Avant-propos Ce document vous aide dans vos premiers pas sur le logiciel Eurécia. Que vous soyez salarié ou manager, les éléments de base d utilisation vous sont présentés ici étape par étape. Pour chaque logiciel, les fiches en bleu sont destinées au salarié et celles en vert au manager. Bonne découverte!
Sommaire Généralités Comment se connecter à Eurécia la première fois? Que peut-on faire depuis la page d accueil? Comment personnaliser son compte? Logiciel de Planning ressources Quels sont les différents plannings? Comment créer un événement dans le planning? Aller plus loin Logiciel Congés & Absences Circuit de validation d une demande d absence Comment créer une demande de congés et absence? Comment consulter ses soldes de congés? Comment valider les congés et absences? Comment consulter les compteurs de congés? Logiciel de Suivi RH (dossier salarié) Comment consulter l annuaire des salariés? Comment consulter les documents de l entreprise? Comment consulter son dossier salarié? Comment consulter les tableaux de bord RH? Une question? Un problème? Logiciel de notes de frais Circuit de validation d une note de frais Comment créer une nouvelle note de frais? Comment valider une note de frais? Logiciel de Temps et Activités Circuit de validation d une feuille de temps Comment accéder à vos feuilles de temps? Comment compléter une feuille de temps ou d activité? Comment valider une feuille de temps?
Comment se connecter à Eurécia la première fois? Ouvrir son navigateur internet et saisir l adresse de connexion communiquée par son administrateur. http://masociete.eurecia.com ou http://plateforme.eurecia.com Cliquer sur «mot de passe oublié» : Saisir son adresse email. Un email vous est envoyé : il contient un lien pour initialiser votre mot de passe et accéder à la plateforme Eurécia.
Que peut-on faire depuis la page d accueil? 1 2 3 4 6 5 1. Accéder à sa fiche salarié 2. Clôturer sa session 3. Mettre en favoris web 4. Aller sur le Guide Utilisateur 5. Consulter le trombinoscope 6. Accéder aux logiciels
Comment personnaliser son compte? Cliquer sur «modifier mes préférences» pour personnaliser votre photo et la couleur du thème. Choisir la couleur du thème et sélectionner une photo. Appliquer les modifications. La photo sera visible sur le trombinoscope de la société.
Logiciel Congés & Absences Formulaire web de saisie des demandes Circuit de validation automatique Compteurs congés/rtt à jour en temps réel Vue d ensemble planning équipe Export des données vers la paye en un clic
Circuit de validation d une demande d absence Nouvelle demande Salarié(e) Manager : Email de notification A valider Autovalidée Validée Refusée salarié Annulée
Comment créer une demande de congés et absence? (1/2) La demande d absence peut se faire à différents endroits du logiciel : depuis la page d accueil, raccourci «nouvelle demande d absence» ; depuis le planning congés ; depuis le menu «mes demandes». Astuce Sélectionner la période de congés directement sur le planning en cliquant sur les dates souhaitées (date de début et de fin) puis faire une nouvelle demande d absence.
Comment créer une demande de congés et absence? (2/2) La demande d absence peut directement être soumise à validation. Elle partira au manager pour qu il valide ou refuse les congés.
Comment consulter ses soldes de congés? La consultation peut se faire depuis le menu «Mes droits». Ce solde correspond aux congés restants au jour de la consultation
Comment valider les congés et absences? (1/2) La validation de la demande d absence peut se faire à différents endroits du logiciel : depuis la page d accueil ; depuis le planning congés ; depuis le menu «Vue manager > Validation des demandes». Ouvrir pour commenter la demande via le bouton «éditer». 12
Comment valider les congés et absences? (2/2) Valider ou refuser la demande directement depuis la liste des demandes. Astuce La demande peut être validée directement depuis le mail de notification. 13
Comment consulter les compteurs de congés? La consultation des compteurs de l équipe se fait à partir du menu «Vue manager > Compteur équipes». 14
Logiciel de notes de frais Ventilation des dépenses par nature Transfert des justificatifs via Smartphone Calcul automatique de la TVA récupérable Gestion des frais réels, frais kilométriques Export des données vers la comptabilité
Circuit de validation d une note de frais Nouvelle note Demande d informations complémentaires A valider Validée Refusée A rembourser Salarié(e) Manager Remboursée Comptable Email de notification automatique
Comment créer une nouvelle note de frais? (1/4) La création d une note de frais peut se faire à différents endroits du logiciel : Depuis la page d accueil raccourci «Nouvelle note de frais» ; Depuis le menu «Notes de Frais > Mes notes de frais». Astuce Dupliquer une note de frais existante si certains frais sont récurrents (ex : facture de téléphone portable, frais kilométriques ).
Comment créer une nouvelle note de frais? (2/4) Dans l onglet «général», appliquer une date. Vous pouvez ajouter en option un justificatif, une référence et des commentaires. Aller dans l onglet «Dépenses» pour ajouter une ou plusieurs dépenses.
Comment créer une nouvelle note de frais? (3/4) Pour chaque dépense, ajouter un type de dépense (restaurant, métro ), un libellé, affecter la dépense et indiquer le mode de paiement. Le logiciel vous indique lorsque votre dépense dépasse le plafond autorisé Valider une dépense et en créer une nouvelle Valider la dépense uniquement Annuler la ligne de dépense Astuce Utiliser la colonne Réf. pour reporter le numéro de justificatif papier afin de faciliter ensuite le contrôle comptable et être remboursé plus rapidement
Comment créer une nouvelle note de frais? (4/4) Une fois toutes vos dépenses enregistrées, soumettre la note de frais à validation. Un email est envoyé directement à votre responsable. Après validation, vous recevez un email de confirmation. Le processus de remboursement est lancé. Astuce Enregistrer votre note de frais pour venir la compléter plus tard.
Comment valider une note de frais? (1/2) La validation de la note de frais peut se faire à différents endroits du logiciel : depuis la page d accueil, raccourci «Notes à valider» ; depuis le menu «Vue manager». Astuce Cliquer sur le chiffre en rouge pour avoir la liste des notes à valider et accéder directement à celle que vous souhaitez traiter. 21
Comment valider une note de frais? (2/2) Le logiciel vous indique lorsque la dépense dépasse le plafond autorisé Rembourser toute la dépense malgré le dépassement de plafond Demander au salarié un complément d information Valider la note de frais Astuce Imprimer la note de frais à l aide du bouton en haut à droite de la note de frais. 22
Logiciel de Temps et Activités Gestion du temps de travail Imputation par clients, projets et tâches Suivi de projets et gestion analytique Suivi budgétaire avec calcul de marge Analyses, synthèses et tableaux de bords
Circuit de validation d une feuille de temps Salarié(e) Nouvelle feuille Manager Email de notification automatique A valider Demande d informations complémentaires Validée Refusée
Comment accéder à vos feuilles de temps? L accès à la feuille de temps à remplir peut se faire à différents endroits du logiciel : depuis la page d accueil raccourci «Feuille en cours» ; depuis le menu «Temps & Activités > Mes feuilles de temps». Ouvrir la feuille souhaitée via le bouton Editer. Astuce Editer un récapitulatif de vos feuilles de temps via le bouton Excel en haut à droite.
Comment compléter une feuille de temps ou d activité? Compléter les champs dans l onglet : «Suivi Temps» pour la saisie de heures travaillées ; «Suivi Activités» pour la saisie du temps travaillé sur des axes analytiques.
Onglet «Suivi Temps» Remplir la feuille avec l heure d arrivée, de déjeuner et l heure de départ. Astuce Le bouton «standard» permet de simplifier la saisie sur la base d une journée standard déjà paramétrée. Soumettre à validation avec ou sans ajout de commentaires. Le manager reçoit un email pour validation. Vous recevez à votre tour une notification dès que la feuille est validée. Calcul automatique du nombre total d heures travaillées dans la semaine
Onglet «Suivi Activités» Une fois complétée, soumettre à validation avec ou sans ajout de commentaires. Le manager reçoit un email pour validation. Vous recevez à votre tour une notification dès que la feuilles est validée. Champs de base : Temps de travail (en jours et en heures) ; Imputation par client, projet, tâche ou activité ; La case «R» permet de préciser si l activité doit être refacturée au client. Ajouter une entrée pour le jour en cours Copier les données pour le jour suivant Supprimer les éléments
Comment valider une feuille de temps? La validation de la feuille de temps peut se faire à différents endroits du logiciel : Depuis la page d accueil, raccourci «Feuilles à valider» ; Depuis le menu «Vue manager». Valider la feuille de temps Editer la feuille de temps pour contrôler son contenu avant de valider Astuce Vous pouvez contrôler le temps déclaré en un coup d œil. 29
Logiciel de Planning ressources Charge prévisionnelle par équipe et par salarié Superposition avec le planning absences Affectation par clients, projets et ressources Saisie simplifiée des évènements Intégration avec vos agendas Outlook et Google
Quels sont les différents plannings? Planning équipe : permet visualiser en un écran l ensemble du planning des équipes. Mon agenda : mon planning personnel. Astuce Cliquer dans une case du planning pour ajouter un événement.
Comment créer un événement dans le planning? Créer un événement pour soi ou pour un collaborateur en choisissant les participants. Cocher la case «Envoyer un mail de notification à tous les participants» pour les prévenir. Réserver les ressources dont vous aurez besoin (vidéoprojecteur, salle ). Enregistrer. Astuce Remplir les comptes analytiques dans l événement permet de gagner du temps dans le remplissage des feuilles d activités.
Aller plus loin Afficher la liste de toutes les activités et l exporter sous Excel. Vérifier si les ressources souhaitées sont disponibles avant de les réserver.
Logiciel de Suivi RH (dossier salarié) Dématérialisation des dossiers salariés Suivi des formations, visites médicales, entretiens Notifications des échéances et dates critiques Annuaire collaboratif de vos salariés Préparation Bilan Social
Comment consulter l annuaire des salariés? La consultation de l annuaire d entreprise se fait depuis la page d accueil > Annuaires Salariés. Chaque salarié a une vue sur le trombinoscope de l entreprise avec les coordonnées des collaborateurs.
Comment consulter les documents de l entreprise? La consultation des documents partagés se fait depuis la page d accueil > Annuaires Salariés > Documents partagés.
Comment consulter son dossier salarié? La consultation de votre dossier salarié se fait depuis la page d accueil > Annuaires Salariés > Dossier salarié. A tout moment, vous pouvez consulter votre dossier salarié et les documents joints. Ex : Contrat de travail, bulletin de salaire, primes Cet espace vous est strictement réservé et seul votre manager ou le gestionnaire des ressources humaines peut y avoir accès.
Comment consulter les tableaux de bord RH? Chaque manager peut générer des tableaux de bord depuis le Suivi RH en fonction de plusieurs axes analytiques : Age Genre Nationalité Statut 38
Une question? Un problème? Un guide utilisateur pour toutes vos questions les plus fréquentes : http:///guide Un référent de votre entreprise pour toute question complémentaire : Astuce Le nom de votre contact est indiqué en bas de chaque page nom.prenom@eurecia.com