Gestion de la déclaration DADS-U - 1 -
Sommaire 1 Paramétrage de l émetteur (collaborateur en charge du dossier)... - 3-2 Contrôle de la déclaration... - 3-2.1 Contrôle DADS... - 3-2.2 Contrôleur général... - 3-3 Menu DADS-U... - 4-3.1 Tester la déclaration de fin d année... - 4-3.2 Générer la déclaration... - 5-3.3 Suivre la télé déclaration et l avancement des travaux déclaratifs... - 6-4 Information campagne DADS 2014 Frais de santé... - 7-4.1 Mise en œuvre de la mesure... - 7-4.2 Impacts sur 2013... - 7-4.3 Impacts sur 2014... - 7-5 Paramétrage spécifiques des organismes... - 8-6 Modification/ajout de données manquantes... - 10-6.1 Pour un salarié sorti... - 10-6.2 Pour des revenus non-présents dans les bulletins... - 11-7 Envoi de la déclaration... - 12-8 Paramétrage du compte jedeclare.com... - 12-9 Suivi des déclarations... - 13 - - 2 -
1 Paramétrage de l émetteur (collaborateur en charge du dossier) Onglet Paramétrage Paie > Emetteur DADS. Besoin de spécifier l adresse mail du collaborateur qui prend en charge le dossier. Renseignez l émetteur des DADS. Au niveau contact émetteur, choisir le collaborateur par défaut. Si le dossier est attaché à un collaborateur. C est ce collaborateur du dossier qui sera généré dans la DADS. Pensez à renseigner le n de téléphone des différents collaborateurs dans l onglet Gestion interne > Collaborateur. 2 Contrôle de la déclaration 2.1 Contrôle DADS A faire tout au long de l année pour vérifier que les paramètres des nouveaux dossiers/salariés soient complets. Se positionner sur l onglet analyse de l activité et cliquer sur DADS. 1/ Les critères permettent de choisir les dossiers d un collaborateur, en choisissant l agence, l affectation et le (ou les) collaborateur(s) ; 2/ Affichage des erreurs : permet de faire apparaître seulement une partie des dossiers possédant des erreurs en indiquant le nombre de dossier ou de tous les afficher ; 3/ Une fois ces choix faits, lancez le test. Vous avez la possibilité d ouvrir les résultats dans un tableur et les imprimer pour aider au pointage. 2.2 Contrôleur général Ce test à réaliser durant l année permet de sécuriser la qualité des données de la déclaration de fin d année et permet d éviter une perte de temps due à des rejets de DADS-U. - 3 -
Possibilité de tester l ensemble des dossiers dans l onglet Analyse de l activité, Menu DADS-U > Contrôle des dossiers > Contrôleur général. Ce module permet de choisir l élément à tester (menu à droite) et lancer le contrôle (en bas à droite). 3 Menu DADS-U 3.1 Tester la déclaration de fin d année En cours d année, le test de la déclaration permet de simuler un calcul de DADSU et visualiser les anomalies. En période de DADSU il n est pas recommandé de lancer le test, la génération de la DADSU permet de visualiser directement les anomalies. Dans le dossier, menu DADS > Icône DADS-U > Tester la déclaration de fin d année Lancez le test (à droite), les erreurs de votre dossier vont apparaître. Vous pouvez accéder à l erreur en double-cliquant sur la ligne. Vous avez la possibilité de saisir certaines «informations Salariés» (menu de droite) et «informations Organismes» : - Informations salariés : Pour certains éléments souvent manquants (erreurs fréquentes), vous avez la possibilité de saisir en masse : les codes CSP : les colonnes en jaunes sont modifiables (voir tableau ci-dessous). Si la cellule est vide, par défaut la valeur 9999 est renseignée. En cliquant droit sur la case vous pouvez avoir accès à la liste des codes CSP utilisés dans le dossier ou voir la liste entière des codes CSP. Si vous voulez copier le code sur les autres emplois, il faut se placer sur une case déjà remplie et cliquer sur «Copier sur les autres emplois (si vide)». le code section «Accident du travail» ; les «Motifs début/fin de période» ; - 4 -
les revenus complémentaires à déclarer ; les informations liées aux fonctionnaires détachés ; les informations liées aux mutuelles (ayants droit ) lien de parenté ; lieu de travail si différent de l établissement - Informations organismes : Vous pouvez aussi rajouter ou modifier le numéro d affiliation et le numéro de rattachement 3.2 Générer la déclaration Dans le dossier, menu DADS > Icône DADS-U > Générer la déclaration. La génération de la DADS-U permet d afficher un récapitulatif de la déclaration (destinataires, erreurs éventuelles, détail de la déclaration, autres informations) : Possibilité de choisir le type de déclaration assurances ) : et les destinataires définis dans la gestion des organismes tiers (prévoyances, La déclaration complète permet d envoyer un seul fichier comprenant uniquement les éléments nécessaires (différentes déclarations). En parallèle il est possible choisir les déclarations en détail (TPS, Retraite, Prévoyance ) Les destinataires prévus dans le paramétrage des organismes tiers Les déclarations sont des récapitulatifs de l année, donc si les données des bulletins sont justes (sans les avoir forcées), la production des déclarations est automatique. Les écarts éventuels avec les bulletins peuvent venir de données forcées sur les bulletins (bases plafonnées.). Possibilité d afficher les fichiers générés (Menu de droite «affiché les fichiers générés»). Cette fonctionnalité permet de visualiser la DADS-U telle qu elle va être envoyée, possibilité de modifier les éléments (dans le cas de rejets persistants). Possibilité de rechercher dans le fichier DADS-U. Les fichiers DADS-U peuvent être imprimés et envoyés dans un tableur. - 5 -
Par défaut, c est un envoi réel. Si vous souhaitez faire un envoi test : après avoir cliqué sur faire la déclaration, faîtes F12 pour faire apparaître l option fichier d essai. Il vaut mieux ne pas décocher gestion automatique annule et remplace pour laisser le programme le gérer en cas de second envoi. A cette étape, vous pouvez envoyer le fichier via le portail «Jedeclare» si un compte est paramétré (onglet envoi EDI ), par contre si vous voulez envoyer vers un autre portail déclaratif, sauvegardez et envoyez votre fichier manuellement. Dès que vous renvoyez un fichier DADS, il annule et remplace le premier envoi. Attention cependant si le premier envoi a été accepté, la CNAV vous recommande, avant envoi d une DADS de nature "annule et remplace", de contacter votre CTDS qui vous guidera dans l établissement de cette déclaration unique (conditions et modalités de transmission). Vous pouvez «Afficher les fichiers générés» pour visualiser et apporter des modifications ponctuelles. Tous les éléments changés dans ce fichier ne seront en aucun cas repris dans la fiche salarié ou autre. Il est conseillé d utiliser ce fichier pour des cas exceptionnels. Vous avez la possibilité de faire des recherches par mot ou en sélectionnant une catégorie (ex : Etablissement). Les flèches vont vous permettre de parcourir le fichier en fonction de votre recherche. Toutes les modifications apparaissent en rouge. Toutes vos modifications sont sauvegardées tant que vous ne re-générez pas un nouveau fichier. Possibilité de visualiser les DADS-U antérieures : module DADS > Onglet DADS-U > DADS effectuées (accessible bientôt aux comptables et aux clients). 3.3 Suivre la télé déclaration et l avancement des travaux déclaratifs Vous pouvez procéder au suivi de vos télé déclarations à partir de la liste des dossiers, cliquez sur le lien «Télé déclarations». Sur les dossiers dont la DADS a été télétransmise apparaît une bulle verte ; click droit pour accéder au détail. - 6 -
4 Information campagne DADS 2014 Frais de santé La Loi de Finances pour 2014 ayant été validée par le Conseil Constitutionnel le dimanche 29 décembre 2013 et publiée le 30 décembre au JO, il en découle des changements fiscaux dès 2013 pour tous les salariés concernés par un régime frais de Santé collectif et obligatoire (article 5) : - La part patronale doit être incluse dans le net imposable. - Le seuil de réintégration fiscale est abaissé pour prendre en compte la diminution des cotisations entrant dans le calcul. - La part salariale conserve son régime d exonération dans certaines limites. 4.1 Mise en œuvre de la mesure La structure des libellés de cotisations prévoit une séparation entre la prévoyance et les frais de santé qui sont identifiés grâce à l intitulé de la cotisation. Pour rappel, il s agit des libellés suivants (de PR080 à PR090, PR180 à PR189, PR280 à PR289, PS079 à PS090, PS179 à PS189, PS279 à PS289) avec un cas particulier pour le bâtiment avec le libellé PS170. Les libellés PSxxx.NE ne sont pas à prendre en compte car déjà réintégrés de manière forcée (frais de santé facultatifs Non Exonérés). Vous n avez rien à modifier, les contributions patronales des libellés précédemment cités seront automatiquement réintégrées fiscalement. Néanmoins, si vous avez créé des frais de santé dans un libellé de prévoyance, il vous appartient de prendre contact avec le service SUPPORT. De la même manière, si vous avez créé une prévoyance dans un libellé de frais de santé, il faudra modifier le paramétrage du dossier. Dans l onglet «analyse de l activité», vous pouvez identifier vos dossiers ayant des frais de santé et des réintégrations fiscales. 4.2 Impacts sur 2013 Aucun traitement n est fait sur les bulletins, c est donc dans la DADS que le net imposable sera modifié. Il ne nous a pas été techniquement possible de recalculer les réintégrations fiscales hors bulletin. Pour éviter toute double imposition de la part patronale de frais de santé, nous avons choisi de procéder ainsi afin de se rapprocher du meilleur résultat possible : - Si l année du salarié ne comporte aucune réintégration fiscale de prévoyance non forcée : nous injectons la somme des contributions patronales de frais de santé dans le net imposable (zone revenus d activité de la DADS). - Si l année du salarié comporte déjà une réintégration fiscale de prévoyance non forcée : si celle ci est inférieure à la somme des contributions de frais de santé, nous l annulons et la remplaçons par la valeur de ces dernières ; si celle ci est supérieure, on ne fait rien (la mutuelle est déjà imposée) ; Par conséquent, il est impératif que les salariés se voient remettre le courrier «Revenus d activité» pour les aider lors de leur déclaration d IRPP. 4.3 Impacts sur 2014 Concernant les paies décalées avec frais de santé, si les bulletins de décembre sont déjà bouclés, il conviendrait de les recalculer afin de prendre en compte les changements. Sinon, il vous faudra opérer une régularisation manuelle le mois suivant. - 7 -
5 Paramétrage spécifiques des organismes Dans certains cas, les organismes imposent un paramétrage spécifique (fiche de paramétrage fournie par l organisme) Note : pour le numéro de rattachement vous pouvez aussi le renseigner dans l organisme. Si ce numéro se présente sous le format ex : «XXXcodeCPNDUCXXX», mettre à la place du code CPNDUC le signe suivant <c> ; les numéros s incrémenteront automatiquement selon chaque catégorie de salarié. Si ce n est pas possible de procéder ainsi, vous filtrez le numéro de rattachement en cliquant sur puis vous faîtes «nouveau» : vous choisissez votre catégorie de salarié et vous renseignez votre numéro de rattachement. Les champs suivants sont disponibles pour paramétrer des éventuels paramètres spécifiques à des organismes : Champs libres disponibles Numéro de rattachement Code option Code population Code délégataire de gestion Paramètres généralement demandés Référence contrat Code option Code population Code délégataire Dans le cas où il y a plusieurs numéros de rattachement (différenciation cadre/non cadre par exemple), cliquer sur l icône - 8 -
le tableau de paramétrage permet de saisir plusieurs données en fonction des cas. Dans le cas où il faut séparer les lignes de cotisations, le seul moyen est de créer 2 fois le même organisme avec les mêmes informations en changeant les numéros de rattachement. Attention Le paramétrage spécifique aux organismes (généralement des mutuelles) devra être réalisé en opportunité en fonction de la complexité des paramétrages et du nombre de dossiers. - 9 -
6 Modification/ajout de données manquantes 6.1 Pour un salarié sorti DADS-U > Modification des emplois archivés permet de visualiser tout l historique des modifications apportées à un salarié (même sorti). Cet historique est modifiable. Dans cet écran, il est possible de visualiser et de modifier les différents emplois archivés d un salarié (menu de droite). Ces périodes seront reprises dans la DADS-U comme des périodes d activités. Attention Un changement de casse sur un emploi génère 2 périodes d activités Possibilité de visualiser (et modifier) des données historiques sur plusieurs salariés en même temps (DADS-U > Saisie des informations salariés) : - 10 -
Cet écran permet de modifier tous les salariés en même temps En choisissant les données à modifier dans le menu de droite. Ligne verte Emploi actif Ligne Rose Historique 6.2 Pour des revenus non-présents dans les bulletins Possibilité d ajouter des revenus complémentaires qui n apparaissent pas dans les bulletins (qui ne sont donc pas repris dans la déclaration) et de les saisir dans la DADS-U (frais professionnels, perco ) D une manière générale il est préférable d alimenter l ensemble des revenus sur les bulletins (Perco, Frais pro, ) - 11 -
7 Envoi de la déclaration En cliquant sur «Faire la déclaration» dans le menu de droite, le menu d envoi de la déclaration apparaît. Possibilité de stocker le fichier en local (dans le cas où l envoi est manuel). Possibilité de faire des essais : F12 permet de faire apparaitre la case «essai» 8 Paramétrage du compte jedeclare.com Le compte jedéclare.com est paramétrable dans l onglet «Gestion interne», menu «Agence» : Le paragraphe «Envois Edi» permet de paramétrer les éléments jedéclare.com et AspOne.fr : - 12 -
9 Suivi des déclarations Dans le suivi des dossiers > Télé déclarations Dans le menu Télédéclaration il est possible de visualiser le détail des envois Edi réalisés avec le suivi des accusés de réception (double-clic sur la déclaration) - 13 -