La facture externe SERVICE DES FINANCES

La facture externe SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Janvier 2013

Table des matières AVERTISSEMENT... IV INTRODUCTION... 1 NOTIONS DE CLIENT, EMPLACEMENT ET CONTACT... 2 QU EST-CE QU UN CLIENT?... 2 QU EST-CE QU UN EMPLACEMENT?... 2 QU EST-CE QU UN CONTACT?... 2 COMMENT VÉRIFIER SI UN CLIENT EXISTE... 4 RECHERCHE NOM CLIENT... 5 RECHERCHE EMPLOYÉ/ÉTUDIANT... 9 COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE... 10 CRÉATION OU MODIFICATION D UN CLIENT OU D UN CONTACT... 12 DEMANDE DE CRÉATION D UN CLIENT EXTERNE... 12 En-tête... 13 Création d un emplacement... 13 Création d un contact... 16 Validation de la demande... 18 AJOUTER UN EMPLACEMENT... 20 AJOUTER UNE ADRESSE... 22 AJOUTER UN CONTACT... 23 RÉACTIVER UN CLIENT... 24 FACTURATION D UN CLIENT EXTERNE... 26 ACCÉDER À LA FACTURE EXTERNE... 26 DESCRIPTION DES OPTIONS DE LA FACTURATION... 28 L EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1)... 28 L ADRESSE DU CLIENT (DONNÉES ADRESSE)... 32 LE COMMENTAIRE D EN-TÊTE (EN-TÊTE COMMENTAIRES)... 34 LES LIGNES DE DESCRIPTION (LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1)... 35 LE COMMENTAIRE DE LIGNE (LIGNES COMMENTAIRES)... 38 LES TAXES (LIGNE DONNÉES TVA)... 39 VALIDATION D UNE FACTURE EXTERNE... 43 IMPRESSION D UNE FACTURE... 44 IMPRESSION D UNE «FACTURE TERMINÉE», STATUT INV... 45 Menu d impression... 45 Impression dans une autre langue... 48 Lien «Afficher version imprimable»... 49 IMPRESSION D UNE «FACTURE PRO FORMA»... 52 Menu d impression... 52 Bouton Pro Forma... 52 IMPRESSION DU REGISTRE DES FACTURES... 53 SAISIE D UNE FACTURE EXTERNE ÉTAPE PAR ÉTAPE... 58 EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1... 59 EN-TÈTE DONNÉES GÉNÉRALES 2... 60 La facture externe ii

DONNÉES ADRESSE... 61 EN-TÊTE - NOTES... 61 LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1... 62 COMPT. RÉPARTITION REVENUS... 63 LIGNES COMMENTAIRES... 63 LIGNES DONNÉES TVA... 64 EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1 (VALIDATION)... 64 CONSULTATION D UNE FACTURE EXTERNE... 66 RÉVISION DONNÉES FACTURATION DÉTAILS FACTURES... 66 RÉVISION DONNÉES FACTURATION SOMMAIRE FACTURES... 68 MODIFICATION/RÉCUPÉRATION D UNE FACTURE EXTERNE... 70 CORRECTION D UNE FACTURE... 73 CRÉDITER FACTURE COMPLÈTE (NOTE DE CRÉDIT)... 73 CRÉDITER ET REFACTURER... 75 HISTORIQUE DES CORRECTIONS... 78 COPIE D UNE FACTURE... 80 PARTICULARITÉS... 83 RÉCUPÉRATION DE SALAIRE... 83 RÉCUPÉRATION AUTRES FRAIS... 83 CALCUL ET RÉPARTITION DES REVENUS FRAIS DE GESTION... 83 RÉPARTITION DE REVENUS DANS UNE FACTURE... 84 ANNEXE... 86 L AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D UNE FACTURE EXTERNE... 86 L AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D UNE FACTURE EXTERNE... 87 QUE FAIRE AVEC LES MESSAGES D ERREUR... 88 La facture externe iii

AVERTISSEMENT Lorsque vous travaillez dans l application financière de PeopleSoft et plus particulièrement dans le module de facturation, nous vous recommandons d apporter une attention spéciale aux éléments décrits ci-dessous. Historique de navigation Vider régulièrement les «Fichiers Internet temporaires» et les «Cookies» sous le menu «Options option Internet» dans la barre de menu du navigateur. Bouton Précédent et Suivant Sauf pour de rares exceptions, les boutons «Précédent et suivant» dans la barre d outils du navigateur ne devraient jamais être utilisés. Utiliser plutôt les boutons,, ou les liens pour revenir à l écran précédent. Mise à jour des données Utiliser le bouton «Actualiser» avant de quitter une page dans laquelle vous avez saisi de nouvelles valeurs. Pour sortir d un écran Cliquer sur le lien Accueil dans le bandeau d en-tête pour vider la page, ou sur un lien dans le menu de gauche, ou sur un lien de la page «Accueil utilisateur» ou sur un lien du «Menu principal». Avertissement Document non enregistré Si vous tentez de sortir de l écran sans avoir enregistré la transaction, un avertissement s affiche. Cliquer, pour revenir à la page en cours et enregistrer avant de sortir de l écran. Cliquer, si vous ne voulez pas enregistrer la transaction. La facture externe iv

INTRODUCTION Les unités administratives qui fournissent des biens ou des services à des organismes extérieurs, à des étudiants ou à des employés doivent utiliser le module «Facturation» de PeopleSoft pour facturer leur clientèle. Ce système informatisé permet aux unités administratives de partager un fichier central de clients pour faire la saisie des factures, au Service des finances de créer automatiquement les comptes à recevoir et d en faire le suivi, de faire l encaissement des paiements ainsi que le recouvrement des comptes en souffrance. CE QU IL FAUT VÉRIFIER AVANT DE COMMENCER LA SAISIE Le client a-t-il été créé? Quel est son numéro? Les taxes sont-elles applicables? Quelle(s) combinaison(s) comptable(s) dois-je créditer (compte(s) de revenu)? L information relative à la facture est-elle complète? (La description, la quantité, le prix, le contact client, etc.). La facture externe 1

NOTIONS DE CLIENT, EMPLACEMENT ET CONTACT La personne qui fait la facturation doit s assurer de l existence de son client dans le fichier du même nom. Si son client ne s y trouve pas, elle devra en demander la création. Pour en faire la création, elle devra se référer à la section suivante «Création ou modification d un client ou d un contact» à la page 12. Avant d effectuer la recherche et pour que celle-ci soit fructueuse, il est important de savoir comment on crée un client et sur quelles notions repose sa création. QU EST-CE QU UN CLIENT? Le fichier client de l entité UL est composé de trois types de clients : les étudiants et employés de l Université Laval, les unités administratives de l Université et les clients dits EXTERNES qui sont les entreprises, institutions et organismes sans lien avec l Université. C est ce dernier type de client qui souvent présente un problème, en particulier lorsqu il ne vous a pas fait parvenir de bon de commande. En effet, si vous avez un bon de commande en main, il y est clairement indiqué «Qui facturer», c est le nom qu il faut rechercher dans le fichier UL; on vous indique aussi où expédier la facture. Supposons que vous avez fourni un service à Réhaume Courtois du bureau de la Direction de la recherche de la faune, 675 boul. René-Lévesque Est. Ce bureau fait partie de la Société de la faune et des parcs. Vous n avez pas reçu de bon de commande. Le client pour la facturation est-il Réhaume Courtois, la Direction de la faune ou la Société de la faune et des parcs? Le client, c est l entité légale qui peut regrouper plusieurs bureaux ou divisions; ici, il s agit de la Société de la faune et des parcs. QU EST-CE QU UN EMPLACEMENT? Chaque bureau ou division de la Société de la faune et des parcs pourra exister dans le fichier client. Ils auront tous le même numéro de client; c est leur adresse qui les différenciera. Cette adresse est ce qu on appelle l emplacement. QU EST-CE QU UN CONTACT? Chaque bureau ou division est habituellement doté d un responsable administratif qui s occupe de payer ou de faire payer les factures. Les coordonnées de cette personne peuvent se retrouver dans la fiche du client sous le nom de «contact». La facture externe 2

Voici un exemple qui illustre les notions de client, d emplacements et de contacts. Client 2000001234 Emplacements Contacts Société de la faune et des parcs 1 675 Bd René Lévesque E 10 ième étage Québec G1R 5V7 2 Direction de l aménagement de la faune 5575, rue St-Joseph Trois-Rivière G8Z 4L7 3 Direction de la recherche de la faune 675, boul. René-Lévesque est 11 ième étage, boîte 92 Québec G1R 5V7 4 Direction de l aménagement de la faune de Lanaudière 100, boul. Industriel Repentigny J6A 4X6 5 Direction de l aménagement de la faune de Montréal, Laval et Montérégie 201, place Charles-Le Moyne 2 ième étage Longueuil 6 Direction régionale Capitale-Nationale 365, 55 e rue ouest Charlesbourg G1H 7M7 Réhaume Courtois René Lesage Bruno Bélanger Céline Dubeau Compte à payer Gérard Massé Directeur La facture externe 3

COMMENT VÉRIFIER SI UN CLIENT EXISTE Pour vérifier si un client existe dans la base de données, cibler le menu hiérarchique suivant : Clients Données clients - Données générales OU Utiliser le lien Recherche client de la page Accueil utilisateur Les champs utilisés dans la page de recherche, seuls ou en combinaison, permettent de savoir si un client a déjà été créé dans le fichier de l Université Laval. La facture externe 4

Voici les valeurs possibles de chacun des champs et quelques explications sur leur usage. Champs de recherche Valeurs possibles et explications Clé tables Entité UL ou AU - Par défaut, la valeur est «UL» Client Nom client Nom abrégé Type client Paramètre standard Numéro Ville Numéro du client dans le fichier-client UL Les numéros de clients externes sont composés de 10 caractères numériques. Leur format est le suivant : client externe : 2xxxxxxxxxx Pour les quelques unités qui peuvent facturer des employés ou des étudiants, c est le numéro d employé ou le numéro de dossier étudiant qu il faut inscrire dans ce champ. Nom complet du client, tel qu inscrit dans le fichier ou une partie du nom du client que vous inscrivez dans le format suivant : %aaaa%. À noter que l information saisie dans ce champ n est pas sensible à la casse. Nom abrégé tel que saisie dans le fichier client Trois possibilités de sélection : Employé/étudiant, externe ou unité. Ce champ, combiné à un autre champ par exemple «Nom client», permet de restreindre le résultat de la recherche Trois possibilités de sélection : Ancien numéro client ADABAS, matricule étudiant ou organisme pourvoyeur. Ce champ, combiné à un autre champ, par exemple «Nom client», permet de restreindre le résultat de la recherche. Ce champ nous permet d indiquer le numéro client ADABAS, le matricule étudiant ou le numéro organisme pourvoyeur. Ce champ, combiné au champ «Nom client» par exemple, permet de restreindre le résultat de la recherche. Code postal Même utilisation que le champ «Ville». La précision du résultat de la recherche varie selon le ou les champs utilisés. RECHERCHE NOM CLIENT Pour vérifier le nom du client, on pourrait par exemple saisir le nom complet du client dans le champ «Nom client» tel qu inscrit sur la fiche client ou une partie du nom du client inscrit dans le format suivant : %aaaa%. Puis cliquer ensuite sur le bouton pour lancer la recherche. La facture externe 5

Ici on recherche le client «Société de la faune et des parcs». Le résultat de la recherche affiche la liste des emplacements (adresses) du client recherché. La facture externe 6

Pour obtenir plus d information sur le client, sélectionner n importe lequel des emplacements en cliquant sur la sélection. Le groupe de pages «Données générales» qui contient les pages «Données générales», «Options facturation» et «Données générales diverses» s affiche. La page «Données générales» indique les différents rôles du client. La page «Option facturation» fournit le code de la personne responsable du recouvrement au Service des finances. La page «Données générales diverses» n est pas utilisée pour l instant. La facture externe 7

Au bas de la page «Données générales» vous pourrez afficher la liste des emplacements du client. Dans cet écran, vous pouvez voir si l emplacement est au statut «Actif» ou «Inactif». Si le statut est «Inactif», vous devrez compléter une demande de création d un client externe. Pour ce faire, référez-vous à la section «Création ou modification d un client ou d un contact». Pour naviguer d un emplacement à un autre, vous pouvez utiliser les flèches, les liens Premier ou Dernier, ou bien le lien Afficher tout. Le lien Données téléphone est également disponible pour connaître les numéros de téléphone. La facture externe 8

RECHERCHE EMPLOYÉ/ÉTUDIANT Voici des exemples lorsqu il s agit de la recherche d information pour un employé ou un étudiant. Cibler les champs selon les informations que vous détenez. Recherche par nom d employé/étudiant Recherche avec un numéro de matricule étudiant Recherche avec un numéro d employé La facture externe 9

COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE Un contact facturation est une personne qui a pour tâche de payer ou de faire payer les factures qui lui sont adressées. Accéder à la page de recherche : Clients - Données contacts OU Utiliser le lien Données contact de la page Accueil utilisateur Utiliser le champ «nom» pour saisir le nom du contact ou une partie du nom du contact inscrit dans le format suivant : %aaaa%. Cliquer sur le bouton Les champs «client» et «nom client» sont également disponibles pour la recherche. On utilise le champ «client» lorsque l on connaît le numéro du client. On utilise le champ «nom client» pour saisir le nom du client ou une partie du nom du client. Ici la recherche est faite en utilisant le numéro du client. La facture externe 10

Le résultat de la recherche donne la liste de tous les contacts du client. Sélectionner un contact en cliquant sur le nom désiré. La fiche du contact s affiche. On y retrouve son titre, son courriel, la langue de communication. Si le contact n apparaît pas dans la liste du client, vous pouvez le faire ajouter en complétant la demande à cet effet. Référez-vous à la section suivante «Création ou modification d un client ou d un contact». La facture externe 11

CRÉATION OU MODIFICATION D UN CLIENT OU D UN CONTACT Si le client que vous devez facturer est un organisme ou une entreprise externe et qu il n apparaît pas dans le fichier client ou que l emplacement de votre client n existe pas, vous devez en demander la création. Si le contact n apparaît pas dans le fichier, vous devez aussi demander qu il soit ajouté au dossier client. Un contact est une personne mandatée par l entreprise pour payer ou faire payer les factures. Cette personne a la responsabilité d approuver les paiements; il s agit la plupart du temps d un responsable administratif. Si le statut est à «Inactif», vous devez demander la réactivation pour que le statut devienne «Actif». ATTENTION Assurez-vous que le client ou que l emplacement sont inexistants avant d en demander la création. Référez-vous à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4. Pour les clients externes, vous pouvez réaliser cette recherche à partir de la demande «Client externe» sous l onglet «recherche valeur». DEMANDE DE CRÉATION D UN CLIENT EXTERNE Accéder à la page de recherche à partir du menu de gauche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur Pour ajouter un nouveau client, cliquer sur l onglet «Ajout valeur» : Clé tables : UL ne pas modifier Client : laisser le mot «NEXT» un numéro sera attribué lors de l approbation du client par le Service des finances. Un courriel vous en informera. No transaction : laisser le mot «NEXT» La facture externe 12

Cliquer sur pour débuter la saisie de votre demande. EN-TÊTE L état de la demande indique «entité UL»; le numéro du client lorsque celui-ci aura été attribué lors de la confirmation de la demande (pour l instant le champ est identifié NEXT); le numéro de transaction NEXT. Nom : Inscrire le nom du client, par exemple le nom de la compagnie. Si c est un nom de personne, respecter le format suivant : Nom,Prénom. (Limite de 44 caractères) Devise : Sélectionner la devise. Statut demande : Initial pour une nouvelle demande Statut client : Le client doit être Actif. Si un client existant est au statut inactif, vous devez demander la réactivation du client. Référez-vous à la section «Réactiver un client» à la page 24. CRÉATION D UN EMPLACEMENT Qu est-ce qu un emplacement : Chaque bureau ou division d un client pourra exister dans le fichier-client. Ils auront tous le même numéro de client; c est leur adresse qui les différenciera. Cette adresse est ce qu on appelle l emplacement. Pour un même client, il est possible d ajouter plusieurs emplacements/adresses. Description : champ optionnel dans lequel vous pouvez écrire une courte description. Par exemple, pour indiquer si l emplacement correspond au siège social du client ou au service La facture externe 13

financier ou autres emplacements possibles. Ce champ ne sera pas imprimé sur la facture du client. Les trois options suivantes doivent rester cochées : Identifie l adresse principale du client Identifie l adresse de l acheteur principale du client L emplacement 1 désignera l emplacement principal du client. Adresse Identifie l adresse de destination principale du client Pays : Inscrire le pays du client. Pour trouver un pays, cliquer sur la loupe à droite du champ «Pays» La facture externe 14

Exemple de recherche : Pour chercher tous les pays, ne rien inscrire dans les champs et cliquer sur. Vous pouvez classer les pays en ordre alphabétique en cliquant sur l en-tête de la colonne «Description» Pour voir tous les résultats, cliquer sur «Afficher tout» Les options changeront par rapport aux informations postales requises pour le pays sélectionné. Par exemple, lorsque la France est choisie initialement, le champ État/Province doit contenir une province de la France. Pour les pays étrangers certains champs ne sont pas obligatoires lors de la saisie de l adresse. Voici un lien vous permettant de vérifier le système d adressage pour un pays étranger : http://www.upu.int/fr/activites/adressage/systemes-dadressage-dans-les-paysmembres.html Si vous avez des questions lors de la saisie de votre demande, vous pouvez écrire à l adresse suivante : Creation_Client@sf.ulaval.ca. Langue : Toujours utiliser la langue FR(CAN) ou Anglais pour les clients Américains ou d ailleurs. Ne pas utiliser les autres possibilités. Utiliser la loupe à droite du champ «Langue» pour changer celle-ci. Adresse : Inscrire l adresse du client. Ville : Inscrire la ville du client. La facture externe 15

Code postal : Inscrire le code postal du client. État/Province : Inscrire l État ou la province du client. Utiliser la loupe à droite du champ «État/Province» pour connaître les autres possibilités. Date effet : Le système inscrit par défaut la date du jour. Celle-ci peut être modifiée par l approbateur du Service des finances pour une date antérieure. Statut à date effet : A (Actif) Indicatif : Inscrire l indicatif Votre demande doit obligatoirement comporter un numéro de téléphone (soit dans No téléphone : Inscrire le numéro de téléphone les contacts ou dans la section adresse) ou une Télécopieur : Inscrire le numéro de télécopieur adresse courriel. CRÉATION D UN CONTACT : Réinitialise tous les champs de l adresse. Qu est-ce qu un contact : Chaque bureau ou division est habituellement doté d un responsable administratif qui s occupe de payer ou de faire payer les factures. Les coordonnées de cette personne peuvent se retrouver dans la fiche du client sous le nom de «contact». Il n est pas obligatoire d inscrire un contact pour un client, mais c est préférable pour faciliter les communications avec celui-ci. No. Contact : Le numéro sera attribué lors de l approbation de la demande par le Service des finances. Nom : Inscrire le nom du contact sous le format suivant Nom,Prénom. Titre : Inscrire son titre (optionnel). Emplacement : Inscrire le numéro d emplacement de rattachement au contact. Référez-vous aux emplacements liés à votre client afin de sélectionner celui qui convient. Par exemple, si l adresse de Claude Côté est inscrite dans l emplacement 1, il faut choisir l emplacement 1 comme étant l adresse de rattachement. La facture externe 16

Communication : Inscrire le moyen de communication à privilégier à l aide du chevron. Soit l option «Téléphone» ou «Courriel seulement». Courriel : Inscrire l adresse courriel du client. Téléphone : Choisir le type n⁰ téléphone à l aide du chevron Indicatif outre-mer, N⁰ téléphone et Poste téléphonique. et remplir les champs Pour ajouter une deuxième ligne, cliquer sur le ou sur le pour supprimer une ligne. Date effet : Le système inscrit par défaut la date du jour. Celle-ci peut être modifiée par l approbateur du Service des finances pour une date antérieure. La facture externe 17

Avertissement Certains champs sont obligatoires. Si vous enregistrez votre demande en omettant des champs obligatoires, vous obtiendrez des messages d erreurs. Exemples de message : Le champ à compléter sera en surbrillance rouge. Veuiller remplir le champ et cliquer sur de nouveau. Veuiller compléter le champ demandé et cliquer sur de nouveau. VALIDATION DE LA DEMANDE Étapes de validation : 1. Cliquer sur le statut changera pour «Enregistré» et un numéro de transaction sera attribué. 2. Pour soumettre la demande, cliquer sur. Le message suivant apparaît : Cliquer sur «Oui» pour continuer. Cliquer sur «Non» pour annuler. 3. Une fois soumis, le statut indique «Soumis» et les champs de la demande sont en grisés. La facture externe 18

Modifier votre demande Seule la personne ayant complété la demande peut apporter des modifications avant l approbation par le Service des finances. Si vous désirez apporter des modifications, cliquer sur. Le message suivant apparaîtra : Cliquer sur «Oui», faites les modifications et cliquer sur de nouveau. Annuler une demande Pour annuler une demande, cliquer sur. Retour de votre demande par le Service des finances Si des informations sont manquantes ou que votre client existe déjà, vous recevrez un courriel avec les commentaires du Service des finances au sujet des correctifs à apporter à votre demande. Vous devrez retourner dans votre demande qui indiquera le statut «Retour». Faites les modifications nécessaires et cliquer sur ou annuler. Approbation de votre demande Une fois votre demande approuvée, vous recevrez un courriel de confirmation contenant les nouveaux numériques demandés tel que, le numéro de client, le numéro du contact, le numéro d emplacement. Voici un exemple : La facture externe 19

Vous pouvez maintenant saisir votre transaction de facturation externe. AJOUTER UN EMPLACEMENT Accéder à la page de recherche à partir du menu de gauche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur Pour modifier un client, cliquer sur l onglet «Recherche valeur» : Vous devez trouver le client pour lequel vous désirez apporter des modifications. Référez-vous à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4 pour connaître la façon d utiliser les différents champs de recherche. Pour ajouter un nouvel emplacement, cliquer sur. La facture externe 20

Vous pouvez alors, inscrire les informations relatives au nouvel emplacement. L explication des champs se retrouve à la page 14 du présent document. Lors de l ajout d un emplacement, il n y a aucune case à cocher puisqu elles sont obligatoirement associées à l adresse principale. Cet emplacement devient simplement une adresse disponible pour la facturation. Les cases sont grisées. Pour effacer un emplacement qui n a pas été approuvé, positionnez-vous sur l emplacement désiré et cliquer sur. La facture externe 21

Il est impossible de supprimer un emplacement d une demande au statut approuvé. Pour modifier l adresse d un emplacement existant, vous devez ajouter une nouvelle adresse. Elle deviendra l adresse active. Référez-vous à la section «Ajouter une adresse». AVERTISSEMENT Dans la demande, des champs sont grisés. Ces données ne sont pas modifiables. Il est impossible d effacer un emplacement, une adresse ou un client déjà existant. Voici ce que vous obtiendrez comme message : Données grisées AJOUTER UNE ADRESSE Accéder à la page de recherche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur Pour modifier un client, cliquer sur l onglet «Recherche valeur» : La facture externe 22

Vous devez trouver le client pour lequel vous désirez apporter des modifications. Référez-vous à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4 pour connaître la façon d utiliser les différents champs de recherche. Lors d un changement d adresse, par exemple un déménagement, vous devez ajouter une adresse pour le même numéro d emplacement. Pour ce faire, cliquer sur le de la section adresse. Remplisser les informations de la section adresse. N oublier pas d inscrire un numéro de téléphone ou une adresse de messagerie. Référez-vous à la section «Adresse» à la page 14. AJOUTER UN CONTACT Pour ajouter un contact, cliquer sur le. La facture externe 23

Compléter les informations dans la section données contacts. N oublier pas d inscrire le mode de communication et l emplacement du contact. Lorsque les modifications sont inscrites, cliquer sur et. Référez-vous à la section Validation à la page 18. RÉACTIVER UN CLIENT Dans le cas d un client existant au statut inactif, effectuer les étapes suivantes pour activer le client : 1. Accéder à la page de recherche : Clients - Client externe OU Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur 2. Cliquer sur l onglet «Recherche valeur» : La facture externe 24

Vous devez trouver le client pour lequel vous désirez apporter des modifications. Référez-vous à la section «Comment vérifier si un client existe» à la page 4 pour connaître la façon d utiliser les différents champs de recherche. 3. Cliquer sur l option «Réactiver ce client» : 4. Le statut changera pour «Actif» 5. Enregistrer en cliquant sur le bouton dans le bas de la demande. 6. Cliquer sur le bouton. La facture externe 25

FACTURATION D UN CLIENT EXTERNE Le menu facturation doit être utilisé lorsqu une unité administrative désire facturer un client externe, c est à dire un organisme, une entreprise, un employé ou un étudiant. Une fois les informations saisies à l écran, un numéro est attribué à la transaction de facturation lors de son enregistrement. Le système effectue divers calculs et traitements; la transaction devient alors une facture officielle. Chaque facture externe fait également partie des Comptes à recevoir au Service des finances. L unité administrative imprime la facture originale sur un formulaire SF-408 et l expédie au client. La suite des opérations, c est-à-dire le suivi des comptes à recevoir, l encaissement et le recouvrement, s effectue grâce aux données de facturation stockées dans la base de données et accessibles par tous les intervenants. ACCÉDER À LA FACTURE EXTERNE Pour débuter la saisie de la transaction, cibler le menu hiérarchique suivant : Facturation Mise à jour - Facture standard > Ajout valeurs Ou Utiliser le lien Facture standard de la page Accueil utilisateur Ou Le menu principal et le lien Factures standard La facture externe 26

Source UL fournisseur dans entité UL Type facture : GE pour générale Source AU fournisseur dans entité AU Type facture : AU pour autre organisme Fournisseur Fournisseur Facture : NEXT un numéro séquentiel sera attribué lors de l enregistrement. Client facturation : Numéro du client dans la base de données. Sources facturation : Numéro de l unité administrative qui fournit le service ou le produit. Bouton pour débuter la saisie. La facture externe 27

DESCRIPTION DES OPTIONS DE LA FACTURATION L EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1) L état de la transaction Cet encadré nous indique dans quelle entité est effectuée la saisie (UL); le numéro de la facture lorsque l enregistrement aura été fait (pour l instant le champ est identifié NEXT); la devise associée au client choisi est affichée (CAD). Contrôle facturation Le type de facture et la source sont des valeurs saisies lorsque l on accède à la transaction. La facture externe 28

«Type» Le type de facture détermine le fonds et le numéro de compte de contrepartie utilisé dans les «Comptes à recevoir» (compte CDr). La plupart des unités administratives génèrent des factures de type GE (facture générale). Si vous devez utiliser un autre type de facture, cliquer sur la loupe pour obtenir la liste, puis sélectionner le type désiré. «Statut» Le statut est un indicateur qui nous situe sur l évolution du traitement de la facture. Le statut d une nouvelle facture est «NEW» tant et aussi longtemps que le statut n est pas changé pour «RDY» : Prêt à facturer», le traitement pour la rendre officielle ne peut être effectué. Le statut «HOLD» et «PNG» permettent de bloquer une facture et d y revenir plus tard. Le statut «CAN» est attribué à une facture qu on veut annuler. Le statut «PND» en attente d approbation, lorsqu un niveau supérieur d approbation est demandé dans l unité. «Fréquence» Par défaut, le champ «Fréquence» nous indique «Unique». «Date de la facture» Ce champ est généralement laissé à blanc. La date qui apparaît sur la facture lors de la consultation est la date à laquelle a eu lieu le traitement. Si la facture doit porter une La facture externe 29

date précise, on peut l inscrire dans ce champ, mais on aura pris soin de vérifier que la période comptable soit encore ouverte. Le Service des finances transmet les dates de fermeture des périodes comptables par courriel. On peut également obtenir cette information en consultant le site web. Si une date antérieure à la date du jour est utilisée et que la période comptable est fermée, un avertissement s affichera lorsqu on sélectionnera le statut RDY. Il suffit de corriger la date, sinon le dossier sera en erreur aux comptes à recevoir. Choix de la devise Normalement, la devise est définie dans la fiche client et est associée à l emplacement géographique de l entreprise. Il peut arriver que nous ayons à facturer un client dans une devise autre que la devise habituelle. Il faut alors sélectionner la nouvelle devise au tout début de la saisie. Sélectionner la devise désirée en utilisant le bouton suivant Cliquer sur la loupe, puis sur le bouton «rechercher» pour obtenir la liste des devises. Sélectionner la devise puis confirmer avec le bouton OK «Le client» Le numéro du client que vous voulez facturer apparaît dans le champ «Cl. Fact.». Cette valeur est saisie lorsqu on accède à la transaction de facturation. Le nom du client est également affiché. L adresse du client peut être vérifié à la page «Données adresse» en cliquant sur le lien «Adresse» Les informations supplémentaires Parmi les informations retrouvées dans cet encadré, seules les conditions de paiement apparaîtront sur la facture expédiée au client. La facture externe 30

En général, ces champs ne nécessitent pas de saisie. «D. début/fin» Champ non utilisé par les unités administratives. «Format : CRYSTAL» «CRYSTAL» est la valeur par défaut de ce champ. Cela signifie que l impression de la facture se fait à l aide de ce type de rapport. «Cond. pmt : F30JR» Par défaut, les conditions de paiement sont Net 30 jours. L autre condition possible est Dû immédiatement. «D. compt.» Ce champ sera utilisé pour qu une transaction s inscrive dans une période comptable précise, lorsque le Service des finances le permet. (Ex. surtout en fin d année financière : transaction effectuée le 10 mai avec date comptable du 30 avril) «Cpte : 992100» Le compte indiqué ici est le compte débiteur de contrepartie; il est associé au type de facture. Il s agit du compte où s inscrira la transaction dans le module des Comptes à recevoir. Ce compte sera crédité au moment de l encaissement. Si le client vous a fourni un numéro de commande, saisir ce numéro dans le champ No réf. BC. Lorsque le client vous expédie un bon de commande, l adresse à laquelle vous devez expédier la facture y est inscrite. Cette adresse correspond généralement à l emplacement principal de facturation. Le spécialiste Dans chaque unité administrative qui effectue de la facturation, une personne est désignée comme «Spécialiste» pour la facturation. Cette personne est celle qui pourra fournir au client de l information supplémentaire sur la facture. Le nom du spécialiste peut être changé en saisissant le code d utilisateur de la personne désirée dans le champ «Spécialiste». Si vous connaissez l IDUL de la personne à indiquer inscrivezle manuellement, sinon faites la recherche en inscrivant les deux premières lettres du prénom La facture externe 31

et les trois premières lettres du nom de famille de la personne. Cliquer sur la loupe à droite du champ. Il se peut que le nom de la personne que vous voulez indiquer ne soit pas dans la liste; vous devrez alors demander qu il y soit ajouté en complétant le formulaire «création/modification d une fiche-client interne» que vous trouverez sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique «Boîte à outils». Si vous changez le spécialiste, pensez aussi à modifier le numéro de téléphone de celui-ci dans le champ «Téléphone facturation». La zone des liens hypertexte Cette zone comprend les liens qui vous permettent d accéder à certaines pages de la transaction de facture externe. Les liens «Suiv.» et «Préc.» du bouton «Série pages» permettent d obtenir dans l ordre, les pages nécessaires à la saisie complète d une facture externe. Ces liens accélèrent la saisie de la transaction. L ADRESSE DU CLIENT (DONNÉES ADRESSE) Pour obtenir cette page, cliquer le lien Adresse ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Par défaut, c est l adresse principale du client qui est affichée. Utiliser la loupe pour accéder à la liste déroulante afin d obtenir les autres valeurs. La facture externe 32

Le nom de la personne que l on retrouve dans le champ «Contact» apparaîtra sur la facture. Un contact est une personne qui a pour tâche de payer ou de faire payer les factures qui lui sont adressées. Utiliser la loupe pour accéder à la liste déroulante afin d obtenir les noms des contacts créés pour le client. Si le contact inscrit dans le fichier n est pas approprié pour une facture en particulier ou s il s agit d un contact occasionnel, vous pouvez saisir le nom d une autre personne dans le champ «Nom». Ce nouveau nom apparaîtra sur l original de la facture que vous expédierez à votre client. Cependant, ce nouveau contact ne sera pas inscrit dans la fiche client à moins que vous en fassiez la demande au Service des finances en utilisant le formulaire «création/modification d une fiche client interne» que l on retrouve sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique «Boîte à outils». La facture externe 33

LE COMMENTAIRE D EN-TÊTE (EN-TÊTE COMMENTAIRES) Pour obtenir cette page, cliquer le lien Commentaires ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Un dernier élément permet de compléter l en-tête de la facture, il s agit de l en-tête commentaire. Lorsque cette note est utilisée, elle doit contenir de l information qui a trait à l ensemble du document. Cette note peut être destinée au client ou s adresser aux intervenants de l Université. Les champs «Standard» et «Type commentaire» ne sont pas utilisés pour l instant. Si vous désirez qu un commentaire demeure à l interne, vous devez cocher la case «Interne seulement». Si le commentaire à inscrire est plus long que 256 caractères, ajoutez-en un deuxième en utilisant le bouton, sinon la partie du message dépassant 256 caractères, sera tronquée. Les commentaires autres que le premier commentaire peuvent être supprimés en utilisant le bouton. La facture externe 34

LES LIGNES DE DESCRIPTION (LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1) Pour obtenir cette page, cliquer l onglet «Lignes données générales 1» ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Une fois la saisie de l information commune à l ensemble du document effectuée, on passe à la saisie des lignes de description des produits et services rendus au client. À chacune des lignes de description seront ensuite associées les lignes de répartitions comptables de revenu. La description complète de chaque article vendu se fait dans l onglet «Ligne - données générales 1» Le champ «Description» a une longueur de 30 caractères; inscrivez-y un élément précis. C est l information saisie dans ce champ qui apparaîtra dans EXPLO. Pour ajouter une ligne de description, placer votre point d insertion dans un champ de la ligne existante et utiliser la touche Alt + 7 du clavier ou bien cliquer sur le bouton. La facture externe 35

LES COMBINAISONS COMPTABLES (COMPT. RÉPARTITION REVENUS) Pour obtenir cette page, cliquez le lien «Écrit. Compt» de la page «Lignes données générales 1» ou sélectionner la page «Compt. répartition revenus» à partir du menu de navigation ou cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». Inscrire les éléments de la combinaison comptable de revenu dans les champs appropriés. ATTENTION : Nous devons utiliser un compte de revenu «externe» valide, puisque nous encaissons des revenus sur une facture «externe». La facture externe 36

Pour répartir sur deux combinaisons comptables, utiliser le bouton pour ajouter des lignes de répartition. Saisir la première combinaison comptable et indiquer le % ou le montant approprié dans les champs ou. Répéter la même action avec la deuxième combinaison comptable. Si votre combinaison comptable n est pas valide, vous obtiendrez un message d erreur. (Voir la section «Que faire avec les messages d erreur»). La répartition sur plus d une combinaison comptable est possible seulement si le fonds des combinaisons comptables est le même. Si vous avez des fonds différents, vous devez faire des lignes de description différentes avec chacune leur combinaison comptable. Si vous devez annuler une ligne, placer votre curseur dans l un des champs de la ligne, puis utiliser le bouton. Note : Lorsque vous devez répartir des revenus pour des frais de gestion à l institution, à une faculté ou à un département, vérifier auprès du responsable de votre secteur quels sont les pourcentages que vous devez appliquer, car ceux-ci varient d une faculté à une autre. À titre d exemple pour la façon d effectuer le calcul, référez-vous à la section «Particularités Calcul et répartition des revenus - frais de gestion». Répart. La plupart des unités administratives n ont pas à utiliser le champ «Répart». Par contre, celles qui ont un volume important de factures et qui utilisent toujours la même combinaison comptable de revenu, peuvent se faire définir un code qui, une fois sélectionné, inscrira automatiquement la combinaison comptable. Pour choisir une valeur pour la répartition, utiliser la loupe, puis sélectionner la valeur définie pour votre unité administrative. La facture externe 37

LE COMMENTAIRE DE LIGNE (LIGNES COMMENTAIRES) Pour obtenir cette page, cliquer le lien Commentaires de la page «Compt. répart. Revenus» ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Vous pouvez utiliser la boîte de texte de cette page pour compléter la description de l article ou du service facturé. Cette note peut être destinée au client ou s adresser aux intervenants de l Université. Les champs «Standard» et «Type commentaire» ne sont pas utilisés pour l instant. Si vous désirez qu un commentaire demeure à l interne, vous devez cocher la case «interne seulement». Attention : L encadré commentaire ligne facture peuvent contenir jusqu à 256 caractères. Si toutefois vous ajoutez plusieurs boîtes de commentaire de ligne, assurez-vous de ne pas dépasser 3000 caractères pour l ensemble de la facture, sinon vous perdrez l information inscrite après le 3000 ème caractère. La facture externe 38

LES TAXES (LIGNE DONNÉES TVA) Pour obtenir cette page, sélectionner la page «Compt. répartition revenus» à partir du menu de navigation ou cliquer l icône à la page «Lignes données générales 1» ou cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». Cliquer sur le bouton pour consulter les valeurs par défaut liées au client dans la base de données. La facture externe 39

Cliquer sur le triangle C est la section «Détails TVA» qui donne l information concernant le taux de taxe applicable pour le client. Pour notre exemple, le client doit payer la TPS seulement. Nous pourrions être appelé à modifier le code de taxe par défaut selon la situation. La facture externe 40

Par exemple : si le service facturé est non taxable, nous devrons modifier le code de taxe pour la valeur «SANS TAXE». si vous sélectionnez une adresse pour un ministère ou un organisme fédéral ou encore pour une entreprise située dans une autre province, n oubliez pas de modifier le code taxes selon la nouvelle adresse que vous avez sélectionnée sur votre facture. Référez-vous au site Web du Service des finances pour connaître les taux de taxation sur la facturation des ventes de biens et de services par l Université. Modification du code de taxe Pour modifier le code de taxe, cliquer sur la loupe Puis sur le bouton Codes disponibles dans la liste : CANADA-P: lorsque la TPS seulement est applicable. QUEBEC-P: lorsque les deux taxes sont applicables. SANS TAXE: aucune taxe applicable TVH : pour le Nouveau-Brunswick et Terre-Neuve TVH IPE : pour l Ile-du-Prince- Édouard TVH N-E : pour la Nouvelle-Écosse TVH C.B. : pour la Colombie- Britannique TVH-Ont : pour l Ontario Remarque : si l unité qui a fourni le service est dans l entité AU, c est elle (selon les règles qui régissent la corporation) qui détermine quelles sont les taxes applicables pour les services ou produits. La facture externe 41

Lorsque vous modifiez le code de taxe, assurez-vous d enregistrer votre action avant de poursuivre. Afin de vous assurer que celles-ci ont bel et bien été modifiées, faites la vérification de la façon suivante : Enregistrer la transaction, puis cliquer sur le lien Sommaire dans la zone des liens, située au bas de l écran. Cliquer sur le bouton Enregistrer l opération Cliquer sur le lien En-tête-données 1 pour revenir à la page de saisie de la facture. La facture externe 42

VALIDATION D UNE FACTURE EXTERNE Lorsque la saisie est complétée, le statut doit être mis à «RDY» afin que le traitement puisse être effectué. Cette action se fait à l onglet «En-tête données générales 1» au champ «Statut». Cliquer sur la loupe pour sélectionner le statut «RDY» Cliquer sur le bouton pour sauvegarder la modification. Le système informatique prendra en charge la transaction et une fois le traitement terminé, le statut passera à INV. Il est à noter que la validation d une facture se fait en deux traitements. Un premier traitement pour passer le document au statut «INV»; ce traitement s exécute quatre fois par jour. Un deuxième traitement pour exécuter le contrôle budgétaire; ce traitement s exécute trois fois par jour. La facture externe 43

IMPRESSION D UNE FACTURE Pour imprimer une facture officielle, le statut de la transaction doit être à «INV» et le menu à utiliser est «Achèvement et impression». Il faut retenir que l impression d une facture officielle doit se faire sur le formulaire SF-408, que vous pouvez obtenir auprès du Service des finances. Vous devez expédier cette facture au client. Il y a quatre façons pour imprimer une facture, soit utiliser : le menu «Impression facture terminée» avec lequel vous ne pouvez imprimer que les factures dont le statut est INV; le lien «Afficher version imprimable», que l on retrouve dans la page de consultation «Sommaire facture» lorsque le statut de la facture est à INV. le menu «Impression facture pro forma» qui vous permet d imprimer une facture quel que soit son statut, sauf si elle est à INV; le bouton «pro forma» sur la page de la transaction «En-têtes données générales 1» lorsque le statut de la facture est autre que INV; Notez qu une facture dont le statut est «CAN pour facture annulée» ne peut être imprimée. Voici donc chacune des procédures à suivre pour l impression des factures, selon leur statut. Police OCR La police OCR (abréviation du terme anglais optical character recognition) doit obligatoirement être installée sur votre poste de travail pour que votre facture puisse être acceptée par les institutions financières. Voici une façon simple et rapide de s assurer que la police OCR est installée sur votre poste de travail : lors de la visualisation d une facture en format PDF, vous devriez voir au bas de la facture un code qui ressemble à celui-ci : Et non ceci : Si la police OCR n est pas installée sur votre poste de travail, adressez-vous à votre responsable réseau qui en fera l installation. Consulter le site Web du Service des finances dans la section Formation et pilotage de systèmes Support aux utilisateurs pour obtenir la procédure d installation. Pour accéder à ce document, vous devrez vous authentifier avec votre IDUL et votre NIP. Il est également important d installer la police OCR lorsque vous changez votre ordinateur pour un plus récent. La facture externe 44

IMPRESSION D UNE «FACTURE TERMINÉE», STATUT INV MENU D IMPRESSION Pour avoir accès au menu d impression, utiliser le menu hiérarchique suivant ou utiliser le lien Impression facture terminée de la page Accueil utilisateur. Accès au menu : Facturation Génération facture Factures non consolidées - Achèvement et impression Les actions à faire dans cette page : Créer ou rechercher le contrôle d exécution pour l impression de la facture Le contrôle d exécution défini un raccourci qui permet d exécuter à répétition une même requête. La première fois qu on définit un contrôle d exécution, on définit les paramètres de demande de rapport. Par la suite il suffit d utiliser le mot clé, soit le contrôle d exécution, pour obtenir la page de demande de rapport. Utiliser l onglet «Ajout valeur» pour créer un contrôle d exécution. Saisir un mot clé et cliquer le bouton. Utiliser l onglet «Recherche valeur» pour utiliser un contrôle d exécution existant. Saisir le mot clé et cliquer le bouton La facture externe 45

La page «Achèvement et impression permet de définir les paramètres de sélection. Les actions à faire dans cette page : Vérifier les paramètres de sélection sous l onglet «Achèvement et impression» Les paramètres «date traitement» et «no facture» sont cochés par défaut. Options EDI doit être à «Impr. seul». Même si la case «Inclure factures internes» est cochée, ceci n empêchera pas d imprimer une facture externe. Impression d une facture Indiquer l entité, le numéro de la transaction à imprimer ainsi que la source. La source représente le numéro de l unité administrative fournisseur. Impression de plusieurs factures pour un même fournisseur Indiquer l entité, les numéros de facture à imprimer dans les champs «De facture - À facture», ainsi que la source. Impression de plusieurs factures avec une source différente pour chaque facture Indiquer l entité, le numéro de la transaction ainsi que la source pour une première facture. Ajouter une boîte pour la sélection d une autre facture avec le bouton et inscrire l entité, le numéro de la transaction et la source pour la transaction désirée. Vous pouvez ajouter plusieurs boîtes de sélection afin d imprimer plusieurs factures pour un seul traitement. Vérifier les paramètres de sélection sous l onglet «Option impression» Seul le paramètre «Pays» dans la section «Méthode de tri» doit être coché. Tous les autres éléments sont à blanc. La facture externe 46

Revenir à l onglet Achèvement et impression. Cliquer le bouton Cette action vous amène à la page «Demande répartiteur traitements». Sélectionner «Impression factures Crystal UL Cliquer sur le bouton Une nouvelle fenêtre internet s affiche vous informant que le traitement est lancé. La facture externe 47

Lorsque le traitement est réussi, la facture en format PDF s affiche. IMPRESSION DANS UNE AUTRE LANGUE Remarque : La facture pour ce client établi à Guelph, Ontario a été imprimée en français. Pour imprimer cette facture en anglais, selon les valeurs par défaut enregistrées dans la base de données, voici ce que vous devez poser comme action avant de lancer l impression. La facture externe 48

Dans la page «Achèvement et impression» sélectionner «Destinataire» avant de lancer l exécution. Cette action permettra d imprimer la facture dans la langue enregistrée par défaut sur la fiche du client. Pour notre exemple, en langue anglaise. Poursuivre l impression selon les étapes décrites précédemment. ATTENTION : Si vous obtenez une page blanche lors de l impression, assurez-vous d avoir : inscrit la bonne source saisi le bon numéro de facture coché la case s il y a lieu vérifier si l adresse du client est active, référez-vous à la rubrique «Recherche-Nom client» du document. à l onglet «Options impression», décocher la case. LIEN «AFFICHER VERSION IMPRIMABLE» Vous pouvez imprimer une facture externe lorsque vous consultez celle-ci à partir du lien Sommaire facture que l on retrouve sur la page «Accueil utilisateur» ou en ciblant le menu suivant : La facture externe 49

Facturation Révision données facturation - Sommaire factures Saisir le numéro de facture à consulter. Lancer la recherche à l aide du bouton. Cliquer sur le lien «Afficher version imprimable» Une fenêtre «Internet Explorer» s affiche vous informant que le traitement est lancé. La facture externe 50

Lorsque le traitement est réussi, le document en format PDF s affiche. La facture externe 51

IMPRESSION D UNE «FACTURE PRO FORMA» MENU D IMPRESSION Ce menu permet l impression d une transaction dont le statut n est pas à INV. Ce document portera la mention facture temporaire et n est pas un document officiel. Accès au menu : Facturation Génération facture Factures non consolidées - Impression factures proforma OU Utiliser le lien Impression facture pro forma dans la page Accueil utilisateur Vous devez ensuite effectuer les mêmes étapes que pour l impression d une «facture terminée» décrite précédemment. Vous obtiendrez alors une facture dont le libellé sera «FACTURE TEMPORAIRE». BOUTON PRO FORMA Vous pouvez imprimer une facture externe au statut autre que «INV» lorsque vous avez la transaction à l écran en utilisant le bouton «Pro forma» situé à droite de l écran. Cliquer le bouton «Pro forma» Une fenêtre «Internet Explorer» s affiche vous informant que le traitement est lancé. La facture externe 52

Lorsque le traitement est réussi, le document s affiche en format PDF. ATTENTION : Pour imprimer une facture selon les données de la langue enregistrées sur la fiche client, par exemple pour un client dont la langue par défaut est l anglais, référez-vous à la section précédente, sous la rubrique «Impression dans une autre langue». IMPRESSION DU REGISTRE DES FACTURES La page «Registres factures» nous permet d obtenir un rapport des factures selon des besoins spécifiques. En effet, nous pourrions utiliser ce registre pour obtenir les factures que l on a émises en tant que fournisseur, les factures que l on nous a émises en tant que client, les La facture externe 53

factures dont les revenus sont versés dans un projet spécifique ou bien les factures générées par une faculté spécifique. Accès à la page : Facturation Génération factures Rapport - Registres factures OU Utiliser le lien Registre de factures dans la page Accueil utilisateur Les actions à faire dans cette page : Créer ou rechercher le contrôle d exécution pour l impression de la facture Le contrôle d exécution défini un raccourci qui permet d exécuter à répétition une même requête. La première fois qu on définit un contrôle d exécution, on définit les paramètres de demande de rapport. Par la suite il suffit d utiliser le mot clé, soit le contrôle d exécution, pour obtenir la page de demande de rapport. Utiliser l onglet «Ajout valeur» pour créer un contrôle d exécution. Saisir un mot clé, par exemple «Impression» et cliquer le bouton. Utiliser l onglet «Recherche valeur» pour utiliser un contrôle d exécution existant. Saisir le mot clé et cliquer le bouton. La facture externe 54

Selon les paramètres utilisés, nous aurons un rapport plus ou moins élaboré. Voici les paramètres disponibles : Paramètre demande rapport Entité UL : Université Laval AU : autres organismes non UL Type fact. GE, INT, RCH, etc. Source Le numéro de l unité fournisseur Exclure factures payées Si la case est cochée, seules les factures non payées seront affichées Données facultatives Projet Pour restreindre le rapport à un projet spécifique Unité débutant par Pour permettre l affichage des factures de toutes les unités d une faculté Sélection intervalle Date de début : Pour indiquer la période désirée Date de fin Sélection des clients Internes et externes Pour obtenir toutes les factures, qu elles soient internes ou externes Clients externes Pour obtenir les factures externes seulement Client spécifique Pour obtenir les factures d un client spécifique Type client Pour obtenir les factures d un type de client en particulier (employé/étudiant, unité, externe) Clients internes Pour obtenir les factures internes seulement Cliquer par la suite sur le bouton. La facture externe 55

Sélectionner l un ou l autre des traitements, par numéro de facture ou de client. Cliquer sur. Une nouvelle fenêtre «Internet Explorer» s affiche vous informant que le traitement est lancé. Lorsque le traitement est réussi, le document s affiche en format PDF. La facture externe 56

La facture externe 57

SAISIE D UNE FACTURE EXTERNE ÉTAPE PAR ÉTAPE Accéder à la saisie de la transaction en ciblant le menu : Facturation Mise à jour - Facture standard>ajout valeur OU Utiliser le lien Facture standard de la page Accueil utilisateur Les actions à faire dans cette page : Vérifier l Entité, la modifier si nécessaire Utiliser la loupe et choisir une valeur. Entité : UL organisation de l UL ou AU pour autre organisme ex. Rouge et Or. Saisir le type de facture «GE» Utiliser la loupe et choisir une valeur. La plupart des unités administratives font des factures de type GE. Indiquer la source facture Le numéro de l unité administrative fournisseur est la valeur à saisir. Indiquer le client facturation Le numéro du client est la valeur à saisir. Vous référer à la section Recherche d un client. Cliquer le bouton pour saisir la transaction. La transaction est composée d onglets et de liens qui vous amènent sur différentes pages. À chacune des pages, vous trouvez l encadré suivant qui permet, en utilisant les liens Préc. et Suiv., de passer d une page à l autre et de saisir les différentes informations nécessaires pour produire une facture. La saisie d une facture est plus rapide en utilisant ces liens. La facture externe 58

EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1 L onglet «En-tête - données générales 1» regroupe l information commune à l ensemble de la facture. Les actions à faire dans cette page sont : Changer la devise si nécessaire. Utiliser l icône pour choisir la devise. Inscrire le bon de commande du client si nécessaire. Utiliser le champ approprié. Vérifier le spécialiste facturation. Faire la modification si nécessaire en saisissant le code d utilisateur et le numéro de téléphone du spécialiste. Pour mettre à jour l information apparaissant à l écran, cliquer sur le bouton Ajouter un commentaire si nécessaire. Cliquer sur le lien Commentaires La facture externe 59

Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» EN-TÈTE DONNÉES GÉNÉRALES 2 (Vous n avez pas d action à faire dans cette page. Cette page est utilisée par le Service des finances.) Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» La facture externe 60

DONNÉES ADRESSE Vérifier l adresse du client ou choisir l emplacement si nécessaire. Cliquer la loupe vis-à-vis du champ «Emplacement», pour effectuer votre choix. Vérifier ou sélectionner le contact. Cliquer sur la loupe à droite du champ «Contact» pour sélectionner le contact. Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» EN-TÊTE - NOTES La facture externe 61

Ajouter un commentaire, si nécessaire. Ajouter une autre boîte de commentaire si nécessaire. Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1 Les actions à faire dans cette page : Saisir la description du bien ou du service facturé, la quantité, l unité de mesure en cliquant sur la loupe et le prix unitaire. Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» La facture externe 62

COMPT. RÉPARTITION REVENUS Les actions à faire dans cette page sont : Saisir la combinaison de revenu Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» LIGNES COMMENTAIRES Les actions à faire dans cette page sont : Ajouter un commentaire de ligne si nécessaire Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» La facture externe 63

LIGNES DONNÉES TVA Les actions à faire dans cette page sont : Cliquer sur le bouton Vérifier si le code de taxes doit être modifié sous la section «Détails TVA» Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1 (VALIDATION) La facture externe 64

Les actions à faire dans cette page sont : Changer le statut «NEW» pour «RDY». Enregistrer. La facture externe 65

CONSULTATION D UNE FACTURE EXTERNE Il est possible de consulter une facture externe quel que soit le statut en utilisant le menu «Révision données facturation Détails factures» ou le menu «Révision données facturation Sommaire factures». RÉVISION DONNÉES FACTURATION DÉTAILS FACTURES Accès à la page de consultation : Facturation Révision données facturation - Détails factures Les actions à faire dans cette page sont: Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. Utiliser le numéro de facture recherchée, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton Ici, la recherche est faite à l aide du numéro de facture qu on a saisi dans le champ «Facture». On peut consulter cette facture en utilisant les liens ou encore en utilisant les liens Préc. ou Suiv. du bouton «Série pages». La facture externe 66

Ici, la recherche est faite à l aide du numéro de client qu on a saisi dans le champ «Client facturation». Il suffit par la suite de consulter la liste puis cliquer sur la facture désirée. La facture externe 67

RÉVISION DONNÉES FACTURATION SOMMAIRE FACTURES Facturation Révision données facturation - Sommaire factures OU Utiliser le lien Sommaire facture dans la page Accueil utilisateur Les actions à faire dans cette page sont: Saisir une ou des valeurs dans les différents champs Utiliser le numéro de facture recherchée, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton. La facture externe 68

Ici la recherche est faite à l aide du numéro de facture qu on a saisi dans le champ «Facture». Ici la recherche est faite à l aide du numéro de client qu on a saisi dans le champ «Client facturation». Il suffit par la suite de consulter la liste puis cliquer sur la facture désirée. La facture externe 69

MODIFICATION/RÉCUPÉRATION D UNE FACTURE EXTERNE Il est possible de modifier les informations sur une transaction de facturation en autant que le statut de celle-ci n est à pas «INV». Si le statut est à «INV», référez-vous à la section «Correction d une facture». Accès à la page : Facturation Mise à jour facture - Facture standard OU Utiliser le lien Factures standard dans la page Accueil utilisateur Utiliser l onglet «Recherche valeurs» Les actions à faire dans cette page : Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. Utiliser le numéro de facture recherchée, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton La facture externe 70

Ici, la recherche est faite à l aide du numéro de facture qu on a saisi dans le champ «Facture» Il suffit d apporter les modifications désirées, puis sauvegarder en cliquant le bouton. La facture externe 71

Ici la recherche est faite à l aide du numéro de client qu on a saisi dans le champ «Client facturation». Il suffit par la suite de consulter la liste, cliquer sur la facture désirée puis apporter les modifications nécessaires. La facture externe 72

CORRECTION D UNE FACTURE Avant de corriger une facture, vous devez en vérifier le statut; celui-ci doit être à «INV» et la validation budgétaire doit avoir été effectuée sur la transaction; on devrait voir apparaître «Vérif. Budget : V». À cet effet, utiliser le lien Sommaire facture sur la page «Accueil utilisateur» pour effectuer la vérification. Si le statut est différent de «INV», vous référer à la section «Modification d une transaction de facturation» pour savoir comment récupérer une transaction non finalisée. Deux types de corrections sont possibles : Créditer une facture et créditer et refacturer une facture. CRÉDITER FACTURE COMPLÈTE (NOTE DE CRÉDIT) Cette action est choisie lorsque l on veut annuler une facture et ne pas en émettre une nouvelle. Le système émet une note de crédit. Accès à la page : Facturation Mise à jour - Correction facture complète OU Utiliser le lien Correction facture complète dans la page Accueil utilisateur Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. Utiliser le numéro de facture à créditer, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Ici la recherche est faite à l aide du numéro de facture. Cliquer le bouton Cette action vous amène à la page «Correction facture complète» La facture externe 73

ATTENTION : si vous n obtenez pas l écran «Correction facture complète», c est qu une correction a déjà été apportée à la facture. Pour visualiser les corrections, utiliser l écran «Historique des corrections». Pour connaître la procédure, référez-vous à la section du même nom. Les actions à faire dans cette page : «Créditer facture complète» ou «Créditer et refacturer» Sélectionner l action désirée, par exemple «Créditer facture complète» puis cliquer le bouton. Une fois l action enregistrée, un numéro apparaît dans le champ «Facture créditée»; c est la note de crédit émise par le système. Le lien En-tête données 1 devient actif. Si vous désirez consulter ou modifier la note de crédit, cliquer le lien En-tête-données 1.Cette action amène à l écran la note de crédit. Note : Habituellement nous n avons pas à modifier une note de crédit. La facture externe 74

Par contre, il arrive que dans certains cas nous devions intervenir. Par exemple, si la devise est USD ou tout autre que CAD et seulement si le taux de change est différent de ce qui figure sur la facture initiale, vous devrez modifier le taux sous l onglet «En-tête - données générales 2». Sélectionner «Source: Util» Le champ «Taux» devient disponible pour y indiquer le taux apparaissant sur la facture initiale. Le montant en dollar canadien crédité sera identique à celui facturé dans vos livres budgets. La note de crédit devient officielle une fois le traitement automatique complété. Celle-ci est disponible pour impression, si nécessaire. CRÉDITER ET REFACTURER Cette action est choisie lorsque l on veut annuler une facture et en émettre une nouvelle. Ce menu permet d utiliser la facture existante pour obtenir une nouvelle facture par copie. Cette copie est utilisée pour apporter les corrections et devient la nouvelle facture. Le système émet en même temps une note de crédit. Accès à la page: Facturation Mise à jour - Correction facture complète OU Utiliser le lien Correction facture complète dans la page Accueil utilisateur La facture externe 75

Les actions à faire dans cette page : Saisir une ou des valeurs dans les différents champs Utiliser le numéro de facture à corriger, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton Ici la recherche est faite à l aide du numéro de facture. Cette action vous amène à la page «Correction facture complète» Sélectionner l option «Créditer et refacturer» puis Enregistrer Une fois l action enregistrée, un numéro de facture est émis par le système ainsi qu un numéro de note de crédit. On retrouve le numéro de la note de crédit dans le champ «Facture créditée» Si vous désirez consulter ou modifier la note de crédit, cliquer le lien En-tête-données 1.Cette action amène à l écran la note de crédit. Note : Habituellement nous n avons pas à modifier une note de crédit. Par contre, il arrive que dans certains cas nous devions intervenir. Par exemple, si la devise est USD ou tout autre que CAD et seulement si le taux de change est différent de ce qui figure sur la facture initiale, vous devrez modifier le taux sous l onglet «En-tête - données générales 2». Sélectionner «Source: Util» Le champ «Taux»devient disponible pour y indiquer le taux apparaissant sur la facture initiale. Le montant en dollar canadien crédité sera identique à celui facturé dans vos livres budgets. La facture externe 76

La note de crédit devient officielle une fois le traitement automatique complété. Le numéro de la nouvelle facture est inscrit dans le champ «Facture corrigée». Le lien Entête données 1 est actif. Les actions à faire dans cette page : Cliquer le lien En-tête-données 1 au niveau du champ «Facture corrigée» Cette action amène à l écran la nouvelle facture. Les actions à faire dans cette page : Apporter les corrections nécessaires Modifier le statut «NEW» pour «RDY» Cliquer le bouton La nouvelle facture devient officielle une fois le traitement automatique complété et est disponible pour l impression. La facture externe 77

HISTORIQUE DES CORRECTIONS La page «Historique corrections» permet de consulter les corrections effectuées sur les factures. Accès à la page : Facturation Révision données facturation - Historique corrections Les actions à faire dans cette page : Saisir une ou des valeurs dans les différents champs Utiliser le numéro de facture qui était à corriger ou le numéro de la note de crédit ou le numéro de la nouvelle facture dans le champ «Facture». Il est possible de faire la recherche en utilisant le numéro de client facturation. Dans ce cas, la liste des corrections effectuées pour le client s affiche. Ici la recherche est faite en utilisant un des numéros de facture. La page «Historique corrections» affiche la liste des transactions créées suite à la correction. La facture externe 78

Le «type fact.» indique le type de document et son rôle dans le processus de correction. Le «type fact. REG» signifie que cette facture est la facture originale, «le type ARB» signifie que cette facture est la nouvelle facture créée suite aux corrections et «ACR» signifie que le ce document est la note de crédit. La facture externe 79

COPIE D UNE FACTURE Si vous désirez copier une facture externe, assurez-vous que la facture initiale est bien une facture externe. Pour ce faire, le type de la facture doit indiquer GE et le client doit commencer par le chiffre «2» pour les clients de type «entreprise». La page «Copie facture unique» nous permet d utiliser une facture existante afin de créer une nouvelle facture. Assurez-vous que l adresse de votre client est toujours «actif», avant d effectuer la copie. Sinon, la nouvelle facture demeurera au statut «RDY» et ne deviendra jamais à «INV». Accès à la page : Facturation Mise à jour - Copie facture unique OU Utiliser le lien Copie facture unique dans la page Accueil utilisateur Les actions à faire dans cette page : Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. Utiliser le numéro de facture recherchée ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton Ici la recherche est faite à l aide du numéro de facture qu on a saisi dans le champ «Facture». Cette action vous amène à la page «Copie facture unique» La facture externe 80

Les actions à faire dans cette page : Sélectionner l action en cochant le bouton «Copier facture» puis cliquer le bouton. Une fois l action enregistrée, un numéro de facture est émis par le système. Le système émet une nouvelle facture. On retrouve le numéro dans le champ «Facture copiée». Le lien En-tête facture données devient actif. Les actions à faire dans cette page : Cliquer le lien En-tête facture-données Cette action amène à l écran la nouvelle facture : La facture externe 81

Les actions à faire dans cette page : Apporter les modifications, ajustements ou corrections nécessaires Modifier le statut «NEW» pour «RDY» Cliquer le bouton La nouvelle facture devient officielle une fois le traitement automatique complété et disponible pour l impression. La facture externe 82

PARTICULARITÉS Lorsque vous facturez un client externe pour la récupération de salaires, d avantages sociaux ou pour toutes autres frais encourus, inscrire clairement dans le champ «Description» récupération de. Aussi, cibler les bons comptes pour récupérer les coûts déjà passés au livre budget de dépense. RÉCUPÉRATION DE SALAIRE Veuiller vous référer à l information que l on retrouve sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique «Boîte à outils», section «Règle de gestion financière - Facturation reçue des hôpitaux -Récupération salaire -Répartition des revenus et Exemple de facture». RÉCUPÉRATION AUTRES FRAIS Lorsque vous facturez un client externe pour la récupération de dépense, nous vous demandons de bien vouloir ajouter un commentaire d en-tête sous l onglet «En-têtecommentaires», en y indiquant la référence liée à la dépense que vous désirez récupérer. Il s agit d indiquer le numéro de la pièce justificative ou le numéro de l écriture de journal. Important : N oubliez pas de cocher la case «Interne seulement», afin que le commentaire destiné au Service des finances n apparaisse pas sur la facture envoyée au client. CALCUL ET RÉPARTITION DES REVENUS FRAIS DE GESTION Lorsque vous facturez un client externe pour des frais de service ou de vente sur un projet de type SC, vous devez non seulement facturer les coûts de la vente ou du service rendu, mais ajouter également des frais de gestion. Ces frais de gestion comprennent toujours des frais de gestion institutionnel et des frais de gestion optionnel facultaire et départemental. Afin de vérifier si des frais de gestion facultaire ou départemental s appliquent et connaître le taux de frais applicable, référez-vous au responsable de votre unité administrative. En voici deux exemples : Pour ajouter les frais de gestion au montant net que le fournisseur veut récupérer, 150.00$ Analyse XYZ (coût net du travail pour le fournisseur de service au projet SC) 150.00$ Frais de gestion institutionnel 15% Formule = 150.00$ x 0.15 22.50$ Frais de gestion facultaire 8% Formule = 150.00$ x 0.08 12.00$ Frais de gestion départemental 5% Formule = 150.00$ x 0.05 7.50$ Frais ajoutés de 28% TOTAL Montant total brut incluant les frais de gestion (à inscrire sur la facture «Ligne données générales 1») 192.00$ La facture externe 83

Pour extraire les frais de gestion du montant brut Prix convenu au total, 150.00$ Analyse XYZ (coût net du travail pour le fournisseur de service au projet SC) Service analyse 100% Formule = 150.00$ 1.28 (150$ divisé par la somme totale des frais 128%) 117.19$ Frais de gestion institutionnel 15% Formule = 117.19$ x 0.15 17.58$ Frais de gestion facultaire 8% Formule = 117.19$ x 0.08 9.37$ Frais de gestion départemental 5% Formule = 117.19$ x 0.05 5.86$ Total frais 128% TOTAL Montant total brut incluant les frais de gestion (à inscrire sur la facture «Ligne données générales 1») 150.00$ N oublier pas de : vérifier la validité des comptes de revenus à utiliser; bien calculer les frais de gestion selon les pourcentages applicables; vérifier si les dérogations s appliquent; consulter le site Web du Service des finances sous la rubrique suivante : Fonds de la recherche Règles financières Chapitre 2 : budget de fonctionnement 2.5.3 Liste des dérogations aux frais de gestion Pour obtenir de plus amples informations pour le calcul et la répartition des revenus sur un projet de type SC, n hésitez pas à visualiser l aide à la tâche sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique «Formation et pilotage de système/aide à la tâche/facturation Projet SC. RÉPARTITION DE REVENUS DANS UNE FACTURE Voici un exemple de saisie des combinaisons comptables de revenus sur une facture, en utilisant les données de l exemple 2, soit pour le montant total brut de 150,00$ incluant les frais de gestion. La facture externe 84

Onglet «Ligne données générales 1» Inscrire le total brut du service de l analyse de sol, soit le montant total incluant les frais de gestion Onglet «Compt. Répartition revenus» Inscrire les montants selon les frais d analyse et les frais de gestion calculés La facture externe 85

ANNEXE L AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D UNE FACTURE EXTERNE Accès à la page : Facturation Mise à jour - Facture standard > Ajout valeur OU utiliser le lien Facture standard sur la page «Accueil utilisateur» SAISIE À L AIDE DU BOUTON «Précédent/suivant» ÉTAPE 1 ONGLET «AJOUT VALEUR» Vérifier l Entité, la modifier si nécessaire Saisir le type facture Indiquer la source facture Indiquer le client facturation ÉTAPE 2 ONGLET EN-TÊTE - DONNÉES GÉNÉRALES 1 Changer la devise si nécessaire Vérifier le spécialiste facturation Inscrire le bon de commande du client si nécessaire Écran suivant (En-tête données générales 2) NIL ÉTAPE 3 ÉTAPE 4 ONGLET DONNÉES ADRESSE Vérifier l adresse du client ou choisir l emplacement si nécessaire Vérifier ou sélectionner le contact ONGLET EN-TÊTE - COMMENTAIRES Ajouter un commentaire (description de la facture) ÉTAPE 5 ONGLET LIGNE - DONNÉES GÉNÉRALES 1 Saisir la description du bien ou du service facturé, la quantité, l unité de mesure, le prix unitaire ÉTAPE 6 ÉTAPE 7 ÉTAPE 8 ONGLET COMPT. - RÉPARTITION REVENUS Saisir la ou les combinaison(s) comptable(s) de revenu ONGLET LIGNES - COMMENTAIRES Ajouter un commentaire de ligne si nécessaire ONGLET LIGNES - DONNÉES TVA Extraire valeur par défaut TVA Sous «Détail TVA» vérifier si le code de taxe doit être modifié ÉTAPE 9 ONGLET EN-TÊTE - DONNÉES GÉNÉRALES 1 Modifier le statut pour RDY Enregistrer La facture externe 86

L AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D UNE FACTURE EXTERNE Accès à la page : Facturation Génération facture Facture non consolidée - Achèvement et impression OU utiliser le lien Impression facture terminée sur la page Accueil utilisateur ÉTAPE 1 CONTRÔLE D EXÉCUTION ONGLET «Recherche valeur» Sélectionner ou saisir votre contrôle Sous l onglet «achèvement et impression», vérifier que la date de traitement, le nº de facture, la case «Inclure factures internes» sont cochés et que l option EDI «impr. seul» est sélectionné Sous l onglet «Option impression», vérifier que la case «Impr.fact.Non impr. seul» et «imprimer liste» sont à blanc Sous l onglet «achèvement et impression» saisir l entité, le nº de facture et la source ÉTAPE 2 ONGLET «DEMANDE RÉPARTITEUR TRAITEMENTS» Sélectionner le traitement «Impression factures Crystal UL» Cliquer ÉTAPE 3 Vous revenez à la page «Achèvement et impression» Une fenêtre Internet Explorer s affiche La facture en format PDF s affiche Accès au Lien «Sommaire facture» : -Facturation Révision données facturation - Sommaire factures OU utiliser le lien Sommaire facture sur la page Accueil utilisateur ÉTAPE 1 PAGE «Sommaire facture» Saisir le numéro de facture Cliquer ÉTAPE 2 PAGE «Données sommaire facture 1» Cliquer le lien Afficher version imprimable Ouverture d une fenêtre «Internet» Attendre que le traitement s effectue Ouverture du document «Facture interne» en format PDF La facture externe 87

QUE FAIRE AVEC LES MESSAGES D ERREUR Avertissement date hors intervalle Explication: Ce message apparaît lorsque la date de la facture est antérieure à la date du jour et que la période comptable est fermée. Solution : Changer la date de la facture pour une date d une période comptable ouverte. ATTENTION: Si vous outrepassez ce message, le dossier sera en erreur aux comptes à recevoir. Format du champ numérique Explication: le séparateur de décimal n a pas le bon format. Indiquer remplacer le point par la virgule. La facture externe 88

Valeur non valide Explication: Ce message apparaît lorsqu une valeur saisie n est pas valide. Le champ en erreur est en surbrillance. Solution: Vérifier à l aide de la loupe les valeurs permises pour ce champ. Faire la correction. Enregistrement impossible Explication: Ce message apparaît lorsque, suite à une répartition des revenus sur plus d une combinaison comptable, le pourcentage n est pas égale à 100% ou que le montant de répartition ne correspond pas au montant total de la facture. Solution: Selon le cas, corriger le pourcentage pour obtenir 100% ou corriger le montant pour obtenir le montant total de la facture, puis cliquer sur «Actualiser». Combinaison comptable non valide La facture externe 89

Explication: Ce message apparaît, lorsqu un ou des champs de la combinaison comptable ne sont pas valides. Solution: Retourner à l onglet «Compt. - Répartition revenus» pour apporter le correctif aux champs structures de la combinaison comptable. Vérification des données TVA Explication: Ce message apparaît après que vous ayez modifié un numéro de client externe et que le système procède à la vérification des taxes associées au client par défaut. Vous devez cliquer sur OK; vous obtiendrez le message suivant : Puis cliquer sur «NON» pour poursuivre l enregistrement des données La facture externe 90

A accéder à la FACTURE EXTERNE... 26 adresse du client, obtenir la page de... 32 afficher version imprimable, lien... 50 ajouter une ligne... 35 annuler une ligne... 37 avertissement, date non valide... 88 B bon de commande, numéro de... 31 bouton «Pro forma», impression par le... 52 bouton «Série pages», saisie à l'aide du... 32 bouton calculer taxes, utilisation du... 42 C calculer taxes, bouton... 42 cheminement de la facturation, client externe... 26 client, créer ou modifier un... 12 client, informations sur le... 7 client, vérifier l existence d un... 4 clients, trois types de... 2 code de taxe, modification du... 42 combinaisons comptables, répartition sur plusieurs lignes... 37 commentaire à l'interne... 34 commentaire de ligne, obtenir la page de... 38 commentaire d'en-tête, obtenir la page de... 34 consulter une facture externe... 66 contact client, créer ou modifier un... 12 contact client, qu'est-ce qu'un... 2 contact facturation, vérifier l existence d un... 10 contrôle d'exécution, créer un... 45 contrôle d'exécution, rechercher un... 45 copier une facture... 80 corriger une facture... 73 créditer une facture... 73 créer un client... 12 E emplacement, qu'est-ce qu'un... 2 employé/étudiant, comment rechercher un... 9 enregistrement impossible, erreur... 89 en-tête commentaire... 34 erreur, combinaison comptable... 89 F facture non terminée, impression d'une... 52 facture terminée, impression d'une... 45 facture, quoi faire pour imprimer une... 44 INDEX H historique des corrections... 78 I Impression dans une autre langue... 48 impression d'une facture non terminée... 52 impression d'une facture terminée... 45 imprimer une facture, les quatre façons pour... 44 L lien «Afficher version imprimable»... 49 lignes de descriptions, obtenir la page des... 35 lignes, commentaires de... 38 M messages d'erreur... 88 modifier le code de taxe, comment... 40 modifier les informations d une transaction de facturation... 70 modifier un contact client... 12 N note de crédit... 73 numéro de commande, saisie du... 31 P police OCR, à quoi sert la... 44 R récupération de dépense, informations sur la... 83 récupération de salaire, informations sur la... 83 registres factures, impression du... 53 répartition des revenus, saisie... 84 répartition sur plusieurs combinaisons comptables37 S spécialiste, modification du... 31 statut à «RDY», quand mettre le... 43 statuts, définition des différents... 29 T taxe, modifier le code de... 40 taxes, comment obtenir la page des... 39 traitement de la validation d'une facture... 43 type de clients... 2 type de facture, qu est-ce que le... 29 V valeurs des champs de recherche client... 5 vérification des données TVA... 90 La facture externe 91