QuadraPropretéé Module Liaison "Pointeuse mobile" Sommaire 1. LE PARAMETRAGE... 3 1.1 IN 1.2 Q 1.3 PO 2. LA SYNCHRONISATION... 5 2.1 PR 2.2 SY 2.3 SY 2.4 SY 3. LES SELECTIONS... 7 3.1 LE 3.2 LE 3.3 LE NTERNET ET ANTIV QUADRA PROPRET OINTEUSE MOBI RESENTATION... VIRUS... 3 TE... 3 LE... 4......... 5 L... 5 E... 5...... 5 YNCHRONISATIONN EN TEMPS REEL YNCHRONISATIONN A LA DEMANDE YNCHRONISATIONN PLANIFIEE... ES EMPLOYES... ES CLIENTS ET LES CHANTIERS... ES PLANNINGS......... 7...... 8...... 10 4. DIVERS... 11 4.1 REMISE A ZERO... 111 4.2 CONTROLER... 111 Choix Contrôler les employés synchronisés vers Pointeuse Mobile :... 11 Choix Contrôler les clients synchronisés vers Pointeuse Mobile :... 12 Choix Contrôler les chantiers synchronisés vers Pointeuse Mobile :... 13 QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdff Septembre 2013 1/14
Présentation Pointeuse Mobile est un outil proposé aux entreprises de Propreté qui gèrent le contrôle de présence des employés sur les chantiers. Badgeuses, téléphones, cartes sont utilisés. Pointeuse Mobile permet de saisir des employés, des clients, des chantiers, des plannings. QuadraPropreté permet également de saisir ces informations. De ce fait, actuellement les entreprises de Propreté saisissent 2 fois. L objectif de ce dossier est de récupérer automatiquement ces informations dans Pointeuse Mobile à partir de Quadra Propreté afin d éviter une double saisie. QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 2/14
1. LE PARAMETRAGE 1.1 Internet et antivirus Chaque poste qui utilise QuadraPaie, QuadraPropreté, QuadraClient doit avoir une connexion Internet. Si le poste client ou le serveur d application est surveillé par un antivirus ou firewall qui contrôle la sortie internet, vous devez paramétrer ce dernier pour autoriser par exception l accès automatique vers le web par l application QPropHub.exe. Licence Pour utiliser ce lien avec Pointeuse Mobile, une licence est nécessaire. Cette licence s appelle WQPRPM.1 Elle est à positionner dans le répertoire../quadra/database/client Quand cette licence est positionnée, l alinéa Synchronisation Pointeuse Mobile apparaît dans Outils de Quadra Propreté. 1.2 Quadra Propreté Ce poste est nécessaire pour paramétrer le lien avec le site de Pointeuse Mobile. Sélectionner le choix Outils / Synchronisation Pointeuse Mobile dans Quadra Propreté pour le dossier et le groupe concernés. L écran suivant est proposé : Au niveau de la zone Clé d accès Pointeuse Mobile, saisissez la valeur notée dans Pointeuse Mobile (ou faire un coller). Voir paragraphe suivant. C'est-à-dire que vous désignez la base de données de la société cliente sur Pointeuse Mobile qui sera mise à jour par la synchronisation. Pour suivre notre exemple : 57f0f4c9062f18638e2a3c2efbaa8759 pour la société cliente QUADRATUS. Vérifier que le nom du client et le mode Production s affichent en bleu à droite. Chaque dossier de Quadra Propreté pointe une base de données de Pointeuse Mobile. QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 3/14
La gestion Multi dossiers de Quadra Propreté d un même groupe pointant sur une même base de données de Pointeuse Mobile ne pose aucun soucis. Par contre, si différents dossiers de différents groupes, pointent sur la même base Pointeuse Mobile, il pourrait y avoir soucis dans le cas de codes client/affaire/chantier identiques. Le client devra s assurer de l unicité de cette information. 1.3 Pointeuse Mobile Accéder à l application de Pointeuse Mobile, au niveau connecteurs HUB pour relever la valeur de la clé de la base de données pour l indiquer au niveau dans Quadra Propreté (poste précédent). Pour la suite de notre exemple : 57f0f4c9062f18638e2a3c2efbaa8759 pour le client QUADRATUS S assurer que le mode de cette base de données est correct : contacter QUADRATUS et MOVEWORK. QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 4/14
2. LA SYNCHRONISATION 2.1 Présentation Il est possible de synchroniser (mettre à jour) les clients, les affaires, les chantiers, les employés, les plannings dans le sens : Quadra Propreté vers Pointeuse Mobile. Cette synchronisation peut se faire en temps réel, à la demande, planifiée. Par défaut, elle est positionnée en temps réel. Pour être positionné à la demande ou planifiée, contacter Quadratus. Cette synchronisation peut traiter toutes les données ou que certaines précédemment sélectionnées. 2.2 Synchronisation en temps réel Lorsque dans Quadra Propreté, vous accédez aux traitements suivants la mise à jour sur Pointeuse Mobile est instantanée. Liste des traitements concernés : Ajout et modification de fiche employé Ajout et modification d une fiche client Modification d une fiche affaire (pour la date d entrée et de sortie) Ajout et modification de fiche chantier Création automatique de chantiers par la saisie de devis technique ou de BT occasionnel Sortie d employé par Quadra Propreté (Pointage par employé) et par Quadra Paie (Fiche employé et Saisie de Bulletin de paie) Renumérotation, suppression et purge des employés Renumérotation de clients, affaires et chantiers (attention le code affaire fait partie de la clé des sites dans la base Pointeuse Mobile) Suppression des clients, affaires et chantiers Sortis des clients et purge des clients sortis Réaffectation des affaires et des chantiers Saisie et modification des plannings par employé Saisie et modification des plannings par tâche Il est possible de déclencher une synchronisation à la demande si nécessaire. 2.3 Synchronisation à la demande Sélectionner l écran de Outils / Synchronisation Pointeuse Mobile Répondre "OUI" et cliquer sur le bouton <Synchroniser>. Les données sélectionnées sont mises à jour sur Pointeuse Mobile. Le fichier../client/quadra.ipl doit être mis à jour pour inhiber le mode temps réel (POINTEUSEMOBILE=MANU). Contacter Quadratus. 2.4 Synchronisation planifiée Il est possible de mettre à jour les données sur Pointeuse Mobile par des tâches planifiées. Cet outil est un déclencheur. Il exploite les paramètres indiqués dans la synchronisation de Pointeuse Mobile : ne pas synchroniser, synchronisation totale ou partielle pour employé, client, chantier, planning. L intérêt de cette technique est : QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 5/14
dans le cas où tous les postes n ont pas Internet, les mises à jour de Pointeuse Mobile peuvent être regroupées à une heure fixée, déclenchée automatiquement, avec les paramètres voulus, d un poste ayant Internet sécurité : dans le cas où Internet et/ou le HUB serait provisoirement Hors Service dans la journée, les mises à jour de Pointeuse Mobile peuvent être regroupées à une heure fixée, déclenchée automatiquement, avec les paramètres voulus, d un poste ayant Internet Contacter Quadratus. QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 6/14
3. LES SELECTIONS Il est possible de sélectionner les employés, les clients, les chantiers, les plannings à mettre à jour sur Pointeuse Mobile. Sauvegarder les sélections par le bouton correspondant 3.1 Les employés Sélectionner le 1 er onglet. Il est possible de mettre à jour sur Pointeuse Mobile aucun employé, tous les employés, que certains employés. C est le choix entre les 3 boutons : Exemple : choix de mettre à jour certains employés sur Pointeuse Mobile. Cliquer sur la ligne : la coche verte apparaît en 1 ère colonne. La synchronisation des employés à partir de QuadraPaie : Traitement du groupe GI de Quadra Propreté indiqué dans Paramétrage / Constantes Entreprise / onglet Divers, du dossier de Quadra Paie. Ne tient pas compte du dossier de Quadra Propreté et traite tous les dossiers de Quadra Propreté du groupe GI ayant un lien avec un compte Pointeuse Mobile. A défaut de paramétrage dans le dossier de Quadra Paie, le traitement se lance sur le groupe GI indiqué dans le fichier Quadra.IPL Prise en compte de la sélection sur les établissements dans les paramétrages de chaque dossier de Quadra Propreté du groupe GI QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 7/14
Les zones de la fiche employé retenues pour mettre à jour Pointeuse Mobile sont : le code employé, le nom, le prénom, le code postal, la ville, le mail, la téléphone (la date de sortie). Exemple de fiches employés sur Pointeuse Mobile : 3.2 Les clients et les chantiers Sélectionner le 2éme onglet. Il est possible de mettre à jour sur Pointeuse Mobile aucun client et chantier, tous les clients et chantiers, que certains clients et chantiers. C est le choix entre les 3 boutons : Choix de mettre à jour certains clients et chantiers sur Pointeuse Mobile. Cliquer sur la ligne : la coche verte apparaît en 1 ère colonne. Les zones de la fiche client retenues pour mettre à jour Pointeuse Mobile sont : le code client, le nom, l adresse, le code postal, la ville, responsable, téléphone (la date de sortie). QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 8/14
Exemple de fiches client sur Pointeuse Mobile : Les zones de la fiche chantier retenues pour mettre à jour Pointeuse Mobile sont : le code chantier, le code client, le nom, l adresse, le code postal, la ville, la date de sortie. La synchronisation des chantiers présente un écran qui indique en rouge les chantiers non transférés à Pointeuse Mobile ainsi que la description (de même pour les clients et les employés). Exemple : Le code affaire n existe pas sur Pointeuse Mobile. De ce fait, le code chantier est composé par le code client puis le code affaire puis le code chantier séparés d un anti-slash. Exemple : AGRECE\AFF1\CGRECE Exemple de fiches chantiers, appelé Site, sur Pointeuse Mobile : Lorsque le mode sélection chantier est retenu, et que le chantier n était pas dans la sélection, Quadra Propreté demande à la création ou à la modification, si ce chantier doit être ajouté à la sélection. Attention, ce n est pas le cas pour client et employé. Dans ces 2 cas, ne pas oublier de rajouter la sélection manuellement. QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 9/14
3.3 Les plannings Il est possible de mettre à jour sur Pointeuse Mobile aucun planning ou les plannings issus des clients, chantiers, employés sélectionnés précédemment. La coche suivante permet de déclencher la mise à jour des plannings sur Pointeuse Mobile. Pour l instant, seuls les plannings de fréquence 1 à 4, sans exception, cochés sur les 12 mois de l année sont gérés dans la synchronisation. Pour l instant, sont exclus de la synchronisation, les plannings avec : occurrence enchaînement de semaines date de fin affectation inférieure à la date système de la synchronisation les absences et les fermetures de chantiers La synchronisation des plannings met à jour la colonne Planning pour Employé et Chantier par une coche verte pour indiquer qu il y a 1 planning, un triangle jaune pour indiquer qu au moins un planning a été exclu. La colonne Planning est vide lorsqu il n y a pas de planning. Exemple de fiches plannings sur Pointeuse Mobile : La nature de l intervention sur Pointeuse Mobile contient le code tâche de Quadra Propreté et éventuellement le n BT. QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 10/14
4. DIVERS 4.1 Remise à zéro En cliquant sur le bouton Remise à zéro, il est possible de vider la base de données, correspondante sur Pointeuse Mobile pour toutes les informations provenant de Quadratus : employés, clients, chantiers, plannings. Une confirmation est demandée. Tapez OUI puis cliquer sur le bouton <Continuer> pour confirmer. L intérêt de cet outil est pour les clients qui démarrent avec Pointeuse Mobile et qui voudraient vider leur base de données suite à des tests, de la formation, des essais, etc Par contre pour un client qui utilise déjà Pointeuse Mobile, il est déconseillé d utiliser ce bouton. 4.2 Contrôler Le bouton <Contrôler> permet de contrôler les synchronisations faîtes vers Pointeuse Mobile pour les employés, clients, chantiers, plannings. Avec le choix des 3 boutons, il est possible de contrôler la synchronisation des employés, clients, chantiers, les plannings. Choix Contrôler les employés synchronisés vers Pointeuse Mobile : Après avoir cliqué sur le bouton <Contrôler>, cocher Liste des employés. Ce choix permet de contrôler la synchronisation des employés et des plannings sur Pointeuse Mobile. La synchronisation des employés met à jour la colonne Planning : par une coche verte pour indiquer que le planning de cet employé a été correctement synchronisé sur Pointeuse Mobile un triangle jaune pour indiquer qu au moins un planning de cet employé a été exclu par rapport aux choix d exclusion (occurrence, enchaînement de semaines) QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 11/14
la colonne Planning est vide lorsqu il n y a pas de planning pour cet employé Un code erreur et son libellé sont positionnés dans le cas où l employé n aurait pas de nom ou de prénom. Dans ce cas l employé n est pas adressé à Pointeuse Mobile. Corriger sur Quadra Paie. Le bouton <Télécharger les employés de Pointeuse Mobile> : Ce bouton permet de comparer à l écran, les employés qui vont être transférés sur Pointeuse Mobile par rapport à la sélection actuelle (partie gauche de l écran) aux employés déjà présents sur Pointeuse Mobile (partie droite de l écran). A droite, la couleur : noire indique les employés qui seront synchronisés vers Pointeuse Mobile la couleur rouge indique les employés qui ne seront pas synchronisés vers Pointeuse Mobile pour la raison indiquée dans Message (à l extrême droite) Choix Contrôler les clients synchronisés vers Pointeuse Mobile : Après avoir cliqué sur le bouton Contrôler, cocher Liste des clients. Ce choix permet de contrôler la synchronisation des clients sur Pointeuse Mobile. QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 12/14
Un code erreur et son libellé sont positionnés dans le cas où le client n aurait pas de nom, de code postal, un code commercial erroné. Dans ce cas le client n est pas adressé à Pointeuse Mobile. Corriger sur Quadra Propreté. Le bouton <Télécharger les clients de Pointeuse Mobile> : Ce bouton permet de comparer à l écran, les clients qui vont être transférés sur Pointeuse Mobile par rapport à la sélection actuelle (partie gauche de l écran) aux clients déjà présents sur Pointeuse Mobile (partie droite de l écran). A droite, la couleur : noire indique les clients qui seront synchronisés vers Pointeuse Mobile la couleur rouge indique les clients qui ne seront pas synchronisés vers Pointeuse Mobile pour la raison indiquée dans Message (à l extrême droite) Choix Contrôler les chantiers synchronisés vers Pointeuse Mobile : Après avoir cliqué sur le bouton <Contrôler>, cocher Liste des chantiers. Ce choix permet de contrôler la synchronisation des chantiers et des plannings sur Pointeuse Mobile. La synchronisation des chantiers mets à jour la colonne Planning : par une coche verte pour indiquer que le planning de ce chantier a été correctement synchronisé sur Pointeuse Mobile un triangle jaune pour indiquer qu au moins un planning de ce chantier a été exclu par rapport aux choix d exclusion (occurrence, enchaînement de semaines) la colonne Planning est vide lorsqu il n y a pas de planning pour ce chantier QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 13/14
Un code erreur et son libellé sont positionnés dans le cas où le chantier n aurait pas de nom, de code postal, d inspecteur. Dans ce cas le chantier n est pas adressé à Pointeuse Mobile. Corriger sur Quadra Propreté. Le bouton <Télécharger les chantiers de Pointeuse Mobile> : Ce bouton permet de comparer à l écran, les chantiers qui vont être transférés sur Pointeuse Mobile par rapport à la sélection actuelle (partie gauche de l écran) aux chantiers déjà présents sur Pointeuse Mobile (partie droite de l écran). A droite, la couleur : noire indique les chantiers qui seront synchronisés vers Pointeuse Mobile la couleur rouge indique les chantiers qui ne seront pas synchronisés vers Pointeuse Mobile pour la raison indiquée dans Message (à l extrême droite) Le bouton <Transférer> disponible sur les 3 choix (employés, clients, chantiers) : Ce bouton est l équivalent d une synchronisation de cas qui n ont pas pu être synchronisés pour des raisons comme Internet et/ou Pointeuse Mobile non disponibles. Lorsque Internet et/ou Pointeuse Mobile redeviennent disponibles, cliquer sur Transférer. La synchronisation se fera que pour ces cas qui sont restés bloqués. Cela évite une synchronisation totale ou de rechercher les modifications qui auraient été déclenchées par une synchronisation. QuadraPropreté Module Pointeuse mobile PP_PMobile.pdf Septembre 2013 14/14