Mode Opératoire Facture Express (FEX) (https://cfi.ge.ch/) à l'usage des fournisseurs Note importante En imprimant ce mode opératoire et en vous y référant lors vos premières transactions FEX, il vous guidera pas à pas dans le traitement de vos situations (étape 1/2) puis de vos factures (étape 2/2). Toutes les données financières contenues dans les exemples sont fictives. Version 09.11.2015 Page 1
Sommaire 1. Présentation du Processus Facture Express (FEX) 2. Courriel de notification de commande de l État de Genève (EGE) au fournisseur 3. Saisie de l avis de situation dans Facture Express 4. Courriel de notification du bon pour facturation et saisie de la facture dans Facture Express 5. Suivi du flux FEX par le fournisseur 6. Recherche d une notification Avis de situation ou Bon pour facturation, d une commande Version 09.11.2015 Page 2
1. Intervenants dans le processus supporté par FEX (1/2) FEX est permet de gérer les 4 combinaisons d intervenants suivantes : a. Une relation simple entre fournisseur et chef de projet de l office des bâtiments (EGE) Avis de situation à valider via FEX Chef projet EGE b. Une relation qui intègre un mandataire principal Avis de situation à valider via FEX Avis de situation validé via FEX Mandataire Princ. Chef projet EGE c. Une relation avec 1 ou plusieurs mandataires techniques Mandat. Tech. 1 Chef projet EGE Avis de situation à valider via FEX Mandat. Tech. 2 Avis de situation validé via FEX Mandat. Tech. 3 Version 09.11.2015 Page 3
1. Intervenants dans le processus supporté par FEX (1/2) d. Une relation plus complexe avec un ou des mandataires techniques et un mandataire principal FEX Mandat. Tech. 1 Mandataire Princ. Avis de situation validé via FEX Chef projet EGE Avis de situation à valider via FEX Mandat. Tech. 2 Avis de situation à valider via FEX Mandat. Tech. 3 Note importante : Pour chaque action attendue, l intervenant reçoit un courriel via sa messagerie qu il retrouvera sous forme d une notification dans sa page d accueil FEX. Version 09.11.2015 Page 4
1. Processus supporté par FEX Mandataire(s) technique(s) Mandataire principal Finance Commande Avis Situation (étape 1/2) Validation Validation du montant Réception Saisie Facture (étape 2/2) Validation & paiement facture Suivi Suivi Pilotage Pilotage Notifications : Pour action selon intervenant Pour information Version 09.11.2015 Page 5
2. Réception des commandes par courriel technique(s) principal Finance Commande En tant que fournisseur, vous êtes destinataire des commandes par courriel. Pour voir le contenu de la commande, il vous suffira de cliquer sur la pièce jointe intitulée Commande du courriel reçu. Etat de Genève : la commande n 329373 a été envoyée au fournisseur MPS SARL Note importante : les éventuels mandataires (principal et technique) recevront un courriel similaire avec la commande en fichier joint pour information. Version 09.11.2015 Page 6
3. Saisie de l avis de situation par le fournisseur Avis Situation (étape 1/2) technique(s) principal Finance Version 09.11.2015 Page 7
3. Saisie de l avis de situation par le fournisseur (1/7) technique(s) principal Finance Avis Situation (étape 1/2) Pour saisir votre avis de situation sur la commande de l : 1. Se connecter à FEX : https://cfi.ge.ch/ 2. S identifier : nom d utilisateur et mot de passe. 3. Saisir le code reçu (serveur vocal via téléphone fixe ou sms via natel). Version 09.11.2015 Page 8
3. Saisie de l avis de situation par le fournisseur (2/7) technique(s) principal Finance Avis Situation (étape 1/2) Cliquer sur l onglet Situations puis sur le lien Créer des avis de situation. Version 09.11.2015 Page 9
3 Saisie de l avis de situation par le fournisseur (3/7) technique(s) principal Finance Avis Situation (étape 1/2) Via le bouton Recherche avancée : 1. Renseigner le n de commande. 2. Cliquer sur le bouton Accéder. 3. Sélectionner la ou les lignes de commande appropriées. 4. Cliquer sur le bouton Ajouter à l Avis de situation. Version 09.11.2015 Page 10
3. Saisie de l avis de situation par le fournisseur (4/7) technique(s) principal Finance Avis Situation (étape 1/2) Renseigner le montant HT correspondant à la situation. Attention, par défaut, le montant qui apparaît est le solde de la ligne de commande, n oubliez pas de le modifier selon le montant de votre situation. Ajouter plusieurs documents joints (ex. fichier numérisé des métrés) selon procédure ci-après. Version 09.11.2015 Page 11
3. Saisie de l avis de situation par le fournisseur (5/7) technique(s) principal Finance Avis Situation (étape 1/2) Ajouter votre ou vos documents joints (5 au maximum) en cliquant sur l icône. a. Renseigner le titre du document et une éventuelle description. b. Sélectionner Fichier comme type de document joint. c. Rechercher le document à joindre via le bouton Parcourir. d. Si nécessaire, Ajouter un autre document. e. Cliquer sur le bouton Appliquer. Version 09.11.2015 Page 12
3. Saisie de l avis de situation par le fournisseur (6/7) technique(s) principal Finance Avis Situation (étape 1/2) 1. Cliquer sur l'onglet Entête de situation. 2. Renseigner le n de situation ou de facture à l identique de la référence mentionnée sur le document joint. Votre n de situation sera automatiquement préfixé par le n de commande. La saisie de caractère spéciaux tels que / & n est pas autorisée et donne lieu à un message d erreur. 3. Enfin cliquer sur le bouton Soumettre. Version 09.11.2015 Page 13
3. Saisie de l avis de situation par le fournisseur (7/7) technique(s) principal Finance Avis Situation (étape 1/2) L'avis de situation a été créé : - Un courriel est envoyé pour action aux mandataires techniques et au mandataire principal. Ces derniers sont ainsi alertés que le fournisseur vient de réaliser toute ou partie des travaux pour laquelle il réclame un paiement. - Simultanément, un courriel est envoyé au chef de projet de l, pour information. Version 09.11.2015 Page 14
4. Saisie de la facture par le fournisseur Saisie Facture (étape 2/2) technique(s) principal Finance Validation & paiement facture Le fournisseur reçoit une notification l informant qu il doit valider le bon pour facturation de l Office des Bâtiments (). Il peut traiter le bon pour facturation : - En cliquant sur la pièce jointe de la notification reçue dans sa messagerie ou - En se connectant à FEX : https://cfi.ge.ch/ et en recherchant la notification (voir page 27, utile en cas d impossibilité de connexion depuis la notification reçue via la messagerie) Version 09.11.2015 Page 15
4. Saisie de la facture par le fournisseur (1/8) Saisie Facture (étape 2/2) technique(s) principal Finance Validation & paiement facture Pour saisir la facture sur base du courriel reçu et demander son règlement, le fournisseur doubleclique sur la pièce jointe Détails de la notification. Ne pas utiliser le lien Cliquez ici. Cumul validé des montants HT par l office des bâtiments pour la commande. Cumul initial des montants HT de l'avis de situation. Montant HT validé par l office des bâtiments par ligne de commande. Version 09.11.2015 Page 16
4. Saisie de la facture par le fournisseur (2/8) technique(s) principal Finance Saisie Facture (étape 2/2) Validation & paiement facture Le fournisseur se connecte à FEX selon le même principe d authentification avec réception du code (téléphone ou natel). Voir page 8. Version 09.11.2015 Page 17
4. Saisie de la facture par le fournisseur (3/8) technique(s) principal Finance Saisie Facture (étape 2/2) Depuis FEX, le fournisseur initie sa facture via le lien cliquez ici Validation & paiement facture 329373-situation1 Version 09.11.2015 Page 18
4. Saisie de la facture par le fournisseur (4/8) Saisie Facture (étape 2/2) technique(s) principal Finance Validation & paiement facture Dans l onglet Facture, la sélection des lignes de commande est automatique, cliquez sur le bouton Suivant. Version 09.11.2015 Page 19
4. Saisie de la facture par le fournisseur (5/8) technique(s) principal Finance Saisie Facture (étape 2/2) Saisir les informations relatives à la facture. Validation & paiement facture Renseignez le n facture à l identique de la référence mentionnée dans le document joint initialement Si c est le cas, cochez la case Facture finale * Le montant de la facture est pré-renseigné avec le montant validé par l'etat de Genève; il n est pas modifiable. * Indiquez FACTURE LITIGIEUSE si vous estimez que le montant validé par l' n'est pas justifié au regard de vos attentes. Version 09.11.2015 Page 20
4. Saisie de la facture par le fournisseur (6/8) Saisie Facture (étape 2/2) technique(s) principal Finance Contrôler le récapitulatif de la facture saisie et cliquer sur le bouton Soumettre afin de terminer le processus FEX. Validation & paiement facture Cliquez sur le lien pour consulter la pièce jointe ajoutée lors de la réception par le chef de projet EGE La TVA est calculée automatiquement. Le montant ne doit pas être modifié. Récapitulatif de la facture Version 09.11.2015 Page 21
4. Saisie de la facture par le fournisseur (7/8) technique(s) principal Finance Saisie Facture (étape 2/2) Confirmation FEX que votre facture a bien été créée. Validation & paiement facture Version 09.11.2015 Page 22
4. Saisie de la facture par le fournisseur (8/8) technique(s) principal Finance Saisie Facture (étape 2/2) Validation & paiement facture Dès que le fournisseur soumet sa facture dans FEX, le service créanciers traitera son paiement dans les 10 jours Version 09.11.2015 Page 23
5. Suivi du flux FEX par le fournisseur (1/3) Suivi technique(s) principal Finance A partir de l'onglet Situations, le fournisseur dispose d'un rapport lui permettant d'effectuer un suivi de ses situations. Ce rapport est au format Pdf ou Excel, selon la case que vous cochez. Il suffit de cliquer sur le bouton Générer le rapport pour l'obtenir. Note importante : seules les transactions pour lesquelles un avis de situation a été saisi apparaîtront. Ce rapport permet d'identifier en toute transparence pour chaque intervenant processus : - s'il est bien intervenu (présence ou non de données dans les colonnes y relatives), - quel montant il valide, - à quelle date il le fait, - le délai entre chaque action. Version 09.11.2015 Page 24
5. Suivi du flux FEX par le fournisseur (2/3) Exemple de version pdf sans mandataire technique Version 09.11.2015 Page 25
5. Suivi du flux FEX par le fournisseur (3/3) Exemple de version Excel avec mandataires techniques Version 09.11.2015 Page 26
6. Recherche d une notification Avis de situation ou Bon pour facturation (1/2) Rechercher une notification depuis votre page d accueil en cliquant sur le bouton Liste complète. (étape 1/2) Version 09.11.2015 Page 27
6. Recherche d une notification Avis de situation ou Bon pour facturation (2/2) Sélectionner dans le fenêtre Voir 'Toutes les notifications puis cliquer sur le bouton Accéder. Visualiser la notification souhaitée (avis de situation ou bon pour facturation) de votre choix en cliquant sur son objet pour la traiter. Classer les éléments recherchés en cliquant sur les entêtes de colonne. Version 09.11.2015 Page 28
6. Recherche d une commande Sur le même principe que la recherche d une notification, rechercher une commande depuis votre page d accueil en cliquant sur le bouton Liste complète. Appliquer la même procédure pour rechercher un avis de situation depuis l onglet Situations ou une facture depuis l onglet Factures Version 09.11.2015 Page 29