Démarche diagnostic. Visite. Suivi des initiatives de la performance. Diagnostic. Projet(s) Recommandations. Planification et organisation

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1 Démarche diagnostic Planification et organisation Processus de planification et de gestion de la demande Approvisionnement Niveau d inventaire Visite Organisation du travail Analyse de la chaîne de valeur (délais de production, temps de cycle) Analyse de la performance du processus (productivité et capacité) Analyse des sources de gaspillage (valeur ajoutée) Suivi des initiatives de la performance Projet(s) Transformation Lean Management et gestion de la performance Programme AC Recommandations Diagnostic Comportement de gestion Évaluation des habiletés de gestion Rôles et responsabilités Évaluation des saines pratiques de gestion Évaluation de l utilisation du temps de supervision Suivi au quotidien Système de gestion (entrevue questionnaire) Prévision Planification Exécution Rapport Communication Gestion de l amélioration continue Analyse des mécanismes de communication Évaluation de la performance des points de communication (audits) Recommandations Projet(s) Transformation Lean Management et gestion de la performance Programme d amélioration continue

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3 Transformation Lean Manufacturing et Six Sigma PROBLÈMES CONSÉQUENCES FINANCIÈRES Délais de production trop long, incapacité à livrer dans des délais courts sans des inventaires élevés Difficulté à produire des petits lots rentables Manque de capacité Inventaire de produits en cours et finis très élevé Qualité : reprise du travail et produits défectueux Faible rendement des équipements Environnement de travail encombré et non sécuritaire Recherche de matériel, d outils ou d information Mauvais aménagement physique Manque de polyvalence des employés Processus complexes et peu flexibles Changement de produit lourd et complexe Beaucoup de transports et déplacements Fluctuation des coûts MO (MOD MOI) Temps supplémentaire élevé Frais de sous-traitance Coûts de non-qualité (erreurs; rejets; pertes; reprises, retours, etc.) Coûts des inventaires (matières premières, en cours et produits finis) Organisation du travail dysfonctionnelle = Coûts opérationnels élevés NOTRE APPROCHE LE CADRE DE RÉALISATION DMAIC DES SOLUTIONS! Analyse de génie industrielle Analyse de capacité Ateliers de travail Kaizen Plan d aménagement d usine et de bureau Taux de rendement global (TRG) des équipements Kanban 5S SMED Cellule de travail Flux tiré Plan d expérience (DOE) Analyse des modes de défaillance et de leur criticité (AMDEC) DES RÉSULTATS IMPRESSIONNANTS Amélioration de la performance (coûts, délais, qualité) Réduction des délais et du temps de passage jusqu à 75 % Amélioration de la capacité jusqu à 40 % Réduction des inventaires jusqu à 50 % Réduction de l espace physique jusqu à 40 % Amélioration du niveau de qualité jusqu à 30 % Amélioration du taux d utilisation des équipements jusqu à 20 % RETOUR SUR INVESTISSEMENT 4 FOIS PLUS IMPORTANT QUE LES COÛTS DU PROJET

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5 Lean Management Gestion de la performance au quotidien PROBLÈMES CONSÉQUENCES FINANCIÈRES Gestionnaire en mode «urgence» Employés non productifs (en attente) Procédures/méthodes de travail non suivies Goulots d'étranglement non maîtrisés Réunions longues et inefficaces Absence d'indicateur de performance POURQUOI Rôles et responsabilités mal définis Aucun travail standard défini Objectifs contradictoires entre les départements Absence de supervision directe Manque de rigueur dans l encadrement des ressources au quotidien Superviseur passe plus de 70 % de son temps à gérer des problèmes Absence de gestion quotidienne de la productivité Système de gestion peu performant Outils de gestion absents ou inadaptés Communication informelle ou inefficace DES RÉSULTATS IMPRESSIONNANTS Réduction des coûts de la main-d œuvre jusqu à 20 % Amélioration de la productivité jusqu à 40 % RETOUR SUR INVESTISSEMENT 4 FOIS PLUS IMPORTANT QUE LES COÛTS DU PROJET Coûts MO (MOD - MOI) élevés Temps supplémentaire élevé Frais de sous-traitance Coûts des primes de SST élevés Taux d'absentéisme et de roulement élevés => Coûts de formation DES SOLUTIONS! AVANT APRÈS NOTRE APPROCHE Faible productivité = Coûts opérationnels élevés 70 % 18 % 2 % 10 % 30 % 20 % 50 % Administration Travail manuel Formation et accompagnement Supervision directe Formation et accompagnement des gestionnaires aux meilleures pratiques de gestion au quotidien Leadership et mobilisation Supervision active (directe) Implantation d'un système de gestion et de communication performant Optimisation de planification quotidienne Uniformisation des méthodes de travail des gestionnaires (tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles) Alignement des priorités de tous les départements Développement d'outils de gestion performants Agenda de travail standardisé Tournée de performance et points de contrôle Tableau de bord visuel dans tous les secteurs Indicateurs de processus et de résultats Rôles et responsabilités pour le suivi des écarts Rencontres opérationnelles entre chaque niveau de cadre avec ordre du jour Processus de résolution de problème en équipe

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7 Optimisation des services administratifs PROBLÈMES CONSÉQUENCES FINANCIÈRES Niveau de productivité faible Dédoublements de saisie d information Proportion d activités à non valeur ajoutée Délais de traitement trop longs Organisation du travail peu efficace Déséquilibre dans la charge de travail Manque de polyvalence des employés et difficulté à remplacer ou former la relève Cadre de gestion et procédures de travail non uniformes et peu documentés Faiblesses dans les communications et dans la qualité ou la disponibilité de l information Manque de suivi des activités et des résultats Insatisfaction chronique de la clientèle DES SOLUTIONS! Ateliers de travail Kaizen Analyse d opportunités de regroupement Cartographie du nouveau modèle et des processus cibles Révision des structures et des horaires de travail Réorganisation du travail Agendas standards de travail (cadres et équipes) Documentation des procédures Matrice de compétences et polyvalence Implantation d outils Lean : Kanban, 5S, cellule de travail, flux tiré Tableau de bord de suivi des processus et des résultats Plan de formation Plan de communication DES RÉSULTATS IMPRESSIONNANTS Amélioration de la performance (coûts, délais, qualité) Réduction des délais et du temps de traitement Augmentation de la capacité des équipes et des services Élimination des dédoublements des activités administratives Amélioration du niveau de qualité Amélioration de la flexibilité des ressources et de la productivité Rééquilibrage des charges de travail Impératifs de la Loi 100 non atteints Coûts de non-qualité (erreurs, reprises, vérification et contrôle) Peu de marge de manœuvre pour les activités de conseil et de soutien aux secteurs-clients temps consacré par les cadres aux volets administratifs trop important Organisation du travail dysfonctionnelle = Coûts élevés des activités transactionnelles NOTRE APPROCHE LE CADRE DE RÉALISATION PDSA Planifier Situation actuelle Phase I définir, mesurer, analyser et améliorer Déployer Énoncé de problème Objectifs visés Suivre Situation future et solutions potentielles RETOUR SUR INVESTISSEMENT 2 À 4 FOIS PLUS IMPORTANT QUE LES COÛTS DU PROJET Expérimenter sur le terrain Mettre en œuvre le plan d action et la gestion et l amélioration de la performance Étudier les changements apportés Accompagner l équipe dans la mise en œuvre de la gestion et l amélioration de la performance Ajuster Phase II Apporter des mesures correctives en continu Accompagner l équipe dans les mesures correctrices à apporter au processus

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9 Programme d amélioration continue et de formation STRUCTURE ET RÈGLES DE GOUVERNANCE FORMATION SERVICE Structure et règles de gouvernance du programme d amélioration continue DESCRIPTION Développement et mise en œuvre d une structure de gouvernance du programme d amélioration continue LIVRABLES SERVICE Formation et certification Lean Six Sigma DESCRIPTION Programme complet de formation et de certification selon les bonnes pratiques Lean Six Sigma LIVRABLES Accompagnement du comité de direction et de tous les niveaux de l organisation dans toutes les étapes de la mise en œuvre Guide, gabarits et outils Lean Six Sigma personnalisés à l entreprise Processus de revue de jalons Processus d identification de projet Mécanismes de révision du portfolio de projets Rôles et responsabilités du programme d amélioration formalisés Tableau de bord de suivi des projets d amélioration Indicateurs de performance des projets en lien avec les cibles organisationnelles DESCRIPTION DE LA FORMATION Simulation Lean «le service des archives RCGT» démontrant un processus traditionnel de transformation en processus à valeur ajoutée Sensibilisation au Lean Six Sigma «White Belt» Formation «Yellow Belt» Certification «Green Belt» Certification «Black Belt» DURÉE 4 ou 8 heures 2 à 4 heures 1 à 2 jours 5 jours 10 jours AVANTAGES ET RÉSULTATS Approche structurée et rigoureuse avec l utilisation des meilleures pratiques en amélioration continue Autonomie dans la réalisation de projets d amélioration et dans l atteinte de la performance Implantation de changement de culture organisationnelle «culture de performance» Capacité organisationnelle à développer son propre portfolio de projets, année après année en lien avec les cibles et enjeux de performance Plateforme propice aux grandes transformations organisationnelles AVANTAGES ET RÉSULTATS Organisation mise à niveau sur les meilleurs pratiques en optimisation et amélioration continue Agents de changement formés et autonomes dans la réalisation de projets d amélioration Langage organisationnel commun

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