www.labo77.fr g.alex@labo77.fr Trucs et astuces pour exploiter au mieux votre messagerie Outlook. Pour consulter vos mèls ou en expédier, vous vous connectez peut-être directement sur Internet et vous utilisez la messagerie de votre fournisseur d'accès (Orange, Free, etc.) ou d'autres, indépendantes (Hotmail, Yahoo, Laposte.net ). Ceux qui procèdent ainsi et qui en sont satisfaits ne voient pas l'utilité de se servir d'un logiciel spécifique installé sur leur PC. Mais si vous avez goûté à Outlook (dans le cadre de votre activité professionnelle, pourquoi pas?) et que vous avez la chance de posséder ce produit sur votre machine, vous trouverez dans ce billet des idées pour vous faciliter son utilisation et tirer profit de ses potentialités. Si vous n'êtes pas doté de ce logiciel payant et que vous souhaitiez en installer un, équivalent et gratuit, rien de plus simple: Thunderbird est conçu pour vous! Dans le billet d'avril, nous parlerons de ce logiciel.
Vous ne risquez rien à installer et à utiliser un logiciel de messagerie car vous pourrez toujours consulter vos messages via Internet comme avant! Les réglages et astuces concernant Outlook ont été réalisés sur la version 2007 du logiciel. Mais les autres versions (antérieures ou postérieures) peuvent se manipuler de manière assez proche. Si vous rencontriez des problèmes contactez-moi! Dernière précision avant de commencer : Vous ne trouverez pas ici un tutoriel complet d'utilisation. Celui-ci réside dans l'aide de votre logiciel. Configurer Outlook à sa main : Pour utiliser cette messagerie, deux paramétrages sont nécessaires : - votre adresse mèl - vos préférences en matière d'utilisation de celle-ci. Si vous l'utilisez déjà, Outlook connaît vos paramètres de connexion (adresse mèl plus mot de passe), mais vous pouvez très bien posséder ce produit sans jamais l'avoir lancé. Alors, je pars du principe que c'est ce que vous faites. Prêt à vous lancer dans l'aventure alors go! 1 Ne faites pas cela avec votre PC!
Premier lancement! Au moment où vous allez cliquez sur Outlook, celui-ci va vous proposer de configurer votre compte de messagerie. Vous pouvez le faire très simplement en complétant l'écran ci-dessous: 2 Dans la case "Nom", vous indiquerez celui que vos correspondants verront apparaître sur les messages émanant de vous. En général, cette procédure suffirait pour enregistrer votre compte mais pour ma part, je préfère cocher la case cerclée ici de rouge. Sur l'écran suivant, assurez-vous que c'est bien le premier choix qui est coché (Messagerie Internet).
Cliquez sur "suivant". L'écran s'affichera ainsi: Vous aurez alors à renseigner toutes les cases. J'ai utilisé ici des paramètres Orange pour compléter les informations sur le serveur. Si vous êtes client d'un autre FAI, vous adapterez la saisie à ses paramètres (pop.free.fr, etc.). En cas de doute, les sites des FAI vous fournissent ces informations dans leurs pages d'aide. 3 Une fois ces cases renseignées, testez les paramètres de votre compte. Si tout est correct, vous verrez apparaître ce message: Fermez alors cette fenêtre. Vous retrouvez l'écran précédent sur lequel vous pourrez cliquer sur "Paramètres supplémentaires".
Choisissez "Options avancées" et intéressez-vous à la partie "Remise" qui, par défaut, n'est pas cochée. Les choix que vous allez faire ici auront des conséquences importantes sur le fonctionnement de votre messagerie. Si rien n'est coché, tous les messages présents chez votre FAI seront transférés dans votre boîte Outlook. C'est un peu comme si vous vous rendiez à votre boîte aux lettres et que vous la vidiez pour rentrer votre courrier à la maison. 4 Si vous cochez la première ligne seule, vos messages seront chargés sur Outlook, mais une copie restera indéfiniment chez votre FAI. Cette procédure a comme avantage de conserver vos mèls en deux exemplaires et d'en avoir ainsi une sauvegarde. Mais à contrario, votre boîte chez Orange ou Free (celle que vous pouvez consulter avec votre navigateur Internet) se remplira et finira par être saturée, même si vous supprimez régulièrement les messages inutiles enregistrés sur Outlook. Imaginez que chaque jour, vous rentriez les courriers présents dans votre boîte aux lettres en prenant soin d'en laisser une copie dans cette dernière. Très vite, votre préposé ne pourrait plus rien y laisser. Mais vous pouvez très bien avoir convenance à garder ponctuellement une copie de vos messages chez votre FAI. Si vous désirez les consulter à partir d'un autre PC, par exemple. Dans ce cas, vous pouvez également cocher la
seconde ligne "Supprimer du serveur après " et choisir le nombre de jour qui vous convient. Dans ce cas, tous les messages que vous aurez récupérés dans Outlook resteront présents sur votre serveur durant le nombre de jours indiqués. Au terme de cette période, ils seront effacés chez votre FAI. ATTENTION: Cette période ne compte que pour les messages chargés sur Outlook. Si vous êtes absent et que vous n'ouvriez pas ce logiciel, vos messages resteront bien sûr sur votre serveur sans limitation de date. Si vous cochez enfin la dernière ligne, tous les messages que vous mettrez à la corbeille seront supprimés du serveur sans attendre le délai indiqué au dessus, dès lors que vous viderez définitivement votre corbeille. Dans ce cas, il vous sera impossible des les récupérer, ni dans Outlook, ni sur votre serveur. Vous pouvez à présent terminer la procédure de création de compte. Vous pourrez y apporter des modifications ultérieures en cliquant sur "Outils" et "Paramètres du compte". 5 Choisissez le compte si vous en avez plusieurs et cliquez sur "Modifier".
Premier lancement! C'est à peu près ainsi que vous devriez découvrir la page d'accueil. A gauche, la liste des dossiers, au centre celle des messages et à droite, la barre des tâches. Vous pouvez constater que vous avez reçu le message de test généré lors de l'enregistrement de votre adresse (non lu, il apparaît en caractères gras). Vous pouvez modifier cet affichage à votre gré en cliquant sur l'onglet correspondant. 6 En agissant sur le "Volet de lecture", vous pouvez modifier l'emplacement où s'affiche la prévisualisation du message surligné. En cliquant sur "Barre des tâches", vous pourrez la faire disparaître et bien d'autres choses encore. Sur votre page d'accueil figure également en bas et à gauche un cadre important:
C'est de lui que dépendent les données affichées à l'écran. Dans l'exemple ci-dessus, ce sont les données "Courrier" qui sont affichées. Mais si vous cliquez sur "Contacts", vous aurez alors accès à ceux-ci. 7 Dans le cadre de gauche, vous pourrez modifier l'apparence de votre liste, telle qu'elle apparaîtra au centre. A droite, les onglets vous permettront de les sélectionner. Enfin, n'hésitez pas à utiliser la fenêtre de recherche. Elle fonctionne également pour retrouver des mèls à partir d'une date, d'un nom ou d'un simple mot. En ce qui concerne le calendrier et les tâches, je vous laisse en explorer les ressources, notamment pour gérer vos rendez-vous. Ah si, une chose intéressante au niveau des contacts. Lorsque vous ouvrirez la fiche de l'un d'entre eux, cliquez donc sur "Détails"
Vous pourrez alors renseigner la date de naissance de l'intéressé. Ainsi, chaque année, Outlook vous avertira de l'imminence de son anniversaire. Créer un dossier et une règle! Comme vous le constatez, vos messages reçus vont directement se loger dans votre boîte de réception quelques soient leurs émetteurs ou leurs sujets. Pourquoi ne pas créer des dossiers spécifiques? Lorsque vous êtes sur la boîte de réception, cliquez sur "Nouveau", puis "Dossier". 8 Donnez un nom à votre dossier et choisissez son emplacement. Si vous vous trompez d'emplacement, vous pourrez le faire migrer en cliquant droit sur son nom (dans la colonne de droite) vers un autre emplacement. Vous pourrez également le supprimer.
Une fois votre dossier créé, vous pouvez y déplacer certains messages reçus. Il vous suffira de cliquer droit sur ces derniers et de choisir "Déplacer vers un dossier " Votre boîte de réception y gagnera en clarté! 1 9 Mais pourquoi ne pas faire en sorte que certains messages se logent directement et automatiquement dans le dossier souhaité? Vous allez créer une règle à partir d'un message reçu. Ce dernier ira se loger dans le dossier choisi et tous ceux arrivant ultérieurement et répondant aux mêmes critères y seront dirigés automatiquement. Allez, on se lance! Cliquez droit sur votre message dans la boîte de réception et choisissez "Créer une règle". 1 Vous pouvez également faire glisser le message vers le dossier de destination en maintenant le bouton droit de votre souris enfoncé.
Sur l'écran suivant, complétez les cases suivant vos besoins: 10 Ainsi, si vous cochez la première ligne, votre règle s'appliquera à tous les messages émanant de ce contact. Vous choisirez également les conséquences de votre choix. Si vous cochez "Déplacer l'élément vers le dossier:" vous indiquerez votre choix comme sur l'écran suivant: Si vous voulez que tous les messages déjà reçus et répondant à ces critères viennent se regrouper dans ce dossier, cliquez sur "Options avancées "
Faites défiler les écrans en cliquant sur "Suivant" Et sur le dernier, cochez la première case puis, cliquez sur "Terminer". 11 Apposer une signature sur vos mèls! Pourquoi ne pas personnaliser vos mèls en y ajoutant une signature, un dessin, une image? Créez un nouveau message et cliquez sur "signature" dans le cadre "Inclure".
Puis, cliquez sur "Nouveau". Donnez un nom à cette signature (vous pourrez en créer plusieurs). 12 Puis, choisissez les éléments que vous souhaitez voire figurer dans votre signature. Ainsi, lorsque vous aurez terminé votre message, en cliquant sur l'onglet "Signature", vous ferez apparaître celle-ci.
Créer un papier à lettre! Et finalement, pourquoi ne pas créer votre propre papier à lettre? Allez, c'est très facile! Sélectionnez "Outils" puis "Options". Choisissez "Format du courrier" et "Papier à lettres et polices" 13 Et choisissez le thème qui vous convient.
14 Et voilà, j'espère que ce petit tour d'horizon, très loin d'être exhaustif, vous donnera l'envie de personnaliser votre messagerie Outlook. Comme d'habitude, je me tiens à votre disposition pour vous apporter toute l'aide dont vous auriez besoin. Une dernière information! La version d'essai de Windows 8 vient de sortir. Vous pouvez librement la télécharger sur le site de Microsoft et la tester. Pour faire simple, elle allie l'utilisation traditionnelle de votre PC avec celle, plus moderne, d'une
tablette tactile. D'ailleurs Windows 8 autorise l'usage d'un écran tactile. Je commence seulement à tester ce nouvel environnement. Une chose est sûre : c'est qu'il équipera avant la fin de l'année les nouveaux PC commercialisés. Si vous souhaitez vous équiper d'une machine encore dotée de Seven ne tardez pas trop! 15