ou le cahier des conditions de vente et des charges (licitation-partage) le prévoit. - Statistiques «Encours des fonds séquestres» : fonctionnalité identique à celle du logiciel GCMF (cf. supra). - L état Président ou Bâtonnier consolidé : fonctionnalité identique à celle du logiciel GCMF (cf. supra). - Export de données vers un tableur : fonctionnalité identique à celle du logiciel GCMF (cf. supra). page 5

6 Tronc commun & logiciels associés Fonctions avancées pour les Carpa, les Ordres et les Avocats Logiciel de suivi de l obligation de formation continue des avocats (SOFA) - Aide au contrôle de l obligation générique, telle que définie par l alinéa 2 de l article 85 du décret n du 27 novembre 1991, à l aide d un écran de consultation multicritères et d un écran détaillé par avocat. - Aide au contrôle des obligations spécifiques (jeune avocat et article 98), telles que définies par l article 85 du décret n du 27 novembre L interface est constituée, pour chacune des deux obligations, d un écran de consultation multicritères de l obligation par avocat. * Word est une marque déposée de la Société Microsoft - Aide au contrôle de l obligation renforcée pour les avocats titulaires d une ou plusieurs mentions de spécialisation. - Aide au contrôle des obligations de formation propres à chaque barreau, notamment dans le cadre des groupes de défense. - Gestion des documents numérisés et des documents par fusion Word*, notamment pour la personnalisation des courriers et relevés adressés aux avocats. - A compter du 1 er novembre 2010, consultation par internet du compte formation continue à l aide du service web icarpa. Logiciels de gestion des crédits de l aide juridictionnelle et des autres aides (GCAJ - GAV - MED - ADCP) - Gestion assistée des saisies dans le respect des dispositions légales et réglementaires. - En 2011, consultation par internet du compte Carpa aide juridictionnelle à l aide du service web icarpa. Réalisation et impression Imprimerie LFT 7 & 9 avenue Faidherbe MONTREUIL Tél : page 6 Les manuels d utilisation des logiciels sont en ligne sur L Unca organise régulièrement des formations collectives ou personnalisées sur demande. Association régie par la loi du 1er juillet , rue de Rennes F Paris Tél : +33 (0) Fax :+33 (0) Courriel : contact@unca.fr Site : Octobre 2010