COMPTE RENDU du Conseil d'administration du Mercredi 11 Juin 2014 Les personnalités présentes et excusées : Statut Identité Qualité Présent Excusé BOUVIER Marie-Christine Présidente X ROY Frédéric 1 er Vice Président X Membres du C.A. CAILLE Christine Trésorière X GOLDER Yves Conseiller X LAGACHE Etienne Conseiller X MAS Manuel Conseiller X Invité extérieur VERGER François Consultant X (Skype) Permanent AFDE MICHEL Anthony Responsable communication et développement X Le déroulé : En l absence de Madame la Présidente, Frédéric ROY en qualité de Vice-président, préside ce conseil d administration, remercie les membres présents et ouvre le Conseil d Administration à 10h00 en rappelant le contenu de l'ordre du jour. Point Juridique Approbation des procès verbaux des Conseils d Administration du 13 Février et du 16 Avril 2014, ainsi que celui de l Assemblée Générale annuelle du 26 Mars 2014. Monsieur le vice Président sollicite les avis des membres du Conseil sur le contenu de ces documents. Aucune remarque ou demande de modification ayant été émise, les procès verbaux sont approuvés par le Conseil. Point Financier Trésorerie En l absence de Madame la Présidente, aucun bilan de la trésorerie n a été présenté à ce conseil d administration. Madame la Trésorière informe le conseil de son initiative en ayant contacté la banque Crédit Agricole afin de se renseigner sur les services qu elle propose et à quels tarifs. En effet, elle considère que les frais bancaires actuels sont trop onéreux. 1
Les cotisations 2014 - Cotisations membres titulaires (Appel de la cotisation exceptionnelle issue la décision de l'assemblée extraordinaire 31 mars 2013 non mise en œuvre). A ce jour l'afde compte 19 adhérents. Seule la société GRIMALDI doit encore régler sa cotisation de 3.000,00 euros. Elle devait effectuer deux versements au cours du mois de mai ; ils n ont cependant pas été faits. Christine CAILLE va donc leur adresser un courrier en AR pour que la société régularise sa situation. L entreprise I2T va faire l'objet d'une mise en demeure de paiement du solde dû par courrier en A/R que va envoyer Christine CAILLE. - Cotisations membres partenaires L'AFDE compte 14 membres partenaires. Les membres partenaires non à jour sont les suivants : ASL CTE GOUY MARSH Point sur la vie de l association Les formations Formation MS Project Suite à la présentation du logiciel MS Project à l issue de l Assemblée Générale annuelle du mois de Mars, et devant l intérêt des membres de l AFDE, plusieurs devis ont été réalisés. Ceux-ci présentent le tarif d une formation de 3 jours ainsi que le prix d achat du logiciel selon la version. Xi Consulting : - 4.200 HT pour 6 personnes et 3.600 HT pour 4 personnes (pour 3 jours) ; - Version Standard 2013 : 588 HT et Version Professionnel 2013 : 988 HT. Alexandre Gaudin : - 800 HT (par jour) pour 8 personnes maximum - Version Standard 2013 : 750 HT et Version Professionnel 2013 : 1.300 HT. ASAP : - Version Standard 2013 : 684 HT et Version Professionnel 2013 : 1.153 HT. SQLI institut : - 900 HT (par jour) pour 8 personnes maximum HUB Formation : - 1.035 HT / personne en intégrant une de leurs sessions déjà programmées (pour 3 jours) ; - 1.995 HT / personne (pour 3 jours). Au vu de l ensemble des devis, celui proposé par la société d Alexandre GAUGIN est la plus intéressante financièrement. Le bureau a donc décidé de retenir cette dernière. Anthony MICHEL est chargé de la contacter pour obtenir le programme de la formation qui se déroulera sur 3 jours en Septembre ou en Octobre. Les dates seront fixées ultérieurement. 2
La formation se déroulera dans la salle de réunion du bâtiment de FMD. Les stagiaires devront donc être munis de leur propre matériel, à savoir un ordinateur portable et le logiciel MS Project. Anthony MICHEL enverra un mail à l ensemble des membres de l AFDE, au plus tard au début du mois de juillet, pour leur proposer cette formation en y indiquant le coût de la formation ainsi que le prix, à titre indicatif, du logiciel. Ils seront libres de choisir le moyen d acquisition de ce dernier. Formation "Commercial transfert" François VERGER a présenté l avancée de l organisation de cette formation. Il a ainsi rappelé que : - le programme est construit et validé ; - la structure d accueil est AMC (filiale de notre partenaire POLYCERT) ; - le nombre de participants est de l ordre de 8 à 10 ; - le calendrier prévisionnel a été défini et envoyé aux participants. L objectif de ce conseil d administration est de validé le tarif à proposer aux participants. Ainsi, François VERGER à rappeler les différents composants entrant dans l élaboration de ce tarif : - 400 /jour pour l organisme de formation «support» (accord verbal) ; - 300 /jour pour l intervention du formateur AFDE ; - 300 /jour pour la préparation de l intervention du formateur AFDE ; - 200 /jour pour les frais de déplacement du formateur AFDE ; - 500 /jour pour l intervention du formateur AMC ; - 20% de marge pour l AFDE. En sachant que la formation comporte 5 modules de 2 jours, nous arrivons à un tarif global de 12.960. A raison de 8 participants, le prix à facturer par participant sera de 1.620. En sachant que cette formation est partiellement finançable par l OPCA, le coût final par participant reviendra à 1.095. La proposition tarifaire a été acceptée à l unanimité par le conseil. Dorénavant, il est nécessaire maintenant de formaliser les accords avec AMC avec des contrats (AFDE et François VERGER en qualité de formateur). Ces contrats devront préciser : - Les interventions d AMC (dossiers et conventions de stage à envoyer aux participants et facturation de la formation aux sociétés) ; - Le prix de la formation ; - La rétribution (8 jours d intervention) pour François VERGER par AMC ; - La rétribution (marge de 20%) de l AFDE par AMC. Le prix de la formation étant fixé, l'adfe (Anthony MICHEL) et François VERGER vont engager la procédure de contractualisation avec AMC. Anthony MICHEL est chargé d organiser une réunion avec François VERGER et AMC dans les prochains jours afin de finaliser l accord. L organisation de la logistique et la validation de la formation (constitution du jury, concertations) restent à l'initiative de l'afde. Les dossiers en attente d adhésion Le dossier présenté par la société AMT a de nouveau été étudié, suite à la réponse reçue concernant les remarques et interrogations émises lors du dernier Conseil d administration. 3
Les membres du CA restent encore dubitatifs devant les éléments apportés et ont souhaité obtenir les bilans d activité des années 2012 et 2013. Anthony MICHEL doit donc les recontacter pour leur demander ces documents. Le dossier présenté par la société SEEGMULLER a de nouveau été étudié, suite à la réponse reçue concernant les remarques et interrogations émises lors du dernier Conseil d administration. Les membres du CA sont satisfaits des réponses obtenues et ont donné leur avis favorable à l intégration de la société à l AFDE. Il reste toutefois encore l avis de Madame la Présidente à obtenir. Anthony MICHEL doit donc la contacter pour lui demander de se positionner. Le dossier présenté par la société NVM reste en suspend puisque l AFDE n a reçu aucune réponse, suite à l envoi du courrier en AR du 17 Avril leur demandant de se justifier sur certains points de leur dossier de candidature. Le recrutement de membres titulaires et de membres partenaires. Recherche de membres adhérents : Anthony MICHEL a présenté un tableau présentant le bilan de son action de prospection : - L entreprise PERCOT est intéressée et souhaite être rappelée au courant de l été ; - L entreprise AXAL a proposé une rencontre le 6 Juin ; - L entreprise COURTET souhaite être rappelée le 17 Juin pour fixer un rendez-vous ; - L entreprise BROSSARD souhaite être rappelée le 17 Juin pour donner une réponse. - L entreprise ACTIV DEM n est pas intéressée ; - L entreprise SCHMID a sa maison mère en Allemagne ; - L entreprise HONTAS n est pas intéressée. Anthony MICHEL continue son opération de phoning auprès des sociétés dont il n a pas encore réussi à s entretenir avec le dirigeant. En ce qui concerne l entretien avec le directeur commercial Augustin LATHOUD de chez AXAL, ce dernier a émis plusieurs questions, à savoir : - L AFDE fournit-elle des études de marché par région sur le transfert? - Quelle est la position de l AFDE sur la sous-traitance? - Quelle est la position de l AFDE sur le marché de l UGAP? Les membres du CA ont proposé que Madame la Présidente contacte Augustin LATHOUD afin de s entretenir sur ces questions. Recherche de membres partenaires : Anthony MICHEL a présenté un tableau présentant le bilan de son action de prospection : - L entreprise XOLF (architecte d intérieur) va déposer sa candidature ; - L entreprise TMH (œuvre d art) doit être rappelée début aout ; - L entreprise OPS (mobilier d occasion) n est pas intéressée ; - L entreprise OCCA BURO (mobilier d occasion) souhaite être rappelée fin Juin pour donner une réponse ; - L entreprise ISS (nettoyage de locaux) a proposé un rendez-vous le 12 Juin ; - L entreprise COLLECT US (tri et recyclages des déchets bureautiques) a proposé un rendezvous le 18 Juin ; - L entreprise BVM (sols, murs, plafonds, cloisons) a proposé un rendez-vous dans la semaine du 23 Juin. 4
Point Communication Les outils de communication - Site Web Etienne LAGACHE a présenté la nouvelle ergonomie et le nouveau design du site. La charte graphique respecte celle de la plaquette commerciale réalisée en fin d année 2013 par la même agence de communication. Les fonctionnalités du nouveau site web sont les suivantes : - 4 menus (un par cible : public, donneur d ordre, déménageurs, partenaires) ; - Un bandeau animé par 3 actualités ; - Une géo-localisation des membres ; - Un focus sur un membre (différent à chaque connexion) ; - La lecture de la newsletter et à la possibilité de s y abonner ; - Des témoignages de sociétés dont le transfert a été réalisé par un membre de l AFDE ; - Un espace adhérent. Toutes les informations sur une société (logo, coordonnées, texte de présentation) seront validées par le dirigeant. Anthony MICHEL va contacter l agence de communication pour obtenir le rétro-planning de l élaboration du site afin d obtenir une date approximative de publication (prévue pour juillet). - Newsletter La newsletter sera générée et publiée par l intermédiaire du contenu du site web. Celle-ci reprendra l actualité mensuelle de l AFDE en y intégrant la présentation d un membre. Anthony MICHEL en a présenté un exemple avec la société VALDELIA. - Guide FACILITES Anthony MICHEL n a pas obtenu de retour de la part de la responsable du Guide FACILITIES pour connaître la date de publication de l édition 2014 et pour en recevoir un exemplaire. - Visibilité vers les donneurs d ordre Anthony MICHEL a mailé puis a téléphoné à toutes les collectivités territoriales présentes au SIMI en Décembre 2013 pour faire la promotion de l AFDE. Frédéric ROY a également suggéré de contacter la Fédération des Agences de développement et comité d extension économique. La mise à jour des documents administratifs Membres Anthony MICHEL a relancé l ensemble des adhérents pour obtenir les documents administratifs les 13 et 16 mai. Malgré un courrier rédigé avec Madame la Présidente, 4 sociétés ne sont toujours pas à jour, alors que la date limite était fixée au 20 Mai. Un dernier mail leur sera envoyé, en leur précisant qu ils sont dans l obligation de se mettre en conformité avec les statuts et le règlement intérieur qu ils ont décidé de respecter en adhérant à l AFDE. Si les entreprises en cause ne régularisent pas cette situation avant la fin juin, plus aucune promotion de leur société ne sera faite sur les supports de communication de l AFDE. 5
Point questions diverses Commission différentiation Frédéric ROY présente le compte rendu de la 3ième réunion de la commission. L écoute d un acheteur constituait l objectif principal de cet atelier. La société AVIVA a répondu à l invitation de l AFDE et Monsieur Philippe POITOU représentait cette entreprise en qualité de Responsable Service Surfaces. Pour lancer le débat, Madame la Présidente a posé une question ouverte à Philippe POITOU : «Pourquoi porter votre choix sur une Entreprise adhérente de l AFDE plutôt qu une autre?». La première réponse s est portée sur la «sécurité» du prestataire. Ainsi, la charte qualité mise en avant par l AFDE orienterait l acheteur à choisir un prestataire adhérent plutôt que de choisir une Entreprise non membre. Par la sécurité du prestataire, notre interlocuteur entend à la fois, la qualité de la prestation, la notoriété de l entreprise (le label AFDE est rassurant) et le respect des notions sociales, juridiques et fiscales. Le deuxième point important recherché par l acheteur est le professionnalisme du prestataire. Pour Philippe POITOU, travailler avec un déménageur est avant tout une relation de partenariat plutôt qu une simple relation Client/Prestataire. Dans ce cadre, le Donneur d ordre attend de la part de l AFDE, une action lui permettant de faire face aux problèmes rencontrés. Monsieur POITOU insiste ainsi sur l obligation et le devoir de solidarité imposé par les statuts de l AFDE. Une expérience négative lui a permis de faire prendre conscience à sa société, qu il est nécessaire que le Service Achat et les Services Généraux travaillent de concert lors de l analyse des offres reçues. En résumé, les points de différenciation sur lesquels Philippe POITOU a insisté sont : le choix sécuritaire et «confort» d un adhérent AFDE, la possibilité d un recours, d une réactivité, d une assistance et d un contrôle de la part de l AFDE, la mise à disposition de documents relatifs à la législation et à la profession et enfin, une offre de prestations complètes auprès des clients. Les trois premiers ateliers de cette commission ont permis de rencontrer et de confronter le point de vue de deux partenaires et d un acheteur sur le rôle et l importance de l AFDE. Dorénavant, l AFDE se doit de travailler sur ces éléments de différenciation à mettre en avant et à faire appliquer à ses adhérents. Il est donc nécessaire que la prochaine commission planifie les prochaines actions à mener à ce sujet. Prochain Conseil Le prochain Conseil d'administration se déroulera le Mercredi 16 Juillet 2014 à 10 heures. Ce Conseil se tiendra dans les locaux de l'afde au troisième étage de la Maison du Déménagement. Les points prévus à l'ordre du jour du Conseil du 11 Juin ayant été tous traités, le vice Président lève la séance du Conseil à 12h30. Fin du compte rendu. 6