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ProgrÉ est une application «Web» Un ordinateur disposant d une connexion à Internet et un navigateur(*) suffisent pour accéder à l application * Internet Explorer est le navigateur recommandé pour utiliser ProgrÉ. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 2
Les serveurs de l application sont centralisés au niveau national. L accès à ces serveurs est sécurisé : Soit au niveau du réseau local de l agence GRETA, par la mise en place d un serveur de sécurité (serveur AMON) Soit individuellement, par l attribution d une clé OTP (One Time Password) Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 3
Pour accéder aux serveurs ProgrÉ, l adresse à saisir dans votre navigateur Internet est la suivante : http://progre.in.orion.education.fr Nota : Les clés OTP font l objet d une procédure de connexion particulière! Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 4
Sur la carte des académies, cliquez sur «Paris». Puis sur le bouton de l écran suivant Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 5
Le formulaire qui apparaît demande la saisie des informations de connexion à la base ProgrÉ : Base de données : Paris Nom : Nom d utilisateur Mot de passe : Mot de passe utilisateur Cliquez enfin ici pour vous connecter Profil : Dans certains cas, plusieurs profils peuvent être attribués à un même utilisateur, lui conférant des droits différents dans l application ProgrÉ. Dans ce cas seulement, il est nécessaire de préciser ici le profil avec lequel l utilisateur souhaite se connecter.! Vos paramètres de connexion vous seront communiqués par votre administrateur ProgrÉ Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 6
Si les paramètre de connexion saisis sont corrects, vous accèderez à l application ProgrÉ : Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 7
En fonction des droits accordés (c est à dire en fonction de votre profil utilisateur), les affichages peuvent différer. Si un «droit» particulier est attribué, les menus ou commandes correspondants sont visibles. Dans le cas contraire, ils ne le sont pas : Ci-dessous l écran de gauche est celui de l administrateur ProgrÉ, celui de droite, d un utilisateur. Notez les différences! Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 8
La colonne de gauche de l écran ProgrÉ propose les différents thèmes de travail disponibles. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 9
Lorsqu on clique sur l un des thèmes, les programmes correspondants apparaissent dans l espace «Navigation» : Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 10
Là encore, si le droit d accès à un programme n a pas été accordé, le bouton donnant accès à ce programme n est tout simplement pas affiché. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 11
Thèmes et programmes dans ProgrÉ Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 12
Cliquer sur le bouton d un programme entraine l ouverture du formulaire de traitement correspondant à ce programme. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 13
Les formulaires des différents programmes de ProgrÉ se ressemblent beaucoup : Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 14
Ils comprennent en général : une zone d information Rappel du programme Référence de la base GRETA «Porte»pour quitter le programme Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 15
une zone de sélection de fichier Sélection du fichier Un clic sur l icône «Ampoule» confirme la sélection Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 16
une zone de création Donnée(s) à renseigner pour créer une nouvelle fiche Un clic sur l icône «Feuille» confirme la création Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 17
une zone de recherche et de sélection des données Choix du critère de sélection Critère de recherche Un clic sur l icône «Ampoule» confirme la requête Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 18
une barre de navigation Filtre d affichage des fiches désactivées Boutons de déplacement dans le fichier Bouton d exportation de la liste actuelle vers Excel Rappel du nombre de pages de la liste et positionnement actuel Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 19
une zone de liste, qui présente les fiches contenues dans le fichier appelé par le programme Boutons de sélection de fiche Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 20
une barre d outils qui propose des boutons de commande Boutons de commande Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 21
et enfin, une barre d état Appel de la documentation éditeur Zone de notification Barre d état Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 22
Les différentes icônes présentes dans ce formulaire sont utilisées dans tout le logiciel Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 23
Principales icônes utilisées dans ProgrÉ L icône «Ampoule» sert à confirmer une sélection dans une liste de choix, ou à exécuter une requête. On peut trouver cette icône à plusieurs endroits dans un même formulaire. L icône «Loupe» appelle une nomenclature. Le champ auquel est associé cette icône ne peut contenir qu une donnée présente dans la nomenclature appelée. On peut trouver cette icône à plusieurs endroits dans un même formulaire. L icône «Feuille» confirme la création d une fiche ou l association d informations (ex. création d une fiche «Intervenant» puis association des «compétences»). L icône «Porte» permet de quitter un programme ou un formulaire en informant le serveur ProgrÉ. Il ne faut pas utiliser l icône de fermeture de la fenêtre du navigateur. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 24
Lors de la création d une nouvelle fiche, les champs dont la saisie est obligatoire apparaissent sur fond jaune Les données sont distribuées dans des formulaires séparés accessibles par différents onglets (l onglet «actif» est surligné en vert) Des boutons permettent parfois la saisie d informations différentes mais de même nature (ici des coordonnées, personnelles et professionnelles) Des boutons d action sont disponibles en bas du formulaire La zone de notification indique que l on est en mode création Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 25
! A noter : Utilisation des boutons et Utilisés pour valider la création (ou la modification) d une fiche, ces deux boutons ont, dans un premier temps, la même fonction: - vérifier que les champs obligatoires ont été renseignés, - puis que les champs «nomenclaturés» (suivis de l icône ) contiennent bien (s ils sont remplis) une donnée de la nomenclature de référence, - enfin, si tout est conforme, enregistrer les informations dans la base. Ensuite, si on a cliqué sur le bouton «Ok», le formulaire se ferme et disparait de l écran ; si on a cliqué sur le bouton «Mise à jour», la plupart du temps, de nouveaux onglets, et/ou de nouveaux boutons de commande, deviennent disponibles. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 26
! Exemple : Formulaire de création d un personnel avant et après clic sur le bouton De nouveaux onglets et des boutons de commande différents sont maintenant disponibles Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 27
! A noter (bis) : Particularité d affichage Après validation de la création d une nouvelle fiche dans ProgrÉ, le formulaire se ferme et ProgrÉ réaffiche la fenêtre du programme d origine. Pour des raisons d économie d échange de données avec les serveurs centraux, ProgrÉ ne fait pas automatiquement la mise à jour de la liste des fiches (incluant la fiche nouvellement créée) mais il présente une liste réduite à la seule nouvelle fiche créée (voir exemple diapo suivante). Ce comportement du logiciel peut surprendre lorsqu on démarre avec ProgrÉ et ne signifie évidemment pas que toutes les autres fiches ont été supprimées! Un clic sur l ampoule située à l extrémité de la zone de recherche (sans saisir d argument de sélection) permet la mise à jour, et renvoie l affichage intégral des données du fichier. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 28
! A noter (bis) : Particularité d affichage Un clic sur l ampoule en bout de zone de recherche Après validation de la création d une fiche, l affichage est réduit à la seule fiche nouvellement créée L affichage est rafraichi et la liste complète est présentée à l utilisateur Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 29
Il arrive parfois que l on associe à une fiche, des informations enregistrées dans des fichiers différents Par exemple, à la fiche d un personnel Intervenant, on associera Ses différentes compétences Les formations qu il a suivies Ses contrats de travail successifs Les diplômes qu il détient Son cursus professionnel Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 30
C est à cela que servent les onglets supplémentaires qui s affichent après avoir cliqué sur le bouton Une nouvelle ligne de boutons de commande est disponible ici La ligne de boutons inférieure reste celle de la fiche principale Au cours de la saisie ou de la modification de ces informations associées à la fiche principale (il s agit ici d associer des Compétences à la fiche d un Intervenant), une seconde ligne de boutons de commande peut être disponible. Elle concerne uniquement les informations associées que l on est en train de saisir ou de modifier (ici, Afficher, Modifier, etc les Compétences de l intervenant). Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 31
En cours de saisie ou de modification, des messages d erreur ou d information peuvent apparaître Les messages d erreur sont de couleur rouge. Ils sont bloquants : l erreur doit être corrigée avant que l utilisateur soit autorisé à valider son travail. Lorsque un message d erreur liste plusieurs points, celui qui est présenté en haut de la liste est forcément bloquant. Les messages d attention sont de couleur verte. Ils appellent l attention de l utilisateur sur un ou plusieurs points particuliers mais ne sont pas bloquants ; l utilisateur peut poursuivre son travail. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 32
ProgrÉ est une application Internet Chaque fois que l on appelle un programme, il s ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur : Chaque fenêtre correspond à une «session». Chaque session est indépendante des autres sessions ouvertes en même temps. Il est possible d ouvrir un même programme simultanément dans plusieurs fenêtres (avec les risques d erreur que cela comporte ). On peut passer d un programme ProgrÉ à un autre, simplement en cliquant sur la fenêtre du navigateur dans laquelle ce programme est ouvert. Une information saisie (ou modifiée) dans un programme est disponible immédiatement dans les autres programmes (après rafraichissement de l affichage). Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 33
ProgrÉ est une application Internet Pour éviter toute confusion lorsqu on travaille dans ProgrÉ, il est essentiel de fermer les formulaires et les programmes que l on n utilise plus. Pour fermer un formulaire (et la fenêtre du navigateur dans laquelle il est ouvert), il faut utiliser les commandes intégrées à ProgrÉ. Vous ne devez pas utiliser l icône de fermeture de la fenêtre du navigateur. Différentes commandes sont disponibles dans ProgrÉ, en fonction du travail que l on réalise, pour fermer un formulaire ou quitter un programme : - l icône «Porte» - certains boutons de commandes : Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 34
ProgrÉ est une application Internet Comme dans toute base de données, plusieurs utilisateurs peuvent simultanément consulter une même fiche. Par contre, un seul utilisateur à la fois est autorisé à modifier une fiche de la base. La fiche en cours de modification est verrouillée pour les autres utilisateurs (qui peuvent cependant la consulter). Pour éviter que des données restent verrouillées à la suite d une fausse manipulation, les sessions ProgrÉ ont une durée de vie limitée. Au bout d un quinzaine de minutes sans qu aucun échange n ait été effectué entre un programme ouvert dans une fenêtre et le serveur ProgrÉ (*), la session est clôturée automatiquement et la fiche qui était éventuellement verrouillée est libérée par le système. (*) Tout dialogue avec le serveur (envoi de requête ; demande, saisie ou modification d information ; action sur un bouton de commande ; etc.) prolonge la session pour une nouvelle période de 15 minutes. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 35
ProgrÉ est une application Internet En cas de clôture forcée d une session, un message d erreur s affiche lorsque l utilisateur tente d accéder au formulaire précédemment ouvert dans cette session. Seule la session du menu principal de ProgrÉ fait exception puisque sa durée de vie couvre la journée de travail. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 36
ProgrÉ est une application Internet! Attention! La barre d état indique dans quel mode est ouvert le formulaire : Affichage ou Modification Lorsqu un formulaire est ouvert en mode Affichage, on peut penser qu il est possible de corriger une donnée erronée. En effet, on peut, à l écran, effacer le contenu d un champ ou le modifier mais les changements apportés depuis un formulaire ouvert en mode Affichage ne seront pas enregistrées. Pour modifier des données, il faut impérativement que le formulaire soit ouvert en mode Modification. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 37
Trier l information dans ProgrÉ Dans un formulaire qui propose une liste de fiches, il est possible d effectuer une recherche ou une sélection dans cette liste, à l aide de l outil de recherche. Des requêtes simples préexistent mais il est aussi possible de construire des requêtes élaborées : Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 38
Trier l information dans ProgrÉ Il est aussi possible de trier les données de la liste en cliquant sur l en-tête de la colonne sur laquelle on souhaite faire porter le tri (comme dans une feuille de calcul). La colonne sur laquelle porte le tri est reconnaissable au petit triangle blanc qui indique l ordre du tri (alphabétique / alphabétique inverse ; croissant / décroissant ; chronologique / ante chronologique). Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 39
Supprimer une fiche dans ProgrÉ La suppression de données dans ProgrÉ obéit à une procédure rigoureuse. En effet, ProgrÉ a une fonction d historisation et aucune donnée, saisie dans le logiciel et utilisée pour décrire de l activité, ne peut être supprimée. Par ailleurs, l intégrité référentielle est aussi contrôlée : si une donnée est en lien avec d autres données de ProgrÉ, elle ne pourra pas être supprimée tant que ce lien existera. Par exemple, un parcours d action ne pourra pas être supprimé si une planification lui est associée ; de même, une action ne pourra pas être supprimée si un ou des parcours d action existent, ou encore si des inscriptions de stagiaires ont été réalisées. Pour la même raison, la fiche d un personnel ne pourra pas être supprimée tant que les données associées (contrats, compétences, planifications, ) n auront pas d abord été supprimées. etc. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 40
Supprimer une fiche dans ProgrÉ Afin d éviter l encombrement des affichages par des informations obsolètes qu il n est pas possible de supprimer de la base, ProgrÉ permet de désactiver les fiches devenues inutiles. Une fiche désactivée ne remonte plus dans les listes. Pour désactiver une fiche, il suffit de sélectionner la fiche concernée dans la liste et de cliquer sur le bouton de commande correspondant : Après confirmation, la fiche apparait surlignée et ne remonte plus dans les listes par la suite. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 41
Supprimer une fiche dans ProgrÉ! ProgrÉ ne permet pas la suppression d une fiche qui n a pas été préalablement désactivée. Si on tente de supprimer une fiche sans l avoir désactivée, ProgrÉ affiche un message d erreur : A noter : Lors de la demande de suppression d une fiche, ProgrÉ vérifiera d abord si elle a été désactivée. Ce n est qu ensuite seulement qu il contrôlera si la fiche peut effectivement être supprimée. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 42
Réactiver une fiche dans ProgrÉ Il est possible de réactiver une fiche qui a été désactivée. Pour cela, il faut d abord permettre à nouveau son affichage... Par défaut, lorsqu on ouvre un programme, la liste présentée à l utilisateur est filtrée. Cela indique que les fiches désactivées ne pas affichées. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 43
Réactiver une fiche dans ProgrÉ En cliquant sur la case Filtrer, on libère le filtre d affichage. Il faut ensuite rafraichir l affichage de la liste en cliquant sur l icône Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 44
Réactiver une fiche dans ProgrÉ La liste se met à jour et laisse apparaitre, avec un surlignage, les fiches désactivées. Il faut ensuite sélectionner la fiche que l on souhaite réactiver (en cliquant sur le bouton de sélection correspondant) Enfin, un clic sur le bouton Réactiver (un écran de confirmation apparaît) achève la manipulation. Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 45
Charte de saisie A prendre en considération ProgrÉ est un programme collaboratif : tous les personnels d un GRETA travaillent dans la même base de données. Les informations saisies sur un site sont accessibles (sous réserve que les droits le permettent) depuis tous les autres sites du GRETA. Il est essentiel, dans ces conditions, que tous personnels effectuent leur saisie en suivant des règles identiques, de codification, (codes fiches, libellés des conventions, codification des actions, etc.) de saisie, (majuscules/minuscules, mode de saisie des numéros de téléphone, des codes Siret, etc.) Une charte de saisie a normalement été diffusée dans votre GRETA. Pensez à l appliquer! Académie de Paris - Philippe Comas - V 1.0 - avr 2012 46
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