Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative pur les salariés de l Apur 23 aût 2011 1 Présentatin de l Apur 2 1.1 Créatin, missins 2 1.2 Statuts et membres 2 1.3 Fnctinnement 2 2 Mdalités actuelles de travail 3 2.1 Les pstes de travail 3 2.2 Le réseau 3 2.3 Le site intranet 4 3 Cntexte général du prjet 4 4 Prestatin attendue 5 4.1 Platefrme de travail cllabratif : phase ferme n 1 5 4.2 Mdule de gestin de temps par prjet : phase ferme n 2 10 4.3 Intranet : phase ferme n 3 14 4.4 Administratin du site et dcumentatin des paramétrages 15 4.5 Phase d accmpagnement phase ptinnelle 16 5 Prpriétés et drits 17 6 Mdalités de l appel d ffres 17 6.1 Cntenu des ffres 17 6.2 Cnditins d envi et de remise des ffres 17 6.3 Critères de chix du prestataire 18 6.4 Calendrier de mise en œuvre 18 6.5 Durée de la cmmande 18 6.6 Cntact 19 7 Avenants 19 Annexes 20 Brdereau des prix 21 Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 1
Le présent cahier des charges présente les attentes de l Apur cncernant une prestatin de mise en place de la platefrme de travail cllabratif pur les salariés de l Apur, tris prjets ayant été déterminés cmme priritaires. Cependant, les prestataires snt invités, dans leur répnse, à enrichir la méthdlgie prpsée et les utils mbilisables. 1 Présentatin de l Apur 1.1 Créatin, missins L'Atelier parisien d'urbanisme (Apur) a été créé le 3 juillet 1967 par le Cnseil de Paris. Il a pur missin de suivre et analyser les évlutins urbaines, de participer à la définitin des plitiques d'aménagement et de dévelppement, à l'élabratin des rientatins de la plitique urbaine et des dcuments d'urbanisme, ainsi qu'à la préparatin des prjets à l'échelle de Paris, de sn aire urbaine u de tut u partie de la régin Ile de France. A cette fin, il bserve et analyse les évlutins les évlutins de Paris et de sa métrple, ntamment à partir des dnnées démgraphiques, écnmiques et sciales u immbilières cncernant la capitale française et d'autres grandes villes et peut engager des réflexins prspectives, élabrer des prpsitins d'actins et des prjets d'aménagement lcalisés, réaliser tutes études d'urbanisme u d'aménagement, effectuer des expertises u encre cntribuer à celles ci. Il peut également effectuer tute missin u étude se rattachant directement u indirectement à sn bjet scial u puvant en favriser la réalisatin pur ses membres u des cllectivités u établissements publics nn adhérents. 1.2 Statuts et membres L'Apur est une assciatin sans but lucratif entre la Ville et le Département de Paris, l'etat, la Régin Ile de France, la Chambre de Cmmerce et d'industrie de Paris, la Régie Autnme des Transprts Parisiens (RATP), la Caisse d'allcatins Familiales de Paris (CAF) et l'etablissement public d'aménagement Orly Rungis Seine Amnt (EPA ORSA). Il est cntrôlé par une assemblée générale et un cnseil d'administratin (21 membres) présidés par Anne Hidalg, 1ère adjinte au Maire de Paris chargée de l'urbanisme et de l'architecture. 1.3 Fnctinnement L Apur cmpte 85 salariés et est rganisé en tris pôles d études (évlutins urbaines, évlutins envirnnementales et réseaux, évlutins sciétales), ainsi qu un pôle ressurces et cnnaissances territriales incluant la base de dnnées de référence, un secrétariat général et des missins cmmunicatin, métrple et internatinal. Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 2
2 Mdalités actuelles de travail 2.1 Les pstes de travail La quasi ttalité des salariés de l Apur et stagiaires (une centaine de pstes) est équipée de pstes de travail infrmatiques sus systèmes Windws XP PRO (quelques versins de Windws 7 pur tus les nuveaux pstes installés ) et dtés de tut u partie des lgiciels suivants Office versin 2003 u 2007 (versin 2010 en curs de dépliement) InDesign et Xpress Phtshp et Illustratr MicrStatin, Autcad Sketchup pr Outils SIG (gamme d Esri : ArcGis, ArcSDE, etc ) File Maker Pr versin 8 E DIP lgiciel dcumentaire versin 1.7.18, en curs de mntée vers la V 1.9/20 (DIP Systèmes) JLB Net phts (JLB infrmatique) versin 5.3.6 9 pstes snt des Mac intsh sus système Mac OS 10.x équipés de la suite Adbe (Phtshp, Indesign, illustratr, etc ) ainsi que Quark Xpress et Micrsft Office. De nmbreux utilisateurs utilisent les ressurces disque dur lcal de leur pste de travail. 2.2 Le réseau Par ailleurs, le réseau de l Apur est rganisé en 5 serveurs physiques et 18 serveurs virtuels (gérés par 2 serveurs WmWare supplémentaires) sur lesquels se répartissent : Des dssiers «persnnels» uverts à tus en lecture Des dssiers «prjets» classés sans méthdlgie unifiée Des dssiers «transfert» qui servent bien suvent de lieu de stckage en cas de saturatin des autres disques. Des dssiers spécifiques au Secrétariat Général (cmptabilité, facturatin, salaires, gestin des activités, gestin du prgramme de travail, recrutements, ) Le système de messagerie est basé sur un Serveur Micrsft Exchange 2003. Le réseau (ethernet) de l APUR fnctinne sur du matériel (switch) appartenant à la Ville de Paris et dnt la vitesse est de 100 Mb/s. L accès internet de l APUR cmprte une ligne ADSL et une SDSL (cette dernière cncerne les transferts de fichiers et le serveur FTP). Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 3
L Active Directry de l APUR (annuaire utilisateurs du réseau : gestin des drits, autentificatin, ) a été restructuré et fnctinne sur la base de grupes d utilisateurs. Un synptique du réseau (frmat PDF) est annexé à ce cahier des charges. 2.3 Le site intranet Un Intranet existe depuis 2006 et a été dévelppé en interne en Php/Mysql. Une seule persnne référente s ccupe tant des dévelppements infrmatiques liés à sn évlutin que de l intégratin des mises à jur cmmuniquées par email par d autres salariés (deux principalement). Il cmpte une cinquantaine de pages physiques qui uvrent dynamiquement envirn 5000 dcuments. Tris bases de dnnées sus MySql snt liées à cette applicatif, et la structure même de l intranet repse sur un blg géré par Dtclear 1.2. L arbrescence de l intranet actuel est jinte en annexe, cette arbrescence n est pas en base de dnnées. En termes de pids, il représente 7.3 G répartis entre 3 G de cartes, 3.4 de publicatins, et 450 M de dcuments assciés, répartis dans 240 rubriques. 3 Cntexte général du prjet L Apur suhaite se dter d un util mdulaire fnctinnant sur un navigateur web (internet explrer, firefx, chrme, safari) permettant : d rganiser une platefrme de travail cllabratif uverte à l ensemble des salariés, visant à centraliser les dcuments liés aux prjets d étude, d en évaluer facilement l état d avancement par des indicateurs (gestin des versins), de suivre leur validatin par un wrkflw qui intègre tute la chaîne de vie des dcuments, de la prductin à la diffusin et à l archivage, assurant une meilleure maîtrise de la gestin et cnservatin des infrmatins prduites à l échelle de tute l entreprise ; de suivre l affectatin du temps cnsacré aux prjets, dans une ptique visant à la prductin d une cmptabilité du temps passé (par prjet / par équipe / par cllabrateur) ; de basculer sur cette platefrme l intranet existant dans sn cntenu actuel, hrs annnces d événements passés. Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 4
4 Prestatin attendue La prestatin se décmpse en 3 phases fermes cmprtant chacune des fnctins cnditinnelles faisant l bjet d un devis séparé (cf. brdereau des prix). Chacune des phases crrespnd à l un des tris prjets à mettre en œuvre. Il est demandé au prestataire de prpser une u plusieurs slutins lgicielles crrespndant aux besins détaillés ci dessus, et d argumenter ces prpsitins sur la base de leur adéquatin fnctinnelle aux besins. Le candidat précisera sur chaque pint demandé si la répnse lgicielle prpsée relève du simple paramétrage de l util prpsé u d un dévelppement spécifique dans ce denrier cas, le dévelppement sera chiffré séparément de la prestatin principale. 4.1 Platefrme de travail cllabratif : phase ferme n 1 Le prestataire sera chargé de mettre en place près de 70 espaces prjets crrespndant au prgramme partenarial annuel de l Apur et aux autres prjets engagés pur l année 2011, qui se répartissent en études et prjets, chacun puvant être u nn inscrit au prgramme de travail. L ensemble des espaces créés pur chaque étude et prjet est, ci après, dénmmé «espace prjet». Prgramme partenarial Hrs prgramme partenarial Ttal Ttal des prjets 67 15 82 prjets études 55 13 68 prjets hrs études 12 2 14 L ensemble des prjets divent être accessible depuis la page d accueil de façn rganisée : par année (année de lancement du prjet) et par type de prjet (étude du prgramme partenarial, étude hrs prgramme partenarial, prjet hrs études). La liste exhautive des prjets sera furnie à la mise en place du prtail cllabratif. 4.1.1. Organisatin des espaces prjets La platefrme dit permettre de façn unifiée et simple de cnslider, en un seul endrit, tutes les étapes, ressurces, dcuments et activités liées à un prjet. Lrs des revues de prjets, l équipe en charge (ayant les drits assciés) dit puvir avir une vue glbale de l activité du prjet (agenda, tâches partagées, diagramme de Gantt). Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 5
4.1.1.1. Organisatin des espaces prjet Le prestataire prpsera une maquette de page d accueil prjet type. 4.1.1.2. Organisatin des dcuments partagés Ces espaces dédiés au suivi de prjet sernt ntamment structurés seln une arbrescence type aisément paramétrable et mdifiable ; ils cnstituernt une biblithèque de dcuments et cntenus aux frmats variés : dcuments électrniques (pdf et suite Office), dcuments audivisuels et snres, images, plans, cartes, liens vers des applicatifs métiers, flux RSS La structure de base d un espace prjet s rganisera en 3 dssiers principaux et susdssiers. Paramétrage ptinnel : certains sus dssiers sernt, lrs de la créatin d un nuvel espace prjet, dtés de fichiers gabarits indiqués ci dessus et furnis par l Apur. 01 ADMINISTRATION DU PROJET 01 DESCRIPTION DU PROJET Fichier descriptif du prjet (dcument nrmalisé : avec gabarit wrd.dt) 02 PLANNING : le candidat indiquera les capacités de sn ffre lgicielle en matière de planning partagé au sein de l espace prjet, exprtable vers un planning général de l espace intranet et en cnnexin avec Outlk 03 CONTACTS : le candidat indiquera les capacités de sn ffre lgicielle en matière de carnet de cntacts partagé au sein de l espace prjet, mutualisable au sein d une base générale de cntacts et en cnnexin avec Outlk 04 COMPTE RENDU (dcument nrmalisé : gabarit wrd.dt furni par l apur) 05 CONVENTION CONTRAT (dcument nrmalisé : 2 gabarits wrd.dt furnis par l Apur) 06 SUIVI COMPTABLE DU PROJET Dépense (bn de cmmande prestatin intellectuelle : gabarit wrd.dt furni par l apur) Recette (appel à paiement, factures, tableau de suivi cmptable du prjet) 02 RESSOURCES 01 SOURCES ET DOCS ORIGINAUX 02 ACTUALITES ET VEILLE (dépsitaire d une successin cumulative d infrmatins prvenant ntamment d une veille sur les surces internet restituées par liens u flux rss, et d une sitthèque ) 03 ESPACE DE TRAVAIL 01 REDACTION rédactins intermédiaires rassemblé pur maquette 02 GRAPHIQUES / IMAGES / STATS Cartgraphies Plans DAO / PAO Statistiques 03 RENDUS ET PRESENTATIONS Présentatin (PwerPint) Rendu final Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 6
Légende : les textes «en bleu» décrivent les types de dcument nrmalisé (furni par l APUR) u des précisins sur la nature des infrmatins attendues dans ces répertires. Il dit être pssible pur le respnsable de cet espace prjet (et les membres de l équipe prjet habilités par ce dernier) de mdifier cette structure (ajut, mdificatin, suppressin d un répertire) après sa créatin, exceptés pur les niveaux 1 et 2 des dssiers qui sernt véruillés. Les administrateurs du prtail divent puvir avir accès à une interface de paramétrage afin de prpser de nuveaux mdèles d espace prjet u de mdifier les mdèles existant, y cmpris les niveaux 1 et 2 des dssiers. En ptin, le candidat indiquera s il est pssible, avec la slutin lgicielle prpsée, d alimenter l espace dcumentaire «Actualités et veille» à partir d un mdule de diffusin selective d infrmatins prpre au lgiciel «E Dip». 4.1.2. Métadnnées attachées aux dcuments Chaque dcument dépsé sera asscié à une fiche de métadnnées cmprtant les champs suivants (* champs bligatires) : * dépsitaire = par défaut et autmatiquement le nm de la persnne qui charge le dcument. L utilisateur dit avir la pssibilité de mdifier éventuellement ce nm. Ce champ ne dit pas être mdifiable, c est un champ «système» * auteur : champ saisi par autcmplétin et cnnecté à l Active Directry. Pssibilité d ajuter un auteur (qui ne sit pas frcément une persnne physique (raisn sciale, persnne mrale, ) qui viendra alimenter une base accessible par autcmplétin lrs des saisies suivantes * date du dépôt : par défaut et autmatique par rapprt à la date système, date du dépôt du dcument dans la base date du dcument : champ date accessible par calendrier * titre : par défaut nm du fichier, mdifiable * type : menu dérulant pht, si chisi, induit champs 1/légende (libre), 2/lcalisatin (libre), 3/crédit (libre) fnd de plan, statistiques / dnnées alpha carte dcument écrit, si chisi, induit nuveau chix dans une liste : dcument de référence, texte juridique, rapprt, étude, délibératin, cahier des charges, article, Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 7
thèse et recherche, cmpte rendu de réunin, currier, nte, bibligraphie, nte interne, dcument audivisuel autre (site web, ) case à ccher : à verser dans la base dcumentaire, déclenche l envi d un mél à la dcumentatin case à ccher : à verser dans la base phtgraphique, déclenche l envi d un mél à la phtthèque Cette liste sera administrable par les administrateurs du site et les mdificatins pérées s appliquernt à tus les espaces prjets. En ptin, le candidat chiffrera les paramétrages suivants : pssibilité de traitement par lt des métadnnées de fichiers similaires (lrs du dépôt de plusieurs fichiers en même temps par exemple) ; pssibilité d affecter à un dssier une fiche de métadnnées sur le même mdèle ; récupératin et intégratin dans les fiches de métadnnées des phts des dnnées IPTC. pssibilité d utiliser un cde culeur pur différencier ce qui est versé par les dcumentalistes d une part, et tus les autres cntributeurs d autre part.. ) 4.1.3. Gestin des frmats et des versins Le candidat précisera les capacités de la slutin lgicielle prpsée en matière de gestin de l interface avec l ensemble des lgiciels listés en 2.1 et ntamment d en recnnaître le frmat ; d en gérer les versins dans l espace prjet (pur les frmats Office, l util dit permettre de gérer le mde révisin) et, éventuellement, l éditin simultanée des dcuments Office par plusieurs utilisateurs ; d en permettre l uverture (dans le lgiciel adéquat) ; et d en gérer la sauvegarde (intégratin des fichiers sauvegardés dans le site du prjet déclanchant la ntificatin aux cllabrateurs de celui ci seln des mdalités paramétrables). Les lgiciels actuellement utilisés à l APUR (vir liste en 2.1) nn pris en charge par la slutin lgicielle prpsée par les candidats divent être explicitement mentinnés par le prestataire. Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 8
4.1.4. Intégratin avec MS Office Outlk Le niveau d intégratin de la slutin lgicielle prpsée par les candidats avec la messagerie Outlk (interactins avec les emails, les calendriers partagés, les tâches, ressurces, ) sera détaillé. 4.1.5. Créatin de flux de travail La platefrme dit permettre de créer des flux de travail assignant des tâches (relecture, demande de crrectin, validatin, publicatin internet, alimentatin des bases de dnnées internes, archivage, etc ), à certaines persnnes sur la base de cnditins. Les cllabrateurs du prjet peuvent recevir des alertes autmatiques lrs de la créatin u mdificatin de dnnées (dcuments) prjets u lrs de différents stades d avancement d un dcument. Le prestataire sera chargé de mettre en place une série de flux de base (cf. 4.2.3.1 ) qui sernt réutilisables et mdifiables par la suite. 4.1.6. Indexatin et recherche L util dit permettre, sur la base d une indexatin de tus les cntenus du site, une recherche simplifiée sur tus les cntenus de la platefrme : métadnnées, cntenus des dcuments et des pages des sites, seln un mde de recherche en langage naturel de type ggle, permettant un accès rapide au dcument u à l infrmatin recherchés. Le prestataire prpsera en utre (et chiffrera à part) une slutin qui purra être déplyée en phase 2, permettant une recherche avancée à partir d un frmulaire autur des critères cmbinés : mt u expressin, auteur, nm du prjet, par date u péride, type de dcument, etc... 4.1.7. Affichage des résultats de recherche L affichage des résultats se fera sus frme de liste de type ggle : type du dcument, titre, auteur, date de créatin, un extrait, lien url, frmat de fichier. Un tri par défaut des résultats purrait être par type de dcument et par date. Le prestataire prpsera ptinnellement (et chiffrera) la pssibilité que cette liste puisse être affinée par différents filtres dynamiques (affichés à prximité en clnne), variables seln les cntenus truvés par le mteur. L ensemble des dcuments répndant aux critères de recherche sernt visibles pur l utilisateur, leur accès en lecture / écriture étant défini par les drits de cet utilisateur cnfrmément à sn prfil. Pur les fichiers image, un affichage en planche cntact est suhaité avec pssibilité de sélectinner les phts qui intéressent l utilisateur et permettre à celui ci des actins de type : envyer vers (dcument, message mail, dssier), afficher un Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 9
diaprama, cpier vers, etc Le nm du fichier ainsi que sn extensin divent apparaître a minima sus l image. Le prestataire prpsera en ptin la pssibilité de visualiser en planche cntact les cartes et plans y cmpris pur celles qui snt au frmat PDF. 4.1.8. Extranet La platefrme dit être accessible de manière sécurisée en extranet pur permettre à des utilisateurs extérieurs à l entreprise de cllabrer à tus les services prpsés dans l espace prjet pur lequel le cllabrateur est accrédité. Le prtail général sera accessible par mt de passe à tus les cllabrateurs de l Apur depuis l extérieur de l entreprise. Si un tel accès cmprte des restrictins sur les fnctins u les espaces cnsultables, le prestataire le précisera. 4.2 Mdule de gestin de temps par prjet : phase ferme n 2 La slutin lgicielle prpsée devra permettre de paramétrer pur chaque agent de l Apur une interface de saisie de la répartitin de ses heures de travail seln une liste de prjets (inscrits au prgramme de travail u cntractuels) u de travaux fnctinnels (réunins, encadrement ) Le prestataire précisera la pssibilité et les cnditins d une mise en place priritaire de cette partie du prjet. 4.2.1. Le cntexte L Apur assure la réalisatin de prjets subventinnés et nn subventinnés Les prjets subventinnés snt ntamment déterminés dans le cadre d un prgramme partenarial arrêté chaque année avec les financeurs. Les principales caractéristiques des prjets subventinnés snt les suivantes : En 2010 le PT (Prgramme de Travail) était cmpsé d une cinquantaine de prjets, et une centaine de sus prjets. En 2011 il est décupé en 7 vlets majeurs cmprenant en tut 30 prjets et une sixantaine de sus prjets (cf. annexe) Une sixantaine de cllabrateurs cntributeurs aux prjets, dnt une vingtaine de chefs de prjets, ces derniers assumant également des respnsabilités fnctinnelles (management ), Une équipe de directin cmpsée de 9 membres. Les prjets nn subventinnés snt réalisés par l Apur dans le cadre de cnsultatins (appel d ffre) Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 10
En 2010 l Apur a traité une vingtaine de prjets, dnt une partie significative à l internatinal Une vingtaine de cllabrateurs participent à la réalisatin de ces prjets L équipe de directin a engagé, fin 2009, une démarche de suivi des temps par prjet (indentificatin des prjets u activités fnctinnelles, saisie des temps des chefs de prjet dans une maquette Excel) qui a permis une première apprpriatin de la démarche de suivi des temps par les cllabrateur (renfrcement de la culture de suivi des prjets, peu dévelppée jusqu alrs). 4.2.2. Les bjectifs La mise en place de la gestin de prjet répnd à plusieurs bjectifs : Les financeurs et la directin de l APUR suhaitent dispser de bases fiables leur permettant de suivre l affectatin par prjet des subventins d une année sur l autre. L Apur se dit, dans le cadre de sa gestin curante, de suivre la réalisatin des cntrats qui lui snt cnfiés, étape par étape, cmme le ferait tut bureau d études privé, prcéder à la valrisatin des travaux en curs à la clôture de l exercice cmptable, et prendre la mesure de tute charge future sur les prjets en curs de réalisatin. Les persnnels d encadrement de l Apur (Directin, Chefs de prjet ) divent dispser d une infrmatin cnsistante leur permettant de suivre l exécutin des travaux et d anticiper les éventuelles évlutins écnmiques de leurs prjets. Permettre aux chefs de prjet la pssibilité d estimer la charge de travail prévisinnelle pur les prgrammes de travail des années à suivre. 4.2.3. Prestatin attendue L bjectif n est pas un suivi budgétaire «serré» mais de dégager les grandes tendances et d alerter sur les dérives imprtantes par rapprt à la planificatin budgétaire et de charge de travail. L Apur cherche à généraliser cette démarche de suivi des temps et de gestin de prjet, permettant un suivi fiable, par l acquisitin d un util permettant de mettre en place les pints suivants : 4.2.3.1. Créatin d une fiche signalétique pur chaque prjet Date d uverture du prjet : calendrier Nm du prjet et du sus prjet : champ libre champ de cdificatin cmptable (cf. annexe) Nm du respnsable du prjet (champs reliés à l active directry) Identificatin de la qualité de partenaire (membre du cnseil d administratin de l Apur)(public/privé) : 2 pérateurs bléens permettant les tris Nm et cde client qui alimenternt l annuaire centralisé des cntacts partageable sur l ensemble de la platefrme (5 cntacts pssibles) Nm et crdnnées du u des cntacts au sein de l entité client (adresses, téléphne,email, ) Equipe Apur affectée au prjet (champ libre rattaché à l active directry, liste nn limitée) N du bn de cmmande/n du Marché/Référence de la subventin en lien avec le prjet réalisé : champs libres Date du bn de cmmande /de la signature de la subventin : calendrier Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 11
Délai prévisinnel de restitutin des travaux : calendrier Phasage des différentes étapes de livraisn : champ libre Mdalités de paiement : champ libre Temps prévisinnel en semaines sur le prjet : champ numérique Mntant HT et TTC : champs numériques (prévir caclul autmatique sur la base d une TVA à 0%, 5,5% et 19,6%) Echéances de paiement : 5 champs date (calendrier), envi d un mél d alerte à une adresse mél Date de la facture/appel à paiement de la subventin : calendrier Etat d avancement du prjet : cases à ccher cmmandant les représentatins graphiques (picts u culeurs) 1. par défaut «Nn engagé» : 0% u bleu 2. «engagé» : culeur verte (u pict) + mél d alerte à 1 persnne 3. «Phase 1 livrée» : vert + mél d alerte à une persnne 4. idem phases 2 à 5 5. «envi en maquette» : autre culeur + envi de mél à 5 persnnes 6. «terminé / en relecture» : autre culeur + envi de mél à 5 persnnes 7. «terminé / livré» : autre culeur + envi de mél à 6 persnnes Date (calendrier) et mntant des règlements et Slde des paiements à recevir et reprts sur l année suivante Suivi cmptable du prjet Règlement 1 (phase) Idem règlements 2 à 5 Ttal des règlements Différentiel FACTURE Numér Date Mntant HT Date Mntant HT (champ alpha) Ttal HT Avec le mntant HT prévu Reste à payer / reprt sur année suivante NB : les dates sernt prpsées sus la frme d un calendrier REGLEMENT TVA applicable (3 cases à ccher) Mntant TTC (champ alpha) Ttal TTC Avec le mntant TTC prévu L util devra cmprendre : Un prcess simple d ajut et de suppressin de tut prjet, qui ne purra être réalisé que par les persnnes habilitées (respnsable de prjet, directin, administrateur du site). la pssibilité d éditer à tut mment la liste des prjets sus frme de tableaux affichant les champs «délai prévisinnel de restitutin», un indicateur de l état d avancement en fnctin de la case cchée, le temps prévisinnel du prjet en semaine, le temps réel saisi renseigné par l équipe prjet à la date de l éditin (vir ci dessus chapitre 4.2.3.2 Créatin d un masque de saisie des temps passés de chaque salarié). 4.2.3.2. Créatin d un masque de saisie des temps passés de chaque salarié Cet util devra permettre aux salariés d avir accès à tut mment à un masque de saisie simple et intuitif leur prpsant de renseigner, sur la base d une unité de quart de jurnée, le temps passé sur chaque prjet. Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 12
Chaque cllabrateur ne verra apparaître, dans un menu dérulant, que les études et prjets sur lesquels il est affecté. La slutin lgicielle devra cnvertir les ttaux cnslidés (par persnne / équipe / prjet) en semaines. 4.2.3.3. Etat financier des prjets Sur la base d une valeur myenne cût / semaine qui sera renseignée par l Apur, la slutin lgicielle devra permettre de calculer en temps réel le cût du prjet en fnctin des temps saisis par l équipe prjet. Dans une secnde phase, l Apur sera amené à détailler ce mntant par crps de métiers crrélés à des cûts / semaine differentiés. 4.2.3.4. Editins de fiche prjet et synthèses graphiques L util devra permettre une visualisatin des temps sur une péride déterminée (cumuls hebdmadaires, mensuels et annuels de chaque prjet et sus prjet, de chaque cllabrateur ) et de tutes les persnnes œuvrant sur un même prjet (tableaux de synthèse) : Affichage d un décmpte du temps restant à prduire visible au niveau de la feuille glbale de présentatin du prjet, calculé à partir du temps prévisinnel et du cumul des temps réels saisis. L util devra cmprter plusieurs systèmes d alertes sur les dépassements par rapprt aux temps prévisinnels et budgétaire/planning prévisinnel : 1. une alerte un mis avant la date prévue de livraisn et une autre à la date (équipe prjet + 2 persnnes) 2. une alerte si le temps cumulé saisi par les cllabrateurs sur un prjet atteint 90% du temps prévu (équipe prjet + 2 persnnes) 3. une alerte si le temps cumulé saisi par les cllabrateurs sur un prjet induit un dépassement du budget affecté au prjet (équipe prjet + 2 persnnes) Le candidat détaillera les capacités de la slutin lgicielle prpsée pur établir des graphiques d avancement, d évlutin, de synthèse et de puvir exprter ces traitements dans des dcuments bureautiques pur les rapprts annuels. Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 13
4.3 Intranet : phase ferme n 3 Le prtail d accueil cmprtera un certain nmbre de rubriques : En menu visible en permanence (u alrs accessibles facilement et intuitivement) lrs de la navigatin en haut u à gauche de la page d accueil. Dans le cas ù le prtail d accueil peut être persnnalisé par l utilisateur, les accès à ces rubriques ne purrnt pas être supprimés. Prgramme de travail et Cmité des études Ntes et dcuments administratifs : rubrique vide qui purra accueillir des sus dssiers et sera alimentée par l Apur Mdèles de dcuments : rubrique vide qui purra accueillir des sus dssiers et sera alimentée par l Apur Hrs les murs : rubrique vide qui purra accueillir des sus dssiers et sera alimentée par l Apur Instances représentatives : rubrique vide qui purra accueillir des sus dssiers et sera alimentée par l Apur Frmulaires : des frmulaires de demandes diverses (cartes de visites, recherche dcumentaire, cmmande de matériel, archivage, etc) devrnt puvir être paramétrés par les administrateurs du site sur la base d un u de plusieurs mdèles prpsés par la slutin lgicielle. Espaces prjets : sélectin par menu dérulant u fenêtre fixe des espaces prjets existants, l utilisateur devant puvir chisir de les afficher tus u uniquement ceux pur lesquels il est accrédité en lecture u écriture. Prtail dcumentaire : panrama de presse qutidien, Apur dans les média, dc nuveautés, liste des abnnements (nuveau), et à terme dssiers dcumentaires, liens institutinnels u sitthèque, accès, par l intermédiaire de liens, (à la banque Images (applicatin JLB en mde web déjà existante) et à la base dcumentaire (applicatin Edip). Des butns visibles en permanence (u alrs accessibles facilement et intuitivement) lrs de la navigatin en haut u à gauche de la page d accueil Gestin temps / prjet : lien vers l espace de saisie des temps Annuaire partagé Calendrier partagé Ressurces partagées Calendrier d événements extérieurs Retur à l accueil Recherche Bdet/Keli: lien vers un applicatif métier Liens internes : liens vers des applicatifs métiers tels que la recherche dcumentaire, la recherche icngraphique, des bases de dnnées, Cassini, Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 14
D un pint de vue général, tut ce qui est «partagé» dit prvenir d une capitalisatin des infrmatins, que l n purra néanmins qualifier sus la frme : visible pur tus, visible pur un grupe, visible pur l auteur En partie centrale, des actualités qui ne sernt plus affichées lrs de la navigatin ultérieure. Et purrnt être qualifiées en sus catégries : Arrivées et départs Invitatins L Apur présente Archives (cette rubrique s alimente autmatiquement (ntin de date u de trp plein u bien qualifiées humainement cmme telles)) Les dcuments affectés à ces rubriques sernt chargés par l Apur. Un système de hierarchisatin des actus entre elles sera prpsé, pur permettre de faire passer une actu devant les autres seln les pirités. Les administrateurs du site devrnt puvir mdifier ces rubriques, leurs intitulés et l embitement des sus dssiers qu ils cmprternt. Le candidat précisera la limite de niveaux pssibles dans l arbrescence. Le prestataire indiquera le niveau de persnnalisatin envisageable pur se rapprcher de la charte graphique de l Apur et en particulier l usage de la plice Crbel et l insertin du lg de l Apur. Les mises à jur des éléments du prtail devrnt être reprises sus la frme de flux RSS (un général, et des thématiques) 4.4 Administratin du site et dcumentatin des paramétrages Ce pint s applique aux pints 4.1 à 4.3. Le vlume des dnnées à traiter ne dit pas être limité, et le site dit être ptimisé de manière à prpser un temps d affichage réduit de chacune des pages. L architecture de la platefrme devra puvir être mdifiée facilement. La platefrme cllabrative dit prpser une interface d administratin pur gérer (créatin, mdificatin, suppressin, paramétrage) les espaces (prjet), les utilisateurs, les grupes d utilisateurs et leurs drits assciées (autrisatin d accès, gestin des qutas d espace, lecture/écriture) en liaisn avec l active directry de l Apur. Une fis la platefrme mise en place, la gestin du lgiciel devra puvir être autnme en interne Apur sur les pints suivants : créatin de nuveaux espaces de prjets Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 15
mdificatin du paramétrage du cmptage des temps (ajut u retrait d un participant, ajut u suppressin d un prjet/études, mdificatin des règles de cmptage créatin de nuveaux schémas d analyse/bilans ) L ensemble de ces paramétrages devra dnc être dcumenté dans un manuel utilisateur et inscrits au prgramme des frmatins prévues au 4.5. Le prestataire indiquera si la slutin prpsée permet u nécessite un mde de visualisatin wysiwing lrs de l éditin et du paramétrage du prtail. Le prestataire indiquera les pre requis en terme de frmatins/cmpétences au regard des différents prfils et ntamment si des langages de prgrammatin snt nécessaires. 4.5 Phase d accmpagnement phase ptinnelle Le prestataire prpsera des mdalités de cnduite du prjet dans sa phase d élabratin, avec d une part le grupe prjet et d autre part un grupe test d utilisateurs. Le mntant de cette prestatin figurera dans le brdereau des prix séparément de la prestatin technique prprement dite. Par ailleurs, le prestataire chiffrera le cût de phases ptinnelles de frmatin seln les prfils suivants : Frmatin des salariés utilisateurs par grupes de 10 Frmatin des salariés administrateurs de leur espace prjet par grupes de 10 Frmatin des salariés administrateurs d espaces spécifiques et de l administrateur général. Le prestataire purra à tut mment prpser des utils cmplémentaires pur la mise en œuvre de sa prestatin. Enfin, le prestataire retenu sera asscié au travail de l équipe de piltage du prjet dans ses échanges avec le persnnel et les actins de cmmunicatin interne. La prestatin prpsée devra accmpagner le changement structurel des méthdes de travail (ntins de prgressivité, de mdularité, ) Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 16
5 Prpriétés et drits L Apur est prpriétaire de l ensemble des dcuments prduits dans le cadre de cette missin. 6 Mdalités de l appel d ffres 6.1 Cntenu des ffres Les ffres répndant à la présente cnsultatin devrnt cmprter : - une présentatin du prestataire et de l équipe mbilisée pur mettre en œuvre la cmmande ; - des références de prestatins similaires u pertinentes, si pssible sus frme de lien web ; - une brève nte d appréciatin sur la cmmande, le prestataire étant libre de faire tute prpsitin qui lui semble de nature à amélirer sa répnse aux attentes telles que définies dans le présent cahier des charges - en répnse à chacun des pints du cahier des charges, cnfrmément au brdereau des prix jint : un tableau détaillé des cûts un planning indicatif de mise en œuvre de la prestatin La déclaratin sur l hnneur relative aux bligatins fiscales, et, le cas échéant, les frmulaires DC4 et DC5, annexés au présent cahier des charges. Dans le cas d une c cntractance u d une sus traitance, de tut u partie de la prestatin, le détail de la répartitin des missins dit être précisé. 6.2 Cnditins d envi et de remise des ffres Les ffres devrnt être : - sit adressées sus pli pstal à Emmanuel Faure, Apur, 17 Bd Mrland, 75004 Paris - sit dépsées directement auprès du secrétariat de la Directin, 17 Bd Mrland, paris 4 e, 16 e étage, bureau 16085, de 9h à 12h et de 14h à 17h. dans les délais précisés en 6.4. Des accusés de réceptin des ffres sernt adressés par mél aux candidats. Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 17
6.3 Critères de chix du prestataire Les ffres des candidats sernt classées seln une nte de 1 à 5 affectée à chacun des critères suivants, lesquels sernt pndérés des cefficients mentinnés. La nte intermédiaire btenue sera sur 55. - Adéquatin fnctinnelle entre l ffre prpsée et le cahier des charges : cefficient 3 ; - Prix de la prestatin : cefficient 3 ; - Prpsitin de slutins innvantes en répnse aux bjectifs fixés dans le cahier des charges : cefficient 2 ; - Références pur des prestatins similaires auprès d autres clients, le prestataire purra ntamment prduire des sites présentant des caractéristiques similaires à celles attendues : cefficient 2;Calendrier détaillé de mise en œuvre de la prestatin : le prestataire prpsera, en annexe de sa prpsitin financière, un calendrier détaillé de mise en œuvre de chacune des phases, assrti le cas échéant de prpsitins cmplémentaires u alternatives. Le candidat précisera la pssibilité et les cnditins d une mise en place priritaire de la partie 4.2 du prjet : cefficient 1 Les ffres btenant le meilleur classement sernt départagées par un entretien permettant d évaluer plus finement la répnse à chacun des critères. Cet entretien sera nté sur 5, cefficient 3. La nte finale de classement des candidats sera sur 70. 6.4 Calendrier de mise en œuvre Mise en ligne du présent cahier des charges : vendredi 19 aût 2011 Date limite de dépôt des ffres : vendredi 7 ctbre 2011 Analyse des ffres : du lundi 10 ctbre au vendredi 25 nvembre 2011 Phase d entretien avec les prestataires sélectinnés sur la base des dssiers : du 5 au 16 décembre 2011 Ntificatin du chix du prestataire : lundi 9 janvier 2012 6.5 Durée de la cmmande La cmmande est cnclue pur la durée de mise en œuvre des pints 4.1 à 4.5 du brdereau des prix. Des bns de cmmandes successifs déclenchernt les prestatins de chacun des pints 4.1 à 4.5 sur une durée de 18 mis renuvelables, sur la base des tranches fermes et le cas échéant des tranches ptinnelles du cahier des charges. Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 18
6.6 Cntact Pur tute questin, les persnnes intéressées snt invitées à cntacter l Apur exclusivement via l adresse cnsultatin_intranet@apur.rg 7 Avenants Les cmmandes passées dans le cadre de cette cnsultatin purrnt faire l bjet d avenant pur des cmmandes cmplémentaires à hauteur de 20% du mntant de la prestatin de départ. Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 19
ANNEXES Les annexes snt cnsultables après demande d accréditatin à l adresse suivante : http://www.apur.rg/user/register/extranet 25 Sur le 2.2. Synptique du réseau de l Apur Sur le 2.3. Arbrescence de l intranet Sur le 4.1. La liste des prjets à créer dans la phase de démarrage Sur le 4.2, dcuments existants actuellement à l Apur pur : 1. Saisie des temps 2. Prgramme de travail (prjets et sus prjets) état d avancement 3. Suivi budgétaire des subventins/cntrats Cahier des charges pur la mise en place d une platefrme cllabrative Apur 23 aût 2011 20