Une journée dans la vie Une équipe hébergée par Microsoft Online Services

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1 Une journée dans la vie Une équipe hébergée par Microsoft Online Services

2 Description du scénario Retracez le processus d élaboration d un nouveau document dans une entreprise éclatée sur plusieurs sites. Découvrez comment optimiser et simplifier le travail entre collaborateurs géographiquement dispersés et matériellement équipés différemment. Ce scénario met l accent sur Microsoft Online Services (Exchange Online, SharePoint Online, Office Communications Online et Office Live Meeting). Il est articulé autour des usages co-créer, partager et synchroniser. Sommaire du scénario S'informer et communiquer Traiter ses s Discuter par messagerie instantanée Travailler sur un document à plusieurs Créer un nouveau document Faire valider le document Approuver la publication du document Se réunir Planifier une réunion Participer à la réunion virtuelle Démarrer la réunion virtuelle Suivre la réunion virtuelle Faire un sondage Accueillir un nouveau collaborateur Enregistrer le nouvel arrivant Donner accès au portail d'entreprise Ce symbole en début de ligne indique une nouveauté avec Windows 7, SharePoint 2010 ou Office Ce symbole en début de ligne indique les manipulations à réaliser (où cliquer). Ce symbole en début de ligne donne des explications sur le contexte 2010 Microsoft France tous droits réservés Page 2 sur 25

3 S informer et communiquer TRAITER SES S Le chef de produit consulte sa messagerie. Ouvrir l'application Connexion > s identifier > Cliquer sur Courrier électronique et calendrier (Microsoft Office Outlook). Il consulte les s reçus ainsi que le document en pièce jointe Microsoft France tous droits réservés Page 3 sur 25

4 Remarque : La prévisualisation du document s effectue directement au sein d Outlook, sans ouvrir le client riche, ici Word. Prochaines améliorations de Microsoft Outlook Web Access : Les infos-courriers (ou MailTips) seront disponibles. Ils donneront à l utilisateur des indications concernant l envoi de son . Par exemple, si un de ses destinataires est en congés, il verra le message d absence. Il verra également le fait que sa pièce jointe soit trop «lourde» et ne peut être envoyée. Dans Outlook Web Access, les s s afficheront par défaut avec la vue par conversation. DISCUTER PAR MESSAGERIE INSTANTANEE En fonction de la disponibilité de son interlocuteur, il échange via la messagerie instantanée. Remarque : La disponibilité est automatiquement synchronisée avec l agenda Outlook. Cependant chacun peut déclarer sa disponibilité de manière manuelle au niveau de son outil de messagerie instantanée Microsoft France tous droits réservés Page 4 sur 25

5 Il peut ajouter d autres interlocuteurs par simple glisserdéposer du contact depuis son outil de messagerie instantanée Microsoft France tous droits réservés Page 5 sur 25

6 Remarque : L outil de messagerie instantanée lui permet de rechercher des contacts appartenant à son annuaire d entreprise ou à ses listes de contacts Outlook. Prochaines améliorations d Office Communications Online : Dans la prochaine version, en un clic, un participant pourra partager son bureau à distance afin d étayer la discussion. Il pourra également donner le contrôle à un interlocuteur. Travailler sur un document à plusieurs CREER UN NOUVEAU DOCUMENT Il accède à son portail d entreprise. Ouvrir l'application Connexion > cliquer sur Mon portail d entreprise (Microsoft SharePoint Online) > dans la fenêtre du navigateur Internet qui s ouvre, choisir Portail de la société Immersion Microsoft France tous droits réservés Page 6 sur 25

7 Il accède à la bibliothèque documentaire. Il crée une nouvelle brochure, en se basant sur le modèle proposé. Remarque : En saisissant les éléments demandés en première page, il complète automatiquement les métadonnées liées au document. Ce qui favorisera la recherche par la suite Microsoft France tous droits réservés Page 7 sur 25

8 Afin de pouvoir travailler en situation de mobilité, le chef produit synchronise la bibliothèque de documents sur son poste. Cliquer sur le menu Actions > choisir Connexion à Outlook. Dans Outlook, la bibliothèque documentaire s affiche dans l arborescence de sa navigation et les documents contenus comme un reçu. FAIRE VALIDER LE DOCUMENT Remarque : Tant que le document n a pas été approuvé par le directeur commercial, il ne sera ni accessible ni visible par les chefs de magasin. Ci-dessous la vue des chefs de magasin (lecteur) 2010 Microsoft France tous droits réservés Page 8 sur 25

9 Ci-dessous la vue du créateur et des approbateurs Il finalise son document en publiant une version principale du document. Ouvrir le menu du document > choisir Publier une version principale. Remarque : Seules les versions principales du document peuvent être approuvées. Les versions mineures ne sont accessibles qu aux créateurs du document ainsi qu aux approbateurs Microsoft France tous droits réservés Page 9 sur 25

10 Le directeur commercial est informé via un de l attente d un document à valider. Ouvrir l'application Connexion > Se connecter avec l identifiant d un Directeur Commercial (Camille Dupont) > Cliquer sur le lien Afficher Promo de printemps.docx dans l alerte. APPROUVER LA PUBLICATION DU DOCUMENT Depuis le lien présent sur le mail, il se rend sur le SharePoint de l entreprise et valide le document. Ouvrir le menu du document > choisir Approuver/rejeter > choisir Approuvé > valider avec le bouton OK Microsoft France tous droits réservés Page 10 sur 25

11 Remarque : Il est également possible de visualiser l ensemble des versions d un document, et les comparer si besoin. Aller dans l onglet Ficher > menu Informations > voir partie Gérer les versions. Le document est maintenant accessible et visible par tous les collaborateurs. Prochaines améliorations de SharePoint Online : D autres flux de travail seront disponibles par défaut. (Aujourd hui, seul le flux de travail à trois états est disponible dans la solution par défaut.) L espace personnel public (ou My Site) sera disponible Microsoft France tous droits réservés Page 11 sur 25

12 Se réunir PLANIFIER UNE REUNION Le chef de produit planifie une réunion avec les chefs de magasin pour présenter la nouvelle brochure. Double-cliquer sur le créneau souhaité. Il choisit le créneau approprié en fonction de la disponibilité de ses collaborateurs. Cliquer sur Assistant de Planification. Afin de s assurer d une participation maximale à la réunion, il choisit de la transformer en réunion virtuelle. Cliquer sur l icône Live Meeting Microsoft France tous droits réservés Page 12 sur 25

13 PARTICIPER A LA REUNION VIRTUELLE CLIENT RICHE : Le directeur commercial accepte l invitation à la réunion afin qu elle s ajoute dans son agenda Microsoft France tous droits réservés Page 13 sur 25

14 A l heure prévue, il se connecte à la réunion virtuelle. Cliquer sur le lien Joignez la réunion dans le corps de l . CLIENT WEB : Le chef de magasin accède à sa messagerie via un navigateur Internet (ici Firefox). Ouvrir Mozilla Firefox > Saisir l adresse > S identifier > dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur Messagerie et calendrier (Démarrer Microsoft Office Outlook Web Access) Microsoft France tous droits réservés Page 14 sur 25

15 Il accepte l invitation à la réunion et s y connecte Microsoft France tous droits réservés Page 15 sur 25

16 DEMARRER LA REUNION VIRTUELLE Le chef de produit se connecte à l application Live Meeting depuis l'application Connexion. Ouvrir l'application Connexion > cliquer sur Conférence Web (Microsoft Office Live Meeting) > sélectionner la réunion programmée > cliquer sur le lien Joindre en tant que présentateur Microsoft France tous droits réservés Page 16 sur 25

17 SUIVRE LA REUNION VIRTUELLE Le chef de produit connecte la Roundtable et chaque chef de magasin connecte leur webcam afin de pouvoir se voir. Après avoir rappelé aux participants que la réunion va être enregistrée, le chef de produit (le présentateur) lance l enregistrement de la conférence (afin de partager la réunion sur le portail de l entreprise et permettre aux absents de pouvoir la voir par la suite) Microsoft France tous droits réservés Page 17 sur 25

18 Le chef de produit partage son document avec l ensemble des participants. Il partage le contrôle du document avec un participant afin qu il puisse y apporter des modifications immédiate. FAIRE UN SONDAGE A la fin de la réunion, le chef de produit (le présentateur) s assure de décision prise par les participants via un rapide sondage. Aller dans le menu Contenu > cliquer sur l icône Partager > choisir Page de sondage > saisir la question et les différentes réponses possibles > valider avec le bouton OK Microsoft France tous droits réservés Page 18 sur 25

19 Chaque participant répond au sondage de manière anonyme Microsoft France tous droits réservés Page 19 sur 25

20 Le chef de produit publie les résultats du sondage Microsoft France tous droits réservés Page 20 sur 25

21 Accueillir un nouveau collaborateur ENREGISTRER LE NOUVEL ARRIVANT Le directeur commercial accède à la plateforme d administration de sa société. Lancer un navigateur Internet > aller sur le centre d administration de Microsoft Online Services ( om/) > saisir le nom d utilisateur (administrateur@immersion2.com) et le mot de passe. Il ajoute un nouvel utilisateur. Onglet Utilisateur > Sous-onglet Liste d utilisateurs > cliquer sur le lien Ajouter un nouvel utilisateur. Remarque : Ces informations sont identiques à celles demandées dans l Active Directory Microsoft France tous droits réservés Page 21 sur 25

22 2010 Microsoft France tous droits réservés Page 22 sur 25

23 2010 Microsoft France tous droits réservés Page 23 sur 25

24 DONNER ACCES AU PORTAIL D ENTREPRISE Il lui donne accès au portail de l entreprise. Aller dans l onglet Paramètres du service > cliquer sur le sous-onglet SharePoint > au niveau de la ligne du site Immersion, cliquer sur le lien Paramètres du site. Dans la partie Utilisateurs et autorisations > cliquer sur le lien Personnes et groupes Microsoft France tous droits réservés Page 24 sur 25

25 Cliquer sur bouton Nouveau. Saisir le nom du nouvel utilisateur puis valider avec le bouton OK Microsoft France tous droits réservés Page 25 sur 25