OUTLOOK 2010 QUELQUES FONCTIONS DE BASE

Institut d'enseignement de promotion sociale de la Fédération Wallonie-Bruxelles Arlon - Athus - Musson - Virton OUTLOOK 2010 QUELQUES FONCTIONS DE BASE Réf.: D-F04-14c_09_2013 Dominique Lieffrig

TABLE DES MATIERES 1 PARAMETRER DES COMPTES DANS OUTLOOK... 1 1.1 AJOUTER UN COMPTE... 1 1.2 MODIFIER LES PARAMETRES D'UN COMPTE, SUPPRIMER UN COMPTE,... 7 2 LE MODULE "CONTACTS"... 8 2.1 CREER DES CONTACTS... 8 2.2 GERER DES GROUPES DE CONTACTS... 12 3 LE MODULE "COURRIER"... 14 4 LE CALENDRIER... 29 4.1 ACCEDER AU CALENDRIER... 29 4.2 TYPES D'AFFICHAGE... 30 4.3 PLANIFIER UN RENDEZ-VOUS... 31 4.4 PLANIFIER UN RENDEZ-VOUS PERIODIQUE... 33 4.5 ORGANISER UNE REUNION... 34 4.6 INCLURE UN FICHIER OU UN ELEMENT... 37 4.7 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS... 37 4.8 SUPPRIMER UN RENDEZ-VOUS OU UNE REUNION... 38 5 LES TACHES... 39 5.1 PRESENTATION... 39 5.2 CREER UNE TACHE... 39 5.3 MODIFIER UNE TACHE... 40 5.4 CREER UNE TACHE PERIODIQUE... 41 5.5 AFFECTER UNE TACHE... 43 5.6 MARQUER UNE TACHE COMME TERMINEE... 44 5.7 SUPPRIMER UNE TACHE... 45 6 LES NOTES... 46 6.1 PRESENTATION... 46 6.2 GERER LES NOTES... 46 6.2.1. Créer une note... 46 6.2.2. Modifier une note... 46 6.2.3. Supprimer une note... 47 6.2.4. Transférer/transformer une note... 47 6.2.5. Visualiser les notes... 49 6.2.6. Classer les notes... 49 7 LE JOURNAL... 50 7.1 PRESENTATION... 50 7.2 ENREGISTRER DES ELEMENTS OU DES FICHIERS AUTOMATIQUEMENT... 51 7.3 ENREGISTRER MANUELLEMENT UN ELEMENT OUTLOOK DANS LE JOURNAL... 52 7.4 ENREGISTRER MANUELLEMENT UN FICHIER EN DEHORS D OUTLOOK DANS LE JOURNAL... 52 7.5 ENREGISTRER LES DATE ET HEURE DE TRAVAIL SUR UN CONTACT... 53 7.6 DESACTIVER OU VIDER LE JOURNAL... 54 7.6.1. Désactiver le journal... 54 7.6.2. Vider le journal... 54 8 ARCHIVAGE ET NETTOYAGE... 55 8.1 PRESENTATION... 55 8.2 ARCHIVAGE MANUEL... 55 8.3 ACTIVATION DE LA FONCTIONNALITE "ARCHIVAGE AUTOMATIQUE"... 56 8.4 COMMENT DEFINIR LES PROPRIETES DE L'ARCHIVAGE AUTOMATIQUE POUR UN DOSSIER... 57 Réf.: D-F04-14c_092013

1 Paramétrer des comptes dans Outlook Deux comptes au minimum doivent être paramétrés dans Outlook pour réaliser les exercices qui suivent. Voici les adresses que vous pouvez utiliser: iepsanumdupc@yahoo.fr destinatairenumdupc@hotmail.be Vous devez utiliser le numéro correspondant à votre ordinateur. 1.1 Ajouter un compte 1 ) Cliquez sur "Fichier" puis "Informations" et enfin sur "Ajouter un compte". 2 ) Suivez la procédure illustrée ci-après pour le compte yahoo.fr Réf.: D-F04-14c_092013 1

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3 ) Cliquez sur "Terminer". Le compte est ainsi configuré dans Outlook. Réf.: D-F04-14c_092013 4

Paramètres pour le compte @hotmail.be Réf.: D-F04-14c_092013 5

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1.2 Modifier les paramètres d'un compte, supprimer un compte, Pour modifier les paramètres d'un compte, il vous suffit de passer par Fichier/Informations puis de cliquer sur le bouton "Paramètres du compte". N.B.: Vous pouvez également définir un compte par défaut via la fenêtre précédente. Réf.: D-F04-14c_092013 7

2 Le module "Contacts" 2.1 Créer des contacts a) Créez les contacts suivants: lydia.polette@gmail.com paul.huart@laposte.net sophie.vilet@laposte.net gustave.waza@yahoo.fr N.B.: Au niveau de la zone "Classer sous", choisissez une présentation du type "Nom de famille, prénom". Activez l'onglet "Accueil" puis suivez les indications figurant ci-après. b) Sauvegardez la liste de vos contacts dans un fichier au format CSV (Comma Separated Value). Fichier / Options / Options avancées / Exporter Réf.: D-F04-14c_092013 8

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c) Supprimez les contacts créés. d) Importez les contacts précédemment sauvegardés. Fichier / Ouvrir / Importer Réf.: D-F04-14c_092013 10

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2.2 Gérer des groupes de contacts a) Créez un groupe de contacts nommé "Service Comptabilité" et ajoutez les contacts suivants dans ce groupe. lydia.polette@gmail.com paul.huart@laposte.net gustave.waza@yahoo.fr Réf.: D-F04-14c_092013 12

b) Quelle différence faites-vous entre le Carnet d'adresses "Contacts" et le Carnet d'adresses "Contacts suggérés"? c) Ajoutez sophie.vilet@laposte.net dans le groupe "Service Comptabilité". d) Supprimez gustave.waza@yahoo.fr du groupe "Service Comptabilité". e) Ajoutez un numéro de téléphone fixe (bureau) pour Gustave Waza. f) Créez le contact suivant en le marquant comme étant un contact privé: lucas.huberty@gmail.com Contact/Indicateurs/Privé Ajoutez une photo pour ce contact. g) Modifiez le mode d'affichage des contacts. Expérimentez les modes: carte de visite, carte et liste. Affichage/Affichage actuel/changer l'affichage OU Accueil/Affichage actuel/changer l'affichage (on suppose que le module "Contacts" est activé). Réf.: D-F04-14c_092013 13

h) Atteignez rapidement les contacts dont le nom de famille commence par la lettre "P". 3 Le module "Courrier" a) Créez un nouveau message et envoyez celui-ci aux personnes suivantes: sophie.vilet@laposte.net lydia.polette@gmail.com gustave.waza@yahoo.fr destinatairenumdupc@hotmail.be NB: Les destinataires doivent être placés en copie cachée. b) Créez les signatures suivantes: signature perso 1 signature prof 1 signature prof 2 À bientôt. Jules Avec nos meilleures salutations. Jules Huzet APT sa Rue des Lumières 147 1000 BRUXELLES 02 999 99 99 Avec mes cordiales salutations. Jules Huzet APT sa Réf.: D-F04-14c_092013 14

signature prof 3 Bien à vous. Jules Huzet APT sa Pour créer, modifier, supprimer, des signatures: 1 ) Cliquez sur "Fichier" puis "Options". 2 ) Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur "Courrier" puis "Signatures". NB: Attention au compte de messagerie sélectionné si vous en gérez plusieurs à partir d'outlook. Réf.: D-F04-14c_092013 15

Vous pouvez également accéder à la boîte de dialogue de gestion des signatures en cliquant sur le bouton "Signature" présent dans l'onglet "Message" lorsqu'un message est en cours de création. c) Définissez la signature "signature prof 1" comme signature par défaut. d) Testez l'utilisation des signatures. e) Préparez le message suivant et différez l'envoi à J + 4 Insérez le contenu d'un dossier entier en pièce jointe (zippez le fichier). Définissez une priorité haute et demandez une confirmation de lecture. Envoyez ce message à l'adresse suivante: destinatairenumdupc@hotmail.be Utilisation de puces Insertion d'un lien hypertexte Insertion d'une carte de visite Insertion d'un tableau Insertion d'une pièce jointe, définition de la priorité du message, Réf.: D-F04-14c_092013 16

Demander un accusé de lecture: NB: Lorsque vous demandez un accusé de réception, vous êtes informé quand le message arrive dans la boîte aux lettres du destinataire. Très souvent, les systèmes sont configurés d'une manière telle que cette fonction ne donne pas le résultat voulu (lutte contre le spamming, ). L'accusé de lecture vous informe que le message a été lu (ou tout au moins ouvert) à condition toutefois que le destinataire valide l'opération. En effet, la confirmation de lecture renvoie une boîte du style : "l'expéditeur a demandé qu'une confirmation de lecture soit envoyée ". Voulez-vous envoyer une confirmation?" Pour différer l'envoi d'un message: Lors de la création du message, activez l'onglet "Options" puis utilisez le bouton "Différer la livraison". Réf.: D-F04-14c_092013 17

f) Vérifiez la bonne réception du message précédemment envoyé. g) Répondez à ce message. h) Transférez le message reçu à paul.huart@yahoo.fr i) Supprimez le dernier message créé. j) Récupérez le message précédemment supprimé. k) Créez le modèle d'email suivant. Pour créer un modèle d'email, il suffit de créer le message voulu puis de l'enregistrer en sélectionnant le type "Modèle Outlook (*.oft)". Pour utiliser un modèle lors de la création d'un email, passez par l'onglet "Accueil" puis cliquez sur "Nouveaux éléments" puis "Autres éléments" et "Choisir un formulaire". Réf.: D-F04-14c_092013 18

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, il faut sélectionner "Modèles dans le fichier système" au niveau de la liste "Regarder dans". Double-cliquez sur le modèle voulu. l) À partir de la boîte de réception, créez un dossier nommé "Prioritaires". Réf.: D-F04-14c_092013 19

m) Créez une règle de messages permettant d'orienter les messages reçus de "paul.huart@yahoo.fr" directement vers le dossier "Prioritaires". Fichier/Informations/Gérer les règles et les alertes Suivez les différentes fenêtres présentées ci-après. Réf.: D-F04-14c_092013 20

Vous obtenez ceci: Réf.: D-F04-14c_092013 21

Vous obtenez ceci: Réf.: D-F04-14c_092013 22

Réf.: D-F04-14c_092013 23

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Vous retrouvez alors la règle créée dans la fenêtre. n) Au niveau du compte destinatairenumdupc@hotmail.be, créez une règle de messages permettant d'afficher l'alerte suivante lors de la réception d'un message venant de la boîte email suivante: iepsanumdupc@yahoo.fr NB: Il s'agit d'une action nommée: "afficher un message spécifique dans la fenêtre Alerte sur le nouvel élément". o) Comment appliquer une règle nouvellement définie sur des messages se trouvant déjà dans la boîte de réception? Fichier/Informations/Gérer les règles et les alertes Réf.: D-F04-14c_092013 25

p) Créez le message suivant en incluant des boutons de vote "Approuver; Refuser". Envoyez ce message aux destinataires suivants: gustave.waza@yahoo.fr; paul.huart@yahoo.fr; sophie.vilet@laposte.net; destinatairenumdupc@hotmail.be Réf.: D-F04-14c_092013 26

q) En utilisant le compte "destinatairenumdupc@hotmail.be" configuré sur votre PC, ouvrez le message reçu et votez. Réf.: D-F04-14c_092013 27

r) En vous replaçant dans le compte de l'expéditeur, comptabilisez les réponses obtenues au mail précédent. Ouvrez le dossier "Éléments envoyés" puis double-cliquez sur le message marqué par le pictogramme suivant: Une fois le message ouvert, dans l'onglet "Message", cliquez sur le bouton "Suivi" afin d'obtenir le résultat des votes. Réf.: D-F04-14c_092013 28

Volet de navigation Dominique Lieffrig Outlook 2010 4 LE CALENDRIER Vous pouvez utiliser Outlook pour la gestion et l'organisation de votre emploi du temps. En effet, le calendrier vous permet d'organiser et planifier des rendez-vous, des réunions, des événements, de rechercher une date, de définir une tâche,... 4.1 Accéder au calendrier Pour accéder au calendrier: 1 ) Si ce dernier n'est pas déjà présent, affichez le volet de navigation via Affichage/Volet de navigation (ou formez la combinaison de touches Alt + F1). 2 ) Cliquez ensuite sur l'option "Calendrier". 3 ) Le calendrier apparaît dans la zone d'affichage. NB: vous pouvez également afficher le calendrier en utilisant le raccourci clavier correspondant: Ctrl+2 Réf.: D-F04-14c_092013 29

4.2 Types d'affichage a) Passer en mode d'affichage "Calendrier/Jour" pour le calendrier. Activez l'onglet "Affichage" puis sélectionnez le mode d'affichage voulu. b) Passer en mode d'affichage "Liste" pour le calendrier. c) Passer en mode d'affichage "Calendrier/Semaine". Réf.: D-F04-14c_092013 30

4.3 Planifier un rendez-vous a) Planifiez un rendez-vous le 21 décembre 2011 de 8:00 à 9:30 (objet: Entretien voiture de société, emplacement: garage de l'etoile). Pour créer un rendez-vous: 1 ) Veillez à ce que le volet "Calendrier" d'outlook soit bien activé. 2 ) Cliquez sur le bouton "Nouveau rendez-vous" disponible dans l'onglet "Accueil". 3 ) La fenêtre suivante apparaît alors à l'écran et il ne reste plus qu'à compléter les zones voulues de manière adéquate puis à cliquer sur "Enregistrer et Fermer". b) Vérifiez que le rendez-vous est bien enregistré dans le calendrier. Réf.: D-F04-14c_092013 31

c) Planifiez un rendez-vous le 17 novembre 2011 à 11:00 (objet: rencontre d'un nouveau fournisseur NBV sa Mme Polet, emplacement: bureau perso). Créez ce rendez-vous en travaillant directement dans le calendrier. Procédure: 1 ) Sélectionnez la date voulue. 2 ) Double-cliquez sur l'heure voulue. 3 ) Complétez la fenêtre suivante. 4 ) Cliquez sur "Enregistrer et Fermer". Réf.: D-F04-14c_092013 32

4.4 Planifier un rendez-vous périodique a) Créez un rendez-vous périodique répondant aux caractéristiques suivantes. Objet: RDV Direction GRH: planification des tâches, Emplacement: Bureau A125 Périodicité: tous les vendredis de 16h00 à 17h00 à partir du premier mars 2012. Procédure pour planifier un rendez-vous périodique: 1 ) Veillez à ce que le volet "Calendrier" d'outlook soit bien activé. 2 ) Cliquez sur le bouton "Nouveau rendez-vous" disponible dans l'onglet "Accueil". 3 ) Définissez les différents éléments du rendez-vous puis cliquez sur "Périodicité". 4 ) Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez alors définir tous les éléments voulus. Réf.: D-F04-14c_092013 33

b) Vérifiez le résultat obtenu au niveau du calendrier. NB: En mode liste, les rendez-vous périodiques sont identifiés par un pictogramme particulier. 4.5 Organiser une réunion a) Créez une réunion ayant pour objet "Préparation de l'offre d'achat T458". L'emplacement de la réunion sera la salle B17. Cette réunion est prévue le 25 novembre 2011 de 9h00 à 12h00. Les personnes invitées sont: paul.huart@yahoo.fr, sophie.bolet@gmail.com et lucas.huberty@gmail.com Ces personnes doivent obligatoirement être présentes. NB: Une réunion correspond à un rendez-vous où des participants sont invités. Réf.: D-F04-14c_092013 34

Pour créer une réunion: 1 ) Veillez à ce que le volet "Calendrier" d'outlook soit bien activé. 2 ) Cliquez sur le bouton "Nouvelle réunion" disponible dans l'onglet "Accueil". 3 ) Définissez toutes les caractéristiques de la réunion. 4 ) Il est alors possible d'envoyer l'invitation à la réunion via le bouton "Envoyer". Si on ferme la fenêtre sans demander l'envoi, une boîte de message apparaît vous proposant d'effectuer l'envoi. b) Vérifiez que la réunion est bien planifiée. Réf.: D-F04-14c_092013 35

c) Créez un rendez-vous puis convertissez celui-ci en réunion. Objet: préparation du recrutement d'un informaticien Lieu: Salle N851 Date/heure: 15 novembre 2011 de 15h00 à 17h00 Pour convertir un rendez-vous en réunion: 1 ) Créez ou éditez (par un double-clic) le rendez-vous auquel vous souhaitez inviter des personnes. 2 ) Cliquez sur le bouton "Inviter des participants". 3 ) Une nouvelle ligne apparaît et le rendez-vous se change automatiquement en réunion (ou en réunion périodique). Vous pouvez alors ajouter les personnes à inviter, Réf.: D-F04-14c_092013 36

4.6 Inclure un fichier ou un élément a) Joignez un fichier Word à l'invitation relative à la réunion précédemment planifiée. Pour inclure un fichier: 1 ) Créez ou éditez (via un double-clic) le rendez-vous ou la réunion. 2 ) Au sein de la fenêtre "Rendez-vous" ou "Réunion" qui apparaît, cliquez sur le bouton "Joindre un fichier" présent dans l'onglet "Insertion". 4.7 Modifier un rendez-vous a) Modifiez le rendez-vous suivant précédemment créé. Objet: RDV Direction GRH: planification des tâches, Emplacement: Bureau A125 Périodicité: tous les vendredis de 16h00 à 17h00 à partir du premier mars 2012. Modifiez le lieu: Bureau L741 Pour modifier un rendez-vous: 1 ) Veillez à ce que le volet "Calendrier" d'outlook soit bien activé. 2 ) Demandez l'affichage des rendez-vous en cours. 3 ) Recherchez puis double-cliquez sur le rendez-vous à modifier. Réf.: D-F04-14c_092013 37

4 ) Modifiez les informations voulues puis enregistrez. 4.8 Supprimer un rendez-vous ou une réunion Pour supprimer un rendez-vous ou une réunion: Effectuez un clic droit sur le rendez-vous ou la réunion à supprimer puis sélectionnez l'option "Supprimer" dans le menu contextuel. D'autres possibilités existent (Delete, ). Réf.: D-F04-14c_092013 38

5 LES TACHES 5.1 Présentation Les travaux à accomplir peuvent aisément être organisés, planifiés via le module "Tâches" d'outlook. Il est simple de suivre l'évolution de la réalisation d'une tâche, clôturer celle-ci, 5.2 Créer une tâche Procédure pour créer une tâche: 1 ) Affichez le module "Tâches" soit via le volet de navigation, soit en utilisant le raccourci clavier Ctrl + 4 2 ) Dans l'onglet "Accueil", cliquez sur le bouton "Nouvelle tâche". 3 ) Complétez les différentes zones avec les informations voulues. 4 ) Cliquez sur "Enregistrer & Fermer". Réf.: D-F04-14c_092013 39

5.3 Modifier une tâche Objectif: Modifier la tâche précédente et indiquer que la tâche est en cours de réalisation (% réalisé: 40%). Envoyer le rapport d'état à lucas.huberty@gmail.com Procédure: 1 ) Affichez le module "Tâches" soit via le volet de navigation soit en utilisant le raccourci clavier Ctrl + 4 2 ) Effectuez un double-clic sur la tâche à modifier. 3 ) Modifiez les informations voulues. 4 ) Cliquez sur "Envoyer le rapport d'état". Réf.: D-F04-14c_092013 40

5 ) Indiquez le destinataire, puis envoyez. 6 ) Enregistrez et fermez la tâche modifiée. 5.4 Créer une tâche périodique Objectif: Créer la tâche périodique suivante: Tous les vendredis de 14h00 à 16h00 préparer la réunion des chefs de service du lundi matin. Procédure: 1 ) Affichez le module "Tâches" soit via le volet de navigation soit en utilisant le raccourci clavier Ctrl + 4 Réf.: D-F04-14c_092013 41

2 ) Dans l'onglet "Accueil", cliquez sur le bouton "Nouvelle tâche". 3 ) Complétez les différentes zones avec les informations voulues puis cliquez sur "Périodicité". 4 ) Complétez la fenêtre suivante. 5 ) Validez par OK. 6 ) Fermez et enregistrez la tâche. Réf.: D-F04-14c_092013 42

5.5 Affecter une tâche Objectif: Affecter la tâche suivante (précédemment créée) à Paul Huart (paul.huart@yahoo.fr). Tous les vendredis de 14h00 à 16h00 préparer la réunion des chefs de service du lundi matin. Procédure: 1 ) Affichez le module "Tâches" soit via le volet de navigation soit en utilisant le raccourci clavier Ctrl + 4 2 ) Effectuez un double-clic sur la tâche à affecter. 3 ) Effectuez un double-clic sur le bouton "Affecter une tâche". 4 ) Indiquez les personnes à qui la tâche est affectée. 5 ) Cliquez sur "Envoyer". Réf.: D-F04-14c_092013 43

Voici un aperçu du message reçu par le destinataire 5.6 Marquer une tâche comme terminée 1 ) Affichez le module "Tâches" soit via le volet de navigation soit en utilisant le raccourci clavier Ctrl + 4 2 ) Cliquez sur le symbole suivant afin de marquer la tâche comme étant terminée. 3 ) La tâche disparaît alors de la catégorie "Liste des tâches" et apparaît avec un attribut barré dans la catégorie "Tâches". Réf.: D-F04-14c_092013 44

Note En mode d'affichage "Liste simple", pour marquer une tâche comme étant terminée, il suffit de cliquer sur la case suivante. 5.7 Supprimer une tâche Procédure pour supprimer une tâche: 1 ) Affichez le module "Tâches" soit via le volet de navigation soit en utilisant le raccourci clavier Ctrl + 4 2 ) Sélectionnez la(les) tâche(s) à supprimer. 3 ) Appuyez sur Delete ou sur le bouton "Supprimer". Réf.: D-F04-14c_092013 45

6 LES NOTES 6.1 Présentation La notion de notes dans Outlook peut être comparée à l'utilisation de Post-it. Les notes peuvent ensuite être transformées en tâches, rendez-vous, réunions ou messages. 6.2 Gérer les notes 6.2.1. Créer une note Procédure pour créer une note: 1 ) Accédez au module "Notes". 2 ) Au niveau de l'onglet "Accueil", cliquez sur "Nouvelle note". 3 ) Saisissez le texte de la note. 4 ) Fermez la note. Elle est automatiquement enregistrée. 6.2.2. Modifier une note Objectif: Modifier la note précédemment créée de la manière suivante: Réf.: D-F04-14c_092013 46

Procédure: 1 ) Accédez au module "Notes". 2 ) Effectuez un double-clic sur la note voulue. 3 ) La note s'ouvre. Modifiez celle-ci puis fermez la fenêtre. 6.2.3. Supprimer une note 1 ) Accédez au module "Notes". 2 ) Sélectionnez la note voulue. 3 ) Appuyez sur la touche "Delete" ou utilisez le bouton suivant: 6.2.4. Transférer/transformer une note Il est possible de transférer une note vers un rendez-vous, une tâche ou transformer une note en une tâche. Objectif: Transformer la note précédente en une tâche planifiée le 28 novembre prochain. Procédure: 1 ) Accédez au module "Notes". 2 ) Cliquez sur la note voulue puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé faites glisser la note sur la catégorie "Tâches". Réf.: D-F04-14c_092013 47

3 ) Outlook ouvre la fenêtre voulue. Complétez les informations voulues puis enregistrez. Objectifs: a) Créer la note suivante. Pour redimensionner la fenêtre "note", vous pouvez agir au niveau du coin inférieur droit de la fenêtre note. b) Transférer la note créée vers un message. Procédure: 1 ) Accédez au module "Notes". 2 ) Cliquez sur la note voulue puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé faites glisser la note sur la catégorie "Courrier". Réf.: D-F04-14c_092013 48

3 ) Complétez les éléments voulus pour le message puis envoyez celui-ci. 6.2.5. Visualiser les notes Les notes peuvent être visualisées suivant différents modes. Pour ce faire, activez le volet "Notes" puis via le groupe d'options "Affichage actuel", vous pouvez modifier le mode d'affichage. NB: Notamment l'option "7 derniers jours" peut s'avérer très intéressante. 6.2.6. Classer les notes Pour classer les notes en catégorie, il suffit de cliquer sur le bouton présent dans le coin supérieur gauche puis via l'option "Classer" il est possible de choisir une catégorie. Réf.: D-F04-14c_092013 49

7 LE JOURNAL 7.1 Présentation Le journal enregistre automatiquement les actions que vous choisissez en rapport avec des contacts spécifiques et place ces actions dans un affichage chronologique. Vous pouvez utiliser le journal pour effectuer le suivi d'éléments Microsoft Outlook tels que des messages électroniques ou des réunions. Vous pouvez aussi assurer le suivi d autres fichiers Microsoft Office, tels que des documents Word ou des classeurs Excel. Le journal peut même conserver un enregistrement de toute interaction souhaitée même quelque chose qui ne se trouve pas sur votre ordinateur, par exemple une conversation téléphonique ou une lettre que vous avez postée ou reçue. Pour accéder rapidement au journal, vous pouvez ajouter le bouton d affichage "Journal" dans le volet de navigation. Au bas du volet de navigation, cliquez sur "Configurer des boutons". Cliquez sur "Ajouter ou supprimer des boutons" puis sur "Journal". Réf.: D-F04-14c_092013 50

7.2 Enregistrer des éléments ou des fichiers automatiquement Procédure: 1 ) Cliquez sur l onglet "Fichier" puis sur "Options". 2 ) Activez l'onglet "Notes et journal" puis cliquez sur "Options du journal". 3 ) Dans la liste "Enregistrer automatiquement ces éléments", activez les cases à cocher des éléments qui doivent être enregistrés automatiquement dans le journal. Dans la liste "Pour les contacts suivants", activez les cases à cocher des contacts dont vous souhaitez enregistrer automatiquement les éléments. Dans la zone "Enregistrer aussi les fichiers à partir de", activez les cases à cocher situées en regard des programmes dont vous souhaitez que les fichiers soient automatiquement enregistrés dans le journal. Résultat obtenu dans le Journal après réception d'un message venant de Paul Huart. Réf.: D-F04-14c_092013 51

7.3 Enregistrer manuellement un élément Outlook dans le journal 1 ) Ouvrez le dossier contenant l'élément à insérer dans le journal. 2 ) Faites glisser l'élément vers le bouton de navigation "Journal". 3 ) La fenêtre "Entrée du journal" contenant l'élément apparaît. 4 ) Modifiez les informations voulues si nécessaire. 5 ) Cliquez sur "Enregistrer & Fermer". Résultat obtenu dans le journal: 7.4 Enregistrer manuellement un fichier en dehors d Outlook dans le journal 1 ) Ouvrez le dossier contenant l'élément à insérer dans le journal. 2 ) Faites glisser l'élément vers le bouton de navigation "Journal". Réf.: D-F04-14c_092013 52

3 ) Complétez les informations voulues puis enregistrez. 7.5 Enregistrer les date et heure de travail sur un contact Procédure: 1 ) Ouvrez le contact concerné. 2 ) Sous l onglet "Contact", dans le groupe "Communiquer", cliquez sur "Autres", puis sur "Entrée du journal". 3 ) La date et l heure actuelles apparaissent dans l en-tête de l élément de journal. Pour modifier la date ou l heure, cliquez sur la flèche attachée à chaque zone, puis cliquez sur la sélection souhaitée. 4 ) Pour documenter les heures de début et de fin exactes, sous l onglet "Entrée du journal", dans le groupe "Minuteur", cliquez sur "Démarrer le minuteur". 5 ) L élément de journal enregistre la date et la durée de travail avec le contact. Cliquez sur "Interrompre le minuteur" pour arrêter l horloge. 6 ) Cliquez sur "Enregistrer et fermer" pour enregistrer les informations dans votre journal. Réf.: D-F04-14c_092013 53

7.6 Désactiver ou vider le journal 7.6.1. Désactiver le journal Pour désactiver le journal, vous devez désactiver plusieurs cases à cocher dans la boîte de dialogue "Options du journal". Il n est pas possible de désactiver le journal à l aide d une seule option. 1 ) Cliquez sur l onglet "Fichier" pour sur "Options". 2 ) Activez le volet "Notes et journal", cliquez sur "Options du journal". 3 ) Dans la liste "Enregistrer automatiquement ces éléments", désactivez toutes les cases à cocher. 4 ) Dans la zone "Enregistrer aussi les fichiers à partir de", désactivez toutes les cases à cocher. NB: Il n est pas nécessaire de désactiver les cases à cocher sous "Pour les contacts suivants". 7.6.2. Vider le journal Pour vider le journal partiellement ou totalement: 1 ) Activez le module "Journal". 2 ) Dans le groupe "Affichage actuel" présent dans l'onglet "Accueil", cliquez sur "Liste d entrées". Un tableau de toutes les entrées du journal s affiche. 3 ) Sélectionnez l'(les) entrée(s) voulue(s). NB: Pour sélectionner toutes les entrées, le plus simple consiste à utiliser le raccourci-clavier Ctrl + A. 4 ) Appuyez sur Delete ou utilisez le bouton "Supprimer" présent dans le ruban. Réf.: D-F04-14c_092013 54

8 Archivage et nettoyage 8.1 Présentation Votre boîte aux lettres Microsoft Outlook prend du volume au fur et à mesure que des éléments sont créés, de la même façon que les papiers s'entassent sur votre bureau. Dans le monde réel, vous pouvez occasionnellement trier vos documents et stocker ceux qui sont importants mais rarement utilisés. Vous pouvez aussi jeter les documents qui sont moins importants, tels que les journaux et magazines, en fonction de leur âge. Vous pouvez effectuer rapidement la même tâche dans Outlook. Vous pouvez transférer manuellement les éléments anciens dans un fichier de stockage, ce transfert peut également être effectué automatiquement à l'aide de la fonctionnalité "Archivage automatique". Les éléments sont considérés comme anciens lorsqu'ils atteignent l'âge que vous spécifiez. Avec la fonctionnalité "Archivage automatique", vous pouvez supprimer ou déplacer ces éléments. 8.2 Archivage manuel Pour archiver manuellement des éléments Outlook, procédez comme suit : 1 ) Cliquez sur "Fichier"/"Informations". 2 ) Cliquez sur "Outils de nettoyage". 3 ) Cliquez sur "Archiver". Réf.: D-F04-14c_092013 55

4 ) Cliquez sur l option "Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers", puis cliquez sur le dossier à archiver. Tous les sous-dossiers du dossier sélectionné sont inclus dans cette archive manuelle. 5 ) Au niveau de la zone "Archiver les éléments antérieurs au", entrez une date. 6 ) Une fois tous les choix voulus effectués, validez en cliquant sur OK. 8.3 Activation de la fonctionnalité "Archivage automatique" 1 ) Cliquez sur "Fichier" puis sur "Options". 2 ) Activez le volet "Options avancées". 3 ) Cliquez sur "Paramètres d'archivage automatique ". Réf.: D-F04-14c_092013 56

4 ) Activez la case à cocher "Archiver automatiquement tous les", puis spécifiez la fréquence d'archivage automatique en tapant un nombre dans la zone "jours". 5 ) Si vous souhaitez être averti avant que les éléments ne soient archivés, activez la case à cocher "Demander avant l'exécution de l'archivage automatique". 6 ) Définissez le nom et l'emplacement du fichier dans lequel les éléments archivés devront être transférés ou cliquez sur "Parcourir" pour en sélectionner un dans une liste. 7 ) Validez par OK. 8.4 Comment définir les propriétés de l'archivage automatique pour un dossier Première technique 1 ) Sélectionnez le dossier que vous voulez archiver automatiquement (par exemple la boîte de réception). 2 ) Cliquez sur l'onglet "Dossier", puis sur "Paramètres d'archivage automatique". Deuxième technique 1 ) Cliquez avec le bouton droit sur le dossier (par exemple la boîte de réception) que vous voulez archiver automatiquement, puis cliquez sur "Propriétés". 2 ) Cliquez sur l'onglet "Archivage automatique". 3 ) Définissez les options voulues puis validez par OK. Réf.: D-F04-14c_092013 57