1 Table des Matières 1- Fiche matière première...3 a) Caractéristiques générales de la matière première... 3 b) Affectation de conditions par fournisseur... 3 c) Documentation technique liée au produit acheté... 4 d) Etat des stocks... 4 2- Fiche produit fabriqué...5 a) Caractéristiques générales du produit fabriqué... 5 b) Gamme de fabrication d un produit... 5 c) Gestion des approvisionnements matières... 6 d) Calcul du prix de revient et du prix de vente... 7 e) Historique de fabrication... 7 3- Fiche produit conditionné...8 a) Insertion d un sous-produit dans une gamme... 8 b) Approvisionnement de l opération de conditionnement... 9 4- Fiche produit echantillon... 10 5- Offre de prix... 12 6- Commander... 13 7- Lancement en fabrication... 14 a) Lancement à la commande... 14 b) Lancement sur réservation... 15 8- Gestion des approvisionnements... 16 9- Effectuer une commande fournisseur... 21 a) Commande fournisseur à partir d un lancement... 21 b) Commandes automatiques à partir de tous les lancements, réajustement des stocks minis... 24 10- Suivi des réceptions et relances préventives... 28 11- Planification... 34 a) Charge atelier... 34 b) Charge machine... 35 c) Planification... 37
2 12- Dossier technique... 48 13- Saisie des temps... 49 14- Saisie et gestion d évènements... 57 15- Calendriers de travail... 58 16- Fiche technique... 60 a) Consommation des approvisionnements pendant une fabrication... 63 b) Sorties de stock en fin de fabrication... 64 17- Gestion des non-conformités... 66 18-Gestion des stocks... 69 19- Bon de livraison... 72 20- Suivi comptable... 75 21- Réception Fournisseur... 81 22- Création de la société... 84 23- Création du personnel... 85 24- Gestion du fichier clients... 86 25- Gestion du fichier fournisseurs... 89 26- Création des fichiers de production... 91 27- Import de données Excel... 95 a) Création données clients/fournisseurs... 95 b) Création données produits... 96 c) Import des données des fichiers GP... 97 28- En cours... 98
3 1- Fiche matière première a) Caractéristiques générales de la matière première Libellé matière Possibilité de regrouper plusieurs produits en famille Zone de commentaire affecté à la matière première. Le commentaire pourra ensuite apparaître sur les documents édités b) Affectation de conditions par fournisseur Libellé et code produit propre au fournisseur Date à laquelle le prix unitaire a été établit Délai d approvisionnement du fournisseur Prix d achat unitaire par fournisseur
4 c) Documentation technique liée au produit acheté L onglet «documentation» permet de lier à la fiche produit tous types de documents (photo ; fichier :pdf, excel ; mail ) Possibilité de lier des documents techniques à la fiche matière première Le délai d approvisionnement matière déclenchera les approvisionnements d) Etat des stocks Quantité réelle des stocks Seuil minimal de réajustement des approvisionnements Seuil d alerte Quantité des commandes fournisseurs non livrées Quantité réservée pour la production Qté théorique ou disponible = Qté réelle + Qté en attente Qté réservée
5 2- Fiche produit fabriqué a) Caractéristiques générales du produit fabriqué Mêmes caractéristiques générales que pour la fiche matière première (1-a) b) Gamme de fabrication d un produit Création de la gamme par drag&drop Temps d opération et de préparation des différentes étapes Commentaire technique lié à l opération de la gamme NB : Possibilité d importer dans GP9000 des fichiers de tous types de produits en format Excel. (Voir ch.6- dans Fichiers Généraux)
6 c) Gestion des approvisionnements matières Liste des matières premières par opération (clic droit sur une opération + appro) Quantité pour la formulation Coût total de la matière première par opération Insertion des approvisionnements matières par drag&drop Matières premières
7 d) Calcul du prix de revient et du prix de vente Coût unitaire des matières premières + calcul du coût unitaire selon les marges enregistrées Coefficient de marge de sécurité Prix de vente calculé par le logiciel et prix usine e) Historique de fabrication Historique des ordres de fabrication effectués Historique des temps passés sur l ordre de fabrication
8 3- Fiche produit conditionné a) Insertion d un sous-produit dans une gamme Quantité du sousproduit nécessaire Insertion dans la gamme d un sous-produit. Conditionnement d un produit en vrac
9 b) Approvisionnement de l opération de conditionnement Approvisionnement de l opération conditionnement
10 4- Fiche produit echantillon Le produit échantillon permet de créer des nouveaux produits (À partir d un produit existant si besoin) Formulation modifiée pour obtenir un nouveau vernis (Qté= 0.2222+0.2 =0.4222)
11 Il est possible de créer un nombre illimité de variantes. Celles-ci sont gardées en mémoire. Nouveau libellé Historique des variantes testées Le lancement en fabrication du produit échantillon affectera les sorties de stock des matières premières. Pour valider le nouveau produit développé, il suffit de créer un nouveau PF et de copier la variante définitive de la gamme de fabrication du produit échantillon. Nouveau libellé PF
12 5- Offre de prix Possibilité de lier des documents ou d insérer des notes Possibilité d affecter une date de relance Possibilité de donner un délai global Zone de commentaire Envoi du BL par mail en format PDF (Réalisable pour toutes les impressions) Possibilités de joindre tous types de documents Possibilités d impressions
13 6- Commander Possibilité de transférer en commande des quantités différentes que sur l offre de prix Délai confirmé
14 7- Lancement en fabrication a) Lancement à la commande (Réservé aux commandes importantes) Décomposition des sous-produits Quantité commandée = Quantité lancée (Regroupement du produit VRAC)
15 b) Lancement sur réservation (A partir du besoin de plusieurs commandes ou en fonction du stock mini) Décomposition des sous-produits Regroupement des sous-produits identiques
16 8- Gestion des approvisionnements Lors du lancement, la date de début de fabrication est calculée en fonction du délai de la commande et de l imbrication des sous-ensembles Début de fabrication calculé en automatique Les jours de sécurité renseignés dans le paramétrage apparaissent dans la différence entre le délai de la commande et le délai de fabrication Le calcul du besoin génère les quantités de matières premières nécessaires à la fabrication. En fonction du délai d approvisionnement, la date limite de passage de commande des approvisionnements sera calculée en automatique.
17 Liste des approvisionnements nécessaires au lancement Date limite de commande (En rouge les produits dont les dates de commande ont été dépassés) Calcul de besoin effectué en automatique Délai d approvisionnement renseigné dans la fiche matière (voir 1c)
18 Le plan d approvisionnement Le plan d approvisionnement permet de visualiser sur les 12 prochains mois les besoins de matières en fonction des lancements. Selon les prévisions de livraisons, le disponible est en rouge ou en orange si les quantités nécessaires ne sont pas suffisantes. Avant 11/07 11/07 12/07 En rouge: les quantités dont les mois de réception des commandes sont postérieures à la date limite de passage de commande (début de fabrication délai d appro) Approvisionnement pour conditionnement en 5L nécessaire qu à partir de janvier
19 En orange: les quantités dont le jour de réception est postérieure à la date limite de passage de commande (début de fabrication délai d appro) pour le même mois Un clic sur la ligne donne accès à une fenêtre de détails Date de réception marchandise supérieure à la date limite de passage de commande Un double-clic permet d accéder directement à chaque document souhaité (fiche matière, fiche produit, OF, fiche fournisseur ) 1 ère ligne : Date limite de passage de commande le 23/10/07 Besoin de white-spirit (=36.41) 2 ème ligne : Réception de commande fournisseur de white-spirit (=200) le 30/10/07
20 Sélection de lignes Par exemple pour un fournisseur Possibilité de valorisation des produits suivant le prix d achat ou le prix moyen pondéré Possibilité d exporter la sélection sur fichier Excel Fichier Excel généré à partir de la sélection d un fournisseur
21 9- Effectuer une commande fournisseur a) Commande fournisseur à partir d un lancement La couleur orange signifie que la matière n est pas encore affectée Réservation sur stock Besoins pour cet OF Si le stock est suffisant, possibilité de réserver sur stock (clic droit)
22 Commande et devis en automatique à partir d un lancement Liste des fournisseurs potentiels Possibilité d établir demande de prix et commande Demande de prix
23 Commande fournisseurs Quantité commandée Affectation analytique de l achat matière sur l OF
24 b) Commandes automatiques à partir de tous les lancements, réajustement des stocks minis Possibilité de tri des approvisionnements Un double clic sur la ligne donne accès à la commande ou à l OF Un double-clic sur la ligne donne l accès à la fenêtre des conditions d achat
25 Demandes de prix Possibilité de sélection de plusieurs matières avec des fournisseurs différents Liste des fournisseurs Regroupement des matières premières par fournisseur. Dans cet exemple, deux demandes de prix vont être établies. Une pour chaque fournisseur (voir ci-après).
26 Commander
27 Regroupement des matières premières par fournisseur Affectation de l achat par OF Dans cet exemple, deux commandes vont être établies. Une pour chaque fournisseur (voir ci-après).
28 10- Suivi des réceptions et relances préventives Possibilité d exporter en fichier Excel des états de commandes fournisseurs non réceptionnées (choix de période) Possibilité de tri par fournisseur (ou autre) et d export de lignes sous fichiers Excel Récapitulatif des retards par fournisseur sur une période préétablie
29 Fichier Excel exporté de GP9000 Relances commandes Date de relance préventive de réception commande Copie de la commande en relance Permet l édition des prévisions de livraison jusqu à la date indiquée
30 Liste des produits à livrer par fournisseur Regroupement toutes les lignes des différentes commandes chez un même fournisseur.
31 Réception de la commande Pour réceptionner la commande Possibilité d éditer ces documents à la réception de la commande Possibilité de transférer (réceptionner) une partie de la commande
32 Gestion des lots fournisseurs Traçabilité matière Les lignes de la commande ont été soldées, elles apparaissent en vert. En transfert partiel, les lignes de la commande sont en bleu.
33 Suivi des achats Les lignes soldées apparaissent en vert Les lignes réservées sur stock apparaissent en jaune Les lignes en commande (non livrées) apparaissent en blanc Les lignes partiellement réceptionnées apparaissent en bleu Les lignes qui sont restées en orange n ont pas encore été affectées Les cases en rouge signifient que la date limite de passage de commande est dépassée.
34 11- Planification (onglet production) a) Charge atelier OF selon délai ou début de fabrication Export charge atelier sous Excel Capacité machine pour la période prédéfinie Date de début et fin de fabrication Taux d utilisation par rapport à la capacité machine
35 Capacité horaire de la machine Fichier Machine Capacité journalière de la machine b) Charge machine Choix d une machine
36 Charge par machine Impression de la charge machine Liste des OFs nécessitant l utilisation de cette machine, classés par délai.
37 c) Planification Affectation sur la gamme d un produit Affectation des taux d utilisation d homme, d outil, et de moyen de ctrl Trois planifications possibles
38 Trois planifications : -Au plus tôt : La fabrication est planifiée aujourd hui (et sera décalée selon les disponibilités) -A partir de : La fabrication commence à la date saisie (réception appros par exemple) -Au plus tard : Planifié par rapport au délai de livraison Planification d un OF Paramètres à renseigner
39 Interface créée Date de début calculée en automatique par rapport au délai et à la durée des opérations Planification d un lancement OF planifié Calcul du délai en fonction des sous-ensembles imbriqués
40 Interface MS Project créée L interface va être envoyé sur MS Project Tous les OFs ont étés planifiés
41 POOL de ressources Affichage de toutes les ressources nécessaires : -machines -Moyens de contrôle -Outils Affectation de calendriers pour chaque ressource Création d un calendrier Outils Modifier le temps de travail Mise en place des heures de travail Mise en place des jours chômés
42 Capacité maximale de la ressource (ex : MC001 100% correspond à 1 seule machine) Les lignes en rouge sont les ressources en sur utilisations. Graphe des ressources Graphe de la ressource MC001. (Utilisation à 300%)
43 Diagramme de Gantt L échelle de temps peut être modifiée Les tâches de tous les OFs sont présentes sur le diagramme de Gantt. Les tâches peuvent être décalées dans le temps manuellement. Il suffit de cliquer sur une tâche et de la décaler latéralement.
44 Zoom sur les ressources en sur utilisations Ressource balance MC001 en sur utilisation Trois tâches sont simultanément à effectuer sur la même machine au même moment. L audit de ressources va permettre de les décaler selon les priorités renseignées.
45 Notions de priorité Accès à la fenêtre d informations par un clic sur la tâche Priorité propre à une commande ou à un client
46 Audit de ressources Outil Audit de ressources «Auditer maintenant» va permettre de résoudre les sur utilisations Les tâches des ressources en sur utilisations se sont décalées Sauver le fichier GP9000 (GP9000 puis sauver le fichier) et retourner sur GP9000.
47 Interface modifiée sur GP Dates de début et de fin de fabrication calculées avec MS Project Planning des machines
48 12- Dossier technique Génération des ordres de fabrication Nomenclature avec temps de l OF n 00000002-1 Composition du dossier technique. (Imprimable) Possibilité d éditer les documents techniques liés à l OF Ordre de fabrication de l OF n 00000002-1
49 13- Saisie des temps Saisie manuelle des temps sur OF Sélection de l OF concerné et de l opération réalisée Possibilité de consulter documents techniques de l opération Détails de fabrication de l opération de conditionnement réalisée Quantité prévue Quantité réalisée Quantité rebutée
50 Possibilité de correction des temps Possibilité de voir les temps passés sur un OF ou sur une commande Cumul des temps et des coûts horaires des machines et de la main d oeuvre Un double-clic sur la ligne permet l accès à la fenêtre de modification
51 Saisie des temps par code-barres L utilisation de la douchette code-barres permet l enregistrement : -des temps de présence -des temps passés sur OF -des heures improductives Saisie des temps de présence A l arrivée au matin Code-barres technicien : Impression de la liste des code-barres dans les fichiers du personnel Code-barres de présence : Impression des étiquettes de présence dans fichier, table des codes puis heures improductives Le technicien badge son code-barres avec la douchette puis le code-barres arrivée. Saisi du code-barres technicien Validation de présence
52 Saisie des temps sur OF Séquence de début de fabrication Choix d un code-barres de réglage ou d opération Le technicien saisi son code-barres puis le code-barres sur l OF correspondant à l opération qu il va effectuer. Renseignements sur l opération saisie Possibilité d accéder à la fiche technique de l opération Validation du début de l opération saisie
53 Départ pause déjeuner Si le technicien badge son départ sans clôturer l OF, celui-ci est clôturé avec une fin provisoire. Reprise après-midi Lorsque le technicien badge son arrivée dans la même journée, l OF clôturé à la pause s ouvre automatiquement. Fin d une opération Départ le soir Le technicien saisit son code-barres puis le code-barres sur l OF correspondant à l opération qu il a effectuée. Opération préalablement lancée par ce technicien (en jaune) Possibilité de terminer définitivement l opération ou de la suspendre afin de pouvoir terminer l opération choisie ultérieurement Saisie des quantités
54 Affectation des temps sur la planification Interface MS Project après saisie de temps sur OF Pourcentage d avancement de la tâche (Temps saisi/ temps prévisionnel) Diagramme de Gantt après saisie de temps sur OF Les tâches «fin définitive» sont supprimées du diagramme.
55 Saisie des heures improductives Impression des étiquettes d heures improductives dans fichier, table des codes puis opérations improductives Le technicien saisit son code-barres puis le code-barres correspondant au début de la tâche à effectuer Puis à la fin de l opération, même procédé. Le technicien rebadge son code-barres puis le code-barres correspondant à la fin de son opération. L opération clôturée change de couleur (jaune en blanc)
56 Récapitulatif des temps par technicien Possibilité de voir et de modifier les temps saisis par technicien Tri des temps selon trois modes de saisie Un double-clic sur la ligne donne l accès à la fenêtre des modifications Temps spécifiques à un technicien Temps du technicien selon une période prédéfinie
57 14- Saisie et gestion d évènements Choisir le technicien Evènements spéciaux Possibilité d imprimer les feuilles des heures de présence et les heures pointées Impression des heures de présence de la semaine en cours Période prédéfinie
58 15- Calendriers de travail Les calendriers se créent dans fichier, table des codes puis types de calendrier (Pour établir les heures, double cliquer sur le calendrier créé) Possibilité de créer un calendrier avec des semaines différentes (Pour travail en équipe) Affectation des heures de travail Affectation des calendriers Onglet calendrier dans la fiche personnel Affectation d un calendrier par technicien Analyse sous excel (voir ci-après)
59 Tableau de pré paie Analyse des temps par période prédéfinie Possibilité d exporter des lignes sous excel Export de toutes les lignes sous excel Comparaison des temps théoriques avec les temps de présence, les temps productifs et improductifs. -Temps théorique : selon le type de calendrier -Temps de présence : les heures badgées entrées/sorties -Temps productifs : les heures badgées sur l OF -Temps non productifs : les heures badgées improductives -Evènements : évènements spéciaux
60 16- Fiche technique Documents techniques liés à l opération sélectionnée Ces documents techniques liés à chaque opération de la gamme seront visibles par le technicien lors de la fabrication
61 Pendant la fabrication Liste des approvisionnements pour cette opération Photo liée à l opération Documents techniques liés au produit Documents techniques liés à l opération
62 Fiche de contrôle de l opération de dispersion Tous les documents techniques liés au produit ou à une opération spécifique peuvent être ouverts directement par le technicien durant toute la fabrication.
63 a) Consommation des approvisionnements pendant une fabrication Pour pouvoir effectuer une sortie de stock pour un approvisionnement avec la douchette, il faut avoir coché au préalable dans la fiche matière, onglet stock : «Sortie de stock pendant la fabrication avec la douchette» (voir 1.d) Liste des approvisionnements nécessaires. A chaque approvisionnement correspond un code-barres. La saisie avec la douchette d un code-barres d approvisionnement donne accès à une fenêtre de sortie de stock Quantité à renseigner
64 b) Sorties de stock en fin de fabrication Sortie de stock des approvisionnements pour un produit en vrac Onglet mouvements de stock Permet de sélectionner le lot consommé Quantité théorique et quantité réelle Affectation des appros par n de lot Quantités des approvisionnements à affecter par n de lot
65 Sortie de stock des approvisionnements pour le produit conditionné Attribution d un n de lot pour tous les PF d une même fabrication Consommation d un produit en vrac Quantité consommée des approvisionnements est fonction de la quantité fabriquée + quantité rebutée Affectation d un n de lot aux PF de cette fabrication Eléments à renseigner Zone de commentaire spécifique au numéro de lot
66 17- Gestion des non-conformités Création d une non-conformité Liste des non-conformités pour cet OF Liste des mouvements de stock Description générale de la non-conformité
67 Action corrective Action immédiate Mise en place et gestion d actions correctives
68 Demande de dérogation
69 18-Gestion des stocks Onglet articles et stock, icône : Entrées/sorties manuelles Saisie directe des entrées (+) et sorties (-) du stock Saisie manuelle d inventaire Calcul des écarts en automatique Saisi du stock réel
70 Utilisation du lecteur code-barres Le lecteur code-barres possède trois fonctions : -une fonction inventaire -une fonction Entrée en stock -une fonction de Sortie de stock Il suffit de lire le code-barres correspondant à un produit à rentrer (ou à sortir), d indiquer la quantité comptée et de placer le lecteur code-barres sur son socle afin de transmettre les informations saisies. Même principe dans le cas d un inventaire. Après le transfert des données sur GP9000, il suffit de charger la table et d enregistrer les modifications.
71 Impression des étiquettes Possibilité de charger la table par types de produits Possibilité de charger la table par famille ou emplacement Le format des étiquettes est paramétrable
72 Gestion commerciale 19- Bon de livraison Etablir un BL Commande > BL L adresse de livraison renseignée dans la fiche client est prise par défaut. Elle peut être modifiée pour chaque livraison. Seules les quantités sur fond jaune peuvent être modifiées.
73 BL en brouillard Statut du BL Validation définitive du BL Le bon de livraison est en statut brouillard. Après sa validation en définitif, le bon de livraison sera grisé, il ne sera donc plus possible de le modifier.
74 Certificat de conformité Impression du certificat dans les types de fichier liés au BL Facturation des BLs Liste des options à mettre sur la facture Adresse de facturation et mode de règlement peuvent être modifiés Possibilité de sélectionner tous les BLs d un même client ou d une même commande
75 20- Suivi comptable Facture Possibilité de lier des notes et documents à la facture Zone de commentaire liée à une ligne de la facture
76 Relevés Choix de trois types de relevés
77 Factures non payées Double-cliquer sur la facture pour établir le paiement Paiements des factures Compte de banque Règlement enregistré
78 Codes comptables Fichier->Table des codes->codes comptables Double-clic sur la ligne Code journal : ref. Compte En cours autorisé par client Possibilité d affecter par client un seuil d en-cours Le paiement des factures réévalut l en-cours autorisé
79 Relevé des impayés A chaque niveau de relance est attribué un relevé. Après enregistrement, un historique est gardé en mémoire.
80 Versements des factures en comptabilité Choix de la comptabilité utilisée Validation du versement Versements des règlements en comptabilité
81 21- Réception Fournisseur Etablir une Réception Fournisseur Commande -> RF Gestion des lots (Voir Chap. suivi des réceptions) Possibilité d avoir un statut brouillard pour les RF Seules les quantités sur fond jaune peuvent être modifiées.
82 Facturation des RFs Liste des options à mettre sur la facture Possibilité de sélectionner tous les RFs d un même client ou d une même commande Facture Mêmes caractéristiques qu une facture client (Voir Facture client Chap. suivi cmptable)
83 Versements des factures d achats en comptabilité Validation du versement
84 Fichiers généraux GP9000 22- Création de la société Menu Administration Paramétrage Renseignements de la société active Choix du logo
85 23- Création du personnel Menu Fichier Personnel Bibliothèque de fonctions et qualifications Voir documentation GP (Chap. Calendrier de travail) Mot de passe donnant accès individualisé à la saisie des stocks
86 24- Gestion du fichier clients Menu Fichier Clients Onglet gestion des clients Onglet coordonnés Registre des différentes adresses du client + : Accès à la fenêtre de renseignement La case cochée est l adresse prise par défaut
87 Onglet Contact L adresse mail permet directement l envoi de tous les documents commerciaux en format PDF. Onglet suivi Possibilité de visualiser les documents commerciaux et produits de ce client ainsi que l analyse des NC. Un double-clic permet d ouvrir le document.
88 Onglet paramètres Voir documentation GP (Chap. suivi comptable) Lien avec le plan comptable Solvabilité du client Libellés et documentations liés au client
89 25- Gestion du fichier fournisseurs Menu Fichier Fournisseurs Onglet gestion des fournisseurs Zone de commentaire liée au fournisseur Onglet Rubriques Permet la recherche de fournisseur par rubrique
90 Onglet Certifications Liste de certifications que possède le fournisseur Onglet documentation Documents propres au fournisseur Les autres onglets sont équivalents à ceux du fichier clients.
91 26- Création des fichiers de production Création des opérations Menu Fichier Opération Onglet général Possibilité d affecter une machine par défaut à chaque opération Onglet paramétrage Permet le blocage des opérations si les heures de cette opération ne sont pas renseignées
92 Création des machines Capacité horaire journalière de la machine Possibilité de lier une caméra afin de voir la machine travailler. Coût horaire servant à l analyse du prix de revient Taux horaire servant à établir le devis Maintenances prévues Maintenances réalisées
93 Création outil Possibilité de lier des coûts et de lister les maintenances Création moyen de contrôle Possibilité de lier des coûts
94 Etalonnages prévus et étalonnages effectués Création opération sous-traitance Mêmes caractéristiques qu un produit acheté ou fabriqué.
95 27- Import de données Excel Pour importer des données excel sous GP9000, il faut renseigner les trames préconçues pour le transfert des données sous GP. Il en existe 3 qui se trouvent dans le dossier Démo GP : -ImpCli : import de données clients -ImpFourn : import de données fournisseurs -ImpProd : import de données produits a) Création données clients/fournisseurs Fichier ImpCli Aide sur la case à remplir Fichier ImpFourn
96 b) Création données produits Fichier ImpProd On peut importer tous types de produits (PA, PF ou PST). Pour chaque produit à importer, toutes les cases ne sont pas à remplir. Un code couleur a été attribué aux colonnes selon le type de produit. L aide et l explication se situent en haut de la feuille. Comme pour l import des données clients, une aide est mise à disposition pour chaque colonne (voir exemple ci-dessus). En combinant les PF et les PA, on peut importer des produits en nomenclature.
97 c) Import des données des fichiers GP Une fois les fichiers de Démo GP renseignés, il faut aller dans le menu Administration, puis Import Excel : Type de fichier à importer Chemin du fichier à importer Rapport d importation de données
98 28- En cours Possibilité de consulter le solde d en cours engagé Possibilité de voir les temps passés, les matières consommées.