Demande d établissement d un devis et spécifications techniques pour la réalisation des documents et travaux liés à l organisation des élections des unions régionales de professionnels de santé regroupant les médecins en Languedoc-Roussillon 1. Les cocontractants : Demandeur : Agence Régionale de Santé du Languedoc-Roussillon 26-28 parc club du Millénaire 1025 rue Henri Becquerel CS30001 34067 Montpellier Cedex 2 L entreprise prestataire : Les sociétés contactées pour établir le projet de processus intégré ci-après décrit dans le présent document sont désignées sous le terme «Le prestataire». 2. Objet : élections à l union régionale des professionnels de santé en Languedoc-Roussillon collèges des médecins Dans chaque région les unions régionales des professionnels de santé instituées par l article L.4031-1 du code de la santé publique rassemblent par profession, les professionnels de santé exerçant à titre libéral sous le régime des conventions nationales de sécurité sociale. Page 1 sur 14
L'élection aura lieu par correspondance pour un scrutin à la date limite du mercredi 29 septembre 2010 pour les trois collèges concernés, et un dépouillement le lundi 4 octobre : médecins généralistes médecins dits de «plateau technique» 1 autres médecins spécialistes, Selon les listes des électeurs on compte 5 869 médecins libéraux répartis en trois collèges : - 3 156 généralistes - 745 chirurgiens, gynécologues-obstétriciens et anesthésistes - 1 968 autres spécialistes 3. La commande Le projet doit en tous points respecter les spécifications du décret n 2010-585 du 2 juin 2010 relatif à l élection aux unions régionales des professionnels de santé et de la circulaire du 3 juin 2010 relative aux élections aux URPS. La commande porte pour les trois collèges de médecins, sur trois catégories de documents spécifiques adressés aux trois groupes d électeurs correspondants, Elle comprend : 3.1 La réalisation en option de documents (détail en 5.4 a) : Les affiches ; les circulaires (ou professions de foi) ; les bulletins de vote (ou listes de candidats) ; soit par le prestataire soit à l initiative de chacune des listes de candidats. 3.2 La réalisation des documents et travaux suivants : la fourniture d une enveloppe opaque de scrutin. Ces enveloppes devront être de couleurs différenciées pour chacun des collèges ; l impression de la notice explicative, comprenant l adresse de chaque électeur ; la réalisation et l impression de l enveloppe porteuse «aller» à fenêtre ; la réalisation, l impression de l enveloppe «retour» et le contrat avec la Poste pour un produit de la gamme «POSTEREPONSE», avec l obtention d un numéro d autorisation, dit «enveloppe T» ; 1 Regroupe les spécialités suivantes : chirurgicale, anesthésie-réanimation, gynécologie-obstétrique Page 2 sur 14
la mise sous pli sécurisée et le conditionnement des documents correspondants à chaque collège de médecins, la réalisation de l affranchissement des envois à tous les électeurs et le dépôt à la Poste ou l acheminement direct ; la réception des enveloppes «POSTEREPONSE» retour, contenant les votes par correspondance, en box sécurisé du centre de distribution de la Poste ainsi que la comptabilisation de l intégralité des enveloppes sur les bordereaux POSTEREPONSE ; la remise des enveloppes «retour» triées le jour du dépouillement avant 9 h00 aux personnes désignées par la commission de recensement et de dépouillement des votes (CRV) ; les outils de reporting (bordereaux de livraison, liste triée par collège et si possible ordre ou groupe - alphabétique ou numérique des électeurs). Un devis détaillé devra être établi par le prestataire préalablement à la commande. Ce devis devra prendre en compte l option suivante : la possibilité de fourniture des documents de propagande constitués des affiches, des bulletins de vote (ou liste des candidats) et des professions de foi (ou circulaire). Le projet doit donc être présenté en deux lots séparés distincts de manière à permettre une commande par lots : - lot «réalisation des 3 enveloppes et de la lettre de consigne» ; - lot «mises sous pli, affranchissement et remise en poste, retour des plis en box sécurisé». Et une option : «impression des documents de propagande» constitués des affiches, des bulletins de vote (ou liste des candidats) et des professions de foi (ou circulaire) Toutes les étapes doivent être suivies, contrôlées et tracées instantanément avec rendu compte périodique (périodes à préciser) ou sur demande de la COE. Le prestataire devra garantir la réalisation de ces étapes par collège, afin que les documents remis à chaque électeur correspondent bien à leur collège. En outre, si «le prestataire» sous-traite les services de LA POSTE, il doit assurer dans son contrat avec LA POSTE que les envois et retours seront garantis ou récupérés via le cedex. 4. Délais de réalisation Le devis et sa décomposition devra être présenté avant le 30 juillet 2010. Page 3 sur 14
Le bon de commande sera effectué avant le 10 août à l exception de l option «impression des documents de propagande» Le bon de commande de cette option sera concomitant avec la remise des maquettes correspondantes au prestataire, le 20 août. Le bon à tirer pour cette option pourra être signé dès production par le prestataire et au plus tard le 1 septembre pour permettre les envois au plus tard dans les délais ci après indiqués. La maquette de la lettre de consigne sera remise à la commande. Les maquettes des deux enveloppes personnalisées, et de la lettre de consigne pourront être réalisées dès la commande, le bon à tirer au plus tard début septembre. Le matériel de vote sera envoyé le plus tôt possible aux électeurs. Le prestataire devra prendre toutes les dispositions afin que le matériel de vote soit réceptionné par les électeurs avant le 22 septembre pour le scrutin du 29 septembre. Les enveloppes «retours» contenant les votes seront maintenues en box sécurisé jusqu au 4 octobre et remises le jour même avant 9 h 00 aux personnes désignées pour cette opération. Ces dates tiennent compte des délais règlementaires qui s imposent (précisés en annexe). Le «prestataire» doit impérativement respecter ces délais. 5. Documents 5.1. Fichier adresses Les listes par collège seront validées et fournies, en format Excel, comprenant : - un numéro «ordre», correspondant au numéro d identité professionnelle, - le numéro de la CPAM de rattachement, - Civilité, - Nom de l électeur, - Prénom, - N de voie, - Complément Voie, - Type de voie, - Libellé de la voie, - Complément d adresse, - Code postal, - Libellé commune, 5.2. Les Affiches Deux types d affiches sont prévus: - Affiches de propagande Page 4 sur 14
- Affiches destinées à annoncer les réunions électorales qui ne doivent mentionner que la date, le lieu de la réunion, le nom des orateurs et le titre de la liste. Elles doivent avoir une largeur maximale de 594 mm et une hauteur maximale de 841 mm. Leur nombre est égal à celui des emplacements d affichage déterminés par la commission d organisation électorale qui par ailleurs, attribue à chaque liste une surface d affichage personnelle que nulle autre liste ne peut utiliser. Ces panneaux seront installés au siège de l URML, de l ARS et dans chacune des quatre autres délégations territoriales de l ARS soit six affiches de propagande et six affiches d annonce de réunion par liste. 5.3. L enveloppe «aller» (flux sortant) Chaque électeur reçoit, sous un envoi unique, une enveloppe fermée à fenêtre de format C4. L affranchissement correspondant au produit «LETTRE», sera soit l affranchissement pour compte de tiers (ACT), soit l affranchissement par machine à affranchir (MA). Le prestataire devra indiquer dans son devis les avantages et inconvénients du choix de l un ou l autre. L enveloppe porte les mentions indicatives de l URPS et du collège électoral. Les impressions sont de couleur unique noire : - «Elections URPS Médecins 2010» - «Commission d organisation électorale» - «URGENT ELECTIONS» - 26-28 parc club du Millénaire 1025 rue Henri Becquerel CS30001-34067 Montpellier Cedex 2 5.4. Contenu de l enveloppe «aller» Cette enveloppe dont le contenu est différent et spécifique à chaque collège doit contenir le matériel de vote composé de : a) Le matériel de propagande électorale Ce matériel est spécifique à chaque organisation syndicale, à raison d un nombre d organisations évalué à cinq syndicats par collège. Il est composé d une circulaire et de bulletins de vote, et sera ou non réalisé par le prestataire ou sinon remis par les organisations syndicales (option indiquée précédemment en.3). Page 5 sur 14
Les professions de foi Appelées également «circulaires», leurs maquettes sont réalisées par les organisations syndicales ; la commande est passée après validation par la COE, et les organisations signent le bon à tirer. Chacune se compose d un seul feuillet rédigé éventuellement recto-verso A4 (impression couleur, possibilité de fond couleur). Tous les travaux de photogravure (clichés, simili ou trait) sont exclus. Le devis devra faire apparaître la différence entre fond couleur et fond blanc, la COE décidera de ce qu elle accepte. Le nombre d exemplaires de chacune correspond à celui des électeurs inscrits respectivement pour chaque collège. Les bulletins de vote Les listes des candidats présentées par chaque syndicat sont les bulletins de vote. Leurs maquettes sont réalisées par les organisations syndicales ; la commande est passée après validation par la COE, et les organisations signent le bon à tirer. Réalisés sur papier blanc d un grammage compris entre 60 et 80g/m 2. Ils ne doivent mentionner que le collège de médecins au titre duquel la liste est présentée, la nature et la date des élections, le titre de la liste et de l'organisation qui la patronne, le cas échéant un sigle et les noms des candidats. Ils doivent répondre aux formats suivants : - 148*210 mm pour les listes du 2 ème collège - 210*297 mm pour les listes des 1 er et 3 ème collège. Leur nombre est égal à celui des électeurs inscrits majoré de 10 %. b) L enveloppe opaque destinée à contenir le bulletin de vote Les enveloppe de scrutin (ou de vote) seront de 3 couleurs différentes, soit 1 couleur par collège, format 14X9cm, sans aucune mention, ni marque, dans laquelle le bulletin de vote sera glissé par l électeur. c) L enveloppe «retour» T (flux sortant) Les impressions seront de couleur noire. Le prestataire passe lui-même les conventions d autorisation avec La Poste pour un produit de la gamme «POSTREPONSE», Page 6 sur 14
Au recto doit figurer l'adresse de la commission de recensement des votes (CRV) : adresse du destinataire (la CRV) : Mme. LA DIRECTRICE GENERALE DE L AGENCE REGIONALE DE SANTE COMMISSION DE RECENSEMENT DES VOTES CODE CEDEX ADRESSE (sera précisée à la commande) Comprendre la mention suivante, à différencier suivant le collège : «Elections URPS- médecins- collège XX, Ainsi que la mention identique pour les médecins : «URGENT Pli exclusivement réservé au vote par correspondance du 29 septembre 2010» Au verso, doit figurer un encadré dans lequel sont imprimés le nom, le prénom et le numéro d identification, informations qui permettront l identification de l électeur par la commission de recensement des votes au moment de l émargement. Ces informations peuvent être imprimées directement sur l enveloppe ou sur une étiquette autocollante. Cet encadré doit par ailleurs, comporter un emplacement destiné à la signature de l électeur, sans laquelle son vote sera considéré nul. identification de l électeur : Nom : Prénom : N d identité professionnelle: cadre pour la signature : Page 7 sur 14
signature de l électeur : N OUBLIEZ PAS DE SIGNER A DEFAUT VOTRE VOTE SERA CONSIDERE COMME NUL d) La notice explicative des modalités de vote par correspondance La lettre de consigne, sous forme de lettre de format A4, destinée aux électeurs sera signée du président de la COE. Elle comportera un champ nom, prénom adresse et numéro d identité professionnelle pour être utilisée dans le cadre d une enveloppe à fenêtre C4 pour l envoi du matériel de vote. Cette lettre décrit les différentes opérations que l électeur doit accomplir. La maquette sera fournie par la COE. 6. La fourniture des documents : 6.1. Fourniture par le demandeur : Il sera fourni un CD ROM ou une clé USB, afin d éviter toute transmission des fichiers via internet, et pour chaque collège ou chaque profession : Le fichier contenant les adresses des électeurs telles qu indiquées au 4.1., les précisions indiquées pour les enveloppes personnalisées, la maquette en format PDF de la lettre de consigne plein format 6.2. Fourniture par les organisations syndicales : Les organisations syndicales fourniront les documents imprimés au plus tard le 8 septembre 2010 ou si l option est retenue, la maquette du matériel de propagande composé des bulletins de vote (ou liste de candidats) et des circulaires (ou professions de foi) soit par CD ROM ou clé USB avant le 20 août 2010. 6.3. Fourniture et réalisation par «le prestataire» Pour chacun des 3 collèges de médecins, le matériel diffère sur les points suivants : - couleur des enveloppes de scrutin - professions de foi (circulaires) des syndicats spécifiques à chaque collège - bulletins de vote (listes des candidats) spécifiques à chaque collège - enveloppes personnalisées Page 8 sur 14
Le «prestataire» devra réaliser les opérations suivantes, détaillées précédemment : Si l option est retenue - Reproduction/impression des affiches, des professions de foi et des circulaires pour tout ou partie, en nombre égal au nombre d électeurs par collège, plus un stock de réserve de 10% de bulletins de vote supplémentaire, suivant la procédure retenue et bon à tirer (BAT) signés par les organisations syndicales ; Dans tous les cas - Reproduction/impression de la lettre de consigne avec rapprochement du fichier électronique des électeurs pour inclure leurs coordonnées et permettre l envoi dans l enveloppe à fenêtre ; le bon à tirer sera signé de la COE ; - Réalisation de l enveloppe «aller» pré imprimée ; - Réalisation de l enveloppe «T» retour pré imprimée comprenant l obtention des autorisations de la Poste ; - Fourniture de l enveloppe de scrutin (ou enveloppe de vote). «Le prestataire» présente une maquette de chacun de ces éléments qui feront l objet d un bon à tirer. 6.4. Mise sous pli, affranchissement, et remise en poste Le prestataire réalisera également les opérations suivantes : - la mise sous pli sécurisée et le conditionnement des documents correspondants à chaque collège de médecins ; la validation et contrôle de l intégrité du pli via les codes d intégrité de mise sous pli ; - la réalisation de l affranchissement MA (machine à affranchir) ou ACT (affranchissement sur compte de tiers) sur le flux «aller» suivant accords postaux à confirmer selon devis ; - le dépôt à la Poste ou l acheminement direct ; - la réception des enveloppes «POSTREPONSE» retour, contenant les votes par correspondance, en box sécurisé du centre de distribution de la Poste ainsi que la comptabilisation de l intégralité des enveloppes sur les bordereaux POSTREPONSE, la traçabilité des expéditions, les feuilles de dépôt poste faisant foi pour les plis affranchis ; - la remise des enveloppes «retour» triées le jour du dépouillement avant 9 h 00 aux personnes désignées par la commission d organisation électorale (COE) ou à la commission de recensement et de dépouillement des votes (CRV) ; Page 9 sur 14
- les outils de reporting (bordereaux de livraison, liste triée par collège (ou profession) et si possible ordre ou groupe - alphabétique des électeurs. Le prestataire fournira les éléments garantissant le bon déroulement de l opération, suivant le dispositif qu il mettra en place comme le jalonnement, la visualisation interactive de production (édition, mise pli, affranchissement, dépôt poste) des prestations via un site interactif mis à la disposition de la COE et de la CRV ou des rendus compte périodiques des opérations à déterminer. - Compte tenu des délais demandés, la gestion des réexpéditions, pour tous les plis égarés ou détruits par mégarde par l électeur est optionnelle en fonction de sa faisabilité. 7. Retour des plis en box sécurisé - Les lettres T, ou les lettres affranchies par l électeur, restent détenues par le centre du tri postal durant toute la durée du scrutin par «le prestataire» dans un box spécifique, clos et sécurisé. - Un inventaire de l intégralité des enveloppes retour contenant les votes par correspondance classés par collège est réalisé sur bordereaux «réponses». - Dans la mesure du possible les lettres sont triées par collège afin de procéder facilement à l adéquation entre les enveloppes et les listes d émargement. - Les paquets sont livrés en retour le jour du dépouillement (soit le 4 octobre avant 9 h 00), sous le contrôle du Président de la Commission de recensement des votes (CRV), au siège de la CRV. - une liste d émargement, reprenant le n d identification, les noms et adresse, par collège est remise en même temps, classée alphabétiquement. 8. Utilisation des fichiers L utilisation du fichier électronique des professionnels de santé sous format Excel qui sera utilisé par «le prestataire» pour l envoi des documents a fait l objet d une déclaration en ligne dite «déclaration normale» à la CNIL. «Le prestataire» s engage à n utiliser ce fichier sous forme électronique ou écrite que temporairement et uniquement dans le cadre des élections URPS et en aucun cas à le communiquer à quiconque. «Le prestataire» s engage à remettre à la CRV les supports CD ROM ou clé USB et à détruire toute trace des fichiers qu il détient à la date de fin des opérations électorales. Cette date lui sera communiquée par la CRV. Page 10 sur 14
«Le prestataire» indique les mesures prises pour assurer la sécurité du fichier, précise si son utilisation sera interne en local sécurisé, et qu il n utilise pas de connexion internet ou messagerie électronique. 9. Facturation - règlement La commande est établie au nom de l Agence Régionale de Santé du Languedoc- Roussillon. La facturation distinguera les différents lots et l éventuelle option prévus au 2. Les dépenses ainsi facturées sont réglées par la Caisse primaire d assurance maladie de l Hérault sauf ce qui concerne l option «impression des documents de propagande» concernant les documents de propagande affiches, bulletin de vote et professions de foi. Cette option «impression des documents de propagande» est facturée à chacune des listes de candidats. 10. Dispositions finales - engagements «Le prestataire» s engage à respecter les délais et dates qui seront fixés définitivement au moment de la commande éventuelle, et qui doivent impérativement respecter les délais réglementaires fixés dans l annexe. «Le prestataire» s engage à effectuer les opérations par collège de manière à garantir qu il n y aura pas de confusion ou de mélange entre les collèges, et que les électeurs recevront l intégrité des enveloppes de vote qui les concernent envoyées dans les délais fixés. La présente demande de devis et spécifications ne présume pas des choix définitifs qui donneront lieu, le cas échéant à un bon de commande. Sa validité est de 3 mois. 11. Critères de choix Les critères de choix retenus sont les suivants Engagement sur le respect des délais Capacités techniques, professionnelles et financières de réalisation des prestations demandées Prix Expérience dans le domaine Fait à Montpellier, le 5 juillet 2010 La Directrice Générale de l ARS du Languedoc-Roussillon Page 11 sur 14
Tableau récapitulatif des différentes étapes et calendrier (rétro-planning) Nature des travaux réalisés impression des affiches impression des circulaires (ou profession de foi rédigée par les organisations syndicales) : impression des bulletins de vote (ou listes de candidats) fourniture d une enveloppe de scrutin (couleurs différenciées pour chacun des collèges : 3 couleurs) Modalités de quantification Nb à évaluer et chiffrer Proposition : 6 sites d affichage Nb exemplaires = nb électeurs inscrits par collège X nb organisations syndicales par collège Nb = nb électeurs inscrits +10% = (nb électeurs par collège X nb de listes de candidats par collège correspondant) X 10% Nb exemplaires couleur 1 = nb électeurs inscrits pour collège 1 Nb exemplaires couleur 2 = nb électeurs inscrits pour collège 2 Nb exemplaires couleur 3 = nb électeurs inscrits pour collège 3 Quantité totale prévisionnelle Prix unitaire HT/TTC Prix total HT/TTC Date butoir de réalisation impression de la notice explicative, comprenant l adresse de chaque électeur réalisation et l impression de l enveloppe porteuse «aller» à fenêtre réalisation, l impression de l enveloppe «retour» et le contrat avec la Poste pour un Nb de notices = Nb électeurs inscrits Nb enveloppes aller = Nb électeurs inscrits Nb enveloppes retour = Nb électeurs inscrits Page 12 sur 14
produit de la gamme «POSTEREPONSE», avec l obtention d un numéro d autorisation, dit «enveloppe T» mise sous pli sécurisée et le conditionnement des documents correspondants à chaque collège de médecins réalisation de l affranchissement MA (machine à affranchir) ou ACT (affranchissement sur compte de tiers) sur le flux aller dépôt à la Poste ou l acheminement direct réception des enveloppes «POSTREPONSE» retour, contenant les votes par correspondance, en box sécurisé du centre de distribution de la Poste ainsi que la comptabilisation de l intégralité des enveloppes sur les bordereaux POSTREPONSE remise des enveloppes «retour» triées le jour du dépouillement aux personnes désignées par la commission d organisation électorale (COE) ou à la commission de recensement et de dépouillement des votes (CRV) Pour X plis = au nb électeurs inscrits Pour X plis = au nb électeurs inscrits outils de reporting (bordereaux de livraison, liste triée par collège et si possible ordre ou groupe - alphabétique ou numérique des électeurs Taux de participation indicatif lors des précédentes élections : environ 50% Délai limite de réception des plis de vote : date de scrutin (04/10/10) Page 13 sur 14
CALENDRIER - Elections des professionnels de santé regroupant les médecins Samedi, dimanche et jours fériés neutralisés quand ils correspondent à un début ou une fin de période Réglementation J -127 R.4031-25 2 ali. J -117 R.4031-25 1 ali. 10 jours après le début de la transmission des listes R.4031-27 2 ali. 6 jours pour contester R.4031-27 3 ali. 6 jours pour statuer R.4031-27 4 ali. 3 jours pour contester R.4031-27 6 ali. 5 jours pour statuer R. 4031-27 6 ali 3 jours pour transmettre R.4031-29 2 ali. J -89 à J -77 R.4031-29 4 ali. 3 jours pour contester R.4031-29 6 ali. 8 jours pour statuer R. 4031-29 6 ali 3 jours pour transmettre R.4031-30 1 ali J -58 R.4031-30 1 ali 3 jours pour contester J -54 R.4031-30 4 ali 7 jours pour statuer R. 4031-30 4 ali 3 jours pour transmettre 21 jours avant le vote 14 jours avant le vote 7 jours avant le vote 0 4 jours après le dernier jour de vote Médecins Mardi 25 mai Transmission des listes des électeurs à la COE Vendredi 4 juin Publication des listes des électeurs Jeudi 10 juin Fin des réclamations sur les listes d électeurs Mercredi 16 juin La COE finit de statuer sur les réclamations et notifie Lundi 21 juin Date limite de recours devant le TI sur les listes d électeurs Lundi 28 juin Date limite des décisions du TI sur les listes d électeurs Jeudi 1 er juillet Date limite de transmission des décisions du TI par le greffe Mardi 13 juillet Date limite de dépôts des listes des candidats par les syndicats Lundi 19 juillet Date limite de contestation de refus d enregistrement d une liste par la COE Mardi 27 juillet Date limite des décisions du TI sur le refus d enregistrement d une liste par la COE Vendredi 30 juillet Date limite de transmission des décisions du TI par le greffe Lundi 2 août Publication des listes des candidats Jeudi 5 août Date limite de contestation devant le TI de la régularité des listes Jeudi 12 aout Date limite des décisions du TI sur la régularité des listes publiées Lundi 16 août Date limite de transmission des décisions du TI par le greffe Mercredi 8 septembre Date limite de réception du matériel électoral par la COE Mercredi 15 septembre Ouverture de la campagne électorale Mercredi 22 septembre Date limite de réception du matériel électoral par les électeurs Mercredi 29 septembre Date limite du vote Lundi 4 octobre Proclamation des résultats Page 14 sur 14