Achats de biens et de services

Achats de biens et de services Plitique sur les achats de biens et de services Page 1 de 31

Directive administrative Plitique et prcédure ACHAT DE BIENS ET DE SERVICES Table des matières 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. ÉNONCÉ... 4 BUT... 4 PORTÉE... 4 RESPONSABILITÉ... 4 OBJECTIFS... 5 DÉFINITIONS... 5 CODE D ÉTHIQUE POUR LA GESTION DE LA CHAÎNE D APPROVISIONNEMENT... 7 7.1 Intégrité persnnelle et prfessinnalisme... 7 7.2 Respnsabilité et transparence... 7 7.3 Cnfrmité et améliratin cntinue... 7 RESPONSABILITÉS... 7 8.1 Respnsabilités générales des services :... 7 8.2 Les services administratifs... 7 RÉPARTITION DES TÂCHES... 8 AUTORISATIONS ET LIMITES... 8 SEUILS D APPROVISIONNEMENT CONCURRENTIEL... 9 CRITÈRE DE SÉLECTION DES FOURNISSEURS... 9 MÉTHODES D ACHATS ET DE PAIEMENT... 9 13.1 Bn de cmmande... 9 13.2 Carte d apprvisinnement... 10 APPROVISIONNEMENT... 10 14.1 Apprvisinnement cncurrentiel restreint Demande de prix u de sumissins par écrit... 10 14.2 Apprvisinnement cncurrentiel uvert... 11 14.3 Prcessus d appel d ffres... 12 14.4 Apprvisinnement nn cncurrentiel... 13 ÉVALUATION DES SOUMISSIONS... 15 15.1 Critères d évaluatin... 15 15.2 Divulgatin du prcessus d évaluatin... 15 15.3 Équipe d évaluatin... 16 15.4 Grille d évaluatin... 16 15.5 Sumissin gagnante... 16 Plitique sur les achats de biens et de services Page 2 de 31

16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 15.6 Nn-discriminatin... 16 ATTRIBUTION DU CONTRAT... 16 16.1 Exécutin du cntrat... 16 16.2 Établissement du cntrat... 17 16.3 Clauses de résiliatin... 17 16.4 Mdificatins de la durée de l accrd... 17 16.5 Avis d attributin du cntrat... 17 16.6 Séance d infrmatin à l intentin des furnisseurs nn retenus... 17 GESTION DES CONTRATS... 17 CONSERVATION DES DOSSIERS ET REGISTRES D APPROVISIONNEMENT... 18 PROCESSUS DE RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS LIÉS À UNE SOUMISSION... 18 GESTION DES RISQUES ET EXIGENCES EN MATIÈRE D ASSURANCE... 19 20.1 Li sur la santé et la sécurité au travail... 19 20.2 Exigences en matière d assurance... 19 CONFLIT D INTÉRÊTS... 19 RÉFÉRENCES... 20 ANNEXE A - Exceptins - Circnstances justifiant les exclusins... 21 ANNEXE B - Exceptins Apprvisinnement avec un seul furnisseur... 22 ANNEXE C - Clauses de Nn-applicatin d accrds cmmerciaux... 23 ANNEXE D - Définitin de «Experts-cnseils»... 24 ANNEXE E - Déclaratin de cnflit d'intérêts pur l équipe d évaluatin... 25 ANNEXE F - Cde d'éthique pur la gestin de la chaîne d apprvisinnement... 26 ANNEXE G Entente de nn-divulgatin de l équipe d évaluatin... 27 ANNEXE H... 28 Frmulaire d'apprbatin d'apprvisinnement nn cncurrentiel biens et services autres que ceux d experts-cnseils... 29 Frmulaire d'apprbatin d'apprvisinnement nn cncurrentiel services d expertscnseils... 30 Plitique sur les achats de biens et de services Page 3 de 31

ADMINISTRATION Plitique : Achat de biens et de services Entrée en vigueur : Le 25 mai 2012 Réslutin du C.A. : 2012.CA.45.11 Respnsable : Vice-présidente et chef de l Explitatin N.B. Le genre masculin est utilisé cmme générique à seule fin d alléger le texte. 1. ÉNONCÉ L Office se dte d un prcessus d achats qui favrise l utilisatin efficiente des deniers publics et qui assure des pratiques assurant l efficacité et l éthique. 2. BUT La présente plitique vise à prmuvir l achat de biens et services de haute qualité et à des prix cncurrentiels de façn efficace et efficiente afin d ffrir la meilleure valeur pssible à l ensemble de l entreprise. Cette plitique appuie les gestinnaires dans la saine gestin de l apprvisinnent et guide les parties impliquées à éviter tut cnflit d intérêt réel u perçu. 3. PORTÉE La présente plitique s adresse à tus les membres du persnnel ainsi qu aux respnsables de l acquisitin de biens et services. Elle veille à ce que tus les achats de biens et de services sient effectués cnfrmément aux lis en vigueur et seln une réglementatin administrative juste et équitable pur tutes les persnnes u institutins engagées u sus cntrat et qu aucune persnne à l empli de l Office ne cmmette, sciemment u nn, des infractins aux lis et règlements. Avec cette plitique, l Office s attend à ce que l administratin ait recurs à de saines pratiques financières et d affaires et que l n s inspire des cdes d éthique guidant les activités relatives à l apprvisinnement, pur faire l achat de biens et de services qu exige l explitatin cntinue de tutes les installatins de l Office et la prestatin des services. L Office s attend à ce que la Vice-présidente et chef de l explitatin, de cncert avec les services administratifs établissent les directives régissant les mdalités d achat et veille au respect de la présente plitique. 4. RESPONSABILITÉ En accrd avec le Président et Chef de la directin, la Vice-présidente et chef de l explitatin a la respnsabilité de la mise en place et de la gestin de la présente plitique. Chaque gestinnaire a la respnsabilité de l applicatin des pratiques et des mdalités retruvées dans la présente plitique. Plitique sur les achats de biens et de services Page 4 de 31

5. OBJECTIFS Par la frmulatin d une plitique sur les achats, l Office des télécmmunicatins éducatives de langue française de l Ontari (ci-après désignée «L Office») vise à -s assurer que l ensemble de ses services puissent se prcurer des biens et des services de haute qualité, à des prix cncurrentiels et dans des délais raisnnables, tut en prtégeant les intérêts de l Office. Elle se dit de respecter entre autres les 25 exigences bligatires de la «Directive en matière d apprvisinnement dans le secteur parapublic émise par le Cnseil de gestin du guvernement de l Ontari (en vigueur le 1 er juillet 2011). 6. DÉFINITIONS Appel d ffres Le terme «appel d ffres» cmprend tutes les frmes de sllicitatin d ffres telles les demandes de renseignements, les demandes de prix, les demandes de prpsitins, les demandes de qualificatins et les demandes d ffres. Apprvisinnement cncurrentiel Ensemble de prcédures relatives à l établissement d un cntrat d apprvisinnement grâce à un prcessus de demande de sumissins u de prpsitins. L bjectif visé est l btentin des sumissins de façn équitable, impartiale et cncurrentielle. Apprvisinnement cncurrentiel restreint Prcessus cnsistant à demander à un minimum de tris (3) furnisseurs qualifiés de présenter une prpsitin écrite répndant aux exigences définies. Bn de cmmande Dcument cntractuel émis à un furnisseur cnfrmément à une sumissin u une demande de prix, lequel exige le furnisseur à furnir les biens u les services. Cntrat Entente écrite fficielle pur l achat de biens u de services, laquelle cnstitue une bligatin légale d effectuer u de ne pas effectuer certains actes liant les parties cmpétentes et déculant par exemple de l acceptatin d une ffre. Cnflit d intérêts Situatin dans laquelle des facteurs de nature financière u d autres facteurs persnnels peuvent cmprmettre u influencer le jugement prfessinnel et l bjectivité d une persnne. Il y a cnflit d intérêts apparent si une persnne raisnnable peut penser qu une situatin risque de cmprmettre le jugement prfessinnel d une autre persnne. Critère d'évaluatin Pint de référence, nrme u élément de cmparaisn en fnctin duquel snt évalués la réalisatin, la cnfrmité, le rendement et le caractère adéquat d'une persnne, d'une slutin, d'une activité, d'un prduit u d'un plan, dans le but de sélectinner le meilleur furnisseur au myen d'un prcessus cncurrentiel. Les critères peuvent être de nature qualitative u quantitative. Demande d ffre Dcument servant à demander aux furnisseurs de présenter des sumissins visant la livraisn de biens u la prestatin de services seln des exigences d exécutin, des spécificatins fnctinnelles, des mdalités et des cnditins définies. Nrmalement, les critères d évaluatin de la demande d ffre repsent principalement sur le prix et les exigences d exécutin. Plitique sur les achats de biens et de services Page 5 de 31

Demande de prpsitin Dcument visant à demander aux furnisseurs de présenter des slutins à la livraisn de prduits u à la prestatin de services cmplexes u encre de furnir d autres suggestins u des slutins de rechange. Il s agit d un prcessus repsant sur l applicatin de critères d évaluatin prédéfinis dans lequel le prix n est pas le seul facteur pris en cmpte. Demande de qualificatin Dcument servant à recueillir des renseignements sur les capacités et les cmpétences des furnisseurs dans le but de créer une liste de furnisseurs préalablement sélectinnés. Ce mécanisme peut être utilisé pur cnnaître les candidats qualifiés avant que n aient lieu les prcessus cncurrentiels prévus u pur restreindre le bassin de candidats puvant répndre à un besin à curt terme. L Office n est tutefis pas tenu de se prcurer des biens u des services auprès de l un u l autre des furnisseurs qui se snt pré-qualifiés. Demande de sumissin Prcessus seln lequel l Office demande fficiellement à des furnisseurs de sumettre une sumissin écrite quant à leurs ffres précises de furnir à l Office des biens u des services. Entente avec des furnisseurs attitrés Entente d apprvisinnement qui autrise les rganismes à chisir un furnisseur parmi les furnisseurs qui nt été préalablement sélectinnés, dans le cadre d un deuxième prcessus fficiel, pendant une péride définie, aux mdalités et cnditins énncées dans l entente en questin. Expert-cnseil (plus de détails sur ce qu n entend par «expert-cnseil» à la page 24) Persnne u entité qui, aux termes d un accrd, à l exceptin d un cntrat de travail, furnit des cnseils d expert u des cnseils stratégiques et des services cnnexes pur examen et prise de décisin. MERX Système électrnique pur les appels d ffres. Offre Une sumissin u prpsitin écrite sumise par un furnisseur en répnse à une demande de sumissin u à une demande de prpsitin. Respnsable budgétaire Persnne respnsable d autriser des acquisitins de biens et services pur sn service seln les limites autrisées du tableau de puvirs d apprbatin (TPA). Services d experts-cnseils Cnseils stratégiques u d expert et des services cnnexes furnis afin qu ils sient pris en cnsidératin en vue de prendre une décisin. Sumissin Prpsitin de prix u ffre sumise suite à la publicatin d une demande de sumissins. La sumissin désigne la répnse à l une des tris principales méthdes de demande de sumissins, à savir la demande de prpsitin, la demande d ffre et la demande de prix. Valeur des achats Engagement financier ttal estimé pur des achats, tenant cmpte des ptins de prlngatin du cntrat. Plitique sur les achats de biens et de services Page 6 de 31

7. CODE D ÉTHIQUE POUR LA GESTION DE LA CHAÎNE D APPROVISIONNEMENT 7.1 Intégrité persnnelle et prfessinnalisme Les activités liées à la chaîne d apprvisinnement menées par l Office divent se cnduire avec intégrité, impartialité, prfessinnalisme et avec respect envers autrui et envers l envirnnement. L hnnêteté, la vigilance et la diligence raisnnable divent être partie intégrante de tutes les activités de la chaîne d apprvisinnement, tant à l intérieur qu à l extérieur de l Office. Les renseignements cnfidentiels divent être prtégés. Tutes les persnnes cncernées par une activité liée à la chaîne d apprvisinnement divent s abstenir de prendre part à une activité qui purrait créer u ptentiellement créer un cnflit d intérêts, seln les dispsitins de la Plitique «Cnflits d intérêts pur les emplyés de l OTÉLFO/TFO» à cet égard, par exemple, en acceptant des cadeaux u des faveurs, en accrdant un traitement préférentiel à certains u en appuyant publiquement des furnisseurs et des prduits. 7.2 Respnsabilité et transparence Les activités liées à la chaîne d apprvisinnement divent être menées de façn uverte, équitable et transparente, divent être fndées sur la gestin respnsable et divent viser l ptimisatin des ressurces de l Office et des fnds publics. Tutes les persnnes qui prennent part à ces activités divent vir à l utilisatin respnsable, efficiente et efficace des ressurces de l Office et du secteur public. 7.3 Cnfrmité et améliratin cntinue Les persnnes participant aux achats u menant d autres activités liées à la chaîne d apprvisinnement divent se cnfrmer au présent Cde d éthique et aux lis du Canada et de l Ontari. Elles divent cntinuellement travailler à amélirer les plitiques et les prcédures relatives à la chaîne d apprvisinnement, à parfaire leurs cmpétences et leurs cnnaissances liées à la chaîne d apprvisinnement ainsi qu à faire cnnaître les pratiques gagnantes. 8. RESPONSABILITÉS 8.1 Respnsabilités générales des services : ne pas diviser en série u émettre par intervalle un achat u ctryer un cntrat en partie dans le but d utrepasser les prcédures d achat de l Office; s assurer de la dispnibilité des fnds dans le budget de leur service; participer avec les services administratifs à l établissement de relatins d affaires avec les furnisseurs; cllabrer avec les services administratifs pur la préparatin de tut appel d ffres, demande de prpsitins, demande de qualificatins u demande de prix en furnissant les devis u les spécificatins techniques; acheter les biens u les services auprès des furnisseurs désignés avec lesquels l Office a cnclu des ententes cntractuelles, à la suite d un prcessus d appel d ffres u d une demande de prix, seln les dispsitins de la présente plitique; préparer les demandes d achats pur les achats de sn service seln les limites établies à la présente plitique.. 8.2 Les services administratifs snt respnsables de l administratin de la plitique et des directives régissant les prcédures d achat; établissent des alliances avec des furnisseurs afin de prcurer des biens et des services de haute qualité et à des prix cncurrentiels et de cmmuniquer ces alliances aux différents services; divent rendre accessibles, pur l ensemble des emplyés de l Office, la liste des Plitique sur les achats de biens et de services Page 7 de 31

furnisseurs dans les dssiers publics de l Office sur Outlk et sur le prtail Intranet, une fis celui-ci mis en place. Cette liste est mise à jur et transmise par les services administratifs; tiennent à jur les dssiers afin de permettre de récapituler les évènements, de prcéder à une vérificatin précise en cas d examen financier, de pursuites judiciaires u de plaintes fficielles; 9. RÉPARTITION DES TÂCHES La répartitin des tâches réduit les puvirs détenus par une seule persnne, dans le but d éviter les cnflits d intérêts u l'apparence de cnflit d'intérêts ainsi que les erreurs et la fraude. Les tâches divent être réparties pur au mins tris des cinq fnctins liées à l apprvisinnement : demande, budget, engagement, réceptin et paiement. Pur l Office, la répartitin des tâches se fait cmme suit : Tâche Respnsabilité Partie respnsable Demande Budget Engagement Réceptin Paiement Faire la réquisitin d achat pur apprbatin par le gestinnaire Autriser le dégagement de fnds crrespndant au mntant de la cmmande Autriser l envi de la cmmande au furnisseur seln les mdalités du cntrat Cnfirmer que la cmmande a été reçue, que tut est satisfaisant et qu il n y manque rien Faire le paiement au furnisseur Client demandant le prduit u le service (le requérant) Respnsable du budget au sein du service Respnsable des achats au service d apprvisinnement Le requérant qui a fait la réquisitin pur les prduits/services cmmandés Respnsable des cmptes furnisseurs au sein de l équipe des finances 10.AUTORISATIONS ET LIMITES Les respnsables budgétaires snt autrisés à appruver les réquisitins d achats et à signer les ententes cntractuelles seln la plitique des puvirs d achats et en accrd avec le tableau suivant. Mntant Jusqu à 10 000$ Jusqu à 25 000$ Jusqu à 50 000$ Jusqu à 100 000$ Jusqu à 1 000 000$ Au-dessus de 1 000 000$ Tableau des puvirs d apprbatin Persnne respnsable Chefs de service Prducteur exécutif et la Directin des services Directin principale des services Le Président et chef de la directin, la vice-présidence et chef de l Explitatin u la directin principale des Finances et cntrôle Deux parmi la Présidence du CA, le Président et chef de la directin, la vice-présidence et chef de l explitatin, et la directin principale des Finances et cntrôle Cnseil d administratin Plitique sur les achats de biens et de services Page 8 de 31

11.SEUILS D APPROVISIONNEMENT CONCURRENTIEL Si la valeur estimée des biens u des services est de 100 000$ u plus, le respnsable budgétaire dit avir recurs à un prcessus d apprvisinnement cncurrentiel uvert. Pur les services d experts-cnseils, un prcessus d apprvisinnement cncurrentiel dit être entamé peu imprte leur valeurs. Biens, services, autres que d experts-cnseils et travaux de cnstructin Valeur ttale des achats Entre 0$ et 200$ Méthde d'apprvisinnement Bn de cmmande recmmandé, déburs de petite caisse / Carte d apprvisinnement Entre 200$ et 5 000$ Entre 5 000$ et 25 000$ Entre 25 000$ et mins de 100 000$ 100 000$ et plus Valeur ttale des achats Entre 0$ et mins de 100 000$ 100 000$ et plus Bn de cmmande / Carte d apprvisinnement (uniquement si l utilisatin d un bn de cmmande n est pas pssible) Bn de cmmande bligatire Prcessus cncurrentiel restreint (au mins tris furnisseurs snt invités à présenter une sumissin) (Prcédures décrites à la sectin 14.1 ) Prcessus cncurrentiel uvert (Prcédures décrites à la sectin 14.2) Services d'experts-cnseils Méthde d'apprvisinnement Prcessus cncurrentiel restreint u uvert (Prcédures décrites à la sectin 14.1 et 14.2) Prcessus cncurrentiel uvert (Prcédures décrites à la sectin 14.2) 12.CRITÈRE DE SÉLECTION DES FOURNISSEURS L Office: favrise les furnisseurs ayant une plitique verte; favrise les furnisseurs puvant ffrir des services en français; prend en cnsidératin le meilleur rapprt qualité/prix. Dans le cas ù un u des articles snt vendus à prix mindre chez un autre furnisseur, en aviser l agent(e) d apprvisinnement en lui furnissant les infrmatins sur le prduit, le nm du furnisseur et le prix, ce qui lui permettra de négcier de meilleurs prix auprès des furnisseurs désignés. 13. MÉTHODES D ACHATS ET DE PAIEMENT 13.1 Bn de cmmande Pur les achats de biens et de services de plus de 200$, il est frtement recmmandé de préparer un bn de cmmande. Les avantages d utiliser cette méthde d achat snt les suivants : Plitique sur les achats de biens et de services Page 9 de 31

les fnds nécessaires à l achat snt réservés; et la u le respnsable budgétaire est assuré à l avance qu elle u il dispse des fnds nécessaires. 13.2 Carte d apprvisinnement Avant d utiliser la carte d apprvisinnement, il est frtement recmmandé de vir la pssibilité d effectuer l achat par vie de bn de cmmande. La carte d apprvisinnement peut être utilisée pur faire des achats par internet (ex. achat de licences infrmatiques, inscriptin à des séminaires, etc.). Dans ce cas, l apprbatin du gestinnaire dit être btenue AVANT de faire l achat. Chaque fis que la carte d apprvisinnement est utilisée, le gestinnaire dit signer le reçu d achat et y indiquer les cdes budgétaires. 14.APPROVISIONNEMENT L acquisitin de biens et services nn régie par une entente cntractuelle dit être effectué seln les directives suivantes : Prcédure d achats de 25 000$ et mins pur des biens et services autres qu expertscnseils: La u le respnsable budgétaire peut se prcurer les biens et les services auprès du furnisseur de sn chix. Cependant, il est recmmandé de tujurs cntacter plus d un furnisseur pur avir un meilleur rapprt qualité/prix. Pur les services d experts-cnseils, veuillez vus référer à la sectin 14.1. Prcédure d achats de 25 001$ jusqu à 100 000 $ : La u le respnsable budgétaire suivra le prcessus d apprvisinnement restreint u uvert. Le service des achats btiendra des demandes de prix u des sumissins par écrit tel que décrit dans la sectin 14.1 u 14.2 de cette plitique. Lrsque le furnisseur est chisi, l achat devra faire l bjet d un bn de cmmande. Prcédure d achats de 100 001 $ et plus : La u le respnsable budgétaire suivra un prcessus d apprvisinnement cncurrentiel uvert seln le prcessus établi à la sectin 14.2 de cette plitique. Lrsque le furnisseur est chisi, l achat devra faire l bjet d un bn de cmmande. Les dcuments riginaux relatifs à l apprvisinnement divent être cnservés au service des achats.. 14.1 Apprvisinnement cncurrentiel restreint Demande de prix u de sumissins par écrit La u le respnsable budgétaire est autrisé à faire des achats dnt la valeur est : entre 0$ et 100 000$ pur des services d experts-cnseils en btenant des prpsitins écrites des furnisseurs en suivant les prcédures décrites ci-dessus (a à f) u en suivant les prcédures d apprvisinnement cncurrentiel uvert décrites à la sectin 14.2. entre 25 000$ et 100 000$ pur tut bien et services autres qu experts-cnseils en btenant des prpsitins écrites des furnisseurs en suivant les prcédures décrites ci-dessus (a à f) u en suivant les prcédures d apprvisinnement cncurrentiel uvert décrites à la sectin 14.2. a) Les répndants ptentiels divent recevir des directives, des cnditins et des termes clairs et précis; Plitique sur les achats de biens et de services Page 10 de 31

b) La date et l heure de la clôture divent permettre aux répndants d avir suffisamment de temps pur la préparatin de la répnse; c) La demande de prix u de sumissins dit être envyée à un minimum de tris (3) furnisseurs. Il est tujurs préférable de faire demande à plus de tris furnisseurs. La u le respnsable budgétaire peut se référer à la liste des furnisseurs appruvés de l Office pur identifier les furnisseurs. Lrsque le nmbre de furnisseurs sur la liste des furnisseurs appruvés est mins que tris, d autres furnisseurs ne figurant pas sur la liste devrnt être recherchés. d) L ffre la plus basse sera généralement retenue dans le cas d une demande de prix. Cependant, s il est déterminé que les intérêts de l Office seraient mieux servis par un des autres furnisseurs, il sera pssible de retenir les services de ce sumissinnaire. Dans ce cas, le cmité d évaluatin dit justifier les raisns de sn chix. Pur les demandes de sumissins, des critères d évaluatin autre que le prix entrent en ligne de cmpte lrs de l évaluatin. Le furnisseur ayant btenu la nte la plus élevée sera retenu pur furnir les biens et services. e) Les prpsitins de prix écrites divent être envyées à l agente d apprvisinnement au service des achats. f) L agente d apprvisinnement émet le bn de cmmande au furnisseur sélectinné. 14.2 Apprvisinnement cncurrentiel uvert Cllecte d infrmatin Lrsque les recherches infrmelles liées à des furnisseurs u des prduits dnnent des résultats insuffisants, l Office peut avir recurs à des prcessus fficiels tels qu une demande d infrmatin u une demande de déclaratins d intérêts, si cela est justifié en tenant cmpte du temps et des effrts exigés. La répnse d un furnisseur ptentiel à une demande d infrmatin u à une demande de déclaratin d intérêt ne dit pas entraîner la sélectin préalable de ce furnisseur ni accrître les chances des furnisseurs participants d être retenus pur un cntrat subséquent. L infrmatin recueillie grâce à un tel mécanisme aide à planifier un prcessus d apprvisinnement équitable et efficient, à définir clairement les exigences qui figurernt dans les dcuments d apprvisinnement u à déterminer s il existe des furnisseurs qualifiés u intéressés. a) Demande d infrmatin Ceci est un mécanisme visant à recueillir des renseignements généraux sur des furnisseurs, des services u des prduits. Les furnisseurs snt infrmés de la descriptin générale u préliminaire d un prblème u d un besin et snt invités à furnir de l infrmatin u à dnner des cnseils sur la façn de mieux circnscrire le prblème u le besin u encre à prpser d autres slutins. La répnse d un furnisseur ptentiel à une demande d infrmatin ne dit pas entraîner la sélectin préalable de ce furnisseur ni accrître ses chances d être retenus pur un cntrat subséquent. b) Demande de déclaratins d intérêt Ceci est un mécanisme visant à recueillir des renseignements sur l intérêt manifesté par les furnisseurs relativement à une pssibilité de cntrat u à mieux cnnaître les capacités u les Plitique sur les achats de biens et de services Page 11 de 31

cmpétences des furnisseurs. Ce prcessus est utilisé quand l Office cherche à savir plus précisément à quelle mesure les furnisseurs peuvent ffrir les slutins u les services requis. La répnse d un furnisseur ptentiel à une demande de déclaratin d intérêts ne dit pas entraîner la sélectin préalable de ce furnisseur ni accrître ses chances d être retenus pur un cntrat subséquent. L Office utilise surtut les demandes suivantes : c) Demande de qualificatins L bjectif est de recueillir des renseignements sur les capacités et les cmpétences des furnisseurs dans le but de créer une liste de furnisseurs préalablement sélectinnés. Ce mécanisme peut être utilisé pur cnnaître les candidats qualifiés avant que n aient lieu les prcessus cncurrentiels prévus u pur restreindre le bassin de candidats puvant répndre à un besin à curt terme. L Office n est pas tenu de se prcurer des biens u des services auprès de l un u l autre des furnisseurs qui se snt pré-qualifiés. d) Demande de prpsitins Ce mécanisme est utilisé pur demander à des furnisseurs de présenter des slutins à la livraisn de prduits u à la prestatin de services cmplexes u encre de furnir d autres suggestins u des slutins de rechange lrsque cela est précisé explicitement. e) Demande d ffres Le but de la demande d ffres est d btenir des biens u des services basés sur des exigences spécifiques et des besins bien définis par l Office. 14.3 Prcessus d appel d ffres Les services administratifs crdnnernt le prcessus d appel d ffres avec la u le respnsable budgétaire cncerné. Une acquisitin u cntrat ne peut être divisé en série u émis par intervalle afin de se sustraire aux exigences telles que définies ci-dessus. La u le respnsable budgétaire (u sn délégué) est respnsable de furnir une descriptin la plus cmplète pssible des biens u services requis ainsi que de déterminer les critères d évaluatin spécifiques des biens u services, et de les faire parvenir au service des achats, qui préparera les dcuments d appel d ffres. L annnce du prcessus d apprvisinnement cncurrentiel dit se faire au myen d un système d appels d ffres électrnique (tel que Merx), auquel tus les furnisseurs canadiens nt accès facilement. Un avis d appel d ffres peut également être affiché sur le site web de l Office. Les furnisseurs se verrnt accrder au mins 15 jurs civils pur préparer leur sumissin pur des biens u des services d une valeur allant jusqu à 100 000$ u plus. Pur les prjets plus cmplexes, à risque élevés u de grande valeur, il faut envisager de dnner aux furnisseurs au mins 30 jurs civils pur préparer leur sumissin. Des addendas, si requis, sernt préparés par le service des achats et publiés 7 jurs avant la date de clôture par le service des achats. La date de présentatin des sumissins (s il y a lieu) et la date de clôture divent être indiquées clairement dans les dcuments d apprvisinnement cncurrentiel. La date de clôture des sumissins crrespndra à une jurnée nrmale de travail (du lundi au vendredi, à l exceptin des jurs fériés prvinciaux et natinaux). Les ffres sumises après l heure de tmbée citée dans un appel d ffres, sernt returnées aux furnisseurs sans avir été uvertes. Les sumissins sernt dépuillées après la date de clôture en présence d au mins un Plitique sur les achats de biens et de services Page 12 de 31

témin (idéalement, un des membres du cmité d évaluatin pur lesdits biens u services) et par au mins une représentante u un représentant du service des achats. Les sumissins sernt évaluées seln les critères relatifs à chaque appel d ffres. Aucune mdificatin aux sumissins ne sera acceptée après la date limite spécifiée dans l appel d ffres. Le sumissinnaire peut cependant mdifier u retirer sa sumissin à n imprte quel mment avant la fermeture de l appel d ffres. Tus les changements u les mdificatins divent être initialisés par la persnne signataire de la sumissin. L Office se réserve le drit de refuser tute sumissin qui ne serait pas cnfrme aux cnditins générales de l Office. L Office n est pas tenu de retenir la plus basse sumissin s il en est de l intérêt de l Office. 14.4 Apprvisinnement nn cncurrentiel L Office peut prcéder à un apprvisinnement nn cncurrentiel uniquement dans des situatins décrites dans les clauses d'exemptin, d'exceptin u de nn-applicatin cnfrmément à l Annexe 502.4- Appendice C et D de l'accrd sur le cmmerce intérieur (ACI-) u d'un autre accrd cmmercial. (Vir les clauses d exemptin, d exceptin et de nnapplicatin - Annexe A, Annexe B et Annexe C - à la fin de ce dcument). Avant de prcéder à un apprvisinnement nn cncurrentiel, un frmulaire de demande d exemptin (Annexe H) dit être cmplétée par le respnsable budgétaire et appruvé par la vice-présidente et chef de l explitatin expliquant les détails et les raisns pur lesquelles l achat du bien u du service dit être fait sans passer par le prcessus d apprvisinnement cncurrentiel, et ce, à des fins de vérificatin. Le Président et chef de la Directin et la vice-présidente et chef de l explitatin snt autrisés à appruver des demandes d achat d urgence seln les limites du Tableau des puvirs d apprbatin (Sectin 6). À la suite de l apprbatin, un bn de cmmande, et dans certains cas un cntrat sera émis au furnisseur, seln la situatin. 14.4.1 Achats auprès d un furnisseur unique Lrsqu un seul furnisseur est en mesure de satisfaire aux exigences, l Office peut se sustraire à l applicatin de la présente Directives mais seulement dans les cas prévus à l Annexe B (Exceptins - Circnstances justifiant la passatin de marchés publics avec un seul furnisseur), à la cnditin que ce ne sit pas dans le but d éviter la cncurrence u d exercer de la discriminatin à l endrit des furnisseurs de tute autre prvince ainsi que dans les cas suivants : a) Là ù, seln l pinin du président et chef de la directin de l Office et/u de la viceprésidente et chef de l explitatin il s agit d une situatin d urgence exigeant l achat immédiat de biens u de services, Le président et chef de la directin de l Office et/u la vice-présidente et chef de l explitatin peut autriser des achats qui s avèrent nécessaires pur régler la situatin d urgence, même si ces achats ne snt pas prévus dans le budget et peuvent ne pas se cnfrmer strictement aux exigences établies dans la directive administrative prtant sur les achats. Le fait de ne pas prévir suffisamment de temps pur le prcessus d'apprvisinnement cncurrentiel ne cnstitue pas une situatin d'urgence imprévisible. Les achats d urgence peuvent avir lieu dans les situatins suivantes : Plitique sur les achats de biens et de services Page 13 de 31

i. Il existe un danger véritable u imminent envers la vie u la santé et la sécurité d une u plusieurs persnnes. ii. Des biens persnnels u immbiliers risquent, de façn véritable u imminente, d être endmmagés u détruits. iii. Il y a un déversement d une matière exigeant une attentin immédiate en vertu de la Li sur la prtectin de l envirnnement. iv. Il existe des circnstances puvant dnner lieu à des pertes financières u ayant la pssibilité de nuire au persnnel ccupant un établissement de l Office. b) Pur les achats des biens u des services d experts-cnseils relatifs à des questins de nature cnfidentielle u prtégée et qu il est raisnnable de crire que leur divulgatin dans le cadre d un prcessus d appel d ffres uvert purrait cmprmettre leur caractère cnfidentiel u nuire de quelque autre façn aux intérêts de l Office. c) Lrsqu'un cntrat dit être attribué en vertu d'un accrd de cpératin financé, en tut u en partie, par un rganisme de cpératin internatinal, mais uniquement dans la mesure ù cet accrd entre l Office et l rganisme prévit des règles d'attributin des cntrats différentes des bligatins prévues dans la directive. d) Lrsque des matériaux de cnstructin divent être achetés et qu il est pssible de démntrer que les frais de transprt u des facteurs techniques nt pur effet de limiter, sur le plan gégraphique, les surces d apprvisinnement dispnibles, particulièrement en ce qui a trait au sable, à la pierre, au gravier, aux bitumes, aux bétns cmpsites et aux bétns pré mélangés utilisés dans la cnstructin des rutes u leur réparatins. e) Pur les achats mettant en jeu la cnfidentialité liée à la sécurité u l rdre public, u encre de prtéger la vie u la santé des humains, des animaux u des végétaux. f) Quand aucune ffre de sumissin n'a été reçue en répnse au prcessus d apprvisinnement mené cnfrmément à la présente directive administrative sur les achats. 14.4.2 Achats auprès d un furnisseur exclusif Les achats sernt permis dans les circnstances suivantes : a) pur assurer la cmpatibilité avec des prduits existants, pur assurer le respect de drits exclusifs, tels que les drits d'auteur u les drits fndés sur une licence u un brevet, u pur l'entretien de prduits spécialisés, lrsque cet entretien dit être effectué par le fabricant u sn représentant. b) lrsque, pur des raisns techniques, il y a absence de cncurrence et que les biens u les services ne peuvent être furnis que par un furnisseur dnné et qu il n'existe aucune slutin de rechange ni aucun substitut. c) pur des cntrats prtant sur des biens u des services dnt l apprvisinnement est cntrôlé par un furnisseur qui détient un mnple de drit. d) pur l'achat de biens sur un marché des prduits de base. e) pur des travaux devant être exécutés dans un bâtiment lué, dans des parties de Plitique sur les achats de biens et de services Page 14 de 31

celui-ci u à prximité de ce bâtiment et qui ne peuvent être exécutés que par le bailleur. f) pur des travaux devant être exécutés sur un bien par un entrepreneur cnfrmément aux dispsitins d'une garantie visant le bien u les travaux initiaux. g) pur un cntrat devant être attribué au gagnant d'un cncurs de design. h) pur l'achat d'un prttype d'un nuveau bien u service devant être mis au pint dans le cadre et aux fins d'un cntrat particulier de recherche, d'expérimentatin, d'étude u de dévelppement riginal, mais nn pur un achat ultérieur. i) pur l'achat de biens à des cnditins exceptinnellement avantageuses, en cas de faillite u de mise sus séquestre par exemple, mais nn pur des achats curants. j) pur l'achat d'œuvres d'art riginales. k) pur un cntrat prtant sur les abnnements à des jurnaux, magazines u autres péridiques. l) pur l'achat de biens immbiliers. Le respnsable budgétaire dit furnir avec la demande d achats (u avec la demande de cntrat) les détails de la circnstance justifiant un achat de surce unique, et ce, à des fins de vérificatin et dit être appruvé au préalable par la vice-présidente de l Office (vir frmulaire de demande d exemptin à l Annexe H à la fin de ce dcument). À la suite de l apprbatin, un bn de cmmande et dans certains cas, un cntrat sera émis au furnisseur. 15.ÉVALUATION DES SOUMISSIONS 15.1 Critères d évaluatin Avant que le prcessus d apprvisinnement cncurrentiel ne sit amrcé, des critères d évaluatin divent être élabrés, passés en revue et appruvés par le u la respnsable budgétaire et par le service des achats. Les dcuments d apprvisinnement cncurrentiel divent décrire clairement les critères bligatires, ctés par pints et autres qui servirnt à évaluer les sumissins, y cmpris Le facteur de pndératin de chaque critère. La pndératin alluée aux critères dit refléter les valeurs recherchées versus cûts (value fr mney). Les critères d évaluatin ne peuvent être mdifiés que par vie d un addenda aux dcuments d apprvisinnement cncurrentiel. L Office peut demander aux furnisseurs de lui suggérer des stratégies u slutins de rechange dans le cadre de leur sumissin. Dans ce cas, l Office dit établir des critères pur évaluer ces stratégies u slutins avant d entreprendre le prcessus d apprvisinnement cncurrentiel. Ces stratégies u slutins ne peuvent être prises en cnsidératin que si elles snt demandées explicitement dans les dcuments d apprvisinnement cncurrentiel. 15.2 Divulgatin du prcessus d évaluatin Les dcuments d apprvisinnement cncurrentiel précisent la méthde et le prcessus utilisés pur l évaluatin des sumissins, dnt la méthde utilisée en cas de résultats égaux. Les dcuments d apprvisinnement cncurrentiel divent préciser que les sumissins qui ne Plitique sur les achats de biens et de services Page 15 de 31

respectent pas les critères bligatires sernt rejetées. Pur les demandes de qualificatins, la nte minimum nécessaire à atteindre pur puvir faire partie de la liste de furnisseurs attitrés dit être indiquée dans le dcument d appel d ffres. 15.3 Équipe d évaluatin Une équipe d'évaluatin (minimum 3 persnnes) sera chargée d'examiner tutes les sumissins cnfrmes et de leur dnner une nte. Les membres de l'équipe d'évaluatin divent cnnaître les restrictins se rattachant à l utilisatin et à la cmmunicatin de renseignements cnfidentiels et cmmercialement sensibles recueillis au curs des prcessus d apprvisinnement cncurrentiel et s abstenir de prendre part à des activités qui purraient créer u sembler créer un cnflit d intérêts. Les membres de l'équipe d'évaluatin divent signer une déclaratin sur les cnflits d'intérêts et une entente de nn-divulgatin des renseignements cnfidentiels. 15.4 Grille d évaluatin Chaque membre de l'équipe d'évaluatin dit remplir une grille d'évaluatin pur dnner une nte à chaque sumissin. Les ntes d'évaluatin divent être inscrites dans des dssiers qui sernt cnservés à des fins de vérificatin. Les évaluateurs divent s'assurer que tutes les déclaratins qu'ils fnt, ralement u par écrit, snt équitables, factuelles et justifiables. 15.5 Sumissin gagnante La sumissin qui btient la plus haute nte lrs de l'évaluatin et qui respecte tutes les exigences bligatires énncées dans le dcument d'apprvisinnement cncurrentiel sera déclarée la sumissin gagnante. Une lettre par curriel devrait être envyée aux sumissinnaires nn retenus pur leur faire savir que la décisin a été prise et les remercier d avir pris part au prcessus cncurrentiel. 15.6 Nn-discriminatin L Office ne dit pas faire de discriminatin ni accrder un traitement de faveur lrs de l'attributin d'un cntrat à un furnisseur dans le cadre d'un prcessus d'apprvisinnement cncurrentiel. 16. ATTRIBUTION DU CONTRAT 16.1 Exécutin du cntrat Les mdalités de l'accrd entre l Office et le furnisseur retenu divent être définies fficiellement dans un cntrat écrit devant être signé avant la furniture des biens u des services. Dans les situatins ù l achat des biens u services dit être prcuré sans délai et que le furnisseur et l Office ne s'entendent pas sur les mdalités définitives du cntrat, les parties peuvent utiliser un bn de cmmande prvisire. La justificatin d'une telle décisin dit être dcumentée pur apprbatin par la vice-présidente de l Office. Plitique sur les achats de biens et de services Page 16 de 31

16.2 Établissement du cntrat Pur cnclure le cntrat, l'accrd intégré dans les dcuments d'apprvisinnement sera utilisé. Là ù un accrd n est pas intégré dans les dcuments d apprvisinnement les mdalités de l'accrd entre l Office et le furnisseur retenu divent être définies fficiellement dans un cntrat écrit devant être signé avant la furniture des biens u des services. 16.3 Clauses de résiliatin Tus les cntrats divent cmprendre des clauses apprpriées pur l'annulatin u la résiliatin du cntrat. Dans le cas d'apprvisinnements pur des prjets cmplexes, l Office devra prévir, s'il y a lieu, l'ajut de clauses cntractuelles les autrisant à annuler u à résilier l'accrd à certaines étapes clés du cycle de vie du prjet. 16.4 Mdificatins de la durée de l accrd La durée de l'accrd de même que tute pssibilité de prlngatin divent être établies dans les dcuments d'apprvisinnement cncurrentiel. Tute mdificatin de la durée de l'accrd dit btenir l'apprbatin du Président et chef de la Directin u de la vice-présidente et chef de l explitatin. La prlngatin de l'accrd au-delà de la date fixée dans les dcuments d'apprvisinnement cncurrentiel dnne lieu à un prcessus d'apprvisinnement nn cncurrentiel (Sectin 14.4) lrsque la prlngatin a une incidence sur la valeur de l'apprvisinnement u sur les résultats attendus. 16.5 Avis d attributin du cntrat Lrsque la valeur des achats est de 100 000 $ u plus, l Office dit afficher, de la même façn que l'nt été les dcuments d'apprvisinnement, l'avis d'attributin du cntrat. Cet avis ne dit être affiché qu'une fis que l'accrd entre le furnisseur retenu et l Office a été signé. Il dit indiquer le nm du furnisseur retenu, la date d'entrée en vigueur et de fin de l'accrd, et les pssibilités de prlngatin. 16.6 Séance d infrmatin à l intentin des furnisseurs nn retenus Lrsque la valeur des achats est de 100 000 $ u plus, l Office dit infrmer tus les furnisseurs nn retenus qu'ils peuvent participer à une séance d'infrmatin sur l'évaluatin de leur sumissin. L Office dnnera aux furnisseurs nn retenus 60 jurs civils à partir de la date de l'avis d'attributin du cntrat pur présenter une demande de participatin à une séance d'infrmatin sur l'évaluatin de leur sumissin. 17.GESTION DES CONTRATS La gestin des cntrats est assurée par les services juridiques de l OTÉLFO. Les apprvisinnements et les cntrats en déculant divent être gérés de façn respnsable et efficace. Les paiements divent être faits cnfrmément seln les mdalités du cntrat. Tut paiement dit être accmpagné de facture et de pièces justificatives. Plitique sur les achats de biens et de services Page 17 de 31

Pur être en mesure de gérer les différends avec les furnisseurs pendant tute la durée d'un cntrat, une sectin sur le mde de règlement des différends sera inclue dans les cntrats. Lrsqu'il s'agit de services, l Office dit : établir clairement les paramètres des tâches à accmplir, dnt les bjectifs, le cntexte, la prtée, les restrictins, les respnsabilités du persnnel, les résultats tangibles visés, l'échéancier, les rapprts d'étape, ainsi que les exigences en matière d'apprbatins et de transfert de cnnaissances. établir des règles pur les demandes de rembursement et le rembursement des dépenses cnfrmes à la Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic et s'assurer que tutes les demandes de rembursement des dépenses et les rembursements respectent ces règles. s'assurer que les demandes de rembursement des dépenses snt présentées et que des rembursements snt effectués uniquement lrsque le cntrat prévit explicitement le rembursement des dépenses. La nte qui suit dit être inclus dans tus les dcuments d appel d ffres, lrsqu il s agit de services : Nte spéciale - Frais de déplacement À la suite des changements à la plitique d apprvisinnement en biens et services du Guvernement de l Ontari, veuillez nter que TFO rembursera au furnisseur qui purrait avir à engager des frais dus à l exécutin de ses bligatins avec TFO, seulement les frais de transprts et de chambres d hôtel. Ces frais devrnt avir été appruvés au préalable par TFO pur puvir être rembursés. Une fis ces frais appruvés, le furnisseur devra furnir tus les reçus riginaux avec sa demande de rembursement. Tus les autres frais ne sernt pas rembursés par TFO. 18.CONSERVATION DES DOSSIERS ET REGISTRES D APPROVISIONNEMENT Tus les dcuments d'apprvisinnement et les autres renseignements pertinents aux fins de vérificatin divent être cnservés pendant une péride de sept (7) ans dans un frmat permettant de les récupérer sur demande. Les services administratifs s ccupent de la cnservatin des dcuments. 19.PROCESSUS DE RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS LIÉS À UNE SOUMISSION Les dcuments d'apprvisinnement cncurrentiel divent décrire des prcédures de règlement des différends liés à des sumissins pur faire en srte que tut différend sit traité de façn éthique, équitable, raisnnable et au mment pprtun. Ces prcédures divent être cnfrmes à celles qui snt établies dans les accrds cmmerciaux pertinents. Plitique sur les achats de biens et de services Page 18 de 31

20.GESTION DES RISQUES ET EXIGENCES EN MATIÈRE D ASSURANCE La u le respnsable budgétaire s assure que tutes les cnsidératins en matière de gestin du risque et d assurance nt été abrdées de façn apprpriée avant de prcéder au traitement de tute demande d achats pur lesquelles elles et ils snt respnsables dans le cadre de leur budget. La u le respnsable budgétaire, en cnsultatin avec la persnne respnsable apprpriée, s assurernt des suivantes: 20.1 Li sur la santé et la sécurité au travail Que le furnisseur retenu cnnaît tutes les exigences de la Li sur la santé et la sécurité au travail et que le furnisseur s engage à se cnfrmer à tutes les exigences de cette li; Que le furnisseur retenu est respnsable de tute infractin à la Li sur la santé et la sécurité au travail et accepte d indemniser et de dégager l Office de quelque respnsabilité que ce sit résultant de tute infractin à cette li; 20.2 Exigences en matière d assurance Que le furnisseur retenu furnit une cnfirmatin d assurance par écrit avant d entreprendre tut travail. Que le mntant d assurance furnie par le furnisseur est de 1 à 5 millins seln l ampleur des prjets respectifs. Que la plitique d assurance du furnisseur n est pas mdifiée u annulée, en aucun cas et d aucune façn, sans avis écrit envyé par le furnisseur à l Office au myen du currier recmmandé, lequel avis dit être reçu par l Office au mins trente (30) jurs civils avant l entrée en vigueur de la mdificatin u de l annulatin. 21.CONFLIT D INTÉRÊTS 1 Il y a cnflit d intérêt lrsqu un membre du persnnel de l Office, peut directement tirer un avantage pécuniaire en exerçant une influence sur une décisin u un résultat. Les membres du persnnel de l Office divent se cnfrmer aux dispsitins du Cde de déntlgie de l Office, aux pratiques éthiques en matière d apprvisinnement et aux plitiques relatives aux cnflits d intérêt. Un membre du persnnel de l Office, pur lequel un cnflit d intérêt existe n a pas le drit de participer au prcessus d achat sauf s il déclare publiquement la présence d un cnflit d intérêt à l Office, participe au prcessus de sumissin cncurrentiel et s abstient d influer sur le prcessus u la sélectin d une manière u d une autre. Aucun achat pur usage persnnel d un emplyé de l Office ne peut être effectué par un membre du persnnel u d un service de l Office à mins d apprbatin écrite de la viceprésidence u du Président et chef de la Directin et que cet emplyé remburse par un chèque au nm de l Office le mntant exact de cet achat. Il est strictement interdit à tut emplyé d accepter u de slliciter des cadeaux u des gratificatins d un furnisseur. Les membres du persnnel divent éviter une situatin puvant être sujette à une interprétatin de cnflit d intérêt. Aucun membre du persnnel de l Office, sit 1 Vir aussi la Plitique sur les «Cnflits d intérêts pur les emplyés de l OTÉLFO/TFO», révisée le 18 avril 2008 Plitique sur les achats de biens et de services Page 19 de 31

individuellement u par l entremise de sn entreprise, ne peut prmuvir ni vendre, directement u indirectement, des biens et/u des services à l Office, myennant une rémunératin autre que le salaire reçu de l Office. 22.RÉFÉRENCES Directive en matière d apprvisinnement dans le secteur parapublic Juillet 2011 (le Cnseil de gestin du guvernement de l Ontari) Ainsi que le «Guide de mise en œuvre» Avril 2011 Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic Avril 2011 (Ministère des finances) Accrd sur le cmmerce intérieur (ACI) La plitique «Gestin des achats de biens et de services» du Cnseil sclaire de district cathlique Centre-Sud Plitique «Cnflits d intérêts pur les emplyés de l OTÉLFO/TFO, révisée le 18 avril 2008 Plitique «Cde d éthique» de l OTÉLFO SITES UTILES : Ministère des Finances : http://www.fin.gv.n.ca/fr/ Lis en ligne : http://www.e-laws.gv.n.ca/navigatin?file=hme&lang=fr Histrique Entrée en vigueur : 25 mai 2012 Réslutin du CA : 2012.CA.45.11 Plitique sur les achats de biens et de services Page 20 de 31

ANNEXE A - Exceptins - Circnstances justifiant les exclusins 2 Ces exceptins peuvent être utilisées seulement à la cnditin que ce ne sit pas dans le but d éviter la cncurrence entre furnisseurs u d exercer de la discriminatin à l endrit des furnisseurs de tute autre prvince. Aux fins du paragraphe ci-dessus, les exceptins suivantes snt permises : a) lrsqu'il existe une situatin d'urgence imprévisible et que des prduits, des services u des travaux de cnstructin ne peuvent être btenus en temps utile par l'applicatin de prcédures uvertes de passatin des marchés publics; b) lrsqu'il faut acheter des prduits u des services d'expert-cnseil pur des questins de nature cnfidentielle u prtégée et qu'il est raisnnable de crire que leur divulgatin, dans le cadre d'un prcessus d'appel d'ffres uvert, purrait cmprmettre le caractère cnfidentiel de renseignements guvernementaux, entraîner une perturbatin de l'écnmie u nuire de quelque autre façn à l'intérêt public; c) lrsqu'un marché dit être attribué en vertu d'un accrd de cpératin financé, en tut u partie, par une rganisatin de cpératin internatinale, mais uniquement dans la mesure ù cet accrd entre l'entité et cette rganisatin prévit des règles d'attributin des marchés qui diffèrent des bligatins énncées à la présente annexe; d) lrsque des matériaux de cnstructin divent être achetés et qu'il est pssible de démntrer que les frais de transprt u des cnsidératins d'rdre technique nt pur effet de limiter, sur le plan gégraphique, les surces d'apprvisinnement dispnibles, particulièrement en ce qui a trait au sable, à la pierre, au gravier, aux bitumes, aux bétns cmpsites et aux bétns pré-mélangés utilisés dans la cnstructin des rutes u leur réparatin; e) lrsque le respect des dispsitins de la présente directive qui cncernent le caractère uvert des appels d'ffres réduirait la capacité d'une entité à maintenir la sécurité u l'rdre public, u encre à prtéger la vie u la santé des humains, des animaux u des plantes; f) lrsqu aucune sumissin n'a été reçue en répnse à l'appel d'ffres lancé cnfrmément à la présente annexe. 2 Appendice C de l Accrd sur le cmmerce intérieur 2011 (ACI) Plitique sur les achats de biens et de services Page 21 de 31

ANNEXE B - Exceptins Apprvisinnement avec un seul furnisseur 3 Ces exceptins peuvent être utilisées seulement à la cnditin que ce ne sit pas dans le but d éviter la cncurrence entre furnisseurs u d exercer de la discriminatin à l endrit des furnisseurs de tute autre prvince. a) pur assurer la cmpatibilité avec des prduits existants, pur assurer le respect de drits exclusifs tels des drits d'auteur u des drits fndés sur une licence u un brevet, u encre pur l'entretien de prduits spécialisés, lrsque cet entretien dit être effectué par le fabricant u sn représentant; b) lrsque, pur des raisns d'rdre technique, il y a absence de cncurrence et que les prduits u services ne peuvent être furnis que par un furnisseur dnné et qu'il n'existe aucune slutin de rechange u encre de prduits u services de remplacement; c) pur l'achat de prduits u services dnt l'apprvisinnement est cntrôlé par un furnisseur qui détient un mnple d'rigine législative; d) pur l'achat de prduits sur un marché des prduits de base; e) pur des travaux devant être exécutés sur un bâtiment lué, sur des parties de celui-ci u encre à prximité de ce bâtiment, et qui ne peuvent être exécutés que par le lcateur; f) pur des travaux devant être exécutés sur un bien par un entrepreneur, cnfrmément aux dispsitins d'une garantie visant le bien u les travaux riginaux; g) pur un marché devant être attribué au gagnant d'un cncurs de design; h) pur l'achat d'un prttype u d'un prduit u service nuveau devant être mis au pint dans le cadre d'un marché particulier en matière de recherche, d'essai, d'étude u de cnceptin riginale, mais nn pur quelqu achat ultérieur; i) pur l'achat de prduits à des cnditins exceptinnellement avantageuses, par exemple en cas de faillite u de mise sus séquestre, mais nn pur des achats curants; j) pur les marchés publics prtant sur des œuvres d'art riginales; k) pur les marchés publics prtant sur des abnnements à des jurnaux, magazines u autres péridiques; l) pur les marchés publics prtant sur des biens immbiliers 3 Appendice D de l Accrd sur le cmmerce intérieur 2011 (ACI) Plitique sur les achats de biens et de services Page 22 de 31