Service Académique des Missions et Déplacements GUIDE D UTILISATION «PAS À PAS» PERSONNEL POSSÉDANT UN ORDRE DE MISSION PERMANENT
Page accueil DT Ulysse Cliquez sur MENU puis sélectionnez «FICHE PROFIL» 2
Sélectionnez l onglet «Voitures» Cliquez sur «créer». Attention, ne pas supprimer la ligne SNCF 3
Remplissez tous les champs de cette fenêtre à l aide de votre carte grise et de votre attestation d assurance, SAUF la date de fin d utilisation (cadre réservé au service gestionnaire). Cliquez ensuite sur «CONFIRMER». Une fois le véhicule saisi, cliquez sur «enregistrer» en bas à gauche. Ensuite, cliquez de nouveau sur «menu» et sélectionnez «ordre de mission». 4
Deux cas de figures : - soit vous n avez aucun ordre de mission de créé, alors cliquez sur le «oui», - soit vous avez déjà des ordres de mission créés (par défaut s affiche le dernier OM créé), alors cliquez sur «ordre de mission», «créer un OM pour» 5
La fenêtre «prestation principale» s ouvre, cliquez sur «création classique d un ordre de mission». Ensuite, cliquez sur «initialisation d un OM Ponctuel à partir d un OM Permanent» Deux OM Permanents par année scolaire sont créés par votre service gestionnaire (un pour la période septembre à décembre et un pour la période janvier à août). Cliquez sur celui qui correspond aux dates de vos déplacements à saisir. 6
Tout d abord, dans le champ «type de mission», sélectionnez «personnels itinérants», sauf si le trajet a été fait en train. Dans ce cas contactez votre gestionnaire. Cliquez sur «oui». Vous avez moins d onglets à remplir du fait de sélectionner «personnels itinérants». 7
2 ème : indiquez dans «destination principale» la ville la plus fréquente (ou la plus éloignée) dans vos déplacements du mois. NB : si la ville n est pas connue d Ulysse et que le message suivant s affiche «aucune donnée n est disponible» : cliquez hors du cadre du message et dans le champ «pays» qui apparaît saisir France. 1 er : remplissez tous les champs suivis d un sens interdit. Modifiez la date de début et de fin de mission : indiquez le premier jour et le dernier jour des déplacements. Saisissez les heures de départ et de retour de la mission la plus longue. 3 ème : cliquez sur la loupe et sélectionnez votre lieu de départ. Faire de même pour le lieu de retour. 4 ème : une fois tous les sens interdits disparus, cliquez sur enregistrer. Cliquez sur l onglet suivant «frais prévisionnels» si vous avez des repas à déclarer, autrement aller sur l onglet «indemnités kilométriques» Cliquez sur le dessin des couverts. Sélectionnez la première ligne (DRB). Une fenêtre «détail des frais saisis» s ouvre sur la droite de l écran. Indiquez alors la date du repas, ensuite la ville où le repas a été pris, puis indiquez dans la case «nombre de déjeuners» 1. Indiquez dans la case commentaire les horaires de départ et de retour de la mission. Enregistrez (attention, cliquez sur la première icône en haut à droite de la fenêtre «détail des frais»). Puis fermez la fenêtre (cliquez sur la croix rouge). Refaire cette procédure autant de fois qu il y a de repas à rembourser. Enregistrez votre saisie et passez à l onglet suivant «Indemnités Kilométriques». 8
Pour saisir vos trajets, cliquez sur «Ajouter un ikm» Dans la liste déroulante «barème kilométrique» sélectionnez «Barème IK standard». Dans la liste déroulante «voiture», sélectionnez votre véhicule. Si celui-ci n apparaît pas, retournez sur votre fiche profil et rentrez votre véhicule. 9
Saisissez toutes vos missions du mois : - pour un aller/retour remplir une ligne par trajet (ville de départ vers ville d arrivée) et indiquer «2» dans la colonne «nombre de trajets». Indiquez dans la colonne «Km remboursé» la distance aller (et non aller/retour). - pour un circuit (ex : Flers vers La Ferté Macé puis vers Bagnoles et retour Flers), il faut décomposer le trajet comme dans le tableau ci-dessus (exemple en date du 08/05/12) et indiquer «1» dans la colonne «nombre de trajets». Enfin, indiquez dans la colonne «commentaire» le motif et heure de votre mission. Pensez à enregistrer puis cliquez sur la flèche verte pour transmission à votre valideur hiérarchique. Dans la case «Destinataire» recherchez avec la loupe votre valideur hiérarchique. Cochez «ne pas prévenir le destinataire». Puis cliquez sur «confirmer le changement de statut». 10
Votre ordre de mission est maintenant en attente de validation chez votre valideur hiérarchique. Vous recevrez un mail de validation sur votre messagerie @ac-caen.fr dans les jours suivants. A ce moment vous pourrez créer votre état de frais. A réception du mail de validation de votre ordre de mission, créer l état de frais pour la mise en paiement. Cliquez sur «menu» puis «état de frais». 11
Deux cas de figures : - soit vous n avez aucun état de frais de créé, alors cliquez sur le «oui», - soit vous avez déjà des états de frais créés (par défaut s affiche le dernier EF créé), alors cliquez sur «état de frais», «créer un EF pour» 12
Cliquez sur «initialisation à partir d un ordre de mission», alors apparaît une fenêtre dans laquelle se trouvent tous vos ordres de mission validés. Sélectionnez l OM à transformer en état de frais. L état de frais est créé, il vous reste à le vérifier. Si vous êtes d accord cliquer sur la flèche verte. En cas de désaccord, rapprochez-vous de votre service gestionnaire. 13
Cliquez sur «attente de validation hiérarchique». Dans la case «Destinataire» recherchez avec la loupe votre valideur hiérarchique. Cochez «ne pas prévenir le destinataire». Puis cliquez sur «confirmer le changement de statut». 14
Votre état de frais est maintenant en attente de validation chez votre valideur hiérarchique. Vous recevrez un mail de confirmation de paiement sur votre messagerie @ac-caen.fr dans les jours suivants. 15