CELUGA WEBDESK GUIDE UTILISATEUR Version 2.0 Rédaction Direction Technique Celuga
Sommaire Introduction...3 Présentation...3 La connexion au WebMail... 3 Les fonctions principales du WebMail...5 Présentation générale... 5 Le traitement des mails...6 Les dossiers...6 Manipulation des mails...7 Les listes noires et blanches...8 La recherche dans les dossiers... 8 Raccourcis clavier...8 Les contacts...9 Le calendrier... 10 Les journaux, tâches, notes, fichiers...11 La configuration du WebMail par l'utilisateur...14 Options...14 Mail... 15 Onglet Général...15 Onglet Défaut...15 Onglet Affichage des dossiers...15 Onglet Répondeur...16 Onglet Transferts... 16 Onglet Confirmation de lecture...17 Onglet Signature... 17 Général...17 Onglet Présentation...17 Calendrier...18 Onglet Principal...18 Onglet Paramètres par défaut... 18 Onglet Rappels par défaut...18 Onglet Jours fériés...18 Partage...19 Onglet Dossiers publics...19 Onglets Comptes partagés et Mes amis... 19 Onglet Paramètre...21 Sécurité.... 21 Onglet Certificat...21 Onglet Anti-Spam... 21 Règles...22 Comptes... 24 Onglet Principal...24 Onglet Autres...25 Aide... 26 2
Introduction L'objectif de ce document est d'aider à la prise en main du WebMail. Ce document est destiné aux utilisateurs du WebMail pour leur en faciliter l'utilisation et la compréhension. Présentation du WebMail Le WebMail est une application web basée sur les technologies AJAX, XML, JavaScript, authentification RSA... Le WebMail a été étudié pour que son interface se rapproche le plus possible des clients Mails classiques tels que Outlook, Thunderbird... Il ne nécessite néanmoins qu'un client léger pour fonctionner (Internet Explorer, FireFox...) et toutes les données sont mémorisées sur le serveur (sauf des données temporaires de traitement et de cache). La connexion au WebMail L'URL de connexion au serveur WebDesk est, en standard, la suivante : http://webdesk.celuga.net Après connexion, une fenêtre de ce type apparaît : 3
Dans l'onglet Connexion de cette fenêtre, il faut rentrer : Le nom de l'utilisateur ou son adresse mail complète. Cette option est au choix de l'administrateur, l'utilisateur doit s'y conformer Le mot de passe (il peut être modifié dans Outils -> Comptes) Le choix de mémorisation : il est possible de choisir entre : Il est déconseillé de choisir Utilisateur et mot de passe ou connexion automatique sauf sur des machines fixes et personnelles. NB : ce champ peut être masqué par l'administrateur. Si après avoir cliqué sur le bouton de Connexion, le bouton devient grisé et revient sans message, soit le nom d'utilisateur / mot de passe n'est pas correct ou le compte est désactivé soit l'accès au WebMail n'est pas actif pour ce compte. Demander à l'administrateur de vérifier. L'onglet Mot de passe oublié permet de recevoir son mot de passe sur un autre compte. NB : cet onglet peut être masqué par l'administrateur. Il est possible d'ouvrir plusieurs fenêtres WebMail pour le même compte. L'écran principal s'ouvre sur le dernier dossier utilisé. 4
Les fonctions principales du WebMail Présentation générale La fenêtre du WebMail comprend 3 zones entourées de rouge dans la copie d'écran ci-dessous : Une bande en partie haute qui constitue le menu principal - ce menu est adapté au dossier sélectionné. Il comprend toujours à gauche les commandes Recevoir, Nouveau et Outils et à l'extrême droite une croix sur fond rouge qui permet de déconnecter la session en cours. Une colonne à gauche qui est la liste des dossiers disponibles pour ce compte. Elle contient au minimum une Boîte de réception et la boîte des filtres (listes noires et blanches). Les dossiers sont toujours placés dans l'ordre alphabétique. Une fenêtre principale qui contient le contenu du dossier sélectionné. Cette fenêtre est décomposée en 2 parties pour les mails : la liste des mails en partie supérieure et le contenu en partie inférieure. 5
NB : les dossiers Contacts, Calendrier, Notes, Journal, Fichiers, Tâches sont disponibles sous certaines conditions. Si un ou plusieurs dossiers manquent, il faut demander à l'administrateur du serveur de modifier la configuration. L'administrateur devra vérifier ces trois points : Le module GroupWare est activé pour l'ensemble du système (console d'administration, menu GroupWare) et le service Groupware est en marche (menu Système -> Services) L'option GroupWare est validée pour cet utilisateur (console d'administration, compte utilisateur -> onglet Options) La sous-fonction du GroupWare est activée dans le WebMail. A vérifier par un administrateur dans le menu Outils -> Options du WebMail -> Général -> Restrictions du WebMail. Si certains dossiers apparaissent dans la liste des dossiers mais ne peuvent pas s'ouvrir, ce sont peutêtre des dossiers communs dont vous n'avez pas accepté le partage. Voir dans Outils -> Options ->Partage pour savoir comment les lire. Le traitement des mails Les dossiers A l'ouverture d'un nouveau compte et en absence des fonctions GroupWare, seuls les dossiers Boîte de réception et Filtres apparaissent dans la liste des dossiers. Les autres dossiers nécessaires à la gestion des mails sont : Brouillons, Corbeille, Envoyés, Spam et Quarantaine. Ces dossiers sont gérés automatiquement par le système et seront créés au fur et à mesure du besoin. Finalement la liste des dossiers devrait ressembler à : D'autres dossiers peuvent être créés en fonction du besoin mais ils ne seront pas gérés automatiquement par le système, l'utilisateur devra les remplir lui-même par déplacement des mails ou par la création de règles (Outils -> Règles). 6
Manipulation des mails La fenêtre disponible sur la boîte de réception est la suivante : Les messages se déplacent par la souris ou par la commande Déplacer vers un dossier disponible sur le menu contextuel (clic droit). Le bouton gauche de la souris permet le déplacement d'un dossier, une petite fenêtre contextuelle apparaît, le "-" signifie que le fichier d'origine sera supprimé : sélection est précédée de l'appui sur la touche "ctrl", le déplacement devient une copie, le fichier d'origine n'est plus supprimé et un signe "+" apparaît :. Dans les deux cas, le symbole rouge disparaît lorsque le déplacement est autorisé. Un mail est créé en allant dans le menu Nouveau -> Email. Dans la fenêtre de création de mail qui apparaît, le champ en haut à droite permet de sélectionner le mode Texte ou HTML. La sélection d'une colonne provoque le tri alphabétique des mails selon cette colonne. Un double clic sur l'objet du mail ("test répondeur" dans l'exemple ci-dessus) fait apparaître l'entête détaillée du mail : Pièces jointes : notez que le symbole en forme de trombone qui indique la présence d'une pièce jointe dans le message, n'apparaît, le cas échéant, que lorsque le message a été sélectionné : 7
Les listes noires et blanches Les listes noires et blanches situées sous le dossier Filtres permettent de participer à la lutte anti Spams en classant manuellement un message dans : La liste noire : ceci augmente la probabilité que les messages émis par le même émetteur soient considérés comme des Spams La liste blanche : Les autres messages émis par le même émetteur ne seront pas considérés comme des Spams. Les mouvements peuvent se faire par choix de d'un des menus "mettre l'expéditeur en liste noire" ou "mettre l'expéditeur en liste blanche" accessibles par un clic droit ou s'effectuer avec la souris par un glissement vers l'un des deux dossiers. Lorsqu'un message est mis en liste noire, il est supprimé de son dossier d'origine. Lorsqu'un message est mis en liste blanche, si e dossier d origine est le dossier Spam, il est supprimé de celui-ci ; si le dossier d origine est un autre dossier, il est conservé dans son dossier d'origine. La recherche dans les dossiers Lorsqu'un dossier contenant des messages est sélectionné, un clic sur le bouton Recherche du menu fait apparaître (ou disparaître) la fenêtre suivante : Le premier champ permet d'insérer la chaîne de caractères à rechercher Les 3 cases suivantes permettent de sélectionner la zone de recherche Les 2 champs suivants permettent d'indiquer une fourchette de date Les 2 champs suivants permettent d'indiquer une fourchette de taille de message Raccourcis clavier Un certain nombre de raccourcis permettent d'activer en direct certaines fonctions : «haut» «bas» Déplacement dans la liste Maj «haut» Maj «bas» Sélectionne une suite dans la liste Maj et clic gauche Sélectionne une suite dans la liste ctrl et clic gauche Sélectionne ou désélectionne un élément dans la liste ctrl A Sélectionne toute la liste Maj début, Maj fin Sélectionne une suite dans la liste fin Va à la fin de la liste début Va au début de la liste 8
+ Positionne une marque de sélection 0 Positionne un drapeau - Supprime le marquage 1..6 Définit la couleur du drapeau r Répond au message R Répond à tous les destinataires f Transfère le message F Transfère à tous les destinataires e Marque comme lu u Marque comme non lu c Copie vers un dossier m Déplace vers un dossier n Fenêtre de création d'un nouveau message suppr Déplace le message dans la corbeille (ou le supprime de la corbeille) Note : les raccourcis clavier ne fonctionnent que si la fenêtre de la liste des messages est sélectionnée. Il peut être nécessaire pour cela de sélectionner un message dans cette liste avant l'utilisation du raccourci. Les contacts Lorsque le dossier Contacts est sélectionné, l'écran suivant apparaît : Il contient les éléments nécessaires pour créer des contacts (menu Nouveau -> Contact), pour les supprimer (menu Supprimer), pour les modifier (en cliquant dessus), pour effectuer des recherches (bande inférieure de l'écran). Il permet aussi d'appeler directement le correspondant au téléphone (menu Appeler) si le serveur SIP est disponible et configuré. Le partage du carnet d'adresse global ainsi que le partage de carnets d'adresses entre amis est traité dans Outils -> Options -> Partage. Il est aussi possible de créer des listes de diffusion qui apparaissent comme des éléments du carnet d'adresses. 9
Le calendrier Le calendrier se présente de la façon suivante lorsque l'option Semaine est sélectionnée : Un événement peut se manipuler directement à partir de cet écran : Double cliquer dans une case horaire permet de créer un nouvel événement pour cette tranche horaire. Le double clic sur l'entête de la journée ouvre un nouvel événement pour la journée entière. Sur un événement créé, il est possible de déplacer ses heures de début et de fin avec la souris (côtés haut et bas du rectangle). Il est possible de déplacer l'événement en cliquant sur la barre bleue côté gauche. Double cliquer sur un événement ouvre la fenêtre de modification. Le clic droit ouvre un menu contextuel Pour changer de mois/semaine/jour sélectionner les doubles flèches de la barre supérieure ou maintenir la sélection et utiliser la touche entrée. Il est possible de voir le calendrier d'autres utilisateurs (voir Outils -> Options -> Partage) mais il n'est pas possible, pour l'instant, de les voir sur la même fenêtre. Le calendrier peut être synchronisé avec des dispositifs ou applicatifs externes grâce au connecteur Outlook (connexion à MS Outlook), à la fonction CalDAV (qui fait partie du GroupWare et qui permet de synchroniser des clients comme Thunderbird) et à SyncML (qui est un module de WebDesk et qui permet de synchroniser les PDA et SmartPhones). 10
Les différents onglets relatifs à la création d'un événement apparaissent dans l'écran ci-dessous : L'onglet Général permet de donner un titre à l'événement, le lieu de rendez-vous, ses dates de début et de fin, la catégorie de l'événement et des notes d'information. L'onglet Périodicité permet de programmer un événement répétitif : 11
L'onglet Participants permet d'indiquer les participants à une réunion : Il n'y a pas de mail envoyé aux participants dans la version actuelle. L'onglet Rappels permet d'envoyer un message pour rappeler l'événement, deux rappels sont possibles: 12
L'onglet Pièces jointes permet d'ajouter un élément du WebMail à l'événement ou de Joindre un document contenu sur la machine où le navigateur est lancé. Les journaux, tâches, notes, fichiers Les journaux, tâches, notes, fichiers sont faciles à gérer. On peut les créer, les modifier, les supprimer et effectuer des recherches. Il est possible de créer un de ces éléments (ainsi qu'un événement) sans quitter le contexte en cours (traitement des mails par exemple) en utilisant le menu Nouveau. Lorsque l'on veut créer un de ces éléments avec un mail en pièce jointe, il suffit de faire glisser le mail vers le dossier désiré (Journal, Notes, Tâches) et un nouvel élément est automatiquement créé avec le mail en pièce jointe. 13
La configuration du WebMail par l'utilisateur L'utilisateur a la possibilité de modifier la configuration de son WebMail par le menu Outils qui comprend les sous-menus : Options, Règles, Comptes et Aide. Le menu Options du WebMail n'apparaît que si le compte est administrateur, il n'est pas traité ici. Options La fenêtre Options contient 5 onglets principaux et des sous onglets. Nous ne détaillons que les items qui présentent une difficulté particulière. 14
Mail Onglet Général Les items de cet onglet sont des options habituelles des clients de messageries. NB : ces options peuvent être bloquées par l'administrateur. Onglet Défaut Cet onglet contient les options par défaut pour le traitement des messages : L'encryptage et la signature nécessitent des certificats à jours. NB : ces options peuvent être bloquées par l'administrateur. 15
Onglet Affichage des dossiers Cet onglet permet de faire le lien entre un nom de dossier et sa fonction, ils sont pré configurés, leur modification est déconseillée. Onglet Répondeur Cet onglet permet de configurer une réponse automatique aux mails : Une liste complète des variables est disponible dans le répertoire de WebDesk (examples/variables.dat.html), demandez-la à votre administrateur. Onglet Transferts Cet onglet permet de transférer automatiquement ses mails vers une autre adresse : NB : cet onglet peut être masqué par l'administrateur. 16
Onglet Confirmation de lecture Cet onglet permet de personnaliser le message de confirmation : Onglet Signature Cet onglet permet d'insérer automatiquement un texte sur les nouveaux mails, les réponses et les transferts : Général Onglet Présentation Cet onglet permet de personnaliser l'affichage général du WebMail : NB : ces options peuvent être bloquées par l'administrateur. 17
Calendrier Ces options permettent de personnaliser l'affichage du calendrier. Onglet Principal Le changement du début et de fin des journées ne change que la couleur des heures et non le cadrage. Onglet Paramètres par défaut Ces valeurs sont modifiables au moment de la création des éléments correspondants. Onglet Rappels par défaut Cet onglet permet de définir le rappel avant l'arrivée des événements : Onglet Jours fériés Cet onglet permet de choisir un ou plusieurs pays pour la définition des jours fériés. Les jours fériés apparaissent alors dans le calendrier. Dans ce menu déroulant, vous trouverez France: Ephéméride. La sélection de ce service a pour conséquence la génération des hyper-liens sur chaque page du calendrier. Ces hyper-liens ouvrent un éphéméride dans une nouvelle fenêtre. 18
Partage Onglet Dossiers publics Cet onglet permet de décider si un élément qui a été défini comme public par l'administrateur doit pouvoir être développé dans la liste des dossiers. Un tel dossier apparaît dans l'onglet de la façon suivante (exemple du dossier Calepin) : En cochant la case devant le dossier Calepin on accepte le partage du dossier qui peut alors être développé dans la liste des dossiers : Suivant les droits attachés au partage par l'administrateur, il est possible de seulement lire les informations ou il est possible de les modifier, de les supprimer. Onglets Comptes partagés et Mes amis Ces onglets permettent le partage des comptes. Pour effectuer ce partage, il faut : Positionner les paramètres du partage : option Amis (voir onglet Paramètres) Indiquer ses amis (ceux à qui l'on autorise la lecture de nos données) Indiquer les comptes partagés (comptes que l'on souhaite consulter ou modifier) - ils doivent avoir été déclarés Amis ou Publics par leur propriétaire. 19
Par exemple si le compte utilisateur1 souhaite partager ses données avec le compte utilisateur2 : Il doit déclarer accepter le partage avec ses Amis (onglet Paramètres). hot-line@celuga.fr doit déclarer utilisateur2 dans Mes amis (adresse mail complète) : et utilisateur2 doit déclarer utilisateur1 dans ses comptes partagés : Un nouveau dossier hot-line@celuga.fr apparaît alors dans les dossiers de utilisateur2 : 20
Onglet Paramètre Cet onglet définit le mode de partage du compte ouvert : Notez que le partage par défaut de chaque sous-fonction du GroupWare est modifiable (voir Onglet Calendrier -> Paramètres par défaut). Si le paramètre d'un compte est Public, tout le monde peut accéder à ce compte (en lecture et en écriture) Si le paramètre est Amis, seuls les comptes déclarés comme Amis (voir ci-dessus) pourront avoir accès au compte. Si le paramètre est Privé, aucun utilisateur ne peut avoir accès à ce compte. Sécurité Onglet Certificat Cet onglet permet d'installer les clés privées permettant le cryptage et la signature des mails. Les clés publiques nécessaire à la validation d'une signature et au cryptage d'un message doivent figurer dans l'onglet Divers du carnet d'adresse de la fiche du correspondant. Onglet Anti-Spam Cet onglet permet de valider et de gérer les Spams de sa boîte aux lettres. NB : cet onglet peut être masqué par l'administrateur. 21
Règles Les règles permettent d'exécuter un certain nombre d'opérations sur les mails envoyés ou reçus. L'écran ci-dessous contient une règle : 22
Les règles sont composées de conditions : et d'actions : La règle présentée permet de rediriger automatiquement les mails en provenance de utilisateur2 vers le dossier "special". Beaucoup d'autres actions sont possibles. 23
Comptes Onglet Principal Cet écran permet de modifier son mot de passe. NB : les 3 champs de modification du mot de passe peuvent être masqués par l'administrateur si la modification du mot de passe par le WebMail est interdite. Il permet aussi d'indiquer une adresse mail de secours qui sera utilisée pour envoyer le mot de passe en cas de perte de celui-ci. Le Quota disque est une information qui apparaît si le volume des boîtes aux lettres alloué pour le compte est limité. La date de la connexion précédente et l'adresse IP permettent d'identifier la connexion précédente et donc de détecter d'éventuelles connexions frauduleuses. 24
Onglet Autres Cet onglet permet de définir des comptes externes qui deviennent alors visibles dans le WebMail. NB : cet onglet peut être masqué par l'administrateur. Exemple de création de compte externe : 25
Le compte externe apparaît alors dans la liste des dossiers : Seules les boîtes de la messagerie sont accessibles. Aide L'aide contient ce document lorsque le langage est positionné à "français". 26
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