Mdèle de nte d'infrmatin pur les vlntaires Remarque préliminaire Les textes en italique snt des cmmentaires intrductifs au sujet traité u à des prpsitins d'ptin de textes de la nte d'infrmatin. Pur plus d infrmatins sur le statut de vlntaire, nus vus invitns à cnsulter le site de la Platefrme Francphne du Vlntariat : http://www.levlntariat.be/questins-sur-le-vlntariat Les mdèles de l AISF Mis à jur le 6/7/2018 1
Nte d infrmatin pur les vlntaires Préambule (au chix de l'rganisatin) Exemple : La nte d'infrmatin qui vus est adressée a pur but de vus présenter ntre assciatin et de vus infrmer des dispsitins qu'elle a prises à l'égard de ses vlntaires. NOTRE ASSOCIATION Dénminatin : Sigle : Adresse : N Tél. : Fax : Adresse électrnique :.. Site Internet : Sn statut juridique Assciatin de fait Assciatin sans but lucratif (ASBL) Assciatin internatinale sans but lucratif (AISBL) Fndatin Persnne mrale de drit public (cmmune, Cpas ) Sa finalité sciale Ntre rganisatin a (u a ntamment) cmme but/bjet scial (seln vs statuts) : Identité du (u des) respnsable(s) de l'rganisatin (bligatire s il s agit d une assciatin de fait) A désigner par l'rganisatin, sit issu(s) de sn cnseil d'administratin u la (les) persnne(s) seln les puvirs qui lui (leur) nt été délégués. Seln les cas, l'rganisatin ptera, par exemple, sur les prpsitins suivantes : Persnne en charge de la gestin du grupe des vlntaires au sein de l'rganisatin Nm. Fnctin. Les mdèles de l AISF Mis à jur le 6/7/2018 2
Persnne(s) à cntacter Pur infrmatin cmplémentaire sur le cntenu de ntre nte d'infrmatin : Nm.. Fnctin. En cas d'accident : Nm..Fnctin. Pur infrmatin cmplémentaire se rapprtant à vtre activité de vlntaire : Nm. Fnctin. ASSURANCES La li blige les rganisatins à prendre une assurance qui cuvre au minimum la respnsabilité civile extracntractuelle de leurs vlntaires. Seules les assciatins de fait qui ne cmptent aucun travailleur rémunéré et qui ne fnt pas partie d une structure plus large snt dispensées de cette bligatin. Dans ce cas, c est le vlntaire qui devra veiller persnnellement à être cuvert par une assurance familiale. Pur puvir exercer sn activité en tute tranquillité, il est essentiel pur le vlntaire d être infrmé du statut de l assciatin et des éventuelles assurances le cuvrant (d ù l bligatin d infrmatin). Il est également pssible pur les assciatins de suscrire une assurance gratuite (infs ici : https://www.ethias.be/pr/fr/nn-prfit/assurances/benevles/inf.html ) Ntre rganisatin a cntracté l' (les) assurance(s) suivante(s) : Respnsabilité civile Cmpagnie d'assurance : Numér de la plice : Cette assurance cuvre la respnsabilité civile extracntractuelle de ns vlntaires pur les dmmages ccasinnés à ntre rganisatin (à préciser) u à des tiers durant leurs prestatins, résultant d'une faute légère. Autres assurances Risques cuverts : (exemple) Dmmages crprels subis par le vlntaire lrs d'un accident dans l'exercice de sn vlntariat u au curs des déplacements effectués dans le cadre de celui-ci. Cmpagnie d'assurance :.. Numér de la plice : Risques cuverts : prtectin juridique pur les risques précités Cmpagnie :.. Numér de la plice : Assurance mnium missin lrsque le vlntaire cnduit sn véhicule pur cmpte de l rganisatin (à préciser) Les mdèles de l AISF Mis à jur le 6/7/2018 3
REMBOURSEMENT DES FRAIS DES VOLONTAIRES Le rembursement des frais des vlntaires n'est pas bligatire dans le chef des rganisatins. L'exercice d'une activité vlntaire n'implique pas, de fact, le défraiement d'une indemnité jurnalière. Pur rappel, deux systèmes snt autrisés : Rembursement intégral des frais réels des vlntaires sur base de justificatifs Rembursement sus frme d'indemnités frfaitaires par jurnée de prestatin. Attentin : - les deux systèmes peuvent cexister au sein de l'rganisatin mais il est interdit qu'un vlntaire bénéficie des 2 systèmes pur le rembursement de ses frais (pas de «panachage») Seln le cas, l'rganisatin ptera pur un des textes suivants : L'rganisatin ne prévit aucun rembursement des frais du vlntaire dans l'exercice de ses activités. En ce qui cncerne les frais auxquels est expsé le vlntaire, le système des défraiements frfaitaires est utilisé. Le vlntaire s engage à infrmer l rganisatin des mntants qu il aurait déjà perçus pur l année en curs, pur des activités vlntaires réalisées dans d autres rganisatins. l ASBL verse à celui-ci une indemnité frfaitaire de 34.03 par jur sans que le mntant ttal n excède 1.361,23 par an 1. OU l ASBL verse à celui-ci une indemnité frfaitaire de par jur (si chix d'un mntant inférieur au plafnd maximum autrisé) sans que le mntant ttal n excède les plafnds fiscalement autrisés susdits 2. EVENTUELLEMENT : En sus de cette indemnité frfaitaire, l'asbl remburse au vlntaire un maximum de 2.000 km/an au taux de./km, en rapprt avec les prestatins effectuées, 3 au taux maximum de 0,3573 /km (mntant maximum fiscalement autrisé du 1/7/18 au 30/6/2019) En ce qui cncerne les frais auxquels est expsé le vlntaire, le système du défraiement via les frais réels est utilisé : L ASBL remburse les frais réels expsés par le vlntaire dans le cadre de ses activités via la remise des justificatifs (factures, tickets de transprt public, tickets de caisse, ) 1 Ces mntants snt liés à l indice pivt 103,14 cnfrmément à l article 10 de la li sur les drits des vlntaires. 2 Les mntants de base snt liés à l indice pivt 103,14 cnfrmément à l article 10 de la li sur les drits des vlntaires. 3 Art. 62, li prtant des dispsitins diverses du 6 mai 2009, M.B., 19 mai 2009, p. 37860. Les mdèles de l AISF Mis à jur le 6/7/2018 4
Parmi les frais rembursés au vlntaire snt ntamment ciblés : les déplacements de sa résidence au siège de l'rganisatin (u autre lieu désigné par l'rganisatin) par (mde de transprt : tram, bus, métr, train, viture) ses frais de cllatin (si les activités se dérulent pendant des pérides de reps) ses autres frais : à préciser. Exemple : frais administratifs à dmicile (téléphne, usage d'un PC, etc ) Pur btenir le rembursement des frais prpres à l Organisatin, le vlntaire utilise la nte de frais (mensuelle u autre) délivrée par le secrétariat de l assciatin. Le paiement se fera le du mis (u tus les mis) sur le cmpte n..au nm de DEVOIR DE DISCRETION Dans le cadre de ses activités au sein de ntre assciatin, le vlntaire n est pas tenu au secret prfessinnel tel que défini à l article 458 du Cde pénal. Néanmins, le vlntaire est tenu à un devir de discrétin : il lui est demandé de respecter la vie privée des usagers. Il lui est ntamment interdit de divulguer les infrmatins suivantes : Identité des membres de l assciatin Situatin sciale des participants aux activités (ex : enfants envyés par une institutin...) AUTRES INFORMATIONS L'rganisatin est libre d'infrmer ses vlntaires sur d'autres cnsidératins tenant à l'exercice crrect de leur activité, sans revêtir tutefis un caractère de cntrainte cntractuelle.... Fait à.., le. Signatures Pur l'rganisatin, Le vlntaire, Nm du signataire Fnctin Les mdèles de l AISF Mis à jur le 6/7/2018 5