Vente Partner Brique XEROX. Gestion des contrats.doc. Version /03/2010

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1 ProXim informatique 49, rue de la Petite Alouette Saint-Avertin Tél Fax Vente Partner Brique XEROX Gestion des contrats Version /03/2010 Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 1 / 30

2 SOMMAIRE 1 CONTRATS FICHE CONTRAT Création des contrats Les dates Les compteurs Les paramètres ONGLETS DU CONTRAT STATISTIQUES FACTURATION CLIENT EME COMPTEUR RECUPERATION DES COMPTEURS Intégration des compteurs Xerox AMR Intégration des compteurs Xcollect VISUALISATION DE L ORIGINE DES COMPTEURS GESTION DES FACTURES D ACHATS CONTROLE DES FACTURES VALIDATION ET TRANSFERT OUTILS SUIVI DES ECHEANCES Échéance de contrat achat Échéance de contrat vente Échéance de changement de band ALERTES AUTOMATIQUES SUR ECHEANCES Configuration CONTROLE DES CONTRATS Export du fichier Modification du fichier MISE A JOUR DES CONTRATS Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 2 / 30

3 1 CONTRATS 1.1 Fiche contrat Création des contrats Les contrats peuvent être créés dans VP ou importés du portail Xerox. Création dans VP Les contrats sont créés automatiquement en validation d un dossier commercial. On peut générer un contrat à partir d une fiche Parc Le bouton Générer contrat n est visible que si : - Un N de série est indiqué - La case «Sous contrat» n est pas cochée Une fois le contrat généré, on peut y accéder par ce bouton afin de le compléter. On peut aussi créer directement un contrat Import du contrat Se référer à la documentation Interface ESAP pour la procédure Le fichier importé : - Créera les contrats inexistants - Complétera les contrats existants Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 3 / 30

4 Les contrats créés par l import Xerox devront être validés avant de pouvoir être facturés Une liste de travail présente dans le Menu Gestion permet de suivre les contrats créés à valider Décocher la case après avoir complété le contrat. Pour un contrat existant (trouvé par le N de série ou le N de contrat), seules seront mises à jour les données suivantes : Date de fin de contrat achat Date anniversaire Infos AMR (éligible Activé) Coûts achats : Montant du forfait, pages incluses et coûts pages supplémentaires uniquement si ces informations n étaient pas remplies sur le contrat Le contrat en cours est ajouté dans l onglet «Commandes Xerox» Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 4 / 30

5 1.1.2 Les dates Lors de la création d une fiche contrat, suite à la saisie de la date de début, les dates liées sont mises à jour automatiquement. Cette date ne peut être modifiée qu après avoir enregistré la fiche. Si la date est modifiée après coup, un traitement est déclenché pour mettre à jour automatiquement les dates clés En répondant oui, les dates liées sont mises à jour automatiquement : Date de calage au premier jour du mois (règle Xerox A2B) Date de première facture : - A la date de début si «Terme à échoir» - A la date de fin de première période si «Terme échu» Date anniversaire un an après la date de calage Date d application de l augmentation un an après la date de calage Date de prochaine régularisation : - Masquée si mode «Réel» - Un an après la date de calage si mode «Estimé» Ces dates peuvent être modifiées «à la main» si nécessaire. NB : Si le contrat est prévu avec une fréquence de régularisation non annuelle, attention à faire les modifications manuelles suivantes : - Modifier le nombre de mois entre deux régularisations - Modifier manuellement la date de prochaine régularisation Après cette initialisation, les régularisations se positionneront automatiquement en fonction du nombre de mois Les compteurs Lors de la saisie des compteurs de départ, une procédure automatique propose de mettre à jour les autres compteurs «initiaux», à savoir : - Compteurs facturés Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 5 / 30

6 - Compteurs régularisés (si mode «Estimé») En effet, à l initialisation du contrat ces compteurs doivent normalement être identiques Les paramètres Fréquence de facturation Par défaut Trimestrielle Cette valeur par défaut peut être modifiée dans «Administration» Elle conditionne l évolution automatique de la date de prochaine facture, qui est mise à jour après chaque validation de facturation dans la «Saisie des relevés» Mode Valeur par défaut définie dans «Administration» Mode Réel : A chaque échéance de facturation, saisie des compteurs relevés et facturation au réel (donc sans facture de régularisation) Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 6 / 30

7 En mode Réel, les données de régularisation sont masquées Le mode «Réel» est obligatoire pour les contrats avec «Minimum de facturation» (type ColorQube) Mode Estimé : - Des factures intermédiaires «estimées» (trois si fréquence trimestrielle) ne donnant lieu à aucune saisie de compteurs - Une facture de régularisation annuelle (sauf si la fréquence de régularisation a été modifiée) pour laquelle les compteurs sont saisis. En cas de dépassement des estimations, facturation de ceux-ci Ce(s) dépassement(s) peuvent être facturé avec le forfait ou séparément, selon un paramétrage dans «Administration» (mode 4 ou 5 factures). Type de contrat Permet de différentier les contrats (Page Pack, Eclick, ColorQube ou plus détaillé si souhaité) : - Différentiation statistique - Compte comptable d achat différent du compte indiqué dans «Administration / Sage» - Mode de facturation - Nombre de compteurs Les types de contrat sont définis dans «Administration», onglet «Parc», bouton «Type de CE» : Contrat ColorQube Permet de différentier les contrats (Page Pack et Eclick, ou plus détaillé si souhaité) : - Différentiation statistique - Compte comptable d achat différent Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 7 / 30

8 Mode de facturation : Permet de différentier la facturation par «Engagement» et la facturation par «Minimum» (réservée aux ColorQube) Nom des compteurs : Par défaut, les compteurs 1 et 2 sont nommés «Noir» et «Couleur», et il n'y a pas de compteur 3. Pour les contrats fonctionnant sous ce principe il n'est pas utile de remplir les noms de compteurs. Pour les deux contrats ColorQube, les contrats se présentent ainsi : Terme A échoir : Le forfait est facturé par avance Les dépassements sont facturés à la constatation Mode de facturation : Minimum Noms des compteurs indiqués Échu : Le forfait est facturé en fin de période Les dépassements sont facturés à la constatation La différence réside dans la production de la première facture de forfait, réalisée à la date de début de contrat pour un terme à échoir, en fin de la première période en terme échu. Éléments «comptables» Ces éléments interviennent dans la facturation : Client facturé - Raison sociale - Code client (doit correspondre à un compte Sage) Client payeur - Raison sociale Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 8 / 30

9 - Code client (doit correspondre à un compte Sage) Condition de règlement Référence de commande Regroupement facture Si précisé, toutes les machines du même client possédant la même valeur dans cette zone seront regroupées dans la même facture Facture sans TVA Si cette case est cochée, la TVA ne sera pas calculée pour les factures de vente Fréquences et relevés Fréquence de facturation (cf. plus haut) Détermine la date de prochaine facture, calculée après chaque facturation Fréquence de relevé Utilisé par le module optionnel «Xcollect» Permet d indiquer à quelle fréquence on souhaite faire des demandes de relevés de compteurs. Par défaut la fréquence est identique à la fréquence de facturation mais elle peut être inférieure. Par exemple un contrat à facturation annuelle avec un relevé trimestriel. Pas de relevé Web Utilisé par le module optionnel «Xcollect» Cocher pour que cette machine ne fasse pas l objet de demandes de relevé Éligible AMR Cette zone est mise à jour automatiquement dans le cadre des imports de fichiers Xerox Indique si le matériel peut faire l objet de relevés automatiques par Xerox AMR activé Cette zone est mise à jour automatiquement dans le cadre des imports de fichiers Xerox Indique que le matériel fait l objet de relevés automatiques par Xerox Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 9 / 30

10 Gestion des augmentations NB : Les augmentations sont désormais appliqués lors de la facture concernée, et non plus à l issue de la facture qui la précède Lors de la création du contrat, les montants actuels et la date d application des hausses sont saisis. La date d application peut ne pas être exacte, l application étant réalisée lors de la première facture postérieure ou égale à cette date. Afin d initialiser les hausses futures, vous devez cliquer sur «Calculer les hausses» Les hausses sont calculées selon les taux indiqués dans la «Gestion des hausses» du «Menu Gestion». Que les hausses réelles ne soient pas encore connues n est pas grave, car les contrats seront recalculés lorsque les taux corrects seront saisis. Il est néanmoins nécessaire de suivre cette procédure pour correctement initialiser le contrat. Il n existe plus désormais qu une seule date d application, le système appliquant les règles suivantes : Augmentation du forfait - Si terme à échoir, augmentation lors de la facture réalisée à la date d application - Si terme Chu, augmentation à la facture qui suit celle réalisée à la date d application (une facture plus tard) Augmentation des coûts copies Les coûts copies (dépassement réel ou estimé) sont haussés lors de la première facture qui suit celle réalisée à la date d application (une facture plus tard) Dépassement estimé L utilisation ou non du mode est défini dans «Administration» S il est activé : Suite à une régularisation et la saisie des compteurs de régularisation, des dépassements de copies sont constatés ou non. Si aucun dépassement, les zones «Dépassements copies» sont laissées vides Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 10 / 30

11 En cas de dépassement, celui-ci est divisé par le nombre de factures par an et stocké dans les zones concernées. Lors des factures «Intermédiaires» qui suivent, les dépassements estimés sont facturés au coût des copies supplémentaires. Lors de la facture de régularisation suivante, si le client a réalisé moins de copies que les dépassements estimés facturés, celles-ci lui sont remboursées sauf si la case «Rembourser le trop perçu» est décochée. Suite à augmentation Suite à la facture réalisée à la période de hausse, les modifications suivantes interviennent automatiquement : - «Hausse forfait» est transféré dans «Forfait» - Les zones «Hausses copies» sont transférées dans «Prix page sup.» - La date d application est reportée d un an - Les valeurs de hausse sont recalculées avec les taux présents dans la gestion des augmentations - Les anciens et nouveaux prix sont archivés dans la zone «Commentaires» du contrat Case à cocher «Modifier les hausses» Permet de modifier manuellement les valeurs de hausses Case à cocher «Pas de hausse» Si coché, le contrat est exclu du mécanisme de hausse Autres éléments Bouton Histo compteurs Affiche l historique des compteurs de la machine Cette liste est désormais différente de l onglet «Compteurs facturés» puisque des relevés de compteurs peuvent être fait hors facturation (relevés «web» ou «AMR») Bouton Lignes factures Affiche les lignes de factures concernant ce N de série, extraites des factures présentes dans l onglet Facture de la fiche client. Ancien N de série Cette zone est mise à jour automatiquement dans le cadre des imports de fichiers Xerox Permet de préciser l ancien N de série, dans le cadre d échanges techniques par le SAV Xerox Ancien N de contrat Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 11 / 30

12 Cette zone est mise à jour automatiquement dans le cadre de l import des contrats Xerox Suite à la renumérotation des contrats dans le cadre du projet A2B, les anciens N de contrats sont reportés dans cette zone Date de fin de contrat achat Cette zone est calculée automatiquement en fonction du contenu de l onglet «Commande» (cf. plus loin) Cette zone est mise à jour automatiquement dans le cadre de l import des contrats Xerox La mise à jour de ces dates est indispensable pour le suivi des échéances de renouvellement de contrats achats Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 12 / 30

13 1.2 Onglets du contrat Commentaires Commentaire libre Reçoit l historique des hausses Compteurs fact. Lignes prises en compte pour la facturation client Factures d achat Lignes de factures d achat Commandes Permet d indiquer les commandes d achat. Cette zone est mise à jour automatiquement dans le cadre de l import des contrats Xerox Statistiques Voir page suivante Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 13 / 30

14 1.3 Statistiques Les statistiques sont calculées par la tâche automatique configurée sur le serveur. Onglet Statistique Données de consommation moyenne annuelle Données financières Données financières par année de contrat ou par année calendaire Edition des Statistiques par année de contrat Cette édition peut être lancée pour un contrat particulier Elle peut être lancée pour un ensemble de contrats : Traitement puis onglet Statistiques puis Menu statistiques Page Pack et Statistiques contrats par année Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 14 / 30

15 Vous pouvez sélectionner les contrats à imprimer L édition se présente sous la forme d une page (ou plus) par contrat, séparée par année de contrat Les caractéristiques du contrat et les consommations annuelles sont indiquées en haut Les factures de vente sont présentées à droite, celles d achat à gauche Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 15 / 30

16 2 FACTURATION CLIENT Le processus général n est pas modifié dans le cadre du projet A2B Il s appuie toujours sur l écran «Saisie des relevés» 2.1 3ème compteur Spécificités des ColorQube 3T (3 compteurs): Le texte «3 compteurs» est affiché en début de ligne Les zones spécifiques du 3ème compteurs sont présentes en bout de tableau Rappel : Les contrats ColorQube sont obligatoirement en mode «Réel» 2.2 Récupération des compteurs Deux sources «automatiques» viennent alimenter les compteurs de facturation Intégration des compteurs Xerox AMR Via l import du fichier «Compteurs» extrait de ESAP (cf. documentation spécifique) Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 16 / 30

17 2.2.2 Intégration des compteurs Xcollect Offre de service spécifique ProXim Informatique (cf. documentation spécifique) 2.3 Visualisation de l origine des compteurs N de série en rouge = Compteurs automatiques Xerox (AMR) N de série en jaune = Compteurs fournis par le client via Web/Mail (Xcollect) N de série en vert = Compteurs saisis dans le module Xcollect Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 17 / 30

18 3 GESTION DES FACTURES D ACHATS Cette fonctionnalité est basée sur l'import du fichier des factures à partir du portail ESAP. Se référer à la documentation spécifique pour la description de l'import du fichier. Cliquer sur Menu facture d achat NB : On peut accéder au Menu facture d achat depuis le Menu Gestion ou le Menu Change Xerox La liste des factures en attente de pointage est affichée : La zone Raison sociale est vide lorsque la facture n a pas été rapprochée d un contrat Actif (contrat inactif ou absent de VP). Le rapprochement est fait par le N de série. Les colonnes Auto et Manu indiquent le statut du pointage (voir plus loin). Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 18 / 30

19 3.1 Contrôle des factures Facture de forfait Données de la facture Cléments provenant du contrat VP : Dernière facture d achat et dernier relevé Affichage en bas de l historique des factures d achat (qui peut être remplacé par l historique des compteurs en cliquant sur le bouton) Espace de pointage Validation automatique (voir ci-dessous) Code de validation manuelle Bouton de validation manuelle : OK ou litige (déclenchent les codes X ou L) N interne (chrono factures) Espace commentaire (qui sera mémorisé dans le contrat) Validation automatique Une facture sera validée automatiquement si : C est une facture de forfait Son montant est égal à la dernière facture enregistrée dans VP Sa date de début suit la date de fin de la dernière enregistrée dans VP Elle ne sera néanmoins transférée en comptabilité qu après saisie du N interne Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 19 / 30

20 Facture de régularisation Lignes de facture Possibilité de comparer les coûts copies de la facture et du contrat Possibilité de comparer les derniers compteurs et deux de la facture Affichage de l historique des compteurs Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 20 / 30

21 3.2 Validation et transfert Pour pouvoir passer une facture en comptabilité, il faut : Qu elle soit validée : 1. Automatiquement ou 2. Manuellement en cliquant sur Litige ou Facture OK Qu elle ait un N interne Dés lors qu elle est validée, elle est disponible pour le transfert. Première partie : En cliquant sur ce bouton, toutes les factures validées (automatiquement et manuellement) sont transférées dans l onglet Facture d achat des contrats NB : Une facture peut être envoyée seule (bouton visible si les conditions sont remplies) : A la fin de la procédure, les factures validées sont supprimées du tableau Factures Xerox reçues Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 21 / 30

22 Seconde partie : Aller dans Menu Gestion et cliquer sur Transfert en compta Cliquer sur Import des factures d achat Cocher Achats et cliquer sur le bouton Sage Les factures sont transférées en comptabilité (la passerelle doit au préalable être installée sur le poste) et pointées dans VP. Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 22 / 30

23 4 OUTILS 4.1 Suivi des échéances Dans le «Menu Gestion», des listes de travail permettent de suivre les échéances de contrat Échéance de contrat achat Cette liste est basée sur la «Date de fin achat» Échéance de contrat vente Cette liste est basée sur la «Date de fin de contrat» Échéance de changement de band Cette liste est basée sur la «Date anniversaire» Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 23 / 30

24 4.2 Alertes automatiques sur échéances Des alertes peuvent être programmées afin d avertir à l approche des échéances Xerox : Fin de contrat achat et date anniversaire Ces alertes sont générées par la tâche automatique de nuit selon des règles définies dans «Administration» (voir page suivante). Ces alertes étant liées aux dates enregistrées par Xerox, il est fortement conseillé d importer les contrats afin d être en phase avec Xerox Consulter la documentation Interface ESAP pour la procédure d importation. Alerte sur fin de contrat achat Alerte sur anniversaire Le commentaire de l action sur date anniversaire donne les indications de consommations, tirées des statistiques contrats, elles aussi calculées par la tâche automatique. Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 24 / 30

25 4.2.1 Configuration Le paramétrage des alertes est défini dans «Administration» : Pour activer les alertes, cliquer sur Alertes sur contrat Pour définir les paramètres, cliquer ensuite sur Paramètres alertes (visible uniquement si la case est cochée) Pour désactiver un des deux types d alertes, cocher la case correspondante Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 25 / 30

26 Paramétrage des alertes sur fin de contrat Indiquer le nombre de jours avant la date de fin de contrat à partir duquel l alerte est créée. Le délai minimum est de 90 jours (règle Xerox). Indiquer la catégorie d action et le destinataire de l alerte. Paramétrage des alertes sur anniversaire Indiquer le nombre de jours avant la date anniversaire à partir duquel l alerte est créée. Le délai minimum est de 60 jours (règle Xerox). Indiquer la catégorie d action et le destinataire de l alerte. Les alertes ne sont créées que si une variation est enregistrée entre la consommation sur un an glissant et la consommation avant cette dernière année. Vous pouvez définir vos règles : Alerter ou non sur une augmentation de consommation Alerter ou non sur une diminution de consommation Dans chaque cas, préciser le pourcentage minimum de variation provoquant une alerte. Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 26 / 30

27 4.3 Contrôle des contrats Export du fichier Une nouvelle fonctionnalité permet de contrôler et éventuellement de rectifier les contrats présents Elle est accessible dans «Traitements», onglet «Imports/exports» Cet accès est réservé aux Administrateurs du logiciel (groupe Superviseurs) Un écran de sélection permet de filtrer les contrats, qui sont ensuite exportés dans un fichier ouvert sous Excel Le fichier est nommé «Export_contrats.csv» et est stocké dans le dossier PRIVE de Vente Partner (généralement c:\ventpart\prive) Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 27 / 30

28 Pour connaître l emplacement du dossier Bureau, aller dans Aide / A-propos Cliquer sur «Maintenance» Chemin du dossier PRIVE (Path-Private) Modification du fichier Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 28 / 30

29 Les éléments principaux du contrat sont reportés ainsi que, pour contrôle, les taux d augmentation Pour mettre à jour les contrats, les règles suivantes doivent être respectées : Les colonnes ne doivent être ni déplacées ni supprimées La ligne de titre doit être conservée Les lignes de contrat ne devant pas être modifiés peuvent être supprimées Les formats (de date par exemple) ne doivent pas être modifiés Les éléments suivants sont mis à jour lors de l import : - Dates (début et fin de contrat, fin achat, calage, anniversaire, prochaine régularisation, prochaine hausse) - Coûts actuels (forfait et coûts des pages supplémentaires) - Coûts futurs (forfait et coûts des pages supplémentaires) Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 29 / 30

30 4.4 Mise à jour des contrats Une «Sauvegarde des données» doit être réalisée au préalable Un contrôle du résultat doit être réalisé après mise à jour. En cas de problème, la «Restauration des données» doit être immédiate ProXim Informatique ne pourra être tenu pour responsable d erreurs dues au non respect des règles, et toute intervention de ProXim Informatique liée au non respect des règles sera hors contrat de maintenance. Le fichier Excel modifié doit - Être renommé Import_contrats.csv - Enregistré sans changer le type (csv) ni l emplacement du fichier Procédure d import : Cliquer sur le bouton et suivre les instructions Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 30 / 30