P1C10 Le contro le des re glements I. L organisation des contrôles Afin d éviter toutes fraudes ou incidents de paiement, les entreprises doivent mettre en place diverses procédures de contrôle : - Appliquer des procédures de signatures (qui signe? double signature ). - Protéger physiquement les documents (chéquier au coffre, papier à en-tête ). - Séparer les tâches (ex : Une personne différente pour l enregistrement des factures d achat et le règlement des factures). - Procéder aux contrôles visuels des moyens de règlements : LCR correctement complétée, Chèque non volé - Conserver tous les documents justifiant les règlements. II. Le rapprochement bancaire But : Le compte banque de l'entreprise (512) doit correspondre au compte bancaire. Les deux comptes doivent être rapprochés (comparés) et les écarts doivent être enregistrés dans le journal de banque de l entreprise. Application : Rapprochement des comptes bancaires de l'entreprise PHILOU pour le mois d octobre. Compte 512 État de rapprochement bancaire de septembre Compte Entreprise au LCL Libellé Débit Crédit Libellé Débit Crédit Solde au 30/09 1 254,85 Solde au 30/09 2 345,33 Virement client 1 485,14 Chèque 560100 2 000,00 Effets échus 2 394,66 Totaux 2 739,99 2 394,66 Totaux 2 000,00 2 345,33 Solde rapproché Débiteur 345,33 Solde rapproché 345,33 Créditeur Opérations inexistantes dans le 512 et comptabilisées dans ce compte fin septembre Opérations comptabilisées dans le compte 512 mais non encore passées sur le compte bancaire Compte 512 Date Libellé Débit Crédit 01/10 Solde à nouveau 345,33 05/10 Prélèvement EDF 1 020,00 08/10 Chèque n 560101 7 200,00 09/10 Remise chèque n 667800 8 500,00 10/10 Remise d effets n 782300 7 000,00 10/10 Frais sur effets 10,76 18/10 Virement n 3426778 850,00 27/10 Remise de chèque n 667801 3 200,00 29/10 Chèque n 560102 4 100,00 Total 19 045,33 13 180,76 31/10 - Solde débiteur 5 864,57 C. Brunnarius BTS CGO 1
Relevé du compte LCL Date Libellé Débit Crédit Solde Solde au 01/10 2 345,33 02/10 Chèque n 560100 2 000,00 345,33 05/10 Prélèvement EDF 1 200,00-854,67 05/10 Prélèvement France Telecom 600,00-1 454,67 07/10 Remise chèque n 6678000 8 500,00 7 045,33 10/10 Chèque n 560101 7 200,00-154,67 12/10 Remise d effets n 782300 6 989,24 6 834,57 18/10 Virement n 3426778 850,00 5 984,57 20/10 Effets échus 1 230,00 4 754,57 20/10 Frais d impayés 20 HT ; TVA : 4 24,00 4 730,57 25/10 Remise chèque n 667801 3 200,00 7 930,57 Solde créditeur au 31/10 7 930,57 Rapprochement du solde initial : État de rapprochement bancaire : Compte 512 Compte Entreprise au LCL Libellé Débit Crédit Libellé Débit Crédit Totaux Solde rapproché Totaux Solde rapproché C. Brunnarius BTS CGO 2
Écritures correctives : Synthèse : Le rapprochement bancaire C. Brunnarius BTS CGO 3
III. Les incidents de paiement A. Quelques consignes pour limiter les risques - Seuls les chèques de banque, les chèques certifiés et les virements effectués directement par une banque présentent des garanties satisfaisantes. - Il est utile d étudier les comptes des gros clients pour voir leur solvabilité. (crédit management) - Pour limiter les risques, les entreprises peuvent souscrire des assurances (coûts élevés) ou céder leurs créances à une société d affacturage. B. Comptabilisation des incidents de paiement Les chèques sans provisions, les prélèvements et les effets de commerce impayés donnent lieu à des frais qui peuvent être imputés aux clients. Application : La banque envoie un avis de débit relatif à un chèque sans provisions de 600. Elle prélève des frais d impayés de 60,00 TTC. L entreprise avait enregistré ce chèque directement au débit du 512. Elle décide en outre de refacturer ces frais au client. Comptabiliser les opérations nécessaires à la date d aujourd hui. Correction du compte banque Constatation des frais Imputation des frais au client C. Brunnarius BTS CGO 4
Synthèse : Chèques ou prélèvements impayés Application : La banque envoie un avis de débit relatif à la remise à l encaissement d un effet de 4 000. L effet n est pas renouvelé par le client. Les frais sont de 120 TTC et non imputés au client. Présenter le schéma des écritures relatives à l acceptation et à la remise à l encaissement de l effet. Enregistrer les écritures d impayées à la date d aujourd hui à l aide de l article 2108 du mémento comptable Lefebvre. Mémento comptable Lefebvre 2014 Article 2108 Selon le guide comptable professionnel des entreprises à commerces multiples (sur la validité de ces guides, voir n 295s.), le traitement d un impayé diffère selon que la traite initiale est renouvelée ou pas. - Si la traite initiale est renouvelée, elle est maintenue au compte «Effets à recevoir» augmenté le cas échéant d intérêts de retard et de frais de renouvellement ; - Si la traite initiale n est pas renouvelée, son montant majoré des frais bancaires est débité au compte du client intéressé, par le crédit du compte 413 «Clients Effets à recevoir». En même temps, une provision est constituée en fonction des probabilités de récupération. C. Brunnarius BTS CGO 5
Synthèse : Effets de commerce impayés IV. La gestion des créances à l extérieur de l entreprise Étude détaillée de l affacturage en P6. L affacturage ou factoring est une technique qui permet à l entreprise de céder ses créances commerciales un à établissement financier (l affactureur ou factor). Ce dernier s occupe du recouvrement des créances et peut avancer les fonds. Avantages : - Plus de suivi des clients : c est l affactureur qui s en occupe. - Plus de risque de paiement : c est le factor qui supporte les créances irrécouvrables (en fonction des contrats). Limite : Coût très élevé. C. Brunnarius BTS CGO 6