CAHIER DES CHARGES DE LA FORMATION LA GESTION DE PROJET. Application à la conduite d opérations immobilières à l INRA

Transcription

1 Institut National de la Recherche Agronomique Mission Centrale Prévention Formation permanente nationale Paris, le 24/06/2010 CAHIER DES CHARGES DE LA FORMATION LA GESTION DE PROJET Application à la conduite d opérations immobilières à l INRA Dossier suivi par : Ines MARANON, Roch Maestracci Adresses de retour de la proposition avant le: date mentionnée dans l offre publiée au portail achat Inra - par courrier à l attention de M Roch Maestracci INRA - Service de la formation permanente nationale Rue de la Géraudière BP Nantes cedex 03 et - par courriel à l attention de M me Ines Maranon - maranon@paris.inra.fr Cahier des charges formation gestion de projet pour les DSA/RAC/RTC 5 mai

2 CAHIER DES CHARGES DE LA FORMATION «LA GESTION DE PROJET - Application à la conduite d opérations immobilières à l INRA» Présentation de l INRA L Institut National de la Recherche Agronomique (INRA), EPST regroupant environ 8500 agents, a été créé en Placé sous la double tutelle des ministères chargés de la Recherche et de l'agriculture, il a pour mission de produire et de diffuser des connaissances scientifiques et des innovations, principalement dans les domaines de l'agriculture, de l'alimentation et de l'environnement, et de contribuer à l'expertise, à la formation, à la promotion de la culture scientifique et technique, et au débat science/société. Face à un environnement de la recherche qui évolue, «l Inra a réorganisé son dispositif scientifique pour répondre de manière plus équilibrée aux enjeux scientifiques et sociétaux dans les domaines de l alimentation, de l environnement et de l agriculture dans une perspective de développement durable. Ces nouvelles orientations sont déclinées dans les objectifs des 14 départements scientifiques mais aussi dans trois grands programmes fédérateurs créés en 2004 : Alimentation, Environnement (Ecoger), Agriculture et développement durable. Ces programmes de recherche, ouverts à tous les acteurs potentiels, sont pilotés et associent des partenaires scientifiques, socio-économiques et territoriaux.» L Institut participe aux grands programmes de recherche français financer par l ANR et «entretient de nombreuses collaborations dans le cadre de la communauté internationale et de la construction de l espace européen de la recherche, par sa participation au programme cadre de recherche et développement (PCRDT).» 1 Deuxième institut de recherche publique en France, l Inra a développé un fort ancrage régional : 200 implantations réparties dans 20 centres de recherche sur l ensemble du territoire français. L Institut comporte 218 unités de recherche (dont 141 associées à d'autres organismes dites UMR), 52 unités expérimentales et 111 unités d'appui et de service. Contexte et enjeux de la formation L INRA bénéficie d un ancrage régional important ce qui rend incontournable les enjeux du suivi du patrimoine immobilier et son renouvellement. La conduite des opérations immobilières représente donc un volume d activités important : la Commission Nationale des opérations Immobilières a mobilisé depuis ,7 M dont 16,7 M sur les ressources propres de l Etablissement, et les Centres ont bénéficié sur la même période de 13,2 M pour assurer les opérations courantes d entretien lourd relevant du propriétaire. Enfin, l Institut bénéficie également de cofinancements importants dans le cadre des contrats de projets Etat-Régions (CPER) signés début 2007, pour un montant total de 85,6 M, dont 29,1 M à la charge de l INRA. La conduite des opérations immobilières a évolué depuis quelques années avec l émergence de nouvelles exigences liées à la fonction et des contraintes de plus en plus lourdes relatives à la réglementation. Le panel de compétences nécessaires pour assurer la fonction de conduite d une opération immobilière est de plus en plus large (contrainte environnementale ; répertorier, à la demande du ministère, les biens immobiliers avec de nouveaux outils de gestion immobilière ) et en particulier le mode projet semble devenir un incontournable pour conduire une opération immobilière : volume d activité et budgets accrus, gestion plus complexe du rôle des acteurs impliquées (internes ou prestataires externes). Cependant, la culture projet n est pas également partagée au sein des services déconcentrés d appui à la recherche (SDARs) de l Inra. Face à cette situation plusieurs hypothèses ont été posées en interne : soit externaliser les prestations, soit professionnaliser les personnes qui assurent la mise en place des opérations immobilières à l INRA et les aider dans leur travail conjoint (trinôme ou binôme assurant la fonction sur un centre). C est cette dernière alternative qui a été retenue Aujourd hui trois acteurs principaux sont impliqués dans la mise en œuvre des opérations immobilières : le directeur des service d appui du centre (DSA), le responsable achat de centre (RAC), le responsable travaux de centre (RTC). Le rôle et l implication des DSA, RAC, RTC, sont différents en fonction des centres. Le DSA apparaît comme un pilote, un décideur de l opération vers lequel les experts opérationnels que sont le RAC et le RTC se tournent afin d obtenir la validation des différentes phases du projet immobilier. Mais l interaction des binômes (DSA/RAC, DSA/RTC, RTC/RAC) ou du trinôme (DSA/RAC/RTC) fonctionne selon des compétences acquises individuellement par les personnes. Cela rend les contours de la fonction «conduite d opérations immobilières» très hétérogènes d un centre à l autre. Ce manque d homogénéité ou de lisibilité du processus d instruction des opérations immobilières entraine des dysfonctionnements qui pourraient, «facilement», être évités. 1 Extraits in. site de présentation de l INRA : Cahier des charges formation gestion de projet pour les DSA/RAC/RTC 5 mai

3 L optimisation de la conduite des opérations immobilières à l INRA comprend deux volets : La construction d un système d information intégré dédié à la gestion immobilière. A ce jour, l analyse des flux et des macro-processus est réalisée. Les processus détaillés (inventaire, maintenance et opérations) sont attendus à l échéance de juillet Le dispositif de formation des acteurs impliqués dans la conduite d opérations immobilières. En effet, suite au séminaire des 2 et 3 juin 2009, «optimiser la conduite des opérations immobilières à l Inra». La Micsdar a chargé un groupe de travail de poursuivre la réflexion autour des modes de travail appropriés pour intégrer des contraintes de plus en plus lourdes et les nouvelles demandes liées à la conduite des opérations immobilières. Le groupe à ce jour a construit un plan formation en trois temps - A - Formation gestion de projet (novembre 2010) qui fait l objet de cette consultation ; - B - Formation métier de développement des compétences métiers (2011) ; - C - Formation à l outil S2 IMMO (2011). Les points B et C feront éventuellement l objet de consultations ultérieures. Finalités générales du dispositif de formation La formation doit permettre aux DSA/RAC/RTC de centre de : - Montrer à chacun l intérêt du pilotage par projet dans une logique d évolution de l organisation de la conduite d opération immobilière et de parcours professionnels ; - Construire un vocabulaire partagé en conduite de projet ; - S'approprier collectivement la démarche projet : les méthodes et outils de la conduite de projet en leur donnant du sens et de l opérationnalité ; - Savoir mieux se positionner sur des projets multi-acteurs et clarifier les missions et le rôle de chacun des acteurs ; Public visé par la formation Le public-cible sont les DSA, RAC et RTC. Effectif estimé : environ 70 personnes Il est important de pouvoir former les trois réseaux simultanément, en identifiant les besoins similaires et aussi particuliers de personnes en fonction de leur niveau des responsabilités et de leur rôle sur les projets immobiliers à réaliser. Ces personnes appartiennent à un même centre mais à des réseaux différents et assurent donc des missions différentes au sein de l Institut. Il existe par ailleurs une diversité de situations et des écarts dans l exercice de la fonction «opération immobilière» suivant la taille du centre sur lequel ils exercent (centres de 100 à 2000 agents), les recherches développées (sur l animal ou sur le végétal ) et leur ancienneté dans leur fonction. Par ailleurs, la formation devra être adaptée aux différents niveaux d appropriation de la culture projet de chacune des personnes. Il existe différents profils de participants : - Certains ont pu suivre des formations à la gestion de projet ou ont une connaissance théorique mais peu de pratique, - D autres travaillent déjà en mode projet et ont pu formaliser des outils de conduite de projet, - D autres enfin ont peu de base. Ils attendent tous de cette formation des repères concrets et opérationnels pour leur travail au quotidien. Durée de l action et méthode pédagogique La formation «gestion de projet - Application à la conduite d opérations immobilières à l INRA» débutera vers le mois de Novembre 2010 ou de décembre Cette formation sera de 2 jours et se déroulera en France métropolitaine avec une préférence pour la Région parisienne. Certaines séquences peuvent être animées avec la participation de personnes internes à l Institut. La formation doit être un lieu où les participants pourront échanger sur leurs problèmes et leurs besoins liés à la mise en place de la démarche projet, et pouvoir profiter du regard de leurs collègues. Cahier des charges formation gestion de projet pour les DSA/RAC/RTC 5 mai

4 Un entretien complémentaire pourra être proposé à certains participants (optionnel : ½ heure à 1 heure maximum par personne). S il n est pas possible de réaliser tous les entretiens durant cette formation de deux jours, ils pourront être réalisés juste après, à Paris, en région Parisienne ou par téléphone. Forme du marché : Le marché sera un marché à procédure adaptée (MAPA) qui fera l objet de la signature d une convention par les parties. Cette convention proposée par l Inra mentionnera l ensemble des conditions de réalisation du marché. Résultats attendus de la formation Cette formation doit proposer un dispositif de formation qui permette de : Construire un vocabulaire partagé en conduite de projet ; S'approprier collectivement la démarche et les méthodes de la gestion de projet en leur donnant du sens et de l opérationnallité ; Savoir mieux se positionner sur des projets multi-acteurs et clarifier les missions et le rôle de chacun (décideur, chef projet, maître d ouvrage ) ; Accompagner les DSA/RAC/RTC en formation dans une réflexion et un travail autour de la conduite de projet dans les opérations immobilières à l INRA (avantages/ inconvénients /limites de la conduite de projet) ; Renforcer leurs compétences en conduite de projet ; Repérer les principales difficultés rencontrées par les stagiaires et essayer d apporter collectivement des solutions adaptées ; A l issue de la formation les stagiaires devront : Avoir compris l importance d intégrer une démarche projets dans la conduite d opérations immobilières depuis leur conception jusqu à leur clôture (enjeux, positionnement, choix des partenaires, lacunes et synergies possibles, fixer des objectifs finaux et objectifs intermédiaires) ; Connaître toutes les possibilités actuelles d aide au montage et au pilotage de projet : recommandations pour aider à maîtriser au mieux les risques lors de la préparation, de la conduite d'une activité en mode projet et dans le cadre d'un réseau ; S être approprié collectivement des méthodes et des outils en pilotage de projet en adoptant une démarche reconnue et partagée, en particulier : Savoir mieux se positionner sur un projet et identifier ou mobiliser les acteurs de centre concernés autour d un projet : - Identifier le(s) commanditaire(s), chef de projet, maître d œuvre, acteurs relais, - Savoir quand et comment impliquer les différents acteurs concernés par le projet, - Savoir dialoguer sur le projet avec les échelons hiérarchiques concernés et arriver à faire formuler (ou à coconstruire) une commande sur un projet ; Anticiper le déroulement d un projet (identifier un début et une fin) et identifier les phases critiques de mise en place d un projet en fonction des spécificités de centre : - Identifier les étapes clés, prévoir les plans de communication et de formation, organiser les phases de validation, - Evaluer les contraintes techniques, organisationnelles et humaines envisageables et les difficultés possibles, - Repérer les moyens existants (humains, organisationnels, matériels et financiers ) et les besoins complémentaires à prévoir, - Quand ou comment se retirer d un projet sans compromettre sa pérennité. Piloter et constituer des groupes projet (groupe pilotage, équipe projets ) : - Identifier, expliquer et préciser le rôle et les missions de chacun des membres des groupes projet, Cahier des charges formation gestion de projet pour les DSA/RAC/RTC 5 mai

5 - Clarifier et expliquer les relations opérationnelles entre les groupes projet et les autres acteurs de centre concernés par la mise en place projet ; Déterminer des échéanciers d actions appropriés et réalistes sur des projets pluri-annuels et multi acteurs internes ou externes. Evaluation et suivi du dispositif de formation Le formateur pilote assurant la cohérence de la progression d ensemble sera l interlocuteur privilégié du service de la formation permanente. Le cabinet de consultants retenu devra pouvoir proposer une méthode de préparation de la formation, en amont, avec l ensemble des acteurs de la formation et en particulier avec les intervenants internes de l INRA. Une évaluation à chaud est à prévoir à la fin de la formation afin de réaliser les ajustements nécessaires. Une journée de reprise pourra être envisagée 6 mois après la fin de la formation pour apprécier l impact de la formation. Sélection du consultant Le groupe organisateur se réserve la possibilité d auditionner les consultants qui auront produit les trois meilleures réponses. Si une audition de sélection a lieu, elle devrait se dérouler le 6 septembre Forme attendue de la réponse La réponse peut émaner d un seul organisme ou de plusieurs associant leurs compétences et leurs disponibilités ; La réponse présentera le dispositif, les objectifs pédagogiques poursuivis en précisant pour chaque séquence les objectifs, contenus et moyens pédagogiques ; Critères de sélection Les modalités envisagées pour répondre avec souplesse aux demandes des stagiaires ; Les modalités prévues pour le pilotage du dispositif en lien avec le service de la formation permanente ; Les noms, qualités et expérience des intervenants proposés : les consultants pourront faire apparaitre leurs expériences connaissances de la fonction publique ou du domaine de la conduite des opération immobilière (facultatif) ; Les modalités d évaluation de la formation et des effets de la formation, en précisant les indicateurs et la méthodologie à retenir ; Les délais de réalisation proposés ; Les coûts complets et détaillés de réalisation (pédagogie, transport, fournitures pédagogiques éventuelles, etc ) Le respect de la procédure d envoi des offres. Documents disponibles A consulter le site web de l INRA : Cahier des charges formation gestion de projet pour les DSA/RAC/RTC 5 mai